SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

KELOMPOK :

1. BETSY KUSUMA ASMARANI (A21) 2. RISKA HERDIANA (A22)3. KHANIPA MAHYASARI (A23)4. RENY RETNOWATI (A24)5. WIDYA ARUM NINGTYAS (A25)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

A. PERUSAHAAN DAN LINGKUNGANNYA

a) Model Sistem Umum Perusahaan:

ALIRAN SUMBER DAYA FISIK

Sumber fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin dan uang. Pegawai

dipekerjakan oleh perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan

pengalaman dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan

dalam bentuk input mentah dan diubah menjadi barang jadi dan kemudian dijual kepada para

pelanggan perusahaan. Mesin dibeli, digunakan, dan pada akhirnya dijual dalam bentuk besi tua

atau ditukar dengan mesin yang lebih baru. Uang memasuki perusahaan dlam bentuk penerimaan

penjualan , investasi pemegang saham dll.

ALIRAN SUMBER DAYA VIRTUAL

Aliran dua arah, data dan dab informasi yang menghubungkan perusahaan dengan

lingkungannya.

MEKANISME PENGENDALIAN PERUSAHAAN

Unsure-unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan opersainya sendiri meliputi,

standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara

keseluruhan, manajemen perusahaan, dan suatu pemrosesan informasi yang mengubah data

menjadi informasi.

LINGKARAN UMPAN BALIK

Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Dan

dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkunkan lalu dimasukan di dalam pemrosesan

informasi yang mengubahnya menjadi informasi.

b) Perusahaan didalam lingkungannya

Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi

kebutuhan lingkungannya. Sama pentingnya, sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi

tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya.

Unsur-unsur lingkungan ini adalah organisasi dan individu yang berada di luar perusahaaan dan

memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan.

Adapun model delapan unsur lingkungan sebagai suatu kerangka untuk memahami lingkungan

dari suatu organisasi bisnis, yaitu:

1. Pemasok (supplier) atau vendor

2. Pelangggan (customer)

3. Serikat pekerja (labor union)

4. Komunitas keuangan (financial community)

5. Pemegang saham dan pemilik (stockholders and owners)

6. Pesaing (competitor)

7. Pemerintah (government)

8. Komunitas global (global community)

c) Aliran sumber daya lingkungan

Perusahaan terhubung dengan lingkungannya melalui unsur lingkungan yang disebut aliran

sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Aliran-aliran umum yang terjadi

meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang

kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku kepada pemasok.

B. MENGELOLA ALIRAN SUMBER DAYA FISIK-MANAJEMEN RANTAI

PASOKAN (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini :

- Meramalkan permintaan pelanggan

- Membuat jadwal produksi

- Menyiapkan jaringan transportasi

- Memesan persediaan pengganti dari para pemasok

- Menerima persediaan dari pemasok

- Mengelola persediaan bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi

- Melakukan produksi

- Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan

- Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan

.

a) Sistem elektronik

Seiring bergeraknya sumber daya melalui rantai pasokan, setiap tindakan akan dicatat dalam

terminal computer yang terdapat dilokasi pemasok, didalam area penerimaan perusahaan, di

dalam area perusahaan, didalam area pegiriman perusahaan , didalam kendaraan yang

digunakan transporter, dan lokasi pelanggan. Setelah terkumpulnya data, system informasi

perusahaan akan diperbaharuiuntuk mengambarkan lokasi terakhir dari sumber daya seiring

terjadinya akan memberikan kontribusi pada manajemen rantai pesokan.

b) Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Usaha

Manajemen pasokan hanya salah satu aspek dari system perencanaan sumber daya

perusahaan (enterprise resource planning-ERP), namun memainkan pesanan yang sangat

penting dalam operasi. Perencanaan system ERP akan membantu memfasilitasi aliran

informasi rantai pasokan. Akan tetapi biaya suatu system ERP dapat menjadi sangat tinggi

namun mungkin tidak semua anggota didalam rantai pasokan ingin membeli peranti lunak

ERP.

C. KEUNGGULAN KOMPETITIF

Perusahaan dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga

yang lebih rendah, memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang lebih tinggi, dan

memenuhi kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu. Keunggulan

kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan

pengungkitan (leverage) didalam pasar.

a) Rantai Nilai Porter

Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh porter sebagai

aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis : utama dan pendukung.

