7/30/2019 Soal Ujian Pim 3 Manajemen

1/4

1

RINGKASAN MATERI DIKLAT PIM III

MANAJER MULTI BUDAYA :

1. Berpikir melampaui persepsi local & mengubahpandangan lazim menjadi positif

2. Siap berganti dengan pemikiran baru3. Menciptakan kembali norma2 /praktek budaya yg

didasrkan pd pengalaman baru4. Memprogram kembali peta dan bangunan mental

mereka5. Siap menyesuaikan diri dgn lingkungan & gaya

hidup baru6. Menyambut baik seta memperlancar pengalaman2

lintas bangsa7. Mendapatkan kemampuan dan kecakapan multi

buday termasuk bhs asing8. Bekerja efektif dl lingk multi nasional & multi

budaya9. Menciptakan sinergi budaya kapan saja & multi

budaya

10. Memimpin kesempatan2 dan usaha trans nasional11. Menciptakan scenario masa depan yg optimistic

MANAJEMEN KONFLIKDEFINISI Situasi yang terjadi ketika ada perbedaan pendapat

atau perbedaan cara pandang diantara beberapaorang, kelompok atau organisasi.

Sikap saling mempertahankan diri sekurang-kurangnya diantara dua kelompok, yang memilikitujuan dan pandangan berbeda, dalam upayamencapai satu tujuan sehingga mereka berada

dalam posisi oposisi, bukan kerjasama.

ASPEK POSITIF DALAM KONFLIK

Konflik bisa jadi merupakan sumber energi dankreativitas yang positif apabila dikelola dengan baik.Misalnya, konflik dapat menggerakan suatu perubahan:1. Membantu setiap orang untuk saling memahami

tentang perbedaan pekerjaan dan tanggung jawabmereka.

2. Memberikan saluran baru untuk komunikasi.3. Menumbuhkan semangat baru pada staf.4. Memberikan kesempatan untuk menyalurkan

emosi.5. Menghasilkan distribusi sumber tenaga yang lebih

merata dalam organisasi.Apabila konflik mengarah pada kondisi destruktif, makahal ini dapat berdampak pada penurunan efektivitaskerja dalam organisasi baik secara peroranganmaupun kelompok, berupa penolakan, resistensiterhadap perubahan, apatis, acuh tak acuh, bahkanmungkin muncul luapan emosi destruktif, berupademonstrasi.

PENYEBAB KONFLIKKonflik dapat berkembang karena berbagai sebabsebagai berikut:1. Batasan pekerjaan yang tidak jelas2. Hambatan komunikasi3. Tekanan waktu4. Standar, peraturan dan kebijakan yang tidak masuk

akal5. Pertikaian antar pribadi6. Perbedaan status7. Harapan yang tidak terwujud

PENGELOLAAN KONFLIKKonflik dapat dicegah atau dikelola dengan:1. Disiplin: Mempertahankan disiplin dapat digunakan

untuk mengeloladan mencegah konflik. Manajer harus mengetahuidan memahami peraturan-peraturan yang adadalam organisasi. Jika belum jelas, mereka harusmencari bantuan untuk memahaminya.

2. Pertimbangan Pengalaman dalam TahapanKehidupan: Konflik dapat dikelola dengandukungan untuk mencapai tujuan sesuai denganpengalaman dan tahapan hidupnya. Misalnya;seorang junior yang berprestasi dapatdipromosikan untuk mengikuti pendidikan ke

jenjang yang lebih tinggi, sedangkan bagi senioryang berprestasi dapat dipromosikan untukmenduduki jabatan yang lebih tinggi.

3. Komunikasi: Suatu Komunikasi yang baik akanmenciptakan lingkungan yang terapetik dankondusif. Suatu upaya yang dapat dilakukanmanajer untuk menghindari konflik adalah dengan

menerapkan komunikasi yang efektif dalamkegitan sehari-hari yang akhirnya dapat dijadikansebagai satu cara hidup.

4. Mendengarkan secara aktif: Mendengarkan secaraaktif merupakan hal penting untuk mengelolakonflik. Untuk memastikan bahwa penerimaan paramanajer telah memiliki pemahaman yang benar,mereka dapat merumuskan kembali permasalahanpara pegawai sebagai tanda bahwa mereka telahmendengarkan.

