sistem informasi pelayanan pendaftaran pasien …

1

Sistem Informasi Pelayanan Pendaftaran ... - Alen B.K, Enny R, Arif K

SISTEM INFORMASI PELAYANAN PENDAFTARANPASIEN RAWAT INAP DI PUSKESMAS KUNDURAN

KABUPATEN BLORA

Alen Budi Kristiawan*), Enny Rachmani**), Arif Kurniadi**)

*) Alumni Program Studi Kesehatan Masyarakat Universitas Dian Nuswantoro Semarang**) Program Studi Kesehatan Masyarakat Universitas Dian Nuswantoro Semarang

Jl. Nakula I No. 5-11 Seamarang

ABSTRACTPatient data input system at in-patient registration services at local government clinic inkunduran, Blora regency still applicating a manual using register book from in which doctoror specialist’s visit of in-patient record was made then, while patient information data inputrecoded into patient registrations form and register book, among others are KIUP ( patientmain index card ), in-patient register, patient index number book, and in-patient status statuscard.when patient do not bring any patient main index card (KIUP), they asked to have secondchecking procedure for their new ones. It is intended to avoid. Therefore, an informationsystem required that can deliver information faster and could make research purpose was todesign in-patient registration services information system at local goverment clinic inkunduran, Blora regency.The type of this research is a Research and Development (R and D) where the processes orsteps using using were intended to develop a new product or completing existing product.The research data were collected from an observation and interview to the agent of systemor agent doer, while the system conducted using SDLC method.Based on the result of in-patient registration services information system research nowdays,it is known that database used in in-patient registration services information system : patientinformation, terms of payment information, doctor information, registration officer information,and patient room information. Related post involved in in-patient registration services arepatient regiatration officer, medical record officer, and head of local government clinic.Information resulted from in-patient information, patient room information, patient of paymentinformation, and patient consultation event information.In-patient regiatration services information system made could help registration and reportingprocess running easier. To carry out in- patient services, limitation authority access of headof local government clinic, registration officer, medical record officer were occurred. Thereshould be infrastructure and instrument, and also system and hardware maintenance providedin Kunduran local government clinic.Key words : information system, registration in-patient

ABSTRAKSistem input data pasien pada layanan pendaftaran rawat inap di Puskesmas Kunduran,Kabupaten Blora masih mengaplikasikan menggunakan buku register manual di mana dokteratau kunjungan spesialis tercatat dalam - pasien dibuat kemudian, sedangkan data informasipasien masukan recoded ke pasien pendaftaran bentuk dan mendaftar buku, antara lainKIUP (kartu indeks utama pasien), di - pasien mendaftar, indeks pasien buku nomor, dan

JURNAL VISIKES - Vol. 12 / No. 1 / April 2013

2

rawat Status Status card. Ketika pasien tidak membawa kartu indeks utama pasien (KIUP),mereka diminta untuk memiliki prosedur pemeriksaan kedua untuk yang baru mereka. Hal inidimaksudkan untuk menghindari. Oleh karena itu, sistem informasi yang diperlukan yangdapat memberikan informasi lebih cepat dan bisa membuat tujuan penelitian ini adalah untukmerancang sistem informasi pelayanan pendaftaran pasien rawat di klinik pemerintah daerahdi kunduran, Kabupaten Blora.Jenis penelitian ini adalah Penelitian dan Pengembangan (R dan D) di mana proses ataulangkah-langkah menggunakan menggunakan dimaksudkan untuk mengembangkan produkbaru atau menyelesaikan produk yang sudah ada. Data penelitian dikumpulkan dari observasidan wawancara dengan agen sistem atau agen pelaku, sedangkan sistem dilakukan denganmenggunakan metode SDLC.Berdasarkan hasil penelitian sistem informasi layanan registrasi, diketahui bahwa databaseyang digunakan dalam sistem informasi pelayanan pendaftaran pasien rawat inap : informasipasien, hal informasi pembayaran, informasi dokter, informasi petugas pendaftaran, daninformasi kamar pasien. Posting terkait yang terlibat dalam layanan rawat inap pendaftaranadalah petugas pasien pendaftaran, petugas rekam medis, dan kepala puskesmas. Informasiyang dihasilkan dari pasien informasi, informasi kamar pasien, pasien informasi pembayaran,dan informasi acara konsultasi pasien.Sistem informasi layanan regiatration rawat inap dibuat bisa membantu proses pendaftarandan pelaporan berjalan lebih mudah. Untuk melaksanakan layanan rawat inap, pembatasanakses kewenangan kepala Puskesmas, petugas pendaftaran, petugas rekam medis yangterjadi. Harus ada infrastruktur dan instrumen, serta sistem dan pemeliharaan perangkatkeras yang disediakan di Puskesmas Kunduran.Kata kunci : sistem informasi, pendaftaran pasien rawat inap

