sistem informasi arsip pada dinas pendidikan kebudayaan dan … · 2020. 12. 10. · dan...
TRANSCRIPT
Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan
Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Menggunakan Web
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Eka Fardhan (672014081)
Ramos Somya, S. Kom., M.Cs.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Agustus 2019
Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan
Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Menggunakan Web
1)Eka Fardhan,
2)Ramos Somya
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: 1)
Abstract
Archiving in the Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten
Semarang currently does not have a system for archiving the process of entering and
leaving the archive. The process of archiving data management is still in the form of handwriting. This is considered less efficient for the archiving process due to the large
number of incoming records and limited space. This research was carried out based on
existing problems using problem discussion, library discussion, system design and report
updates to build web archiving. The results of this study consist of an integrated system between employees and databases. General subsections and staffing for archiving. This
web-based filing information system can help employees in terms of archiving by using
web technology as a user interface and MYSQL as archiving database storage.
Keywords : Filing System, Web, CodeIgnigter, Archiving Service.
Abstrak
Pengarsipan yang berada pada “Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga
Kabupaten Semarang” saat ini belum memiliki sistem untuk melakukan pengarsipan
terhadap proses keluar masuk arsip. Proses pengelolaan pengarsipan data masih berupa
tulisan tangan. Hal ini dirasa kurang efisien untuk proses pengarsipan dikarenakan banyaknya arsip yang masuk dan keterbatasan ruang. Penelitian ini dilakukan
berdasarkan masalah yang ada dengan menggunakan tahapan identifikasi masalah,
tinjauan pustaka, perancangan sistem dan penulisan laporan untuk membangun web pengarsipan. Hasil dari penelitian ini berupa sistem yang terintegrasi antara pegawai dan
database. Pada penelitian ini dirancang untuk membantu pengarsipan subbagian umum
dan kepegawaian untuk pengarsipan. Sistem informasi pengarsipan berbasis web ini dapat
membantu pegawai dalam hal pengarsipan dengan memangfaatkan teknologi web sebagai user interface serta mysql sebagai penyimpanan database pengarsipan.
Kata Kunci : Sistem Pengarsipan, Web, CodeIgnigter, Pengarsipan Dinas.
1) Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga 2) Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
1. Pendahuluan
Pada suatu lembaga akademik pemerintahan, khususnya pada Dinas
Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang yang
berlokasi di Kabupaten Semarang. Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda
Olahraga mempunyai beberapa bagian yang terdiri dari bagian Sekretariat,
Bagian Tenaga Kependidikan (PTK), Bagian umum dan kepegawaian merupakan
hal yang wajib dilakukan oleh setiap pegawai Dinas Pendidikan Kebudayaan dan
Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang baik berupa pendataan pegawai, surat,
dan kwitansi.
Dalam bidang Sekretariat khususnya subbagian umum dan kepegawaian
setiap hari melakukan pendataan dan pengarsipan setiap surat-surat, kwitansi serta
tidak jarang adanya penambahan ataupun pengurangan baik berupa pemindahan
lokasi kerja pegawai, penrekrutan pegawai baru, dan pensiun pegawai. Keseharian
pekerjaan subbagian umum dan kepegawaian tidaklah mudah, pemaksimalan
pekerjaan sangat diperlukan agar pekerjaan lebih efektif. Akan tetapi pendataan
dan pengarsipan masih bersifat manual dengan buku sehingga membutuhkan
waktu yang lama untuk pendataan dan pengarsipan. Hilangnya arsip dan
kesalahan penulisan nomor surat yang mengakibatkan kesalahan perhitungan
surat, nomor surat tidak urut, dan nomor surat ganda.
Rumusan masalah yang didapat penulis dari latar belakang masalah adalah
bagaimana cara mempermudah pengarsipan dan pencarian data pada subbagian
umum dan kepegawaian di Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga
Kabupaten Semarang dan bagaimana cara meminimalisir resiko kehilangan data
arsip. Adapun tujuan penelitian ini adalah membuat web menggunakan
CodeIgniter sebagai user interface dan MySql sebagai pengelola database.
