1

SISTEM INFORMASI OPERASIONAL BBM PADA UNIT USAHA (BRT) TRANS MUSIPALEMBANG MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008

Hellen NopriantiJurusan Sistem Informasi

STMIK PalComTech Palembang

Abstrak

Badan pengelola Unit Usaha (BRT) Trans Musi yaitu PT.Sarana Pembangunan Palembang Jaya(PT.SP2J) merupakan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) Pemerintah Kota Palembang yangbergerak dibidang usaha jasa transfortasi. Unit Usaha (BRT) Trans Musi Palembang ini sangatmembutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu mempermudahkan pekerjaan mereka.Sistem informasi yang ada pada Unit Usaha (BRT) Trans Musi saat ini kurang efektif dan efisiensehingga informasi yang diperlukan oleh Unit Usaha (BRT) Trans Musi Palembang itu sendiriharus didapatkan dengan lamban. Perancangan sistem ini telah sesuai dengan DFD (Data FlowDiagram) serta ERD (Entity Relationship Diagram) yang ada serta rancangan tabel database.Sistem yang dibangun nantinya akan dapat memudahkan karyawan untuk menjalankan pekerjaansehari-hari meliputi memasukkan data, memperbaiki data dan mencetak laporan. Dengandibangunnya Sistem Informasi Operasional BBM pada Unit Usaha (BRT) Trans Musi Palembangdiharapkan dapat mengatasi masalah yang sering dihadapi karyawan dalam pekerjaan merekasehingga pekerjaan akan dapat dikerjakan secara cepat dan tepat.Kata kunci : Sistem Informasi, Operasional, Bahan Bakar Minyak.

PENDAHULUAN

PT. Sarana Pembangunan Palembang Jaya (SP2J) Unit Usaha Bus Rapid Transit (BRT)Trans Musi saat ini masih menerapkan sistem informasi operasional BBM secara manual. Sistemyang digunakan secara manual tidak menutup kemungkinan terjadi kesalahan yang dilakukanoleh staff operasi serta membutuhkan tenaga karyawan yang banyak. Dengan sistemkomputerisasi menggunakan microsoft excel yang dilakukan perusahaan dapat mengakibatkanpenumpukan pada penginputan data, banyaknya file dan tabel baru yang akan digunakan,kelemahan dalam pembuatan laporan, Sehingga pemeriksaan data-data tersebut menjaditerhambat. Penggunaan komputer dalam pengolahan data kupon BBM berperan agar prosespengolahan data kupon BBM terkoordinir dengan baik. Di dalam penginputan data kupon BBMjuga diperlukan data laporan kupon BBM yang mencakup daftar laporan data kupon BBM, datapengemudi, data pramugara, data armada, data rekanan SPBBU, data rekap pemakaian BBM.Tujuan dari penerapan itu sendiri yaitu untuk mempermudah staff keuangan dalam melakukanpekerjaannya dan mempermudah sistem penginputan data itu sendiri. Seperti data yang diinputoleh bagian staff keuangan menggunakan Microsoft Excel sebagai berikut :

Tabel 1.Rekap Pemakaian BBM Bus

No. Tanggal Liter Rupiah

1 01/10/2011 1.439 Rp 6.476.8052 02/10/2011 1.476 Rp 6.652.5753 03/10/2011 1.439 Rp 6.476.760

2

4 04/10/2011 1.455 Rp 6.548.7155 05/10/2011 1.415 Rp 6.367.9956 06/10/2011 1.420 Rp 6.390.9907 07/10/2011 1.383 Rp 6.223.3208 08/10/2011 1.404 Rp 6.318.3609 09/10/2011 1.444 Rp 6.498.450