PENDAHULUANPembangunan kesehatan bertujuan

untuk meningkatkan kesadaran dankemampuan hidup sehat bagi setiap orangagar terwujud derajat kesehatan yang opti-mal. Untuk mewujudkan tujuan tersebutdiselenggarakan upaya kesehatan yangdilakukan dengan pendekatan pencengahanpenyakit (preventif), penyembuhan penyakit(kuratif), pemeliharaan kesehatan(rehabilitatif) kurang dilaksanakan secaramenyeluruh terpadu dan berkesinambungan.

Pasien rawat inap di PuskesmasKunduran masuk melalui dua pintu utama,yaitu instalasi rawat jalan dan unit gawatdarurat. Pada instalasi rawat jalan ataupuninstalasi rawat inap terhadap penderita akandilakukan pemeriksaan medis oleh dokter

pemeriksa secara klinis, laboratoris dan ataupemeriksaan penunjang untuk ditegakkan di-agnosis dan perencanaan awal pengelolaanpasien. Dari hasil pemeriksaan di unit gawatdarurat ataupun instalasi rawat jalan yangakhirnya ditegakkan diagnosis danperencanaan awal pengelolaan pasien akandisimpulkan oleh dokter pemeriksa apakahpenderita perlu dirawat inap ataupun tidakatas dasar indikasi medisnya. Pada penderitayang diputuskan untuk diadmisikan (dirawatinap) dari UGD maka proses administrasiadmisi akan dimulai di tempat pendaftaranpasien rawat inap (TPPRI) PuskesmasKunduran Kabupaten Blora. Setelah melaluiproses pencatatan dan proses lainnya,pasien masuk ke bangsal sesuai denganpenyakitnya.

3

Puskesmas Kunduran merupakan salahsatu puskesmas yang memiliki rawat inapyang ada di Kecamatan Kunduran KabupatenBlora. Berdasar survei awal diketahui bahwasistem informasi yang berjalan di loketpendaftaran rawat inap puskesmasKunduran Kabupaten Blora masih dilakukansecara manual, yaitu menulis buku registerdan merekap kembali. Banyaknya pengisianidentitas pasien yang sama di KIUP, buku reg-ister rawat inap, buku indeks pasien, formulirkunjungan rawat inap, Askes, Jamkesmas,Jamkesda dan kartu-kartu status pasienrawat inap. Bila terdapat kunjungan pasienbaru, maka petugas membuatkan KIUP,dicatat nama pasien, nama kepala keluarga,tanggal kedatangan, dan alamat pasien.Pelayanan di rawat inap PuskesmasKunduran yang dari rawat jalan pasiendiambilkan dokumen rekam medis sesuaidengan poli yang dituju, setelah pasienmendapatkan pelayanan, maka dokumenrekam medis tersebut dikembalikan besokpaginya kebagian pendaftaran apabila doktermenyarankan untuk rawat inap, maka pasienatau keluarga pasien melakukan pendaftarandibagian tempat pendaftaran pasien rawatinap. Apabila pasien datang langsung ke unitgawat darurat atau UGD pasien atau keluargapasien melakukan pendaftaran di bagiantempat pendaftaran pasien rawat inap.Apabila pasien baru maka petugasmembuatkan dua KIUP, Pertama untukpasien, yang kedua untuk puskesmassebagai arsip. Apabila pasien lama tidakmembawa KIUP atau KIUPnya hilang makapasien harus menunggu terlebih dahulukarena petugas akan mencarikan nomorKIUP dibuku indeks pasien atau kartu regis-ter. Bila tidak ditemukan maka akan dibuatkanKIUP dan dianggap sebagai kunjungan baru.

