sistem temu kembali arsip rekam medis pasien di...
TRANSCRIPT
SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP REKAM MEDIS PASIEN
Di Rumah Sakit Hermina Kemayoran
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh
ADELIA RACHMA
NIM: 1112025100091
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1439 H/ 2017 M
i
ABSTRAK
Adelia Rachma (1112025100091). Sistem Temu Kembali Arsip Rekam Medis
Pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran. Di bawah bimbingan Mukmin
Suprayogi, M.Si. Program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan
Humaniora Universitas Islam Negri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui proses pengelolaan arsip rekam medis
pasien, mengetahui proses penemuankembali arsip rekam medis pasien dan
kendala yang dihadapi dalam menemukan kembali arsip rekam medis. Penelitian
ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang
digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka,
dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisi data meliputi reduksi data, penyajian
data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat
disimpulkan bahwa unit rekam medis Rumah Sakit Hermina Kemayoran proses
penciptaan atau pengadaan arsip rekam medis terdiri dari prosedur penerimaan
pasien dan pengisian rekam medis oleh tenaga kesehatan. Untuk penyimpanan
arsip rekam medis yang digunakan di Rumah Sakit Hermina Kemayoran
menggunakan sistem angka akhir yaitu dengan menjajarkan arsip rekam medis
berdasarkan nomor urut rekam medis pada dua angka kelompok akhir, selain itu
azas penyimpanan yang digunakan adalah azas sentralisasi. Proses temu kembali
arsip rekam medis dilakukan secara manual dengan menggunakan slip permintaan
yang di kirim dari bagian pendaftaran ke bagian rekam medis untuk dicarikan
rekam medis yang dibutuhkan sesuai nomor rekam medis yang ada di slip
permintaan. Dalam proses penemuan kembali arsip rekam medis di Rumah Sakit
Hermina Kemayoran terdapat kendala, yaitu: ruang penyimpanan dan waktu
untuk menemukan kembali rekam medis yang cukup lama.
Kata kunci: sistem temu kembali arsip, rekam medis, rumah sakit.
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil‟alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada
Allah SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan
rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Sistem temu
kembali arsip rekam medis pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran”.
Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjunganku Baginda
Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala
kasih sayangnya dapat terus kita rasakan hingga akhir perjalanan hidup kita.
Aamiin YRA.
Bantuan dan partisapasi telah diberikan oleh berbagai pihak dalam
peneyelesaian skripsi ini mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga
skripsi ini siap dijilid. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan
terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu perpustakaan
dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah
berkenan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan
pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.
iii
4. Ibu Alfida, MLIS, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah
memberikan pengarahan dan serta masukan atas penelitian penulis.
5. Seluruh Bapak/Ibu Dosen Jurusan Ilmu perpustakaan dan Informasi
Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hdayatullah Jakarta, yang telah
memberikan ilmu pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis,
sosial, dan keagamaan.
6. Kepala Unit Rekam Medis rumah Sakit Hermina Kemayoran, yang telah
memberikan izin serta memberikan dukungan kepada penulis dalam
melaksanakan penelitian.
7. Staff unit rekam medis yang telah meluangkan pikiran, tenaga dan waktu
dalam membantu penyusunan skripsi ini.
8. Kedua Orangtua ku, Bapak dan Ibu tercinta, terimakasih bapak dan ibu
telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta
untaian do‟a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian, dan memberikan
semangat yang mendorong penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
9. Adik ku Firdha Rachma Isnaini, Dhani Imaduddin, Amanda Aini Rachma,
yang telah memberikan dukungannya kepada penulis, serta seluruh
keluarga besar penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
10. Gita Dwi Noviani, Santy Puspita Dewi, Anita Aditya, Anisa Rahmawati,
Reza Nawafella, Uluhiyah Mahmudah, Eriza Anindy. Terimakasih telah
memberikan semangat, saran serta selalu memberikan keceriaan disela-
sela kepenatan.
11. Teman-teman seperjuangan Ilmu perpustakaan dan Informasi 2012,
khususnya IPI C 2012. Yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan
iv
skripsinya, semoga kita semua menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi
diri sendiri dan orang lain. Amin YRA.
12. Kaka-kaka Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi angkatan 2011, Ka
Muthia, Ka Annisya, Ka Donna dan yang lainnya yang tidak bisa penulis
sebutkan satu per satu semoga kita semua menjadi orang-orang yang
bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain. Aamiin YRA.
13. Teman-teman KKN AMPERA 2015 yang memberikan banyak
pengalaman selama pelaksanaan KKN di Desa Sukamanah,
Megamendung, Bogor.
14. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi
ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do‟a dan ucapan
terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas
segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu
menyelesaikan skripsi ini, Aamiin.
Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat „tiada gading yang tak retak‟,
demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan
sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh
masukan berupa kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan
skripsi ini dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk
sekecil apapun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
penulis dan pembaca.
Jakarta, 19 September 2017
Adelia Rachma
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ...................................................................................................... i
KATA PENGANTAR .................................................................................... ii
DAFTAR ISI ............................................................................................. v
DAFTAR TABEL .......................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. viii
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .............................................................................. 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ............................................ 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ..................................................... 6
D. Definisi Istilah ............................................................................... 7
E. Sistematika Penulisan .................................................................... 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Definisi Arsip ........................................................................ 10
2. Tujuan Arsip .......................................................................... 12
3. Pengelolaan Arsip.................................................................. 13
4. Temu Kembali Arsip ............................................................. 14
B. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis...................................................... 15
2. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis ....................................... 16
3. Kegunaan Rekam Medis ....................................................... 17
4. Isi Rekam Medis .................................................................... 19
5. Pengelolaan Rekam Medis .................................................... 20
C. Sistem Temu Kembali Rekam Medis
1. Pengertian Temu Kembali ..................................................... 32
D. Proses Temu Kembali Arsip Rekam medis ................................. 35
E. Penelitian Terdahulu.................................................................... 36
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .................................................. 38
B. Pemilihan Informan ..................................................................... 38
C. Teknik Pengumpulan Data
vi
1. Data Primer............................................................................ 39
2. Data Sekunder ....................................................................... 42
D. Teknik Analisis Data ................................................................... 43
E. Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................... 44
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Rumah Sakit Hermina Kemayoran
1. Sejarah Rumah Sakit ............................................................. 46
2. Letak Geografis ..................................................................... 49
3. Pelayanan Rumah Sakit ......................................................... 50
4. Visi Misi Moto dan Tujuan Rumah Sakit ............................. 51
B. Profil Unit Rekam Medis Rumah Sakit Hermina Kemayoran
1. Visi Misi Unit Rekam Medis RS Hermina Kemayoran ........ 52
2. Tujuan Unit Rekam Medis RS Hermina Kemayoran ............ 52
3. Moto Unit Rekam Medis RS Hermina Kemayoran .............. 53
4. Sumber Daya Manusia .......................................................... 53
5. Waktu Kerja .......................................................................... 53
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
1. Pengelolaan Arsip Rekam Medis Pasien
di Rumah Sakit Hermina Kemayoran ................................... 59
2. Proses Temu Kembali Arsip Rekam Medis Pasien
di RS Hermina Kemayoran ................................................... 66
3. Proses Temu Kembali Arsip Rekam Medis Pasien
di RS Hermina Kemayoran ................................................... 70
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan .................................................................................. 71
B. Saran ............................................................................................ 72
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 73
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Informan ................................................................................... 39
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ..................................................................... 44
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Dosen Pembimbing
Lampiran 2 Surat Tugas Menjadi dosen Pembimbing
Lampiran 3 Surat Pergantian Judul Skripsi
Lampiran 4 Surat Izin Penelitian
Lampiran 5 Surat Keterangan Izin Penelitian
Lampiran 6 Transkrip Wawancara
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap instansi baik pemerintahan maupun swasta memiliki dokumen
penting yang harus teteap disimpan dan dijaga dengan baik, dokumen ini
berkaitan dengan jalannya suatu instansi tersebut. Dokumen-dokumen tersebut
juga disebut dengan istilah arsip, arsip merupakan salah satu aspek yang
membantu kinerja suatu instansi baik secara internal maupun eksternal.
Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain
media informasi juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung
jawabkan kebenarannya. Arsip merupakan produk yang tercipta oleh instansi
manapun untuk kegiatannya sehari-hari yang melandasi pengambilan
tindakan, melakukan kegiatan sehari-hari, dan memori organisasi.Selain itu
juga merupakan bahan bukti peradilan yang sah, dan penyelenggaraan
administrasi. Maka dari itu arsip perlu dikelola dengan baik pentingnya arsip.1
Arsip adalah suatu dokumen yang harus dikelola dengan baik, dimana
pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan secara
fisiknya saja. Akan tetapi pengelolaan arsip yang dimaksud juga mengarah
pada bagaimana untuk mempermudah proses temu kembali, baik dalam
jangka waktu pendek maupun panjang.
Pengelolaan informasi/arsip harus dilakukan dengan baik, dari awal
proses pengadaan/penciptaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali,
1Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).h.13
2
perawatan/pemeliharaan dan sampai tahap pemusnahan. Terutama pada proses
pengolahan dan penyimpanan informasi/arsip yang dimiliki merupakan
tahapan yang sangat fatal apabila dilakukan dengan sembarang tanpa
menggunakan pedoman ataupun acuan yang sudah ditentukan/dirancang
Mengingat pentingnya arsip sebagai sumber informasi bagi lembaga
maka pemerintah memeberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 nomor 2 disebutkan bahwa
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanakan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2
Rumah sakit merupakan salah satu lembaga pelayanan masyarakat
yang bergerak di bidang kesehatan. Hal tersebut memungkinkan banyaknya
arsip yang tercipta dikarenakan kebutuhan kesehatan masyarakat.Arsip yang
dimiliki oleh rumah sakit harus dikelola agar dapat melayani masyarakat
dengan baik. Pengelolaan arsip merupakan suatu yang penting bagi suatu
institusi. Pada dunia kesehatan arsip yang dihasilkan rumah sakit adalah rekam
medis. Rekam medis dikategorikan sebagai arsip apabila dilihat dari aspek
dokumentasi karena arsip merupakan rekaman kegiatan pemberian layanan
kesehatan dari tenaga medis baik di rumah sakit maupun sarana layanan
lainnya.
2 ANRI, “Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” 2009
3
Unit rekam medis memiliki peranan yang sangat penting bagi suatu
instansi pelayanan kesehatan atau rumah sakit karena rekam medis
merupakan catatan yang harus dijaga keberadaanya dan kerahasiaanya.
Menurut Peraturan Mentri Kesehatan RI No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang
rekam medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan dan dokumen
tersebut sangat penting karena dengan data yang lengkap dapat memberikan
informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan, penanganan,
tindakan medis dan lainnya.3
Menurut Edna K. Huffman dalam bukunya Heath Information
Management yang dimaksud rekam medis adalah rekaman atau catatan
mengenai siapa,apa,mengapa, dan bagaimana pelayanan yang diberikan
kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai
pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup
untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta
merekamnya.4Arsip rekam medis merupakan bagian dari bukti pertanggung
jawaban rumah sakit kepada pelayanannya.Oleh karena itu, pengelolaan arsip
rekam medis di rumah sakit harus sesuai dengan ketentuan, petunjuk, dan
pedoman kearsipan.
Temu kembali arsip menjadi hal yang penting karena keberhasilan
suatu instantasi dilihat dari pelayanan yang diberikan secara cepat dan tepat
3 Kementrian Kesehatan RI. “Permenkes RI Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam
Medis”. (Kementrian Kesehatan,2008) 4 Edna K. Huffman, Health Information Management (Illinois: Physician Record
Company, 1994), h.47.
4
hal ini tentu saja tidak bisa lepas dari kegiatan pengambilan kembali rekam
medis atau temu kembali informasi sebagaimana dikatakan Sulistyo Basuki
bahwa temu kembali informasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk
menyediakan dan mengumpulkan informasibagi pemakai sebagai jawaban atas
permintaan kebutuhan pemakai. Temu kembali informasi dituntut untuk
memberikan pelayanan prima yang memuaskan penggunanya. Salah satunya
dengan cara merancang atau membangun sistem temu kembali yang baik guna
mempercepat dan mempermudah pengguna dalam menemukan informasi
yang mereka inginkan dan butuhkan, baik secara manual (konvensional)
maupun terkomputerisasi (digitalisasi). Alat bantu temu kembali arsip
diperlukan suatu alat untuk menunjukan dimana arsip-arsip tersebut disimpan,
alat bantu arsip dapat berupa kode, indeks, tunjuk silang, klasifikasi disamping
itu terdapat juga sarana penunjang berupa folder, filling cabinet, dan guide.
