sistem informasi tata persuratan politeknik …yang telah ditandatangani dan di stempel basah dengan...

Created by UPT TIK Polines ©2015

1

PANDUAN PENGGUNAAN

SISTEM INFORMASI TATA PERSURATAN POLITEKNIK NEGERI SEMARANG

Oleh :

UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi Politeknik Negeri Semarang

©2015


2

Sistem Informasi Tata Persuratan Polines merupakan sistem yang diaplikasikan untuk melakukan

pengelolaan surat keluar, khususnya dalam penanganan permintaan nomor surat dari setiap

Jurusan/Bagian/Unit secara otomatis dan pengelolaan surat tugas.

Sistem informasi berbasis web ini dapat anda akses/buka menggunakan browser yang telah terpasang pada

perangkat anda, dan masukan alamat : http://sitara.polines.ac.id.

Untuk dapat mengakses sistem ini, silahkan login terlebih dahulu. Dengan menekan tombol menu Login

pada sisi kanan atas .

Masukan username dan password anda, kemudian klik tombol Login. Jika anda lupa password anda,

silahkan hubungi administrator pusat sistem ini.

Jika anda telah berhasil melakukan login, maka halaman pengelolaan surat akan tampil seperti gambar

berikut.

http://sitara.polines.ac.id/


3

Tampilan halaman dari sistem ini terdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu bagian header yang berisi nama aplikasi

dan menu, bagian kiri yang berisi informasi pengguna dan informasi tentang surat tugas, dan bagian utama

yang berisi modul-modul menu yang diakses.

Sistem informasi Tata Persuratan Polines dikembangkan untuk dapat menangani :

1. Permintaan penomoran otomatis oleh setiap jurusan/bagian/unit organisasi di Polines,

2. Permintaan penomoran otomatis khusus Surat Keputusan Direktur,

3. Permohonan Surat Tugas oleh setiap jurusan/bagian/unit organisasi di Polines,

4. Proses Review Surat Tugas oleh pimpinan.

Sistem ini tebagi atas beberapa hak akses, antara lain :

A. Operator

B. Pembuat SK

C. Direktur

D. Wakil direktur

E. Wadir II

F. Ka. BUK

G. KaSubag. Keuangan

H. Bagian SPPD

I. Administrator

Dimana setiap hak akses mempunyai hak/wewenang yang berbeda-beda.


4

A. Penggunaan SI Tata Persuratan oleh Operator

Hak akses operator merupakan hak akses yang diberikan kepada setiap pengguna yang ada disetiap

Pusat/Jurusan/bagian/unit organisasi kerja. Untuk mngakses aplikasi SI Tata Persuratan, lakukan login

terlebih dahulu dengan user name dan password yang telah dibuat/diberikan oleh admininstrator.

Klik tombol Login, jika user dan password yang anda masukan benar, maka sistem akan masuk ke

halaman akses sebagai Operator.

Ada 4 (empat) menu yang tersedia pada hak akses operator, yaitu :

Home (Menampilkan halaman utama dari hak akses operator pada sistem informasi Tata

Persuratan Polines)

Surat Tugas (Permohonan nomor surat dan daftar Nomor Surat yang pernah dibuat)

Laporan (Melihat statistik penomoran surat)

Nama User

1. Kembali Ke Halaman Utama

Untuk menampilkan halaman utama dari hak akses operator pada sistem informasi Tata

Persuratan Polines, dapat melalui menu Home.


5

2. Permintaan/permohonan Nomor Surat

Untuk melakukan permintaan nomor surat, dapat melalui menu Nomor Surat sub menu

Permohonan Nomor Surat

Terdapat 3 (tiga) pilihan dalam membuat nomor surat, yaitu:

Hari Ini

Permintaan nomor surat untuk pembuatan/penomoran surat tertanggal hari ini.

Pemesanan

Permintaan nomor surat untuk pembuatan/penomoran dengan tanggal surat setelah

hari ini.

Berseri

Penomoran surat dengan menggunakan nomor yang sudah ada dan diserikan (.A,.B,.C,

dst.)


