sma katolik santo augustinus · pramuka karawitan ... didik yang mendapat peringkat pertama dalam...

13 Universitas Kristen Petra

3. PENGUMPULAN DATA DAN PROSES BISNIS

Pada bab 3 ini dijelaskan tentang proses bisnis dan pengambilan data dari

SMA Katolik Santo Augustinus sebagai dasar analisis untuk pembuatan Sistem

Informasi Enterprise Architecture.

3.1 Model Bisnis SMA Katolik Santo Augustinus

SMA Katolik Santo Augustinus (SMAK) ini merupakan SMA swasta di

kotamadya Kediri dengan penjelasan proses bisnis melalui 9 building block

Business Model Canvas (BMC) sebagai berikut:

1. Customer Segments

Customer segments SMAK adalah semua peserta didik lulusan Sekolah

Menengah Pertama (SMP) di Kediri, Jawa Timur sampai seluruh Indonesia.

2. Value Propositions

SMAK merupakan SMA swasta unggulan di kotamadya Kediri dengan

status Terakreditasi “A” dan memiliki 2 macam tipe kelas yaitu kelas khusus

dan reguler. Sekolah ini memiliki 837 peserta didik yang terbagi dalam 24

kelas dengan penjelasan seperti Tabel 3.1 berikut:

Tabel 3.1. Pembagian Kelas di SMAK

Kelas Khusus Reguler Jumlah Peserta

Didik

X 2 4 200

XI 2 (IPA) 3 (IPA) 4 (IPS) 300

XII 2 (IPA) 3 (IPA) 4 (IPS) 337

Kelas khusus di SMAK memiliki fasilitas:

Pendingin ruang kelas

Bimbingan belajar

Tambahan jam pelajaran

Guru mata pelajaran yang berpengalaman dan memiliki record baik

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


Jumlah peserta didik yang lebih sedikit

Mata pelajaran di SMAK:

Matematika

Biologi

Kimia

Fisika

Bahasa Indonesia

Bahasa Inggris

Agama Katolik

Ekonomi

Sosiologi

Geografi

Sejarah

Bimbingan Konseling (BK)

Seni Budaya

Pendidikan Jasmani dan Kesehatan

Pendidikan Kewarganegaraan

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

Bahasa Mandarin

Muatan Lokal

- Wirausaha

- Pendidikan Lingkungan Hidup

- Bahasa Jawa

Selain adanya kelas khusus, SMAK juga memilik beragam

ekstrakurikuler seperti:

Olimpiade Sains Nasional (OSN)

Musik

Komputer

Olahraga prestasi

Beladiri karate

English Conversation


Kelompok Ilmiah Remaja (KIR)

Palang Merah Remaja (PMR)

Cheerleader

Pramuka

Karawitan

Test of English as a Foreign Language (TOEFL)

Fasilitas-fasilitas lengkap yang ditawarkan untuk mendukung proses

pembelajaran:

Pembelajaran dengan menggunakan Liquid Crystal Display (LCD)

Ruang multimedia

Laboratorium bahasa

Laboratorium komputer

Laboratorium Kimia, Fisika, dan Biologi

Perpustakaan dan ruang baca

Ruang studio musik

Taman sekolah yang rindang dan asri

Ruang Unit Kesehatan Sekolah (UKS) dengan tenaga medis yang

memadai

Radio UKS

Kafetaria

Koperasi

Lapangan voli, basket, dan sepak bola

Area parkir yang luas

Wifi area

3. Channels

Untuk menyampaikan value, SMAK menggunakan metode own dan

direct channels. Own channels yang berarti bahwa sekolah sendiri yang

menyampaikan value, sekolah tidak memiliki partner untuk menyampaikan

value. Direct channels yang berarti sekolah langsung menyampaikan value

dari guru dan karyawan ke peserta didik tanpa melalui perantara.


4. Customer Relationships

Customer relationships SMAK adalah dengan cara:

Orang tua peserta didik yang kurang mampu dan tidak mendapat

Bantuan Siswa Miskin (BSM) akan mendapat sumbangan dari

sekolah setiap bulannya untuk Uang Sumbangan Pembinaan

Pendidikan (USPP).

Beasiswa sebesar 50% USPP untuk 6 bulan berikutnya bagi peserta

didik yang mendapat peringkat pertama dalam kelas dengan rata-

rata nilai rapor 87,5 atau lebih.

Beasiswa sebesar 50% USPP untuk 3 bulan berikutnya bagi peserta

didik yang mendapat peringkat pertama dalam kelas dengan rata-

rata nilai rapor kurang dari 87,5.

Jika orang tua peserta didik menyekolahkan putra / putrinya lebih

dari satu orang dalam satu periode, maka salah satu putra / putrinya

akan mendapat keringanan uang gedung sekolah sebesar 50%.

5. Revenue Streams

Sumber pendapatan SMAK adalah dana yang dikelola Yayasan

Yohanes Gabriel yang berasal dari uang pendaftaran, uang gedung, USPP,

dan lain-lain dari peserta didik yang telah disetorkan.

6. Key Resources

Key resources SMAK di antaranya adalah:

Berada di daerah perkotaan yang mudah dijangkau.

Memiliki desain yang menarik sebagai satu-satunya SMA Katolik di

kotamadya Kediri.

Memiliki ruang kelas yang banyak, nyaman, bersih, dan memiliki

sirkulasi pergantian udara yang baik.

Memiliki gereja di bagian timur bangunannya.

Memiliki 40 guru dan 23 karyawan.

Memiliki fasilitas yang lengkap untuk mendukung proses

pembelajaran:

- Pembelajaran dengan menggunakan Liquid Crystal Display

(LCD)


- Ruang multimedia

- Laboratorium bahasa

- Laboratorium komputer

- Laboratorium Kimia, Fisika, dan Biologi

- Perpustakaan dan ruang baca

- Ruang studio musik

- Taman sekolah yang rindang dan asri

- Ruang Unit Kesehatan Sekolah (UKS) dengan tenaga medis

yang memadai

- Radio UKS

- Kafetaria

- Koperasi

- Lapangan voli, basket, dan sepak bola

- Area parkir yang luas

- Wifi area

7. Key Activities

Proses pendaftaran peserta didik baru:

- Wakil kepala kesiswaan menyiapkan panitia Penerimaan Peserta

Didik Baru (PPDB).

- PPDB menyediakan formulir yang akan diambil calon peserta didik

baru.

- PPDB menjadwalkan kapan seleksi kelas khusus diadakan dan

pembagian jadwal jaga oleh semua guru.

- Formulir diserahkan pada bagian tata usaha.

- Bagian tata usaha membuka pendaftaran peserta didik baru melalui

jalur prestasi dan umum.

- Calon peserta didik baru dapat mengambil formulir yang telah

disediakan sekolah di bagian tata usaha.

- Setelah formulir diambil, diisi dan dilengkapi calon peserta didik

baru, formulir dan kelengkapannya dikumpulkan lagi ke sekolah

melalui bagian tata usaha.


- Bagian tata usaha menerima dan memeriksa kelengkapan

pendaftaran dan syarat jalur prestasi dalam hal nilai dan tanggal

pendaftaran. Jika calon peserta didik baru mendaftar pada tanggal

pendaftaran yang ditentukan untuk jalur prestasi dan memenuhi

syarat nilai rata-rata 7,5 untuk mata pelajaran Bahasa Indonesia,

Bahasa Inggris, Matematika, dan IPA maka akan mendapat

keringanan biaya uang gedung.

- Bagian tata usaha melakukan wawancara singkat tentang

administrasi.

- Bagian tata usaha menyampaikan kapan seleksi kelas khusus akan

diselenggarakan kepada orang tua calon peserta didik baru.

- Bagian tata usaha mendata data calon peserta didik baru secara

keseluruhan.

- Bagian tata usaha menyerahkan formulir dan kelengkapannya ke

panitia PPDB.

Proses penyeleksian peserta didik kelas khusus:

- PPDB menyelenggarakan tes mata pelajaran dan tes IQ yang sudah

dijadwalkan dari awal sebagai seleksi kelas khusus.

- Calon peserta didik baru mengikuti tes seleksi kelas khusus yang

telah dijadwalkan.

- Calon peserta didik baru mengumpulkan hasil tes seleksi kelas

khusus ke guru penjaga masing-masing kelas untuk diserahkan ke

PPDB dan diolah.

- PPDB menerima hasil tes seleksi kelas khusus calon peserta didik

baru dan menyampaikan kapan hasil seleksi kelas khusus akan

diumumkan.

- PPDB mengolah hasil tes seleksi kelas khusus.

- PPDB menyerahkan hasil seleksi kelas khusus yang berupa nama

calon peserta didik baru ke bagian tata usaha untuk diumumkan.

- Bagian tata usaha memasang pengumuman hasil seleksi kelas

khusus yang dapat dilihat calon peserta didik baru.


- Bagian tata usaha mendata hasil seleksi kelas khusus beserta data

peserta didik baru.

Proses pembagian wali kelas dan mata pelajaran:

- Bagian kurikulum melihat kalender akademik untuk menghitung

hari efektif.

- Bagian kurikulum membagi wali kelas dengan memprioritaskan

kelas khusus.

- Bagian kurikulum mengatur jadwal mengajar guru sesuai jumlah

guru, jadwal guru dan kapasitas setiap guru dengan ketentuan kepala

sekolah dan wakilnya tidak akan mendapat jam mengajar pertama

dan terakhir.

- Bagian kurikulum mengumumkan jadwal mengajar guru. Jika sesuai

maka bagian kurikulum akan menyerahkan jadwal ke kepala sekolah

untuk disetujui, namun jika ada yang tidak sesuai maka bagian

kurikulum akan merevisinya sebelum diserahkan ke kepala sekolah.

- Kepala sekolah menyetujui jadwal pelajaran dan guru untuk

dilaksanakan.

Proses perencanaan anggaran tahunan:

- Setiap bagian membuat jadwal pengadaan acara tahunan.

- Setiap bagian membuat rencana anggaran dalam satu tahun.

- Setiap bagian membawa jadwal pengadaan acara tahunan dan

rencana anggaran ke rapat bersama kepala sekolah untuk

dibicarakan.

- Setelah disetujui oleh kepala sekolah, bendahara membuat Rencana

Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) dalam satu

tahun yang mencakup seluruh kegiatan sekolah.

- Bendahara mengajukan RAPBS untuk disetujui kepala sekolah.

- Setelah RAPBS disetujui kepala sekolah, bendahara mengajukan

RAPBS ke yayasan.