Latar Belakang penggunaan sisteminformasi pelayanan pendaftaran pasienrawat inap

1. Memperbaiki pengumpulan data diPuskesmas, guna laporan ke DinasKesehatan Kabupaten.

2. Menghasilkan Informasi up to datetentang kondisi kesehatan di suatuPuskesmas dari jumlah orang sakitsampai ketersediaan obat sehingga dapatdigunakan sebagai data awal dalampengambilan kebijaksanaan bagipimpinan.

3. Membantu kelancaran administrasi danManajemen Puskesmas dalampenyusunan laporan mengenai kondisikesehatan di Puskesmas masing-masing.

4. Memudahkan pekerjaan administrasiPuskesmas dalam membuat laporanharian maupun bulanan. Sistempendataan pada Puskesmas Kunduranmasih menggunakan tenaga manual,semua masalah administrasi dilakukansatu persatu oleh tenaga kesehatan yangberkompeten tanpa teknologi yang lebihkompeten dan komputerisasi.Instalasi rawat inap adalah salah salah

satu pelayanan klinis yang melayani pasienyang keadaan harus dirawat selama satu hariatau lebih. Pada pendaftaran rawat inap yangada pada Puskesmas Kunduranmenghasilkan informasi antara lain laporancara bayar pasien dan laporan perwilayah.Dimana laporan ini akan digunakan untukmenentukan pengambilan keputusan untukperencanaan strategis, teknis maupunoperasional.

Sistem Informasi Manajemen1. Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dariprosedur-prosedur yang saling berhu-bungan, berkumpul bersama-sama untukmelakukan suatu kegiatan ataumenyelesaikan suatu sasaran tertentu 1.

2. Informasi



4

Informasi didefinisikan sebagai data yangtelah diatur disusun dan diolah sehinggamempunyai arti dan nilai. Nilainyaberhubungan erat dengan faktor ketelitiandan waktu (informasi yang tepat danupadate). Informasi adalah data yangdiolah menjadi bentuk yang lebih bergunadan lebih berarti bagi penerimanya 1 .

3. Sistem InformasiSistem informasi adalah suatu sistemdidalam suatu organisasi yang memperte-mukan kebutuhan pengolahan transaksiharian, mendukung operasi, bersifatmanajerial dan kegiatan strategis danmenyediakan pihak luar tertentu denganlaporan-laporan yang diperlukan 2 .

4. Perancangan SistemPerancangan sistem adalah pengam-baran dan pembuatan sketsa daribeberapa elemen yang terpisah menjadisatu kesatuan yang utuh. Adapun tujuandari desain sistem adalah untukmemenuhi kebutuhan dan memberigambaran dari rancang bangun yanglengkap kepada programer merupakankegiatan yang dilakukan pada tahap ini 1.a. Desain Input

Desain input dibuat untukmemasukan data pendaftaranpasien,data kamar, data petugas,data wilayah, data jenis pembayaran.

b. Desain OutputDesain ouput dari sistem mengha-silkan keluaran informasi data pasien,jumlah kamar, laporan perwilayah,laporan cara bayar pasien.

5 . PHPPHP adalah bahasa pemrogramanberbasis web yang akan memberikanpenampilan yang canggih jika dipadukandengan web server yang memberikantingkat keamanan yang cukup tinggi.

6. Database MysqlMYSQL (My Structure Query Language)adalah sebuah program pembuat data-

base yang bersifat open source, artinyasiapa saja boleh menggunakannya dantidak dicekal3. SQL adalah suatu bahanbahasa permintaan yang terstruktur yangtelah distandarkan untuk semua programpengakses databaseseperti oracle,progres SQL, SQL server dan lain-lain 3 .Berdasarkan hasil penelitian yang

dilakukan di Puskesmas KunduranKabupaten Blora, peneliti tertarik untukmengetahui sistem informasi rawat inap yangberbasis komputer agar dapat menghematwaktu dan tenaga dan membantumempermudah proses pengolahan data,sehingga data yang dihasilkan lebih akurat daninformasi lebih cepat tersaji.

METODEJenis penelitian yang digunakan dalam

penelitian ini adalah Research and Develop-ment (R and D) yaitu suatu proses untukmengembangkan suatu produk baru ataumenyempurnakan produk yang telah ada.4

Database pasien rawat inap : data pasien,data cara bayar, data dokter, data petugaspendaftaran, data wilayah, data keluarga,data pendaftaran, data kamar.

