sosialisasi epsbed 2009
TRANSCRIPT
Sosialisasi EPSBEDKopertis Wilayah IV
Bandung, 26 Februari 2009
2
Perpanjangan Ijin
P.T. dapat mulai mengajukan perpanjangan ijin 6 (enam) bulan sebelum tanggal berakhirnya S.K.
P.T. mengajukan surat permohonan ke Kopertis dengan melampirkan: Fotokopi S.K. terakhir Profil program studi yang dicetak dari
tampilan di website http://evaluasi.or.id
3
Perpanjangan Ijin Mulai tahun 2009, proses
perpanjangan ijin PTS dilaksanakan oleh Kopertis dengan menggunakan program yang telah disiapkan Dikti dan berlaku (sama) secara nasional
Evaluasi atas persyaratan perpanjangan ijin didasarkan pada Laporan EPSBED dengan mengikuti ketentuan yang ada (SK-234)
4
Perpanjangan Ijin P.T. yang pernah mengajukan
perpanjangan ijin dan belum ada hasilnya, sebaiknya mengulangi lagi permohonan perpanjangan ijin untuk segera diproses dengan sistem baru
Apabila ada persyaratan yang belum terpenuhi, P.T. akan mendapat pemberitahuan dari Kopertis atau Dikti (PTN)
Perbaikan dilakukan melalui Laporan EPSBED
5
Masa Berlaku Ijin
Program Studi ex Terdaftar/Diakui/Disamakan (RIN)
15 Juli 2003 15 Juli 2007
Re-Status
15 Juli 2011
Ijin Re-Status diterbitkan 15 Juli 2003 dan berlaku s.d. 15 Juli 2007
Perpanjangan Ulang Perpanjangan Ulang
P.T. terlambat mengajukan perpanjangan ijin dan baru mendapat S.K. 20 Oktober 2008 yang berlaku s.d. 15 Juli 2011
15 Juli 2015
P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 13 Maret 2011 yang berlaku s.d. 15 Juli 2015
20 Okt 2008
13 Maret 2011
6
Masa Berlaku Ijin
Program Studi Baru ijin 2 (dua) tahun, dapat mengajukanPerpanjangan setelah 3 (tiga) semester
10 Maret 2005 5 Mei 2007
Baru, Sk-108
5 Mei 2011
Awal semester 2005/1, perpanjangan diajukan setelah melaporkan EPSBED 2006/1.Ijin terbit 5 Mei 2007 berlaku s.d. 5 Mei 2011
Perpanjangan Perpanjangan Ulang
5 Mei 2015
P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 28 Desember 2010 yang berlaku s.d. 5 Mei 2015
28 Desember 2010
7
Masa Berlaku Ijin
Untuk menghindari masa “vakum”, ijin sudah tidak berlaku sedangkan ijin baru belum ada, P.T. sangat dianjurkan mengajukan perpanjangan 6 (enam) bulan sebelum berakhir
Masa “vakum” dapat berakibat pada status legalitas program studi yang bersangkutan
8
Nomor Induk Dosen Nasional
Setiap dosen, tetap maupun honorer, harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional)
Pimpinan P.T. juga harus memiliki NIDN, walaupun tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM
9
Permohonan NIDN Diajukan ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN)
dengan melampirkan fotokopi dan scan file: KTP dan Ijazah mulai S-1/D-4 ke atas, kecuali
memang ada dosen yang masih D-3 S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari
Yayasan (hanya untuk dosen tetap) Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen
ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut S.K. Jafa (jabatan fungsional akademik), kalau
ada S.K. pangkat/golongan PNS-DPK, khusus untuk
PNS-DPK
10
Dosen Tetap ex PNS PTN/DPK Dosen PNS yang pensiun dari PTN/DPK bisa
menjadi dosen tetap di PTS dengan syarat: Fotokopi S.K. Pensiun S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari
Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen
ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Asumsi (tentunya) sudah punya NIDN karena
dosen PNS PTN Bila belum, dilengkapi dengan dokumen seperti
permohonan NIDN baru
11
Dosen Tetap ex PNS Non-PTN PNS non-Depdiknas setelah pensiun akan
menjadi dosen tetap di PTS, syaratnya: Fotokopi S.K. Pensiun S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari
Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen
ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Bila belum punya NIDN, dilengkapi dengan
dokumen seperti untuk permohonan NIDN baru
12
Dosen pindah dari PT lain Persyaratannya:
Surat Keluar dari P.T. asal S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari
Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen
ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Dalam hal tertentu, bila tidak ada Surat Keluar