Penggunaan CodeIgniter dan MySql untuk mempermudah proses pengarsipan dan
pendataan dan mengurangi resiko arsip hilang. Sehingga manfaat yang didapatkan
dari penelitian ini adalah menghasilkan web yang dapat membantu mempermudah
pekerjaan subbagian umum dan kepegawaian dalam hal pengarsipan agar data
tersusun rapi dan mempermudah pencarian data jika dibutuhkan.
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian berjudul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Pengarsipan Berkas Pertanggungjawaban Anggaran APBD pada Dinas Pemuda
dan Olahraga Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Sistem ini yang dibuat dalam
penelitian ini untuk melakukan pengarsipan berkas pertanggungjawaban anggaran
belanja daerah yang dilakukan di Dinas Pemuda dan Olahraga provinsi Kepulauan
Bangka Belitung. Latar belakang masalah pada penelitian ini yakni sering
terjadinya kehilangan berkas dan tidak pernah dilakukan backup data sehingga
berkas harus di buat ulang. Terdapat 3 aktor dalam sistem ini antara lain bagian
pengarsipan, pegawai, dan kepala dinas. Sistem ini mempunyai beberapa menu
antara lain entry pegawai, entry bidang, entry kegiatan, entry rekening, entry
DPA, entry program, entry SK PPTK, entry kartu kendali, Laporan DPA, dan
laporan kartu kendali [1].
Pada penelitian yang berjudul Sistem informasi managemen keuangan
daerah (simda keuangan) dalam pengolahan data keuangan pada organisasi
pemerintah daerah studi kasus : Dinas Kesehatan Kabupaten Nganjuk. Latar
belakang penelitian ini yakni kendala teknis terkait dengan proses pelaporan
keuangan,akan tetapi output yang dihasilkan oleh sistem ini lebih terstruktur
daripada penyusunan sistem manual. Peneliti membuat sistem informasi yang
digunakan untuk mengetahui bagaimana SIMDA Keuangan sebagai sistem
informasi akuntansi daerah dapat mempermudah tugas pelaporan dan pengelolaan
keuangan daerah,pengendalian intern sistem yang diterapkan guna mencapai
tujuan pelaporan, dan cakupan analisa kualitas informasi yang dihasilkan sistem
[2].
Pada penelitian yang berjudul Sistem informasi kearsipan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa
pemrograman visual basic 6.0 yang dibuat sesuai dengan kebutuhan sistem
administrasi di Jurusan Teknik Elektronika UNY khususnya dalam pengelolaan
arsip agar lebih efektif dan efisien. Sistem informasi yang dibuat dalam penelitian
ini untuk melakukan penyimpanan data kehadiran dosen, surat masuk, surat keluar
biodata dosen, dan kehadiran dosen di perkuliahan. Latar belakang penelitian ini
adalah semakin banyaknya data yang direkam, maka semakin membutuhkan
kemampuan administrator untuk mengatur regulasinya supaya tidak terjadi
kesalahan, misalnya hilangnya suatu data, kesalahan pemberian nomor surat, dan
lain sebagainya. Terlebih lagi pembukukan tersebut akan diakhiri setiap akhir
tahun, dan kemudian dengan pembukuan baru pada tahun yang baru juga. Maka
dari itu, peneliti membuat sistem informasi kearsipan untuk meningkatkan
kualitas pelayanan untuk mencari penyebab terjadinya kesalahan dan kerumitan
yang dialami oleh administrator dan alternatif solusi yang ditawarkan untuk
meminimalisir masalah tersebut [3].
