Peningkatan Efisiensi Institusi Akademik dengan Perancangan Kalender Akademik

Sesuai Standar Kualitas Domain COBIT Terkait

Hendra Y. RiskiawanRatih Ayuninghemi

PENDAHULUAN

• Semakin tinggi keselarasan antara strategi bisnis dengan tujuan IT, maka akan mampu mengarahkan sistem informasi perusahaan untuk meraih kenerja bisnis yang sukses.

• Perusahaan yang menerapkan Tata Kelola IT mampu mencapai business value yang maksimal dengan pengembangan IT mulai dari kontrol, kinerja, hingga pertanggungjawaban dan resiko manajemen.

PENDAHULUAN (2)• Perguruan tinggi merupakan suatu cerminan perusahaan

yang memiliki karakteristik yang khas, yaitu bergerak dibidang jasa pendidikan.

• Penetapan Kalender akademik merupakan proses yang sangat penting dalam suatu perguruan tinggi. Karena dengan adanya kalender akademik semua kegiatan akan teratur, tepat waktu dan sasaran.

• Dengan domain Cobit terutama pada Proses PO8 yang berisi tentang Pengelolaan Kualitas, PO10 yang berisi tentang Pengelolaan Proyek Layanan, diharapkan terjadi peningkatan kedewasaan untuk proses penetapan kalender akademik.

COBIT

• CobIT adalah sekumpulan dokumentasi best practices untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen. Bantuan berupa menjembatani gap antara risiko bisnis, kebutuhan control dan masalah-masalah teknis bidang IT

Domain COBIT Framework

• Planning & Organization (PO). Domain ini menitikberatkan pada proses perencanaan dan penyelarasan strategi TI dengan strategi perusahaan

• Acquisition & Implementation. Domain ini menitikberatkan pada proses pemilihan, pengadaaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan

• Delivery & Support. Domain ini menitikberatkan pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya;

• Monitoring & Evaluation. Domain ini menitikberatkan pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi.

Fokus Domain Penelitian

• PO-8 yang berisi tentang Pengelolaan Kualitas, • PO-10 yang berisi tentang Pengelolaan Proyek

Layanan

Maturity Level• Level 0 : Non Existence, kondisi di mana perusahaan belum menyadari perlunya

pengimplemen-tasian proses TI tersebut.• Level 1 : Initial/Ad-Hoc, kondisi di mana perusahaan sudah menyadari perlunya

pengimplementasi-an belum ada pembagian tugas yang jelas siapa yang bertanggungjawab.

• Level 2 : Repeatable but Intuitive, kondisi di mana dalam perusahaan proses TI sudah berjalan namun belum ada kebijakan-kebijakan yang mendukung, belum ada koordinasi antar proses, masing-masing berjalan sendiri.

• Level 3 : Defined, kondisi di mana pihak manajemen mulai mengatur proses tersebut secara selaras antara prosedur dan kebijakan yang mendukung proses tersebut.

• Level 4 : Managed and Measureable, kondisi di mana semua sudah terdefinisi dengan baik namun belum ada proses pengukuran dan standard pengukuran terhadap proses tersebut.

• Level 5 : Optimized, kondisi di mana proses TI tersebut terlaksana, terorganisir, terukur dan dikomunikasikan ke berbagai pihak dalam perusahaan.

Tahapan Penelitian

Penentuan Tujuan Bisnis dengan Tujuan IT

Proses bisnis yang akan digunakan dalam penelitian ini yaitu penetapan kalender akademik dengan tujuan merancang kegiatan akademik yang efisien. Hal ini dapat diperoleh dengan pencapaian tujuan bisnis nomor 7 dalam COBIT yaitu Penciptaan Ketangkasan (Agility) untuk menjawab permintaan bisnis yang berubah secara dinamis. Sesuai dengan pemetaan antara Tujuan Bisnis dengan Tujuan IT, maka tujuan bisnis nomor 7 dapat didukung dengan tujuan TI nomor 25 yaitu Penyampaian rancangan tepat waktu dan sesuai dengan standar kualitas maupun anggaran biaya.

