ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENERIMAAN KAS UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS

DALAM PENYAJIAN LAPORAN KEUANGAN

PADA APOTEK ULTI’MED

Rina Dwi Utami (21208060)

Fakultas Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Gunadarma, 2012

ABSTRAKSI

Penelitian ini dilakukan pada Apotek Ulti’med yang masih menggunakan sistem

manual atas transaksi penerimaan kas dan penyajian laporan keuangannya. Tujuan dari

penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang

berjalan pada Apotek Ulti’med, untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penerimaan kas

yang sedang berjalan pada Apotek Ulti’med sudah berjalan dengan efektif, dan untuk

memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang efektif

bagi Apotek Ulti’med khususnya dalam penyajian laporan keuangan. Penelitian ini

merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus dengan

menggunakan data kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang dilakukan

meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain konseptual dan desain

fisik. Berdasarkan hasil penelitian, penulis menemukan bahwa sistem penerimaan kas yang

dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan kelemahan dalam hal pemisahan

fungsi, prosedur penerimaan kas yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan

transaksi penerimaan kas, serta laporan keuangan yang dihasilkan. Selanjutnya penulis

merancang sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang mampu mengatasi kelemahan

dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi

sebatas desain database, desain input, dan desain output.

Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas.

ABSTRACT

This research is conducted in Pharmacy Ulti'med still using manual system for

transactions in cash receipts and presentation of financial statements. The purpose of this

research is to determine the cash receipts accounting system running on Pharmacy Ulti'med,

to determine whether the cash receipts accounting system that is running on Pharmacy

Ulti'med are operating effectively, and to provide an alternative design of accounting

information systems cash receipts effective for Pharmacy Ulti'med especially in the

presentation of financial statements. This research is a qualitative descriptive analysis in the

form of case study using qualitative data from internal sources. Data analysis techniques

include system analysis, which then proceed to the stage of conceptual design and physical

design. Based on the results of research, researcher found that the cash receipt system run

company still has flaws and weaknesses in terms of separation of functions, procedures

performed cash receipts, documents used, recording of cash receipts transactions, as well as

the resulting financial statements. Furthermore, researcher designed a cash receipts

accounting information system that is able to overcome the weaknesses and shortcomings.

The design includes conceptual design and physical design, but the extent of database design,

input design, and output design.

Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Cash Receipts.

PENDAHULUAN

Perkembangan perekonomian yang

begitu pesat itu tidak dapat dipisahkan oleh

perkembangan teknologi yang begitu pesat

pula. Perkembangan teknologi yang sangat

penting pada saat ini telah mendorong

masyarakat memasuki era globalisasi

informasi. Informasi memang sangat

penting dan dibutuhkan oleh setiap orang.

Setiap perusahaan menerapkan

akuntansi sebagai alat komunikasinya,

karena akuntansi merupakan bahasa

bisnis. Secara klasik akuntansi

merupakan proses pencatatan,

pengelompokkan, perangkuman, dan

pelaporan dari kegiatan transaksi

perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan

akuntansi adalah penerbitan laporan

keuangan. Laporan keuang Kas

memberikan kekuatan bagi setiap bagian

organisasi perusahaan untuk melakukan

kegiatan, sehingga kelangsungan hidup

perusahaan dapat terjamin.

Kas merupakan aktiva yang paling

lancar (liquid). Hampir pada setiap

transaksi dengan pihak luar selalu

mempengaruhi kas. Dalam kegiatan bisnis

sehari – hari, kas merupakan alat

pertukaran sehingga segala kegiatan akan

bermula dan berakhir padanya.an sendiri

adalah merupakan informasi.

Peranan Sistem Informasi Akuntansi

sangat besar bagi perusahaan karena

merubah proses pencatatan transaksi yang

“kurang tertib” menjadi pencatatan yang

“sistemik” (akuntabel). Selain itu, Sistem

Informasi Akuntansi juga dapat

merepresentasikan semua informasi yang

bersifat keuangan selama perusahaan

tersebut berjalan.

Hal itu juga yang harus menjadi

perhatian Apotek Ulti’med untuk

menerapkan sistem informasi akuntansi

yang memadai untuk dapat mengawasi

penerimaan kas sehingga penerimaan kas

harus dilaksanakan secara efektif dan

efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan

kas. Selain itu, tujuan dari perancangan

sistem informasi akuntansi adalah

meningkatkan efektivitas dalam penyajiaan

laporan keuangan untuk memproduksi

dengan lebih cepat, mudah, dan lebih tepat

dengan menggunakan teknologi informasi.

Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Azhar Susanto (2004:82) ,

Sistem informasi akuntansi adalah

kumpulan (integrasi) dari sub-sub

sistem/komponen baik fisik maupun non

fisik yang saling berhubungan dan bekerja

sama satu sama lain secara harmonis untuk

mengolah data transaksi yang berkaitan

dengan masalah keuangan menjadi

informasi keuangan.

Menurut George H.Bodnar &

William S (2003 : 1), sistem informasi

akuntansi adalah sistem berbasis komputer

yang dirancang untuk mengubah data

akuntansi menjadi informasi.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Untuk dapat merancang sebuah Sistem

Informasi Akuntansi, kita harus melalui

tahapan-tahapan pengembangan sistem.

Tahapan tersebut adalah Survey atau

investigasi sistem, analisis sistem,

perancangan sistem, dan implementasi

sistem.

1. Survey atau Investigasi sistem

Survey atau investigasi sistem pada

dasarnya merupakan studi kelayakan

untuk menentukan apakah

pengembangan sistem layak untuk

dilakukan. Pertimbangan layak atau

tidaknya tergantung pada faktor-faktor

sebagai berikut :

a. Apakah betul-betul terdapat masalah

dengan system informasi dan

diketahui penyebab dari masalah

tersebut.

b. Seberapa besar cakupan masalah

tersebut.

c. Alternative pemecahan masalah

tersebut layak secara teknis (dari

sudut pandang teknologi, hardware,

dan software), operasional (dari

sudut pandang reaksikaryawan

terhadap perubahan dan prosedur),

dan ekonomis (dari sudut pandang

biaya manfaat apabila

pengembangan sistem dilakukan).

2. Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan sekumpulan

prosedur untuk mebuat spesifikasi

sistem informasi yang baru atau sistem

informasi yang dimodifikasi. Tujuan

analisis sistem adalah mengembangkan

persyaratan bagi sistem baru. Analisis

sistem memerlukan studi terhadap

sistem yang ada dan solusi yang

diajukan jauh lebih rinci daripada pada

tahap survey atau investigasi sistem.

3. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan

sekumpulan prosedur yang dilakukan

untuk mengubah spesifikasi logis

menjadi desain yang dapat

diimplementasikan ke sistem komputer

organisasi.

4. Implementasi Sistem

Sistem implementasi merupakan

prosedur yang dilakuakan untuk

mengembangakan aplikasi, menguji

sistem/melatih pemakai, menginstal,

dan mulai menggunakan sistem

informasi yang baru atau yang

dimodifikasi. Sistem implementasi

diakhiri dengan pengoperasian sistem

yang baru atau yang dimodifikasi serta

dibutnya laporan penyelesaian

pengembangan sistem. Laporan

penyelesaian pengembangan sistem

meringkas kegiatan implementasi dan

menyediakan dokumentasi

pengoperasian sistem yang baru dan

pemeliharaan sistem.

Laporan Keuangan

Menurut Riyanto (2004:15), Laporan

keuangan memberikan ikhtisar mengenai

adanya laporan keuangan suatu perusahaan,

dimana neraca mencerminkan nilai aktiva, nilai hutang, dan modal sendiri pada suatu saat

tertentu dan laporan keuangan laba/rugi

mencerminkan hasil-hasil yang dicapai selama

periode tertentu biasanya dalam satu tahun. Menurut Standar Akuntansi Keuangan

menyatakan , Laporan keuangan meliputi

neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan

posisi keuangan (yang dapat disajikan dalam berbagai cara seperti misalnya sebagai laporan

arus kas atau laporan arus dana), catatan dan

laporan lain serta materi penjelasan merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

Disamping itu juga termasuk skedul dan

informasi tambahan dalam laporan tersebut.

METODE PENELITIAN

Alat analisis yang digunakan oleh

penulis adalah analisis deskriptif kualitatif

yaitu analisis yang menggunakan data

yang diperoleh penulis, kemudian

dibandingkan dengan teori-teori.