Berdasarkan penelitian yang sudah pernah dilakukan sebelumnya terkait
sistem informasi pengarsipan, maka peneliti mendapat beberapa inovasi yang
dapat diterapkan pada sistematika pengarsipan Dinas Pendidikan Kab. Semarang
yakni sistem arsip ini tidak berbasis desktop melainkan akan berbasis web di
karenakan web based lebih fleksibel tanpa melakukan penginstalan. Sistem
informasi arsip Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten
Semarang dapat dijalankan pada sistem operasi manapun tidak perduli apakah
menggunakan Linux, Mac OS, ataupun Windows, aplikasi berbasis web dapat
dijalankan asalkan memiliki browser dan akses internet, dalam menjalankan
sistem informasi arsip berbasis web tidak perlu spesifikasi komputer yang tinggi,
sebab di beberapa kasus sebagian besar proses dilakukan di web server penyedia
aplikasi berbasis web ini. Data arsip akan tersusun rapih yang diharapkan mampu
mengurangi masalah hilangnya data dikarenakan proses penyimpanan data akan
dilakukan di web server penyedia aplikasi web ini. Akan ada template laporan
sebagai acuan penulisan laporan yang akan diarsipkan dengan maksud
mengurangi kesalahan dalam penulisan laporan.
CodeIgnitier adalah sebuah framework berbasis PHP yang diproduksi oleh
perusahaan CMS ExoressionEngine bernama Rick Ellis, CEO Ellislab, inc. Pada
proses delevoping, CI sebutan akrab dari CodeIgnitier menerapkan susunan MVC
(Model-View-Controller). MVC berfungsi untuk memisahkan komponen-
komponen presentasi suatu aplikasi dengan komponen logika bisnisnya [10].
Web service memungkinkan satu aplikasi dapat diakses dan berhubungan
tanpa perlu mengetahui detail program secara mendalam dengan aplikasi lain
walaupun aplikasi tersebut berbeda platform, bahasa pemrograman, dan sistem
operasi. Publikasi terkait dengan penerapan web service diantaranya adalah
pengembangan web service dengan menerapkan XML (Extensible Markup
Language) yang dapat digunakan untuk memanajemen data dan mengintegrasi
aplikasi sistem informasi universitas secara enterprise [14].
3. Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan suatu system ke dalam
bentuk web, metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Reserch
And Development(R&D). Metode Research and Development adalah proses
mengembangkan dan menyempurnakan suatu produk menjadi produk baru
seperti hardware and software yang dapat dipertanggungjawabkan. Menurut
Sugiyono (2011:407) metode Research and Development adalah metode
penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk tertentu, dan menguji
keefektifan produk tersebut.
Langkah-langkah dalam penelitian Research and Development menurut
Sugiyono dilakukkan dan diselesaikan melalui 10 tahapan penelitian yaitu : 1)
Potensi dan masalah. 2) Pengumpulan data. 3) Desain produk. 4) Validasi desain.
5) Revisi desain. 6) Uji coba produk 7) Revisi produk. 8) Uji coba pemakaian. 9)
Revisi produk. 10) Produksi massal [7].
Potensi
dan
Pengumpulan
Data
Desain
Produk
Validasi
Desain
Uji Coba
Pemakai
Revisi
Desain
Revisi
Produk
Produksi
massal
Revisi
Produk
Uji Coba
Produk
Gambar 1Tahapan Penelitian R & D
Berdasarkan Gambar 1 dapat dijelaskan tahapan-tahapan penelitian yang
dilakukan sebagai berikut Tahap pertama Potensi dan masalah dimana peneliti
melakukan observasi dengan staf subbagian umum dan kepegawaian dinas
pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang tentang
aplikasi yang akan dibuat dan menjelaskan masalah di bagian umum dan yang
dilakukan oleh staf dan pegawai subbagian umum. Berdasarkan hasil wawancara
dari staf subbagian umum dan kepegawaian, peneliti mendapati beberapa
informasi seperti alur proses yang dilakukan oleh staf serta masalah yang dihadapi
didalam proses kepegawaian dan pengarsipan. Tahap kedua mengumpulkan
informasi di tahapan ini peneliti mengumpulkan data yang dapat digunakan
sebagai bahan perencanaan. Tahap ketiga desain produk dalam tahap ini peneliti
menyiapkan menyiapkan aplikasi yang digunakan untuk pembuatan web seperti
atom, xamp, dan CodeIgnigter.