Pengukuran maturity level kondisi existing

• Setelah melakukan tinjauan IT Resource Existing, diperoleh maturity level berikut :

P08 = Initial P10 = Repeatable but Intuitive

Analisis SWOT• Analisis SWOT adalah pembuatan daftar

untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya apa saja yang ada pada internal Institusi Akademik saat ini, sekaligus mengetahui peluang dan ancaman yang terdapat dilingkungan eksternal Institusi Akademik.

• Tujuan analisis SWOT adalah untuk mengetahui posisi Institusi Akademik dan strategi apa yang akan dilakukan.

Penyusunan SOP IT Penunjang Bisnis Goal• Menyusun SOP IT penunjang proses

penjadwalan mata kuliah dan sistem Penilaian berdasarkan domain COBIT PO8 dan PO10.

• Diharapkan setelah SOP dilaksanakan, keselarasan antara tujuan bisnis dan tujuan TI dapat ditingkatkan sehingga pemakaian sistem kalender akademik online yang memenuhi standar dan anggaran biaya dapat tercapai.

Pengukuran Maturity setelah penerapan SOP IT• Setelah menerapkan SOP IT resource untuk mengatur

implementasi kalender Akademik Online dilaksanakan, hasilnya menunjukkan peningkatan tingkat kedewasaan pada proses TI domain COBIT PO8 dan PO10 sebagai berikut :

P08 = Meningkat 1,21 menjadi 2,28 P10 = Meningkat 0,97 menjadi 2,61 Repeatable but Intuitive Defined

Kesimpulan• Setelah dilakukan pengukuran diatas, maka kita sudah bisa

mendapatkan hasil maturity untuk sebelum dan sesudah dilakukan penambahan SOP IT sebagai berikut :

DOMAIN MATURITY AWAL

MATURITY AKHIR

PO8 1,07 2,28PO10 1,64 2,61

DOMAIN MATURITY AWAL

MATURITY KEDUA

PO8 Initial Repeatable but Intuitive

PO10 Repeatable but Intuitive

Defined

Kesimpulan (2)

• Peningkatan level kedewasaan dari Domain PO8 dan PO10 yang cukup signifikan yaitu naik mendekati 1 level, menunjukkan penerapan SOP IT untuk menunjang Proses Bisnis memang sangat berperan penting.

• Penyelarasan peningkatan efisiensi Kegiatan akademik terhadap penyampaian rancangan dan standar kualitas serta anggaran biaya bisa dilakukan dengan 2 domain COBIT.

Saran Pengembangan• Untuk penelitian berikutnya diharapkan kedepan

ada perbaikan SOP IT agar lebih meningkatkan level yang sudah diperoleh, sehingga dapat menunjang proses bisnis dan efisiensi untuk menjawab permintaan bisnis yang selalu berkembang.

• Diharapkan agar pihak Institusi Akademik selalu melakukan Continues Improvement dibidang pelayanan untuk kemajuan dan pencapaian Bisnis Goal dengan lebih tangkas.

Pustaka[1] Buchwald, A., et al. 2014. Business value through controlled IT: toward an integrated model of

IT governance success and its impact. Journal of Information Technology (2014) 29, 128–147. [2] Heart, T., Maoz, H. and Pliskin, N. (2010). From Governance to Adaptability: The mediating

effect of IT executives’ managerial capabilities, Information Systems Management 27(1): 42–60.

[3] Huang, R., Zmud, R.W. and Price, R.L. (2010). Influencing the Effectiveness of IT Governance Practices through Steering Committees and Communication Policies, European Journal of Information Systems 2010(19): 288–302.

[4] Lazic, M., Heinzl, A. and Neff, A. (2011). IT Governance Impact Model: How mature IT governance affects business performance. Sprouts: Working Papers on Information Systems, 11(147): 1–43.

[5] Sarno, Riyanarnto. 2002, Audit Sistem dan Teknologi Informasi, ITS-PRESS. Surabaya[6] Sarno, Riyanarnto. 2002, Strategi Sukses Bisnis dengan Teknologi Informasi , ITS-PRESS.

Surabaya [7] Webb, P., Pollard, C. and Ridley, G. 2006. Attempting to Define IT Governance: Wisdom or

folly? in Proceedings of the 39th Hawaii International Conference on System Sciences; Kauai, Hawaii, USA

TERIMAKASIH