10 10/10/2011 1.376 Rp 6.193.03511 11/10/2011 1.340 Rp 6.027.97512 12/10/2011 1.342 Rp 6.039.31513 13/10/2011 1.383 Rp 6.223.05014 14/10/2011 1.408 Rp 6.334.02015 15/10/2011 1.319 Rp 5.937.66016 16/10/2011 1.395 Rp 6.277.05017 17/10/2011 1.316 Rp 5.921.64018 18/10/2011 1.435 Rp 6.456.15019 19/10/2011 1.361 Rp 6.124.77020 20/10/2011 1.345 Rp 6.053.89521 21/10/2011 1.353 Rp 6.089.71522 22/10/2011 1.310 Rp 5.897.11523 23/10/2011 1.238 Rp 5.571.54024 24/10/2011 1.284 Rp 5.777.01025 25/10/2011 1.447 Rp 6.513.43526 26/10/2011 1.326 Rp 5.967.94527 27/10/2011 1.319 Rp 5.937.03028 28/10/2011 1.290 Rp 5.806.13429 29/10/2011 1.347 Rp 6.062.21130 30/10/2011 1.224 Rp 5.507.68531 31/10/2011 1.287 Rp 5.789.475

Sub Total 41.038 Rp 190.461.825

Sumber : Unit Usaha (BRT) Trans Musi Palembang

LANDASAN TEORI

Sistem InformasiMenurut Hendrayudi (2008:194), sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang,

data, procedure, mesin, dan pemproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasiyang berguna dan berarti (relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi aturan-aturantertentu).

Menurut Kristanto (2008:12), sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat kerasdan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakanperangkat keras dan perangkat lunak tersebut.

OperasionalMenurut Hendrayudi (2008:194), sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang,

data, procedure, mesin, dan pemproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasi

3

yang berguna dan berarti (relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi aturan-aturantertentu).

Menurut Kristanto (2008:12), sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat kerasdan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakanperangkat keras dan perangkat lunak tersebutMenurut Widjono (2007:120), operasional adalahbahasa pengertian yang dijadikan pedoman untuk melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan,misalnya penelitian. Oleh karena itu, definisi ini disebut juga definisi kerja karena dijadikanpedoman untuk melaksanakan suatu penelitian atau pekerjaan tertentu. Definisi ini disebut jugadefinisi subjektif karena disusun berdasarkan keinginan orang yang akan melakukan pekerjaan.Adapun ciri-ciri definisi operasional adalah sebagai berikut :

a. Mengacu pada target pekerjaan yang hendak dicapaib. Berisi pembatasan konsep, tempat dan waktuc. Bersifat aksi, tindakan, atau pelaksanaan suatu kegiatan

DelphiMenurut Wahana Komputer (2009:2), delphi adalah salah satu software aplikasi

pemrograman yang menduduki peringkat 50 besar dunia adalah borland delphi. Borland Delphimenggunakan bahasa pemrograman pascal. Bahasa Pemrograman ini dipakai pertama kali padasoftware pemrograman bernama turbo pascal. Turbo Pascal juga merupakan salah satu produklegendaries dari borland. Sekitar tahun 90-an, Pascal pernah menjadi software populer pilihanpemrogram. Hal itu karena bahasa pascal mudah dipelajari karena dekat dengan bahasa manusia.

SQL Server 2008Menurut Nugroho (2009:1) SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database

Managemen System) yang sangat fawerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengelolahdata.

Data Flow Diagram (DFD)Menurut Fatta (2007:119), Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang

digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akandikembangkan menggunakan model ini, dengan data-data yang terlibat pada masing-masingproses dapat diidentifikasi. Dalam penelitian ini penulis menggunakan DFD versi simbol demarco and jourdan. Adapun simbol-simbol yang digunakan Data Flow Diagram antara lain :

Entity Relationship Diagram (ERD)Menurut Fatta (2007:121), Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran/diagram

yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis.