Tahap keempat validasi desain pada tahapan ini peneliti melakukan
penilaiaan apakah web yang dibuat sudah layak atau tidak yang dilihat dari
berbagai aspek. Tahap kelima setelah dilakukan validasi desain peneliti kemudian
memperbaiki web dan melakukan revisi. Tahap keenam peneliti menguji web pada
staf subbagian umum dan kepegawaian yang bertujuan mencari bug serta mencari
kelemahan pada web yang dibuat. Tahap ketujuh Revisi produk peneliti
menganalisa data yang terkumpul dan memperbaiki web pengarsipan. Tahap
kedelapan uji coba pemakaian pada tahapan ini staf subbagian umum dan
kepegawaian dalam kegiatan sehari-hari pada subbagian umum dan kepegawaian.
Tahap kesembilan jika masih ditemukannya bug maupun kesalahan dalam web
maka akan di revisi lagi agar lebih baik. Tahap kesepuluh pembuatan secara masal
tahapan akhir peneliti mengembangkan web berdasarkan dari validasi, revisi, dan
uji produk yang dilakukan kemudian dipublikasi.
Menurut Sugiyono (2013: 80) populasi adalah wilayah generalisasi yang
terdiri atas: objek dan subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu
yang ditetapkan peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya.
Jadi, populasi merupakan orang dan benda-benda alam lainnya yang mempunyai
jumlah dan kualitas masing-masing untuk dipelajari.ditujukkan pada tabel 1.
Tabel 1 Anggota populasi karyawan Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga
Kabupaten Semarang
Nama Bagian Jumlah
Sekretariat 5
Tenaga Kependidikan
(PTK)
7
Umum dan Kepegawaian 8
Jumlah 20
Dari tabel diatas, diatas, populasi pada penelitian ini adalah karyawan pada
Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang yang
terbagi menjadi tiga bagian, yaitu bagian sekretariat, tenaga kependidikan (PTK)
serta umum dan kepegawaian dengan jumlah karyawan seluruhnya sebanyak 20
orang karyawan.
Menurut Sugiyono (2013:81) sampel adalah bagian dari jumlah dan
karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Populasi dalam penelitian ini
adalah karyawan karyawan pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda
Olahraga Kabupaten Semarang pada bagian sekretariat, tenaga kependidikan
(PTK), dan subbagian umum dan kepegawaian yang berjumlah 20 orang
karyawan. Dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2 Anggota sampel karyawan Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga
Kabupaten Semarang
Nama Bagian Jumlah
Sekretariat 2
Tenaga Kependidikan
(PTK)
2
Umum dan Kepegawaian 4
Jumlah 8
Dari table diatas, sampel pada penelitian ini adalah sebagian karyawan
pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
pada bagian sekretariat, tenaga kependidikan (PTK), dan subbagian umum dan
kepegawaian yang berjumlah 8 orang karyawan.
Metode pengambilan data dalam penelitian ini adalah angket dan
observasi. Angket berfungsi untuk mengetahui pendapat dari karyawan terhadap
web. sedangkan observasi berfungsi untuk melihat kebutuhan yang ada pada
subbagian umum Dinas Pendidikan.
1. Angket berfungsi untuk mengetahui pendapat dari karyawan terhadap
web dengan mengajukan beberapa pertanyaan yang harus dijawab
subjek penelitian. Angket di bagi menjadi dua yaitu angket tertutup
dan angket terbuka. Dalam penelitian ini angket tertutup di tujukan
kepada staf dan angket terbuka ditujukan kepada karyawan dalam
memberikan penilaian terhadap web arsip Dinas Pendidikan
Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang.
2. Observasi berfungsi sebagai pengamatan dan pencatatan secara
langsung serta sistematis terhadap fungsi sistem pengarsipan dinas.