Sistem temu kembali informasi didefinisikan sebagai suatu proses pencarian
informasi dengan menggunakan kode-kode yang mendeskripsikan informasi
sesuai dengan subjek informasi tersebut5.
Rumah sakit Hermina Kemayoran adalah rumah sakit swasta sosio-
ekonomi yang mengkhususkan diri dalam bidang pelayanan spesifikasi
kebidanan dan penyakit kandungan dan kesehatan anak, serta ditunjang
dengan unit-unit pelayanan spesialistik dalam menjalankan fungsinya.Dari
data yang dimiliki Rumah Sakit Hermina Kemayoran bahwa permintaan
rekam medis pasien yang berobat mencapai 900 rekam medis pada setiap
harinya. Hal ini memungkinkan sibuknya di unit rekam medis karena
5Irma elvina.dkk.”Desain Konseptual Pengguna Hiperling Sebagai Alat Bantu Temu
Kembali Informasi Di Perpustakaan.” (T.tp:T.pn),h 15
5
permintaan rekam medis pasien untuk berobat dalam hal ini unit rekam medis
dituntut untuk dapat menemukan kembali arsip rekam medis dengan cepat
dengan waktu idealnya paling lama 5-10 menit
Berdasarkan observasi awal dan wawancara petugas rekam medis
dikatakan adanya masalah dalam penemuan kembali rekam medis pasien
karena yang terpencar harusnya sentralisai hal tersebut karena kurangnya
ruang penyimpanan hal tersebut memakan waktu lebih dari 10 menit ketika
mengambil rekam medis. Kemudian adanya penggabungan antara ruangan
rekam medis aktif dan in aktif yang seharusnya terpisah dijadikan satu karena
terbatasnya ruangan dan menyebabkan ruangan jadi tidak maksimal untuk
digunakan.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dari itu penulis tertarik untuk
melakukan penelitian mengenai sistem temu kembali arsip rekam medis yang
dilakukan di Rumah Sakit Hermina Kemayoran sehingga dapat mudah
ditemukan kembali guna untuk memberikan pelayanan dan pengambilan
keputusan cepat dan tepat kepada pasien, yang kemudian penulis ungkapkan
dalam sebuah skripsi berjudul “Sistem Temu Kembali Arsip Rekam Medis
Pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang
telah dipaparkan di atas maka peneliti membatasi masalah mengenai
sistem temu kembali rekam medis pasien di Rumah Sakit Hermina
6
Kemayoran. Yaitu, di mana peneliti membahas secara mendalam tentang
proses pengelolaan arsip rekam medis, temu kembali rekam medis, dan
kendala yang di hadapi oleh unit rekam medis dalam temu kembali.
2. Perumusan Masalah
Berdasaran latar belakang yang telah diuraikan maka penulis
merumuskan masalah penelitian sebagai berikut :
1. Bagaimana proses pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit
Hermina Kemayoran ?
2. Bagaimana proses temu kembali rekam medis di Rumah Sakit
Hermina Kemayoran ?
3. Kendala apa yang dihadapi di Unit Rekam Medis dalam temu
kembali arsip rekam medis ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Agar sasaran dalam penelitian ini jelas dan sesuai dengan perumusan
permasalahan maka tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan arsip rekam
medis pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran
2. Untuk mengetahui bagaimana temu kembali arsip rekam medis
pasien Rumah Sakit Hermina Kemayoran
3. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi unit rekam
medis dalam temu kembali berkas rekam medis.
7
2. Manfaat Penelitian
Dari hasil penelitian ini diharapkan memperoleh manfaat sebagai
berikut :
a. Bagi Instansi Terkait
Penelitian ini diharpkan dapat menjadi acuan dan memberikan saran
dan masukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan proses temu
kembali arsip rekam medis pasien di unit rekam medis. Dengan adanya
saran dan masukan dari peneliti diharpkan pihak bagian unit rekam
medis dapat menjadikan saran dan masukan tersebut untuk dijadikan
bahan pertimbangan dan evaluasi terhadap temu kembali arsip rekam
medis pasien.
b. Bagi Akademis
Penelitian ini dapat menjadi salah satu acuan dalam bidang mengenai
temu kembali arsip dan dapat menjadi tambahan referensi untuk
menambah wawasan pengetahuan akademik dan keilmuan tentang
temu kembali.
c. Bagi Peneliti
Penelitian ini bermanfaat bagi peneliti untuk meningkatkan
pemahaman dan menambah wawasan ilmu pengetahuan.
D. Definisi Istilah
1. Sistem Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu
kegiatan dalam bidang kearsipan yang bertujuan untuk menemukan
8
kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan
administrasi
2. Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan, dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan
E. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan penulisan maka penulis menggunakan sistematika
penulisan sebagai berikut :
Bab I Pendahuluan
Bab ini memuat latar belakang, pembatasan dan perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini memuat literatur yang berkaitan dengan masalah
yang akan diteliti, dari define arsip, sistem temu kembali
asrip dan rekam medis.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini memuat tentang jenis dan pendekatan peneletian,
kriteria informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis
data, dan jadwal penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit
Hermina Kemayoran.
9
Bab IV hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat tentang profil objek penelitian, dan
pembahasan dari hasil penelitian di Rumah Sakit Hermina
Kemayoran.
Bab V Penutup
Bab ini memuat tentang kesimpulan dan saran dari peneliti
setelah melakukan penelitian.
10
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Definisi Arsip
Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahdaerah,lembaga
pendidikan,organisasi politik,organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.6
Menurut The Liang Gie, arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatua kegnaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.7
Menurut Barthos, arsip adalah catatan tertulis baik dalam bentuk gambar
ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu
subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang sebagai
daya ingat orang.8
Pengertian arsip menurut James Gregory Bradsher, 9yaitu :
“archives are the official or organized records of governments, public and
private institutions and organizations, gropus of people and individuals,
6Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
7The Liang Gie.Administrasi Perkantoran (Yogyakarta:Modern Liberty,2006).h. 118
8 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta;Bumi Aksara,2000).h 1
9James Gregory Bradsher “Managing Archives and ArchivalInstitutions”.(TheUniversity
Chicago Press,1991).h.3
11
whatever their date, form and material appearance, which are no longer
needed to conduct current business, but are preserved, either as evidence
of origins, structures, functions, and activities or because of the value of
the information they contain, wheter or not they have been transferred to
an archival institution.”
Dari beberapa pengertian yang telah penulis uraikan, maka pengertian
arsip adalah informasi yang terekam dan tertulis dalam segala bentuk yang
dipergunakan untuk kenutuhan dalam menunjang pelaksanaan suatu
kegiatan organisasi maupun perorangan.
Arsip dapat dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip
statis.Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung
untuk penyelenggaraan administarsi sehari-hari.Arsip dinamis ini masih
aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi sehari-
hari.10
Oleh karena itu arsip dinamis masih berada di unit kerja atau unit
pengolahan arsip. Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik
kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih
dipergunakan. secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
kegiatan lainnya. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan, berkebangsaan
pada umumnya maupun untuk penyelenggara sehari-hari administrasi
Negara. Arsip mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional akan
disimpan di ANRI, dan dapat diakses oleh masyarakat yang
berkepentingan.
10
Boedi martono.“Penyusutan dan Pemngamanan Arsip Vital dalam Manajemen
Kearsipan”.(Jakarta:Pustaka Sinar Harapan,1994). h.105
12
2. Tujuan Arsip
Tujuan arsip menurut Barthos ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang perenanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.11
Sedangkan Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009
Tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
5. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
11
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta;Bumi Aksara,2000).h 12
13
3. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan adalah penyelenggaraan atau pengurusan agar sesuatu yang
dikelola dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.
Menurut Winarno Hamiseno, di dalam bukunya Suharsimi Arikunto
dinyatakan bahwa “pengelolaan adalah substantif dari mengelola.
Sedangkan mengelola berarti suatu tindakan yang dimulai penyusunan
data, merencana, mengorganisasikan, melaksanakan sampai dengan
pengawasan dan penilaian.”12
Pengelolaan arsip dinamis adalah suatu kegiatan yang secara efesien dan
sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan, penyimpanan dan
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan. Hal ini
diungkapakan oleh Elizabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo sebagai berikut :
“Records management is the field of management responsible for the
efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use
and disposition of records.”13
Pengelolaan arsip dinamis bertujuan untuk memenuhi harapan dalam
mengidentifikasi arsip dinamis, menyimpannya selama diperlukan dan
melakukan pemusnahan atau penyusutan terhadap tumpukan arsip dinamis
yang tersebar dilemari.Hal ini diungkapkan oleh Kenneth A. Megill
sebagai berikut :
“Records management became a hopeless chase of identifying the record
copy, saving it as long as required and begging organizatons to discard
the mountain of copies dispersed in file cabinets throughout the
company.”14
12
Suharsimi Arikunto, Pengelolaan Kelas dan Siswa (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
1996), h.8. 13
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of
principlesand practice (London: Facet Publishing, 2003), h.1. 14
Kenneth A. Megill, Corporate Memory: Records and Information Management in the
Knowledge Age (Morlenbach: Strauss GmbH, 2005), h.96.
14
Dari beberapa penjelasan mengenai pengelolaan arsip dinamis, bahwa
aspek-aspek dalam mengelola arsip dinamis meliputi: penciptaan dan
penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan.
4. Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana suatu arsip dapat
ditemukan dengan mudah dalam waktu cepat dan tepat, hal ini sangat
berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan kembali
arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara
komputerisasi.Menurut sedarmayanti15
, menyimpan arsip pada tempat
yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan
mudah.Penemuan kembali arsip sangatlah erat hubungannya dengan
sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung
kecekatan petugas arsip. Sedangkan menurut Widjaja16
, penemuan
kembali arsip dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena
melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu kendali tersebut bukanlah
semata-mata untuk keperluan temu kembali, karena tanpa kartu kendali
arsip dalam filling cabinet sudah cukup memudahkan penemuan kembali
arsip yang diperlukan.
15
Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern( Bandung:
Mandar Maju, 2003). h 79 16
Widjaja, A.W. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: PT Raja Grafindo
Persada, 1993). h. 177
15
B. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan, dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.17
Dan pengertian rekam
medis dirumah sakit adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas, anmnese, pemeriksaan, diagnosis pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat
di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk unit gawat
darurat dan unit rawat inap.18
Rekam medis merupakan rekod yang merekam informasi tentang
pasien.Hal tersebut juga diungkapkan oleh Edna K Huffman dalam
bukunya Health Information Management.19
“The medical record is a compilation of partinent facts of a patient’s life
and health history, including past and present illness and treatments,
written by health profesionals contributing to that patient’s care”
Yang artinya rekam medis adalah kompilasi fakta-fakta yang tepat dari
kehidupan pasien dan sejarah kesehatannya, mencakup identifikasi
penyakit-penyakit dan perawatan pada masa lalu dan saat ini yang ditulis
oleh profesional kesehatan yang mendorong pelayanan kepada pasien.
17
Departmen Kesehatan RI. Peraturan Mentri Kesehatan RI No. 749
a/MenKes/Per/XII/1989 (Jakarta: Depkes RI,1989) 18
Departmen Kesehatan RI. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/Medical
Record Rumah Sakit (Jakarta: Depkes RI, 1991) 19
Edna K Huffman. Health Information Management(USA: Physician’s Record
Company,1994).h. 28
16
Rekam medis sebagai suatu dokumentasi yang disusun secara sistematis
mengenai sejarah kesehatann pasien dan perawatan yang telah dilakukan.20
Rekam medis dapat diartikan secara sempit ataupun secara luas.Secara
sempit, rekam medis hanya merupakan catatan dan dokumen tentang
keadaan pasien.Sedangkan secara luas rekam medis mempunyai
pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis, kegiatan
pencatatan hanya merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan rekam
medis.
2. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan di rumah sakit. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,
tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor
yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.21
Pemfaatan rekam medis menurut Permenkes No 269/Menkes/Per/III/2008
Pasal 13 tentang rekam medis yaitu :
a. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien
b. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran,
kedokteran gigi dan penegak etika kedokteran dan etika kedokteran
gigi
c. Keperluan pendidikan dan penelitian
20
McKinley Health Center, “The Medical Record”. Artikel diakses pada 5 Maret 2017
dari http://mckinley.illinois.edu/medical-services/medical-records 21
Departmen Kesehatan R I. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta:DEPKES,2006), 2006, h. 13
17
d. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan
e. Data statistik kesehatan
3. Kegunaan Rekam Medis
Menurut Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik Kegunaan Rekam
Medis adalah.22
a. Aspek Administrasi
Di dalam rekam medis mempunyai nilai administrasi,karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
sebagai tenaga medis dan paramedic dalam mencapai tujuan pelayanan
kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/
perawatan yang diberikan kepada seorang pasien.
c. Aspek Hukum
Suau dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum,karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan
bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. Reakm medis adalah
milik Dokter dan Rumah Sakit sedangkat isinya yang terdiri dari
Identitas Pasien, Pemeriksaan,Pengobatan, Tindakan dan Informasi
dapat dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-
22
Departmen Kesehatan R I. Buku Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia (Jakarta:DEPKES,2006), h. 13
18
undangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No.29 Tahun 2004
Pasal 46 ayat 1.
d. Aspek Keuangan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena isinya
mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keunagan. Kaitan rekam medis dengan aspek keuangan sangat erat
sekali dalam hal pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan apa saja
yang diberikan kepada pasien selama menjalani perawatan di rumah
sakit.
e. Aspek Penelitian
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena
isinya menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan sebagai
aspek pendukung penelitian dan menambah ilmu di bidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya menyangkut data/ informasi tentang perkembangan kronologis
dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi
tersebut dapat dipergunakan sebagi bahan/ referensi pengajaran di
bidang profesi pendidikan pasien.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan
dipakai sebagaibahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
19
4. Isi Rekam Medis
Menurut Hata, dalam rekaman kertas ataupun komputerisasi isi
rekam kesehatan dibagi dalam data administratif dan data klinis,
sedangkan isi rekam kesehatan dipengaruhi oleh bentuk pelayanan
kesehatan (pelayanan rumah sakit atau pusat kesehatan
masyarakat),bentuk klasifikasi jenis pelayanan (umum atau khusus), serta
bentuk status kepemilikan sarana pelayanan kesehatan (swasta atau
pemerintah pusat/daerah).23
a. Data Administratif
Dalam pelayanan kesehatan, informasi demografi diperlukan dalam
mengisi informasi dasar identitas diri pasien. Isi data demografi
bersifat permanen (kekal) dan setidaknya mencakup isi tentang:
a. Nama lengkap (nama sendiri dan nama keluarga yaitu nama
ayah/suami/marga/she)
b. Nomor rekam kesehatan pasien dan nomor identitas lain
(asuransi)
c. Alamat lengkap pasien (nama jalan/gang, nomor rumah,
wilayah, kota yang dihuni saat ini dan kode pos yang telah
dikeahui)
d. Tanggal lahir pasien (tanggal, bulan, tahun) dan kota tempat
kelahiran
e. Jenis kelamin (perempuan atau laki-laki)
f. Status pernikahan (sendiri, janda, duda, cerai)
23
Gemala Hatta. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan
Kesehatan(Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia,2008).h 92
20
g. Nama dan alamat keluarga terdekat yang sewaktu-waktu dapat
dihubungi
h. Tanggal dan waktu terdaftar ditempat penerimaan pasien rawat
inap/rawat jalan/gawat darurat
i. Nama rumah sakit (tertera pada kop formulir: nama, alamat,
telepon, kota)
j. Tujuan dari pengumpulan informasi ini adalah untuk
menginformasikan identitas pasien secara lengkap.
b. Data Klinis
Data klinis adalah data hasil pemeriksaan, pengobatan, perawatan yang
dilakukan oleh petugas kesehatan dan penunjang medis terhadap
pasien rawat inap maupun rawat jalan. Data klinis yang terakumulasi
dalam rekaman kesehatan merupakan basis data (database) yang
dibedakan dalam jenis data yang diinginkan dan fungsi kegunaan
sehingga menghasilkan beragam data/informasi.
5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis
Pengelolaan rekam medis adalah pengelolaan arsip yang dihasilkan oleh
rumahsakit.Pengelolaan rekam medis harus sesuai dengan ketentuan-
ketentuan yangberlaku pada pengelolaan arsip.Pengelolaan arsip rekam
medis dimulai daritempat penerimaan pasien (penciptaan arsip rekam
medis) pemberkasan danpenggunaan, penyimpanan, dan penemuan
kembali arsip rekam medis.
21
A. Penerimaan Pasien dan Terciptanya Rekam Medis
Tempat penerimaan pasien merupakan gerbang pelayanan pertama
di suatu fasilitas kesehatan.Selain fasilitas yang mendukung, petugas
penerimaan pasien harus menguasai alur pasien, alur arsip rekam medis
dan prosedur penerimaan pasien sehingga petugas dapat memberikan
pelayanan dan informasi yang cepat dan akurat.24
Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke Rumah Sakit
ataupun yang akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan
rumah sakit. Dalam melaksanakan prosedur pelayanan terhadap pasien
secara bersamaan akan terciptanya berkas rekam medis pasien yang akan
berobat. Pasien yang datang ke Rumah sakit untuk berobat dapat
dikategorikan sebagai pasien rawat jalan (pasien poliklinik dan pasien
gawat darurat) dan pasien rawat inap.Sedangkan menurut jenis
kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi 2 yaitu, pasien baru dan
pasien lama.
1. Penerimaan Pasien Rawat Jalan
a. Untuk Paien baru
Setiap pasien baru diterima di Tempat Pendaftaran Penerimaan
Pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas guna
mendapatkan informasi mengenai data identitas pasien yang harus
diisikan pada formulir Ringkasan Riwat Klinik, data tersebut
diantaranya berisi nama dokter penanggung jawab poliklinik,
nomor pasien atau nomor rekam medis pasien, nama pasien, alamat
24
Departmen Kesehatan RI, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia (Jakarta: Depkes RI, 1997),
22
pasien, tempat dan tanggal lahir pasien, jemis kelamin, status
keluarga, agama, dan pekerjaan. Ringkasan riwayat klinik juga
dipakai sebagai dasar pembuatan Kartu Indeks Utama Paien
(KIUP) dan data tersebut disimpan sebagai database bagi rumah
sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi.
Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang akan
digunakan sebagai kartu berobat yang harus dibawa pada setiap
kunjungan berikutnya kerumah sakit yang sama, baik sebagai
pasien rawat jalan maupun sebagai pasien rawat inap.
b. Pasien Lama
Pasien lama atau pasien yang pernah datang atau berobat
sebelumnya ke rumah sakit, pasien lama datang ketempat
pendaftaran yang telah ditentukan.Pasien lama dapat dibedakan
menjadi pasien yang datang dengan perjanjian dan pasien yang
datang tidak dengan perjanjian atau kemauan sendiri.
c. Pasien Gawat Darurat
Pasien datang ke Tempat Pendaftran pada Unit Gawat
Darurat.Tempata pendaftaran pada unit gawat darurat dibuka
selama 24 jam. Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru
dan pasien lama, pasien gawat darurat menyelesaikan masalah
administrasinya setelah mendapatkan pelayanan, pasien gawat
darurat memiliki beberapa kemnungkinan, yaitu : pasien bisa
pulang, pasien dirujuk atau dikirim ke rumah sakit lain atau pasien
harus dirawat.
23
B. Pemberkasan dan Penggunaan Rekam Medis
Pemberkasan atau penataan berkas atau filling adalah pengorganisasian
berkas secara sistematis agar mudah diketemukan kembali dengan cepat,
tepat dan lengkap.25
Daryan mengemukakan penataan berkas merupakan
cara atau metode menata, mengatur, dan menyimpan dokumen di dalam
berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis dan logis
dengan menggunakan klasifikasi, indeks, dan tunjuk silang.26
Setiap rekam medis yang baru, harus mendapatkan nomor yang diurut
secara kronologis dan nomor tersebut digunakan oleh seluruh unit atau
bagian di rumah sakit. Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia ada 3 macam sistem pemberian nomor yang
dipakai yaitu :
a. Sistem Seri
Pemberian nomor seri dikenal dengan Serial Numbering System (SNS)
adalah suatu sistem ini setiap penderita mendapatkan nomor baru
setiap kunjungan ke rumah sakit.Semua nomer yang telah diberikan
kepada pasien harus dicatatat pada kartu indeks utama pasien yang
bersangkutan.
b. Sistem Unit
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering
System (UNS) adalah suatu sistem ini memberikan satu unit rekam
medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat.
25
Martono Budi, Arsip Korespondensi: Penciptaan dan Penyimpanan, (Jakarta: Pustaka
Sinar Harapan, 1997). h.23 26
Daryan Yayan, Terminologi Kearsipan Indonesia (Jakarta: Sigma Cipta Utama
Bandung, 1998). H.12
24
Kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan
dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis
penderita tersebut hanya tersimpan didalam berkas dibawah satu
nomor.
c. Sistem seri unit
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering
System (SUNS) sistem nomor ini merupakan sintesis antara sistem
seridan sistem unit. setiap pasien berkunjung dibrikan satu nomor
baru,tetapi rekam medis terdahulunya digabungkan dan disimpan
dibawahnomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit
rekammedis. Apabila satu rekam medis lama diambil dan
dipindahkantempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama
harus diberitanda petunjuk (out guide) yang menunjukkan keman
rekam medistersebut telah dipindahkan.Tanda petunjuk tersebut
diletakkanmenggantikan tempat rekam medis yang lama.Hal ini sangat
membantuketertiban sistem penyimpanan rekam medis.27
Dari ketiga macam sistem penomoran berdasarkan nomor pasien
masuk diatas, pemberian nomor cara unit lah yang lebih baik
digunakan karena memiliki kelebihan beberapa yaitu :
a. Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan
dalam satu folder.
27
Departmen Kesehatan RI, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia (Jakarta: Depkes RI, 1997),h. 17
25
b. Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen
satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan
pengobatan seorang pasien.
c. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam
medis seorang pasien yang terpisah dalam sistem seri
d. Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis, untuk
disimpan ke nomor baru dalam seri unit.
C. Penyimpanan Rekam Medis
Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia, rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena
rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.28
Penyimpanan rekam medis berdasarkan lokasi ada dua cara yaitu29
1) Sentralisasi
Penyimpanan secara sentralisasi yaitu seluruh informasi tentang
seorang pasien disimpan di satu berkas, baik rawat jalan, rawat inap,
gawat darurat atau pelayanan lainnya di satu lokasi dan dikelola oleh
suatu unit yang diberi tanggung jawab oleh pimpinan pelayanan
kesehatan tersebut.
2) Desentralisasi
Penyimpanan secara desentralisasi yaitu dengan cara memisahkan
milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan,
28
Departmen Kesehatan RI, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia (Jakarta: Depkes RI, 1997) 29
Lily Wijaya, Amd.P.K.,SKM,Pengelolaan Sistem Rekam Medis I Modul
2B(Jakarta,2009),h.9
26
dokumen rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder
tersendiri dan ruangan atau tempat tersendiri.
D. Sistem Penjajaran Rekam Medis
Tujuan dari sistem penjajaran adalah untuk mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan
dalam rak penyimpanan.Menurut Depkes sistem penjajaran dibagai
menjadi 3, yaitu:
1. Straight numerical system (cara nomor langsung)
Cara penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara
berurut sesuai dengan urutan langsung nomor rekam medisnya.Contoh,
002001, 002002, 002003, 002004, 02005.
a. Kelebihan menggunakan cara ini :
1) Bila akan mengambil dokumen rekam medis banyak secara
berurutan akan lebih mudah
2) Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan
pekerjaan penyimpanan tersebut.
b. Kekurangan menggunakan cara ini yaitu :
1) Kesibukan tidak merata, pekerjaan paling sibuk pada rak
penyimpanan rekam medis dengan nomor terbaru.
2) Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis pada rak
penyimpanan untuk nomor besar.
3) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat susah dilakukan.
27
2. Terminal Digit Filling System (Sistem Angka Akhir )
Adalah penomoran penyimpanan dengan menggunakan nomor-nomor
dengan enam angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang
terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang
terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang
terletak palin kiri.
Contoh : 22 40 23
Angka ketiga angka kedua angka pertam
(tertiary digits) (secondary digits) (primary digits)
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok
angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan,
petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis
tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama
yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam
medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga,
sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok
angka ketigalah yang selalu berlainan
Contoh :
a. Kelebihan menggunakan sistem ini yaitu :
1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar
secara merata ke-100 kelompok (section) di dalam rak
penyimpanan.
28
2) Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa ber desak-
desak di suatu tempat dimana rekam medis harus disimpan di
rak
3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap
harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak
dokumen rekam medis.
4) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu
memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak)
b. Kekurangan sistem ini, yaitu :
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal
sistem angka akhir, mungkin lebih lamadibandingkan latihan
menggunakan sistem nomor langsung.
2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan
rak penyimpanan terlebih dahulu.