TEKNIK PENGELOLAAN KONFLIK

Teknik 1: Ajak orang-orang yang sedang konflik padatujuan yang lebih tinggi. Contoh, bagian anda terlibatkonflik dalam menentukan kuota penjualan. Bagiankeuangan menuntut penjualan setinggi-tingginya,sedangkan bagian anda menuntut dukungan biayapromosi besar-besaran. Begitu orang-orang itu kitaajak bicara pada tataran corporate, untuk tujuan yanglebih besar, mereka akan cenderung untuk berpikirlebih jernih.

Teknik 2: Memperluas sumber daya yang ada. Konflikbisa terjadi karena sumber daya yang langka yangdibutuhkan banyak orang. Contoh, hanya ada satu

7/30/2019 Soal Ujian Pim 3 Manajemen

2/4

2

saluran telpon untuk dua bagian. Ketika mereka akanmenggunakannya, mereka saling berebut. Caramanajemen konfliknya? Ya, tambah saja pesawattelponnya. Ini adalah contoh yang sangatmenggampangkan, namun saya harapkan andamenangkap gagasannya.

Teknik 3: Penghindaran. Ini yang sering dilakukan oleh

orang pada umumnya. Daripada ribut dan konflik terusdengan tetangganya, orang itu kemudian menghindardan berusaha untuk tidak bertatapan dengantetangganya itu. Ini memang bukan cara manajemenkonflik yang efektif, namun kadang, denganpenghindaran ini, pihak yang ingin konflik akanberkurang semangat untuk konfliknya.

Teknik 4: Mencari titik temu. Ketika anda sebagai

pemimpin dan menemui orang yang konflik, anda dapatmemakai teknik ini. Teknik ini berusaha mencaripersamaan yang ada antara pihak yang terlibat konflik,sekaligus juga diperkecil perbedaan yang ada. Contoh

ada konflik antara bagian pemasaran dan produksi.Daripada berdebat perbedaan fungsi kedua bagian itu,manajemen konflik dapat mencari persamaan keduabagian itu. Misalnya, mereka sama-sama fungsi yangsangat penting dalam perusahaan, karena tanpakeduanya, perusahaan tidak akan bisa hidup.

Teknik 5: Kompromi. Ketika anda melakukan kompromiterhadap pihak yang terlibat konflik, mungkin masing-masing pihak tidak merasa puas terhadap keputusanitu. Namun manajemen konflik ini efektif jikatopik/barang yang dikonflikkan bisa dibagi dua secaraadil.

Teknik 6: Pakai Power. Ini adalah cara paling kunountuk manajemen konflik. Ketika orang yang konfliktidak mau menyudahi konfliknya, sebagai pemimpinanda gunakan kekuasaan anda untuk menyudahikonflik itu. Walau mereka tidak puas, namun karenamereka adalah bawahan anda, mau tidak mau merekaharus patuh kepada anda.

Teknik 7: Mengubah sifat-sifat orang yang konflik.Mengubah sifat orang sangatlah sukar.Namun, iniadalah manajemen konflik yang efektif untuk jangkapanjang. Contoh, di kantor anda dijumpai karyawanyang sering bertengkar dengan karyawan lainnya.

Sebagai pemimpinnya, anda ajak pelan-pelan karyawanitu untuk mengubah perilakunya. Dengan sabar andabimbing karyawan itu, dan akhirnya, ia mampu menjadikaryawan yang baik. Ketika karyawan itu sudahberubah sikapnya, konflik yang sering terjadi di bagiananda akan sangat berkurang.

Teknik 8: Ubah strukturnya. Agar bagian promosi dan

bagian produksi tidak saling menyalahkan, ubahlahstrukturnya. Contoh, bagian pemasaran mengeluhkanbetapa sulitnya mereka menjual karena produknyadesainnya jelek, dan kualitasnya meragukan. Keluhan

itu ditanggapi oleh bagian produksi dengan caramereka membuat produk begitu karena memang tidakada masukan dari bagian pemasaran. Sedang produkyang buruk, mereka mengeluh karena terjadipemotongan anggaran produksi besar-besarandaribagian keuangan. Agar mereka tidak saling konflik,gabung saja dua bagian itu dibawah satu departemen.Sekali lagi contoh manajemen konflik yang saya tulis inihanya untuk menggampangkan, dan bukannya resepyang harus diikuti secara membabi buta.

