Rapat Tinjauan Manajemen

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

SIDOARJO

Agenda Rapat Tinjauan Manajemen

Sambutan Rektor

Penyampaian Analisis, Evaluasi dan Tindak Lanjut

Perkembangan terhadap beberapa keluhan sarpras

Koordinasi pelaksanaan Sertifikasi ISO 9000:2015

Hasil Audit Mutu Akademik (AMI)

Informasi pemenang prodi dan unit berkinerja terbaik 2018/2019

Penyampaian SPI

Hasil Evaluasi

Lain - lain

Status Tindakan Tinjauan Manajemen

Status Tindakan TM Sebelumnya Status Tindakan TM Saat Ini

Hasil AMAI dihubungkan dengan Hasil Akreditasi, Sudah Ada Perubahan Pola untuk Integrasi Hasil AMI

melalui Audit dan Surveilance

Perlu ada Integrasi sistem melalui Decision Support System

(DSS)

Pembuatan Grand Desain Pengembangan Sistem yang

disesuaikan dengan Kebutuhan SPMI, SPME

Dosen di dorong untuk melakukan E-learning E-learning sudah berjalan dan berbasis sistem namun masih

32,7 % Dosen yang memanfaatkan E-learning

Pembuatan Sistem Pengaduan Sarana dan Prasarana

Pendidikan

Sistem Pengaduan sudah ada namun pelaksanaan dan

Verifikasi belum dilakukan oleh pihak terkait

Hasil Evaluasi SPME belum ditindak lanjut Masih 30% hasil evaluasi/rekomendasi SPME ditindak lanjuti

Peningkatan Dosen dalam pengisian BKD sesuai Form Isian Peningkatan Dosen dalam pengisian BKD sesuai Form Isian

masih rendah 30 %

Perubahan Isu Relevan dengan Sistem Penjaminan Mutu

•Penambahan Sistem Surveilance dalam AMI

•Restrukturisasi BPM (SPMI

dan SPME)

Internal

•Perubahan Sistem Akreditasi BAN-PT berbasis 4.0

•Rekognisi

•Manajemen Risiko

Eksternal

3,27

Dimensi Tangible/Bentuk Fisik (1-4)

Dimensi Reliability/Keandalan (5-7)

Dimensi Responsiveness/Daya Tanggap (8-10)

Dimensi Assurance/Jaminan (11-13)

Dimensi Emphaty/Empati (14-17)

Pelayanan Terendah

1 . (FAK09) Tindak lanjut terhadap keluhan yang

disampaikan oleh mahasiswa

2. (FAK11) Kejelasan informasi yang terkait proses

surat menyurat di Fakultas

3. (FAK14) Petugas memberikan perhatian

terhadap mahasiswa yang datang ke Fakultas

4. (FAK17) Petugas mudah ditemui oleh

mahasiswa

3,29 3,26 3,283,35

3,26 3,233,31

3,25 3,22 3,26 3,22 3,24 3,273,21 3,25

3,313,22

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

4,00

Kepuasan Mahasiswa Terhadap Pelayanan Fakultas

FAK01 FAK02 FAK03 FAK04 FAK05 FAK06 FAK07 FAK08 FAK09

FAK10 FAK11 FAK12 FAK13 FAK14 FAK15 FAK16 FAK17

3,27 3,26 3,233,29 3,28 3,27 3,29

3,21 3,213,27 3,25 3,28 3,27 3,24 3,27 3,29 3,26

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

Kepuasan Mahasiswa Terhadap Pelayanan Kemahasiswaan

MHS01 MHS02 MHS03 MHS04 MHS05 MHS06 MHS07 MHS08 MHS09 MHS10 MHS11 MHS12 MHS13 MHS14 MHS15 MHS16 MHS17

3,26

3,27 3,26 3,233,29 3,28 3,27 3,29

3,21 3,213,27 3,25 3,28 3,27 3,24 3,27 3,29 3,26

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

Kepuasan Mahasiswa Terhadap Pelayanan Kemahasiswaan

MHS01 MHS02 MHS03 MHS04 MHS05 MHS06 MHS07 MHS08 MHS09

MHS10 MHS11 MHS12 MHS13 MHS14 MHS15 MHS16 MHS17

Dimensi Tangible/Bentuk Fisik (1-4)

Dimensi Reliability/Keandalan (5-7)

Dimensi Responsiveness/Daya Tanggap (8-10)