3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling System)
Sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis
berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok
tengah. Cara menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang
membedakan pengurutannya sistem ini menggunakan 2 angka
kelompok tengah
Contoh : 20-00-01
20-00-02
21-00-03
29
21-00-04
22-00-05
Berdasarkan contoh diatas dapat diketahui, bahwa sesuai dengan
sistem middle digit, arsip rekam medis pada rak penyimpanan
disimpan berdasarkan pensejajajaran dua angka tengah.
a. Kelebihan sistem angka tengan adalah :
1) Penggantian dari sistem no mor langsung ke sistem angka
tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor
langsung ke sistem angka akhir.
2) Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan
dengan sistem.
3) Nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka
akhir.
b. Kekurangan sistem ini, yaitu :
1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi
petugas
2) Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis
dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif
E. Penemuan Kembali Rekam Medis
Pengambilan rekam medis memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara
pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang
penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut :
30
1) Pengeluaran Rekam Medis
1. Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpa
tanda keluar/kartu permintaan
2. Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan
baik dan tepat waktunya.
3. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali
atas perintah pengadilan
4. Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan
kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang ditentuakn.
Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan
nomor rekam medisnya.
2) Petunjuk keluar (Outguide/Tracer)
Petunjuk keluar merupakan saran penting dalam mengontrol
penggunaan rekam medis.Biasanya digunakan untuk menggantikan
rekam medis yang keluar dari penyimpanan.Petunjuk keluar ini tetap
berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam
dikembalikan dan disimpan kembali. Petunjuk keluar ini dilengkapi
dengan dengan kantong untuk menyimpan slip permintaan. Dari
petunjuk keluar berwarna sangat membantu petugas dalam menandai
lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali rekam medis. Menurut
International Federation of Health Information Management
Associations (IFHIMA,2012), petunjuk kelaur yaitu pengganti rekam
medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun.
31
Petunjuk keluar juga meningkatkan efesien dan keakuratan dalam
peminjaman dengan menunjukan dimana sebuah rekam medis untuk
disimpan saat kembali.
Jenis petunjuk keluar atau tracer yang baik adalah dalam bentuk
kartu, biasanya ukurannya sama atau sedikit lebih besar dari rekam
medis, dan harus tercantum nama pasien, nomor rekam medis pasien,
tujuan rekam medis atau peminjaman dan tanggal keluar.
3) Kode warna untuk map (sampul) rekam medis
Kode warna adalah untuk memberiakan warna tertentu pada sampul,
untuk mencegah kekeliruan simpan dan memudahkan mencari map
yang salah simpan. Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda pada
pinggiran rekam medis, menciptakan bermacam-macam posisi warna
yang berbeda-beda untuk tiap section penyimpanan rekam medis.
4) Buku Ekspedisi Rekam Medis
Buku ekspedisi merupakan buku bukti adanya transaksi/serah terima
dokumen rekam medis untuk keperluan pelayanan kesehatan. Buku
ekspedisi rekam medis memiliki dua fungsi utama yaitu :
1. Sebagai bukti serah terima DRM meliputi serah terima dari filling
ke poli, dari filling ke petugas maupun dari assembling ke unit
RM.
2. Mengurangi resiko kehilangan DRM karena keberadaan DRM
dapat terlacak dengan baik.
Buku ekspedisi memiliki informasi berkaitan dengan keberadaan DRM
yang keluar yaitu harus tercantum :
32
1. Tanggal peminjaman
2. No. Rekam Medis
3. Nama pasien
4. Identitas peminjam
5. Keperluan
C. Sistem Temu Kembali Rekam Medis
1. Pengertian Temu Kembali
Pada dasarnya arsip disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna
yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan memungkinkan
untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkann.Peminjaman arsip yang
telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan temu kembali arsip.
Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika
sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat mungkin sesuai
dengan permintaan.Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari
kemampuan temu kembali arsipnya.Prosedur untuk meminta arsip,
meminjam,dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama temu balik yang
efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan
yang sangat penting dalam manajemen arsip.30
Menurut Chowdurry, Sistem temu kembali informasi adalah desain untuk
mengambil dokumen atau informasi yang diperlukan oleh pengguna.
Dengan sistem tersebut harus membuat ketersediaan informasi yang benar
untuk pengguna sistem temu kembali informasi bertujuan untuk
30
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT: Gramedis Pustaka
Utama,2003). H.16
33
mengumpulkan dan mengorganisasi informasi pada satu atau lebih subjek
didalam menyediakan jawaban atas pertanyaan pengguna.31
menurut Read-
Smith temu kembali adalah proses menempatkan dan memindahkan arsip
atau file dari tempat penyimpanan.32
Berdasarkan dua pengertian tersebut bahwa temu kembali arsip adalah
proses pencarian arsip pada tempat penyimpanan dan memberikannya
kepada pengguna hingga penempatan kembali arsip ke tempat
penyimpanan semula.
Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan kembali
dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh kelompok pemakai.
Adanya sistem temu kembali informasi dengan demikian didesain tidak
semata-mata didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau
informasi, akan tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau
informasi untuk disajikan dan diakses oleh pemakai secara mudah dan
cepat.
Sasaran utama dari temu kembali arsip adalah menyediakan akses dengan
cepat ke informasi yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat,
membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya arsip dari
tempat penyimpanan, dan mengendalikan pengembalian arsip ke tempat
penyimpanan. Para ahli berpendapat bahwa temu kembali arsip akan lebih
efektif jika dilakukan dengan menggunakan komputer (terotomasi).
Sebuah sistem temu kembali dirancang untuk menemukan kembali
dokumen atau informasi yang dibutuhkan pengguna.Sebuah sistem harus
31
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrival”. (London: Facet
Publishing,2004).h.42 32
Read-Smith, dkk. “Record Management”.7 ed. (Australia: South-Westrn, 2002). H.139
34
dapat menyediakan arsip yang benar untuk pengguna yang tepat.Untuk
memenuhi permintaan pengguna sebuah sistem temu kembali harus dapat
menganalisis isi dari arsip berdasarkan pertanyaan (query) yang diberikan
oleh pengguna dan mencocokannya untuk ditemukan kembali. Oleh
karena itu, tugas sistem temu kembali adalah mengumpulkan dan
mengelola arsip dalam satu atau beberapa subjek untuk diberikan ke
pengguna. Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali33
, yaitu :
1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.
2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.
3. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang
memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.
4. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam
bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan
database.
5. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.
6. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan
pengguna.
7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.
Umumnya sistem temu kembali dibuat oleh orang-orang yang ahli dalam
bidang teknologi informasi.Namun, para pakar dibidang arsip juga
memiliki peran penting dalam merancang sistem temu kembali
arsip.Kegiatan penemuan kembali arsip akan sangat tergantung pada
sistem pemberkasan yang dipergunakan dan tidak berdasarkan pada orang
33
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet
Publishing,2004).h.3
35
yang menyimpan. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat
kaitannya dengan sistem penyimpanannya.34
D. Proses Temu Kembali Arsip Rekam medis
Penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu
kegiatan dalam bidang kearsipan yang bertujuan untuk menemukan kembali
arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.
Temu kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan arsip dalam bentuk fisik
tapi juga informai yang terkandung didalamnya.35
Agar penemuan kembali
arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, Wursanto mengemukakan apa
yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan
dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2. Sistem penemuan kembali harus di dukung dengan peralatan yang
sesuai dengan sistem penataan berkas yang dipakai.
3. Faktor personil juga memegang peran penting dalam penemuan
kembali arsip, tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya terdiri dari
tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang tinggi,
cepat, tekun, mau, dan suka bekerja detail tentang kearsipan.36
Menurut Mirmani temu kembali arsip adalah suatu proses kegiatan
didalam manajemen kearsipan untuk mencari dan menemukan kembali
fisik dan informasi arsip melalui suatu sistem dengan cara-cara
34
Dirjen PT dan ANRI. “Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip
Dinamis:ManajemenArsip Aktif”. (Jakarta:Dirjen PT dan ANRI,2002).h.26 35
Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali (Jakarta:
Djambatan,1985).h. 74 36
Ig Wursanto, Kearsipan (Yogyakarta:Kanisius,1991).h.193
36
tertentu.37
Jika arsip tercetak atau arsip elektronik yang disimpan secara
offline dikirim ke pengguna, maka dalam proses pengiriman diperlukan
tenaga pengirim/arsiparis.
E. Penelitian Terdahulu
1. Penelitian terdahulu dengan judul penelitian yang serupa diantaranya
diambil dari skripsi yang berjudul Efektifitas Temu Kembali SIKD TIK
2.0 Sebagai Sistem Temu Kembali Arsip Dinamis di Arsip Nasional
Republik Indonesia yang disusun oleh Pifi Lutfianti, Program Studi Ilmu
Perpustakaan, Universitas Indonesia 2012. Tujuan penelitian ini adalah
mengetahui tingkat efektifitas SIKD TIK 2.0 sebagai alat temu kembali
arsip dinamis.Metode dan pendekatan yang digunakan adalah metode
ilmiah dengan pendekatan kuantitatif.Persamaan dari penelitian yang
dibuat oleh Pifi Lutfianti dengan penelitian ini yaitu ingin mengetahui
proses temu kembali arsip dan pendekatan penelitian yang digunakan yaitu
pendekatan penelitian kualitatif.namun perbedaannya yaitu tempat
penelitian yang berbeda. Peneltian yang disusun oleh Pifi Lutfianti di
lakukan di Arsip Nasional Republik Indonesia sedangkan penelitian ini di
bagian unit rekam medis Rumah Sakit Hermina Kemayoran.
2. Skripsi yang kedua yaitu Penelitian yang relevan yang lain adalah skripsi
yang di tulis oleh Indra Nur Asmayanti, program studi perekaman dan
informasi kesehatan yang berjudul Tinjauan Tata Kelola Sistem Filling
Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Datu Sanggul Rantau. Tujuan
37
Anon Mirmani, Materi Pokok Pengantar Kearsipan ( Jakarta: Universitas Terbuka,
2011).h. 32
37
penelitian ini adalah mengetahui cara penerapan angka langsung di rekam
medis rawat jalan di RSUD Datu Sanggul Rantau dari tahun 2010 samapi
2011. Metode dan pendekatan yang digunakan adalah metode deskriptif
dengan pendekatan kualitatif.Persamaan dari penelitian yang dibuat oleh
Indra Nur Asmayanti dengan penelitian ini yaitu proses pengelolaan arsip
dan pendekatan penelitian yang digunakan yaitu pendekatan penelitian
kualitatif. Namun perbedaannya yaitu tempat penelitian yang berbeda.
Penelitian yang disusun oleh Indra Nur Asmayanti di lakukan di Unit
Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau sedangkan penelitian ini
dilakukan di bagian unit rekam medis Rumah Sakit Hermina Kemayoran
38
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini,penulis mengambil penelitian deskriptif. Penelitian
deskriptif merupakan penelitian yang mendeskripsikan dan memberi
penjelasan mengenai keadaan yang terjadi di lapangan seperti apa
adanya.38
Metode penelitian ini dipilih untuk mendeskripsikan
ataumenggambarkan secara umum bagaimana temu kembali rekam medis
pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran.
Pendekatan penelitian yang dilakukan peneliti adalah dengan pendekatan
kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang dimaksud untuk
menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis, atau lisan dari
orang-orang yang dapat diamati sesuai dengan pendapat.39
Dengan pendekatan
ini penulis menggambarkan temuan-temuan penelitian dan memperoleh
pemahaman yang mendalam sehingga dapat ditarik kesimpulan.
B. Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data,
informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian.40
Kriteria informan yang
akan menjadi nara sumber adalah orang yg mengerti dan memahami tentang
temu kembali rekam medis pasien yaitu kepala unit rekam medis dan staf unit
38
PrasetyaIrawan, LogikadanProsedurPenelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60. 39
Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja
Rosdakarya,2007),h.4. 40
M. Burhan Bungin. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan
Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108.
39
rekam medis bagian pengolahan dan bagian retrival. Dalam melakukan
penelitian kualitatif, penulis harus cermat dalam memilih informan yang akan
di wawancarai, penulis mengambil informan sebanyak 2 orang, yaitu :
No.
Nama
Jabatan
1. Erni Murniasih Kepala Instalasi Rekam
Medis
4. Mohammad Yusuf Staff Retrieval
Tabel 3.1 Informan
Penulis berharap dapat mendapatkan informasi mengenai pengolahan rekam
medis pasien, sistem temu kembali rekam medis pasien dan hambatan dalam
temu kembali rekam medis pasien.
C. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah, dan sesuai
dengan masalah penelitian. Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data
yang digunakan antara lain :
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari lokasi
penelitian.Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung
dari sumbernya tanpa melalui perantara.41
Dalam penelitian ini data
diperoleh secara langsung dari observasi lokasi penelitian yaitu arsip
rekam medis pasien Rumah Sakit Hermina Kemayoran dan hasil
41
Prasetya, LogikadanProsedurPenelitian ,h.86
40
wawancara dengan kepala unit rekam medis, staff unit rekam medis dan
bagian tempat pendaftaran penerimaan pasien di Rumah Sakit Hermina
Kemayoran.
a. Observasi
Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan yang dilakukan
dengan cara mengadakan penelitian secara teliti, serta pencatatan
secara sistematis. Data observasi berupa deskripsi factual, cermat dan
terinci mengenai keadaan lapangan, kegiatan manusia dan situasi
sosial, serta konteks dimana kegiatan-kegiatan itu terjadi.Data itu
diperoleh berkat adanya penelitian di lapangan dengan mengadakan
pengamatan secara langsung.42
Observasi merupakan metode
pengumpulan data yang sangat diperlukan dalam penelitian, apalagi
dengan pendekatan kualitatif. Objek dari observasi ini adalah unit
Rekam Medis Rumah Sakit Hermina Kemayoran, penelitian yang
dilakukan pada teknik observasi ini dengan cara melihat dan
mengamati langsung kegiatan pengelolaan arsip rekam medis, dan
proses temu kembali arsip rekam medis pasien yang dibutuhkan,
mengumpulkan fakta-fakta pertanyaan-pertanyaan yang merupakan
hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam hasil penelitian. Teknik
observasi ini dilakukan untuk menjawab rumusan masalah mengenai
pengelolaan arsip rekam medis pasien, proses temu kembali rekam
medis pasien serta hambatan dalam penemuan kembali rekam medis
pasien.
42
S. Nasution. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif(Bandung: Tarsiti,2003), h.59.
41
b. Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara
pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan
atau tanpa menggunakan pedoman wawancara, di mana pewawancara
dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif lama.43
Wawancara ini merupakan pembicaraan yang mempunyai tujuan dan
didahului beberapa pertanyaan berkisar dari pertanyaan informal ke
formal, untuk mendapatkan kejelasan mengenai permasalahan yang
ada, khususnya yang berkaitan dengan temu kembali arsip rekam
medis pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran. Bentuk wawancara
yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur, wawancara tidak
terstruktur merupakan cara untuk memperoleh data bila subjek sulit
mengekspresikan diri, pewawancara dapat memodifikasi pertanyaan
yang akan diajukan. Dengan menggunakan wawancara tidak
terstruktur diharapkan dapat memperoleh data yang lebih mendalam,
lebih khusus dan lebih tepat dengan mengajukan pertanyaan tambahan
untuk mengurangi respon-respon yang tidak jelas.44
Teknik wawancara
ini dilakukan untuk mendapatkan hasil observasi awal dan mnjawab
rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip rekam medis pasien,
proses temu kembali rekam medis pasien serta hambatan dalam
penemuan kembali rekam medis pasien di Rumah Sakit Hermina
Kemayoran.
43
Bungin.Penelitian Kualitatif, h.108 44
Melong.Metode Penelitian Kualitatif, h.190.
42
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen
(laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah). Atau, seseorang
mendapat informan orang lain.45
Data sekunder dalam penelitian ini
bersumber dari dokumentasi dan kepustakaan, yang terdiri dari berbagai
literature dan artikel yang berkaitab dengan masalah yang diteliti.
a. Kajian Pustaka
Kajian Pustaka merupakan suatu teknik mengumpulkan dan
mempelajari dari perpustakaan yang berhubungan dengan masalah
yang penulis bahas.
b. Dokumentasi
Dokumentasi adalah salah satu teknik pengumpulan data yang
digunakan untuk menelusuri data historis. Secara detail bahan
dokumenter terbagi beberapa macam yaitu: 1). Otobiografi, 2). Surat-
surat pribadi, buku-buku catatan harian, memorial, 3). Kliping, 4).
Dokumen pemerintah maupun swasta, 5). Cerita roman dan cerita
rakyat, 6). Data di server atau di flashdisk, 7). Data tersimpan di
website, 8). Foto-foto.46
Data yang penulis peroleh di unit rekam medis
berupa foto-foto yang penulis ambil sendiri setelah meminta izin dari
pihak unit rekam medis RS Hermina Kemayoran dengan tujuan
sebagai bukti yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
45
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian.(Jakarta: STIA-LAN, 1999).h.87. 46
Burhan Bungin.Penelitian Kualitatif (Jakarta: Kencana,2007), h.121.
43
D. Teknik Analisis Data
Dalam teknik analisa data kualitatif yaitu peneliti menguraikan dan
menginterpretasikan data yang telah diperoleh dari lapangan dan dari
narasumber (informan). Data-data yang diperoleh akan diolah dan disajikan
dalam bentuk deskriptif untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan
solusi di sertai dengan teori-teori yang mendukung. Hasil analisis data berupa
fakta-fakta yang terkait dengan objek penelitian. Data akan dianalisis melalui
tiga tahapan yaitu :
1. Reduksi Data
Data yang diperoleh dari lapagan ditulis/diketik dalam bentuk uraian atau
laporan terinci.Kemudian data tersebut dirangkum, dipilih hal-hal yang
pokok, difokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema atau polanya,
dan dijadikan susunan yang lebih sistematis, sehingga lebih mudah untuk
dikendalikan.Data yang direduksi memberi gambaran yang lebih tajam
tentang hasil pengamatan, juga mempermudah peneliti untuk menemukan
kembali data yang diperoleh bila diperlukan.47
2. Penyajian Data
Agar dapat melihat gambaran keseluruhannya untuk mengambil
kesimpulan yang tepat peneliti harus menguasai data dengan membuat
“display” data,setelah data direduksi maka penulis melakukan penyajian
dalam bentuk teks yang bersifat naratif versi peneliti.
47
S Nasution.Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya,
2007), h.129
44
3. Penarikan Kesimpulan
Setelah data-data terangkum dan dijabarkan, penulis akan membuat
kesimpulan yang nantinya dapat digunakan untuk menjawab rumusan
masalah.
E. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Hermina
Kemayoran beralamat di Jl. Selangit B-10 Kavling No. 4 Kemayoran,
Jakarta Pusat. Penulis mengambil tema penelitian mengenai Sistem Temu
Kembali Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran
2. Jadwal Penelitian
No Jenis Kegiatan
Tahun 2016/2017
Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar
1 Penyerahan Proposal Skripsi
dan Dosen Pembimbing
2 Pelaksanaan Bimbingan
Skripsi
3 Pengumpulan Literatur
mengenai Skripsi
4 Melakukan Penelitian
5 Analisis Data
6 Penyerahan Laporan Skripsi
7 Sidang Skripsi
45
No Jenis Kegiatan
Tahun 2016/2017
April Mei Juni Juli Agst Sep
1 Penyerahan Proposal Skripsi
dan Dosen Pembimbing
2 Pelaksanaan Bimbingan
Skripsi
3 Pengumpulan Literatur
mengenai Skripsi
4 Melakukan Penelitian
5 Analisis Data
6 Penyerahan Laporan Skripsi
7 Sidang Skripsi
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian
46
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Rumah Sakit Hermina Kemayoran
1. Sejarah
Rumah Bersalin Djatinegara (RB Djatinegara) merupakan cikal bakal
dari sejarah perkembangan RSIA Hermina Grup.RB Djatinegara yang
terletak di Jalan Raya Jatinegara Barat No. 126 Jakarta Timur didirikan
pada tahun 1967 atas prakarsa Ibu Hermina Soelaiman.Saat awal
berdirinya, kapasitas perawatan yang dimiliki RB Djatinegara hanya 7
(tujuh) tempat.
Pada tahun 1970 Ibu Hermina melakukan kerjasama dengan Dr.
Boediono Wibowo, SpOG seorang Dokter Spesialis Kebidanan dan
Kandungan yang cukup handal untuk mengembangkan fasilitas perawatan.
Kapasitas RB Djatinegara dikembangkan menjadi 13 tempat tidur. Pada
tahun yang sama RB Djatinegara berganti nama menjadi RB Hermina.
Dr. Boediono, SpOG wafat pada tahun 1981, hal ini berdampak pada
penurunan kinerja RB Hermina. Untuk meningkatkan kinerja RB Hermina
maka bergabunglah beberapa orang dokter spesialis sebagai provider RB
Hermina.Selanjutnya pada tahun 1983 dibentuk yayasan Hermina sebagai
pemilik izin operasional yang diketahui oleh Dr. H.M.
Soepardiman.SpOG.Drs. Dodi Rachman Wahjudi seorang Apoteker
mengusulkan penjualan saham RB Hermina kepada para dokter spesialis
yang berpraktek di RB Hermina pada saat itu. Berkat ide besarnya
mengajak dokter-dokter yang berpraktek untuk ikut memiliki saham, dan
47
atas kesepakatan Ibu Hermina dan Ibu Non Wijayakusuma ( istri dari Dr.
Boediono Wibowo, SpOG ), pada tahun 1983 bergabunglah beberapa
dokter spesialis sebagai pemilik saham RB Hermina. Perubahan status
kepemilikian terhadap RB Hermina diharpkan akan meningkatkan status
kepemilikan terhadap RB Hermina diharapkan akan meningkatkan kinerja
RB Hermina RB Hermina. Dengan beralihnya kepemilikan dari Ibu
Hermina dan Dr. Boediono Wibowo, SpOG kepada para pemegang saham,
maka status kepemilikan RB Hermina menjadi kepemlikan bersama
hingga saat ini di setiap anggota Hermina Hospital Group. Ada tahun
1983 diangkarlah DR. Yuliati Hadiwinoto, SpOG sebagai Direktur dan
Bpk Yulisar Khiat, SE, MARS sebagai Wakil Direktur Umum dan
Keuangan Hermina Hospital Group).
Peningkatan status dari RB Hermina menjasi RSB Hermina terealisasi
pada tanggal 25 April 1985 dengan kapasitas 25 tempat tidur dan
diresmikan oleh Dirjen YanMed DepKes RI Dr. Mohamad Isa. Tanggal 25
April kemudian diperingati sebagai hari ulang tahun Hermina Hospital
Group. Tahun 1991 diangkatlah Dr. Hasmoro MHA, MM sebagai direktur
pada saat itu menggantikan Dr. Ambyah Hadiwinoto ( sebelum
menggantikan Dr. Yuliati Hadiwinoto, SpOG). Hingga saat ini Dr.
Hasmoro, MHA, MM menjabat sebagai direksi Hermina Hospital Group
yaitu direktur utama Hermina Hospital Group.
Pada tahun 1992 stasus RB Hermina diangkat menjadi Rumah Sakit
Ibu dan Anak (RSIA) Hermina Jatinegara. Tahun 2001 pemerintah
memberikan pilihan status perizinan operasional RS, berstatus yayasan
yang 100% pada misi kemanusiaan, agama & sosialisasi atau dengan
48
status Perseroan Terbatas (PT) yang berorientasi pada sosial ekonomi.
Dengan keinginan untuk memberikan pelayanan secara lebih professional,
maka pada tanggal 31 Juli 2002 diputuskan status RSIA Hermina
Jatinegara menjadi PT. Medikaloka Hermina dan Dr. H.M. Soepardiman,
SpOG diangkat menjadi komisaris utama. Tahun 2003 bergabunglah Dr.
Binsar Simorangkir, SpOG sebagai direksi Hermina Hospital Group dan
menjabat sebagai direktur medis Hermina Hospital Group.
Hermina Hospital Group adalah Rumah Sakit Swasta Sosio-Ekonomi
yang mengkhususkan diri dalam bidang spesialistik kebidanan kandungan
dan kesehatan anak serta ditunjang dengan spesialistik lainnya.Saat ini
Hermina Hospital Group telah mengembangkan sayap ke beberapa
wilayah Jabodetabek dan luar Jabodetabek. Anggtota (cabang) Hermina
Hospital Group adalah :
1. RSIA Hermina Jatinegara, 1985
2. RSIA Hermina Podomoro, (Sekarang menjadi RS Hermina
Kemayoran) 1996
3. RSIA Hermina Bekasi, 1997
4. RSIA Hermina Depok, 2000
5. RS Hermina Daan Mogot, 2002
6. RSIA Hermina Bogor, 2002
7. RSIA Hermina Pasteur Bandung, 2004
8. RSIA Hermian Pandanaran Semarang, 2005
9. RSIA Hermina Tangkubanprahu Malang, 2006
10. RS Hermina Sukabumi, 2007
49
11. RS Hermina Tangerang, 2008
12. RS Hermina Grand Wisata, 2009
13. RS Hermina Arcamanik, 2010
14. RS Hermina Galaxy, 2010
15. RS Hermina Palembang, 2011
16. RSIA Hermina Ciputat
RS Hermina Kemayoran merupakan RS Hermina Podomoro yang
sekarng berpindah lokasi di Kemayoran. RS Hermina Kemayoran adalah
rumah sakit Swasta yang merupakan anggota Hermina Hospital Group ke-
4 dan terletak di Jl. Selangit B-10 Kavling No. 4 Kemayoran, Jakarta
Pusat. Mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan kesehatan ibu dan
anak untuk masyarakat luas dan didirikan pada tahun 1996.