Aktifitas nilai utama (primary value activities)meliputi logistic input yang mendapatkan

bahan baku dan persediaan dari pemasok, operasi perusahaan yang mengubah bahan baku

menjadi barang jadi , logistic output yang memindahkan barang kepada pelanggan, operasi

pemasaran dan penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan

pesanan dan aktivitas-aktivitas jasa yang menjaga hubungan pelanggan yang baik setelah

penjualan. Aktivitas nilai utama ini mengelola aliran sumber daya fisik disepanjang

perusahaan. Sedangkan aktivitas nilai pendukung (support value activities)mencakup

infrastruktur perusahaan-bentuk organisasi yang secaran umum akan mempengaruhi seluruh

aktivitas utama.

MEMPERLUAS RUANG LINGKUP RANTAI NILAI. Manajemen harus waspada

terhadap tambahan keunggulan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai

perusahaan ke rantai nilai organisasi lain. Kaitan seperti ini dapat menghasilkan suatu system

interorganisasi (Interorgaization system-IOS). Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi

disebut sebagai sekutu bisnis (business partner), mereka bekerja sama sebagai suatu unit

tunggal yang terkoordinasi, sehingga menimbulkan suatu sinergi yang tidak dapat dicapai

jika masing-masing bekerja sendirian.

b) Dimensi-dimensi keunggulan kompetatif

a. Keunggulan strategis (strategic advantage) yaitu keunggulan yang memiliki dampak

fundamental dalam membentuk operasi perusahaan system informasi dapat digunakan

untuk menciptakan suatu keunggulan strategis.

b. Keunggulan taktis (tactical advantage) yaitu dimana sebuah perusahaan mendapatkan

keunggulan taktik ketika perusahaan tersebut menginmplementasikan strategi dengan

cara yang lebih baik dari pada pesaingnya.

c. Keunggulan Operasional (Operational advantage) yaitu keunggulan yang

berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Disinilah system informasi

akan berinteraksi secara langsung dengan proses.

d.

D. DAN PESAING-PESAING GLOBAL

Perusahaan multi nasional (multi national corporation-MNC) adalah sebuah perusahaan yang

berinteraksi lintas produk. Pasar, dan budaya. Perusahaan multinasinal terdiri atas perusahaan

induk dan sekelompok anak perusahaan. anak perusahaan-anak perusahaan tersebut dapat

tersebar secara geografis dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan dan prosedurnya

sendiri.

a) Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan Informasi

Di Perusahaan Multidimensional

Meskipun semua perusahaan memiliki kebutuhan pemrosesan informasi dan koordinasi.

Kebutuhan ini merupakan hal yang sangat penting artinya bagi perusahaan multinasional (MNC)

MNC adalah sebuah system terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidakpastian yang

terdapat dalam lingkungannya.

b) Kebutuhan khusus Koordinasi di Perusahhan Multinasional

Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global.

Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya diseluruh dunia

dan mengelolanya dengan cara yang terkoordinasi secera global, tidak akan dapat meraih

kesuksesan dalam perekonomian internasional.

Keuntungan Koordinasi

Banyakkeuntungan yang diperoleh MNC adalah karena memiliki kemampuan

pemrosesan informasi yang baik yang didasarkan pada kemampuannya dalam berkoordinasi ,

keuntungan koordinasi antara lain meliputi:

Fleksibelitas dalam merespon pesaing diberbagai negara dan pasar

Kemampuan untuk merespon perubahan yang terjadi di satu Negara pada satu

Negara lain atau satu wilayah dalam satu Negara.

Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di se;uruh dunia.

Kemampuan untuk berbagi pengetahuan amtar unit diberbagai Negara.

Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan.

Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan

dan juga bagaimana produk diproduksi dan didistribusikan.

E. TANTANGAN DALAM MENGEMBANGKAN SISTEM INFORMASI GLOBAL

Berikut ini adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembang GIS (Global

Information System)

1. Kendala-kendala Politis

Pembatasan yang umum adalah akses yang terbatas ke komunikasi berkecepatan tinggi. Karna

infrastruktur telepon biasanya memiliki dan dioperasikan oleh pemerintah dan bukannya

perusahaan swasta, hal ini dapat menjadi suatu rintangan yang cukup berat.

2. Rintangan Budaya dan Komunikasi

Rintangan budaya juga dapat mempengaruhi rancangan suatu GIS. Dimana antarmuka

(Interface) GIS harus tetap konsisten menskipun menggunakan bahasa yang berbeda-beda.