Deskriptif merupakan penyajian data yang

dihasilkan dari penelitian dengan

memberikan gambaran apa adanya atau

sesuai dengan kenyataan. Berdasarkan

analisis yang telah dibuat kemudian

penulis berusaha untuk memberikan usulan

pemecahannya. Adapun tahapan-

tahapannya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Analisis

Pada tahap ini penulis melakukan

investigasi (pemeriksaan awal) dan

survei sistem untuk mengumpulkan

data tentang sistem manual

penerimaan kas yang berasal dari

penjualan secara tunai pada Apotek

Ulti’med.

2. Desain Sistem

Pada tahap ini penulis mulai

merancang sistem dengan membuat

pemodelan proses (dengan

menggunakan Data Flow Diagram),

pemodelan data (dengan menggunakan

Entity Relationship Diagram), dan

normalisasi. Lalu setelah itu

dilanjutkan dengan desain database,

input, dan output.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisis Sistem

Prosedur penerimaan kas yang

diterapkan oleh Apotek Ulti’med tidak

berjalan secara efektif, masih banyak

kelemahan yaitu terdapat kerangkapan

tugas dan tanggung jawab, catatan

akuntansi yang digunakan oleh Apotek

Ulti’med masih dibuat dalam bentuk

manual, pembuatan laporan membutuhkan

waktu yang cukup lama, dan laporan yang

dihasilkan hanya laporan harian atas

transaksi penjualan.

Model Logika yang Diusulkan

pembeli

Sistem

Penerimaan

kas

manajemen

Order dan

resep

FPT dan

salinan

resep

Jurnal

Lap data barang/obat

Lap penerimaan resep

Lap seluruh penjualan

Lap penjualan per jenis produk

Lap seluruh penjualan dan pembelian

Lap Laba rugi

Gambar 1 Diagram Konteks Transaksi Penerimaan Kas

Pembeli

1.

Input data

penjualan

2.

Proses

pencetakan

SP

3.

Proses

pencatatan

transaksi

Order dan

resep

FPT dan

salinan

resep

Data

penjualan

Data

transaksiData transaksi

File Faktur

tercetak

File Resep

4.

Proses

pembuatan

laporan

manajemen

File Obat

File Transaksi

File Transaksi

Jurnal

Lap data barang/obat

Lap penerimaan resep

Lap. seluruh penjualan

Lap penjualan per jenis

produk

Lap seluruh penjualan

dan pembelian

Lap Laba rugi

Gambar 2 Diagram Zero Sistem Penerimaan Kas

Entity Relationship Diagram yang Diusulkan

transaksiFaktur

tercetakobat

Jns_obat

Harga_satuan

Total_harga

satuan

Kd_obat

satuan

Harga_satuan

Total_harga

Kd_obat

Kd_transaksi

no_resep

Total_transaksi

Tgl_faktur

Kd_faktur

M N

resep

Nm_obat

Kd_obat

Tgl_transaksi

Kd_transaksi

No_resep

Tgl_resep

Nm_dokter

Nm_pasien

Almt_pasien

umur

Nm_pegawai Nm_pegawai

N

Nm_belakang_pegawai

Nm_tengah_pegawai

Nm_depan_pegawai

Kota

Almt_jalan

Nm_depan_pegawai

Nm_tengah_pegawai

Nm_belakang_pegawai

Nm_depan_dokter

Nm_tengah_dokter

Nm_belakang_dokter

Nm_depan_pasien

Nm_tengah_pasien

Nm_belakang_pasien

Nm_pegawai

Nm_depan_pegawai

Nm_tengah_pegawai

Nm_belakang_pegawai

Gambar 3 Entity Relationship Diagram

Normalisasi

Gambar 4 Bentuk Unnormal

Gambar 5 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Gambar 6 Bentuk Normal Kedua (2NF)

Laporan Yang Dihasilkan Dalam Sistem

Yang Diusulkan

Ada enam laporan yang dihasilkan

dalam sistem yang diusulkan yaitu laporan

data barang/obat, laporan penerimaan

resep, laporan seluruh penjualan, laporan

penjualan per produk, laporan seluruh

penjualan dan pembelian, dan laporan laba

rugi dan 1 dokumen yaitu faktur penjualan

tunai.