Teknik 9: Ciptakan musuh bersama. Agar mereka tidakusreg saling konflik, ciptakan saja musuh bersama.Musuh ini dapat berupa pesaing agresif yang harusdihadapi dengan bersatu, dan bukannya terpecah belahseperti sekarang ini. Musuh ciptaan dapat pula berupakunjungan pimpinan puncak ke bagian itu, yangterpaksa mereka harus bersatu padu untuk bersama-sama menyambut pimpinan itu.

STRATEGI MENGHADAPI KONFLIK

1. MenghindarMenghindari konflik dapat dilakukan jika isu ataumasalah yang memicu konflik tidak terlalu pentingatau jika potensi konfrontasinya tidak seimbangdengan akibat yang akan ditimbulkannya.Penghindaran merupakan strategi yangmemungkinkan pihak-pihak yang berkonfrontasiuntuk menenangkan diri. Manajer yang terlibatdidalam konflik dapat menepiskan isu denganmengatakan Biarlah kedua pihak mengambil waktuuntuk memikirkan hal ini dan menentukan tanggaluntuk melakukan diskusi

2. Mengakomodasi

Memberi kesempatan pada orang lain untukmengatur strategi pemecahan masalah, khususnyaapabila isu tersebut penting bagi orang lain. Hal inimemungkinkan timbulnya kerjasama denganmemberi kesempatan pada mereka untukmembuat keputusan. Perawat yang menjadi bagiandalam konflik dapat mengakomodasikan pihak laindengan menempatkan kebutuhan pihak lain ditempat yang pertama.

3. KompetisiGunakan metode ini jika anda percaya bahwa andamemiliki lebih banyak informasi dan keahlian yanglebih dibanding yang lainnya atau ketika anda tidak

ingin mengkompromikan nilai-nilai anda. Metode inimungkin bisa memicu konflik tetapi bisa jadimerupakan metode yang penting untuk alasan-alasan keamanan.

4. Kompromi atau NegosiasiMasing-masing memberikan dan menawarkansesuatu pada waktu yang bersamaan, salingmemberi dan menerima, serta meminimalkankekurangan semua pihak yang dapatmenguntungkan semua pihak.

7/30/2019 Soal Ujian Pim 3 Manajemen

3/4

3

5. Memecahkan Masalah atau KolaborasiPemecahan sama-sama menang dimana individuyang terlibat mempunyai tujuan kerja yang sama.Perlu adanya satu komitmen dari semua pihakyang terlibat untuk saling mendukung dan salingmemperhatikan satu sama lainnya

MANAJEMEN WAKTUSteve Pavlina memberi 15 tips manajemen waktu:Clarity is key : Langkah pertama yang penting adalah

kita harus memiliki tujuan yang jelas. Tujuan yanghendak kita capai harus ditulis secara spesifik sehinggakita bisa mengetahui apakah kita sudah mencapainyaatau belum. Langkah ini harus dilakukan lebih dulusebelum langkah-langkah lainnya.Be flexible:Tujuan kita memang harus jelas dan pasti,tapi jalan menuju ke sana tidak harus jelas dari awal.Yang sering terjadi justru jalan tersebut harusmengalami penyesuaian di sana-sini. Begitu kitamengetahui sesuatu yang baru, kita harus siap untuk

mengubah rencana kita.Use single handling :Sekali kita mengerjakan sesuatu,kerjakan semuanya sekaligus sampai tuntas 100%.Jangan dipecah-pecah.Tetap kerjakan tugas itu terus dan terus sampai benar-benar selesai. Ini memungkinkan kita untukberkonsentrasi penuh pada tugas tersebut tanpatercampur dengan hal-hal lain.Failure is your friend :Jangan takut akan kegagalan.Orang yang banyak mengalami keberhasilansebenarnya adalah juga orang yang banyak mengalamikegagalan. Mengapa ? Sebab mereka selalu mencobadan mencoba. Penyesalan yang sesungguhnya adalah

