sistem pembelian barang dagangan secara · pdf filepersetujuan pembimbing tugas akhir ini...
TRANSCRIPT
SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANGAN SECARA
KREDIT PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK
INDONESIA (KPRI) REJEKI KECAMATAN KALIORI
KABUPATEN REMBANG
TUGAS AKHIR
Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya
Pada Universitas Negeri Semarang
Oleh :
Yosy Kusuma Kurniawan
NIM 3351302550
FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2006
i
PERSETUJUAN PEMBIMBING Tugas Akhir ini telah disetujui oleh Doesn Pembimbing uuntuk diajukan ke
Sidang Panitia Ujian Tugas Akhir pada :
Hari : Sabtu
Tanggal : 25 Maret 2006
Mengetahui
Pembimbing
Drs. Fachururrozie, M.Si
NIP. 131813667
Mengesahkan
Ketua Jurusan Ekonomi
Drs. Kusmuriyanto, M.Si
NIP.131404309
ii
PERNYATAAN
Menyatakan bahwa yang tertulis dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil karya
saya sendiri,bukan jiplakan dari hasil karya orang lain sebagian atau seluruhnya.
Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini dikutip atau
dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.
Semarang,20 Maret 2006
Yosy Kusuma K.
iii
HALAMAN PENGESAHAN
Telah dipertahankan Dihadapan Sidang Panitia Ujian Tugas Akhir Fakultas Ilmu
Sosial Universitas Negeri Semarang pada :
Hari : Sabtu
Tanggal : 25 Maret 2006
Panitia Ujian,
Penguji I
Drs. Asrori, MS. NIP. 131570078
Penguji II
Drs. Fachururrozie, M.Si NIP. 131813667
Mengetahui, Dekan fakultas Ilmu sosial
Drs. Sunardi, MM NIP. 130367998
iv
MOTO DAN PERSEMBAMAN
MOTO Tiada keberhasilan tanpa usaha dan doa Karena Allah tidak akan merubah nasib
suatu kaum kecuali mereka sendiri yang merubahnya.
Jika kamu mencintai sesuatu,cintailah Tuhan karena tuhan pencita segala sesuatu dan kuasa memberikanya untukmu.
Kamu akan mendapatkan apa yang kamu perjuangkan tapi kamu mungkin tidak
akan mendapatkan apa yang layak kamu dapatkan,maka bersyukurlah karena nikmat yang paling besar adalah mensyukuri nikmat.
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini Penulis persembahkan untuk :
1. Ayah dan Ibu tercinta
2. Kakak tersayang
3. Seseorang yang selalu di hatiku SYNTI
4. Teman-teman kost Mr. DJ
5. Teman-teman Akuntansi D3 Angkatan
2002
v
ABSTRAK
Yosy Kusuma Kurniawan, 2006. Sistem Pembelian Barang Dagangan Secara Kredit Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia ( KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang . Progaram Studi D3 Jurusan Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Negeri Semarang. Kata Kunci: Sistem Pembelian; Koperasi.
Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana sistem pembelian barang secara kredit, dalam hal ini meliputi dokumen apa saja yang digunakan dalam pembelian barang, fungsi apa saja yang terkait catatan-catatan akuntansi apa yang digunakan. Dalam suatu kegiatan instansi baik pemerintah maupun swasta dibutuhkan suatu sistem yang mampu menyiapkan maupun pembelian suatu barang yang akan dijual. Oleh sebab itu dibutuhkan suatu sistem pembelian barang yang memadai.
Metode pengumpulan data pada tugas akhir ini menggunakan metode wawancara, metode observasi, dan metode pustaka, sedangkan metode analisis data yang digunakan adalah metode diskriptif kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan masalah yang dihadapi serta solusinya. Analisis ini tidak didasarkan pada perhitungan statistik yang berbentuk kuantitatif akan tetapi dalam bentuk pernyataan dan uraian yang selanjutnya akan disususun secara sistematis. Lokasi kajian dalam penelitian ini adalah Sistem Pengadaan Barang Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang. Obyek kajian dalam penelitian ini adalah Sistem Pembelian Barang Dagangan Secara Kredit Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang.
Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem pembelian barang dagangan secara kredit pada KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang sudah berjalan dengan baik ini dilihat dari fungsi-fungsi internal yang terkait telah bekerja sesuai dengan tugasnya disamping itu dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan cukup memadai. Untuk menjaga kelancaran dari setiap proses pengadaan barang dalam koperasi.
Dari hasil analisis diperoleh kesimpulan bahwa Sistem Pembelian Barang Dagangan Secara Kredit Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang sudah berjalan dengan “baik”, namun demikian masih terdapat beberapa kekurangan, diantaranya untuk lebih memaksimalkan usaha pembelian barang KPRI Rejeki membutuhkan adanya sistem yang memadai dalam proses transaksinya untuk itu sebaiknya dalam melakukan pembelian barang KPRI Rejeki perlu melakukan penentuan harga standar barang yang dibeli dan pemilihan pemasok yang tepat. Hal ini untuk membantu KPRI Rejeki memperoleh harga yang sesuai serta kualitas barang yang baik. Oleh karena itu KPRI Rejeki perlu membuat surat permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Selain itu KPRI Rejeki juga perlu membuat prosedur pembelian untuk membantu pihak manajemen dalam memantau transaksi pembelian yang dilakukan KPRI Rejeki.
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur Kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan hidayahnya
sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul “SISTEM
PENGADAAN BARANG PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK
INDONESIA ( KPRI) REJEKI KECAMATAN KALIORI KABUPATEN
REMBANG” .Penyusunan Tugas Akhir ini untuk mememuhi salah satu syarat
dalam menyelesaikan program studi D III Akuntansi Universitas Negeri
Semarang.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini tidak mungkin bisa terselesaikan tanpa
bantuan, motivasi dari pihak yang berkaitan baik langsung maupun tidak
langsung. Untuk itu pada kesempatan ini penulis tidak lupa menyampaikan terima
kasih kepada:
1. DR. Ari Tri Sugito, S.H, M.M, Rektor Universitas Negeri Semarang.
2. Drs. Sumardi, M.M, Dekan Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri
Semarang.
3. Drs. Kusmuriyanto, M.Si, Ketua Jurusan Ekonomi Fakultas Ilmu Sosial
Universitas Negeri Semarang.
4. Drs. Sukirman, M.Si, Ketua Program Studi Akuntansi D3 Jurusan
Ekonomi Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Semarang.
5. Drs. Fachururrozie, M.Si, Dosen pembimbing Tugas Akhir.
6. Drs. Asrori, MS, Dosen penguji Tugas Akhir.
7. Pasidjan, Pimpinan KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang.
vii
8. Bapak Ibuku tercinta yang memberikan doa restu dan kasih sayang serta
dorongan moril dan spiritual.
9. Keluarga tercinta yang telah memberikan semangat.
10. Adinda SYNT tercinta yang selalu menemaniku dalam susah dan senang.
11. Seluruh pihak yang membantu dalam penyusunan tugas akhir ini.
Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis menyadari masih banyak
kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan, hal ini dikarenakan keterbatasan
kemampuan serta pengetahuan yang penulis miliki. Saran dan kritik yang
membangun sangat dibutuhkan oleh penulis untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Semarang,20 Maret 2006
Yosy Kusuma K.