Pembatasan pembelian dan impor peranti keras yang dilakukan oleh pemerintah nasional

dilakukan karna mencoba melindungi pabrik local dan merangsang investasi asing pada

produksi lokal dengan hanya menentukan peralatan yang diproduksi atau dirakit dinegara itu

yang dapat dipergunakan.

Pembatasan pemrosesan data merupaka kebijakan nasional yang mengatur bahwa data

harus diproses di dalam negeri, bukan dikirim keluar negeri dan diproses di tempat lain.

Pembatasan komunikasi data paling banyak dipublikasikan adalah pembatasan yang

dikenakan pada aliran data antar Negara. Aliran data antar Negara (transborder data flow-

TDF) adalah pergerakan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi batas Negara.

3. Masalah-masalah Teknologi

MNC sering kali didera dengan masalah yang berbuhungan dengan tingkat teknolohi yang

terdapat dinegara-negara anak perusahaanya. Contohnya telekomunikasi sering kali hanya

dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang rendah dan kualitas transmisinya juga buruk.

Serta peranti lunak juga dapat menjadi masalah karena banyak Negara tidak memperhatikan

hak cipta atas peranti lunak dan menutup mata pada peranti lunak bajakan, bahkan beberapa

vendor peranti lunak menolak untuk berbisnins di beberapa Negara tertentu.

4. Kurangnya Dukungan dan Manajeman Anak perusahaan

Manajemen anak perusahaan sering kali ikut menjadi masalah. Beberapa merasa yakin bahwa

mereka dapat menjalankan anak perusahaannya tanpa haruus mendapatkan bantuan, dan

mereka memandang peraturan yang ditetapkan oleh kantor pusat sehingga suatu hal uang

tidak perlu.

F. MANAJEMEN PENGETAHUAN

Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas:

Peranti keras computer

Pernati lunak computer

Spesialis informasi

Pengguna

Fasilitas

Database

Informasi

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah dimana manajer akam membuang

onformasi yang telah melewati masa manfaatnya dan menggantinya dengan informasi yang

baru , mengunakan dan mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif dan

menghapus informasi pada waktu yang tepat.

a) Dimensi Informasi

Keempat dimensi yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut,

yaitu:

Relevansi. Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan

dengan masalah yang sedang dihadapi. Pengguna seharusnya dapat memilih data

yang diperlukan. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan

diambil saja yang akan disebut “informasi”.

Akurasi. Seluruh informasi seharusnya akutrat. Akan tetapi fitur-fitur yang

memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi system akan menambah biaya dari

system informasi tersebut.

Ketepatan Waktu. informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan

sebelum situasi yang gentik berkembang atau hilangnya peluang yang ada.

Kelengkapan. Para penggunakan hendaknya dapat memperoleh informasi yangm

enyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya.

Tetapi kelebihan muatan informasi (information overload) menunjukan bahwa

memiliki informasi yang terlalu banyak juga dapat memberikan kerugian.

b) Sifat Manajemen Pengetahuan yang Berubah-ubah.

System informasi warisan. Mereka yang mengelola dan mengendalikan informasi di dalam

sebuah perusahaan modern harus menyadari keterbatasan dan teknologi-teknologi lampau.

System informasi awal serta peranti lunak dank eras yang tidak sesuai atau hanya sesuai

secara parsial dengan teknologi informasi terkinin disebut system warisan (legacy system).

Meskipun data yang dikumpulkan oleh system warisan terutama memproduksi informasi

historis, informasi tersebut masih dianggap berharga. Salah satu masalah dalam mengubah

data warisan adalah bahwa data seperti ini bisa jadi tidak tersedia dalam format digital.

Manajemen Gambar. Foto-foto digital dari cetakan dapat disimpan sebagai file-file computer

yang dapat dijadikan referensi oleh system informasi perusahaan saat ini.

FORMAT-FORMAT UMUM MANAJEMEN GAMBAR

JPG (Joint Photographics Expert Group)

Terutama digunakan untuk gambar-gambar Web, mampu mencapai pengurangan ukuran file yang

paling besar diantara format-format yang lain.

GIF (Graphic Interchange Format)

Terutama digunakan untuk gambar-gambar Web, hanya menggunakan warna 256, mampu mengurangi

sebagian ukuran file, lebih umum digunakan untuk gambar hitam putih dan gambar animasi.

TIFF (Tagged Image File Format

Gambar bit map yang membutuhkan ruang penyimpanan dalam jumlah besar namun dapat ditampilkan

dikebanyakan resolusi tanpa adanya kehilangan mutu gambar.

