SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

DEFINISI

Mengikut Institusi Aminuddin Baki, fail ditakrifkan sebagai proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama. Bagi Omardin Ashaari dalam bukunya bertajuk Pengurusan Pejabat mendefinisikan sistem fail sebagai proses untuk menyimpan segala rekod dan dokumen. Rantaian juga merupakan rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama.

TUJUAN SISTEM FAIL1. Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa 2. Maklumat dan rekod telah hilang

3. Mudah disediakan dan disimpan

PRINSIP SISTEM FAIL1. Sistem penyimpanan fail harus dilakukan secara padat dan tersusun.2. Fail kulit nipis adalah lebih baik lagi berbanding dengan fail yang berkulit tebal dan keras.

3. Fail yang disediakan harus mudah difahami dan disediakan dengan baik.

4. Fail tersebut murah dan mudah diperolehi dan dijual di mana-mana kedai alat tulis dengan harga yang berpatutan.

5. Fail yang diberi sesuatu tajuk, boleh diperluaskan seterusnya dengan membuka beberapa fail dibawah tajuk itu yang menjadi kumpulan fail tersebut.6. Fail yang telah penuh hendaklah ditutup dan dibuka fail lain sebagai penyambungan fail yang ada bagi tajuk yang sama.

7. Sesuatu fail diberikan tajuk dan nombor kad pengenalan supaya doket, sistem kad buku dan juga komputer.

8. Fail harus digunakan sebagai rujukan rentas atau cross refrence.

9. Fail juga perlu diberi tanda atau art guides bila fail itu dikeluarkan kepada siapa ianya diserahkan untuk menyenangkan kerja mengesannya.

10. Senarai rekod fail biasanya dibuat oleh sesebuah unit atau bahagian dalam pejabat, lebih-lebih lagi bagi unit perjawatan dan perhubungan.

11. Segala fail yang ada dipejabat diberi angka tunjuk yang sama dengan angka tunjuk dalam lain-lain fail.12. Fail merupakan rekod rasmi dan boleh digunakan sebagai barang bukti dan perbicaraan di mahkamah perundangan.

PENGKELASAN DAN PENOMBORAN FAIL1. Sistem abjadSistem ini mengikut tajuk ataupun huruf awal. Jika diperhatikan, sistem ini adalah sama juga dengan sistem panduan telefon. Dalam soal ini, tajuk fail itu adalah mengikut abjad juga.

2. Sistem nombor

Sekiranya sistem ini digunakan, tiap-tiap fail yang dibuka itu diberi nombor yang tertentu. Fail-fail itu disimpan mengikut susunan huruf dengan tidak mengambil kira susunan perkara. Sistem ini memerlukan petunjuk yang tertentu untuk menggunakannya.3. Sistem abjad nomborSistem ini merupakan gabungan antara dua sistem itu. Dalam hal ini, digunakan sistem abjad dan sistem nombor. Fail-fail adalah mengikut susunan abjad tetapi fail disimpan mengikut susunan angka. Sistem ini memerlukan kod petunjuk bagi tiap-tiap huruf itu. Kaedah ini didapati tidak begitu sesuai digunakan di beberapa buah pejabat.

4. Sistem perkara

Dalam sistem ini, fail juga dibuka mengikut perkara. Sistem ini merupakan sistem yang baik juga kerana senang diuruskan dalam menggunakan fail. Sebagai contoh, fail yang dibuka di atas perkara gaji dan dibawah tajuk fail itu pula diadakan beberapa fail lain dengan menggunakan perkaa-perkara kecil atau pecahan yang berhubung kait dengan gaji seperti mengenai elaun, sistem bonus dan lain-lain.

5. Sistem nombor-perkara

Sistem ini didapati sesuai digunakan oleh semua jenis pejabat. Pada mulanya, disediakan senarai tajuk besar dan pecahan-pecahannya. Untuk tajuk atau perkara utama ia diberikan kod sahaja sedangkan nombor-nombor fail sebenar diberi kepada tiap-tiap pecahannya. Sistem ini memerlukan sesuatu senarai lengkap yang sentiasa dikemaskini agar senang digunakan oleh pegawai-pegawai atau kakitangan yang menggunakan fail-fail itu. Untuk tiap-tiap tajuk atau perkara itu, dipecahkan kepada beberapa pecahannya. Sistem ini memerlukan suatu senarai lengkap yang sentiasa dikemaskini agar senang dirujuk. Petunjuk tertentu juga boleh digunakan dalam sistem ini.PENGKELASAN SISTEM FAIL

Sistem fail seharusnya dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai dan yang teratur. Sistem fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau disebut tahap pertama yang boleh dipecahkan sehingga 99 tajuk utama. Kemudian setiap tajuk utama atau tahap pertama dipecahkan kepada sub tajuk atau tahap kedua sehingga 99 atau lebih subtajuk. Setarusnya subtajuk berkenaan boleh dipecahkan kepada perkara atau tahap ke tiga sehingga kepada 99 atau lebih perkara.