3351302550
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL........................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN............................................................................ ii
PERNYATAAN.................................................................................................. iii
HALAMAN PENGESAH .................................................................................. iv
MOTO DAN PERSEMBAHAN ........................................................................ v
ABSTRAK .......................................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ........................................................................................ vii
DAFTAR ISI....................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN....................................................................................... x
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah.................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah .......................................................................... 3
1.3 Tujuan Penelitian .............................................................................. 4
1.4 Manfaat Penelitian ............................................................................ 4
BAB II. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem............................................................................. 5
2.2 Pengertian Pembelian....................................................................... 5
2.3 Pengertian Sistem Pembelian........................................................... 6
2.4 Fungsi Yang Terkait......................................................................... 6
ix
2.5 Dokumen Yang Digunakan.............................................................. 7
2.6 Cataan Akuntansi yang Digunakan................................................... 9
2.7 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem .................................... 9
2.8 Unsur Pengendalian Intern............................................................... 11
BAB III. METODOLOGI KAJIAN
3.1 Lokasi Kajian ................................................................................... 17
3.2 Obyek Kajian ................................................................................... 17
3.3 Teknik Pengumpulan Data............................................................... 17
3.4 Metode Analisa Data........................................................................ 18
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian ................................................................................ 20
4.2 Pembahasan...................................................................................... 46
BAB V. SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan .......................................................................................... 51
5.2 Saran................................................................................................. 52
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 53
LAMPIRAN....................................................................................................... 54
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Teori bagan alir sistem pembelian barang kredit ................................ 12
Gambar 2 Teori bagan alir sistem pembelian barang kredit ................................ 13
Gambar 3 Bagan alir sistem pembelian barang kredit ......................................... 14
Gambar 4 Struktur Organisasi KPRI Rejeki ........................................................ 24
Gambar 5 Bagan alir bagain Gudang KPRI Rejeki ............................................. 39
Gambar 6 Bagan alir bagian pembelian KPRI Rejeki ......................................... 40
Gambar 7 Bagan alir bagian penerimaan KPRI Rejeki ....................................... 41
Gambar 8 Bagan alir bagian akuntansi KPRI Rejeki........................................... 42
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Surat Ijin Obsevasi ........................................................................... 54
Lampiran 2 Surat Keterangan.............................................................................. 55
Lampiran 3 Bon Permintaan Barang ................................................................... 56
Lampiran 4 Surat Permintaan Pembelian Barang................................................ 57
Lampiran 5 Surat Pesanan ................................................................................... 58
Lampiran 6 Tanda Penerimaan Barang ............................................................... 59
Lampiran 7 Jurnal Pembelian .............................................................................. 60
Lampiran 8 Kartu Persediaan .............................................................................. 61
Lampiran 9 Kartu Utang...................................................................................... 62
xii
xiii
xiv
xv
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perdagangan bebas yang semakin berkembang pesat saat ini akan
sangat berpengaruh terhadap perkembangan perdagangan,baik perbaikan mutu
barang, peningkatan pelayanan kepada konsumen, serta bagaimana
mendistribusikanya barang tersebut. Bayak kegiatan usaha yang bergerak
dalam bidang perdagangan dimana dalam pengelolaan usahanya dilakukan
secara terorginir untuk mencapai tujuan utama sebuah perusahaan yaitu
mendapatkan laba.
Salah satu bentuk kegiatan usaha di Indonesia yang berstatus badan
hukum adalah koperasi. Istilah koperasi berasal dari bahasa inggris Co dan
Operation, Co berarti bersama sedangkan Operation adalah usaha. Jadi
koperasi adalah usaha bersama. Sedangkan menurut Undang-Undang koperasi
No. 25 Tahun 1992, yang dimaksud koperasi adalah badan usaha yang
beranggotakan orang-orang atau badan hukum dengan melandaskan
kegiatanya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi
rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan ( Sriyadi, 2001 : 36 ). Berdasarkan
Undang-undang tersebut tujuan utama dari koperasi adalah mensejahtrekan
anggotanya. Agar dapat berkembang menjadi badan usaha yang kuat maka
koperasi juga harus lebih efisien dan efektif didalam bekerja supaya tidak
2
ketinggalan dari pesaingnya mengingat semakin banyak koperasi serta badan
usaha lain yang berdiri di Indonesia.
Ada berbagai macam usaha yang dilakukan oleh koperasi untuk
memenuhi kebutuhan anggotanya. KPRI Rejeki mengkhususkan anggotanya
para Pegawai tetap khususnya guru.Salah satu bentuk koperasi di Indonesia
yang tidak ingin ketinggalan dalam persaingan yaitu dengan mendirikan
berbagai unit usaha, diantaranya unit usaha simpan pinjam, pertokoan, foto
kopi, persewaan gedung dan lain-lain. Setiap usaha diharapkan dapat
memberikan sebuah peran berupa hasil usaha yang dapat digunakan untuk
meningkatkan pelayanan koperasi kepada anggotanya. Salah satu dengan
mendirikan unit usaha pertokoan yang menjual kebutuhan sehari-hari,dimana
pengadaan barang berkaitan erat dengan sistem akuntansi pembelian.
Pembelian barang digunakan untuk memenuhi kebutuhan konsumen akan
suatu produk yang dipesan. Pembelian barang yang dilakukan melalui
transaksi pembelian digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan
impor, tetapi secara umum koperasi melakukan pembelian barang lokal.
Dengan pembelian barang lokal koperasi yang berlandaskan asas
kekeluargaan akan lebih terjamin dari segi ekonomi selain dalam sistem
pembelianya lebih mudah dengan menggunakan barang dalam negeri akan
lebih terjangkau oleh anggota dan konsumen di luar anggota koperasi. hal ini
akan sesuai dengan tujuan koperasi yaitu mensejahterakan anggotanya. Dalam
hal ini faktur pembelian sangat diperlukan karena dipergunakan untuk
mencatat semua pembelian secara kredit, dan juga dipergunakan untuk
3
mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang dari
pihak lain untuk dijual kembali oleh koperasi.
Akuntansi pembelian barang dalam sistem akuntansi memiliki peran
yang sangat penting. Dalam pembelian barang dibutuhkan suatu sistem mulai
dari penyeleksian terhadap barang sampai pendistribusian barang yang pada
akhirnya sampai ke tangan konsumen membutuhkan suatu prosedur yang
mampu menjaga serta menjamin suatu barang tersebut memiliki tingkat
produktivitas serta kualitas yang baik. Oleh karena itu pembelian barang harus
dilakukan hingga sedemikian rupa dengan adanya pembagian tugas,
wewenang, dan tanggung jawab yang jelas pada bagian yang terkait dalam
pembelian.
Mengingat pentingnya bagian yang terkait didalam pembelian untuk
kelancaran operasi koperasi, maka diperlukan sistem yang baik dalam
melakukan fungsinya secara efektif dan efisien.Berdasarkan uraian diatas
maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tertarik mangkaji tentang “
SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANGAN SECARA KREDIT PADA
KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) REJEKI
KECAMATAN KALIORI KABUPATEN REMBANG ”
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimanakah sistem pembelian barang dagangan secara kredit yang di pakai
oleh KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang?
4
1.3 Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui sistem pembelian barang dagangan secara kredit yang
diterapkan pada KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat diadakanya penelitian ini adalah
a. Bagi Peneliti
Untuk menambah pengetahuan penulis tentang penerapan sistem akuntansi
pembelian barang secara kredit yang ada pada KPRI Rejeki Kaliori
Kabupaten Rembang.
b. Bagi KPRI Rejeki
Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam
pengambilan keputusan mengenai pembelian barang secara kredit.
c. Bagi Universitas Negeri Semarang
Sebagai bahan referensi bagi mahasiswa khususnya tentang sistem
pembelian barang dagangan secara kredit.
d. Bagi Pembaca
Sebagai tambahan pengetahuan tentang sistem akuntansi pembelian secara
kredit.