6

1.1. Permintaan/permohonan nomor surat untuk tanggal sesuai permintaan.

Klik tombol Hari ini,

Maka akan tampil form permintaan nomor surat seperti berikut :

Isikan informasi yang ada pada surat yang akan diberi nomor, dari isian :

Klasifikasi Surat

Pilih klasifikasi surat (hal surat) sesuai dengan peraturan direktur tentang tata naskah

dinas di lingkungan politeknik negeri semarang.

No. Uraian Hal Surat Kode No. Uraian Hal Surat Kode

1. Akreditasi AK 20. Organisasi dan Tata Laksana OT

2. Beasiswa BW 21. Pendidikan dan Pelatihan DL

3. Dokumentasi DO 22. Penelitian LT


7

No. Uraian Hal Surat Kode No. Uraian Hal Surat Kode

4. Dosen dan Tenaga Kependidikan

DK 23. Pengabdian kepada Masyarakat PM

5. Evaluasi Pendidikan EP 24. Pengawasan PW

6. Hubungan Masyarakat HM 25. Pengembangan PG

7. Hukum HK 26. Penyetaraan Ijazah Luar Negeri IL

8. Inovasi IN 27. Perencanaan PR

9. Kalibrasi KI 28. Perizinan PI

10. Kelembagaan KL 29. Perlengkapan PL

11. Kemahasiswaan KM 30. Perpustakaan PK

12. Kepegawaian KP 31. Publikasi Ilmiah PB

13. Kerja Sama KS 32. Sarana Pendidikan SP

14. Kerumahtanggaan RT 33. Sertifikasi SE

15. Ketatausahaan TU 34. Teknologi Infomasi TI

16. Keuangan KU 35. Lain-lain LL

17. Kurikulum KR 36. Pelaporan LP

18. Media Informasi MI 37. Pendidikan dan Pembelajaran PP

19. Media Kreatif MK 38. Akademik AD

Jenis Undangan

Pilih jenis surat yang akan diberi nomor.

Lampiran

Pilih jumlah lampiran surat yang dibuat beserta satuanya.

Tujuan Surat

Masukan Tujuan surat yang akan dibuat, baris pertama diisi dengan nama penerima

surat, baris kedua diisi dengan instansi penerima surat, jika surat tersebut digunakan

untuk banyak penerima surat, maka kosongkan nama tujuan surat pada isian baris

pertama.


8

Ringkasan Surat

Penanda Tangan Surat

Pilih jabatan/nama pimpinan yang akan menandatangani surat yang akan diberi nomor.

Tembusan

Isikan form isian tembusan dengan menggunakan tanda minus (-) dan enter jika surat

tersebut akan diisilebih dari satu tembusan (boleh dikosongkan)

Keterangan

Isikan keterangan surat (boleh dikosongkan)

Jika semua informasi pada form permintaan nomor surat telah terisi dengan benar, maka

klik tombol Simpan yang ada dibawah form.

Maka, nomor surat akan ditampilkan sesuai dengan permintaan masing-masing

jurusan/bagian/unit pemohon.

1.2. Permintaan/permohonan nomor surat dengan tanggal surat setelah hari ini.

Klik tombol Pemesanan,


9

Maka akan tampil form permintaan nomor surat khusu pemesanan. Informasi yang harus

diisikan pada form pemesanan sama dengan informasi yang harus diisikan pada form

permintaan nomor surat reguler. Hanya saja pada form Pemesanan nomor surat terdapat

pilihan tanggal yang harus dipilih untuk menentukan tanggal pembuatan surat yang

dipilih.

Jika tanggal pemesanan nomor surat telah dipilih dan semua informasi telah diisi, maka

klik tombol simpan untuk mendapatkan nomor surat.

1.3. Permintaan/permohonan seri nomor surat.

Klik tombol Berseri,

Setelah muncul form nomor surat berseri, tentukan tanggal surat yang telah ada dan akan

diserikan.

Klik tombol untuk melakukan pencarian data surat yang ada pada tanggal tersebut.

Setelah data surat pada tanggal yang dituju telah diketemukan/ditampilkan, klik tombol

Serikan untuk membuat nomor surat berseri.


10

Isikan semua informasi yang harus diisikan pada form Nomor Surat Berseri seperti pada

pengisian form permintaan nomor surat secara reguler. Kemudian klik tombol Simpan.