1. Laporan Data Barang/Obat

2. Laporan Penerimaan Resep

3. Laporan Seluruh Penjualan

4. Laporan Penjualan Per Jenis

Produk

5. Laporan Seluruh Penjualan

dan Pembelian

6. Laporan Laba/Rugi

7. Faktur Penjualan Tunai

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

1. Sistem akuntansi penerimaan kas

yang sedang berjalan pada Apotek

Ulti’med diketahui memiliki tiga

prosedur, yaitu prosedur bagian

asisten apoteker, prosedur bagian

kasir dan prosedur bagian

keuangan dan akuntansi. Namun

pada prosedur bagian keuangan dan

akuntansi hanya dipegang oleh

pimpinan.

2. Sistem akuntansi penerimaan kas

yang sedang berjalan pada Apotek

Ulti’med tidak berjalan secara

efektif. Terdapat beberapa

kelemahan dan kekurangan dalam

sistem akuntansi penerimaan kas

pada Apotek Ulti’med. Seperti

tidak adanya pemisahan antara

fungsi penjualan dan fungsi asisten

apoteker, pimpinan merangkap

tugas menjadi fungsi keuangan dan

fungsi akuntansi. pencatatannya

masih dilakukan secara manual dan

rawan terjadi salah catat, serta

laporan keuangan yang dihasilkan

oleh sistem penerimaan kas pada

Apotek Ulti’med masih belum

lengkap.

3. Alternatif perancangan sistem

informasi akuntansi penerimaan

kas yang diusulkan penulis

dirancang untuk mampu mengatasi

kelemahan dan kekurangan seperti

yang telah disebutkan di atas,

khususnya dalam penyajian laporan

keuangan. Perancangan sistem

informasi akuntansi penerimaan

kas tersebut menghasilkan

beberapa file komputer yang

nantinya akan dicetak menjadi

dokumen dan laporan yaitu faktur

penjualan tunai, laporan data

barang/obat, laporan penerimaan

resep, laporan seluruh penjualan,

laporan penjualan per produk,

laporan seluruh penjualan dan

pembelian, dan laporan laba rugi.

Sistem informasi akuntansi

penerimaan kas ini masih memakai

cara manual dalam pendistribusian

dokumen-dokumen tersebut. Tetapi

dalam menghasilkan dokumen,

mengolah data akuntansi dan

membuat laporan keuangan, sistem

informasi akuntansi penerimaan

kas yang diusulkan sudah memakai

sistem yang terkomputerisasi.

Saran

1. Penulis mengajukan saran dalam

hal pemisahan fungsi, prosedur

penerimaan kas yang dilakukan,

dokumen yang digunakan,

pencatatan transaksi penerimaan

kas dan laporan keuangan yang

dihasilkan.

2. Penulis mengajukan saran kepada

Apotek Ulti’med agar dapat

mempertimbangkan penerapan

alternatif perancangan sistem

informasi akuntansi penerimaan

kas yang diusulkan penulis dalam

kegiatan operasional penerimaan

kasnya khususnya dalam penyajian

laporan keuangan. Dalam

perancangan sistem yang dilakukan

penulis,penggambaran perancangan

sistem yang digunakan adalah Data

Flow Diagram, Entity Relationship

Diagram dan normalisasi. Lalu

setelah itu dilanjutkan dengan

desain database, input, dan output.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 2004. Intermediate

Accounting, Edisi 8. Yogyakarta:

BPFE.

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011.

Sistem Informasi Akuntansi :

Perancangan, Proses, dan

Penerapan. Yogyakarta: Andi

Offset.

Hall, James A. 2007. Sistem Informasi

Akuntansi, Edisi 4. Jakarta:

Salemba Empat.

Harahap, Sofyan Syafri. 2011. Teori

Akuntansi, Edisi revisi. Jakarta:

Rajawali Pers

Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain

Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori Dan Praktek

Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

Offset.

Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan

dan Implementasi Database

Relasional. Yogyakarta: Andi

Offset.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi 3.

Jakarta: Salemba Empat.

Nugroho, Adi. 2011. Perancangan dan

Implementasi Basis Data.

Yogyakarta: Andi Offset.

Riyanto, Bambang, 2004, Dasar-Dasar

Pembelanjaan Perusahaan, Edisi 4

Yogyakarta: BPFE.

Romney, Marshall B dan Paul John

Steinbart. 2005. Sistem Informasi

Akuntansi, Edisi 9. Jakarta:

Salemba Empat.