Dimensi Assurance/Jaminan (11-13)

Dimensi Emphaty/Empati (14-17)

Pelayanan Terendah

1 . (FAK03) Kerapian ruang

Kemahasiswaan

2. (FAK08) Respon Petugas

Kemahasiswaan terhadap keluhan yang

disampaikan oleh mahasiswa

3. (FAK09) Tindak lanjut terhadap

keluhan yang disampaikan oleh

mahasiswa

3,0033,122

2,9723,115

2,944

2,584

3,1223,276 3,252

3,161 3,1153,045 3,042

3,189 3,126 3,1643,028 3,091 3,133

3,213

3,085

0,000

0,500

1,000

1,500

2,000

2,500

3,000

3,500

BR01 BR02 BR03 BR04 BR05 BR06 BR07 BR08 BR09 BR10 BR11 BR12 BR13 BR14 BR15 BR16 BR17 BR18 BR19 BR20

RATA-RATA KEPUASAN DOSEN PER ATRIBUT

Nilai Rata-rata

Pelayanan Terendah

1 . (RB06) Kebersihan Kamar Mandi

2. (BR03) Kerapian Ruang Kuliah

3. (FAK05) Ketersediaan Peralatan Mengajar di ruang Kuliah

3,0033,122

2,9723,115

2,944

2,584

3,1223,276 3,252 3,161 3,115 3,045 3,042

3,189 3,126 3,1643,028 3,091 3,133 3,213

3,085

0,000

0,500

1,000

1,500

2,000

2,500

3,000

3,500

BR01 BR02 BR03 BR04 BR05 BR06 BR07 BR08 BR09 BR10 BR11 BR12 BR13 BR14 BR15 BR16 BR17 BR18 BR19 BR20

RATA-RATA KEPUASAN DOSEN PER ATRIBUT

Nilai Rata-rata

Beban Kerja Dosen

Kontrak BKD

Evaluasi Kinerja Dosen

142; 47%157; 53%

Evaluasi Kinerja Dosen

TINGGI

RENDAH

Nilai rata-rata: 3,20

Ketidak Sesuaian dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan

KELUHAN REKOMENDASI PERBAIKAN

1. Layanan Fakultas

(FAK09) Tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan

oleh mahasiswa

(FAK11) Kejelasan informasi yang terkait proses surat

menyurat di Fakultas

(FAK14) Petugas memberikan perhatian terhadap mahasiswa

yang datang ke Fakultas

(FAK17) Petugas mudah ditemui oleh mahasiswa

Peningkatan layanan Fakultas melalui

Standart Mutu Pelayanan

Pemberlakuan Kebijakan Service Excelent

di masing-masing Fakultas

Pemberlakuan dan Sosialisasi ke Mahasiswa

terkait Jam Kerja

2. Layanan Kemahasiswaan

(FAK03) Kerapian Ruang Kemahasiswaan

(FAK08) Respon Petugas Fakultas terhadap keluhan yang

disampaikan oleh mahasiswa

(FAK09) Tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan

oleh mahasiswa

Pemberlakuan Jum’at Bersih untuk Unit

Layanan Kemahasiswaan

Peningkatan layanan Fakultas melalui

Standart Mutu Pelayanan

Ketidak Sesuaian dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan

KELUHAN REKOMENDASI PERBAIKAN

3. Layanan Kepuasan Pengguna

Kepuasan Pengguna Belum Dilakukan, Saat ini masih Bersifat

Parsial di Prodi masing-masing untuk Kepentingan Akreditasi

Laporan kepuasan Pengguna untuk segera dapat di buatkan

SOP dan mekanisme pengambilan data Pengguna

4. Layanan Kepuasan Dosen

(BR06) Kebersihan Kamar Mandi

(BR03) Kerapian Ruang Kuliah

(FAK05) Ketersediaan Peralatan Mengajar di Ruang Kuliah

Dilaksanakanya Pemantauan dan Evaluasi Kebersihan

Ruang Kuliah dan kamar mandi secara berkala

Koordinasi yang inten antara Fakultas dan DPAL untuk

Terjaminya ketersediaan Peralatan Kuliah

5. Hasil BKD

Dokumen Laporan BKD dan Kontrak BKD masih sangat

Rendah

Dibuatnya Sistem Informasi terintegrasi yang Mengikat

terkait Kegiatan Dosen (Workshop, Seminar, Publikasi,

Penelitaian, Abdimas dll)

