Tugas Kelompok

Manajemen Sumber Daya Manusia

Balai Pusat Data dan Analisa Pembangunan

Provinsi Jawa Barat

Koordinator Kelompok : Santa Yunita Gultom

(10110025)

Anggota Kelompok : Larisha Syofyan

(10110005)

Amira Putri R (10110028)

Naufan Nurrosyid P (10511092)

Mega Nur Hesti O (10511093)

K e l o m p o k K e a h l i a n I l m u - i l m u K e m a n u s i a a n

F a k u l t a s S e n i R u p a d a n D e s a i n

I n s t i t u t T e k n o l o g i B a n d u n g

2 5 S e p t e m b e r 2 0 1 4

STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI

UNIT PELAKSANA TEKNIS BADAN (UPTB)

Pusat Data dan Analisa Pembangunan Jabar

STRUKTUR ORGANISASI

JABATAN

1. Kelompok : Kepala Subag. Tata Usaha

2. Santa Yunita Gultom : Kepala Seksi Pendataan dan Analisa

3. Larisha Syofyan : Kepala Seksi Pelayanan dan Informasi

4. Amira Putri Rahmanida : Staf Seksi Pelayanan dan Informasi

5. Mega Nur Hesti O : Staf Seksi Pendataan dan Analisa

6. Naufan Nurrosyid P : Staf Subbag Tata Usaha

RINCIAN TUGAS JABATAN

Jabatan yang diwawancara : Kepala Bagian Subbagian Tata Usaha

Narasumber : Ibu Heny Rahmawati

Rincian Tugas :

Tugas Kepala Bagian Subbagian Tata Usaha:

1. Membuat program kerja tahunan Balai Pusat Data dan Analisa Pembangunan Jawa Barat

dan Subbagian Tata Usaha.

2. Membuat rancangan anggaran biaya untuk satu tahun kegiatan Balai Pusat Data dan

Analisa Pembangunan Jawa Barat bersama dengan staf.

3. Membuat pembagian tugas-tugas kepada setiap staf bagian arsiparis dan

kerumahtanggaan, staf pemeliharaan, staf kepegawaian, dan staf administrasi keuangan

setiap harinya.

4. Menerima tugas dari kepala balai yang harus dikerjakan oleh subbagian tata usaha terkait

dengan adanya surat masuk dari luar dan/atau dalam instansi (menerima disposisi).

5. Memantau kinerja personil/staf yang ada di subbagian tata usaha yaitu staf bagian

arsiparis dan kerumahtanggaan, staf pemeliharaan, staf kepegawaian, dan staf

administrasi keuangan.

6. Mengontrol aliran surat yang masuk dan keluar pada bagian arsiparis dan

kerumahtanggaan.

7. Memeriksa pengelolaan data informasi pada bagian arsiparis dan kerumahtanggaan.

8. Memeriksa laporan administrasi keuangan dan administrasi kepegawaian.

9. Mengkoordinasikan dengan staf terkait untuk penyelesaian pengelolaan data informasi.

10. Menyusun bahan telaahan staf (bagian arsiparis dan kerumahtanggaan, pemeliharaan,

kepegawaian, dan administrasi keuangan) sebagai bahan pertimbangan pengambilan

kebijakan.

Tugas Kepala Bagian Subbagian Tata Usaha pada periode tertentu (setiap minggu atau setiap

bulannya):

1. Memberikan evaluasi kinerja kepada semua staf (bagian arsiparis dan kerumahtanggaan,

pemeliharaan, kepegawaian, dan administrasi keuangan).

2. Melaporkan program kerja (kegiatan) yang sudah berjalan di Balai Pusat Data dan

Analisa Pembangunan Jawa Barat kepada kepala balai setiap minggu.

3. Melaporkan kegiatan subbagian tata usaha yang sudah berjalan ke kepala balai setiap

minggu.

4. Mengikuti rapat setiap minggu atau setiap bulan yang baik dengan kepala balai beserta

pegawai lain ataupun dengan petinggi Badan Perencanaan Daerah (Bappeda) Provinsi

Jawa Barat.

Tugas insidental Kepala Subbagian Tata Usaha:

1. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait (seksi pendataan dan analisa, seksi

pelayanan informasi dan komunikasi, dan jabatan fungsional).

2. Mengumpulkan hasil laporan kerja staf (bagian arsiparis dan kerumahtanggaan,

pemeliharaan, kepegawaian, dan/atau administrasi keuangan) jika dibutuhkan oleh

seksi/unit lain.

3. Menyerahkan hasil laporan kerja (staf bagian arsiparis dan kerumahtanggaan,

pemeliharaan, kepegawaian, dan/atau administrasi keuangan) kepada seksi/unit lain yang

membutuhkan.

4. Menerima evaluasi kerja pada subbagian tata usaha dari kepala balai.

5. Membantu tugas staf pada bagian arsiparis dan kerumahtanggan, staf pemeliharaan, staf

kepegawaian, dan staf administrasi keuangan yang memiliki beban pekerjaan yang

berlebih di saat tertentu (menjadi backup staf terkait).

6. Menyerahkan uang yang diperlukan para pegawai untuk bidang administrasi dan

keperluan kantor lainnya (saat menjadi backup staf bagian administrasi keuangan).

7. Melaksanakan pengelolaan data informasi. (saat menjadi backup staf bagian arsiparis dan

kerumahtanggaan).

8. Menyimpan cadangan kunci ruangan di gedung pusdalisbang dan memberikan kepada

pegawai yang membutuhkan untuk melaksanakan suatu rapat atau kegiatan (saat menjadi

backup staf bagian kepegawaian).