SISTEM SISTEM

KEARSIPAKEARSIPANN

START

SK/KD TUJUANMATERI

AJARPENILAIAN EXIT

Pembelajaran Administrasi Perkantoran

SK/KD TUJUAN MATERI AJAR

PENILAIAN EXIT

Tujuan mempelajari materi ini, siswa diharapkan

dapat:

a)Menjelaskan asas-asas sistem kearsipan

b)Merumuskan ciri-ciri pokok sistem filing yang

baik

c)Menjelaskan dan mempraktekkan 5 sistem

kearsipan

MATERI AJAR

PENILAIAN EXITSK/KD TUJUAN

1. ASAS-ASAS SISTEM KEARSIPAN

a) Asas SentralisasiAsas Sentralisasi adalah suatu asas kearsipan dimana semua (atau beberapa) surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor-kantor yang terpisah. Pengelolanya adalah Unit kearsipan.

Keuntungan penyelenggaraan arsip secara sentralisasi adalah :1)Pengawasan dan penyelenggaraan arsip akan lebih efektif karena tangggung jawab dipusatkan.2)Pengawasan dokumen dan surat yang baik.3)Adanya keseragaman dalam perlengkapan dan prosedur kearsipan yang digunakan.

Kelemahan penyelenggaraan arsip secara sentralisasi adalah :1)Adanya penundaan surat-surat.2)Kemungkinan arsip tidak ditemukan besar (hilang/terselip).3)Jika arsip diperlukan tidak dapat segera diperoleh karena harus memenuhi prosedur, apalagi jika letak tempatnya berjauhan.

DIREKTUR

KARO TATAUSAHA

KABAG ARSIP KABAG

KABID I KABID IIIKABID II

KASI A KASI FKASI EKASI DKASI CKASI B

b) Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah asas kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan dalam satu unit kerja karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Arsip ini dilakukan bilamana satuan organisasinya terpisah lokasi dari induknya. Masing-masing unit organisasi yang terpisah itu mempunyai komponen organisasi pengelola surat tersendiri.

Keuntungan asas desentralisasi adalah :1)Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan unit kerja2)Penetapan nilai guna arsip lebih tepat3)Proses kerja lebih lancar karena arsip dapat ditemukan dengan cepat

Kelemahan asas desentralisasi adalah :1)Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan 2)Pemborosan biaya, perlengkapan, dan tenaga3)Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih sulit

DIREKTUR

KABID I KABID IIIKABID II

TUP TUPTUP

KASI A KASI IKASI EKASI DKASI CKASI B KASI HKASI GKASI F

FINISH

Setelah mempelajari materi-materi tersebut Mari kita uji pemahaman materi dengan

menjawab soal-soal berikut ini.

Penilaian

Pilihlah (klik) pada huruf a, b, c, atau d di depan jawaban yang tepat!

1.Sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada 1 unit kerja karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya disebut asas.....A. SentralisasiB. DesentralisasiC. Gabungan D. Pusat

2) Apabila suatu kantor pengurusan arsip keseluruhan dipegang oleh salah satu unit kerja sendiri disebut..... A. Asas gabungan B. Asas sentralisasi C. Asas desentralisasi D. Asas duplikasi

3) Suatu unit kerja yang khusus melaksanakan kegiatan kearsipan pada asas sentralisasi disebut..... A. Unit sentral B. Unit pengolah C. Unit arsip D. Unit kearsipan

4) Berikut ini keuntungan penyelenggaraan arsip secara sentralisasi, kecuali..... A. Pengawasan dokumen dan pengawasan yang baik B. Pengembangan pegawai-pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan C. Waktu dan tenaga akan lebih hemat karena arsip dilokasikan dalam unitnya D. Keseragaman dalam tenaga perlengkapan dan prosedur kearsipan dapat dilaksanakan

5) Pimpinan akan lebih sulit dalam melakukan pengawasan secara keseluruhan kegiatan kearsipan, ini adalah kekurangan dari asas..... A. Desentralisasi B. Gabungan C. Sentralisasi D. Terpusat