dari P.T. asal, sebagai penggantinya dapat digunakan Surat Pernyataan dari dosen yang bersangkutan yang menyatakan sudah tidak lagi sebagai dosen tetap di P.T. asal Kopertis akan melakukan klarifikasi
13
Staf Administrasi Sebagai Dosen
Staf administrasi dapat menjadi dosen HONORER di P.T. sendiri atau P.T. lain
Dia TIDAK BISA “diakui/dianggap” sebagai dosen tetap karena status tetapnya karyawan administrasi
Permohohan NIDN mengikuti ketentuan yang ada
14
PNS Aktif dan Dosen Tetap PNS non PTN/DPK tidak dapat
menjadi dosen tetap di P.T. Hanya bisa sebagai dosen honorer Menjelang pensiun bisa alih status
sebagai dosen dengan syarat minimal S-2 dan memiliki Jafa minimal Lektor
Dalam hal ini statusnya berubah menjadi PNS DPK hingga usia pensiun (dosen)
15
Dosen Tetap “diakui” P.T. Lain Bila ada dosen tetap P.T. yang
“diakui” atau tercatat sebagai dosen tetap di P.T. lain, dapat dilakukan koreksi dengan melampirkan dokumen: S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap
dari Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari
dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut
16
Homebase Dosen Tetap
Homebase dosen ditetapkan oleh pimpinan P.T. yang dinyatakan dalam Lampiran #2 yaitu Daftar Dosen Tetap
P.T. sejogyanya “menata” homebase dosen tetap sesuai dengan program studi yang ada dan bidang ilmu dosen yang sesuai dengan program studi
17
Pindah Homebase Dosen Tetap Perpindahan homebase antar program studi
di P.T. dimungkinkan dengan ketentuan: Ada pembukaan program studi baru atau jenjang
program studi baru (S2/S3) Disertai Surat Keputusan dari Pimpinan P.T. Ratio dosen di program studi yang ditinggalkan
tidak boleh kurang dari ketentuan (Sk-234) Data ini dicatat di sistem komputer Dikti/
Kopertis untuk monitoring “pergerakan/ perpindahan” dosen tetap dan motivasinya
18
Dosen Tidak Ada Scan Ijazah Pada laporan 2008/1, April 2009, semua
dosen yang tidak ada file Scan Ijazah akan dianggap S-1,
Sedangkan dosen tetap yang tidak ada SK Dosen Tetap dari Yayasan akan dianggap sebagai dosen honorer
Scan ijazah merupakan dokumen yang akan digunakan untuk berbagai kebutuhan, a.l. pemetaan bidang ilmu, pemetaan pendidikan dosen untuk beasiswa studi lanjut, sertifikasi dosen, akreditasi, dll.
19
Koreksi Dosen di TBDOS Dosen meninggal Aktif Mengajar
(A) diubah menjadi M (Almarhum) Status Dosen Tetap (A) diubah
menjadi D (Dosen Honorer), untuk status : Dosen Keluar Dosen Pensiun BUKAN Dosen Tetap
20
Dosen Meninggal
21
Dosen PNS Pensiun
22
Dosen Tetap Keluar
23
P.T. Alih Kelola/Bentuk/Merger P.T. baru yang berasal dari alih kelola, alih
bentuk, atau merger berlaku ketentuan sbb. Mahasiswa yang berasal dari P.T. Lama akan
menjadi mahasiswa pindahan di P.T. Baru Semester awal program studi di P.T. Baru:
P.S. yang berasal dari P.T. lama langsung berlaku pada semester terbitnya S.K.
Untuk P.S. baru di P.T. baru berawal pada Tahun Akademik baru berikutnya
24
Contoh di Univ Bale Bandung Univ Bale Bandung mendapat S.K. merger
tanggal 22 Mei 2008, merger dari 2 P.T. STIPER Bale Bandung, dengan 2 program studi STKIP Bale Bandung, dengan 3 program studi Mendapat tambahan 8 program studi baru
Semester awal yang berlaku adalah: 5 program studi lama: Semester Awal 2007/2,
karena S.K. pada bulan Mei 2008 (Genap 2007/2008)
8 program studi baru: Semester Awal 2008/1
25
Contoh di Univ Bale Bandung Ketika melapor 5 program studi Lama di
2007/2: Semua mahasiswa ex STIPER dan STKIP menjadi
mahasiswa status pindahan di Universitas Bale Bandung dengan: PT Asal dari STIPER/STKIP Jenjang Asal dari STIPER/STKIP Prodi Asal dari STIPER/STKIP Nim Asal dari STIPER/STKIP Sks diakui adalah sks yang telah diselesaikan
dari STIPER/STKIP
26
TRAKM vs TRNLM vs TRAKD KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan
TRNLM Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi
TRAKD Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada
di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya
Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.
