sop-lok-01. sop pelayanan loket

UPTD PUSKESMAS KUTA ALAM KOTA BANDA ACEH

Tgl. Efektif : 01 Sept. 2014

No. Dok. : SOP-LOK-01

No. Revisi : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDURPELAYANAN LOKET PENDAFTARAN

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengaturan alur pendaftaran pasien rawat

jalan agar sistem pendaftaran lebih cepat, tepat dan tertib serta memudahkan pelayanan

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup :

2.1. Loket Pendaftaran melayani pendaftaran pasien JKRA, ASKES, JKN Mandiri dan

JAMKESMAS baik itu kunjungan baru dan kunjungan lama yang datang di

Puskesmas pada jam kerja.

3. Definisi

3.1. Loket pendaftaran adalah tempat pendaftaran seluruh pasien yang berkunjung di

Puskesmas

3.2. Kartu Kunjungan adalah kartu yang harus dimiliki oleh setiap pasien yang berisi

nomor atau kode tertentu yang menunjukkan identitas pemegang kartu

3.3. Rekam Medik adalah kartu rawat jalan atau format yang digunakan untuk mencatat

status pasien

3.4. Family folder adalah folder untuk menyimpan Rekam Medik dalam satu keluarga

3.5. Pasien JKRA adalah pasien yang memiliki kartu JKA dan dijamin oleh BPJS

Kesehatan

3.6. Pasien Askes adalah pasien yang memiliki kartu Askes dan dijamin oleh BPJS

Kesehatan

3.7. Pasien Jamkesmas adalah pasien yang memiliki Kartu Jamkesmas yang dijamin oleh

BPJS Kesehatan

3.8. Pasien JKN Mandiri adalah pasien yang memiliki Kartu JKN Mandiri dengan

membayar sendiri atau secara berkelompok kepada BPJS Kesehatan.

3.9. Primary Care yaitu suatu pelayanan informasi pasien dengan menggunakan internet

dan berbasis komputer.

3.10. Aplikasi e-Puskesmas adalah sistem pendataan pasien berbasis web yang menangani

laporan 10 besar penyakit, laporan 10 besar obat, laporan bulanan(LB1-LB4),data

pasien, rekam medis dll.

Hal : 1 / 6




No. Revisi : 01


4. Ketentuan Umum

4.1. Pendaftaran pasien dilaksanakan langsung ke Loket Pendaftaran.

4.2. Semua pasien rawat jalan yang berkunjung melalui loket pendaftaran akan

mendapatkan kartu sesuai poli tujuan.

4.3. Sistim penomoran indeks pada Kartu Kunjungan sebagai berikut :

XX/YY/ZZZZZZ

XX : Kode wilayah

Kode : 00 Dalam wilayah Puskesmas

Kode 001 : Gampong Mulia

Kode 002 : Gampong Kuta Alam

Kode 003 : Gampong Peunayong

Kode 004 : Gampong Beurawe

Kode 005 : Gampong Laksana

Kode 006 : Gampong Keuramat

Kode 090 : Luar wilayah Puskesmas

YY : Kode status keluarga

Kode : 00 Kepala Keluarga

Kode : 01 Istri

Kode : 02 Anak I

Kode : 03 dst anak II dan seterusnya

Kode : 90 Anggota keluarga lainnya

ZZZZZZ : Nomor urut indeks

4.4. Rekam Medik disertakan dengan map family folder dengan data kependudukan yang

sudah lengkap dan diserahkan ke poli pelayanan oleh petugas.

4.5. Setiap selesai pelayanan seluruh Rekam Medik dikembalikan ke loket oleh petugas

unit layanan kemudian dicocokkan dan disimpan kembali oleh petugas loket dengan

mencocokkan nomor urut indeks di rak penyimpanan

4.6. Jam layanan Loket pendaftaran

Hari Senin s/d Kamis : jam 08.15 – 12.30 WIB

Hari Jumat : jam 08.15 – 11.00 WIB

Hari Sabtu : jam 08.15 – 11.30 WIB

4.7. Pelayanan pendaftaran diluar jam layanan loket dilaksanakan di UGD dengan

menggunakan charta pendaftaran pasien darurat.