2. Letak Geografis
Rumah Sakit Hermina Kemayoran terletak di Jl. Selangit, Blok B 10
Kav.4, Gunung Sahari Selatan, Kemayoran, Jakarta Pusat, Kode Pos
10610
Letak Geografis RS Hermina Kemayoran
(sumber: www.herminahospitalgroup.com)
50
3. Pelayanan RS Hermina Kemayoran
Pelayanan yang diberikan oleh Rumah Sakit Hermina Kemayoran adalah:
a. Pelayanan Rawat Jalan
Poliklinik Spesialis dan Subspesialis Anak(gawat darurat,hematologi,
infeksi, neuropediatrik, endokrinologi, pulmonologi, perinatologi,
gizi/laktasi)
a) Poliklinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan
b) Klinik Fertilitas
c) Klinik Fetomaternal
d) Poliklinik Penyakit Dalam
e) Poliklinik Jantung
f) Klinik Paru dan Asma
g) Poliklinik Mata
h) Poliklinik THT
i) Poliklinik Penyakit Kulit dan Kelamin
j) Rehabilitasi Medik
k) Poliklinik Gigi Umum dan Spesialistik (bedah mulut, konservasi
gigi, prostodonti, ortodonti, pedodonti) yang memberikan
pelayanan perawatan gigi baik untuk dewasa maupun anak-anak
dengan peralatan yang lengkap
b. Pelayanan Rawat Inap
a) Pelayanan Perawatann Ibu
b) Pelayanan Perawatan Anak
c) Pelayanan Perawatan Perina, NICU, ICU, HCU, PICU
51
c. Pelayanan Gawat Darurat
d. Pelayanan Penunjang Medis
Terdiri dari Instalasi Farmasi, Laboratorium (Patologi Anatomi dan
Patologi Klinik) dan Radiologi 24 jam, Fisioterapi, Sterilisasi (CSSD),
USG 2D dan 3D,ECG (Electro Cardio Graphy), dan Instalasi Rekam
Medis.
4. Visi, Misi, Motto dan Tujuan RS Hermina Kemayoran
a. Visi :
Menjadikan RSIA Hermina Group sebagai Rumah Sakit Ibu dan Anak
yang terkemuka di wilayah cakupannya dan mampu bersaing di dalam
era globalisasi.
b. Misi :
1. Melakukan upaya secara berlanjut untuk meningkatkan pelayanan
mutu pelayanan kepada pelanggang.
2. Melakukan pelatihan dan pendidikan kepada karyawan agar
mampu memberikan pelayanan yang professional.
3. Melakukan pengelolaan rumah sakit secara professional agar
tercapai efesiensi dan efektifitas yang tinggi.
c. Motto :
Mengutamakan Mutu Dalam Pelayanan
d. Tujuan :
1. Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua
lapisan masyarakat melalui pemeliharaan kesehatan secara
52
preventif, promosi, kuratif dan rehabilitative yang dilaksanakan
secara menyeluruh.
2. Mengkhususkan diri pada pelayanan kesehatan ibu dan anak
sampai usia 12 tahun.
B. Profil Unit Rekam Medis RS Hermina Kemayoran
Unit Rekam Medis RS Hermina Kemayoran berada dibawah Direktorat
Pelayanan Medis dan Keperawatan dengan membawahi 4 bagian, antara lain
pelaporan, Assembling dan Cooding, Retrival Penjajaran dan
penyimpanan,dan Retrival.
1. Visi Misi Unit Rekam Medis RS Hermina Kemayoran
Visi
Mendukung terciptanya RS Hermina Kemayoran sebagai Rumah Sakit
yang terkemuka di wilayah cakupannya dan mampu bersaing di Era
Globalisasi
Misi
1. Menciptakan suatu sistem pengelolaan Rekam Medis yang handal.
2. Melakukan pengelolaan Rekam Medis secara profesional, cepat,
tepat dan akurat.
3. Meningkatkan profesionalisme tenaga Rekam Medis.
2. Tujuan Unit Rekam Medis RS Hermina Kemayoran
Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya meningkatkan
mutu pelayanan RS Hermina Kemayoran
53
3. Moto Unit Rekam Medis RS Hermina Kemayoran
Memberikan Pelayanan Rekam Medis yang cepat, tepat dan akurat.
4. Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM yang bertugas di unit rekam medis memiliki pengalaman dan
pelatihan yang cukup dalam bidam rekam medis.
No. Nama Jabatan
1. Erni Murniasih Kepala Instalasi Rekam Medis
2. Mursikah PJ Rekam Medis
3. Suwarni PJ Rekam Medis
4. Utami PJ Rekam Medis
5. Febriana Primasari Pelaksana Rekam Medis
6. Karsiti Pelaksana Rekam Medis
7 Mohamad Yusuf Pelaksana Rekam Medis
8. Johanes Pangihutan Pelaksana Rekam Medis
9. Widya Nadiroh Pelaksana Rekam Medis
5. Waktu Kerja
Shift kerja di unit rekam medis RS Hermina Kemayoran terbagi dua, yaitu
Shift pagi (08.00-16.00) dan Shift sore (13.00-21.00).
6. Unit-unit Kerja, Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis di Rumah
Sakit Hermina Kemayoran
1. Kepala Instalasi Rekam Medis
Tugas pokok :
a. Bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional instalasi Rekam
Medis dan menyusun rencana kerja urusan instalasi rekam medis.
54
b. Mengawasi dan melaksanakan kegiatan instalasi Rekam Medis dan
melakukan evaluasi terhadap program dan kegiatan instalasi rekam
medis.
c. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan pelayanan di instalasi Rekam
Medis dan membuat usulan untuk pengembangan
Uraian tugas :
a. Menyusun rencana kebutuhan tenaga, material dan peralatan Rekam
Medis.
b. Mengendalikan kebutuhan dan persediaan serta penerimaan,
penyimpanan, penyiapan berkas, pengisian data awal pasien,
pengecekan kelengkapan isi dan penyimpanan berkas di Instalasi
Rekam Medis.
c. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan instalasi rekam medis.
d. Melaksanakan dan mengawasi kegiatan rekam medis sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan di rumah sakit.
e. Mengajukan permintaan dokter yang merawat pasien untuk mengisi
berkas rekam medis yang belum lengkap.
f. Melakukan kegiatan administrasi, pencatatan dan pelaporan secara
periodik (harian, mingguan, bulanan, triwulan dan semesteran) serta
melakukan evaluasi kegiatan pelayanan di InstalasiRekam Medis.
g. Mengawasi dan melaksanakan pemeliharaan fasilitas, sarana dan
peralatan yang ada di Instalasi Rekam Medis.
h. Membuat laporan dan menganalisa kegiatan untuk program
peningkatan mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis.
55
i. Membuat usulan untuk peningkatan dan pengembangan pelayanan
di Rekam Medis.
2. Petugas Retrival
Uraian Tugas :
a. Secara otomatis dari printer menerima bukti transaksi pendaftaran
pasien Rawat Jalan dan pasien IGD.
b. Melakukan print out label RWJ dan label tetap pasien untuk
selanjutnya di tempel pada formulir catatan medis pasien Rawat
Jalan.
c. Mencari Berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor rekam medis
pasien.
d. Memberi Berkas Rekam Medis yang telah ditemukan ke perawat
poliklinik.
e. Memasang tracer di tempat rak penyimpanan Berkas Rekam Medis
yang diambil.
f. Menerima Berkas Rekam Medis Rawat Jalan yang relah kembali
dari poliklinik.
g. Mengganti sampul Berkas Rekam Medis yang tidak layak pakai.
h. Memeriksa kelengkapan Berkas Rekam Medis.
i. Menjaga kerahasiaan Berkas Rekam Medis.
j. Memisahkan Berkas Rekam Medis dari aktif ke inaktif.
k. Menginput diagnosa jika Berkas Rekam Medis telah kembali ke
Instalasi Rekam medis.
l. Melayani peminjaman Berkas Rekam Medis atas persetujuan
56
3. Petugas Pengelolaan Berkas Rekam Medis
Tugas Pokok :
a. Melaksanakan kegiatan assembling, koding dan analisa kuantitatif
Berkas Rekam Medis.
b. Menagih Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat yang telah
lewat dari 1x24 jam dari semua ruang perawatan.
c. Memonitoring kelengkapan isi Berkas Rekam Medis.
d. Menyeleksi semua Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat yang
belum lengkap atau belum di isi resume medisnya dan menyiapkan
dalam kotak resume medis belum lengkap untuk dilengkapi oleh
DPJP/Dokter yang merawat.
e. Memonitoring semua Berkas Rekam Medis yang resume medisnya
sudah selesai dilengkapi atau di isi dan di tandatangani oleh DPJP/
Dokter yang merawat.
Uraian Tugas :
a. Menerima Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat dan formulir
sensus harian RI dari semua ruang perawatan untuk diserahkan ke
bagian pengelolaan dan pelaporan Instalasi Rekam Medis.
b. Mengurus kelengkapan Berkas Rekam Medis kepeda dokter/ruang
perawatan.
c. Memberikan kode diagnosa dan tindakan berdasarkan
ICDX/ICOPM
d. Membuat indeks penyakit, dokter dan operasi.
e. Memasukan data pasien rawat inap yang pulang ke statistik rawat
inap secara komputerisasi.
57
f. Menyusun Berkas Rekam Medis dalam rak penyimpanan.
g. Melakukan pemisahan Berkas Rekam Medis pasien yang sudah
lima tahun tidak berkunjung dari sejak tanggal terakhir kunjungan
ke ruang penyimpanan inaktif (non aktif).
h. Melayani peminjaman Berkas Rekam Medis atas persetujuan
kepala instalasi Rekam Medis.
i. Membantu melakukan analisa kuantitatif dari kelengkapan isi
Berkas Rekam Medis.
j. Menyusun kembali Berkas Rekam Medis pulang rawat inap sesuai
dengan pedoman assembling yang berlaku.
k. Memperbaiki Berkas Rekam Medis yang rusak.
l. Menyerahkan Berkas Rekam Medis yang telah di assembling ke
bagian koding.
m. Memberikan kode penyakit pada diagnosa akhir dan kode tindakan
pada Berkas Rekam Medis.
n. Memberikan peminjaman Berkas Rekam Medis.
o. Berkas Rekam Medis yang dipinjam diberi tracer pada rak
penyimpanan dan dibuatkan bon peminjaman Berkas Rekam
Medis.
p. Meneliti Berkas Rekam Medis inaktif (non aktif) dan
memindahkan ke rak inaktif (non aktif).
q. Membuat daftar Berkas Rekam Medis inaktif.
r. Bertanggung jawab atas kunci ruangan Rekam Medis dan
keamanan penyimpanan Berkas Rekam Medis aktif dan inaktif.
58
4. Petugas Pelaporan Rekam Medis
Tugas Pokok :
a. Membuat Laporan Intern dan Ekstern
b. Membuat laporan harian, bulanan, triwulan, smester dan tahunan.
c. Mengirim laporan internal dan eksternal sesuai jadwal yang ada.
Uraian Tugas :
a. Membuat laporan harian kegiatan Rumah Sakit, yaitu kumpulan
laporan dari poliklinik, ruang perawatan, IGD, Fisioterapi, dan data
kamar bersalin dan kamar operasi .
b. Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien rawat menurut jenis
kunjungan.
c. Merekapitulasi sensus harian RI dari semua ruang perawatan dan
memasukkannya ke dalam formulir rekapitulasi pasien RI.
d. Membuat laporan intern kegiatan Rumah Sakit untuk Direktur dan
management Rumah Sakit.
e. Membuat laporan bulanan untuk Dinas Kesehatan dan Puskesmas.
f. Membuat laporan RL 1, 2.1, 2.2, 2.3 (tiap triwulan)
g. Membuat laporan RL 3 (Tahunan)
h. Membuat laporan RL 4 (tiap semester)
i. Membuat laporan RL 5 (Tahunan)
j. Membuat indikator penilaian pelayanan Rumah Sakit (BOR, LOS,
TOI, BTO, GDR, NDR)
k. Menerima laporan kegiatan bulanan dari setiap unit penunjang.
l. Menyediakan informasi yang dibutuhkan Management Rumah Sakit
sebagai bahan untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit.