Peningkatan Kesadaran Dosen untuk awareness terhadap

pengumpulan atau upload Dokumen BKD/LBKD

Ketidak Sesuaian dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan

KELUHAN REKOMENDASI PERBAIKAN

6. Evaluasi Kinerja Dosen

(Ind 2) Dosen memulai dan mengakhiri perkuliahan

tidak tepat waktu

(Ind 6) Dosen kurang Obyektifitas dan Transparansi

dalam memberikan Nilai dan Umpan Balik

(Ind 12) Dosen Kurang mampu menjadi Teladan

Dalam Sikap dan Prilaku

Dibuatkan Sistem Absen Pringer untuk

Dosen

Direktorat Akademik untuk dapat

menampilkan Nilai di SIM Mahasiswa

tidak hanya Nilai UTS dan NA

Dilakukan Pembinaan AIK di Tingkat

Universitas Maupun Fakultas secara

Berkelanjutan.

Pemenuhan Sasaran Mutu

Peningkatan Prosentase Status

Akreditasi Nasional dan Internasional

Tersedianya Sistem Informasi

Manajemen (SIM)

Audit Mutu Akademik

Internal dan

Eksternal

Implementasi dan Evaluasi Sasaran Mutu

Berbasis Risiko

Terselenggaranya pembelajaran berbasis AIK, hasil riset dan

Abdimas

Implementasi program penjaminan mutu internal dibidang akademik secara

menyeluruh, terjadwal, konsisten, dan

berkesinambungan di semua lini

Terwujudnya budaya mutu

berbasis kinerja

Persiapan ISO 9001:2015Recertivication ISO

• Prodi: Prodi Industri, Prodi Teknik

Informatika, Prodi Manajemen, Prodi Agroteknologi, Prodi TLM, Prodi MIK, Prodi PGSD

• Unit: BAU, DRPM, Perpustakaan,

BAA, Lembaga Bahasa, BPM

Certivication ISO

• Prodi PAI, PBA & P3TU

Pelaksanaan sesuai jadwal (Terlampir)

Ketersediaan dokumen: SOP dan hasil kerja,

hasil evaluasi

Ketelusuran seluruh proses di prodi/unit.

Analisis Risiko

Kondisi Fisik Fakultas dan Unit Kerja

Jadwal Pelaksanaan AMI

Tanggal Keterangan9 Agustus 2019 Sosialisai Pelaksanaan AMI ke tiap Fakultas dan Program Studi

dilakukan melalui surat edaran

9-17 Agustus 2019 Pengisian Form AMI dan Form identifikasi Resiko (bagi yang belum)

19 Agustus - 24 Agustus 2019 Asessmen Kecukupan (Desk Evaluasi) oleh Tim Auditor Internal

26 Agustus – 31 Agustus

2017

Pelaksanaan Asessmen Lapangan (Visitasi) ke tiap-tiap Prodi dan

Fakultas oleh Tim Auditor Internal

Kriteria Penilaian

Prodi yang memiliki Nilai Tertinggi belum tentu menjadi Prodi berkinerja terbaik apabila :

