sistem pendukung keputusan untuk kenaikan pangkat pada kantor dprd luwu timur

Jurnal ILKOM, ISSN:2087-1716, Volume 2, Nomor 3, Desember 2010

183

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK KENAIKAN

PANGKAT PADA KANTOR DPRD LUWU TIMUR

Muhammad Diah Yusuf *)

Abstract : This research intent design spontaneous supporting system that can help

DPRD Luwu especially in preferments spontaneous supporting DPRD Luwu's clerk.

Trick that is done in this research is do associate data collecting preferments

spontaneous system, making system modelling with figures it to utilize system

flowing charts and data flow diagram (DAD), design one application which utilize

programming languages Visual Basic 6. 0 and database the utilizes Office Acces's

Microsoft 2003, and system implementation. Observational result that doing to point

out that system computerizes with berbasiskan database can help data processing

activity on DPRD Luwu's office, Godwilling with spontaneous supporting System

already been designed writer can help deep spontaneous supporting process

preferment. Key word: application, information system, spontaneous supporting system, clerk.

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Persoalan pengambilan

keputusan pada dasarnya adalah

bentuk pemilihan dari berbagai

alternatif tindakan yang mungkin

dipilih yang prosesnya melalui

mekanisme tertentu, dengan

harapan akan menghasilkan

sebuah keputusan yang terbaik.

Penyusunan model keputusan

adalah suatu cara untuk

mengembangkan hubungan-

hubungan yang logis yang

mendasari persoalan keputusan ke

dalam suatu model matematis,

yang mencerminkan hubungan

yang terjadi di antara faktor-faktor

yang terlibat, sehingga proses

keputusan harus diambil melalui

proses yang bertahap, sistematik,

konsisten dan diusahakan dalam

setiap langkah mulai dari awal

telah mengikutsertakan

stakeholders dan

mempertimbangkan berbagai

faktor.

Kolaborasi antara

pembuatan keputusan dengan

pemanfaatan kemajuan teknologi

informasi berupa sistem

pendukung keputusan berbasis

komputer (Computer Based

Decision Support System)

merupakan pilihan yang paling

tepat untuk menghasilkan sistem

pengambilan keputusan yang

benar-benar lebih baik


184

dibandingkan dengan hanya

memanfaatkan intuisi dan

peraturan-peraturan normatif

belaka.

Kantor DPRD Luwu

Timur yang merupakan salah satu

instansi pemerintah, juga tak

terlepas dari persoalan-persoalan

pengambilan keputusan yang bisa

memuaskan semua pihak yang

berada didalam instansi tersebut.

Pada Kantor DPRD Luwu Timur

masalah kenaikan pangkat

pegawai merupakan masalah yang

agak kompleks dimana kenaikan

pangkat pegawai memerlukan

analisa yang tepat untuk kenaikan

pangkat pegawai Kantor DPRD

Luwu Timur. Oleh karena itu,

sering timbul permasalahan-

permasalahan antara lain :

1) Pengangkatan pegawai yang

terjadi pada Kantor DPRD

Luwu Timur tidak sesuai

dengan syarat-syarat kenaikan

pangkat pegawai Kantor

DPRD Luwu Timur.

2) Tidak adanya sistem yang

mengatur kenaikan pangkat

pegawai sebagai pendukung

keputusan dari pimpinan

Kantor DPRD Luwu Timur.

Dengan dasar latar belakang

diatas maka penulis mengangkat

sebuah judul “Sistem Pendukung

Keputusan Untuk Kenaikan

Pangkat Pegawai pada Kantor

DPRD Luwu Timur”.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalahnya adalah

bagaimana merancang sebuah Sistem

Pendukung Keputusan untuk Kenaikan

pangkat pada kantor DPRD Luwu

Timur.

1.3 Tujuan Penelitian

a. Merancang Sistem Informasi

pendukung keputusan kenaikan


Timur.

b. Membuat program aplikasi

pendukung keputusan kenaikan


Timur.

1.4 Manfaat Penelitian

1. Manfaat bagi peneliti, penelitian

di harapkan dapat memperdalam

pengetahuan dan banyak

memperoleh pembelajaran,

pengalaman dan wawasan dalam

mengembangkan perancangan

sederhana sistem informasi bagi

suatu instansi / perusahaan.