59
m. Menyerahkan/mengirimkan laporan-laporan ke puskesmas, Dinas
Kesehatan dan HHG.
n. Mengarsipkan setiap laporan yang telah dibuat.
o. Mendistribusikan ke unit pelayanan terkait sebagai umpan balik.
5. Petugas Penyimpanan
Uraian Tugas :
a. Mengganti sampul Berkas Rekam Medis yang tidak layak pakai.
b. Menjaga kerahasiaan Berkas Rekam Medis.
c. Memisahkan Berkas Rekam Medis aktif ke inaktif.
d. Menyimpan Berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor Rekam
Medis.
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Penulis akan memaparkan hasil penelitian yang telah diperoleh
melaluli hasil observasi dan wawancara di lapangan terhadap Sistem Temu
Kembali Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Hermina Kemayoran. Adapun
hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut :
1. Pengelolaan Arsip Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit Hermina
Kemayoran
a. Penerimaan pasien dan terciptanya rekam medis
1) Terjadinya Arsip
Proses pertama dalam pengelolaan arsip rekam medis adalah
penerimaan dan penciptaan arsip rekam medis. Terciptanya arsip rekam
medis pasien terjadi karena adanya data-data pasien saat mendaftar untuk
60
berobat, Sebagai mana yang diungkapkanSeperti hasil wawancara sebagai
berikut :
Untuk pasien rawat jalan mengambil no antrian BPJS asuransi/Tunai,
setelah itu mendaftar kebagian pendaftaran untuk pasien yang pernah
berobat akan diminta kartu berobat atau nomer rekam medisnya kalau
pasien yang belum berobat akan ditanyakkan data lengkap pasien terdiri
dari nama, tempat tanggal lahir, alamat no telepon yang bisa dihubungi
dan nama wali pasien. Setelah itu datanya akan di input ke sistem
informasi komputer rumah sakit yaitu SIMA. Setelah itu pasien akan dapat
nomer rekam medis dan di cetak.kartu berobatnya.
Prosedur untuk rawat inap sama saja seperti rawat jalan yang berbeda
Cuma pasien diberikan pelayanan terlebih dahulu untuk rekam medisnya
belakangan karena nyawa lebih penting.48
Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan penulis penerimaan
dan penciptaan rekam medis bagian dari prosedur pelayanan rumah sakit.
Secara bersamaan akan terciptanya arsip rekam medis. penciptaan arsip
rekam medis di Rumah Sakit Hermina Kemayoran ada dari data-data
pasien yang datang untuk berobat, pasien yang datang ke Rumah Sakit
Hermina Kemayoran terbagi menjadi dua jenis penerimaan pasien yaitu
Pasien Rawat Jalan dan Paien Rawat Inap dan terdapat dua jenis
kedatangan yaitu pasien baru dan pasien lama. untuk pasien baru mengisi
identitas pasien lengkap meliputi nama, Tempat Tanggal Lahir, alamat, no
telepon dan nama wali, data tersebut di input ke sistem informasi
komputer rumah sakit yaitu SIMA. Prosedur penerimaan pasien baru dan
pasien lama dilakukan untuk menghindari adanya duplikasi nomer rekam
medis pasien
48
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih
61
Hal tersebut sesuai dengan teori yang dikemukanan ole Ida Nuraida
bahwa dokumen yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi,
seperti surat, pita film, rekaman suara dan sebagainya.49
b. Jumlah sumber daya manusia
Sumber daya manusia (SDM) yang bertugas mengelola arsip
rekam medis tidak semua dari latar belakang Rekam medis.SDM yang ada
di unit rekam medis Rumah Sakit Hermina Kemayoran berjumlah 15
orang. Hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut :
Staff yang ada di unit rekam medis ini berjumlah 13 orang, 4 dari lulusan
rekam medis 1 lulusan keperawatan dan yang 8nya dari SMA tugasnya
dibagi menjadi 4 urusan yaitu pelaporan, Assembling dan coding, retrival
penjajaran dan penyimpanan, retrival50
c. Penggunaan Arsip Rekam Medis
1) Penggunaan
Dalam penggunaan arsip rekam medis pasien Rumah Sakit
Hermina Kemayoran, diperoleh hasil wawancara sebagai berikut :
Penggunaan rekam medis di sini kita gunakan untuk keperluan medis
pasien dan keperluan administrasi pasien51
Hal yang sama juga di ungkapkan oleh informan lainnya, sebagaimana
hasil wawancara sebagai berikut :
Untuk penggunaan rekam medis disini selain untuk keperluan medis
juga untuk keperluan administrasi misal untuk klaim asuransi dan
penelitian, tetapi untuk penilitian tidak bisa sembarang orang karena
rekam medis bersifat sangat rahasia sekali karena menyangkut data
pribadi pasien52
49
Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, 76 50
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih 51
Wawancara pribadi oleh Mohammad Yusuf 52
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih
62
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut,
penggunaan arsip rekam medis digunakan untuk keperluan
administrasi, keperluan hukum, keperluan keuangan, pendidikan dan
penelitian.Untuk penelitian rekam medis tidak bisa oleh sembarang
orang karena rekam medis sangat bersifat rahasia.
Hal tersebut sesuai dengan teori menurut pedoman pengelolaan
rekam medis Rumah Sakit di Indonesia bahwa kegunaan berkas rekam
medis dapat di lihat dari beberapa aspek, antaranya : aspek
administrasi, karena rekam medis mempunyai nilai administrasi isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
sebagai tenaga medis dan para medis, aspek medis, karena rekam
medis mempunyai nilai medic karena catatan tersebut dipergunakan
sebagai dasar merencanakan pengobatan atau perawatan yang
diberiakan kepada pasien, aspek hukum, suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya
kepastian hukum atas dasar keadilan, aspek keuangan, berkas rekam
medis mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan
sebagai penetapan biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit, aspek
penelitian, suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian
karena isinya mengandung data atau informasi tentang perkembangan
kronologis dari kegiatan pelayanan medic yang diberikan kepada
pasien. Informasi tersebut dapat dijadikan sebagai bahan referensi
pengajar dibidang profesi si pemakai.53
53
DEPKES,Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia
(Jakarta:DEPKES,1997)
63
Selain itu Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
749a/Menkes/PER/XII/1989 Pasal 11 menyebutkan bahwa rekam
medis merupakan berkas yang wajib dijaga kerahasiannya untuk
menghindari jatuhnya arsip rekam medis ke tangan yang tidak berhak.
d. Penomoran Arsip Rekam Medis
Penomoran rekam medis merupakan sistem yang digunakan sebagai upaya
pemberian identisas serta mempermudah proses penyimpanan dan
penemuan kembali rekam medis, sistem penomoran dilakukan secara
sistematis pada semua rekam medis. Berikut hasil wawancara dengan
petugas rekam medis :
Disini sistem penomoran rekam medis menggunakan unit numbering
system atau pemberian nomor cara unit terdiri dari 6 digit nomor itu
digunakan ketika satu kali berobat, kan ada yang serial, ada yang
campuran unit serial.54
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan mengatakan bahwa
terdapat tiga macam sistem pemberiannomor arsip rekam medis, yaitu
serial numbering system (pemberian nomor cara serial), unit numbering
system (pemberian nomor cara unit), dan serial seri unit numbering system
(pemberian nomor cara seri unit), Penomoran arsip rekam medis yang
digunakan di Rumah Sakit Hermina Kemayoran, menggunakan unit
numbering system atau pemberian nomor cara unit. Unit numbering
system sendiri adalah sistem pemberian satu nomor rekam medis kepada
pasien terdiri dari 6 digit yang digunakan setiap berobat.
54
Wawancara pribadi oleh Mohammad Yusuf
64
e. Penyimpanan Arsip Rekam Medis
1) Pedoman Penyimpanan Arsip Rekam Medis
Kegiatan penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang bersifat
mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk
tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali
dengan cepat, tepat dan akurat. Mengenai pedoman yang mengatur
dalam pengelolaan arsip diperoleh hasil wawancara sebagai berikut :
“Pedoman yang digunakan ada buku pedoman penyelenggaraan
rekam medis hermian hospital group”55
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, pedoman
untuk mengatur penyimpanan arsip menggunakan pedoman yang
dibuat oleh deparmen kesehatan
2) Sistem Penyimpanan
Penyimpanan arsip merupakan aktivitas pokok dalam bidang
kearsipan.Hal ini dilakukan dengan tujuan agar arsip dapat tersimpan
rapi dan dapat ditemukan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Berikut hasil wawancara dengan petugas rekam medis
“sistem penyimpanan yang digunakan disini yaitu sistem penyimpanan
sentralisasi yang menggabung antara rekam medis rawat jalan
maupun rawat inap menjadi 1 (satu)”56
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara.Sistem
penyimpanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip rekam medis di
Rumah Sakit Hermina Kemayoran menggunakan sistem penyimpanan
sentralisasi.Sistem penyimpanan sentralisasi adalah sistem
penyimpanan arsip rekam medis menjadi satu baik catatan-catatan
55
Wawancara pribadi oleh Mohammad Yusuf 56
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih
65
selama pasien rawat jalan maupun catatan-catatan pasien dirawat.
Sistem penyimpanan ini merupaka sistem yang baik untuk arsip rekam
medis yang tersimpan di Rumah Sakit Hermina Kemayoran dan
dengan sistem ini dapat menghindari adanya duplikasi data
Hal tersebut sesuai dengan teori menurut Sulistyo Basuki, Azas
sentralisai adalah azas yang digunakan oleh organisasi untuk
menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat.Semua
arsip dinamis disimpan dipusat penyimpanan.57
3) Sistem Penjajaran
Didalam penyimpanan arsip rekam medis selain sistem penjajaran juga
merupakan hal peting dari pengelolaan arsip rekam medis.Selain.
Berikut hasil wawancara dengan informan :
Rekam medis disini menggunakan yang terminal digit, sistem nomor
akhir, penjajaran rekam medisnya menggunakan nomor akhir, Tetapi
kalau di teori rekam medisnya ada tiga sistem yaitu sistem nomer
langsung dan sistem nomer tengah.58
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan mengatakan bahwa
terdapat tiga macam cara penjajaran penyimpanan arsip rekam medis,
yaitu nomer langsung atau straigt numerical, sistem angka akhir atau
terminal digit, dan sistem angka tengah atau middle digit, dari ketiga
sistem tersebut merupakan bagian dari sistem penyimpanan numeric.
Penomoran penyimpanan rekam medis yang digunakan di Rumah
Sakit Hermina Kemayoran, menggunakan sistem nomer akhir, yaitu
penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara beruratan
sesuai dengan nomer terakhirnya.
57
Sulistiyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62 58
Wawancara pribadi oleh Mohammad Yusuf
66
Alasan pemakaian nomor ini pada penjajaran arsip rekam medis di
Rumah Sakit Hermina Kemayoran agar proses penataan dan
pengambilan berkas dari rak atau temu kembali arsip dapat dilakukan
dengan mudah
Hal tersebut sesuai dengan teori menurut Bambang Shofari, sistem
angka akhir atau terminal digit system yaitu sistem penyimpanan
berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis
berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok
akhir.59
4) Alat Penyimpanan
Menganai alat dalam penyimpanan arsip rekam medis pasien Rs
Hermina Kemayoran di dapat hasil wawancara sebagai berikut :
Untuk alat penyimpanan rekam medis disini yang kita menggunakan
adalah lemari besi yang terbuka atau roll opac”60
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan alat untuk menyimpan
arsip rekam medis di Rumah Sakit Hermina Kemayoran menggunakan
lemari besi guna memudahkan petugas dalam mengambil arsip rekam
medis tersebut.