Pengumpulan DataPengumpulan Data dilakukan dengan

wawancara, observasi dan studi literatur.

PengolahanPengolahan data dilakukan dengan edit-

ing dan klasifikasiAnalisis dataa. Analisis Deskriptif Kualitatif

Yaitu menggambarkan dan menguraikandata – data hasil penelitian

b. Analisis Isi (Contetnt Analysis)Content analysis merupakan analisisyang digunakan bila data yang diperolehdari wawancara dengan respondenkurang lengkap5

5

Analisis KebutuhanDengan melakukan wawancara dengan

pihak yang bersangkutan dan observasi padadokumen register pendaftaran pasien rawatinap yang ada di Puskesmas Kunduran.Perancangan Sistem

Tahapan ini digunakan denganmempertimbangkan dimana logik dan fisikdiantaranya sebagai berikut :a. Diagram fisik

Untuk mengetahui entity yang digunakandalam Flow of Document (FOD).

b. Flow of Document (FOD)Untuk menjelaskan sistem informasi yangsaat ini sedang berjalan.

c. Context diagram (CD)Digunakan untuk membuat proses sisteminformasi yang akan dirancang denganentity – entitynya.

d. DFD leveledDigunakan untuk menjelaskan proses –proses yang terjadi pada context diagramsecara bertingkat.

e. Entity Relationship Diagram (ERD)Merupakan diagram yang menunjukkanhubungan antara entity-entity pada suatusistem.

f. Data Dictionary (DD)Dapat digunakan untuk notasi grafissebagai mana halnya pada DFD.

g. NormalisasiDigunakan untuk proses – prosespengelompokan data elemen menjaditable yang membentuk relasi susunanyang baik.

h. Event listDigunakan untuk menjelaskan proses –proses yang terjadi pada DFD, dan entity– entity yang digunakan untukmenghasilkan masukan dan keluaran.

i. Desain inputDigunakan untuk membuat tampilan datainput dari rancangan yang akan dibuat.

HASILPenelitian dilakukan di wilayah kerja

Puskesmas Kunduran, dengan bataswilayah:

Sebelah Utara: Kecamatan Todanan,sebelah Selatan: Kecamatan jati, sebelahTimur: Kecamatan Ngawen Sebalah Barat:Kabupaten Purwodadi. Wilayah kerjaPuskesmas Kunduran Kabupaten Blorameliputi: 17 desa yaitu: adalah KelurahanKunduran, Kelurahan Gagaan, KelurahanSambiroto, Kelurahan Sendawates,Kelurahan Kedungwaru, KelurahanNgawenombo, Kelurahan Mbalong,Kelurahan Karanggeneng, kelurahan Jetak,Kelurahan Muraharjo, Kelurahan Klokah,Kelurahan Jagong, Kelurahan Bejirejo,Kelurahan Bakah,Kelurahan Kalangrejo,Kelurahan Tawangrejo, KelurahanMblumbangrejo.

1. Context DiagramContext diagram merupakan diagrampaling atas dari sistem informasi yangmengambarkan aliran – aliran datakedalam dan keluar entitas – entitaseksternal

2. Diagram DekomposisiDiagram dekomposisi mengambarkantingkat proses dalam sistem yang dibuatberdasarkan context diagram yangdihasilkan sistem .

3. DFD level 0Data flow diagram atau DFD level 0menerangkan secara rinci context dia-gram didalam level adalah proses laporandimana tiap proses berhubungan denganentitas yaitu pasien, petugas pendaftaran,dokter, dan Kepala Puskesmas. Jugaterdapat penyimpanan data pasien, dokter,ruang, dan petugas.

4. DFD level 1 Prosses Pendataan5. DFD Level 3 Proses Laporan

Pada DFD level 3 proses laporan padasistem informasi pendaftaran pasien



6

rawat inap yaitu merekap dan laporandiserahkan kepada Kepala Pukesmas.

6. Entity Relationship Diagram (ERD)ERD adalah model yang mendeskripsikanhubungan antar penyimpanan data.Kegunaan ERD adalah untukmemodelkan struktur data dan hubunganantar data.