2. Manfaat penelitian bagi kantor

DPRD Luwu Timur ialah agar

aplikasi yang penulis buat dapat

digunakan pada kantor DPRD

Luwu Timur.

3. Bagi civitas akademik penelitian

ini dapat dijadikan pedoman atau

referensi untuk pengembangan

selanjutnya sehingga

menghasilkan sistem informasi

yang lebih baik dari sistem yang

ada.

1.5 Batasan Masalah

Sesuai latar belakang masalah

tersebut diatas, dan keterbatasan

penulis dalam merancang sistem

informasi ini maka penulis berusaha

membatasi ruang lingkup


185

permasalahan pada pendukung

keputusan kenaikan pangkat pada

kantor DPRD Luwu Timur.

1.6 Metodologi Penelitian

1.6.1. Lokasi Penelitian

Penelitian dilaksanakan

pada kantor DPRD Luwu

Timur.

1.6.2. Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan

selama 2 bulan.

II LANDASAN TEORI

2.1 Definisi Decision Support

System Decision Support System dapat

dikatakan sebagai sistem

komputer yang mengolah data

menjadi informasi untuk

mengambil keputusan dari

masalah semi-terstruktur yang

spesifik.

2.2 Tujuan Decision Support

System Tujuan dari Decision Support

System (DSS) antara lain adalah:

membantu manajer membuat

keputusan untuk memecahkan

masalah semi struktur

mendukung penilaian manajer

bukan mencoba

menggantikannya

meningkatkan efektifitas

pengambilan keputusan

seorang manajer dari pada

efisiensinya.

2.3 Tahap-tahap Decision Support

System Tahap-tahap dalam pengambilan

keputusan antara lain adalah :

kegiatan intelijen,

kegiatan merancang,

kegiatan memilih dan

menelaah.

Kegiatan intelijen ini merupakan

kegiatan mengamati lingkungan

untuk mengetahui kondisi-

kondisi yang perlu diperbaiki.

Kegiatan ini merupakan tahapan

dalam perkembangan cara

berfikir. Untuk melakukan

kegiatan intelijen ini diperlukan

sebuah sistem informasi, dimana

informasi yang diperlukan ini

didapatkan dari kondisi internal

maupun eksternal sehingga

seorang manajer dapat

mengambil sebuah keputusan

dengan tepat.

Kegiatan merancang merupakan

sebuah kegiatan untuk

menemukan, mengembangkan

dan menganalisis berbagai

alternatif tindakan yang mungkin

untuk dilakukan. Tahap

perancangan ini meliputi

pengembangan dan

mengevaluasi serangkaian

kegiatan alternatif.

Pertimbangan-pertimbangan

utama telah diperkenalkan oleh

Simon untuk melakukan tahapan

ini, apakah situasi keputusan ini


186

terprogram atau tidak.

Sedangkan kegiatan memilih dan

menelaah ini digunakan untuk

memilih satu rangkaian tindakan

tertentu dari beberapa yang

tersedia dan melakukan penilaian

terhadap tindakan yang telah

dipilih.

2.4 Jenis - Jenis DSS Decision

Support System Jenis-jenis DSS menurut tingkat

kerumitan dan tingkat dukungan

pemecahan masalahnya adalah

sebagai berikut:

Mengambil elemen-elemen

informasi.

Menaganalisis seluruh file.

Menyiapkan laporan dari

berbagai file.

Memperkirakan dari akibat

keputusan.

Mengusulkan keputusan.

Membuat keputusan.

2.5 Model Decision Support System Model DSS terdiri dari:

1. Model matematika.

2. Database.

3. Perangkat lunak.

Perangkat lunak DSS sering

disebut juga dengan DSS generator.

DSS generator ini berisi modul-modul

untuk database, model dan dialog

manajemen. Modul database ini

menyediakan beberapa hal, seperti:

creation, interrogation dan

maintenance untuk DSS database. DSS

database memiliki kemampuan untuk

menemukan sistem database yang

telah disimpan. Sedangkan modul

model digunakan untuk menyajikan

kemampuan membuat, menjaga dan

memanipulasi ke dalam bentuk model

matematika. Model dasar ini

menampilkan electronic spreadsheet.