- Yayasan menerima dan meninjau ulang RAPBS. Jika RAPBS dapat

diterima maka yayasan akan mencairkan dana per bulan sesuai


NH = (2.UH + T) / 2

NR = (3.NH + 2.UU) / 5

dengan proposal sekolah, jika RAPBS tidak dapat diterima maka

RAPBS akan ditolak.

Proses pembuatan laporan keuangan:

- Bendahara mengumpulkan laporan bulanan untuk membuat laporan

tahunan.

- Bendahara membuat laporan keuangan tahunan dengan melihat

laporan keuangan bulanan.

- Bendahara menyerahkan laporan keuangan tahunan ke kepala

sekolah untuk disetujui. Jika kepala sekolah tidak menyetujui maka

bendahara akan merevisi kembali.

- Jika laporan disetujui maka bendahara akan memberikan laporan

keuangan tahunan ke yayasan.

Proses pengolahan nilai:

- Setiap guru mata pelajaran mencatat nilai Ulangan Harian (UH) dan

Tugas (T) setiap peserta didik sebagai Nilai Harian (NH) dengan

rumus:

- Setiap guru mata pelajaran memberikan NH dan nilai Ulangan

Umum (UU) ke wali kelas masing-masing.

- Wali kelas memasukkan semua nilai peserta didik ke DKN kelas.

- Wali kelas mengolah nilai yang telah diberikan sebagai Nilai Rapor

(NR) dengan rumus:

- Wali kelas memberikan daftar nilai ke bagian tata usaha untuk didata

dan dimasukkan ke buku besar.

- Bagian tata usaha memberikan daftar nilai ke bagian kurikulum

untuk pembuatan laporan dan dikirim ke Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan.


Proses pembayaran uang sekolah:

- Peserta didik dapat langsung membayar tunai ke bagian tata usaha

melalui teller Bank Tabungan Negara (BTN) yang datang maupun

transfer ke rekening sekolah.

- Jika melakukan pembayaran transfer, maka pihak bank akan

memberikan bukti pembayaran.

- Peserta didik menyerahkan bukti pembayaran ke bagian tata usaha

untuk dicatat.

8. Key Partnerships

Key partnerships SMAK adalah:

Dinas Pendidikan dan Kebudayaan sebagai lembaga resmi

pemerintahan yang membawahi sekolah.

Yayasan Yohanes Gabriel sebagai yayasan yang membawahi

sekolah.

Bank Tabungan Negara (BTN) sebagai partner bank dalam

pembayaran USPP peserta didik dan pembayaran gaji guru dan

karyawan.

Ganesha Operation (GO) sebagai partner lembaga bimbingan

belajar dalam membimbing peserta didik kelas khusus.

Semua SMA di Kediri dalam pembuatan silabus mata pelajaran dan

menganalisis buku yang akan digunakan melalui Musyawarah Guru

Mata Pelajaran (MGMP).

9. Cost Structure

Biaya pengeluaran SMAK adalah:

Pembayaran gaji guru dan karyawan

Pembayaran listrik, telepon, dan air

Pembayaran pajak sekolah

Pembelian buku dan seragam peserta didik

Pembelian seragam guru

Pembelian peralatan kelas seperti meja, kursi, papan, dan lain-lain


Pembelian peralatan kebersihan seperti cairan pembersih lantai,

sapu, dan lain-lain

Pembelian peralatan tulis sekolah seperti kertas, buku, bolpoin,

spidol, dan lain-lain

Biaya pemeliharaan dan perbaikan alat

Biaya pemasaran sekolah lewat brosur dan spanduk

Biaya pengadaan acara sekolah seperti ulang tahun sekolah dan natal

Tunjangan guru untuk MGMP

3.2 Strategi SMA Katolik Santo Augustinus

3.2.1 Profil dan Visi Misi

SMAK berada di bawah naungan Yayasan Yohanes Gabriel dan berdiri

sejak tahun 1954 yang dimulai dari bagian C atau disebut SMAK C. Sekolah Dasar

(SD) Katolik dan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Katolik Santo Augustinus

menjadi satu lingkup dengan SMAK, namun saat ini lokasi SMP dan SD

dipindahkan ke bangunan yang baru didirikan di Jalan Jaksa Agung Suprapto yang

sekarang disebut SD Katolik Frateran II dan SMP Katolik Mardi Wiyata. Pada

sebelah Timur bangunan sekolah ini juga terdapat Gereja Katolik Santo Vincentius

yang masih satu lingkup kesatuan.

Pada tahun 2010 status SMAK Kediri kembali dinyatakan Terakreditasi "A"

oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN) (SMAK, 2012).

Hingga saat ini SMAK telah mengalami 6 masa kepemimpinan yaitu:

- Tahun 1954-1973: Bapak Soejoso

- Tahun 1973-1991: Bapak D. Djabar Tedjosoetopo

- Tahun 1991-2004: Bapak Drs. A. Kasdadi

- Tahun 2004-2012: Bapak Drs. A. Setyo Widodo, M.Si

- Tahun 2012-2014: Bapak Drs. Hilarius Semana

- Tahun 2014-sekarang: Bapak Drs. Ag. Didik Indradi Riatna

http://nomor.net/id2/pengajaran-694/Gereja_27935_nomor.html

http://nomor.net/id2/pengajaran-694/Katolik_28565_nomor.html


Visi:

Mengutamakan pembinaan prestasi akademis dan non akademis,

pembinaan budi pekerti, trampil secara sehat jasmani dan rohani yang didasarkan

pada hukum cinta kasih.

Misi:

1. Mengusahakan perolehan Nilai Ujian Nasional (NUN) yang terus

meningkat.

2. Mengusahakan untuk memperoleh peringkat atas dalam lomba

akademik maupun non akademik.

3. Membudayakan disiplin dan sopan santun kepada guru, karyawan dan

peserta didik.

4. Mengusahakan olahraga prestasi.

5. Mendorong peserta didik untuk trampil penggunaan Teknologi

Informasi dan Komunikasi (TIK).

6. Menyelenggarakan pelajaran Budi Pekerti.

7. Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, sehat, hijau, dan rindang.


3.2.2 Struktur Organisasi dan Job Description

Gambar 3.1. Struktur Organisasi SMAK

Job Description

1. Kepala sekolah berfungsi dan bertugas sebagai edukator, manajer,

administrator dan supervisor, pemimpin atau leader, inovator, motivator.

2. Bendahara sekolah melaksanakan tugas yang berhubungan dengan

administrasi keuangan meliputi:

Bersama kepala sekolah membuat RAPBS kepada yayasan.

Membuat financial statement bulanan dan tahunan serta

mengirimkan ke yayasan.

Mengadakan dana tambahan untuk sekolah di luar pendapatan rutin.

Membuat laporan.


3. Kepala tata usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan

sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam kegiatan-

kegiatan sebagai berikut:

Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.

Pengelolaan keuangan sekolah.

Pengurusan administrasi ketenagaan dan peserta didik.

Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah.

Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah.

Penyusunan dan penyajian data / statistik sekolah.

Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7K (Keamanan, Kebersihan,

Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan, Kerindangan).

Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan

secara berkala.

4. Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan

sebagai berikut:

Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan

program

Pengorganisasian

Pengarahan

Ketenagaan

Pengkoordinasian

Penilaian

Identifikasi dan pengumpulan data

Penyusunan laporan

Wakil kepala sekolah bertugas membantu kepala sekolah dalam urusan-

urusan sebagai berikut:

Kurikulum:

- Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.

- Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.

- Mengatur penyusunan program pengajaran, program satuan

pelajaran, dan persiapan mengajar, penjabaran dan penyesuaian

kurikulum.


- Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler.

- Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenalkan kelas,

kriteria kelulusan, dan laporan kemajuan belajar peserta didik, serta

pembagian rapor dan Surat Tanda Tamat Belajar (STTB).

- Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengajaran.

- Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar.

- Mengatur pengembangan MGMP dan koordinator mata pelajaran.

- Mengatur mutasi peserta didik.

- Melakukan supervisi administrasi, dan akademis.

- Menyusun laporan.

Kesiswaan:

- Mengatur program pelaksanaan bimbingan dan konseling.

- Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K.

- Mengatur dan membina program kegiatan Organisasi Siswa (OSIS)

meliputi kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok

Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli

Keamanan Sekolah (PKS).

- Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan peserta didik

teladan sekolah.

- Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa.

Sarana dan Prasarana:

- Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana untuk menunjang

proses belajar mengajar.

- Merencanakan program pengadaannya.

- Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana.

- Mengelola perawatan, perbaikan, dan pengisian.

- Mengatur pembukuannya.

- Menyusun laporan.

5. Guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas

melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.

Tugas dan tanggung jawab guru meliputi:

Membuat perangkat program pengajaran:


- Analisis Materi Pelajaran (AMP)

- Program Tahunan

- Program Satuan Pelajaran

- Program Rencana Pengajaran

- Program Mingguan Guru

- Lembar Kerja Siswa (LKS)

Melaksanakan kegiatan pembelajaran.

Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian,

ulangan umum, ujian akhir.

Melaksanakan analisis hasil ulangan harian.

Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan.

Mengisi daftar nilai peserta didik.

Melaksanakan kegiatan bimbingan (pengimbasan pengetahuan) kepada

guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar.

Membuat alat pelajaran / alat peraga.

Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni.

Mengikuti kegiatan pengembangan dan masyarakat kurikulum.

Melaksanakan tugas tertentu di sekolah.

Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi

tanggung jawabnya.

Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar peserta didik.

Mengisi dan meneliti daftar hadir peserta didik sebelum memulai

pengajaran.

Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum.

Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan

pangkatnya.

6. Wali kelas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai

berikut:

Pengelolaan kelas.

Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi:

- Denah tempat duduk peserta didik

- Papan absensi peserta didik


- Daftar pelajaran kelas

- Daftar piket kelas

- Buku absensi peserta didik

- Buku kegiatan pembelajaran / buku kelas

- Tata tertib peserta didik

Penyusunan pembuatan statistik bulanan peserta didik.

Pengisian daftar kumpulan nilai peserta didik (legger).

Pembuatan catatan khusus tentang peserta didik.

Pencatatan mutasi peserta didik.

Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar.

Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar.

7. Guru Bimbingan dan Penyuluhan (BP) membantu kepala sekolah dalam

kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

Menyusun program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling.

Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah

yang dihadapi oleh peserta didik tentang kesulitan belajar.