7. Desain Input dan Outputa. Login Admin

Form login yang terdiri dari namauser dan password.

b. Desain Input Data PasienDalam input data pasien berfungsiuntuk memasukan data pasien baru

maupun untuk mencari data pasienlama yang telah terdaftar

c. Desain Input pegawaiDalam input data dokter berfungsiuntuk memasukkan data pegawaiyang ada di puskesmas

d. Desain Jenis Pembayarane. Desain Input Kamarf. Desain input wilayahg. Laporan cara bayar pasien rawat inaph. Laporan kunjungan perwilayah

Dalam laporan kunjungan perwilayahpasien rawat inap terdiri dari tanggalmasuk pasien, nomor rekam medis,nama, pasien, kamar, wilayah. dantombol cetak.

Gambar 1. Context Diagram

7

Gambar 2. Diagram Dekomposisi

PEMBAHASANPeluang Pengembangan Sistem

Suatu proyek sistem informasi hanyaakan berhasil jika mendapat dukungan daripimpinan puncak dan seluruh staf yang adadi Puskesmas. Disamping itu sisteminformasi perlu didukung oleh mereka yangterpengaruhi oleh dampak sistem tersebut,sehingga diharapkan dengan adanya sisteminformasi pelayanan pendaftaran pasienrawat inap diharapkan sangat membantu danmempermudah semua kegiatan yangberhubungan sistem informasi pelayananpendaftaran pasien rawat inap.

Arahan Pengembangan SistemDengan memanfaatkan teknologi

informasi berbasis komputer yang bergunauntuk membantu dan mempermudah prosespelayanan agar lebih praktis dan cepat, baikuntuk pemakai (petugas) maupun pasiendalam menerima pelayanan. Pemanfaatanteknologi informasi untuk pengembangansistem informasi di Puskesmas Kundurandidukung oleh pimpinan (Kepala Puskesmas)dan petugas terkait yang akan menjalankansistem.



8

Gambar 3. DFD level 0

9




10


Analisa Pengembangan Sistem1. Pemilihan Model Pengembangan Sistem2. Pemilihan Sistem operasi3. Pengetesan sistem4. Pemilihan perangkat lunak

Perawatan SistemYang perlu dilakukan agar sistem terawat

dengan baik adalah :1. Back up data secara periodik

Back up data dilakukan dengan cara

menyimpan ulang data pada disk ataupunhardisk eksternal, adapun periode yang yangperlu dilakukan :a. Setiap hari, pada waktu transaksi

berakhir dan ditutupb. Setiap bulan, pada waktu akhir bulan

2. Indeks ulangIndeks ulang dilakukan oleh petugaspendaftaran, indeks ulang untukmengatasi terjadinya data kembar, yangdiindeks ulang adalah file-file yang

11

Gambar 6. Entity Relation Diagram

Gambar 7. login



12

Gambar 8. Input Data Pasien

Gambar 9. Input pegawai

Gambar 10. Jenis Pembayaran

13

Gambar 10. Input Kamar

Gambar 11. Desain Input data wilayah

Gambar 12 Laporan cara bayar pasien rawat inap



14

Gambar 13. Laporan kunjungan perwilayah

berhubungan sistem informasi pelayananpendaftaran pasien rawat inap.

3. Up dating databaseUp dating data base dilakukan jika dalamsistem yang digunakan akan ditambahbeberapa fasilitas baru. Dengan cara da-tabase yang lama disimpan dulu ataudikopi pada CD baru kemudian dilakukanupdating.

4. Perawatan hardwareAgar sistem informasi pendaftaranpasien rawat inap terbebas dari viruskomputer sebaiknya dipilih anti virus yangkompatibel dengan sistem operasi yangdigunakan selain itu agar anti virus agarselalu diupdate agar anti virus tersebutmengenal virus yang baru ada kerusakanpihak puskesmas dapat langsungmemperbaiki kerusakan tersebut.

5. Pembataasan hak aksesHal ini dimaksudkan agar orang yang tidakberkepentingan tidak dapat membuka pro-gram aplikasi sehingga keamanan dapatlebih terjamin. Hak aksesnya sebagaiberikut :a. ADMIN1) Petugas dapat membuka master data2) petugas dapat membuka pendaftaran

rawat inap

3) Petugas dapat membuka secarakeseluruhan laporan-laporan.

b. Petugas pendaftaranHak akses petugas pendaftaran yaituhanya pada menu pendataan danmenu transaksi pendaftaran.

c. Kepala PuskesmasHak akses Kepala Puskesmas yaituterdapat pada menu laporan.