Model dialog digunakan untuk

menarik perhatian para pengguna

untuk berhubungan langsung antara

pengguna dengan komputer dalam

mencari solusi.

2.6 Penerapan DSS Dalam Suatu

Instansi

DSS digunakan dalam suatu

perusahaan karena beberapa

faktor yaitu :

Perusahaan beroperasi pada

ekonomi yang tidak stabil.

Perusahaan dihadapkan pada

kompetisi dalam dan luar

negeri yang meningkat.

Perusahaan menghadapi

peningkatan kesulitan dalam

hal melacak jumlah operasi-

operasi bisnis.

Sistem komputer perusahaan

tidak mendukung

peningkatan tujuan

perusahaan dalam hal

efisiensi, profitabilitas dan

mencari jalan masuk di

pasar yang benar-benar

menguntungkan.

2.7 Dampak Pemanfaatan DSS

Dampak dari pemanfaatan

Decision Support System (DSS)

antara lain :

Masalah-masalah semi

struktur dapat dipecahkan.


187

Problem yang kompleks

dapat diselesaikan.

Sistem dapat berinteraksi

dengan pemakainya.

Dibandingkan dengan

pengambilan keputusan

secara intuisi, pengambilan

keputusan dengan DSS

dinilai lebih cepat dan

hasilnya lebih baik.

Menghasilkan acuan data

untuk menyelesaikan

masalah yang dihadapi oleh

manajer yang kurang

berpengalaman.

Untuk masalah yang

berulang, DSS dapat

memberi keputusan yang

lebih efektif.

Fasilitas untuk mengambil

data dapat memberikan

kesempatan bagi beberapa

manajer untuk

berkomunikasi dengan lebih

baik.

Meningkatkan produktivitas

dan kontrol dari manajer.

2.8 Faktor Pendukung DSS

Pengambilan keputusan

dipengaruhi oleh :

Faktor teknologi

Faktor kompleksitas

struktural

Faktor pasar internasional

Faktor stabilitas politik

Faktor konsumerisme

Faktor intervensi pemerintah

Faktor informasi yang

berkaitan dengan masalah

tersebut,

Faktor gaya pengambilan

keputusan dan

Faktor kemampuan

(intelegensi ,persepsi, dan

falsafah) serta

Pertimbangan pengambil

keputusan. Pengambilan

keputusan selalu berkaitan

dengan ketidakpastian dari

hasil keputusan yang

diambil. Untuk mengurangi

faktor ketidakpastian

tersebut, keputusan

membutuhkan informasi

yang sahih mengenai

kondisi yang telah, dan

mungkin akan terjadi,

kemudian mengolah

informasi tersebut menjadi

beberapa alternatif

pemecahan masalah sebagai

bahan pertimbangannya

dalam memutuskan langkah

yang akan dilaksanakannya,

sehingga keputusan yang

diambil diharapkan dapat

menrberikan keuntungan

yang maksimal.

Menggunakan aplikasi

Computer Base Information

System (CBIS) untuk

lingkungan kelompok,

seperti: Electronic Meeting

System (EMS) dan Group

Decision Support System

(GDSS). Sistem Pendukung


188

Keputusan Kelompok

(group decision support

system), atau GDSS adalah

suatu sistem berbasis

komputer yang mendukung

kelompok-kelompok orang

yang terlibat dalam suatu

tugas (tujuan) bersama dan

yang menyediakan interface

bagi suatu lingkungan yang

digunakan bersama.

2.9 Penerapan DSS pada Kantor

DPRD Luwu Timur. Menurut Simon dalam buku komputerisasi

pengambilan keputusan (Daihani, 2001)

proses pengambilan keputusan melalui

tahapan :

1. Tahap Penelusuran ( Intelligence)

Dari penelitian yang dilakukan

melahirkan rumusan masalah

penelitian berupa Sistem Pendukung

Pengambilan Keputusan Kenaikan

Pangkat Pegawai Berdasarkan

Kinerja dari Pegawai tersebut.