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Pembelian Barang Dagangan
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu kelompok unsur yang erat hubungan satu
dengan lainnya, yang bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sedangkan pengertian sistem akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang di koordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen
guna memudahkan pengelolaan perusahaan.(Mulyadi, 2001 : 3)
Sedang menurut James A Hall (2001:5) sistem adalah
sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan
(interelated) atau sub sistem-sub sistem yang bersatu mencapai tujuan
yang sama (commod purpose). Sebuah sistem harus terdiri atas lebih
dari satu bagian yang mempunyai keterkaitan untuk memberikan ke
tujuan yang sama.
2.1.2 Pengertian Pembelian
Menurut Wien’s Anorga (Kamus Istilah ekonomi) pengertian
pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang
atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau dijual lagi dengan
atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.
6
2.1.3 Pengertian Sistem Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2001 : 1999).
Jadi pengertian sistem pembelian adalah suatu sistem yang dibuat
menurut pola terpadu untuk melaksanakan pembelian dalam rangka
mendapatkan barang.
2.1.4 Fungsi Yang Terkait
Di dalam melaksanakan kegiatan pembelian barang tidak hanya
melibatkan satu bagian saja, tetapi dibutuhkan beberapa bagian yang
saling berkaitan. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem
pembelian adalah sebagai berikut:
1) Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaaan yang ada di gudang dan
menerima bagian yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pembelian dan
pengeluaran barang yang terjadi karena adanya permintaan barang
serta memperoleh informasi tentang harga barang, dan menentukan
pemasok yang dipilih serta menentukan order pembelian kepada
pemasok yang dipilih.
7
3) Fungsi penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, kualitas barang yang diterima oleh koperasi.
Disamping itu juga menerima barang dari pembeli oleh karena
retur penjualan.
4) Fungsi Akuntansi, fungsi ini terdiri dari tiga bagian yaitu:
a. Fungsi pencatat utang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat utang yang timbul
dari transaksi pembelian ke dalam kartu gudang.
b. Fungsi pencatat persediaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian ke
dalam kartu persediaan
c. Fungsi akuntansi biaya
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan mutasi setiap jenis
persediaan baik secara langsung maupun tidak langsung.
2.1.5 Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem persediaan barang
sebagai berikut:
1) Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formilir yang diisi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
8
melakukan pembelian dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang
tersebut dalam surat tersebut. Biasanya dibuat dua lembar untuk
setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan
tembusanya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2) Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaanya tidak bersifat berulang kali terjadi yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3) Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
4) Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menujukan
bahwa barang-barang yang diterima pemasok telah memenuhi
jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam
surat order pembelian.
5) Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut
dapat berupa perubahan kuantitas barang, jadwal penyerahan
barang, spesisifikasi, penggantian. Perubahn tersebut diberitahukan
kepada pemasok secara resmi dengan surat perubahan order
pembelian.
9
6) Bukti kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian,juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran
kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus
berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai
maksud pembayaran.
2.1.6 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem pengadaan
barang sebagai berikut:
1) Register Bukti Kas Keluar
Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang.
2) Jurnal Pembelian
Digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit
3) Kartu Utang
Digunakan untuk mencatat jumlah utang perusahaan kepada
pemasok.
4) Kartu Persediaan
Digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang di beli.
2.1.7 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Adapun jaringan yang membentuk sistem pembelian adalah
sebagai berikut:
10
1) Prosedur Permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian.
2) Prosedur Permintaan Penawarn Harga Dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok
yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan
perusahaan.
3) Prosedur Order Pembelian
Dalm prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan
kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4) Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas,dan mutu barang yang diteriam dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan peneri8maan barng
untuk menyatakan penerimaan barng dari pemasok.
11
5) Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokuman yang brhubungan dengan pembelian dan
menyelenggarakn pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan utang.
6) Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.1.8 Unsur Pengendalian Intern
1) Organisasi
a. Fungsi penyimpanan harus terpisah dari fungsi akuntansi, dan
fungsi operasi.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran barang tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian gudang sejak awal sampai
akhir tanpa ada campur tangan dari bagian lain.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan
a. Penerimaan dan pengeluaran barang harus mendapat otorisasi
dari pejabat yang berwenang.
b. Pencatatan dalam kartu persediaan didasarkan pada Bukti
Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang (BPPBG) yang
telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan
dilampiri dengan dokumen pelengkap.
12
c. Penyerahan Barang diotorisasi oleh fungsi gudang dengan cara
membubuhkan cap dan tanda tangan pada Laporan Penerimaan
Barang, Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang
(BPPBG) dan Bukti Pengembalin Barang (BPB).
3) Praktek yang sehat
Praktek yang sehat meliputi hal-hal sebagai berikut:
a. Bukti Permintaan Barang Gudang (BPBG), Bukti
Pengembalian Barang (BPB) dan Laporan Penerimaan Barang
bernomor urut tercetak dan pengunaannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b. Pencatatan Kartu Persediaan dilakukan dua kali secara
independen, pertama kali oleh bagian gudang dan kedua kali
oleh bagian akuntansi.
c. Secara periodik dilakukan perhitungan persediaan yang ada di
gudang untuk mencocokkan dengan kartu persediaan.
d. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginpleksi barang tersebut dan membandingkannya dengan
tembusan Surat Order Pembelian (SOP).
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
a. Seleksi calon karyawan sesuai dengan tanggung jawabnya.
13
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan
pekerjaannya.
14
2.1.9 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang
Mulai
Membuat surat
permintaan pembelian
2
Surat 1 permintaan Pembelian
1
Pada saat reorder point
5 6
Laporan 2 Penerimaan Barang
Surat order 6Pembelian
N Kartu Gudang T
Gambar 1. Sistem Pembelian Kredit
Bagian Gudang
Sumber: Sistem akuntansi (Mulyadi, 2001:320)
15
1 7
Surat 1 Permintaan Pembelian
Membuat surat permintaan penawaran
harga
Laporan penerimaan Barang
PH
Perbandingan Harga
Surat permintaan penawaran harga
Surat penawaran Harga
Membuat perbandingan
harga
2
2
Membuat surat order pembelian
SPH
SPP
7
6 6 66
5
4
3
2
Surat order 1 pembelian
8
9 3
4
5
faktur
Memeriksa faktur
faktur
T A
Mencatat tanggal penerimaan pada SOP lembar 6 dan 7
Dari Pemasok
Dikirim ke pemasok
Sumber: Sistem akuntansi (Mulyadi, 2001:320)
Gambar 2. Sistem Pembelian Kredit (lanjutan)
Bagian pembelian
16
Bagian Penerimaan Bagian Utang Bagian kartu persediaan
1 1
SOP 3
SOP Faktur
Faktur LPB 3 SOP 4
Dari Pemasok Dari Pemasok
Menerima barang dari pemasok yang disertai dengan surat
pengantar
Surat pengantar
8 9
Membandingkan faktur dari pemasok dg SOP & LPB
Membuat bukti kas keluar
SOP 3 3
2
Laporan 1 Penerimaan Barang
Memeriksa barang yang
dikirim
Membuat laporan
penerimaan barang
N
9
dikirim ke bagian gudang Bersamaan dengan barang
LPB 1
SOP 4
3
2
bukti kas 1 keluar
Register Bukti Kas
T
bukti kas keluar
Register Bukti Kas
N
10
Arsip bukti kas keluar
10
Gambar 3. Sistem Pembelian Kredit (lanjutan)
Sumber: Sistem akuntansi (Mulyadi, 2001:322)
17
BAB III
METODOLOGI KAJIAN
3.1 Lokasi Kajian
Lokasi dalam penelitian ini dilakukan oleh penulis pada KPRI Rejeki
Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang
3.2 Obyek Kajian
Obyek kajian penelitian adalah obyek penelitian atau apa yang menjadi
titik perhatian suatu penelitian. Obyek kajian dalam penelitian ini adalah
Sistem Akuntansi Pembelian barang dagangan secara kredit pada KPRI Rejeki
Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang
3.3 Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini
adalah
1) Dokumentasi
Dokumentasi adalah suatu usaha yang dilakukan dalam penelitian
untuk pengumpulan data dengan menggunakan dokumen perusahaan,
buku yang berkaitan dengan masalah yang dibahas sebagai sumber
informasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Metode ini digunakan
untuk memperoleh data yang berupa struktur organisasi dan data mengenai
dokumen yang digunakan oleh KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori
Kabupaten Rembang .