Memberikan layanan dan bimbingan kepada peserta didik agar lebih

berprestasi dalam kegiatan belajar.

Memberikan saran dan pertimbangan kepada peserta didik dalam

memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan

pekerjaan yang sesuai.

Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konseling.

Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan dan konseling.

Melaksanakan kegiatan analisis hasil nilai evaluasi belajar.

Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan dan

konseling.

Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konseling.

3.2.3 Target dan Strategi

Target peserta didik baru SMAK untuk memenuhi 9 kelas dengan jumlah

maksimal kurang lebih 308 peserta didik ini tidak hanya dari SMP dalam kota saja,

melainkan juga dari wilayah kabupaten dan kota lain seperti Jombang, Kertosono,


Nganjuk, Pare, Wates, dan Tulungagung. SMAK juga menerima peserta didik dari

SMP berbasis agama lain. Hal ini dibuktikan dengan adanya kurang lebih 12 peserta

didik dari SMP berbasis agama lain yang bersekolah di SMAK saat ini.

Selain memiliki target seluruh SMP tanpa melihat sekolah itu negeri atau

swasta, di kota atau kabupaten, SMAK juga memiliki target seluruh SMP Katolik

dalam kota seperti SMP Katolik Mardi Wiyata dan SMP Katolik Santa Maria. Tidak

hanya SMP Katolik saja, SMP Kristen Petra pun menjadi target SMAK karena

antusiasme peserta didik SMP Kristen Petra yang tinggi setiap tahunnya. Jumlah

peserta didik dari SMP Kristen Petra yang bersekolah di SMAK saat ini bahkan

lebih banyak dibanding dari SMP Katolik yang telah ditargetkan dari awal.

Strategi pertama yang dilakukan SMAK adalah dengan melakukan

pendekatan pada SMP Katolik dalam kota. Pendekatan yang dilakukan berupa

promosi langsung dari kelas ke kelas menjelaskan syarat dan ketentuan penerimaan

peserta didik baru di SMAK. Selain promosi langsung, promosi tidak langsung pun

menjadi strategi SMAK untuk kedua SMP Katolik dalam kota tersebut. Melihat

kedua SMP Katolik tersebut tidak memiliki fasilitas yang cukup seperti lapangan

sepak bola dan aula, pihak SMAK mengijinkan lapangan sepak bola dan aula

SMAK untuk digunakan secara cuma-cuma oleh kedua SMP Katolik dengan jadwal

yang disepakati.

Di samping strategi untuk SMP Katolik, SMAK juga memiliki strategi

untuk SMP Kristen Petra. Strategi untuk SMP Kristen Petra ini lebih kepada

toleransi syarat dan ketentuan penerimaan peserta didik baru. Peserta didik baru

dari SMP Kristen Petra diperbolehkan terlambat mengumpulkan rapor untuk

kelengkapan pendaftaran dikarenakan rapor memang belum dibagikan oleh pihak

sekolah. Peserta didik baru dari SMP Kristen Petra juga akan tetap dapat mendaftar

pada jalur prestasi jika syarat nilai akademiknya terpenuhi meskipun sudah

melebihi tanggal pendaftaran jalur prestasi.

Strategi lain yang digunakan SMAK adalah dengan cara mengadakan

kerjasama dengan lembaga pemerintahan. Seperti contohnya adalah kerjasama

SMAK dengan Palang Merah Indonesia (PMI), dengan adanya kerjasama ini maka

SMAK dapat digunakan sebagai tempat perkemahan acara PMI. Tidak hanya


lapangan untuk perkemahan, aula SMAK pun dapat digunakan oleh lembaga

pemerintahan lain yang bekerjasama dengan SMAK secara cuma-cuma.

3.2.4 Proses Bisnis

Pada bagian ini menjelaskan mengenai proses bisnis yang ada di SMAK

beserta masalah yang ada di setiap prosesnya.

3.2.4.1 Proses Pendaftaran Peserta Didik Baru:

Gambar 3.2. BPMN Proses Pendaftaran Peserta Didik Baru

SMAK memiliki 2 jalur pendaftaran:

Jalur prestasi: Jalur ini dibuka lebih awal dari jalur umum. Jalur ini

memiliki syarat yang berbeda dibanding jalur umum. Syarat jalur

prestasi adalah nilai rata-rata 7,5 untuk mata pelajaran Bahasa

Indonesia, Bahasa Inggris, Matematika, dan IPA.

Jalur umum: Jalur ini dibuka setelah jalur prestasi dan memiliki syarat

yang lebih umum dan mudah dibanding jalur prestasi.

Penjelasan proses pada Gambar 3.2:

Wakil kepala kesiswaan menyiapkan panitia PPDB.

PPDB menyediakan formulir yang akan diambil calon peserta didik

baru.

PPDB menjadwalkan kapan seleksi kelas khusus diadakan dan

pembagian jadwal jaga oleh semua guru.


Formulir diserahkan pada bagian tata usaha.

Bagian tata usaha membuka pendaftaran peserta didik baru melalui jalur

prestasi dan umum.

Calon peserta didik baru dapat mengambil formulir yang telah

disediakan sekolah di bagian tata usaha.

Setelah formulir diambil, diisi dan dilengkapi calon peserta didik baru,

formulir dan kelengkapannya dikumpulkan lagi ke sekolah melalui

bagian tata usaha.

Bagian tata usaha menerima dan memeriksa kelengkapan pendaftaran

dan syarat jalur prestasi dalam hal nilai dan tanggal pendaftaran. Jika

calon peserta didik baru mendaftar pada tanggal pendaftaran yang

ditentukan untuk jalur prestasi dan memenuhi syarat nilai rata-rata 7,5

untuk mata pelajaran Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Matematika,

dan IPA maka akan mendapat keringanan biaya uang gedung.

Bagian tata usaha melakukan wawancara singkat tentang administrasi.

Bagian tata usaha menyampaikan kapan seleksi kelas khusus akan

diselenggarakan kepada orang tua calon peserta didik baru.

Bagian tata usaha mendata data calon peserta didik baru secara

keseluruhan.

Bagian tata usaha menyerahkan formulir dan kelengkapannya ke panitia

PPDB.

Masalah yang terjadi:

Calon peserta didik baru yang berasal dari berbagai daerah pasti

memiliki peraturan dari sekolah asalnya yang beraneka ragam pula,

terkadang calon peserta didik baru belum bisa melengkapi syarat

pendaftaran pada waktu yang telah ditentukan.

Terkadang calon peserta didik baru mendaftar di SMAK sebagai

cadangan saja karena tidak ada tes masuk. Jadi jika calon peserta didik

baru diterima di SMA lain, maka calon peserta didik baru akan

membatalkan pendaftaran yang sudah dilakukan dan didata.


Jika data calon peserta didik baru hilang, maka bagian tata usaha harus

mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan

sebelumnya.

Jika ada pergantian data calon peserta didik baru, maka data tidak akan

langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data

berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih

berupa laptop pribadi.

Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data

calon peserta didik baru di bagian tata usaha dan kesiswaan.

3.2.4.2 Proses Penyeleksian Peserta Didik Kelas Khusus:

Gambar 3.3. BPMN Proses Penyeleksian Peserta Didik Kelas Khusus


PPDB menyelenggarakan tes mata pelajaran dan tes IQ yang sudah

dijadwalkan dari awal sebagai seleksi kelas khusus.

Calon peserta didik baru mengikuti tes seleksi kelas khusus yang telah

dijadwalkan.

Calon peserta didik baru mengumpulkan hasil tes seleksi kelas khusus

ke guru penjaga masing-masing kelas untuk diserahkan ke PPDB dan

diolah.


PPDB menerima hasil tes seleksi kelas khusus calon peserta didik baru

dan menyampaikan kapan hasil seleksi kelas khusus akan diumumkan.

PPDB mengolah hasil tes seleksi kelas khusus.

PPDB menyerahkan hasil seleksi kelas khusus yang berupa nama calon

peserta didik baru ke bagian tata usaha untuk diumumkan.

Bagian tata usaha memasang pengumuman hasil seleksi kelas khusus

yang dapat dilihat calon peserta didik baru.

Bagian tata usaha mendata hasil seleksi kelas khusus beserta data

peserta didik baru.


Terkadang calon peserta didik baru yang seharusnya lulus seleksi kelas

khusus tidak mau masuk kelas khusus karena faktor biaya.

Terkadang calon peserta didik baru yang seharusnya tidak lulus seleksi

kelas khusus mau masuk kelas khusus dan meminta pengulangan tes.

Pengumuman hasil tes seleksi kelas khusus hanya berupa nama saja, hal

ini menyebabkan banyak pertanyaan tentang nilai yang didapat.

Jika data peserta didik baru hilang, maka bagian tata usaha harus


sebelumnya.

Jika ada pergantian data peserta didik baru, maka data tidak akan





peserta didik baru di bagian tata usaha, kesiswaan, dan kurikulum.

3.2.4.3 Proses Pembagian Kelas X:

Penjelasan proses:

Setelah penyeleksian peserta didik kelas khusus, maka akan terjadi 2

pembagian yaitu pembagian dalam kelas khusus dan reguler.

Bagian kurikulum melakukan pembagian kelas X khusus dan reguler

secara acak tanpa melihat nilai peserta didik.



Karena dibagi acak tanpa melihat nilai peserta didik sebelumnya,

terkadang persaingan yang terjadi di dalam kelas terpaut jauh.

Pembagian kelas dilakukan secara manual dengan hanya memisahkan

formulir pendaftaran.

Jika ada pergantian data peserta didik baru, maka data tidak akan





peserta didik baru di bagian tata usaha dan kurikulum.

3.2.4.4 Proses Pembagian Kain Seragam:

Penjelasan proses:

Bagian tata usaha menyerahkan data peserta didik baru ke bagian sarana

dan prasarana.

Bagian sarana dan prasarana memesankan kain seragam dengan jumlah

yang sesuai data peserta didik baru yang diberikan.

Bagian sarana dan prasarana menyerahkan data nama peserta didik baru

ke penjahit untuk dijahitkan bet nama untuk seragam.

Setelah kain seragam siap dibagikan, bagian sarana dan prasarana

memanggil peserta didik setiap kelas untuk mengambil kain seragam

berdasar nomor absen.

Bagian sarana dan prasarana melakukan penandaan di lembar nama

peserta didik setiap kelas dengan memberi tanda centang untuk yang

sudah mengambil.

Setelah bet nama siap dibagikan, bagian sarana dan prasarana

menyerahkan ke wali kelas untuk dibagikan sendiri ke peserta didik

setiap kelas.


