sistem pendukung keputusan pengelolaan...
TRANSCRIPT
1
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
PENGELOLAAN OBAT
Dr. Satibi, M.Si., AptFakultas Farmasi UGM
Disampaikan dalam workshop Mutu dan Kualitas manajemenlogistik dan pelayanan Farmasi Klinik
Fakultas Kedokteran UGM, 23 Maret 2017
KEBIJAKAN PENGELOLAAN OBAT
1. Menjamin ketersediaan obat yang aman berkhasiat dan jumlah cukup
2. IF sesuai dengan standar
3. Pengelolaan instalasi farmasi sesuai dengan pedoman
4. Menerapkan e – logistic untuk pencatatan distribusi dan evaluasi obat di IF
5. Melakukan pelaporan secara periodik
PERSEDIAAN
Modal yg diinvestasikan
40%
Persediaan Aset yang paling mahal
Manajemen persediaan yang baik
Sangat penting
Distribution
Procurement Use
Management SupportPlanning and AdministrationOrganization and Management
Information ManagementHuman Resources
Selection
Drug Management Cycle
Management Information system
• A combination of computers and people that is used to provide information to aid in making decisions and manage a firm
The Information Systems Pyramid
Executive
level
Management Information
Systems
Operational System:
-selection Planning and Administration
- Procurement Organization and Manage
- Distribution Human Resource
- Use Information Management
Strategic planningPeriodic Queries
Operational ControlTransactional data
Schedules and on Demand reports
Management Control
Information Systems Components
Manual Procedures and Business Process
Individuals, Groups, Departments, Enterprise-wide, Customers, Trading partners
Data, Information, Knowledge
System SW, Application SW
Computer• Server• PC• MobileNetworking
Logistic Health
Information System
Selection
Procurement
Inventory Control
Distribution
Use of drugs
Accounting
Performance indicator
pengelolaanobat
Maintenance
INTEGRATED LOGISTIC
INFORMATION SYSTEM
Selection
Database eksternal
(e-Catalog)
Master Database Suppliers
Database
FormulariumRS
Master Database
Drugs
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI
DATABASE SUPPLIERDATABASE SUPPLIER
Nama Supplier
Alamat Supplier
No. Telp
Nama Ka.Cabang
NamaPIC/Salesman
No. TelpPIC/Salesman
DATABASE PERBEKALAN
DATABASE PERBEKALAN
Kode Perbekalan
Nama Perbekalan
Bentuk Sediaan
Satuan
Kelas Terapi
Pabrik/Manufactur
Harga PokokPenjualan
PROCUREMENT
Master Data Suppliers
Perencanaankebutuhan
ModulInventory
Control
Data Pemesanan
Data Penerimaan
Forecasting
E-Procurement
INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM
Pemesanan
TanggalPemesanan
NamaSupplier
NomorPemesanan
NamaPerbekalan
Jumlah
HargaSatuan
Diskon
Harga Total
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI
TERINTEGRASI Penerimaan
TanggalTerima
NamaSupplier
NomorFaktur
NamaPerbekalan
Jumlah
Harga Satuan
Diskon
Harga Total
No. Batch
Tanggal
ED
INVENTORY
CONTROL
Modul
Distribusidata suhu dankelembaban
Ruangan
CCTV System – fitur
lockdown
ModulProcurement
Min-max Stock
Mutasi / Pergerakan
obat
INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM
Pengelolaan Stok- inventory Control
• Sietem Pareto (ABC)
• Sistem EOQ
• Sistem level stok (minimal dan maksimal level stok)
• Safety Stock (buffer stok)
• ROP (Reorder Point)
• Lead Time
Model ABC (Always Better Control)
• Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :
•• Kel Jumlah item Jumlah nilai•• A 20% 75%• B 30% 20%• C 50% 5%• 100% 100%•
ANALISA ABC
80
75 Klas A
60
50
40
30
Klas B
20
10
Klas C
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
% item persediaan
%BiayaPemakaian
Rumus mathemetic Smin dan Smax
Safety Stock (SS)
SS = (LT x CA)
Smin (Stok minimum)
Smin = (LT x CA) + SS
= 2 SS
Smax (stok maksimum)
Smax = Smin + (PP x CA)
Rumus mathematic:
Jika terjadi outstanding back orders (SB), maka rumusnya:
Qo = CA x (LT+PP)+SS+SB-(S1+S0)
Qo = CA x (LT + PP) + SS – (S1+So)
Gambar. Economic Order Quantity
Model EOQ (Economic Order Quantity)
• Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnyafasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biayapemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanandan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanyaoptimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangunpersediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.
• Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumusJumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)
• EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co
• Cm . U Cm . U S
•
• Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)
• Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun
• S : Jumlah permintaan setahun
• U : Cost per unit
Data Pergerakan ObatData Pergerakan Obat
Kode Obat
Nama Obat
Saldo Awal
Jumlah ObatMasuk
Jumlah ObatKeluar
Saldo akhir
HPP
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI
DISTRIBUTION
ModulInventory
Control
E-Prescribing
System
ModulOrdering di
bangsal/unit layanan
Modul TransaksiPasien RI-RJ
INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM
Alur PELAYANAN RESEP di Apotik
Depo
Farmasi
Pemeriksaan
Penyiapan obat + pemasangan etiket
Pencetakan etiket
Persetujuan pasien
tidak ada masalah
Skrining Resep
PasienResep
Depo
FarmasiAda masalah
Nomor tunggu
DOKTER
Penyerahan Obat
Informasi & Verifikasi Pasien
R/
no
R/
R/
R/
no
DispensingSuatu proses penerimaan sampai pemberian obat kepada seorang
pasien berdasarkan resep
• Good Dispensing Practice
OBAT BETUL BENTUK OBAT EFEKTIF
DOSIS DAN KUANTITAS BENAR
PASIEN BENAR
WADAH EFEKTIF INSTRUKSI JELAS
Recieve & confirm
Interpret & verify
Preparing& labeling
Record & endorse
Supply & councel
DISPENSING
Nomor Registrasi
Nama Obat
Dosis Obat
Jumlah Obat
Aturan Pakai
Keterangan Lain
E-Prescribing
Nomor Rekam Medis
Identitas Dokter
Identitas Pasien
Nama Poliklinik/bangsal
Riwayat Alergi
Riwayat Obat yang diminum sebelumnya
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI
Pemesanan dari bangsal/unit layanan
NomorPemesanan
TanggalPemesanan
Kode Perbekalan
Nama Perbekalan
JumlahPerbekalan
HPP
Harga Total
USE OF DRUGS
ModulInventory
Control Drug Interaction
Checker
DRPs Checker
Medical Record
Evaluasipenggunaan
(Laporan)
Drug Information
INTEGRATED LOGISTIC
INFORMATION SYSTEM
LaporanPenggunaan
Obat
Narkotika
Psikotropika
Antibiotika
Generik
Medical Record
Nama Pasien
NomorRekam Medis
Tanggal Lahir
RiwayatPenggunaan
Obat
RiwayatAlergi
DokterPenanggung
jawab
LaporanPergerakan Obat
Fast Moving
Slow Moving
Dead Stock
Kadaluarsa
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM
SISTEM INFORMASI
Accounting
NilaiPersediaan
HargaPokok
Penjualan
Pendapatan
TransaksiPenjualan
Profit Margin
BiayaPembelian
Obat
Adjustment Obat
Performance Indikator
pengelolaanObat
Inventory Turn Over Ratio
Ketersediaan obat
Kecukupan danapengadaan obat
Ketepatanperencanaan obat
Persentase obatrusak dan ED
Ketaatn terhadapformularium/fornas
FrekuensiPengadaan
Dashbord: Performance Indikator PengelolaanObat
MAINTENANCE
• mencatat terjadinya kesalahan-kesalahan penggunaan modul-modul didalam sistem informasi Rumah Sakit oleh userError report
summary
• mencatat anomali pada modul-modul dalam sistem informasi(bug, crash, dan unresponsive system) yang berasal dari kodepemrograman sistem informasi
Bug report summary
• mencatat kegiatan penanganan semua error dan bug yang terjadiTroubleshooting
• System yang ada perlu perbaikan atau penambahan modulatau variabelUpdate
Terima Kasih