18
2) Observasi
Metode observasi adalah suatu metode yang pengamatannya
langsung kepada obyek yang akan diteliti. Dalam hal ini diadakan
pengamatan secara langsung kinerja dari sistem pengadaan barang dengan
tujuan memperoleh gambaran kegiatan pembelian barang secara kredit
yang dilakukan oleh KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten
Rembang.
3) Wawancara
Teknik wawancara adalah teknik pengumpulan data dimana
penelitian mengajukan pertanyaan-pertanyaan tentang segala sesuatu
kepada informasi untuk memperoleh informasi yang diharapkan. Metode
ini digunakan untuk melengkapi data yang tidak dapat diperoleh dari
metode dokumentasi dan observasi.
3.4 Metode Analisis Data
Untuk mencapai tujuan penelitian, dengan metode pengumpulan data
maka data tersebut akan dianalisis dengan analisis diskriptif kualitatif yaitu
dengan mengumpulkan data-data yang diperlukan sesuai dengan kriteria serta
hal-hal yang diperlukan dalam penelitian. Penyajian data penelitian ini
menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan-
kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan masalah yang
dihadapi serta solusinya.
Dari data yang diperoleh kemudian disajikan berdasarkan analisis,
secara umum analisis data yang digunakan adalah secara kualitatif yaitu dalam
19
pernyataan dan uraian yang selanjutnya akan disusun secara sistematis dalam
bentuk Tugas Akhir.
20
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian
4.1.1 Usaha KPRI Rejeki
KPRI Rejeki merupakan salah satu koperasi primer Di
Kabupaten Rembang dalam kesatuan lingkungan pendidikan, dimana
anggotanya adalah guru-guru se-Kecamatan Kaliori.
KPRI rejeki berdiri tanggal 20 Oktober 1971 dengan badan
hukum koperasi No. 8039A/BH/VI. Dimana dalam perkembanganya
mengalami dua kali perubahan Badan Hukum yakni tahun 1989 dengan
akta Pendirian No. 8039B / BH / PAD / kwk. 11/I/96.
Sesuai dengan Undang-undang Perkoperasian tahun 1992 tentang
perubahan nama Koperasi Pegawai Republik Negeri (KPN) menjadi
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI), maka mulai tahun
anggaran 1990/1997 nama KPN Rejeki diubah menjadi KPRI Rejeki.
1) Jenis Usaha
a. Pertokoan atau Toserda
Pertokoan merupakan salah satu jenis usaha yang
dijalankan oleh koperasi tersebut, yang dapat mengasilkan laba
yang cukup besar. Fungsi utama dari pertokoan adalah
menyediakan kebutuhan sehari-hari anggota koperasi khususnya
dan masyarakat pada umumnya, seperti menyediakan kebutuhan
sekunder seperti alat-alat elektronik dan peralatan rumah tangga
21
lainya. Barang-barang dijual kepada konsumen harganya relatif
lebih murah dari toko-toko sekitarnya, Sehingga banyak anggota
koperasi yang memenuhi kebutuhan rumah tangganya dengan
membeli pada kopersi tersebut. Selain harganya relatif lebih
murah, anggota koperasi juga dapat membeli kebutuhanya secara
cash dan kredit. Sehingga bagi anggota yang tidak dapat membeli
secara cash dapat membeli barang secara kredit dan
pembayaranya melalui pemotongan gaji tiap bulan. Bagi
masyarakat atau bukan anggota tidak dapat membeli secara kredit
hanya untuk anggota koperasi. Pada tahun 2005 KPRI Rejeki
mengalami peningkatan hasil penjualan sebesar Rp. 835.855.275.
Dari tahun tahun 2004 mencapai Rp. 1.578.910.059 pada tahun
2005 hingga mencapai Rp. 2.414.765.334. disebabkan pada
tahun 2005 KPRI Rejeki memperbanyak barang yang baru.
Sehingga banyak para anggota dan non anggota yang membeli
barang di KPRI Rejeki.
b. Simpan Pinjam
Usaha simpan pinjam pada koperasi merupakan jenis
usaha koperasi yang kegiatanya meliputi pemberian pinjaman
kepada anggota koperasi dan menerima simpanan/tabungan dari
anggota koperasi dan selalu mengalami peninggkatan tiap
tahunya. Usaha simpan pinjam ini sangat membantu anggota
koperasi yang membutuhkan uang dapat meminjam uang pada
22
koperasi secara mudah dan dengan jasa pinjaman yang rendah.
Usaha simpan pinjam ini terdiri dari:
1. Piutang jangka panjang
Jumlah pinjaman minimal tidak dibatasi dan jumlah
pinjaman maksimal adalah tiga kali gaji. Adapun jangka
waktu angsuran satu sampai tiga tahun, dengan masa
angsuran sampai dengan 20 kali/ selama 20 bulan.
2. Piutang jangka pendek
Merupakan pinjaman uang dengan jangka waktu
angsuran maksimal 10 kali/selama 10 bulan. Sistem
pembayaran pinjaman anggota kepada koperasi melalui
pemotongan gaji anggota tersebut, sehingga proses
pembayaran cukup mudah.
3. Simpanan
Usaha simpanan ini merupakan kegiatan atau usaha
koperasi untuk menerima simpanan atau tabungan dari
anggota yang dapat dijadikan sebagai tambahan modal bagi
koperasi dalam mengembangkan usahanya.
c. Persewaan Gedung
Usaha persewaan ini merupakan usaha dengan
menyewakan gedung kepada anggota maupun kepada non
anggota untuk acara-acara atau keperluan tertentu.
23
2) Struktur Organisasi
Organisasi koperasi sebagai wadah dan sarana untuk mencapai
tujuan kelompok, memerlukan adanya pembagian tugas yang jelas.
Setiap organisasi agar dapat menjalankan fungsinya dan dapat
berjalan lancar sebagaimana mestinya harus mempunyai organisasi
yang baik dan jelas. Karena tanpa adanya organisasi tidak akan
berjalan secara teratur dan tujuan yang telah ditetapkan semula tidak
akan tercapai seperti yang diharapkan. Dengan mengetahui tugas
serta kewajiban masing-masing maka tidak akan terjadi
kesimpangsiuran dan kesalahpahaman dalam melakukan pekerjaan.
Untuk lebih jelasnya struktur organisasi KPRI Rejeki Kecamatan
Kaliori Kabupaten Rembang dapat dilihat pada gambar empat.