Peserta didik belum memakai seragam SMA saat awal masuk sekolah.


Karena yang dibagi masih berupa kain dan perlu dijahitkan sendiri,

pemakaian seragam SMA tidak bisa dilakukan serentak.

Bet nama pasti diberikan lebih lama dari pembagian kain seragam.

Jika data peserta didik dalam pengambilan kain seragam hilang, maka

bagian sarana dan prasarana harus mendata ulang dari awal karena tidak

ada backup data yang dilakukan sebelumnya.


peserta didik baru di bagian tata usaha dan kurikulum.

3.2.4.5 Proses Pembagian Buku Pegangan:

Penjelasan proses:

Pembagian buku pegangan ke peserta didik dilaksanakan setiap satu

tahun ajaran.

Dana pembelian buku didapat dari dana Bantuan Operasional Sekolah

(BOS).

Setelah pembelian buku dan buku siap dibagikan, bagian sarana dan

prasarana memanggil peserta didik setiap kelas untuk mengambil buku

berdasar nomor absen.

Bagian sarana dan prasarana melakukan penandaan di lembar nama

peserta didik setiap kelas dengan memberi tanda centang untuk yang

sudah mengambil.


Jika data peserta didik dalam pengambilan buku hilang, maka bagian

sarana dan prasarana harus mendata ulang dari awal karena tidak ada

backup data yang dilakukan sebelumnya.


3.2.4.6 Proses Pembagian Wali Kelas dan Mata Pelajaran:

Gambar 3.4. BPMN Proses Pembagian Wali Kelas dan Mata Pelajaran


Bagian kurikulum melihat kalender akademik untuk menghitung hari

efektif.

Bagian kurikulum membagi wali kelas dengan memprioritaskan kelas

khusus.

Bagian kurikulum mengatur jadwal mengajar guru sesuai jumlah guru,

jadwal guru dan kapasitas setiap guru dengan ketentuan kepala sekolah

dan wakilnya tidak akan mendapat jam mengajar pertama dan terakhir.

Bagian kurikulum mengumumkan jadwal mengajar guru. Jika sesuai

maka bagian kurikulum akan menyerahkan jadwal ke kepala sekolah

untuk disetujui, namun jika ada yang tidak sesuai maka bagian

kurikulum akan merevisinya sebelum diserahkan ke kepala sekolah.

Kepala sekolah menyetujui jadwal pelajaran dan guru untuk

dilaksanakan.


Karena terbatasnya guru mata pelajaran, maka ada beberapa guru yang

mengajar melebihi jam mengajarnya yaitu 24 jam setiap minggunya.

Software Microsoft Excel yang digunakan tidak sesuai kebutuhan, hanya

membantu dalam hal pembagian guru mata pelajaran saja namun tidak

dapat mengatasi masalah jika ada jadwal mengajar guru yang

bertabrakan.


Jika data guru dan mata pelajaran hilang, maka bagian kurikulum harus


sebelumnya.

Jika ada pergantian data guru dan mata pelajaran, maka data tidak akan





guru dan mata pelajaran di bagian tata usaha, kesiswaan, dan kurikulum.

3.2.4.7 Proses Pembuatan Kalender Akademik:

Penjelasan proses:

Kalender akademik sekolah didapat dari Majelis Pendidikan Katolik

(MPK).

Kalender akademik sekolah didapat setahun sekali di bulan antara April-

Mei.

Sekolah tidak mempunyai hak untuk mengubah kalender akademik

yang sudah direncanakan.


Karena kalender akademik didapat dari MPK dan ditujukan untuk

semua sekolah Katolik, maka sekolah tidak memiliki kalender akademik

yang sesuai dengan proses sekolah yang ada.

3.2.4.8 Proses Belajar Mengajar:

Penjelasan proses:

Proses belajar mengajar tatap muka guru dengan peserta didik dilakukan

selama 43 jam seminggu yang terbagi dalam 6 hari dengan jam mengajar

seperti penjelasan pada Tabel 3.2 berikut:


NH = (2.UH + T) / 2

NR = (3.NH + 2.UU) / 5

Tabel 3.2. Tabel Jam Mengajar

Hari Jam

Senin 06.30 – 13.00

45 menit untuk upacara, 6 x 45 menit

pelajaran, dan 2 x 15 menit istirahat.

Selasa,

Rabu, Kamis

06.30 – 13.00

7 x 45 menit pelajaran dan 2 x 15 menit

istirahat.

Jumat, Sabtu 06.30 – 11.15

6 x 45 menit pelajaran dan 15 menit istirahat.

Setiap sehari sekali di dalam proses belajar mengajar dilakukan proses

absensi peserta didik. Proses absensi dilakukan manual oleh ketua kelas.


Karena proses absensi tidak sepenuhnya ditinjau ulang oleh wali kelas,

maka memungkinkan peserta didik untuk melakukan kecurangan.

3.2.4.9 Proses Pengolahan Nilai:

Penjelasan proses:

Setiap guru mata pelajaran mencatat nilai Ulangan Harian (UH) dan

Tugas (T) setiap peserta didik sebagai Nilai Harian (NH) dengan rumus:

Setiap guru mata pelajaran memberikan NH dan nilai Ulangan Umum

(UU) ke wali kelas masing-masing.

Wali kelas memasukkan semua nilai peserta didik ke DKN kelas.

Wali kelas mengolah nilai yang telah diberikan sebagai Nilai Rapor

(NR) dengan rumus:


Wali kelas memberikan daftar nilai ke bagian tata usaha untuk didata

dan dimasukkan ke buku besar.

Bagian tata usaha memberikan daftar nilai ke bagian kurikulum untuk

pembuatan laporan dan dikirim ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.


Banyak wali kelas yang tidak mengerti cara penggunaan komputer,

maka perlu adanya pelatihan tersendiri dari guru TIK untuk mengolah

nilai.

Adanya duplikasi data di DKN kelas dan tata usaha dalam hal biodata

peserta didik.

Tata usaha masih mencatat secara manual semua daftar nilai peserta

didik di buku besar.

Jika data nilai hilang, maka wali kelas harus mendata ulang dari awal

karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.

Jika ada pergantian data nilai, maka data tidak akan langsung terupdate

keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft copy

Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa laptop

pribadi.


nilai di bagian kurikulum, wali kelas, dan staf TI.

3.2.4.10 Proses Kenaikan Kelas:

Penjelasan proses:

Setelah wali kelas mengolah nilai selama 2 semester, wali kelas

membandingkan nilai yang didapat dengan Kriteria Ketuntasan

Minimal (KKM) seperti Tabel 3.3 berikut:


Tabel 3.3. Tabel KKM

No Mata Pelajaran Kelas / KKM

X XI XII

IPA IPS IPA IPS

1 Agama Katolik 75 76 76 78 78

2 Pendidikan

Kewarganegaraan

75 76 76 78 78

3 Bahasa Indonesia 75 76 76 78 78

4 Bahasa Inggris 75 76 76 78 78

5 Matematika 75 76 76 78 78

6 Fisika 75 76 - 78 -

7 Kimia 75 76 - 78 -

8 Biologi 75 76 - 78 -

9 Sejarah 75 76 76 78 78

10 Ekonomi 75 - 76 - 78

11 Sosiologi 75 - 76 - 78

12 Geografi 75 - 76 - 78

13 Seni Budaya 75 76 76 78 78

14 Pendidikan Jasmani dan

Kesehatan

75 76 76 78 78

15 TIK 75 76 76 78 78

16 Bahasa Asing (Mandarin) 75 76 76 78 78

17 Muatan Lokal

1. Wirausaha - - - 78 -

2. Pendidikan

Lingkungan

Hidup

- 76 76 - 78

3. Bahasa Jawa 75 - - - -

Jika peserta didik tidak memiliki nilai di bawah KKM pada semester

genap dan tidak lebih dari 12 kali tidak masuk tanpa keterangan, maka

peserta didik dinyatakan naik kelas.


3.2.4.11 Proses Penjadwalan Ujian Tengah dan Akhir Semester

Penjelasan proses:

Bagian kurikulum melihat kalender akademik untuk melihat dan

menghitung hari efektif.

Bagian kurikulum akan menjadwalkan kapan Ujian Tengah Semester

(UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS) setiap satu semester.

Pada semester ganjil, UTS dilaksanakan bulan Oktober dan UAS

dilaksanakan bulan Desember.

Pada semester genap, UAS dilaksanakan bulan Maret dan UAS

dilaksanakan bulan Mei.

3.2.4.12 Proses Penjurusan:

Penjelasan proses:

Peserta didik kelas X mengisi formulir penjurusan dan persetujuan

orang tua yang telah dibuat oleh bagian kurikulum.

Setelah mengisi formulir penjurusan dan meminta orang tua menanda

tangani formulir persetujuan, peserta didik kelas X mengumpulkan

formulir penjurusan dan persetujuan orang tua ke wali kelas masing-

masing.

Wali kelas menyerahkan formulir penjurusan dan persetujuan orang tua

ke bagian kurikulum.

Bagian kurikulum menerima dan memilah formulir penjurusan

berdasarkan peminatan peserta didik, IPA atau IPS.

Peserta didik kelas X mengikuti psikotes yang diselenggarakan oleh

bagian BP.

Bagian BP mengolah hasil psikotes dan menyerahkan hasil psikotes ke

bagian kurikulum.

Bagian kurikulum mengolah hasil psikotes dan formulir penjurusan.

Jika peserta didik bersangkutan memilih jurusan IPA dan hasil psikotes

menunjang, maka akan dimasukkan di kelas IPA. Jika peserta didik

bersangkutan memilih jurusan IPA namun hasil psikotes tidak


menunjang, maka akan dimasukkan di kelas IPS. Berbeda dengan

jurusan IPS, jika hasil psikotes menunjang untuk masuk kelas IPA

namun peminatan peserta didik adalah IPS, maka akan dimasukkan ke

kelas IPS.

Bagian kurikulum memberikan hasil pembagian kelas ke bagian tata

usaha untuk didata.


Kurangnya guru BP sekolah dalam menangani hasil psikotes peserta

didik.

Terkadang peminatan peserta didik dan keinginan orang tua berbeda,

maka pihak sekolah harus dapat mengatasinya.

Jika data hasil psikotes hilang, maka bagian BP harus mendata ulang

dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.

Jika data penjurusan hilang, maka bagian kurikulum harus mendata

ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan

sebelumnya.