Tujuan dilakukannya obeservasi pada penelitian ini untuk menganalisa
kebutuhan lapangan sebelum penelitian diadakan.
Subbagian umum dan kepegawaian dinas pendidikan Kab. Semarang
menyetujui flowchart yang dibuat pengembang berdasarkan proses pengarsipan
dan kepegawaian yang ada di Dinas Pendidikan. Flowchart tersebut dapat
dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Flowchart Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan
Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Gambar 3 menunjukkan flowchart untuk aplikasi Sistem Informasi Arsip
pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten
Semarang. Awalnya pegawai mengirim permintan surat ke admin dengan
memilih hal keperluan surat, dengan menyebutkan tanggal akan digunkanan
surat serta melengkapi berkas yang dibutuhkan untuk penunjang surat. Preses
selanjutnya yaitu admin mengecek apakah surat yang diminta berkasnya
sudah terpenuhi atau belum kalau berkas sudah terpenui maka permintaan
akan akan diterima oleh admin dan surat dibuat oleh admin. Surat yang telah
dibuat admin nantinya akan ditandangani oleh kepala dinas, Admin akan
memberitahu pegawai bahwa surat sudah jadi dan telah ditandantangani oleh
Kepala dinas dan dapat diambi melalui notifikasi web. Pegawai mendapatkan
notifikasi web dan mengambil surat di subbagian umum dan proses
pengarsipan surat telah selesai.
Analisa spesifikasi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang di
gunakan untuk membangun aplikasi sistem informasi keuangan dan arsip
yaitu processor Intel Core 2 Duo T7570 2.26Ghz, Ram 4GB DDR3, harddisk
500GB sedangkan perangkat lunak yang di butukan yaitu sistem operasi
Windows 10, Atom sebagai text editor, Google Chrome Versi 64.0.3282.186
(Official Build) (64-bit) sebagai web browser, Xampp sebagai web server, dan
StarUML untuk membuat UML (Unified Modeling Language) serta
pembuatan flowchart.
Sebelum membangun Sistem informasi Keuangan dan arsip peneliti
melakukan perancangan sistem ke dalam bentuk UML yang berupa use case
diagram yang ditunjukkan Gambar 5.
Gambar 5 use case diagram Aplikasi Sistem Informasi Keuangan dan Arsip
Use Case Diagram aplikasi Sistem Informasi Arsip pada Dinas
Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang yang
ditunjukkan oleh gambar 4 mempunyai 2 user, yakni staf sub bagian arsip dan
kepegawaian sebagai admin dan pegawai sebagai user. Admin memiliki hak
Mengelola Surat, kwitansi, serta mengelola daftar gaji. User mempunyai hak
antara lain request surat, input kwitansi, dan menginputkan profil pegawai.
Gambar 6 Activity Diagram Input request surat
Gambar 6 menujukkan Activity diagram input request surat subbagian
umum dan kepegawaian Dinas Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga
Kabupaten Semarang dengan user merequest surat ke admin dengan melengkapi
berkas-berkas yang nantinya surat dapat dicetak admin dan membei notifikasi
surat telah selesai dan dapat diambil oleh user. Selain Activity diagram input
request surat terdapat beberapa activity diagram lainnya seperti activity diagram
cetak, activity diagram daftar pegawai.
Gambar 7. Class Diagram sistem informasi arsip dinas
Gambar 7 menunjukkan class diagram sistem informasi pada Dinas
Pendidikan Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang yang terdiri
dari tujuh class terdiri dari class karyawan, class profil, class surat, class daftar
gaji, class arsip dinas, class kwitansi, dan class kegiatan yang dijelaskan sebagai
berikut. Class Arsip Dinas membangun relasi dengan class Profil, surat, kwitansi,
kegiatan, dan daftar gaji. Class Profil dengan class kegiatan mempunyai relasi
many to many. Selanjutnya melakukan pengujian sistem dengan tujuan
menghindari kesalahan web saat dijalalankan yang berfungsi untuk menguji
apakah web sudah layak digunakan.