2. Proses Temu Kembali Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit Hermina
Kemayoran
a. Tata Cara Pengambilan Arsip Rekam Medis
Berdasarkan perundang-undangan permenkes “Rekam Medis
Menjadi milik rumah sakit dan pasien”.Pengambilan rekam medis dari
59
Bambang Shofari, Pengantar Sistem Rekam Medis, h.28 60
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih
67
penyimpanan rekam medis tidak dapat dilakukan dengan
sembarangan.diperoleh hasil wawancara sebagai berikut :
Jadi memang didalam ketentuan perundang-undangan permenkes bahwa
berkas rekam medis itu adalah milik rumah sakit dan pasien. Jadi memang
kalau pengambilan rekam medis hanya boleh dilakukan oleh pihak yang
berwewenang, dan apabila pengambilan rekam medis digunakan untuk
tujuan pendidikan hanya boleh dilihat didalam ruangan rekama medis
tidak boleh dibawa pulang, difotocopy hanya boleh dicatat didalam
ruangan rekam medis dan juga tidak boleh mencatat datanya secara
lengkap karena rekam medis persifat rahasia.61
Berdasarkan wawancara dengan informan pengambilan rekam
medis pada Rumah Sakit Hermina Kemayoran harus mengikuti prosedur,
yaitu hanya dapat dilihat di lingkungan ruang rekam medis dan tidak bisa
dibawa pulang . Pengambilan data hanya boleh dilakukan dengan cara
mencatat data yg dibutuhkan.data yang boleh diambil hanya nama atau
alamat bukan identitas lengkap pasien.
b. Proses Penemuan Kembali Rekam Medis
Penemuan kembali rekam medis pasien berdasarkan sesuai dengan
permintaan dari bagian pendaftaran yang dikirimkan ke unit rekam medis
untuk mendapatkan nomer rekam medis.Berikut hasil wawancara
mengenai penemuan kembali arsip rekam medis :
di Rs ini pada saat pasien telah mendaftar, petugas pendaftaran
mengirimkan pesan kepada bagian unit rekam medis untuk diambilkan
rekam medis dan diantar sesuai poliklinik yang diminta pasien, pesan
tersebut berupa struk atau slip permintaan yang berisikan tanggal
dikeluarkannya struk tersebut, nomor rekam medis pasien, nama pasien,
dan poli yang dituju..62
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi proses temu kembali rekam
medis pasien berdasarkan permintaan yang dikirim dari bagian
61
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih 62
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih
68
pendaftaran ke unit rekam medisuntuk diambilkan rekam medisnya, pesan
tersebut berupa struk atau slip permintaan yang berisikan tanggal
dikeluarkannya struk tersebut, nomer rekam medis pasien, nama pasien,
jenis rekam medis, poliklinik yang dituju dan lainnya.
Dalam mengambil rekam medis pasien di Rumah Sakit Hermina
Kemayoran menggunakan sistem manual sebagai mana yang diungkapkan
seperti hasil wawancara sebagai berikut :
Setelah mendapatkan slip permintaan rekam medis petugas kami langsung
mengambil rekam medsinya ke ruang penyimpanan sesuai dengan no
rekam medis pasien yang diminta dan meletakkan struk itu pada tracer
rekam medis tersebut untuk bukti bahwa rekam medis tersebut sedang
keluar.63
Berdasarkan hasil observasi pengambilan rekam medis setelah
mendapatkan pesan tersebut petugas retrival mengambil rekam medis
sesuai slip permintaan yang dikirim dari pagian pendaftran lalu slip
permintaan dijadikan satu dengan rekam medis pasien dan di daftarkan di
buku ekspedisi setelah itu rekam medis diantarkan menuju poliklinik yang
dituju, saat rekam medis sedang keluar atau digunakan petugas
memberikan petunjuk keluar atau tracer pada tempat rekam medis yang
keluar dari tempat penyimpanannya, petunjuk keluar tersebut tetap berada
di penyimpanan sampai rekam medis yang digunakan dikembalikan dan
disimpan kembali.
Selain dicatat di buku ekspedisi, catatan mengenai rekam medis dari unit
rekam medis juga dicatat didalam sistem komputer.Hal ini bertujuan untuk
menghindari adanya rekam medis yang belum tercatat disalah satu sisi.
63
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih
69
Buku ekspedisi yaitu buku yang mencatat keluarnya rekam medis, tanggal
keluar, unit yang meminta rekam medis tersebut, penanggang jawab yang
menyerahkan, Sebagai mana yang diungkapkanSeperti hasil wawancara
sebagai berikut :
“Buku ekspedisi untuk mencatat rekam medis yg dipinjam dan siapa
penanggung jawabnya jadi nanti ketaun kalo rekam medisnya belum
kembali”64
Setelah seluruh rekam medis yang telah digunakan tersebut
kembali ke ruang penyimpanan rekam medis diperiksa di laporan rekam
medis yang keluar.Apabila ditemukan adanya rekam medis yang belum
kembali maka pihak unit rekam medis menelpon bagian yang meminta
rekam medis tersebut. Sebagai mana yang diungkapkanSeperti hasil
wawancara sebagai berikut :
“Kalo nanti ga balik ada tim penelusuran ditelusur tuh kenapa rekam
medis tersebut belum dikembalikan, pokoknya dicari terus harus ada
kejelasan gitu, ada penanggung jawabnya, karena itu menyangkut data
pasien, peraturan disini pokoknya 2x24 jam rekam medis harus kemabli
lagi ke ruang penyimpanan”65
Berdasarkan hasil observasi peneliti tindakan yang dilakukan oleh unit
rekam medis Rumah Sakit Hermina Kemayoran telah sesuai dengan teori
yang di kemukanan oleh Read-Smith, yaitu terkait mengenai keseluruhan
sistem temu kembali rekam medis, dimulai dari permintaan rekam medis
(requistition), pencatatan rekam medis yang keluar (charge out) dengan
menggunakan alat pencatat yang berupa buku ekspedisi (out Indicator),
dan melacak rekam medis yang belum kembali ketempat penyimpanan
(follow up)
64
Wawancara pribadi oleh Mohammad Yusuf 65
Wawancara pribadi oleh Erni Murniasih
70
3. Hambatan Yang dialami Unit Rekam Medis Dalam Temu Kembali
Arsip Rekam Medis Pasien
Tujuan yang ketiga dari skripsi ini, yaitu untuk mengidentifikasi hambatan
dalam temu kembali arsip rekam medis pasien di unit rekam medis Rumah
Sakit Hermina Kemayoran, maka hasil wawancara yang diperoleh sebagai
berikut :
“ untuk prosedur penemuannya sudah sesuai dengan prosedurnya Cuma
ya kalo kendala saat mencari berkas rekam medisnya suka ada rekam
medis dari ruang penyimpanan yang kurang memadai.”66
“Selama ini tidak ada kendala Cuma memang membutuhkan waktu cukup
lama karena keterbatasan ruangannya jadi suka ada rekam medis yang
tidak sesuai pada tempatnya biasa human error ya mba hehe.”67
Berdasarkan hasil observasi dan jawaban dari wawancara di atas, maka
hambatan yang sedang dihadapi dalam temu kembali rekam medis pasien
di Rumah Sakit Hermina Kemayoran adalah ruangan yang tidak terlalu
luas dan rak penyimpanan berkas rekam medis yang kurang.
66
Wawancara pribadi oleh Erni Murniaisih 67
Wawancara pribadi oleh Mohammad Yusuf
71
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, mengenai sistem temu
kembali arsip rekam medis yang telah dijalankan dalam sistem temu kembali
arsip rekam medis pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran dapat
disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
1. Penciptaan arsip rekam medis terdiri dari prosedur penerimaan pasien
dan pengisian rekam medis oleh tenaga kesehatan. Untuk penyimpanan
arsip rekam medis yang digunakan di Rumah Sakit Hermina Kemayoran
menggunakan sistem angka akhir yaitu dengan menjajarkan arsip rekam
medis berdasarkan nomor urut rekam medis pada dua angka kelompok
akhir. Selain itu azas penyimpanan yang digunakan adalah azas
desentralisasi dengan begitu penyimpanan rekam medis bisa dikatakan
sistematis. Namun adanya penggabungan antara ruangan rekam medis
aktif dan in aktif yang seharusnya terpisah dijadikan satu karena
terbatasnya ruangan dan menyebabkan ruangan jadi tidak maksimal untuk
digunakan.
2. Proses temu kembali arsip rekam medis dilakukan secara manual dengan
bantuan dengan menggunakan slip permintaan yang dikirim dari bagian
pendaftaran ke bagian rekam medis untuk dicarikan rekam medis yang
dibutuhkan sesuai nomer rekam medis yang ada di slip permintaan
tersebut. Dalam penemuan kembali arsip rekam medis di Rumah Sakit
72
Hermina Kemayoran terdapat kendala, yaitu: ruang penyimpanan dan
waktu dalam menemukan kembali arsip rekam medis yang cukup lama.
B. Saran
Berdasarkan hasil kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan saran
yang dapat dijadikan pertimbangan guna memaksimalkan sistem temu
kembali arsip rekam medis pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran,
sebagai berikut :
1. Dengan adanya penggabungan antara ruangan rekam medis aktif dan in
aktif sebaiknya ruang penyimpanan rekam medis aktif dan in aktif
dipisah agar memudahkan pekerja dalam menemukan kembali arsip
rekam medis.
2. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut sebaiknya unit rekam medis
RS Hermina Kemayoran membuat rekam berbasis elektronik agar lebih
mudah dalam temu kembali rekam medis agar ruang penyimpanan
rekam medis lebih efisien.
73
DAFTAR PUSTAKA
AbuBakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta:
Djambatan, 1985.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Arikunto, Suharsimi. Pengelolaan Kelas dan Siswa. Jakarta: PT Raja Grafindo,
1986.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2000.
—. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 1989.
Belkin, NJ. "Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval",
Canadian Journal of Information Sciences, 1980
Bungin, Burhan. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana, 2007.
Departmen Kesehatan RI. Buku Pedoman Catatan Medik Rumah Sakit. Jakarta:
Depkes RI, 1991.
—. Pedoman pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta:
Departmen Kesehatan RI, 1997.
—. Petujuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/Medical Record Rumah Sakit.
Jakarta:Departmen Kesehatan RI, 1991.
Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Modern Liberty, 2006.
Hatta, Gemala R. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan.Jakarta: UI Press, 2008.
Huffman, Edna K. Health Information Management. USA: Physician's Record
Company, 1994.
Republik Indonesia, "Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009
tentang kearsipan."
http://www.luk.staff.ugm.ac.id/atur/UU432009Kearsipan.
Goel-S.L Health Care Administration Policy Making and Planning.. New Delhi:
Deep & deep Publications, 2001.
Manning, Chirstopher D. Introduction to Information Retrival. Cambridge:
Cambridge University Press, 2008.
74
Martono, Budi. Arsip Koserpondensi: Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan, 1997.
Megill, Kenneth A. Corporate Memory: Records and Information Management in
the Knowledge Age. London: Bowker Saur, 2005.
Menkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008
tentang Rekam Medis. 2008
Menkes RI. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 129/MENKES/SK/II/2008
tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. 2008
Mirmani, Anon. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas
Terbuka, 2011.
Moleong, Lexy J. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya, 2007.
Nasution, S. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito, 1988.
Penn, Ira A. Records Management Handbook. England: Gower House, 1994.
Prasetya, Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN Press,
1999.
Savitry, Citra Budi. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum
Sinergis Medis, 2011
Shepherd, Elizabeth. Manging Records: a handbook of principlesand partice.
London: Facet Publishing, 2003.
WHO. Medical Record Manual A Guide For Developing Countries. World Health
Organization. 2002
Wijaya, Lily. Pengelolaan Sistem Rekam Medis I Modul 2B. Jakarta, 2009.
Wursanto, Ig. Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
Yayan, Daryan. Terminologi Kearsipan Indonesia. Jakarta: Sigma Cipta Utama,
1998.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat tugas menjadi dosen pembimbing
Lampiran 2
Surat izin penelitian
Lampiran 3
Surat keterangan izin penelitian
Lampiran 4
Alur arsip rekam medis rawat inap
Lampiran 5
Alur arsip rekam medis rawat jalan
Lampiran 6
Struktur organisasi unit rekam medis
Lampiran 7
Slip permintaan rekam medis
1. Ruang unit rekam medis
2. Ruang penyimpanan arsip rekam medis
BIODATA PENULIS
ADELIA RACHMA. Lahir di Jakarta 26 November 1994,
dari ayahanda Bapak Maman Ali Surachman dan ibunda
Endah Kurniati Harini. Anak pertama dari empat
bersaudara ini memulai pendidikannya di SDN Cipadu 03,
setelah lulus melanjutkan ke MTS Manba’ul Khair
Tangerang dan SMK Kartika X2 Jakarta mengambil kejuruan Administrasi
Perkantoran. Lulus dari SMK Kartika X2 Jakarta kemudian melanjutkan
pendidikan S1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 2012 di Jurusan Ilmu
Perpustakkaan Fakultas Adab dan Humaniora. Saat perkuliahan semester 7
berakhir penulis bekerja di tempat yakni : Perpustakaan Universitas Dirgantara
Marsekal Suryadarma Halim Perdana Kusuma, Jakarta Timur. Melakukan Praktek
Kerja Lapangan di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan, dan melaksanakan
Kuliah Kerja Nayata di Desa Sukamanah, Megamendung, Bogor. Penulis pernah
mengikuti organisasi bela diri karate dan mengikuti kejuaraan karate antar ranting
Se Jakarta Pusat pada tahun 2005