2. Tahap Perancangan ( Design)

Setelah perumusan masalah,

dilanjutkan dengan pencarian data-

data dan informasi berupa sistem dan

prosedur kenaikan pangkat yang telah

dipakai, data-data pegawai, data-data

pangkat. Pencarian dan pengumpulan

data didominasi melalui wawancara

dengan staf yang mengetahui proses

kenaikan pangkat pada kantor DPRD

Luwu Timur. Dari kesemua informasi

yang diperoleh, kemudian dapat

dibuat penetapan kriteria-kriteria

evaluasi untuk calon pegawai yang

diutamakan kenaikan pangkatnya

melalui pertimbangan kelengkapan

berkas, sikap kerja dan masa kerja.

3) Tahap Pemilihan (Choice).

Dengan mengacu pada kriteria-

kriteria penilaian yang telah

ditetapkan, dibuat model-model

penilaian secara matematis.

4) Tahap Implementasi (Implementation)

Struktur Sistem Pendukung

Keputusan diimplementasikan

dengan bahasa pemrograman Visual

Basic 6.0 dengan Microsoft Access

sebagai databasenya. Sedangkan

komponen-komponen Sistem

Pendukung Keputusan yang

digunakan adalah :

a. Subsistem manajemen data,

menyediakan data bagi sistem

yang berasal dari data internal dan

data eksternal.

b. Subsistem manajemen model,

berfungsi sebagai pengelola

berbagai model.

c. Subsistem antar muka pengguna,

merupakan fasilitas yang mampu

mengintegrasikan sistem

terpasang dengan pengguna secara

interaktif.

Perancangan basis data sistem

pendukung keputusan yang akan

memberikan pemahaman secara

keseluruhan berupa hubungan antar objek

data, aliran informasi dan transformasi

dari data input menjadi output yang

digambarkan secara grafik berupa Entitas

Relationship Diagram dan Data Flow

Diagram. Secara keseluruhan Sistem

Pendukung Keputusan yang akan


189

dibangun, memperhatikan kriteria-kriteria

dengan bobot tertentu.

2.10 Model dan Bobot Penilaian SPK

Kenaikan Pangkat Pegawai

Kantor DPRD Luwu Timur. Model Sistem Pendukung

Keputusan Kenaikan Pangkat Pegawai

Kantor DPRD Luwu Timur berdasarkan

Kinerja Pegawai yang bersangkutan,

dibuat dalam 3 jenis penilaian, yaitu

Model Penilaian Kelengkapan Berkas,

Model Penilaian Sikap Kerja, dan Model

Penilaian Masa Kerja. Dimana masing-

masing unsur tersebut memiliki beberapa

elemen penilaian yang akan menentukan

hasil akhir sistem pendukung keputusan

yang akan digunakan oleh para pengguna

dalam menentukan suatu keputusan.

Setiap elemen berbobot penilaian yang

berbeda-beda tergantung dari hasil

penilaian kriteria yang ada. Batasan

penilaian dimulai dari angka 5 sebagai

yang terendah sampai dengan nilai 100

sebagai yang tertinggi. Sedangkan bobot

penilaiannya sudah ditentukan

berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan

oleh si peneliti dengan bersumber pada

hasil penelitian, namun hal ini untuk

seterusnya bisa diadakan perubahan-

perubahan searah dengan tuntutan

kebutuhan. Bahwa sistem ini proses

penilaiannya mengacu kepada pemenuhan

kriteria-kriteria yang telah ditetapkan serta

mengacu pada beberapa kasus yang telah

terjadi, sehingga benar-benar mempunyai

tolak ukur yang baik.

2.10.1. Model Penilaian

Kelengkapan Berkas.

Pada element ini dilakukan

pemeriksaan kelengkapan

berkas dari pegawai yang

bersangkutan, berkasnya ada

10 macan dan masing masing

bernilai 10, apabila berkasnya

telah lengkap maka

kelengkapan berkasnya

bernilai 100 dan pegawai

yang bersangkutan telah

mendapatkan nilai 40%.

2.10.2. Model Penilaian Sikap

Kerja.