kalau kita tidak berani mencoba. Kita akan jauh lebihbanyak belajar melalui berbuat daripada melaluiberpikir.Do it now :Begitu kita mulai merasa malas melakukansesuatu, katakan pada diri kita sendiri, Lakukansekarang ! Lakukan sekarang ! Segera bertindak jauhlebih penting daripada terlalu lama berpikir. Lakukansaja seolah-olah kita tidak mungkin gagal.Triage ruthlessly :Singkirkan dengan tegas segalasesuatu yang menyita waktu kita. Misalnya saja,batalkan langganan majalah yang tidak berguna.Bahkan meskipun majalah itu gratis, namun kalaumenyita waktu kita sebenarnya majalah itu mahal

harganya. Begitu pula halnya dengan berbagai aktivitasyang tidak berguna.Identify and recover wasted time :Cari kebiasaan-kebiasaan yang membuang waktu kita dan singkirkan.Misalnya, jangan menulis email selama 30 menit kalaukita bisa menyelesaikan urusan itu dengan telepon 10menit Aturan 80-20 (dikenal juga sebagai aturanPareto) menyatakan bahwa 20% tugas memberikan80% nilai. Kenali 20% tugas yang memberikan hasiloptimal itu dan fokuskan waktu kita di sana. Janganmembuang waktu dengan 80% tugas yang hanyamemberikan 20% nilai.

Guard thy time :Kita memerlukan waktu yang khusus,tanpa interupsi, untuk bisa mengerjakan suatu tugasdengan efektif. Waktu khusus ini sangat penting. Sekalikita menemukan waktu seperti ini, jagalah dengansegala cara agar jangan sampai terganggu.Work all the time you work :Saat kita mengerjakansuatu tugas, fokuskan diri kita hanya pada tugas itusaja. Jangan mengerjakan sesuatu yang lain, sepertibercakap-cakap, membaca email atau browsingInternet. Kerjakan tugas itu dengan konsentrasi 100%.Di pihak lain, saat kita beristirahat, beristirahatlahsepenuhnya.Multitask :Karena perkembangan ilmu yang begitucepat, satu-satunya cara untuk mengikutinya adalahkita juga harus menyerap ilmu baru secepat mungkin.Cara terbaik untuk melakukan ini adalah denganmultitask, yaitu melakukan beberapa hal secarabersamaan. Berbeda dengan poin 10 yang ditujukanuntuk pekerjaan yang dengan intensitas tinggi(menuntut konsentrasi), poin 11 ini ditujukan untuk

pekerjaan yang intensitasnya rendah. Misalnya, saatmengantri kita bisa membaca artikel, atau sambilmenyetir mendengar program audio yang mendidikExperiment : Jangan takut bereksperimen denganberbagai ide untuk meningkatkan produktivitas.Meskipun ide itu tidak lazim, jangan takut untukmencoba.Cultivate your enthusiasm :Kita memerlukanantusiasme dalam melakukan segala sesuatu. Kalaukita antusias, bekerja akan terasa seperti bermain.

Antusiasme ini perlu dipupuk terus-menerus denganmembaca bacaan atau dengarlah program audio yangbisa membangkitkan motivasi.

Eat and exercise for optimal energy :Satu hal yangperlu dijaga dengan baik adalah tubuh fisik kita denganmemakan makanan yang sehat dan berolahragasecara teratur.Maintain balance :Jaga keseimbangan hidup kita.Jangan sampai kita terlalu sibuk bekerja sehinggakehidupan sosial kita terbengkalai. Semua aspek hidupkita harus dijaga tetap baik dan seimbang.

MANAJEMEN WAKTU

Steve Pavlina memberi 15 tips manajemen waktu:Clarity is key : langkah pertama yang penting adalahkita harus memiliki tujuan yang jelas. Tujuan yang

hendak kita capai harus ditulis secara spesifik sehinggakita bisa mengetahui apakah kita sudah mencapainyaatau belum. Langkah ini harus dilakukan lebih dulusebelum langkah-langkah lainnya.Be flexible :Tujuan kita memang harus jelas dan pasti,tapi jalan menuju ke sana tidak harus jelas dari awal.Yang sering terjadi justru jalan tersebut harusmengalami penyesuaian di sana-sini. Begitu kitamengetahui sesuatu yang baru, kita harus siap untukmengubah rencana kita.Use single handling :Sekali kita mengerjakan sesuatu,kerjakan semuanya sekaligus sampai tuntas 100%.