Teknik Pengembangan SistemMenurut Fatta (2007:25), beberapa ahli membagi proses-proses pengembangan sistem

kedalam sejumlah urutan yang berbeda-beda. Tetapi semuanya akan mengacu pada proses-prosesstandar berikut :a. Analisis adalah tahap dimana sistem sedang berjalan dipelajari dari sistem pengganti

diusulkan

4

b. Desain adalah tahap mengubah kebutuhan yang masih berupa konsep menjadispesifikasi sistem yang rill.

c. Implementasi berupa Testing, yaitu menguji hasil kode program yang telah dihasilkandari tahap desain fisik. Instalasi, setelah program lulus diuji, maka perangkat lunak danperangkat keras akan diinstall pada organisasi atau perusahaan klien dan secara resmimulai digunakan untuk menggantikan sistem lama

d. Pemeliharaan, langkah terakhir pada tahap ini sistem secara sistematis diperbaiki danditinggkatkan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil Analisis Sistem yang berjalanFlowchart Sistem yang berjalan, Sistem laporan kupon BBM pada Unit Usaha (BRT)

Trans Musi Palembang yang dilakukan selama ini menggunakan Microsoft Excel. Berikut iniadalah alur proses pemakaian kupon BBM.

Gambar 1. Alur Pemakaian Kupon BBM

Identifikasi MasalahBerdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis, maka didapatkan

permasalahan utama yang timbul dalam proses pemakaian kupon BBM yang diinputmenggunakan Microsoft Excel yang hanya diketahui jumlah liter dan total harga yang digunakanoleh seluruh armada yang beroperasi pada saat itu. Hal ini membuat kurang lengkapnya informasi

5

tentang pemakaian BBM per-armada karena penginputan pemakaian BBM diproses secarakeseluruhan armada.

Identifikasi Penyebab MasalahIdentifikasi masalah yang telah diuraikan diatas, dapat ditarik kesimpulan penyebab

permasalahan adalah sebagai berikut :1. Penginputan rekap pemakaian kupon BBM menggunakan aplikasi Microsoft Excel, sehingga

yang dapat dilihat hanya jumlah liter dan total harga keseluruhan yang dikeluarkan per-hariuntuk semua armada yang beroperasi.

2. Pemakaian BBM per-armada hanya dapat dilihat di setiap lembar kupon BBM saja. Sehinggaproses penginputan rekap pemakaian BBM membutuhkan waktu yang lama, karena harusdiinput per-lembar kupon BBM.

Pemodelan Kebutuhan FungsionalStatement Of Purpose

Perangkat lunak sistem pemrosesan pemakaian BBM ini berfungsi untuk mengolah datapemakaian kupon BBM. Ruang lingkup sistem meliputi pengolahan data armada, datapengemudi, data pramugara, data kupon BBM, data rekanan SPBU, dan data rekap pemakaianBBM sedangkan laporan yang akan dihasilkan adalah laporan data armada, laporan datapengemudi, laporan data pramugara, laporan data kupon BBM, laporan data rekanan SPBU, danlaporan data rekap pemakaian BBM.

Tabel 2.Event Mencatat Data Rekanan SPBU

6

Tabel 4.Event Mencatat Rekap Pemakaian BBM

Diagram Konteks, DFD, Kamus Data, Spesifikasi ProsesData Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk

arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secaralogika, terstruktur dan jelas, berdasarkan hasil analisa penelitian, penulis memberikan gambaranarus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut :

Diagram KonteksDiagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari arus aliran data

modul laporan kegiatan, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

7

Gambar 2. Diagram Konteks

Diagram Level 0Diagram Level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun

keseluruhan sistem, diagram dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 3. Diagram Level 0

8

Diagram Level 1Diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari

tahapan proses yang ada didalam diagram level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawahini :

Gambar 4. Diagram Level 1Pemodelan Model Data Konseptual (ERD)

Berikut ini adalah diagram Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya.Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

9

Gambar 5. Entity Relationship DiagramForm Login

Form login merupakan tampilan password dan hak akses yang berfungsi untuk menjagakerahasiaan data yang ada pada Unit Usaha (BRT) Trans Musi Palembang. Form login dihasilkanberdasarkan rancangan input data login seperti pada gambar 6. Adapun tampilan input data loginseperti pada gambar 6.