Pada element ini pegawai

dilihat kerajinan, dan prestasi

kerjanya apabila sikap

kerjanya baik maka diberikan

nilai 100, dan pegawai

tersebut telah mendapatkan

nilai tambahan 30%. Untuk

model penilaian sikap kerja

dapat dilihat dari tabel berikut

:

Tabel 1. Model Penilaian

Sikap Kerja

Sikap Nilai

Baik 100

Cukup Baik 60

Kurang Baik 40

Buruk 10

Buruk Sekali 5

2.10.3. Model Penilaian Masa

Kerja.

Pada element ini pegawai

dilihat dari lama bekerja pada


190

intansinya, apabila pegawai

tersebut telah bekerja selama

3 atau lebih maka pegawai

tersebut mendapat nilai 100

dan pegawai yang

bersangkutan mendapatkan

nilai tambahan 30%, model

penilaian masa kerja dapat

dilihat pada tabel berikut :

Tabel 2. Model Penilaian

Masa Kerja

Masa Kerja Nilai

Di bawah 1

Tahun

10

Antara 1-3

Tahun

60

3 Tahun atau

lebih

100

III. PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem Berjalan

Proses pengambilan keputusan

untuk kenaikan pangkat pegawai pada

kantor DPRD Luwu Timur adalah dimulai

dari pemeriksaan berkas pegawai

bersangkutan kemudian pemeriksaan

sikap pegawai kemudian pemeriksaan

terhadap lama bekerja pada kantor DPRD

Luwu Timur.

Apabila hasil dari sistem

menunjukan angka di atas 70 % maka

pegawai bersangkutan dapat

dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat,

apabila sistem memberikan hasil diantara

70% dan 50% berarti pegawai tersebut

belum memenuhi syarat untuk kenaikan

pangkat akan tetapi dapat

dipertimbangkan kembali, apabila hasil

dari sistem adalah di bawah 50% maka

pegawai tersebut tidak dapat

dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat.

Rancangan ERD (Entry

Relationship Diagram) dapat dilihat pada

gambar di bawah ini :

Admin Menginput Data Pegawai

M 1

Data Nilai Sikap Kerja

Data Nilai Masa Kerja

Data Nilai Analisa sistem

Menginput

Menginput

Menginput

Data Update Pangkat

Lap. Pegawai

Mengupdat

e

Mencetak

M

M

M

M

M

1

1

1

1

1

Mencetak

1 Daftar Nama Pegawai hasil

analisa sistem dan nilanya

M


191

Input Data Pegawai Input Data Golongan

Input Data Nilai Sikap

Input Data Nilai lama kerja

Input Data SPK

Update pangkat pegawai

Keputusan Lap. Data pegawai pengusulan pangkat Lap. Data Pegawai

Hasil Keputusan

Rancangan diagram arus data

Adapun diagram arus data dari sistem pendukung keputusan kenaikan pangkat

pegawai kantor DPRD Luwu Timur adalah sebagai berikut :

Diagram arus data Level 0 ini

menjelaskan sistem pendukung keputusan

pegawai kantor DPRD Luwu Timur yang

terdiri atas tiga bagian yaitu: Entry data,

penilaian kenaikan pangkat pegawai, dan

cetak laporan

IV. ALGORITMA DAN

IMPLEMENTASI

4.1 Algoritma Sistem

Algoritma sistem merupakan alur

dari program yang mengalir dari sistem

secara terstruktur. Adapun algoritma

sistem pendukung keputusan pegawai

kantor DPRD Luwu Timur adalah sebagai

berikut :

1. Bagan alir menu utama.

Adapun alir menu utama merupakan

alur dari menu utama yang terdiri dari

entry data, analisa sistem dan

pelaporan bagan alinya adalah sebagai

berikut :