BMP

Standar format bit map bagi windows yang membutuhkan ruang penyimpanan dalam jumlah yang

besar.

WMF (Windows Metafile Format)

Format untuk grafik-grafik yang diperuntukan diantara aplikasi-aplikasi berbasis Microsoft Windows

(Seperti Word, Excel dan sebagainya.)

G. PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI

Perusahaan yang menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumbr

daya informasi ditangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para professional informasi yang

disebut sebagai Layanan Informasi (Information Service-IS). Praktik yang diterima adalah

membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukan manajer puncaknya

didalam kelompok eksekutif senior, seperti komite eksekutif, yang melakukan pengambilan-

pengambilan keputusan penting bagi perusahaan.

a) Chief Information Officer dan Chief Technology Officer

Chief information officer (CIO) dan Chief Technology (CTO) adalah menajer dengan tingkat

tertinggi di layanan informasi. Orang ini akan menyumbangkan keahlian manajerialnya

dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan

informasi saja. Melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya.

CIO atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital dalam

struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran sebagai berikut:

Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis.

Secara efektif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajerial lini/

Focus pada perbaikan proses bisnis.

Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.

Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.

b) Perencanaan Strategis Bagi Perusahaan

Setelah rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaannya sepanjang

tahun dan jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang sesuai. Dan beberapa kasus,

rencana dapat dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan situasi. Komite juga dapat

mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang ditunjukan untuk memastikan bahwa

seluruh sasaran perubahan akan tercapai.

c) Rencana Strategis Untuk Area-area Bisnis

Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area

membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain. Akan tetapi

pendekatan seperti ini tidak akan memastikan bahwa area-area akan dapat bekerja sama

dengan baik.

Gambar : Area-area bisnis harus bekerja sama dalam hal mengembangkan rencana strategis.

Gambar diatas menunjukan bagaimana berbagai area bisnis hendaknya bekerja sama didalam

proses perencanaan strategis mereka. Gambar panah menunjukan aliran informasi dan

pengaruh.

Pendekatan Spir Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi (strategic planning

for information resource-SPIR) adalah pengembangan rencana strategis secara parallel bagi

layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana perusahaan akan mencerminkan

dukungan yang diberikan oleh layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan

permintaan dukungan system di masa mendatang.

Gambar: perencanaan strategis untuk Sumber Daya Informasi.

Gambar diatas mengilustrasikan cara bagaimana masing-masing proses perencanaan akan

mempengaruhi proses perencanaan pihak lain.

Kesimpulan :

Terdapat dua jenis aliran sumber daya yang melalui model sistem umum perusahaan :

sumber daya fisik dan sumber daya maya (virtual). Mekanisme umpan balik memungkinkan

aliran sumber daya virtual (data, informasi, dan keputusan) menghubungkan sistem fisik

dengan mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian terdiri atas standar, manajemen

dan pengolah informasi.

Lingkungan dari suatu organisasi bisnis terdiri atas pemasok, pelanggan, tenaga kerja,

komunitas keuangan, pemegang saham dan pemilik, pesaing, pemerintah, dan komunitas

global. Semua unsur tersebut terhubung ke perusahaan melalui aliran sumber daya fisik dan

virtual. Baik sumber daya fisik maupun virtual dapat digunakan untuk mencapai suatu

keunggulan kompetitif.

Aliran sumber daya fisik dari pemasok didalam lingkungan perusahaan kepada

perusahaan dan kepada para pelanggannya melalui suatu jalur disebut sebagai rantai pasokan

(supply chain). Aliran ini dapat dimonitor secara elektronik melalui input data kedalam

terminal – terminal yang berlokasi dimasing – masing titik sepanjang rantai tersebut.

Kemampuan manajemen untuk melacak aliran akan memberikan kontribusi kepada

manajemen rantai pasokan.

Sistem informasi dapat digunakan untuk memberikan keunggulan kompetitif kepada

perusahaan. Pendukung utama keunggulan kompetitif adalah Michael Porter yang

mengembangkan konsep – konsep seperti rantai nilai (value chains) dan sistem nilai (value

system).

Sistem informasi dapat mecapai keunggulan kompetitif pada tiga tingkatan : strategis,

taktis, dan operasional.

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah proses pengorganisasian

informasi sebuah perusahaan sehingga informasi tersebut dapat dikumpulkan, disimpan,

diproses, dan digunakan oleh para pengambil keputusan. Sumber daya informasi perusahaan

terdiri atas piranti keras, piranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan

informasi.