24
Rapat Anggota
Pengurus
Badan Pengawas
Sie USP
Sie Toserda
Bag. Simpan Bag. Pinjam
Adm Pemasaran
OperasionalPenerimaan
Bag Pemasaran Bag Gudang Bag Akuntansi
Pembukuan
Pembelian Penerimaan
Gambar 4: Struktur Organisasi KPRI Rejeki
Sumber : KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori tahun 2005
25
Daftar kepengurusan KPRI Rejeki untuk tahun 2005 adalah
sebagai berikut:
1. Ketua : Pasidjan
2. Wakil Ketua : Rasduri
3. Bendahara : Drs. Temok Kuswoyo
4. Sekretaris : Lilik Diyanto
5. Sie. USP : Kasnawi
Tugas Pengurus
Dalam setiap pelaksanaan kegiatan sehari-hari, setiap pengurus
mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Ketua, bertugas:
a. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan tugas penurus
dan pengawas
b. Memimpin RAT dan atas nama pengurus memberikan
laporan pertanggungjawaban kepada RAT
c. Memimpin rapat pengurus
d. Memberikan keputusan terakhir dalam kepengurusan dengan
memperhatikan saran dari semua pengurus lain
e. Mengesahkan semua surat-surat bersama dewngan pengurus
yang lain
2. Sekretaris bertugas:
a. Menyelanggarakan dan memelihara buku-buku organisasi
26
b. Menyelenggarakan dan dan memelihara arsip atau hasil
keputusan rapat dan surat keluar serta masuk.
c. Memelihara tata kerja, merencanakan peraturan-peraturan
khusus serta ketentuan lainnya.
d. Menyusun laporan
e. Merencanakan kegiatan operasional ideal meliputi program
pendidikan, penyuluhan kegiatan sosial lainnya.
f. Bersama ketua, mengesahkan semua surat atau hasil
keputusan rapat dan notulen.
g. Mengadakan hubungan kerja dengan bendahara dalam hal-hal
yang saling berkaitan dengan pembiayaan organisasi dan
pengangkatan serta pemberhentian karyawan.
3. Bendahara I, bertugas:
a. Merencanakan RAPB koperasi.
b. Memupuk simpanan dan mencari sumbar dana.
c. Memelihara harta kekayaan koperasi.
d. Mengatur pengeluaran uang agar tidak melampaui anggaran
yang telah ditetapkan.
e. Mempersiapkan data keuangan.
f. Bersama ketua, mengesahkan bukti pengeluaran kas yang
melampaui wewenang.
g. Membimbing dan mengawasi pekerjaan dalam hal
penyelenggaraan uang dan barang.
27
h. Mengecek uang dan barang.
i. Mengambil langkah-langkah untuk mengecek timbulnya
kerugian.
j. Bertanggungjawab kepada ketua mengenai bidang keuangan
dan administrasi serta semua kekayaan koperasi.
4. Bendahara II, bertugas:
a. Sebagai kasir unit simpan pinjam.
b. Bersama ketua, merealisasi permohonan pinjaman anggota.
c. Memelihara administrasi keuangan USP.
Untuk membantu kesejahteraan anggota, pengurus karyawan dan
badan pengawas dibuat peraturan khusus sebagai berikut:
3. Kesejahteraan Anggota
a. Bagi anggota yang sakit, opname 3 hari atau lebih diberikan
dana kesejahteraan sosial sebesar Rp. 150. 000,- dengan cara
menyerahkan bukti opname.
b. Bagi anggota yang kena musibah bencana alam diberi dana
kesejahteraan sosial sesuai dengan kemampuan dari KPRI
Rejeki. Menurut keputusan rapat pleno pengurus dan BP
dengan ketentuan yang bersangkutan ada keterangan dari
kepala desa.
c. Bagi anggota yang meninggal dunia, diberikan dana bela
sungkawa sebesar Rp. 5000. 000,-
28
d. Setiap menjelang hari raya diusahakan bingkisan hari raya
besarnya sesuai dengan kemampuan KPRI.
e. Bagi keluarga, bila sakit dan opname 3 hari atau lebih diberi
dana bantuan Rp. 100.000,- dan bila meninggal Rp. 250. 000,-
f. Laporan pengajuan dana kesra harus melewati kepala SD yang
bersangkutan.
4. Kesejahteraan Karyawan
a. Uang kehormatan (honor) karyawan menurut situasi dan
kondisi direncanakan adanya kenaikan sesuai dengan situasi
ekonomi negara dan peraturan yang berlaku serta menurut
keputusan RAT.
b. Setahun sekali diusahakan pakaian bagi karyawan sesuai
dengan kemampuan KPRI dan diputuskan oleh rapat pengurus.
c. Bagi karyawan yang meninggal dunia diberikan uang duka
sebesar Rp. 500. 000,-
d. Bagi karyawan yang keluar dengan hormat karenakehendak
KPRI diberi pesangon 5 kali honor dan penghargaan.
e. Karyawan yang dimaksud adalah karyawan yang masa
kerjanya lebih dari 5 tahun.
f. Jika karyawan keluar dengan kesalahan sendiri tidak mendapat
penghargaan dan pesangon.
g. Jika karyawan keluar atas permohonan sendiri tidak mendapat
pesangon.
29
h. Karyawan yang cuti hamil diberikan kesra seperempat honor
per bulan.
i. Keluarga karyawan yang masih menjadi tanggungan bila sakit
dengan opname minimal 3 hari diberikan uang bantuan sebesar
Rp. 100. 000,- bila meninggal dunia diberi bantuan sebesar Rp.
250. 000,-
j. Tiap karyawan diberi Tunjangan Hari Raya.
k. Karyawan putri atau istri karyawan bila melahirkan diberi
bantuan biaya kelahiran Rp. 150. 000,-
3. Kesejahteraan Pengurus dan BP
a. Honor pengurus dan BP sesuai dengan keputusan RAT
b. Pengurus dan BP bila lembur diusahakan uang lembur dan
transport
c. Pengurus dan BP bila meninggal dunia diberikan santunan Rp.
150.000,-
d. Pengurus, BP dan karyawan mendapat 15% dari jasa SHR.
4.1.2 Bagian Yang Terkait
Bagian-bagian yang terkait dalam pembelian barang secara
kredit pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki
Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang adalah:
30
1) Bagian Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran
barang yang ada digudang. Apabila persediaan barang telah
mencapai saat pemesanan kembali ( Reorder Point ), bagian ini
mengajukan permintaan pembeliaan barang kebagian pengadaan
dengan menerbitkan surat permintaan pembelian barang. Selain itu
bagian ini juga bertugas menyimpan barang yang baru dibeli setelah
diterima oleh bagian penerimaan.
2) Bagian Pembelian
Setelah menerima surat permintaan pembelian barang dan bon
permintaan barang dari bagian gudang, bagian pembelian bertugas
mencari informasi mengenai harga barang yang dibutuhkan. Setelah
menentukan pemasok, bagian ini mengeluarkan surat pesanan yang
dikirimkan ke pemasok dan bagian yang terkait lainnya
3) Bagian Penerimaan
Bagian penerimaan bertugas menerima barang yang telah dipesan
dan mencocokannya baik kuantitas maupun kualitasnya dengan surat
pesanan dan faktur dari pemasok, kemudian membuat tanggal
penerimaan barang. Bagian penerimaan mempunyai wewenang
untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok jika barang
tersebut tidak sesuai dengan surat order pembelian.
31
4) Bagian Akuntansi
Bagian ini bertugas mencocokkan surat pesanan permintaan
pembelian barang, faktur dari pemasok dan tanda penerimaan
barang. Apabila dokumen-dokumen tersebut cocok, kemudian bagian
ini mencatat transaksi pembelian secara kredit tersebut dalam jurnal
pembelian serta mengisi kartu persediaan dan utang.
4.1.3 Dokumen-dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam pembelian barang
Koperasi Pegawai Negeri KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten
Rembang adalah:
1) Bon Permintaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan untuk mengajukan
permintaan barang kebagian gudang, dibuat rangkap tiga dengan
rincian sebagai berikut :
Lembar pertama digunakan bagian penjualan.
Lembar kedua dan ketiga dikirimkan kebagian gudang.
2) Surat Permintaan Pembelian Barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang untuk mengajukan
permintaan pembelian barang. Hal ini dilakukan karena stok barang
di gudang sudah mencapai titik pemesanan kembali. Dokumen ini
dibuat rangkap tiga dengan rincian sebagai berikut
Lembar pertama dikirimkan ke bagian pembelian.