Contoh penyusunan fail mengikut tahap-tahap yang boleh dilaksanakan disekolah:

Tahap Pertama

01 Asrama

02 Audit

03 Hal ehwal murid

04 Kemudahan infrastruktur

05 Kewangan

06 Kokurikulum

07 Kurikulum

08 Pentadbiran am sekolah

09 Perhubungan masyarakat

010 Perjawatan perkhidmatan kakitangan

Tahap Kedua ( Contohnya: Kokurikulum 06 )

06 01Hari ucapan

06/02

Koperasi sekolah

06/03

Majalah sekolah

06/04

Pameran dan pertandingan

06/05

Unit badan beruniform

06/06

Pelbagai

06/07

Persatuan berasaskan akademik

06/08

Persatuan berasaskan hobi/minat/khidmat masyarakat

06/09

Sukan dan permainan (peringkat sekolah)

06/10

Sukan dan permainan (peringkat luar sekolah)

Tahap Ketiga (Contohnya : Persatuan berasaskan hobi/minat/khidmat masyarakat 06/08)

06/08/01Bimbingan dan kaunseling

06/08/02Kembara

06/08/03Koir/padura

06/08/04Pendidikan pengguna

06/08/05Perubatan tradisional

06/08/06Pencinta alam

06/08/07Penyalahgunaan dadah

06/08/08Perpustakaan/pusat sumber

06/08/09Seni foto

06/08/10Rekreasi

06/08/11Tingkatan enam

Seterusnya bilangan surat dicatat mengikut nombor urutan berpandukan tarikh sesuatu surat berkenaan ditulis. Bilangan surat berkenaan perlu dicatat dalam kurungan di bahagian belakang kod tajuk, subtajuk dan perkara. Contohnya: 06/08/01/ (21).Ini bermakna: Tajuk : Kokurikulum.

Subtajuk : Persatuan berasaskan hobi/minat/khidmat masyarakat.

Perkara : Bimbingan dan kaunseling.

Bilangan surat : yang ke-21.

Prosedur yang sama boleh dilaksanakan oleh persatuan bagi menyediakan sistem fail persatuan. Setiap fail diberikan kod supaya sesuai dengan tajuk, subtajuk dan perkara yang terkandung dalam sesuatu fail. Sistem fail bagi persatuan yang ditubuhkan di sekolah sudah memadai dengan pengelasan tajuk sahaja. Pengelasan bagi subtajuk dan perkara begitu diperlukan kerana urusan surat-menyuratnya sedikit. Prosedur penyusunan fail persatuan juga perlu mengikut objek atau perkara. Contohnya surat-menyurat daripada pengetua atau guru besar, pejabat pendidikan daerah atau negeri, agensi luar di kodkan dengan nombor 09.

Di bawah disenaraikan contoh kod mengikut tajuk bagi persatuan.

01 Ceramah

02 Lawatan/perkhemahan dan pengembaraan

03 Maklumat ahli

04 Minit mesyuarat

05 Perlembagaan persatuan

06 Rancangan 5 tahun dan tahunan

07 Senarai guru penasihat

08 Senarai nama jawatankuasa

09 Surat-menyurat dari pengetua/guru besar/JPN/PPD

PENULISAN KOD SISTEM FAIL

Kod sistem sesuatu fail ditulis di bahagian bawah garisan selepas alamat persatuan. Biasanya ditulis dua kod fail iaitu: 1 Ruj. Kami : yang bermaksud kod fail pengirim atau persatuan berkenaan.

2 Ruj Tuan : yang bermaksud kod fail bagi pihak yang berkaitan dengan surat berkenaan ( jika ada )

PERKARA LAIN MENGENAI SISTEM FAIL1. Sampul kecil

Satu fail sementara dibuka apabila fail asalnya tidak di temui, fail sementara ini mengandungi satu tajuk sahaja. Apabila fail berkenaan sudah digunakan ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar. Fail ini adalah tidak aktif.

2. Kertas minit

Setiap fail seharusnya disediakan kertas minit atau salinan surat yang dihantar dan dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi nombor rujukan. Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail perlu direkod pada kertas minit.

3. Penutupan fail

Fail hendakklah ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal.

