SISTEM BERKAS & AKSESPERTEMUAN I

“EHAT PERMANA”

SISTEM BERKAS ATAU PENGARSIPANSuatu Sistem untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan

SISTEM AKSESCara untuk mengambil informasi dari suatu file

PENGERTIAN

Cara untuk membentuk suatu arsip / file dan cara pencarian record – recordnya kembali

Sistem Pengorganisasian, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpan eksternal dengan organisasi file.

Penyimpanan data dilakukan secara fisik. Teknik yang digunakan untuk

menggambarkan dan menyimpan record pada file disebut organisasi file.

BERKAS & AKSES

Secara lebih spesifik pengarsipan dan akses berhubungan dengan :1. Insert : Menyisipkan data baru atau tambahan ke dalam tumpukan data lama2. Up-Date : Mengubah data lama dengan data baru, perubahan ini bisa sebagian atau keseluruhan3. Reorganisasi : Penyusunan kembali record – record dari suatu file (untuk jumlah data tetap)

BERKAS & AKSES

ELEMEN DATASalah satu nilai tunggal dengan satu petunjuk nama dan deskripsi karakteristik seperti tipe char, nomor, kode dan panjang karakter atau digit.

ITEM DATATempat penyimpan setiap atribut dari sebuah entitas

ISTILAH - ISTILAH

ENTITASSuatu objek yang dapat dibedakan dari lainnya. Objek disini dapat berupa barang, orang atau peristiwa

ATRIBUTKarakteristik yang menjadi ciri dari entitas / Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas

ISTILAH - ISTILAH

RECORDKumpulan item data yang saling berhubungan

FIELDSuatu elemen yang memiliki attribut dan harga dan merupakan unit informasi terkecil yang bisa diakses

ISTILAH - ISTILAH

FILESekumpulan record dari tipe tunggal yang berisi elemen – elemen data yang menggambarkan himpunan entitas

ACCESS DATASatu cara dimana suatu program mengakses secara fisik record – record dalam file penyimpan

ISTILAH - ISTILAH

KELOMPOK DATA TETAPKelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu yang lama.

KELOMPOK DATA TAK TETAPKelompok data yang secara rutin mengalami perubahan

KLASIFIKASI DATA

KELOMPOK DATA YANG BERTAMBAH MENURUT WAKTUKelompok data yang merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan kelompok data tak tetap

KLASIFIKASI DATA

MASTER FILEMerupakan jenis berkas yang paling penting1. Reference master File (berkas induk penunjuk) Berisi Record yg tak berubah atau jarang berubah2. Dynamic master file (berkas Induk dinamik) Berisi record yang terus menerus

berubah dalam kurun waktu tertentu

KLASIFIKASI BERKAS

TRANSACTION FILEBerisi record – record yang akan memperbaharui / mengupdate record – record yang ada pada berkas induk. Mengupdate dapat berupa : penambahan record, penghapusan record.

KLASIFIKASI BERKAS

REPORT FILEBerisi record – record yang disusun sedemikian rupa sehingga memudahkan pemakai / user mendapatkan informasi dari berkas tersebut

WORK FILEBerisi record – record yang diperlukan sementara.

KLASIFIKASI BERKAS

PROGRAM FILEBerisi perintah – perintah untuk memproses data. Perintah dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi.

DUMP FILEBerkas ini dipakai untuk tujuan pengamanan (security) mencatat tentang kegiatan peng-update-an, transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan

KLASIFIKASI BERKAS

LIBRARY FILEBerkas ini dipakai untuk penyimpanan program aplikasi atau program utilitas

HISTORY FILEBerkas ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan berkas induk dan berkas transaksi

KLASIFIKASI BERKAS

INPUT FILEBerkas yg hanya dapat dibaca oleh sebuah program

OUTPUT FILEBerkas yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program

INPUT/OUTPUT FILEberkas ini dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi berlangsung

KLASIFIKASI BERKAS(DARI CARA MENGAKSES BERKAS)

MERUPAKAN SUATU TEKNIK YANG DIPAKAI UNTUK MENGGAMBARKAN DAN MENYIMPAN RECORD – RECORD DALAM SEBUAH BERKAS.Teknik dasar dari organisasi berkas yaitu :- Sequential- Relative- Indexed sequential- Multikey

PENGORGANISASIAN BERKAS

DIRECT ACCESSSuatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada

SEQUENTIAL ACCESSSuatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record – record didepannya.

PENGORGANISASIAN BERKAS (CARA PENGAKSESAN)

Cara memilih organisasi berkas tidak terlepas dari 2 aspek utama yaitu :1. Model Penggunaan2. Model Operasi berkas

OPERASI BERKAS

BATCHSuatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok

ITERATIVESuatu proses yang dilakukan secara satu persatu yaitu record demi record

MODEL PENGGUNAAN

CREATIONPembuatan Berkas, ada 2 cara :1. membuat struktur berkas lebih dahulu

dan menentukan banyaknya record, baru kemudian record – record dimuat (load) ke dalam berkas tersebut2. Mebuat berkas dengan cara merekam

record demi record

MODEL OPERASI BERKAS

UPDATEPengubahan isi dari berkas diperlukan untuk menjaga berkas itu tetap up to date. Ada tiga bagian :1. Penyisipan atau penambahan record2. Perbaikan record3. Penghapusan record

MODEL OPERASI BERKAS

RETRIEVALPengaksesan sebuah berkas untuk tujuan mendapatkan informasi. Keduanya berbeda dalam hal :- Volume data yang dihasilkan- Model Penggunaannya / proses

MODEL OPERASI BERKAS

RETRIEVAL1. Inquiry

Volume data rendah, model proses iterative2. Report Generation

Volume data tinggi, model proses batch

MODEL OPERASI BERKAS

RETRIEVALMenurut ada tidaknya persyaratan retrieval dibagi :1. Comprehensive retrieval

Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah berkas.2. Selective retrieval

Mendapatkan informasi dari record – record tertentu berdasarkan

persyaratan tertentu

MODEL OPERASI BERKAS

MAINTENANCEPerubahan yang dibuat terhadap berkas dengan tujuan memperbaiki program dalam mengakses berkas tersebut.1. Restrukturing

Perubahan struktur berkas2. Reorganization

Perubahan organisasi berkas dari organisasi yang satu, menjadi organisasi berkas yang lain

MODEL OPERASI BERKAS