32
Lembar kedua dikirim ke bagian akuntansi
Lembar ketiga digunakan sebagi arsip oleh bagian gudang.
3) Surat Pesanan
Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian apabila bagian ini sudah
memilih pemasok. Dokumen ini dibuat rangkap lima dengan rincian
sebagai berikut:
Lembar pertama dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi
order barang
Lembar kedua dikirimkan ke bagian penerimaan.
Lembar ketiga dikirim ke bagian akuntansi
Lembar keempat dikirimkan ke bagian gudang untuk
memberitahukan bahwa barang yang diperlukan telah dipesan.
Lembar kelima sebagai arsip oleh bagian pembelian bersama dengan
bon permintaan barang lembar ketiga dan surat permintaan
pembelian barang lembar pertama.
4) Tanda Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan, sebagai bukti bahwa
barang yang dipesan telah diterima oleh koperasi. Dokumen ini
dibuat rangkap lima dengan rincian sebagai berikut:
Lembar pertama dikirimkan ke pemasok untuk dapat digunakan
kembali pada saat penagihan utang.
Lembar kedua dikirimkan kebagian gudang.
33
Lembar ketiga dikirimkan kebagian pembelian bersama dengan
faktur dari pemasok lembar kedua.
Lembar keempat dikirimkan kebagian akuntansi bersama dengan
faktur dari pemasok lembar pertama.
Lembar kelima sebagai arsip oleh bagian penerimaan.
4.1.4 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian
barang pada koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki
Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang Sebagai berikut :
1. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian dugunakan untuk mencatat transaksi pembelian
secara kredit, sumber pencatatanya berasal dari surat pesanan, tanda
penerimaan barang dan faktur dari pemasok.
2. Faktur Persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat persediaan barang yang
ada digudang oleh bagian akuntansi. Sumber pencatatnya berasal
dari jurnal pembelian.
3. Kartu Utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat utang koperasi yang belum
dibayar dan timbul akibat adanya pembelian secara kredit. Setiap
pemasok dicatat dalam dokumen tersendiri.
34
4.1.5 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian barang
pada KPRI. Rejeki kecamatan Kaliori kabupaten Rembang adalah
sebagai berikut:
1) Prosedur Permintaan pembelian
Dalam prosedur ini bagian gudang melihat laporan posisi stok barang
dan apabila posisinya mencapai titik Reorder Point maka bagian
gudang mengajukan permintaan barang dalam surat permintaan
pembelian barang pada bagian pembelian.
2) Prosedur Order Pembelian
3) Pada prosedur ini bagian pembelian barang membuat surat pesanan
kepada pemasok yang telah ditunjuk berdasarkan kesepakatan pada
saat penawaran. Dan memberitahukan kepada bagian gudang, bagian
penerimaan dan bagian akuntansi.
4) Prosedur Penerimaan Barang
5) Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat tanda penerimaan barang untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
6) Prosedur Pencatatan
7) Pada prosedur pencatatan ini bagian akuntansi melakukan
pemeriksaan dan mencocokan dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pembelian ( surat permintaan pembelian barang, surat
35
pesanan, tanda penerimaan barang, dan faktur dari pemasok),
kemudian membuat jurnal pembelian berdasarkan dokumen tersebut.
Dan bagian akuntansi mengisi kartu persediaan dan kartu utang
berdasarkan jurnal pembelian tersebut, selanjutnya dokumen-
dokumen sumber tersebut diarsipkan berdasarkan abjad.
4.1.6 Sistem Pengendalian Intern
Dengan adanya pengendalian intern diharapkan dapat
menghindari kemungkinan-kemungkinan terjadinya kecurangan dalam
melaksanakan pembelian barang. Pengendalian intern pada Koperasi
Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori
Kabupaten Rembang sebagai berikut :
1) Organisasi
a. Pemisahan antara Bagian Gudang dan Bagian Pembelian dapat
memudahkan dalam pengendalian intern terhadap transaksi
pembelian. Bagian pembelian bertugas untuk mencari pemasok
dan memesan barang yang diperlukan oleh koperasi, sedangkan
bagian gudang bertugas melakukan pengecekan terhadap kualitas
dan kuantitasnya, memberi daftar harga dan kemudian meyimpan
barang yang telah dibeli tersebut.
b. Bagian Pembelian terpisah dari Bagian Penerimaan, hal ini
dilakukan untuk menjamin kesesuaian antara barang yang
dikirim pemasok dengan barang yang dipesan oleh koperasi.
36
Bagian Penerimaan melakukan pengecekan secara independen
mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, kualitas dan tanggal
pengiriman yang telah direalisasikan oleh bagian pembelian.
c. Bagian Penerimaan terpisah dengan Bagian Gudang. Dengan
adanya pemisahaan ini akan dapat diketahui garis tanggung
jawabnya jika ada kerusakan barang yang dibeli. Jika barang
yang rusak terjadi pada saat penerimaan, maka akan menjadi
tanggung jawab Bagian Penerimaan. Tetapi jika barang tersebut
rusak pada saat penyimpanan maka akan menjadi tanggung
jawab Bagian Gudang.
d. Bagian Pembelian terpisah dengan Bagian Akuntansi. Dengan
adanya pemisahan ini dapat menjaga kekayaan koperasi serta
dapat menjamin ketelitian dan keakuratan data keuangan.
e. Kegiatan pembelian dilakukan empat bagian yang terkait, yaitu
Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian Penerimaan dan
Bagian Akuntansi. Hal ini menunjukan suatu transaksi pembelian
tidak dapat dilakukan oleh satu bagian saja.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Tanda penerimaan barang diotorisasi oleh Bagian Penerimaan.
b. Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh Bagian
Gudang.
c. Surat Pesanan diotorisasi oleh bagian pembelian.
37
d. Pencatatan terjadinya utang berdasarkan pada surat pesanan,
tanda penerimaan barang dan faktur dari pemasok diotorisasi
oleh Bagian Akuntansi.
3) Praktek yang Sehat
a. Pemilihan barang disesuaikan dengan kualitas barang yang
dibutuhkan oleh koperasi.
b. Pemasok yang dipilih berdasarkan atas penawaran harga yang
bersaing dari para pemasok.
c. Bon permintaan barang, surat permintaan pembelian barang,
surat pesanan dan tanda penerimaan barang bernomor urut dan
pemakainnya dipertanggung jawabkan oleh masing-masing
bagian yang terkait.
d. Setiap dokumen dibuat rangkap dan didistribusikan pada bagian
yang terkait.
e. Adanya pengecekan pada setiap penerimaan barang yang dibeli
dengan barang yang dipesan oleh koperasi.
f. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dan membandingkannya dengan surat
pesanan dari pemasok.
4) Karyawan yang Bermutu dan Bertanggungjawab
a. Dalam perekrutan karyawan Koprasi Pegawai Republik
Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten
Rembang telah disesuaikan dengan jenjang pendidikan.
38
b. Untuk menambah keterampilan dan pendidikan karyawan
diberikan pelatihan serta pengikutsertaan dalam seminar.
c. Diadakan pergantian kepengurusan dalam setiap periodenya.
4.1.7 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Pada Koperasi Pegawai
Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten
Rembang.