3. Melihat daftar surat

Untuk melihat daftar nomor surat, dapat melalui menu Nomor Surat sub menu Daftar

Nomor Surat.

Pada kolom Modifikasi terdapat tiga ikon disetiap barisnya, yaitu Ikon Detail, Ubah, dan Cetak.

(ikon detail) digunakan untuk melihat detail surat.


11

(ikon ubah) digunakan untuk mengubah data surat.

Fitur ini digunakan juga untuk melakukan upload (unggah) file hasil scan (pindai) fisik surat

yang telah ditandatangani dan di stempel basah dengan format file pdf (.pdf) dan ukuran

maksimal file adalah 750 Kb.

Jika melakukan perubahan data, atau upload file. Tekan tombol simpan untuk menyimpan

data perubahanya.

(ikon cetak) digunakan khusus untuk mencetak surat dengan jenis surat Undangan.

Lengkapi Terlebih dahulu data surat undangan, kemudian simpan untuk memunculkan tombol

cetak.


12

Untuk melanjutkan proses cetak, klik tombol Cetak.

4. Melihat statistik nomor surat

Untuk melihat statistik penomoran surat, melalui menu Lapotan statistik.

Statistik Nomor Surat per Pengolah Surat

Statistik Nomor Surat per Jenis Surat

Statistik Nomor Surat per Hal Surat


13

5. Mengubah profile pengguna dan mengganti Password

Untuk mengubah profile pengguna, dan/atau mengubag password dapat melalui menu

nama pengguna :

Pilih sub menu Ubah Password.

Masukan perubahan data pengguna, dan tekan tombol Simpan untuk menyimpan

perubahan data.

Untuk mengetahui pengguna lain pada bagian yang sama, yaitu dengan cara meilih sub

menu Pengguna Lain

B. Penggunaan SI Tata Persuratan Pembuat SK

Hak akses ini mempunyai wewenang untuk melakukan permintaan nomor surat khusus Surat

Keputusan (SK). Langkah yang harus dilakukan adalah.


14

Lakukan proses login dengan username dan password yang telah diberkan.

Jika proses login berhasil, maka sistem akan menampilkan halaman utama dari pengguna sebagai

pembuat SK.

Ada 3 (tiga) menu yang tersedia pada hak akses pembuat SK, yaitu :

Home (Menampilkan halaman utama dari hak akses operator pada sistem informasi Tata

Persuratan Polines)

Surat Keputusan (Permohonan nomor surat dan daftar Nomor Surat yang pernah dibuat)

Nama User

1. Permintaan/permohonan Nomor SK.

Untuk melakukan permohonan nomor SK dapat melalui menu Surat Keputusan Sub menu

Permohonan Nomor Sk


15

Isi informasi yang dibutuhkan oleh sistem tentang Surat Keputusan (SK) yang akan diberi nomor

surat. Kemudian tekan tombol Simpan.

2. Melihat Daftar SK

Untuk melihat daftar SK, menggunakan menu Surat Keputusan Sub menu Daftar Nomor Sk

Pada kolom Modifikasi terdapat tiga ikon disetiap barisnya, yaitu Ikon Detail, Ubah, dan Cetak.

(ikon detail) digunakan untuk melihat detail SK.


16

(ikon ubah) digunakan untuk mengubah data SK.

Fitur ini digunakan juga untuk melakukan upload (unggah) file hasil scan (pindai) fisik surat

keputusan yang telah ditandatangani dan di stempel basah dengan format file pdf (.pdf)

dan ukuran maksimal file adalah 750 Kb.

Jika melakukan perubahan data, atau upload file. Tekan tombol simpan untuk menyimpan

data perubahanya.

3. Mengubah profile pengguna dan mengganti Password

Untuk mengubah profile pengguna, dan/atau mengubag password dapat melalui menu

nama pengguna :

Pilih sub menu Ubah Password.


17

Masukan perubahan data pengguna, dan tekan tombol Simpan untuk menyimpan

perubahan data.

Untuk mengetahui pengguna lain pada bagian yang sama, yaitu dengan cara meilih sub

menu Pengguna Lain

sistem informasi tata persuratan politeknik …yang telah ditandatangani dan di stempel basah dengan...

Documents