Jika ada pergantian data penjurusan dan hasil psikotes, maka data tidak

akan langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data.

Data berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan

masih berupa laptop pribadi.


penjurusan dan hasil psikotes di bagian BP dan kurikulum.

3.2.4.13 Proses Pembagian Kelas XI dan XII:

Penjelasan proses:

Setelah proses penjurusan, maka bagian kurikulum akan membagi

peserta didik kelas X ke kelas XI IPA / IPS.

Pembagian kelas XI IPA / IPS dilakukan secara acak oleh bagian

kurikulum dengan melihat hasil dari proses penjurusan.

Tidak ada pembagian lagi untuk kelas XII IPA / IPS. Kelas XII IPA /

IPS sesuai dengan kelas XI IPA / IPS sebelumnya.



Karena kelas khusus hanya ada untuk jurusan IPA saja, maka kelas X di

kelas khusus yang memilih jurusan IPS secara langsung akan masuk

kelas reguler.

Karena dibagi acak tanpa melihat nilai peserta didik sebelumnya,

terkadang persaingan yang terjadi di dalam kelas terpaut jauh.

Jika ada pergantian data peserta didik, maka data tidak akan langsung

terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft

copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa

laptop pribadi.


peserta didik di bagian tata usaha dan kurikulum.

3.2.4.14 Proses Kelulusan:

Penjelasan proses:

Setelah pengumuman kelulusan dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

dan ijazah peserta didik diterima sekolah, bagian tata usaha akan

melengkapi ijazah dengan nama dan nilai peserta didik.

Setelah ijazah siap dibagikan, bagian tata usaha menyerahkan ijazah

kepada wali kelas masing-masing

Peserta didik diizinkan datang ke sekolah dalam kurun waktu tertentu

untuk melakukan cap 3 jari dan mengambil ijazah ke wali kelas masing-

masing.

Wali kelas melakukan penandaan di lembar nama peserta didik dengan

memberi tanda centang untuk yang sudah mengambil.


Karena tidak ada peraturan untuk waktu cap 3 jari dan mengambil

ijazah, maka banyak peserta didik yang terlambat dan sewaktu-waktu

datang ke sekolah untuk mencari wali kelas masing-masing.

Jika data peserta didik dalam pengambilan ijazah hilang, maka wali

kelas harus mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang

dilakukan sebelumnya.


3.2.4.15 Proses Pembayaran Uang Sekolah:

Penjelasan proses:

Peserta didik dapat langsung membayar tunai ke bagian tata usaha

melalui teller Bank Tabungan Negara (BTN) yang datang maupun

transfer ke rekening sekolah.

Jika melakukan pembayaran transfer, maka pihak bank akan

memberikan bukti pembayaran.

Peserta didik menyerahkan bukti pembayaran ke bagian tata usaha untuk

dicatat.


Karena sekolah memiliki 3 rekening yang terdiri dari rekening kelas X,

XI dan XII, terkadang ada orang tua peserta didik yang salah

mentransfer uang sekolah ke rekening kelas lain.

Karena teller BTN tidak setiap hari ada di bagian tata usaha sekolah,

terkadang peserta didik menitipkan uang sekolahnya di bagian tata

usaha untuk diberikan ke teller.

Jika data pembayaran hilang, maka bagian tata usaha harus mendata


sebelumnya.

Jika ada pergantian data pembayaran, maka data tidak akan langsung



laptop pribadi.


pembayaran.

3.2.4.16 Proses Daftar Ulang Peserta Didik:

Penjelasan proses:

Setelah rapat kenaikan kelas, wali kelas menghimbau semua peserta

didik untuk melakukan daftar ulang.

Peserta didik dapat melakukan daftar ulang di bagian tata usaha sekolah.


Bagian tata usaha sekolah akan mencatat semua peserta didik yang

sudah melakukan daftar ulang.

Hasil pencatatan akan diserahkan ke bagian kurikulum untuk proses

pembagian kelas.


Terkadang ada peserta didik yang belum melakukan daftar ulang sesuai

tanggal yang ditentukan, maka akan terjadi penunggakan biaya daftar

ulang.

Jika data daftar ulang hilang, maka bagian tata usaha harus mendata


sebelumnya.

Jika ada pergantian data daftar ulang, maka data tidak akan langsung



laptop pribadi.


daftar ulang.

3.2.4.17 Proses Pelaporan ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan:

Penjelasan proses:

Semua pelaporan dilakukan oleh seorang staf TI secara rutin sebulan

sekali melalui Aplikasi Dapodik.


Karena sebagian besar wali kelas kurang mengerti TI, maka pelaporan

nilai dari semua kelas pun dilakukan oleh seorang staf TI.

Karena sebagian besar guru kurang mengerti TI, maka staf TI

merangkap menjadi pelatih dalam pelatihan TI untuk guru.

Karena hanya diperbolehkan satu administator dalam Aplikasi Dapodik,

maka data yang harus dilaporkan staf TI sangat banyak.

Kurangnya staf TI mengakibatkan proses pelaporan berjalan lebih lama

dan tidak efektif.


Karena data tidak terintegrasi, maka staf TI harus meminta data secara

manual dari satu bagian ke bagian lain.

Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data.

3.2.4.18 Proses Perencanaan Anggaran Tahunan:

Gambar 3.5. BPMN Proses Perencanaan Anggaran Tahunan


Setiap bagian membuat jadwal pengadaan acara tahunan.

Setiap bagian membuat rencana anggaran dalam satu tahun pada bulan

Juni.

Setiap bagian membawa jadwal pengadaan acara tahunan dan rencana

anggaran ke rapat bersama kepala sekolah untuk dibicarakan.

Setelah disetujui oleh kepala sekolah, bendahara membuat RAPBS

dalam satu tahun yang mencakup seluruh kegiatan sekolah.

Bendahara mengajukan RAPBS untuk disetujui kepala sekolah.

Setelah RAPBS disetujui kepala sekolah, bendahara mengajukan

RAPBS ke yayasan.

Yayasan menerima dan meninjau ulang RAPBS. Jika RAPBS dapat

diterima maka yayasan akan mencairkan dana per bulan sesuai dengan


proposal sekolah, jika RAPBS tidak dapat diterima maka RAPBS akan

ditolak.


Karena RAPBS untuk satu tahun, maka wakil kepala bagian harus sudah

memikirkan acara untuk satu tahun ke depan. Jika ada acara yang belum

dianggarkan di RAPBS, maka pengadaannya harus diundur.

Karena RAPBS harus sudah rinci, maka wakil kepala bagian harus

sudah merencanakan acara secara rinci. Jika tidak secara rinci, maka ada

kemungkinan proposal akan ditolak

Jika data keuangan hilang, maka bendahara harus mendata ulang dari

awal karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.

Jika ada pergantian data keuangan, maka data tidak akan langsung



laptop pribadi.


keuangan.

3.2.4.19 Proses Perencanaan Anggaran Bulanan:

Penjelasan proses:

Setiap bagian menyerahkan proposal acara yang akan dilaksanakan

bulan depan ke bendahara.

Bendahara menganggarkan dan melampirkan proposal acara setiap

bagian pada proposal bulanan yang akan diajukan ke yayasan.

Bendahara menyerahkan proposal bulanan kepada kepala sekolah untuk

disetujui.

Setelah kepala sekolah menyetujui, maka proposal bulanan akan

diserahkan kembali ke bendahara untuk diajukan ke yayasan.

Bendahara mengajukan proposal bulanan ke yayasan.

Yayasan meninjau ulang proposal bulanan dengan RAPBS. Jika

proposal bulanan diterima oleh yayasan, maka dana akan cair di bulan

depan sebesar anggaran di proposal bulanan tersebut. Jika proposal


bulanan tidak diterima oleh yayasan, maka bendahara wajib merevisi

proposal bulanan tersebut.


Karena proposal yang diajukan harus sesuai RAPBS, maka jika ada

ketidak sesuaian dengan RAPBS akan ditolak oleh yayasan.

Jika dana dari yayasan terlambat, maka persiapan acara pun akan

terlambat.






laptop pribadi.


keuangan.

3.2.4.20 Proses Pembuatan Laporan Keuangan Bulanan:

Penjelasan proses:

Setiap bagian memberikan penjelasan alur keuangannya masing-masing

setiap hari ke bendahara.

Bendahara mencatat alur keuangan setiap harinya pada cash book.

Bendahara membuat laporan keuangan bulanan.

Bendahara menyerahkan laporan keuangan bulanan ke kepala sekolah

untuk disetujui. Jika kepala sekolah tidak menyetujui maka bendahara

akan merevisi kembali. Jika laporan disetujui maka bendahara akan

memberikan laporan keuangan bulanan ke yayasan.


Terkadang pemasukan dan pengeluaran tidak tercatat di hari yang sama,

bendahara dapat memasukkannya di tanggal yang berbeda karena tidak

adanya pemantauan dari kepala sekolah.

Jika ada rapat mendadak, maka anggaran berasal dari dana tak terduga

yang dianggarkan.







laptop pribadi.


keuangan.

3.2.4.21 Proses Pembuatan Laporan Keuangan Tahunan:

Gambar 3.6. BPMN Proses Pembuatan Laporan Keuangan Tahunan


Bendahara mengumpulkan laporan bulanan untuk membuat laporan

tahunan.

Bendahara membuat laporan keuangan tahunan pada bulan Juli /

Agustus dengan melihat laporan keuangan bulanan.

Bendahara menyerahkan laporan keuangan tahunan ke kepala sekolah

untuk disetujui. Jika kepala sekolah tidak menyetujui maka bendahara

akan merevisi kembali.

Jika laporan disetujui maka bendahara akan memberikan laporan

keuangan tahunan ke yayasan.



Jika data laporan bulanan hilang, maka bendahara harus mendata ulang

dari cash book.






laptop pribadi.


keuangan.

3.2.4.22 Proses Perencanaan dan Pelaporan Bantuan Operasional Sekolah

Penjelasan proses:

Selain RAPBS yang diajukan ke yayasan, bendahara juga bertugas

untuk membuat rencana anggaran untuk dana BOS setiap semester di

bulan Juni dan Desember.

Rencana anggaran BOS akan diajukan ke kepala sekolah untuk

disetujui. Jika kepala sekolah sudah menyetujui, rencana anggaran BOS

akan diajukan ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.

Setelah rencana anggaran BOS disetujui oleh Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan, maka dana BOS akan turun ke rekening kepala sekolah

untuk dibelanjakan sesuai rencana anggaran.