Untuk memudahkan dalam pembelian barang pada Koperasi
Pegawai Republik Indononesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori
Kabupaten Rembang, maka Koperasi mengambil kebijakan dengan
melibatkan bagian-bagian untuk menangani kegiatan tersebut. Urutan
kegiatan dan bagan alir sistem pembelian barang pada Koperasi Pegawai
Republik Indononesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten
Rembang dapat dilihat pada bagan alir sebagai berikut:
39
Bagian Gudang
Mulai
Menerima bon permintaan barang
lembar kedua ketiga dari bagian penjualan
3
Bon permintaan 2 Barang
Melihat KSB
Membuat SPPB
3
Bon permintaan 2 Barang
3
2
N
6
4 SP
2 TPB
Mencatat KSB
TPB 2 Barang 4
SP
N
Pada saat reorder point
7
2
SPPB 1
1
KSB berfungsi sebagai kartu
Gudang
Catatan : TPB : Tanda Permintaan Barang SPPB : Surat Permintaan Pembelian
Barang KSB : Kartu Stock Barang SP : Surat Pesanan
Sumber : KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori
Gambar 5: Sistem Pembelian Barang Kredit
40
Bagian Pembelian
SPPB 1
Bon 3 Permintaan barang
1
3 TPB
2 Faktur
T
9
Membuat sp
5
4
3
2
Dikirim ke pemasok
SP 1
4
5
A
6
Bon Permintaan 3 Barang
SPPB 1
Catatan: SP : Surat Pesanan SPPB : Surat Permintaan Pembelian Barang TPB : Tanda Penerimaan Barang
Gambar 7: Sistem Pembelian Barang Kredit
Sumber : KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori
41
Bagian Penerimaan
4
2
SP
2
Faktur 1
Surat Jalan
Mencocokan SP dengan faktur
dan barang yang diterima
Membuat TPB
SP 2
Surat jalan
2
Faktur 1
5
4
3
2 1 TPB 1
7
8
9
N
Bersama dengan barang
Dikirim ke Pemasok
Dari Pemasok Bersamaan dengan penerimaan barang
Gambar 8: Sistem Pembelian Barang Kredit (Lanjutan)
Sumber : KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori
42
Bagian Akuntansi
-
2 5
2 SPPB
3SP
1Faktur
4 TPB
8
TPB 4
SP 3
Faktur 1
Junal Pembelian
Kartu Persediaan
Kartu Utang
Gambar 9: Sistem Pembelian Barang Kredit (Lanjutan) Sumber : KPRI Rejeki Kecamatan Kaliori
A
Selesai
Membuat Jurnal Pembelian
Mencocokkan TPB,,SPPB,SP
dan Faktur
43
1) Bagian Gudang
a. Menerima bon permintaan barang sebanyak dua lembar yaitu
lembar ke dua dan ketiga dari Bagian Penjualan sebagai tanda
permintan barang untuk kepentingan penjualan.
b. Mengecek persediaan barang dalam gudang apabila dalam
laporan jumlah barang mencapai titik Reorder Point, maka
Bagian gudang membuat surat permintaan pembelian barang
sebanyak tiga lembar.
c. Mendistribusikan surat permintaan pembelian barang sebagai
berikut:
Lembar pertama ke Bagian Pembelian bersama dengan bon
permintaan barang lembar ketiga.
Lembar kedua dikirimkan ke Bagian Akuntansi.
Lembar ketiga dan bon permintaan barang lembar kedua sebagai
arsip berdasarkan nomor urut.
d. Menerima surat pesanan lembar keempat dari Bagian Pembelian
sebagi bukti bahwa koperasi telah melakukan pesanan pembelian
barang.
e. Menerima tanda penerimaan barang lembar kedua dari Bagian
Penerimaan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah
diterima oleh koperasi.
f. Mencatat penerimaan barang di gudang kedalam kartu stock
barang.
44
g. Mengarsipkan surat pesanan lembar keempat dan tanda
penerimaan barang lembar kedua berdasarkan nomor penerimaan
barang.
2) Bagian Pembelian
a. Menerima bon penerimaan barang lembar ketiga dan surat
permintaan pembelian barang lembar pertama dari Bagian
Gudang.
b. Membuat surat pesanan sebanyak lima lembar dan
mendistribusikanya sebagai berikut:
c. Lembar pertama dikirimkan kepada pemasok sebagi order resmi
pembelian barang.
d. Lembar kedua dikirmkan ke Bagian Penerimaan.
e. Lembar ketiga ke Bagian Akuntansi sebagai dasar pembuatan
jurnal pembelian.
f. Lembar keempat dikirimkan ke Bagian Gudang sebagai
pemberitahuan bahwa koperasi telah memesan barang yang
dibutuhkan koperasi.
g. Lembar kelima bersamaan dengan bon permintaan barang lembar
ketiga dan SPPB lembar pertama diarsipkan berdasarkan nama
pemasok.
h. Menerima tanda penerimaan barang lembar ketiga dan faktur
dari pemasok lembar kedua dari Bagian Peneriman.
45
i. Mengarsipkan tanda penerimaan barang lembar ketiga dan faktur
dari pemasok lembar kedua menurut tanggal.
3) Bagian Penerimaan
a. Menerima surat pesanan lembar kedua dari Bagian Pembelian.
b. Menerima faktur sebanyak dua lembar dan surat jalan dari
pemasok bersama dengan penerimaan barang yang telah dipesan.
c. Mencocokan surat pesanan dengan faktur dari pemasok dan
barang yang telah diterima.
d. Membuat tanda penerimaan barang sebanyak lima lembar dan
mendistribusikannya sebagai berikut:
e. Lembar pertama dikirimkan ke pemasok yang kemudian dapat
digunakan sebagai salah satu dasar dalam pencatatan piutang.
f. Lembar kedua dikirimkan ke Bagian Gudang bersama dengan
barang yang telah diterima.
g. Lembar ketiga dikirimkan ke Bagian Pembelian bersama dengan
faktur dari pemasok lembar ke dua.
h. Lembar keempat dikirimkan ke Bagian Akuntansi bersama
dengan faktur dari pemasok lembar pertama.
i. Lembar kelima sebagai arsip menurut nomor bukti penerimaan
barang bersama dengan surat jalan dan surat pesanan lembar
kedua.
46
4) Bagian Akuntansi
a. Menerima surat permintaan pembelian barang lembar kedua dari
Bagian Gudang.
b. Menerima surat pesanan lembar ketiga dari Bagian Pembelian.
c. Menerima tanda penerimaan barang lembar keempat dan faktur
dari pemasok lembar pertama dari bagian penerimaan.
d. Mencocokan surat permintaan pembelian barang lembar kedua,
surat pesanan lembar ketiga dan tanda penerimaan barang lembar
keempat dan faktur dari pemasok.
e. Membuat jurnal pembelian berdasarkan faktur dari pemasok
lembar pertama, surat pesanan lembar ketiga dan tanda
penerimaan barang lembar keempat.
f. Mengarsipkan surat permintaan pembelian barang lembar kedua,
surat pesanan lembar ketiga, faktur dari pemasok lembar pertama
dan tanda penerimaan barang lembar keempat berdasarkan abjad
nama pemasok.
g. Mengisi kartu persediaan dan kartu utang berdasarkan jurnal
pembelian.
4.2 PEMBAHASAN
Dari hasil penelitian diperoh hasil mengenai sistem pembelian barang
pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori
Kabupaten Rembang yang meliputi bagian yang terkait, dokumen yang
47
digunakan, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedur yang membentuk
sistem pembelian barang pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI)
Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang diperoleh pembahasan sebagai
berikut:
1) Bagian Yang Terkait
Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian barang pada Koperasi Pegawai
Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten
Rembang melibatkan bagian dari setiap organisasi. Bagian tersebut terdiri
dari Bagian Gudang yang bertugas mengeluarkan surat permintaan
pembelian barang pada saat pemesanan kembali. Kemudian Bagian
Pembelian yang bertugas dalam menyiapkan surat pesanan dalam usaha
pembelian barang dalam koperasi. Kemudian Bagian Penerimaan bertugas
menerima barang dan membuat tanda pemerimaan barang, dan Bagian
Akuntansi bagian ini mencatatat setiap transaksi yang berhubungan
dengan pembelian barang dalam koperasi. Hal ini sejalan dengan pendapat
Mulyadi (2001 : 300), yang menyatakan bahwa bagian atau fungsi yang
terkait dalam sistem pembelian barang meliputi bagian gudang, bagian
pembelian, bagian penerimaan, dan bagian akuntansi.