4.8. Kartu antrian Poli dibagi sesuai poli masing-masing.

Hal : 2 / 6




No. Revisi : 01


5. Referensi

5.1. ISO 9001:2008 Klausul : 7.5.1

1. Uraian Prosedur

1.1. Penerimaan Pasien

Pasien

- Mengambil nomor urut antrian untuk pendaftaran berobat

- Antri untuk menyerahkan kartu berobat beserta nomor antrian ke Petugas Loket

- Pasien dipanggil menurut nomor antrian dan menunggu sampai kartu index

berobat diserahkan.

- Jika kondisi pasien dalam keadaan darurat/kritis, pasien bisa langsung ke UGD,

tanpa mengambil nomor antrian

Petugas loket

- Menyiapkan nomor urut antrian

- Menerima nomor antrian berobat dan kartu berobat pasien (jika merupakan

pasien baru, maka petugas membuat kartu berobat baru dengan melengkapi

data rekam medis berupa KK, KTP dan asuransi BPJS, membuat rekam medik

dan family folder untuk pasien baru)

- Bila didapati pasien dalam kondisi darurat/kritis, maka segera dirujuk ke UGD

tanpa melalui poli pemeriksaan.

- Bila didapati pasien tidak melengkapi data rekam medik, petugas akan

mengecek ke data e-puskesmas untuk mengetahui nomor NIK pasien.

- Bagi Pasien yang tidak memiliki KTP maka akan dilayani dengan kartu

berkode A1 (KIR Kesehatan JPU)

- Mencarikan rekam medik dan family folder pasien berdasarkan kartu berobat

pasien untuk pasien lama.

- Memanggil pasien sesuai dengan nomor urut antrian

- Mencatat di buku register pendaftaran.

- Memasukkan data pasien ke program e-puskesmas, p-care dan daftar Pasien

yang tidak masuk dalam pelayanan BPJS

- Menyerahkan kartu antrian poli kepada pasien.

- Mengantar rekam medik dan family folder ke setiap poli berdasarkan jenis

kunjungan pasien

Hal : 3 / 6




No. Revisi : 01


- Serta menyiapkan nomor antrian selanjutnya bila didapati keadaan darurat

berupa listrik padam dan tidak ada koneksi internet.

Hal : 4 / 6




No. Revisi : 01


1.2. Pencatatan REKAM MEDIK

Petugas loket

- Mengisi data pasien kedalam Rekam Medik

- Mencatat ke register kunjungan pasien

- Memasukkan data pasien ke program e-puskesmas, p-care dan daftar Pasien

yang tidak masuk dalam pelayanan BPJS.

1.3. Penyerahan REKAM MEDIK

Petugas loket

- Mempersilahkan pasien ke unit layanan yang dituju

- Menyerahkan rekam medik ke unit pelayanan yang dituju

1.4. Penerimaan REKAM MEDIK

Petugas loket

- Menerima Rekam medik dari unit layanan setelah pelayanan

- Memeriksa jumlah dan kelengkapan pengisian rekam medik dan dimasukkan

kembali ke family folder sesuai dengan nomor indeks

- Mengembalikan rekam medik yang tidak diisi lengkap ke unit layanan terkait

- Mencari rekam medik yang belum kembali dari unit layanan terkait.

1.5. Penyimpanan REKAM MEDIK

Petugas Loket

- Mengembalikan rekam medik kedalam family folder.

- Menyimpan Family Folder ke rak penyimpanan sesuai dengan nomor indeks

2. Catatan Mutu / Rekaman

2.1. Register Kunjungan

2.2. Buku Bantu Register

2.3. Rekam Medik

2.4. Family Folder

2.5. Nomor Urut Antrian

2.6. Laporan bulanan kunjungan

2.7. Komputer untuk program p-care dan e-puskesmas

2.8. Karton/kulit jeruk

Hal : 5 / 6




No. Revisi : 01


2.9. Sistem e-puskesmas

2.10. Sistem p-care

Hal : 6 / 6

sop-lok-01. sop pelayanan loket

Documents