Pelaporan dana BOS dilaksanakan setiap semester di bulan Juli dan

Januari minggu kedua.

Setelah disetujui oleh kepala sekolah, maka bendahara akan mengirim

secara online dalam bentuk e-mail dan secara fisik dalam bentuk

dokumen ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.

3.2.4.23 Proses Perawatan dan Pengadaan Barang:

Penjelasan proses:

Bagian sarana dan prasarana memantau kebersihan kelas sehari 2 kali.


Bagian sarana dan prasarana memantau keadaan dan kebutuhan kelas

seminggu 2 kali.

Jika ada barang yang rusak maka bagian sarana dan prasarana maupun

wakil kepala bagian lain dapat mengusulkan pada wakil kepala sarana

dan prasarana.

Wakil kepala sarana dan prasarana meninjau ulang usulan.

Wakil kepala sarana dan prasarana mengajukan proposal pengajuan

anggaran ke bendahara.

Untuk proses peminjaman sarana dan prasarana, peminjam hanya perlu

mengisi tabel peminjaman seperti Gambar 3.7:

Gambar 3.7. Tabel Peminjaman


Jika tidak ada persediaan barang, maka pengadaan barang memakan

waktu cukup lama karena harus dianggarkan untuk bulan depan dan

dana masih turun berupa uang.

Tidak ada pencatatan permintaan barang ke wakil kepala sarana dan

prasarana, semua dilakukan secara lisan. Jika wakil kepala sarana dan

prasarana lupa mencantumkan di proposal pengajuan anggaran bulan

selanjutnya, maka pengadaan barang akan terlambat.


Karena pencatatan dilakukan manual oleh wakil kepala sarana dan

prasarana, maka tidak semua data peminjaman tercatat dalam tabel

peminjaman.

Karena data sarana dan prasarana tidak terupdate rutin setahun sekali,

maka tidak ada kejelasan pasti tentang sarana dan prasarana saat ini.

Jika data sarana dan prasarana hilang, maka bagian sarana dan prasarana

harus mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang

dilakukan sebelumnya.

Jika ada pergantian data sarana dan prasarana, maka data tidak akan





sarana dan prasarana di bagian tata usaha dan sarana dan prasarana.

3.2.4.24 Proses Perekrutan Guru dan Karyawan:

Penjelasan proses:

Kepala sekolah memantau kinerja dan kebutuhan guru dan karyawan

setiap harinya bersama bagian kurikulum.

Jika ada guru atau karyawan yang mengundurkan diri, bagian kurikulum

akan melapor langsung kepada kepala sekolah.

Kepala sekolah mengajukan permintaan guru atau karyawan yang

dibutuhkan ke yayasan.

Jika yayasan memiliki guru atau karyawan cadangan, maka yayasan

akan langsung menempatkan guru atau karyawan tersebut pada sekolah.

Jika yayasan tidak memiliki guru atau karyawan cadangan, maka

yayasan akan memberikan hak kepada sekolah untuk mencari sendiri

guru atau karyawan yang dibutuhkan untuk melamar pekerjaan ke

yayasan.



Karena SMAK merupakan sekolah Katolik, maka guru dan

karyawannya diharuskan beragama Katolik namun jumlah guru dan

karyawan yang beragama Katolik sangat sedikit.

Karena sekolah tidak dapat mengambil keputusan sendiri, maka sekolah

tidak bisa merekrut guru dan karyawan. Guru dan karyawan harus

melamar pekerjaan ke yayasan terlebih dahulu dan keputusan berada di

tangan yayasan.

Jika data guru dan karyawan hilang, maka bagian tata usaha harus


sebelumnya.

Jika ada pergantian data guru dan karyawan, maka data tidak akan





guru dan karyawan di bagian tata usaha, kurikulum, dan staf TI.

3.2.4.25 Proses Penilaian Guru dan Karyawan:

Penjelasan proses:

Proses penilaian guru dan karyawan dilakukan oleh kepala sekolah.

Kepala sekolah akan melihat kinerja guru dengan mengunjungi

langsung ke kelas saat mengajar.

Kepala sekolah akan melihat kinerja karyawan dengan mengunjungi

langsung saat bekerja.

Jika penilaian kinerja guru baik, kepala sekolah berhak mengajukan

guru bersangkutan ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota untuk

naik golongan.

3.2.4.26 Proses Penggajian Guru dan Karyawan:

Penjelasan proses:

Setiap guru dan karyawan diharuskan membuat rekening BTN.


Pihak bank akan mentransfer secara otomatis ke rekening setiap guru

dan karyawan pada akhir bulan.


Karena BTN mengharuskan ada saldo minimum di rekening masing-

masing guru dan karyawan, maka guru dan karyawan tidak dapat

menggunakan saldo secara keseluruhan.

Tidak ada pencatatan di sekolah untuk penggajian guru dan karyawan.

3.2.4.27 Proses Penyelenggaraan Rapat Guru:

Penjelasan proses:

Kepala sekolah harus menjadwalkan rapat rutin yang akan

diselenggarakan dalam satu tahun ke depan.

Kepala sekolah bersama bendahara harus mendata kebutuhan setiap

rapat.

Bendahara harus menganggarkan dana rapat pada RAPBS.


Karena tidak semua rapat dapat direncanakan, maka ada rapat yang tidak

dianggarkan pada RAPBS.

3.2.4.28 Proses Bimbingan Penyuluhan:

Penjelasan proses:

Bagian BP memantau kegiatan peserta didik setiap harinya.

Jika ada laporan tentang salah satu atau kelompok peserta didik, maka

bagian BP akan melakukan tindakan.

Tindakan yang dilakukan ada 2 macam. Bimbingan kelompok yaitu

bimbingan yang dilakukan kelompok peserta didik tertentu. Bimbingan

individu yaitu bimbingan secara individu langsung dengan guru BP.

Bagian BP memantau anak bimbingannya. Jika kondisinya sudah

membaik, bagian BP berhenti membimbing secara mendalam. Jika

kondisinya tetap sama, maka bagian BP akan terus membimbing secara

bertahap.

Bagian BP akan mencatat kasus semua peserta didik dan pemecahannya

sebagai data ke depannya.


Catatan ini bersifat rahasia dan harus ditanda tangani kepala sekolah.


Kurangnya guru BP sekolah saat ini untuk menangani 837 peserta didik.

Jika data BP hilang, maka bagian BP harus mendata ulang dari awal

karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.

Jika ada pergantian data BP, maka data tidak akan langsung terupdate

keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft copy

Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa laptop

pribadi.

3.2.4.29 Proses Promosi Sekolah:

Gambar 3.8. Brosur SMAK

Penjelasan proses:

Promosi dilakukan oleh bagian kesiswaan dengan mengedarkan brosur,

mencetak banner, dan datang ke SMP Katolik yang menjalin kerjasama

untuk menjelaskan proses pendaftaran SMAK. Contoh brosur SMAK

dapat dilihat pada Gambar 3.8.

Bagian kesiswaan juga melakukan promosi dengan cara lain seperti

menyewakan lapangan dan aula untuk suatu kegiatan.



Karena SMAK merupakan SMA swasta Katolik, maka cukup susah

untuk mempromosikan di SMP secara keseluruhan.

Karena promosi juga dilakukan dengan menyewakan lapangan dan aula

untuk kegiatan lain, maka banyak guru sekolah lain yang akan datang

melihat kondisi sekolah dan meniru hal-hal yang menjadi nilai plus

sekolah.

Karena SMA Negeri di pinggiran-pinggiran kota sudah banyak

bermunculan, maka promosi SMAK harus lebih dioptimalkan untuk

menjangkau kota Kediri.

3.2.4.30 Proses Penjadwalan Bimbingan Belajar Kelas Khusus:

Gambar 3.9. Jadwal Bimbingan Belajar Kelas Nasional Plus / Khusus


Penjelasan proses:

Bagian kurikulum menjadwalkan bimbingan belajar untuk kelas X dan

XI khusus setiap semester. Contoh jadwal bimbingan belajar kelas

khusus dapat dilihat pada Gambar 3.9.

Bagian kurikulum melakukan penjadwalan bimbingan belajar secara

acak dan manual.


Karena penjadwalan dilakukan manual, maka terkadang terjadi

kesalahan dalam penjadwalan seperti jadwal yang bertabrakan.

3.2.4.31 Proses Penjadwalan Bimbingan Belajar Kelas XII:

Gambar 3.10. Jadwal Bimbingan Belajar Kelas XII


Penjelasan proses:

Penjadwalan bimbingan belajar kelas XII juga dilakukan oleh bagian

kurikulum secara acak dan manual setiap semester. Contoh jadwal

bimbingan belajar kelas XII dapat dilihat pada Gambar 3.10.

Pada penjadwalan ini, kelas XII khusus akan mendapatkan tambahan

bimbingan belajar setiap Senin oleh lembaga bimbingan belajar GO.




3.2.4.32 Proses Penjadwalan Guru Piket:

Gambar 3.11. Jadwal Piket Guru


Penjelasan proses:

Penjadwalan piket guru dilakukan oleh bagian kurikulum secara acak

dan manual selama satu tahun. Contoh jadwal piket guru dapat dilihat

pada Gambar 3.11.



kesalahan dalam penjadwalan seperti guru yang bersangkutan tidak bisa

untuk melaksanakan piket pada hari tersebut.

3.2.4.33 Proses Penjadwalan Pembina Upacara:

Gambar 3.12. Jadwal Pembina Upacara


Penjelasan proses:

Bagian kesiswaan menjadwalkan pembina upacara secara acak dan

manual selama satu tahun dengan melihat kalender akademik. Contoh

jadwal pembina upacara dapat dilihat pada Gambar 3.12.




3.2.4.34 Proses Penjadwalan Ekstrakurikuler:

Gambar 3.13. Jadwal Ekstrakurikuler


Penjelasan proses:

Penjadwalan ekstrakurikuler dilakukan bagian kesiswaan dengan

melihat jadwal guru ekstrakurikuler dan perjanjian dengan tempat

ekstrakurikuler diadakan.

Penjadwalan dilakukan selama satu tahun. Contoh jadwal

ekstrakurikuler dapat dilihat pada Gambar 3.13.




3.2.4.35 Proses Penjadwalan Guru Piket Ekstrakurikuler:

Gambar 3.14. Jadwal Guru Piket Ekstrakurikuler


Penjelasan proses:

Penjadwalan guru piket ekstrakurikuler juga dilakukan oleh bagian

kesiswaan secara acak dan manual selama satu tahun. Contoh jadwal

guru piket ekstrakurikuler dapat dilihat pada Gambar 3.14.