4. Hasil dan Pembahasan
Hasil pembuatan website Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan
Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang menggunakan
Framework CodeIgnigter, dijelaskan sebagai berikut. Pada website ini terdapat
Pengguna yaitu admin dan user.
Gambar 8 Halaman Data Tampilan home Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan
Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang
Gambar 8 merupakan halaman home dari admin setelah login berhasil,
tampilan dari admin ini memiliki menu yang berfungsi mengatur pengarsipan
dinas pendidikan. Pengarsipan dinas pendidikan terbagi menjadi pengarsipan
surat,
Gambar 9 Halaman Data Tampilan Arsip masuk
Gambar 9 merupakan halaman arsip masuk, request surat yang masuk dari
user, akan masuk di arsip masuk admin. Menu arsip masuk ini admin akan
meninjau lampiran yang di butuhkan apakah request surat diterima ataupun
ditolak
Gambar 10 Halaman Data Tampilan Arsip diterima
Gambar 10 merupakan halaman arsip diterima, halaman arsip di terima
setelah admin menerima request surat yang masuk dan mulai memproses request
surat yang masuk. Arsip mulai dari penyetakan surat sampai miminta tanda tangan
kepala dinas.
Gambar 11 Halaman Data Tampilan Arsip selesai
Gambar 11 merupakan halaman arsip selesai, pada halaman ini surat sudah
selesai dan dapat di ambil pegawai, di arsip selesai ini pegawai mendapatkan
notifikasi bahwa surat dapat di ambil di subbagian umum dan kepegawaian.
Kode Program 1 Request Surat
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
public function tambah_arsip()
{
$login=$this->session->userdata('login');
$id_user=$login['id_user'];
$jenis = $this->input->post('jenis');
$id_user = $this->input->post('id_user');
$isi_pesan = $this->input->post('isi_pesan');
$gambar = $this->do_upload("gambar","gambar");
$tanggal = $this->input->post('tanggal');
$data=array(
"id"=>null,
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
"jenis"=>$jenis,
"id_user"=>$id_user,
"isi_pesan"=>$isi_pesan,
"tanggal"=>date('Y-m-d H:i:s'),
"gambar"=>$gambar
);
if ($this->modeladmin->insert($data,'t_arsip_masuk')){
}
Dalam proses request surat, sisrtem memberikan beberapa pilihan
surat yang ada. Kode Program 1 merupakan penggalan kode program untuk
menentukan pilihan request surat sesuai jenis surat.
Kode Program 2 Balasan Surat
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
public function balas_arsip()
{
$balasan = $this->input->post('balasan');
$id_arsipmasuk = $this->input->post('id');
$alamat_email = $this->input->post('alamat_email');
$tanggal = $this->input->post('tanggal');
$data=array(
"id"=>null,
"id_arsipmasuk"=>$id_arsipmasuk,
"balasan"=>$balasan,
"tanggal"=>date('Y-m-d H:i:s')
);
$data2 = array(
"id" => $id_arsipmasuk,
"status" => 'selesai'
);
Kode Program 2 merupakan proses selanjutnya setelah berhasil
request surat berupa balasan dari admin. Perintah pada baris 1 sampai
baris 16 berfungsi untuk membalas request surat serta mengubah status
request surat menjadi surat diterima.
Kode Program 3 View Surat Selesai
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
public function arsipselesai()
{
$data['login'] = false;
$data['arsipmasuk'] = $this->modeladmin->get_arsipselesai();
$data['nama'] = $this->session->userdata("login")['nama'];
$this->load->view('admin/template/header',$data);
$this->load->view('admin/template/navbar');
$this->load->view('admin/kotakmasuk/arsipselesai',$data);
$this->load->view('admin/template/footer');
}
Kode Program 3 digunakan untuk menampilkan surat yang telah
selesai dan diarsipkan. Parameter arsipselesai() mengambil data dari
database arsipselesai berdasarkan session nama user.