2) Dokumen Yang Digunakan.
Dalam kegiatan pembelian barang pada Koperasi Pegawai Republik
Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang
menggunakan dokumen atau formulir yang meliputi bon permintaan
barang yang berfungsi untuk mengajukan permintaan barang ke bagian
48
gudang, kemudian surat permintaan pembelian barang dokumen ini dibuat
bagian gudang untuk mengajukan permintaan pembelian barang. Surat
pesanan, dokuman ini dibuat oleh bagian pembelian apabila bagian ini
sudah memilih pemasok. Tanda penerimaan barang, dokumen ini dibuat
oleh bagian penerimaan sebagai bukti bahwa barang yang di pesan telah
diterima oleh koperasi. Secara umum dokumen yang digunakan oleh KPRI
Rejeki sesuai dengan pendapat Mulyadi (2001 : 303), bahwa dokumen
yang digunakan dalam sistem pembelian barang meliputi surat permintaan
pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, surat perubahan order, dan bukti kas keluar.
Namun ada dokumen yang tidak digunakan pada KPRI Rejeki yaitu surat
permintaan penawaran harga, hal ini dikarenakan pada KPRI Rejeki
pembelian dilakukan dengan cara pemasok datang menawarkan barang
dan apabila harga sesuai dengan permintaan KPRI Rejeki maka langsung
dikeluarkan surat pesanan. Surat order pembelian barang yang digunakan
yaitu surat pesanan.
3) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian barang pada Koperasi Pegawai
Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten
Rembang, catatan akuntansi yang digunakan adalah jurnal pembelian,
digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit, sumber
pencatatanya berasal dari surat pesanan, kartu utang yang digunakan untuk
mencatat utang koperasi yang belum dibayar. Kemudian kartu persediaan,
49
digunakan untuk mencatat persediaan barang yang ada di gudang oleh
bagian akuntansi, sumber pencatatannya berasal dari jurnal pembelian.
Catatan akuntansi ini sesuai dengan pendapat Mulyadi (2001 : 308),
bahwa catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian yaitu
register bukti kas keluar, jurnal pembelian, kartu utang , dan kartu
persediaan.
4) Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian barang Pada
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori
Kabupaten Rembang adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur
order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan.
Secara keseluruhan elemen-elemen dalam sistem pembelian barang pada
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori
Kabupaten Rembang sesuai dengan teori Mulyadi (2001 : 301), yang
menyatakan bahwa jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian
barang adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan
penawaran harga dan pemilihan pemasuk, prosedur order pembelian,
prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur
distribusi pembelian. Namun, ada beberapa elemen yang kurang yaitu
prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok dengan
prosedur distribusi pembelian.
50
5) Pengendalian Intern
Pengendalian Intern dalam pelaksanaan kegiatan pembelian barang
pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan
Kaliori Kabupaten Rembang yaitu Organisasi dimana sudah adanya
pemisahan antara bagian satu dengan bagian yang lain seperti pemisahan
antara bagian gudang dengan bagian pembelian, bagian gudang terpisah
dari bagian penerimaan dan bagian penerimaan terpisah dengan bagian
gudang.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan sudah memenuhi sistem
pengendalian intern yang baik sebagai contoh tanda penerimaan barang
diotorisasi oleh bagian penerimaan, surat permintaan pembelian barang
diotorisasi oleh bagian gudang, surat pesanan diotorisasi oleh bagian
pembelian dan pencatatan terjadinya utang berdasarkan pada surat
pesanan, tanda penerimaan barang dan faktur dari pemasok yang
diotorisasi oleh bagian akuntansi.
Secara umum sistem pengendalian intern pada KPRI Rejeki telah
berjalan dengan baik sesuai dengan pendapat Mulyadi (2001 : 313) ini
dilihat dari organisasi, sistem otorisasi dalam prosedur pencatatan.
51
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil uraian hasil penelitian dan pembahasan dalam bab
IV mengenai sistem pembelian barang dagangan secara kredit pada Koperasi
Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten
Rembang, maka dapat diambil kesimpulan bahwa :
1) Sistem pembelian barang pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia
(KPRI) rejeki Kecamatan Kaliori Kabupaten Rembang sudah cukup baik
ini dilihat dari bagian-bagian yang terkait telah bekerja sesuai dengan
fungsinya, bagian tersebut antara lain bagian gudang, bagian pembelian,
bagian penerimaan dan bagian akuntansi.
2) Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian barang pada Koperasi
Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Rejeki Kecamatan kaliori Kabupaten
Rembang adalah bon permintaan barang, surat permintaan pembelian
barang, surat pesanan, dan tanda penerimaan barang.
3) Catatan akuntansi yang digunakan dalam KPRI Rejeki Kecamata Kaliori
Kabupaten Rembang adalah jurnal pembelian, kartu persediaan barang dan
kartu utang.
4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam sistem pembelian barang
pada KPRI Rejeki adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur order
pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatat.
52
5) Pengendalian intern pada KPRI Rejeki dilakukan dengan cara pemisahan
masing-masing bagian antara bagian gudang, bagian pembelian, bagian
penerimaan, dan bagian akuntansi. Pengotorisasian dilaksanakan oleh
masing-masing bagian yaitu surat permintaan pembelian barang oleh
bagian gudang, surat pesanan oleh bagian pembelian, tanda penerimaan
barang oleh bagian penerimaan, dan pencatatan utang oleh bagian
akuntansi. Untuk meningkatkan kemampuan karyawan dilakukan cara
dalam perekrutan karyawan berdasarkan jenjang pendidikan,
mengikutsertakan karyawan dalam pelatihan dan seminar, dan pergantian
pengurus setiap satu periode.
5.2 Saran
Dari hasil penelitian penulis dapat menyarankan sebaiknya dalam
pelaksanaan sistem pembelian barang dilakukan oleh masing-masing bagian
yang terkait, tidak menitik beratkan pada bagian pembelian saja. Hal ini untuk
mempermudah dan memperlancar koperasi dalam melakukan kegiatan
pembelian barang. Dalam melakukan pembelian barang KPRI Rejeki perlu
melakukan penentuan harga standar barang yang dibeli dan pemilihan
pemasok yang tepat. Hal ini untuk membantu KPRI Rejeki memperoleh harga
yang sesuai serta kualitas barang yang baik. Oleh karena itu KPRI Rejeki
perlu membuat surat permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.
Selain itu KPRI Rejeki juga perlu membuat prosedur distribusi pembelian
untuk membantu pihak manajemen dalam memantau transaksi pembelian
yang dilakukan KPRI Rejeki.
53
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi
Universitas Gajah Mada
Sriyadi, Drs. 1991. Bisnis Pengantar Ilmu Ekonomi Perusahaan Modern.
Semarang: IKIP Semarang Press
Wien’s Anorga. 1993. Kamus Istilah ekonomi. Bandung: M2S
54
LEMBAR PENGESAHAN
Semarang, September 2005
Yang Mengajukan
Yosy Kusuma K
NIM. 3351302550
Mengetahui : Menyetujui :
Ketua Jurusan Ekonomi Dosen Pembimbing
Drs. Kusmuriyanto, M. Si Drs. Fachrurrozie, M. Si
Nip. 131404309 Nip. 131813667
55