Karena tidak semua guru piket yang membimbing ekstrakurikuler di

hari piketnya, maka terkadang guru piket tidak hadir.

3.2.4.36 Proses Pengelolaan Perpustakaan:

Penjelasan proses:

Karyawan perpustakaan memberi nomor pada setiap buku yang ada di

perpusatakaan.

Karyawan perpustakaan mencatat informasi dari setiap buku yang ada

di perpustakaan.

Karyawan perpustakaan mencatat semua peminjaman dan

pengembalian buku yang dilakukan peserta didik.


Karena pelaporan perpustakaan jarang diberikan ke wakil kepala bagian

atau pun kepala sekolah, maka pembaharuan buku di perpustakaan

jarang dilakukan.

3.2.5 Functional Decomposition Diagram

1. Proses Penerimaan Peserta Didik Baru

Penjadwalan seleksi

Pendaftaran

Penyeleksian kelas khusus

Pembagian kelas X

Pemesanan kain seragam

Pemesanan bet nama

Pembagian kain seragam


Pembagian bet nama

2. Proses Belajar Mengajar

Pembagian buku pegangan

Pembuatan kalender akademik

Pembagian wali kelas

Pembagian jadwal mengajar

Absensi peserta didik

Penjadwalan UTS dan UAS

Pencatatan nilai mapel

Pencatatan DKN kelas

Pengolahan nilai

Pencatatan buku besar

Pembayaran uang sekolah

Pelaporan pembayaran

3. Proses Kenaikan Kelas

Penilaian dengan KKM

Penilaian absen

Daftar ulang

4. Proses Penjurusan

Pengisian formulir penjurusan

Pengisian formulir persetujuan

Psikotes

Pengelompokkan peminatan

Pengolahan hasil

Pembagian kelas XI dan XII

5. Proses Kelulusan

Pengumuman hasil UNAS

Cap 3 jari

Pengambilan ijazah

6. Proses Keuangan

Perencanaan dana BOS


Pembuatan laporan dana BOS

Perencanaan acara tahunan bagian

Perancanaan anggaran tahunan bagian

Perencanaan anggaran tahunan

Pembuatan proposal bagian

Perencanaan anggaran bulanan

Pembuatan laporan keuangan bulanan

Pembuatan laporan keuangan tahunan

Penggajian guru dan karyawan

7. Proses Pelaporan ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Pelaporan data sekolah

8. Proses Sarana dan Prasarana

Perawatan sarana dan prasarana

Pembelian barang

Pencatatan barang keluar

Pemantauan kebersihan

Pemantauan kebutuhan barang

Pengusulan kebutuhan bagian

Pengajuan proposal pengadaan

Peminjaman sarana dan prasarana

Pencatatan sarana dan prasarana

9. Proses Perpustakaan

Pencatatan perpustakaan

Pelaporan perpustakaan

Peminjaman buku perpustakaan

10. Proses Perekrutan Guru dan Karyawan

Pemantauan kebutuhan guru dan karyawan

Pengajuan kebutuhan guru dan karyawan

Pengusulan guru dan karyawan (jika diperlukan)

Absensi guru dan karyawan

Perekrutan guru dan karyawan


11. Proses Penilaian Guru dan Karyawan

Penilaian guru dan karyawan

12. Proses Penyelenggaraan Rapat Guru

Penjadwalan rapat

Pembuatan anggaran rapat

13. Proses Promosi

Pencetakkan brosur dan banner

Penyebaran brosur

Promosi langsung

Penyewaan lapangan dan aula

14. Proses Penjadwalan Bimbingan Belajar

Penjadwalan bimbingan kelas khusus

Penjadwalan bimbingan kelas XII

15. Proses Kesiswaan

Bimbingan penyuluhan

Penjadwalan pembina upacara

Penjadwalan guru piket

Penjadwalan kesiswaan

Penjadwalan guru piket kesiswaan

3.3 Teknologi Informasi pada SMA Katolik Santo Augustinus

3.3.1 Aplikasi

Aplikasi yang digunakan di SMAK adalah aplikasi dari Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia yang tidak dibuat khusus untuk

proses keseluruhan di dalam sekolah. Aplikasi Dapodik ini menyediakan beberapa

formulir yang dibutuhkan sekolah untuk dapat diunduh tetapi tidak memiliki fitur

export. Karena sekolah juga memiliki formulir dan data sendiri, ditambah dengan

tidak adanya fitur export pada aplikasi, maka banyak terjadi duplikasi data antara

data di Aplikasi Dapodik dan data yang dipunyai sekolah. Pihak sekolah pun hanya

mempunyai satu staf TI untuk memasukkan seluruh data ke Aplikasi Dapodik.

Aplikasi Dapodik hanya membantu sekolah dalam pengiriman data sebagai laporan


ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota. Berikut adalah penjelasan dari Aplikasi

Dapodik:

Gambar 3.15. Halaman Login Aplikasi Dapodik

Gambar 3.15 adalah gambar halaman login Aplikasi Dapodik. Jika sudah

memiliki akun, maka bisa langsung mengisi username yang berupa e-mail dan

password. Jika belum memiliki akun, bisa menekan button registrasi untuk

mendaftarkan akun lalu melakukan login dengan cara yang sama. Satu sekolah

hanya dibatasi satu administrator dengan satu akun dan e-mail.

Gambar 3.16. Halaman Beranda Aplikasi Dapodik


Pada menu seperti Gambar 3.16 terdapat tabel yang berisi identitas sekolah,

tabel yang berisi berita dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, tabel tentang

informasi penting, tabel jumlah peserta didik setiap rombongan belajar, tabel

rincian update log sinkronisasi, tabel proses untuk validasi atau sinkronisasi, tabel

laporan untuk mengunduh data profil sekolah dan absensi peserta didik (hanya

untuk sekolah negeri), tabel export UN untuk mengecek dan mengunduh data

peserta UN, dan tabel untuk mengunduh formulir pendataan, peserta didik, dan

pendidik dan tenaga kependidikan.

Gambar 3.17. Halaman Menu Sekolah Aplikasi Dapodik

Pada menu sekolah seperti Gambar 3.17 terdapat sub menu dari data rinci

sekolah seperti data periodik, data sanitasi, data blockgrant, data layanan khusus,

data program inklusi, data yayasan, data program pengajaran dilayani, dan data

akreditasi. Semua sub menu dari menu sekolah ini bisa diubah dan disimpan

perubahannya sebagai data yang dikirim dan dicatat ke Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan.


Gambar 3.18. Halaman Menu Sarana dan Prasarana Aplikasi Dapodik

Pada menu seperti Gambar 3.18 menyimpan segala bentuk sarana dan

prasarana yang ada di sekolah berdasarkan letak ruangannya. Dalam menu ini

terdapat sub menu sarana dan buku dan alat. Fitur yang terdapat dalam menu ini

adalah tambah, ubah, simpan, hapus, dan validasi letak ruangan sarana dan

prasarana maupun jenis sarana dan prasarananya. Fitur lain yang ada adalah input

kondisi, melengkapi, dan menyalin data periodik sarana dan prasarana.

Pada menu pendidik dan tenaga kependidikan seperti Gambar 3.19

menyimpan semua data guru dan karyawan sekolah. Fitur pada menu ini adalah

tambah, ubah, simpan, dan hapus data guru dan karyawan sekolah. Fitur lainnya

adalah search, ubah data penugasan, menyalin, dan mengunduh data guru dan

karyawan.

Pada menu seperti Gambar 3.20 berisi data semua peserta didik atau peserta

didik di sekolah. Fitur yang ada pun tidak jauh berbeda dengan menu lainnya yaitu

tambah, ubah, simpan, dan hapus data peserta didik. Registrasi, search, proses

bersama kelulusan, menyalin, dan mengunduh data peserta didik pun termasuk fitur

dari menu peserta didik ini.


Gambar 3.19. Halaman Menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Aplikasi

Dapodik

Gambar 3.20. Halaman Menu Peserta Didik Aplikasi Dapodik


Gambar 3.21. Halaman Menu Rombongan Belajar Aplikasi Dapodik

Pada menu rombongan belajar seperti Gambar 3.21 berisi keterangan

rombongan belajar atau kelas-kelas di sekolah. Fitur yang ada adalah tambah, ubah,

simpan, hapus, validasi rombongan belajar, kenaikan kelas, anggota rombongan

belajar, pembelajaran, dan mata evaluasi atau mata pelajaran.

Gambar 3.22. Halaman Menu Peserta Didik yang Keluar Aplikasi Dapodik


Pada menu seperti Gambar 3.22 berisi semua keterangan peserta didik atau

peserta didik yang keluar atau lulus. Fitur dalam menu ini adalah search,

pembatalan peserta didik yang keluar atau lulus, jejak kelulusan, dan mengunduh

daftar peserta didik yang keluar.

Gambar 3.23. Halaman Menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan yang Tidak

Aktif Aplikasi Dapodik

Pada menu seperti Gambar 3.23 berisi semua keterangan pendidik dan

tenaga kependidikan yang tidak aktif. Fitur yang ada pun tidak jauh berbeda dari

menu peserta didik yang keluar yaitu search, pembatalan, dan mengunduh daftar

pendidik dan tenaga kependidikan yang tidak aktif.


Gambar 3.24. Halaman Menu Pengaturan Aplikasi Dapodik

Pada menu pengaturan seperti Gambar 3.24 berisi tentang pengaturan

Aplikasi Dapodik seperti pengaturan tema, pengaturan pengguna, dan mengecek

pembaruan aplikasi.

Selain Aplikasi Dapodik untuk pengiriman data sekolah ke Dinas

Pendidikan dan Kebudayaan Kota, SMAK juga menggunakan Microsoft Excel dan

Microsoft Word untuk membantu proses di dalam sekolah. Microsoft Excel di

SMAK digunakan untuk pencatatan data peserta didik, DKN peserta didik,

mengolah jadwal mengajar, dan untuk pencatatan nilai rapor yang bisa diekspor ke

Microsoft Word untuk rapor peserta didik. Microsoft Word juga membantu tata

usaha untuk proses pembuatan surat-surat yang dibutuhkan sekolah.