Metode blackbox testing merupakan pengujian langsung tanpa
memperhatikan alur eksekusi program menggunakan data serta memeriksa
setiap fungsi program agar berjalan lancar. Tujuan peneliti menggunakan
metode blackbox testing adalah untuk mencari bug yang mungkin ada
pada sistem, sehingga peneliti dapat memperbaiki bug agar sesuai dengan
kebutuhan [14]. Tabel 1 Hasil Pengujian Black Box
Data Uji Kondisi Hasil tes
Diharapkan
Output Kesimpulan
Login Username
dan
password
benar
Sukses login Sukses login Valid
Password
dan
username
salah
Email atau
Password
salah !
Email atau
Password
salah !
Valid
Buat Arsip
Baru
Form diisi
dengan
benar
Arsip anda
berhasil
dikirim dan
anda akan
mendapatkan
notifikasi
melalui email
jika sudah
dibalas
Arsip anda
berhasil
dikirim dan
anda akan
mendapatkan
notifikasi
melalui email
jika sudah
dibalas
Valid
Form ada
yang
kosong
Gagal Buat
Arsip Baru
Gagal Buat
Arsip Baru
Valid
Tambah
konsultasi
Form diisi
benar
Sukses
tambah
konsultasi
Sukses
tambah
konsultasi
Valid
Form ada
yang
kosong
Gagal
tambah
konsultasi
Gagal
tambah
konsultasi
Valid
Hapus Arsip Pilih arsip
yang ingin
dihapus
Berhasil
Delete
Berhasil
Delete
Valid
Buat Usulan Form diisi
benar
Sukses buat
usulan
Sukses buat
usulan
Valid
Form ada
yang
kosong
Gagal buat
usulan
Gagal buat
usulan
Valid
Kirim
notifikasi
balasan
pesan request
surat
Pilih pesan
mana yang
mau
dibalas
Balasan
pesan
berhasil
dikirim
Balasan
pesan
berhasil
dikirim
Valid
CodeIgnigter Button
tidak di
klik
Ada data
Tidakada
data
Tidak ada
hasil
Tidak ada
hasil
Valid
Valid
Valid
Berdasarkan hasil pengujian pada Tabel 1, dapat ditarik kesimpulan bahwa
aplikasi sudah dapat dijalankan tanpa masalah serta sudah sesuai dengan
kebutuhan user karena pada pengujian Tabel 1 menunjukkan semua data yang
dilakukan pengecekan bernilai valid.
Peneliti melakukan mengujian penerimaan pengguna atau User
Acceptance Test (UAT). UAT merupakan pengujian terhadap tampilan kepada
user. Pengujian UAT pada Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan
Kebudayaan dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang dilakukan kepada 8
sampel pengguna yang terdiri dari sampel pengguna bagian sekretariat 2 user,
subbagian tenaga kependidikan (PTK) 2 user, serta subbagian umum dan
kepegawaian 4 user.
Tabel 2 User Acceptance Test Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan dan
Pemuda Olahraga
No Pertanyaan Jawaban
Jml Ax4 Bx3 Cx2 Dx1
1
Apakah tampilan dari
Sistem Informasi Arsip
menarik?
7 1 0 0 31
2
Apakah Sistem Informasi
Arsip mudah
dioperasikan ?
6 2 0 0 30
3 Apakah Sistem Informasi
Arsip ini dapat
mempermudah pekerjaan
7 1 0 0 31
Berdasarkan Tabel 2 bahwa Sistem Informasi Arsip mendapatkan
persentase rata-rata jawaban pada pertanyaan pertama bernilai 96%, nilai jawaban
pertanyaan kedua bernilai 93%, nilai jawaban pada pertanyaan ketiga bernilai
96%, nilai jawaban pada pertanyaan keempat bernilai 87%, nilai jawaban pada
pertanyaan kelima bernilai 93%. Berdasarkan dari persentase rata-rata yang di
dapatkan dari user acceptance test Sistem Informasi Arsip sesuai dengan
kebutuhan di dinas pendidikan.
