SISTIM PENCATATAN UTANG

2.1 PROSEDUR PENCATATAN UTANG

Ada dua metode pencatatan utang

1. Account Payable Procedur

2. Voucher Payable Procedures

1. Account Payable Procedur

Menurut metode account payable procedur, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang.

Faktur dari pemasok

Jurnal pembelian

Kuintansi dari pemasok Jurnal

pengeluaran kas

kartu utang

Pencatatan transaksi

Pembayaran utang

Pencatatan transaksi

.......... timbulnya utang

2. Voucher Payable Procedures

Menurut voucher payable procedures tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dibagi menjadi dua yaitu :

1. One-time voucher prosedur

2. Built-up Voucher Procedures

1. One-time voucher prosedur

Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (teridiri dari 3 lembar). One-time voucher prosedur ini dibagi menjadi dua, yaitu :1. One – time voucher prosedur dengan dasar tunai (cast basis )2. One time voucher prosedur dengan dasar waktu

1. One – time voucher prosedur dengan dasar tunai (cast basis )

2. One time voucher prosedur dengan dasar waktu

2. Built-up Voucher Procedures

2.2 DISTRIBUSI PEMBELIAN

• Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media (faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam pembelian, distribusi ini menyangkut peringkasan pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan pembayarannya untuk penyusunan laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan dan biaya.

Ada 5 metode distribusi pembelian 1. Metode Jurnal Berkolom atau Metode Spread Sheet

2. Metode Rekening Berkolom 3. Metode Rekening Tunggal

4. Metode Tiket Tunggal(Unit Ticket Method)

5. Metode Distribusi dengan Komputer

2.3 SISTEM RETUR PEMBELIAN

2.3.1. Deskripsi kegiatan

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.

2.3.2. fungsi yang terkait

fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian ada 4 yaitu

1. Fungsi gudang

2. Fungsi pembelian

3. Fungsi pengiriman

4. Fungsi akuntansi

2.3.3 Dokumen yang digunakan dalam sisitim retur pembelian ada 2 yaitu :

1. Memo Debit

2. Laporan pengiriman barang

2.3.4 Catatan Akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian ada 3 yaitu :

1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum

2. Kartu persediaan

3. Kartu utang

2.3.5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sitem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

a. Prosedur perintah retur pembelian

b. Prosedur pengiriman barang ke pemasok

c. Prosedur pencatatan utang

2.3.6 Unsur pengendalian intern Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman,

fungsi pencatatan utang, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian

yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut

Sistem Otoritas dan Prosedur Pencatatan

3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian

4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman

5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit

yang didukung dengan laporan pengiriman barang

6. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Praktik yang Sehat

7. Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak.

8. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic

irekonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar

2.3.7. Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Pembelian