3.3.2 Data

1. Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan dari Aplikasi Dapodik:

Gambar 3.25. Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan Aplikasi Dapodik

Gambar 3.25 – 3.29 adalah Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan

yang dapat diunduh dari Aplikasi Dapodik. Formulir ini dapat diisi guru dan

karyawan untuk membantu sekolah mendapatkan data dari guru dan karyawan.


Gambar 3.26. Lanjutan 1 Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan

Aplikasi Dapodik



Aplikasi Dapodik


2. Formulir Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik:

Gambar 3.30. Formulir Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik

Gambar 3.30 – 3.31 adalah Formulir Peserta Didik yang dapat diunduh dari

Aplikasi Dapodik. Formulir ini dapat diisi peserta didik untuk membantu sekolah

mendapatkan data dari peserta didik.


Gambar 3.31. Lanjutan Formulir Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik

3. Formulir Sekolah dari Aplikasi Dapodik:

Formulir Sekolah dari Aplikasi Dapodik ini terdiri dari beberapa formulir

yang di antaranya adalah formulir identitas sekolah, formulir ruangan, formulir

rombongan belajar, formulir sarana dan formulir bantuan dan beasiswa.


Gambar 3.32. Formulir Identitas Sekolah di Formulir Sekolah dari

Aplikasi Dapodik

Gambar 3.32 – 3.37 adalah Formulir Sekolah yang dapat diunduh dari

Aplikasi Dapodik. Formulir ini dapat diisi pihak sekolah untuk membantu sekolah

mendapatkan data yang lengkap.


Gambar 3.33. Lanjutan Formulir Identitas Sekolah di Formulir Sekolah

dari Aplikasi Dapodik


Gambar 3.34. Formulir Ruangan di Formulir Sekolah dari Aplikasi

Dapodik

Gambar 3.35. Formulir Rombongan Belajar di Formulir Sekolah dari

Aplikasi Dapodik


Gambar 3.36. Formulir Sarana di Formulir Sekolah dari Aplikasi Dapodik

Gambar 3.37. Formulir Bantuan dan Beasiswa di Formulir Sekolah dari

Aplikasi Dapodik

4. Pengumuman Penyeleksian Kelas Khusus

Nomor

Nama


Jenis Kelas

5. Kalender Akademik

Gambar 3.38. Kalender Akademik

Gambar 3.38 adalah Kalender Akademik tahunan yang dipunyai sekolah

dan didapat dari MPK.

6. Data Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik:

Nomor Induk Peserta Didik (NIPD)

Nama

Jenis Kelamin

NISN

Tempat Lahir

Tanggal Lahir

NIK

Agama

Kebutuhan Khusus

Alamat (RT, RW, Dusun, Kelurahan, Kecamatan, Kode Pos)

Jenis Tinggal


Alat Transportasi

Telepon

Handphone

E-mail

SKHUN

Penerima KPS

Nomor KPS

Data Ayah (Nama, Tahun Lahir, Jenjang Pendidikan, Pekerjaan,

Penghasilan, Kebutuhan Khusus)

Data Ibu (Nama, Tahun Lahir, Jenjang Pendidikan, Pekerjaan,

Penghasilan, Kebutuhan Khusus)

Data Wali (Nama, Tahun Lahir, Jenjang Pendidikan, Pekerjaan,

Penghasilan)

Rombongan Belajar Saat Ini

7. Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan dari Aplikasi Dapodik:

Nama

NIK

Jenis Kelamin

Tempat Lahir

Tanggal Lahir

Nama Ibu Kandung

Status

Tanggal Surat Tugas

Jenis Pendidik dan Tenaga Kependidikan

8. Data Rombongan Belajar dari Aplikasi Dapodik:

Jenis Rombongan Belajar

Tingkat Pendidikan

Kurikulum

Program Pengajaran Satuan Pendidikan

Nama Rombongan Belajar


Wali / Guru Kelas

Prasarana

9. Formulir Penjurusan:

Nama

Nomor Absen

Kelas

Nilai Pelajaran IPA (Matematika, Fisika, Kimia, Biologi)

Nilai Pelajaran IPS (Matematika, Ekonomi, Geografi, Sosiologi,

Sejarah)

10. Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru:

Gambar 3.39 adalah Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru yang dibuat

oleh pihak sekolah sendiri. Sekolah menggunakan formulir ini sampai saat ini dan

tidak menggunakan Formulir Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik.


Gambar 3.39. Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru


11. Data Peserta Didik Baru:

Gambar 3.40. Data Peserta Didik Baru

Gambar 3.41. Lanjutan Data Peserta Didik Baru

Gambar 3.40 – 3.41 adalah Data Peserta Didik Baru yang dibuat oleh

pihak sekolah sendiri untuk menyimpan data peserta didik baru sementara.


12. Data Sarana dan Prasarana:

Gambar 3.42. Data Sarana dan Prasarana

Gambar 3.42 adalah Data Sarana dan Prasarana yang dibuat oleh pihak

sekolah sendiri untuk menyimpan data sarana dan prasarana berdasarkan ruangan.

13. Data Kumpulan Nilai:

Data kumpulan nilai terdiri dari beberapa bagian di antaranya biodata, mata

pelajaran, nilai, pengembangan diri, kompetensi, dan merge. DKN SMAK

disimpan dalam Microsoft Excel yang dapat dilihat pada Gambar 3.43 – 3.51.

Gambar 3.43. Bagian Biodata di Data Kumpulan Nilai


Keterangan lengkap bagian Biodata di data kumpulan nilai adalah:

- Nomor Urut

- Nama Lengkap Peserta Didik

- Nama Panggilan Peserta Didik

- Alamat (Nama Jalan, RT, RW, Nama Dusun, Desa / Kelurahan,

Kecamatan, Kota / Kabupaten, Provinsi, Kode Pos)

- Nomor Telepon Rumah

- Nomor Handphone

- Nomor Absen

- NIPD

- NISN

- Program Studi

- Jenis Kelamin (Singkat, Panjang)

- Tempat Lahir

- Tanggal Lahir (DD/MM/YYYY, Long)

- Agama

- Anak ke-

- Status Keluarga

- Jenis Ijazah Untuk Masuk

- Tahun Ijazah

- Nomor Ijazah

- Data Ayah (Pekerjaan, Nama Jalan, RT, RW, Nama Dusun, Desa /

Kelurahan, Kecamatan, Kota / Kabupaten, Provinsi, Kode Pos,

Nomor Telepon Rumah, Nomor Handphone)

- Data Ibu (Pekerjaan, Nama Jalan, RT, RW, Nama Dusun, Desa /



- Data Wali (Pekerjaan, Nama Jalan, RT, RW, Nama Dusun, Desa /



- Catatan Lain


Gambar 3.44. Bagian Mata Pelajaran di Data Kumpulan Nilai

Gambar 3.45. Bagian Nilai di Data Kumpulan Nilai


Gambar 3.46. Lanjutan Bagian Nilai di Data Kumpulan Nilai

Gambar 3.47. Bagian Pengembangan Diri di Data Kumpulan Nilai

Gambar 3.48. Lanjutan 1 Bagian Pengembangan Diri di Data Kumpulan

Nilai


Gambar 3.49. Lanjutan 2 Bagian Pengembangan Diri di Data Kumpulan

Nilai

Gambar 3.50. Bagian Kompetensi di Data Kumpulan Nilai

Gambar 3.51. Bagian Merge di Data Kumpulan Nilai


14. Proposal Pengajuan Anggaran Bagian:

Gambar 3.52. Proposal Pengajuan Anggaran Bagian

Gambar 3.52 adalah Proposal Pengajuan Anggaran Bagian Sarana dan

Prasarana yang nantinya akan diserahkan ke bendahara.

15. Jadwal Mata Pelajaran:

Jadwal mata pelajaran terdiri dari beberapa bagian di antaranya kode guru,

kelas XII, kelas XI, kelas X, olah jadwal, dan siap cetak. Gambar 3.53 – 3.59 adalah

jadwal mata pelajaran yang disimpan sekolah di Microsoft Excel.


Gambar 3.53. Kode Guru di Jadwal Mata Pelajaran

Gambar 3.54. Jadwal Mata Pelajaran Kelas XII


Gambar 3.55. Jadwal Mata Pelajaran Kelas XI

Gambar 3.56. Jadwal Mata Pelajaran Kelas X


Gambar 3.57. Olah Jadwal di Jadwal Mata Pelajaran

Gambar 3.58. Lanjutan Olah Jadwal di Jadwal Mata Pelajaran

Gambar 3.59. Siap Cetak di Jadwal Mata Pelajaran


3.3.3 Teknologi

SMAK saat ini belum memiliki jaringan yang menyeluruh. Jaringan yang

ada hanya sebatas 2 komputer server dan 80 komputer client di ruang TIK untuk

proses pembelajaran. Komputer lain yang digunakan adalah 1 komputer di ruang

perpustakaan, ruang radio UKS, ruang UKS, 2 komputer dan 1 laptop di ruang

wakil kepala sekolah, dan 6 komputer dan 4 laptop di ruang tata usaha. 11 komputer

dan 5 laptop ini tidak terhubung dengan server. Perpindahan data masih dilakukan

manual menggunakan flashdisk dan sebagian besar masih menggunakan laptop

pribadi. 11 komputer tersebut memiliki spesifikasi OS Microsoft Windows 7

Professional 32-bit, processor Intel® Core (TM) i3-2120 CPU 3,30 GHz, RAM

2,00 GB, VGA Intel® HD Graphics, HDD 500 GB, monitor, mouse, dan keyboard

Acer, sound speaker dan 5 laptop tersebut memiliki spesifikasi CPU 2,20 GHz dan

RAM 2,00 GB dengan OS Microsoft Windows 7.

Komputer Server

- Jumlah : 2 buah

- Letak : Ruang komputer

- Spesifikasi : Operating Sistem (OS) Microsoft Windows 7

Ultimate 32-bit, processor Intel® Core (TM) i5 CPU 3,30 GHz,

RAM 4,00 GB, VGA Intel® High Definition (HD) Graphics, HDD

1000 GB, monitor, mouse, dan keyboard Acer, sound Realtek HD

Audio Output

Komputer Client

- Jumlah : 80 buah

- Letak : Ruang komputer

- Spesifikasi : OS Microsoft Windows 7 Professional 32-bit,

processor Intel® Core (TM) i3-2120 CPU 3,30 GHz, RAM 2,00

GB, VGA Intel® HD Graphics, HDD 500 GB, monitor, mouse, dan

keyboard Acer, sound speaker

sma katolik santo augustinus · pramuka karawitan ... didik yang mendapat peringkat pertama dalam...

Documents