Gambar 6. Tampilan Form Login

10

Form Menu UtamaForm menu utama merupakan tampilan untuk memasukkan list-list menu yang akan

digunakan oleh bagian staff keuangan. Form data menu dihasilkan berdasarkan rancangan inputData seperti pada gambar 7. Adapun tampilan form menu seperti gambar 7.

Gambar 7. Tampilan Form Menu UtamaForm Armada

Form input data armada merupakan tampilan untuk memasukkan data armada. Form dataarmada dihasilkan berdasarkan ranncangan input data armada seperti pada gambar 8. Adapuntampilan data armada seperti pada gambar 8.

Gambar 8. Tampilan Form Armada

11

Form Kupon BBMForm input data kupon BBM merupakan tampilan untuk memasukkan data kupon BBM.

Form data kupon BBM dihasilkan berdasarkan ranncangan input data kupon BBM seperti padagambar 9. Adapun tampilan data kupon BBM seperti pada gambar 9.

Gambar 9. Tampilan Form Kupon BBM

Form Rekanan SPBUForm input data rekanan SPBU merupakan tampilan untuk memasukkan data rekanan

SPBU. Form data rekanan SPBU dihasilkan berdasarkan ranncangan input data rekanan SPBUseperti pada gambar 10 Adapun tampilan data rekanan SPBU seperti pada gambar 10.

Gambar 10. Tampilan Form Rekanan SPBU

12

Form PengemudiForm input data pengemudi merupakan tampilan untuk memasukkan data pengemudi.

Form data pengemudi dihasilkan berdasarkan ranncangan input data pengemudi seperti padagambar 5.11. Adapun tampilan data pengemudi seperti pada gambar 11.

Gambar 11. Tampilan Form PengemudiForm Pramugara

Form input data pramugara merupakan tampilan untuk memasukkan data pramugara.Form data pramugara dihasilkan berdasarkan ranncangan input data pramugara seperti padagambar 12. Adapun tampilan data pramugara seperti pada gambar 12.

13

Gambar 13. Tampilan Form PramugaraForm Rekap Pemakaian BBM

Form input data rekap pemakaian BBM merupakan tampilan untuk memasukkan datarekap pemakaian BBM. Form data rekap pemakaian BBM dihasilkan berdasarkan ranncanganinput data rekap pemakaian BBM seperti pada gambar 5.14. Adapun tampilan data pramugaraseperti pada gambar 14.

Gambar 14. Tampilan Form Rekap Pemakaian BBM

14

PENUTUP

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan serta analisis dan pembahasan yang telahdiuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat membuat beberapa simpulan yaitu :Kelemahan sistem yang ada pada Unit Usaha (BRT) Trans Musi Palembang selama inidisebabkan tidak adanya suatu sistem informasi terintegrasi baik yang mampu mengelola datasecara cepat dan tepat, Sistem yang ada saat ini hanya menggunakan komputer sebagai saranapendukung (backup system) bukan sebagai sarana utama (main system) pengelolahan dataperusahaan, dan Pada akhirnya didapatkan suatu program Sistem Informasi Operasional BBMyang digunakan untuk menginput data, mencari data, menghapus data, mengedit data, sertamembuat mencetak laporan dari data yang telah diinputkan.

DAFTAR PUSTAKA

Hanif, Al. Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.

Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung : Yrama Widya.

Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : GavaMedia.

Nugroho. 2009. 101 Tip dan Trik SQL Server 2008. Jakarta : Elex Media Komputindo.

Tim Wahana Komputer. 2009. Aplikasi Cerdas Menggunakan Delphi. Yogyakarta : CV. ANDIOFFSET.

Tim Wahana Komputer. 2010. Shortcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta : CV. ANDIOFFSET.