1. Memiliki temuan Mayor Lebih dari 1 (Satu)

2. Memiliki temuan Minor Lebih dari 3 (Tiga)

3. Untuk temuan Observasi diabaikan

Standar 1-7

139,9

127,268125,52

114,26

138,09

186,69178,68

163,85

153,001

174,66

90,01

141,37

167,544

103,6

154,9321875

142,913

171,741170,672

182,288173,044

168,27

147,65

117,7

164,9172,52 170,09

221,52

0

50

100

150

200

250

Standart 1 -7 Nilai Max

Jati Diri dan AIK

6,52

7,36

5,965,66

3,96

6,085,8

6,08 6,22

6,94

3,96

5,96

7,36

6,66

6,02

5,15,45

6,86

6,08

6,72

4,96

7,36

6,44

5,24

6,36

5,8

7,36

0

1

2

3

4

5

6

7

8

JATI DIRI DAN AIK

Jati Diri dan AIK Nilai Max

Laboratorium

8,41 8,41 8,41 8,41

0

10,47

8,99

10,44

8,859,26

0

10,98

10,15

9,439,04 9,24

8,59

9,93 10,18

8,939,51

8,33

10,0210,56

9,11

10,29

11,6

0

2

4

6

8

10

12

14

Lab Nilai Max

Hasil AMI

Jumlah Skor Total

154,83143,038139,89

128,33142,05

203,24193,47

180,37168,071

190,86

93,97

158,31

185,054

119,69

169,9921875157,253

185,781187,462198,548

188,694186,38

163,34

134,16

180,7187,99186,18

240,48

0

50

100

150

200

250

300

Jumlah Nilai Max

Perbandingan Hasil AMI Tahun

2017/2018 dan 2018/2019

0

50

100

150

200

250

2017-2018 2018-2019

Temuan Observasi

8

6

18

16

9

6

15

11

14 14

8

17

23

20

12 12

15

1

5

15

8

5

0

5

10

15

20

25

Observasi

Temuan Minor

1 1 1 1

6

2

5

7

2 2

1 1 1

3

7

2 2

0

1

2

3

4

5

6

7

8

Minor

Minor

Temuan Mayor

1 1

2

1

5

3

1

0

1

2

3

4

5

6

Mayor

Kriteria PenilaianTemuan Observasi

1. Prodi belum melakukan tracer study lulusan dan pengguna namun

bukti dokumen belum lengkap

2. Tidak ada data inventaris barang

3. Modul Praktikum tidak lengkap

4. Belum ada struktur organisasi Fakultas/Prodi

5. Tidak mendokumentasikan kegiatan Baca Al-Quran

6. Dokumen ada namun tidak lengkap

Temuan Minor

Belum membuat kisi-kisi soal ujian

Tidak ada pengukuran pemahaman visi misi Prodi

Tidak ada mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan Abdimas

Tidak ada mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan penelitian

RPS belum terintegrasi AIK

AC banyak yang tidak berfungsi baik

SOP tidak lengkap

Temuan Mayor

1. Penggantian nama Prodi yang tidak memiliki

bukti keabsahan

2. Jumlah dosen tetap hanya 1 (Satu)

3. Tidak memiliki standar mutu pelayanan

Laboratorium

4. Jumlah alat di laboratorium yang sangat

kurang dan banyak rusak

Prodi Berkinerja Terbaik dan

memenuhi Syarat Perlu

Berdassarkan SK Nomor 071/II.3.AU/02.00/B/KEP/IX/2019 :

1. Prodi Akutansi

2. Prodi Industri

3. Prodi Administrasi Publik

Identifikasi Risiko

Fakultas/Prodi yang telah menyerahkan Identifikasi Resiko :

PRODI

1. Psikologi

2. PGSD

3. Ilmu Hukum

4. Pendidikan Bahasa Inggris

5. Pendidikan TI

6. Perbankan Syariah

7. Administrasi Publik

8. Ilmu Komunikasi

9. Pendidikan IPA

FAKULTAS :

1. AGAMA ISLAM2. SAINS & TEKNOLOGI

Identifikasi Risiko

Unit kerja yang sudah mengumpulkan identifikasi resiko :

1. BPM

2. Perpustakaan

3. Pusat Bahasa

4. DKB

5. Kesekretariatan

SOP Fakultas dan Unit Kerja

Fakultas dan Unit kerja yang sudah mengumpulkan SOP :

1. BPM

2. FAI

3. LIK

4. DPSDM

5. DSTI

6. Kesekretariatan

7. TLM

8. FIKES

TERIMA KASIHSemoga Membawa Kemajuan dan Kebaikan untuk Umsida

dan Kita Semua

NotulasiSemoga Membawa Kemajuan dan Kebaikan untuk Umsida

dan Kita Semua

Notulensi1. Umpan balik identifikasi resiko dari BPM dan SPI2. Perbaikan manajemen berdasarkan masukan dari eksternal3. Perbaikan system 4. Review laporan keuangan (internal) secara keseluruhan5. Belum ada standar baku penilaian dan ketercapaian unit kerja dan fakultas6. Akses data di semua unit kerja7. Data penelitian dan abdimas mandiri oleh dosen belum bisa diakses oleh DRPM8. Persiapan ISO, terkait temuan tahun lalu, misal : inventaris barang9. Legalisasi oleh Rektor struktur organisasi, VMTS dan sasaran mutu unit kerja dan

fakultas10. Kepuasan kerjasama dengan pihak eksternal11. Evaluasi mengenai kegiatan yang masih berlangsung ketika waktu sholat12. Identifikasi layanan di masing-masing unit berbasis kuantitatif dan kepastian waktu13. Pemberlakuan dan tindak lanjut service excellent