7/30/2019 Soal Ujian Pim 3 Manajemen

4/4

4

Jangan dipecah-pecah.Tetap kerjakan tugas itu terusdan terus sampai benar-benar selesai. Inimemungkinkan kita untuk berkonsentrasi penuh padatugas tersebut tanpa tercampur dengan hal-hal lainFailure is your friend :Jangan takut akan kegagalan.Orang yang banyak mengalami keberhasilansebenarnya adalah juga orang yang banyak mengalamikegagalan. Mengapa ? Sebab mereka selalu mencobadan mencoba. Penyesalan yang sesungguhnya adalahkalau kita tidak berani mencoba. Kita akan jauh lebihbanyak belajar melalui berbuat daripada melaluiberpikir.Do it now : Begitu kita mulai merasa malas melakukansesuatu, katakan pada diri kita sendiri, Lakukansekarang ! Lakukan sekarang ! Segera bertindak jauhlebih penting daripada terlalu lama berpikir. Lakukansaja seolah-olah kita tidak mungkin gagal.Triage ruthlessly : Singkirkan dengan tegas segalasesuatu yang menyita waktu kita. Misalnya saja,batalkan langganan majalah yang tidak berguna.

Bahkan meskipun majalah itu gratis, namun kalaumenyita waktu kita sebenarnya majalah itu mahalharganya. Begitu pula halnya dengan berbagai aktivitasyang tidak berguna.Identify and recover wasted time : Cari kebiasaan-kebiasaan yang membuang waktu kita dan singkirkan.Misalnya, jangan menulis email selama 30 menit kalaukita bisa menyelesaikan urusan itu dengan telepon 10menit, Aturan 80-20 (dikenal juga sebagai aturanPareto) menyatakan bahwa 20% tugas memberikan80% nilai. Kenali 20% tugas yang memberikan hasiloptimal itu dan fokuskan waktu kita di sana. Janganmembuang waktu dengan 80% tugas yang hanya

memberikan 20% nilai.Guard thy time : Kita memerlukan waktu yang khusus,tanpa interupsi, untuk bisa mengerjakan suatu tugasdengan efektif. Waktu khusus ini sangat penting. Sekalikita menemukan waktu seperti ini, jagalah dengansegala cara agar jangan sampai terganggu.Work all the time you work : Saat kita mengerjakan

suatu tugas, fokuskan diri kita hanya pada tugas itusaja. Jangan mengerjakan sesuatu yang lain, sepertibercakap-cakap, membaca email atau browsingInternet. Kerjakan tugas itu dengan konsentrasi 100%.Di pihak lain, saat kita beristirahat, beristirahatlahsepenuhnya.

Multitask : Karena perkembangan ilmu yang begitucepat, satu-satunya cara untuk mengikutinya adalahkita juga harus menyerap ilmu baru secepat mungkin.Cara terbaik untuk melakukan ini adalah denganmultitask, yaitu melakukan beberapa hal secarabersamaan. Berbeda dengan poin 10 yang ditujukanuntuk pekerjaan yang dengan intensitas tinggi(menuntut konsentrasi), poin 11 ini ditujukan untukpekerjaan yang intensitasnya rendah. Misalnya, saatmengantri kita bisa membaca artikel, atau sambilmenyetir mendengar program audio yang mendidik.

Experiment : Jangan takut bereksperimen denganberbagai ide untuk meningkatkan produktivitas.Meskipun ide itu tidak lazim, jangan takut untukmencoba.Cultivate your enthusiasm : Kita memerlukanantusiasme dalam melakukan segala sesuatu. Kalaukita antusias, bekerja akan terasa seperti bermain.

Antusiasme ini perlu dipupuk terus-menerus denganmembaca bacaan atau dengarlah program audio yangbisa membangkitkan motivasi.Eat and exercise for optimal energy : Satu hal yangperlu dijaga dengan baik adalah tubuh fisik kita denganmemakan makanan yang sehat dan berolahragasecara teratur.Maintain balance : Jaga keseimbangan hidup kita.Jangan sampai kita terlalu sibuk bekerja sehinggakehidupan sosial kita terbengkalai. Semua aspek hidupkita harus dijaga tetap baik dan seimbang.