SIMPULANDari hasil analisis, dapat disimpulkan

bahwa rancangan sistem informasipendaftaran pasien rawat inap di PuskesmasKunduran Kabupaten Blora adalah sebagaiberikut :1. Dalam transaksi pendaftaran pasien

rawat inap di Puskesmas Kunduran Bloramasih menggunakan cara yang manual,sehingga dalam proses palayanan,menjadi lama, dikarenakan pengisianidentitas pasien pada berbagai formulirdan buku register.

2. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sisteminformasi pelayanan pendaftaran pasien rawatinap di Puskesmas Kunduran adalah :a. Petugas pendaftaranb. Rekam medisc. Kepala Puskesmas

15

3. Kendala atau masalah sistem informasipelayanan pendaftaran pasien rawat inapyaitu masih menggunakan cara manualsehingga dalam proses pelayananmenjadi lama dikarenakan dalampengisian identitas pasien pada berbagaipengisian dan formulir. Dalam pembuatanlaporan cara bayar pasien rawat inap danlaporan pasien perwilayah masih jugamenggunakan cara yang manual.

4. Keunggulan sistem informasi pelayananpendaftaran pasien rawat inap diPuskesmas Kunduran yang dibuat olehpeneliti dengan sistem informasi yangberjalan sekarang ini adalah tidak manualdalam pencatatan data pasien rawat inap,memudahkan dalam pembuatan laporan.

5. Rancangan sistem informasi pelayananpendaftaran pasien rawat inap diPuskesmas Kunduran adalah :a. Flowchart sistem pendaftaranb. Event listc. Context diagramd. Diagram dekomposisie. DFD leveledf. DFD level 0g. DFD level 1 proses pendataanh. DFD level 3 proses pelaporani. Entity Relationship Diagram (ERD)j. Normalisasik. Kamus datal. Desain input output

SARANUntuk menyempurnakan sistem

informasi pelayanan pendaftaran pasienrawat inap yang telah dibuat, maka penulismemberikan saran – saran sebagai berikut :1. Sistem informasi yang dibuat hanya

dibatasi pada sistem informasipendaftaran pasien rawat inap, sehinggadengan demikian dapat dikembangkanlagi untuk sistem yang lain.

2. Agar dalam penerapan sistem informasidapat berjalan lancar, sebaiknya bagi tiap

unit-unit yang berkaitan memberikan datasecara tepat, cepat dan akurat. Unit-unityang terkait dalam sistem informasipelayanan pendaftaran pasien rawat inapdi Puskesmas Kunduran adalah :

a. Petugas pendaftaranb. Rekam medisc. Kepala Puskesmas3. Sebaiknya menggunakan program

antivirus yang selalu update. Hal ini dimak-sudkan untuk mencegah terjadinyakerusakan pada program ataupun data-data yang lain yang disebabkan oleh virus.

4. Data base dalam sistem informasipelayanan pendaftaran pasien rawat inapadalah :

a. Data pasienb. Data cara bayarc. Data dokterd. Data petugase. Data petugas pendaftaranf. Data wilayahg. Data keluargah. Data pendaftarani. Data ruang

DAFTAR PUSTAKA1. Jogiyanto H.M. Analisis Desain Sistem

Informasi pendekatan Terstruktur Teoridan Praktek Aplikasi Bisnis. Andioffset.Yogyakarta.1999.

2. Jogiyanto H.M. Analisis dan DesainSistem Informasi. Andi Offset.Yogyakarta.1994

3. Pohan, Husni Iskandar. Ir,M.Eng,Pemrogaman Sql Tutorial PlusStudy Kasus dengan Oracle dan Sybase,Penerbit Informatika, bandung, 2002

4. Arikunto,Suharsini. Prof.Dr.Prosedurpenelitian.edisi revisi IV.PT Rineka Cipta.Jakarta.1997

5. Nugroho Bunafit, Latihan MembuatAplikasi Web PHP dan Mysql denganDreamweaver,Yogyakarta: Gava Media,2008


sistem informasi pelayanan pendaftaran pasien …

Documents