5. Simpulan
Berdasarkan penelitian dan pengujian yang dilakukan, maka dapat
disimpulkan bahwa Sistem Informasi Arsip pada Dinas Pendidikan Kebudayaan
dan Pemuda Olahraga Kabupaten Semarang Menggunakan Web sangat membantu
pegawai maupun staf subbagian umum dan kepegawaian dalam proses pembuatan
surat. Selain itu sistem ini dapat mempermudah dalam pencarian arsip yang dapat
?
4
Apakah tahapan request
surat pada Sistem
Informasi Pengeluaran
Sekolah mudah
dilakukan?
5 2 1 0 0 28
5
Apakah mudah
penggunaan menu pada
Sistem Informasi Arsip
ini ?
6 2 0 0 0 30
berupa kwitansi, surat, maupun data kepegawaian. Penerapan teknologi Web
digunakan sebagai jembatan pertukaran data dari staf subbagian umum dan
kependidikan ke pegawai sehingga mempermudah pengambilan request surat.
Adapun saran yang diperlukan untuk sistem ini adalah mengenai pengembangan
keamanan pada sistem ini, selain itu penambahan dan pembaharuan fungsi yang
ada sangat disarankan untuk semakin mengoptimalkan sistem.
6. Pustaka
[1] Setiawan, F. & Yanuarti, E. 2016. Analisa dan perancangan sistem
informasi pengarsipan berkas pertanggungjawaban anggaran APBD pada
dinas pemuda dan olahraga provinsi kepulauan Bangka Belitung. Jurnal
SISFOKOM, 05(No.01): 1-7.
[2] Irmawati, D. & Indrihapsari, Y. 2014. Sistem informasi kearsipan untuk
meningkatkan Kualitas pelayanan. Jurnal Pendidikan Teknologi dan
Kejuruan, 22(No.02): 137-147.
[3] Nugraha, H.A. & Astuti, Y.W. 2013.Analisis penerapan sistem informasi
managemen keuangan daerah (SIMDA KEUANGAN) dalam
pengelolahan data keuangan pada organisasi pemerintah daerah (Studi
kasus pada Dinas kesehatan kabupaten Nganjuk). Jurnal Akuntansi Aktual,
02(No. 01): 25-33.
[4] Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Tersedia di
http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-
Tentang-Kearsipan.pdf
[5] Adelheid, Andrea, & Nst, Khairil. 2012. Buku Pintar Menguasai PHP
MySQL.
Jakarta : Mediakita.
[6] Beizer, B. 1995. Black-Box Testing, Wiley.Yogyakarta:Andi Offset
[7] Sugiono.2005. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D.
Bandung : Afabeta.
[8] Sidik, Betha. 2012. Framework CodeIgnigter. Bandung : Informatika.
[9] Riyanto. 2011. Membuat Aplikasi E-Commerce dengan PHP & MySQL
menggunakan CodeIgniter & Jquery. Jogjakarta : CV.Andi Offset.
[10] Codeignigter 2018. CodeIgnigter Web Framework. Tersedia di
[https://www.codeignigter.com [Accessed 14 November 2018].
[11] Umi, Narimawati, dkk. 2010. Penulisan Karya Ilmiah: Panduan Awal
Menyusun Skripsi dan Tugas Akhir. Jakarta: Penerbit Genesis.
[12] Wiswakarma, Komang. 2010. 9 langkah Menjadi Master Framework
CodeIgnigter.Yogyakarta : Lokomedia.
[13] Amsyah, Zulkifli. 1996. Managemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia
Pustaka Utama
[14] Saputro, Dody A., dkk., 2015, Penerapan RESTful Web Service dan JSON
pada Application Programming Interface (API) Sistem Informasi
Perkembangan Ayam Broiler Berbasis Kemitraan. Skripsi, Salatiga :
Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Satya Wacana.