C Pegawai

Sistem pendukung keputusan kenaikan

pangkat

0 A Admin

B Pimpinan


192

Dalam form entry data

golongan/pangkat dimulai dengan

admin menginputkan kode golongan

dan golongan / pangkat misalnya

kodenya 01 dan golongannya III A

Dalam form entry data nilai sikap

dimulai dengan admin menginputkan

sikap kerja dan nilainya misalnya

sikapnya baik berarti nilainya 100 dan

form ini berfungsi untuk memberikan

nilai sikap setiap pegawai untuk analisa

sistem kenaikan pangkat pegawai

tersebut

Dalam form entry data nilai masa

kerja dimulai dengan admin

menginputkan masa / lama kerja dan

nilainya misalnya masa/lama kerjanya

diatas 3 tahun berarti nilainya 100 dan

form ini berfungsi untuk memberikan

nilai masa kerja setiap pegawai untuk

analisa sistem kenaikan pangkat

pegawai tersebut

Form update pangkat pegawai

berfungsi untuk merubah pangkat

pegawai yang telah diintruksikan oleh

pimpinan setelah pimpinan tersebut

menganalisa kinerja dari pegawai

tersebut, adapun tampilnannya sebagai

berikut :

Implementasi Form Analisa Sistem

Form analisa sistem berfungsi

untuk menganalisa setiap pegawai

yang mengusulkan untuk kenaikan

pangkat, analisa dimulai dengan

melihat kelengkapan berkas yang

kemudian diinputkan ke dalam sistem

untuk diberikan nilai setelah itu

melihat sikap dan masa kerja dan

diinputkan kedalam sistem untuk

diberikan nilai kemudian nilai

tersebut dijumlahkan untuk dilihat

nilainya kenudian dapat

dipertimbangkan untuk kenaikan

pangkat pegawai, adapun

tampilannya sebagai berikut :

V. KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis sistem yang

berjalan dan proses perancangan

Komputerisasi Sistem pendukung

T

B.1

Menu Utama

A

E

X

IT

Mulai

Entry

Data

Analisa

sistem

Laporan

Keluar

Y

Y

Y

T

T

T

M

C

Form Analisa

Kenaikan

Pangkat

Y


193

keputusan pegawai kantor DPRD Luwu

Timur, maka penulis dapat menyimpulkan

dan memberikan beberapa saran berikut:

5.1. Kesimpulan

1. Dengan perancangan Sistem

pendukung keputusan pegawai

kantor DPRD Luwu Timur, dapat

membantu dalam proses


kantor DPRD Luwu Timur.

2. Perancangan Sistem pendukung

keputusan pegawai kantor DPRD

Luwu Timur, merupakan sebuah

sistem informasi yang telan

dirancang oleh penulis yang dapat

mengatasi masalah penentuan

keputusan kenaikan pangkat

pegawai pada kantor DPRD Luwu

Timur.

5.2 Saran

1. Diharapkan Perancangan Sistem


kantor DPRD Luwu Timur dapat

diterapkan pada kantor DPRD

Luwu Timur

2. Untuk perbaikan-perbaikan

kedepan penulis mengharapakan

masukan dari para pembaca guna

pembuatan sistem informasi yang

lebih baik dan bermanfaat.

DAFTAR PUSTAKA

Hendra. Sistem Pendukung Keputusan

Kenaikan Pangkat Dengan

Metode Pembobotan: Makassar,

2010.

Jogiyanto. Analisis & Desain Sistem

Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek

Aplikasi Bisnis : Yogyakarta.

Andi, 2005.

MADCOMS, Aplikasi Database Visual

Basic 6.0 dengan Crystal Report

: Jl. Letjen Haryono. Madiun-

63139, 2003.

MADCOMS, Microsoft Visual Basic 6.0

Untuk Pemula : Madiun-63139,

2008.

Marlinda, Linda. Sistem Basis Data.

Yogyakarta : Andi Ofset , 2004.

McLeod, Raymond Jr. Sistem Informasi

Manajemen : Studi Sistem

Informasi Berbasis Komputer.

Jakarta : PT. Prenhallindo, 1995.

Pohan, Husni Iskandar, dan Kusnasriyanto

Saiful Bahri. Pengantar

Perancangan Sistem. Jakarta :

Erlangga, 1997.

Suhata, VB sebagai Pusat Kendali

Peralatan Rumah Elektronik,

Jakarta : PT. Elex Media

Komputindo, 2005

Yuswanto, Pemograman Client Server

Microsoft Visual Basic 6.0 Jilid

I, Jakarta : Prestasi Pustakarya,

2004.

*) Dosen Tetap FTI UMI Makassar

sistem pendukung keputusan untuk kenaikan pangkat pada kantor dprd luwu timur

Documents