PROSEDUR PENULISAN SURAT RASMI

SURAT RASMI

Surat rasmi didefinisikan sebagai surat menyurat rasmi dikirim oleh orang ramai kepada jabatan kerajaan dan firma. Begitu juga surat yang dikirim oleh orang ramai kepada pihak swasta dan kerajaan adalah dianggap sebagai surat rasmi. Dalam menulis surat ini terlebih dahulu dikumpulkan segala bahan yang hendak disampaikan oleh penerima surat itu. Bahan-bahan itu perlu dicatatkan dalam bahasa yang jelas dan susunan yang teratur. Surat jenis ini merupakan dokumen yang penting dan boleh dirujuk dari semasa ke semasa jika perlu. Surat menyurat dalam persatuan dikategorikan sebagai surat rasmi. Surat rasmi termasuklah :i. Surat-menyurat yang dihantar oleh jabatan kerajaan, persatuan induk dan sebagainya kepada persatuan dan sebaliknya

ii. Surat panggilan mesyuarat dan minit mesyuaratiii. Memohon jawatan

iv. Memohon ceramah

v. Memohon lawatan

FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS DALAM SURAT RASMI

Surat rasmi yang ditulis oleh persatuan yang ditubuhkan di sekolah atau institusi pendidikan lain dan agensi kerajaan, wajar mengandungi beberapa perkara asas dan mematauhi format tertentu. Antara perkara asas tersebut ialah

i. Logo, nama dan alamat sekolah / persatuan

ii. Nama jawatankuasa tertinggi persatuan (jika kepala surat dicetak khusus)

iii. Nama fail (rujukan kami dan rujukan tuan)

iv. Tarikh

v. Alamat penerima

vi. Mengadap atau membuka surat

vii. Perkara (tujuan surat itu ditulis)

viii. Kandungan surat seringkas mungkin

ix. Ucapan terima kasih dan penghargaan

x. Cogan kata ( jika perlu)

xi. Yang menurut perintah / yang menjalankan tugas

xii. Tandatangan

xiii. Nama dan jawatan

xiv. Salin kepada (s.k.)-jika berkaitan

xv. Nama kependekan penulis / jurutaip

CARA MENULIS DAN MENYEDIAKAN SURAT RASMISecara amnya cara menyediakan surat rasmi ialah;

1Kepala surat bercetak

Kepala surat bercetak hanya perlu digunakan pada muka surat pertama sahaja.

2Nombor rujukanNombor rujukan fail sendiri (rujukan kami) perlu ditulis, manakala jika menjawab surat perlu dipastikan dicatat nombor rujukan pengirim

(rujukan tuan)di bahagian atas rujukan kami.

3 Tarikh

Tarikh hendaklah ditulis terus tanpa dicatat hb atau hari bulan di hadapan angka, contohnya 30 Julai 2007. Terdapat dua cara untuk menulis bulan iaitu;i. Semua huruf besar, contohnya : JULAI iaitu, cara penulisan Kementerian Pelajaran Malaysia

ii. Huruf besar digunakan hanya pada huruf pertama sahaja, contohnya : Julai adalah gaya penulisan INTAN.

4 Alamat penerima

i. Perkataan kepada tidak perlu ditulis

ii. Taip (u.p) untuk tindakan pegawai yang berkenaan.

iii. Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi.5 Perkataan melalui

i. Perkataan Melalui Guru Besar atau Pengetua ditulis jika surat keluar dari persatuan di sekolah kepada agensi luar. Jika surat ini ditandatangani oleh Guru Besar atau Pengetua, perkataan melalui tidak perlukan.ii. Perkataan melalui ditulis di sebelah bawah alamat penerima.6 Mengadap atau pembukaan surat

i. Menggunakan perkataan penghormatan seperti tuan/puan, Ybg. Dato, Yang Berhormat dan sebagainya.

ii. Jarak di antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (spacing).

7 Tajuk surat

i. Jarak di antara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap atau pembukaan surat.

ii. Tidak perlu ditulis perkataan PER atau PERKARA, hanya memadai dengan menggariskan di bawah tajuk atau perkara.

iii. Tajuk surat tidak perlu ditaip huruf besar untuk semua huruf dalam ayat, tetapi huruf besar ditaip bagi huruf pertama setiap perkataan.

8 Pembukaan dan kandungan surata. Jarak di antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua barisan.

b. Pembukaan surat dan perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor. Penulisannya bermula dari tepi sebelah kiri surat.

c. Perenggan kedua, ketiga dan seterusnya perlu ditulis nombor seperti 2, 3 dan seterusnya.

d. Jarak di antara perenggan ialah dua barisan.

e. Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan, pemberian nombor menggunakan peringkat pecahan pertama seperti 2.1,2.2,2.3 dan seterusnya. Huruf abjad atau huruf roman juga boleh digunakan.

f. Pecahan perenggan dalam satu surat tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan.g. Elakkan menulis menggunakan ayat yang panjang, berbunga-bunga dan meleret-leret.

h. Perlu ditaip tiga titik di tepi sebelah kiri, jika ada lampiran bertentangan dengan perkataan bersama-sama ini dilampirkan.