27
TRAKM vs TRNLM vs TRAKD
Setiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLM
Mahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi
28
TRAKMTRAKMNIM SKs Sem IPS SKS total IPK001 10 2,90 46 2,67
TRNLMTRNLMNIM M.K. SKS Nilai
Bobot001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3001 MK03 2 C 2001 MK04 2 C 2
TRAKDTRAKDDOSEN M.K. KELAS RENC
REALD023 MK01 01 16 15
D101 MK02 01 16 16D034 MK03 01 16 12D034 MK04 01 16 14
IPS = 29/10 = 2,90
KHS
JadwalKuliah
10
29
TRNLM vs TRKRS TRNLM berisi nilai pada semester
pelaporan (mis. 2007/2) TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada
semester pelaporan + 1 (mis 2008/1) Dalam keadaan normal jumlah record
pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2008/1 ada tambahan mahasiswa baru
30
TRNLM vs TRKRS Walaupun pada 2007/2 ada mahasiswa
yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulus
Pada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, a.l.: Mahasiswa baru < lulus Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang
hanya berupa satu matakuliah, misalnya “Praktek Penangkapan Ikan” di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautan
Dll.
31
TRNLM vs TRKRS Data TRNLM dan TRKRS tergantung
pada kondisi semester pelaporan: Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM,
karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusan
Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang umumnya penerimaan mahasiswa baru setiap semester
32
Business Process
Data dari P.T.Data dari P.T. Diposting ke komputerDiposting ke komputer
Kopertis/DiktiKopertis/Dikti
Proses AnalisisProses Analisis
Hasil EvaluasiHasil Evaluasi
Disampaikan ke P.T.Disampaikan ke P.T.Melalui media Website
http://evaluasi.or.id
33
Perbedaan Validasi (?) Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di
P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di Kopertis
Program validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekali
Bedanya pada pembacaan file TBDOS: Di Kopertis akan membaca TBDOS yang
mutakhir Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak
mutakhir
34
Perbedaan Validasi (?) Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T.
yang berubah karena, a.l.: Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain Ditemui adanya data dobel Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata
“MILIK” P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. Yayasan
Perubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis
35
Sebagian Masalah Sudah Teratasi
Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan : Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS
sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentu
Penyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalah
Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri
36
Tips Untuk Menghindari Masalah
Gunakan program, tabel, dan TBDOS terbaru yang dapat di-download dari website http://evaluasi.or.id
Program baru tidak akan “merusak” data yang sudah ada
Program baru merupakan penyempurnaan dari program terdahulu dan khususnya memperbaiki program bilamana masih terdapat bugs atau error
37
Tips Untuk Menghindari Masalah
JANGAN membuka file database dengan program Excel karena : Sering terjadi Excel merubah field tanggal
menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya “angka”, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerik
Bila anda sekedar ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel
38
Tips Untuk Menghindari Masalah Lengkapi komputer PC dengan UPS
(batterai) sehingga file database tidak rusak ketika tiba-tiba listrik mati
Pasang program Anti Virus di komputer dan lakukan Update secara berkala, paling lama sebulan
Setiap hari banyak virus baru yang masuk dalam peredaran melalui Internet maupun pertukaran flash disk antar komputer
Update Anti Virus berarti menambah variasi “amunisi” untuk menghadapi berbagai macam varian Virus (baru)
39
Tips Untuk Menghindari Masalah
Data EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah-pisahkan per semester atau program studi
Bila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isi database, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasi
Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan
40
Nomor Induk Mahasiswa Nasional (NIMAN)
999999 9 99999 99999 x x 999 9999
NomorUrut
SKSDiakui
BaruPindahan
JenisMhs
ProdiJenjang
Kode PT
SemesAwal
41
Keterangan Notasi Kode P.T., Jenjang, dan Kode Program Studi Semester Awal: semester awal mahasiswa
masuk Jenis Mhs: R-reguler, N-Non reguler Status masuk: B-baru, P-Pindahan SKS diakui: 000 untuk baru, 042 yang
diakui 42 sks Nomor urut: mulai dari 1 untuk setiap
jenjang program studi per P.T. pada satu angkatan
42
Contoh
Mahasiswa Tahun 2006, UGM (001-001), S-1 (C), Manajemen (20102), Reguler, Baru 001001 C 20102 20061 R B 000 0001 001001 C 20102 20061 R B 000 0002 001001 C 20102 20061 R B 000 0003 001001 C 20102 20061 R P 062 0004 001001 C 20102 20061 R P 073 0005
43
Nomor Induk Lulusan Nasional (NILUN)
999999 9 99999 99999 9999
NomorUrut
ProdiJenjang
Kode PT
SemesLulus
44
Transaksi NIMAN Mahasiswa yang keluar dilaporkan di
TRLSM dan akan diberi flag “keluar” di NIMAN
Mahasiswa yang pindah ke P.S. lain akan mendapat NIMAN baru sedangkan NIMAN lama diberi flag “keluar”
Mahasiswa yang aktif kembali pada suatu P.T. akan mendapat NIMAN baru kalau NIM-nya ganti