9Cogan kata

a. Cogan kata menggunakan semua huruf besar, contohnya

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

b. Baris seterusnya ditulis dengan perkataan Yang menjalankan tugas dan sebagainya.

c. Jarak dua barisan dan titik menggunakan indensi.

10Tandatangan, Nama dan Gelaran Jawatan

a. Jaraknya ialah empat barisan di bawah cogan kata.

b. Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kurungan.

Contohnya: (AB. ALIM BIN ABDUL RAHIM).

iv. Gelaran jawatan ditulis dengan huruf pertama bagi setiap perkataan.

v. Nama dan gelaran jawatan tidak perlu menggunakan indensi.

11Salinan

a. Ditaip dengan perkataan s.k.

b. Apabila salinan surat lebih daripada satu, nombor urutan 1,2,3 tidak

perlu ditulis. Contohnya:

Pesuruhjaya Daerah

Guru Besar

PK kokurikulum

d. Tidak perlu menggunakan indensi.

12Kependekan (initial) Nama Penulis dan Jurutaip

a. Ditaip huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip dengan huruf kecil, contohnya AA/na.

b. Ditaip di bahagian paling bawah di sudut kiri surat.

KOMUNIKASI RASMI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

Sememangnya kita tahu perubahan masa telah membawa kemajuan yang besar dalam bidang komunikasi elektronik di dunia. Sebelum internet diperkenalkan, komunikasi dilaksanakan dengan menggunakan telegram, telefon, radio, surat dan bersemuka. Penggunaan internet dalam komunikasi elektronik mempunyai kelebihan yang tersendiri berbanding komunikasi seperti telegram, telefon dan radio. Ini kerana internet mempunyai kemampuan penyiaran ke seluruh dunia tanpa batasan dan sempadan. Internet merupakan sebuah insfrastruktur informasi global.E-MEL

E-mel ialah salah satu cara komunikasi elektronik yang digunakan pada masa kini dalam proses perhubungan. Pada masa ini, e-mel telah menggantikan peranan media komunikasi lama lain seperti telefon dan faks secara beransur-ansur. Jika dilihat dari sudut sejarahnya, e-mel digunakan oleh tentera untuk berkomunikasi dan berkongsi maklumat antara satu sama lain. E-mel mempunyai pelbagai kelebihan dalam komunikasi. Antaranya ialah:

1. Sangat mudah digunakan

2. Tidak perlu respon spontan seperti telefon

3. Tiada gangguan melakukan tugas-tugas lain.

4. Komunikasi secara bertulis dapat dilakukan

5. E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima

6. Bentuk komunikasi yang lebih jelas dan mengurangkan beberapa halangan

komunikasi.CONTOH FORMAT SURAT RASMILogo & Alamat Persatuan

No. Telefon & Faks (jika ada)

Ruj. Tuan:

Ruj. Kami:

Tarikh

:

Alamat Penerima

Melalui (jika ada)

Menghadap & pembukaan surat

Perkara:

Pembuka Surat

2..

Kandungan Surat

Sekian, terima kasih

Cogan kata (jika ada)

Saya yang menurut perintah

Tandatangan

Nama pengirim

Pangkat

CONTOH SURAT MEMOHON KEBENARAN LAWATANPERSATUAN BAHASA MELAYU

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN SECRED HEART

96000 SIBU, SARAWAK

Ruj Tuan:

Ruj Kami: 06/09/001/ (14)

Tarikh

: 30 Ogos 2007

Tuan Pengurus

Syarikat Biskut Sdn. Bhd.

Lot 1432, Jalan Kiwi

96000 Sibu

Sarawak

Melalui:

Tuan Pengetua

Sek. Men. Keb. Secred Heart

Sibu, Sarawak

Tuan,

PERMOHONAN MEMBUAT LAWATAN KE KILANG BISKUT SDN. BHD.

Dengan segala hormatnya dimaklumkan kami Persatuan Bahasa Melayu Sekolah Menengah Kebangsaan Secred Heart, bercadang untuk mengadakan lawatan ke kilang Biskut Sdn. Bhd. Cadangan lawatan tersebut seperti berikut:

1.1Tarikh

: 5 Sept. 2007

1.2Hari

: Sabtu

1.3Masa

: 10.00 pagi

1.4Bil. Pelajar: 40 orang

2.Diharap pihak tuan dapat mempertimbangjkan Permohonan ini dan memberi jawapan kepada kami dengan kadar yang segera. Atas kerjasama dan pertimbangan tuan, terlebih dahulu diucapkan ribuan terima kasih.

BERKHIDMAT KEPADA NEGARA

Sekian, terima kasih.

Yang menjalankan tugas,

.

(MOHD ABDUL RAZAK)

Setiausaha

Persatuan Bahasa Melayu

Sekolah Menengah Kebangsaan Secred HeartPAGE 1