INTRODUCTION

KM adalah suatu proses menerapkan pendekatan sistematis dalam menangkap, mengstruktur (mengelompokkan), mengelola, dan menyebarkan pengetahuan didalam organisasi agar mempermudah dalam setiap penyelesaian pekerjaan individu atau kelompok.

Tujuan KM :

Memfasilitasi jika adanya transisi, retire, dan atau resign dari anggota

Memperkecil adanya kemungkinan data yang hilang

Mengidentifikasi area kritis dan sumber oengetahuan sehingga perusahaan tahu aoa yang mereka tahu

Membangun alat dan metode agar dapat menangkap dan menyimpan pengetahuan

Pentingnya KM adalah untuk mengorganisir setiap pengetahuan yang dimiliki individu yang ada didalam organisasi agar mempermudah organisasi dalam mencarinya kembali saat dibutuhkan.

KM CYCLE

APA YANG DILAKUKAN KM?

Identifikasi pengetahuan dan sumber pengetahuan dalam organisasi

Mengubah pengetahuan dari tacit menjadi explicit melalui proses codification

Disebarkan melalui praktik, sharing, dan jaringan

Digunakan untuk decision making, problem solving, dan memilih pengaplikasian terbaik dalam setiap situasi

Disimpan sebagai tempat penyimpanan pengetahuan dalam ingatan organisasi

SIKLUS KM ZACK

Acquisition (mengumpulkan data) Refinement (menambahkan nilai ke dalam info) Storage retrieval (kategorikan) Distribution (melalui online grup atau offline) Presentation/Use

Kelebihannya adalah dalam setiap step memberikan tambahan nilai kepada pengetahuan

SIKLUS KM BUCKOWITZ

Get : mencari informasi, memastikan bahwa info yg didapatkan adalah yang dibutuhkan

Use ; mengkombinasikan infor untuk diinovasi, digunakan untuk mengambil keputusan dan menyelesaikan masalah

Learn : menjadi pengalaman untuk menciptakan keuntungan kompetitif, belajar dari pengalaman

Contribute ; memposting apa yang sudah dipelajari untuk pengetahuan umum

Assess : evaluasi aset pengetahuan yang ada untuk kebutuhan di masa depan organisasi

Build/sustain : mengembangkan pengetahuan yang ada atau mempertahankan yang lama untuk menjaga ke konsistensian organisasi

Divest : apakan pengetahuan masih bernilai untuk disimpan atau lebih baik untuk dikeluarkan

Kelebihannya adalah adanya penjelasan antara menciptkanan pengetahuan dan mengintegrasikan pengetahuan

SIKLUS KM Mc ELROY

Pada dasarnya dalam proses bisnis pengetahuan akan digunakan seperti ini :

Sesuai harapan : disimpan dan digunakan kembali Gagal : diperbaiki (melalui single loop learning) Kegagalan berturut : dibuang dan membuat

pengetahuan baru (masuk kedalam double loop learning)

Kelebihannya adalah menjelaskan secara jelas bagaimana mengevaluasi pengetahuan, dan dengan jelas memutuskan apakah pengetahuan tersebut diintegrasikan atau tidak dengan organisasi

SIKLUS KM WIIG

Build : obtain, analyze, reconstruct, codify, and organize

Hold : remembering, store in org memory, apply, archieve

Pool : coordinating, assembling, accessing and retrieveing

Use/Apply : perform task, survey, select, observe and analyze, synthesize, evaluate, decide, implement

LANGKAH UTAMA DALAM KM CYCLE

Knowledge capture / creation Knowledge sharing / dissemination Knowledge acquisition / application

KM MODELS

DATA – INFORMASI – PENGETAHUAN

Terdapat 2 bentuk pengetahuan :

Explicit knowledge : terkodifikasi, disampaikan dalam bentuk formal, mudah untuk didapatkan, disebar, disimpan, didistribusikan (buku, audio, video, dll), berisi sedikit pengetahuan.

Tacit knowledge : sulit untuk dipahami, dikomunikasikan, diterjemahkan, bersifat personal, merupakan akar dari pengetahuan.

KM MODEL adalah suatu pendekatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menggunakan pengetahuan untuk membangun kekuatan dari kompetitornya.

MODEL KM Von KROGH & ROOS

Menggunakan pendekatan epistemology organisasi dan penekanan terhadap pengetahuan yang berada pada pikiran individu dan hubungan dengan yang lain.

Model yang membedakan antara pengetahuan individu dan sosial

Mempelajari pengetahuan dari asal, dasar, sifat, dan jenis pengetahuan

Tidak ada pengetahuan tanpa orang mengetahui pengetahuan

Melalui pandangan kognitif yang berarti sistem kognitif (otak manusia atau komputer) menciptakan model tersebut.

Faktor yang menghambat kesuksesan KM :

Pemikiran individu Komunikasi didalam organisasi Struktur organisasi Hubungan antar anggota SDM

MODEL KM NONAKA & TAKEUCHI

Model pengetahuan spiral. Fokus pada pengetahuan spiral yang menjelaskan perubahan dari taci ke explicit kemudian kembali menjadi tacit lagi yang merupakan dasar dari pembelajaran dan inovasi.

Kelebihannya adalah model ini sangat simple dan mudah untuk diaplikasikan.

MODEL KM CHOO

Sense making model. Menekankan pada sense making, penciptaan pengetahuan dan pengambilan keputusan. Fokus pada bagaimana informasi tersebut diseleksi dan diaplikasikan ke setiap aktivitas di organisasi.

Tahapan utama :

Knowledge creating Sense making

Identifikasi prioritas dan memfilter informasi, membangun interpretasi, negosiasi informasi, kombinasi dgn pengalaman lain.

Decision making

Model yang dimiliki Choo ini lebih realistic dibandingkan dengan model lain, karena memperlihatkan proses yang lebih jauh seperti proses decision making.

MODEL KM WIIG

Agar dapat bermanfaat & bernilai, pengetahuan haruslah diorganisir, tergantung dari pengetahuan tersebut digunakan untuk apa.

DIMENSI pada Wiig model :

Completeness : kecocokan dan ketersedian sumber pengetahuan

Connectedness : hubungan antara objek pengetahuan yg berbeda

Congruency : konsistensi antara objek pengetahuan

Perspective & purpose : tahu untuk menggunakan dual dimension untuk mengelola pengetahuan

3 bentuk pengetahuan :

Public : explicit (buku, cd, informasi publik) Shared expertise : dipegang oleh knower &

dibagi di tempat kerja Personal : tacit, tanpa sadar digunakan setiap

hari

4 tipe pengetahuan :

Factual : data, ukuran Conceptual : konsep & pandangan Expectational : hipotesis & penilaian Methodological : alasan, strategi, pengambilan

keputusan

Level internalisasi :

1. Novice2. Beginner3. Competent4. Expert5. Master

MODEL KM BOISOT I-SPACE

Data yang terkumpul distruktur dan dipahami melalui codification & abstraction.

Divisualisasikan ke dalam 3 dimensi :

Codified – uncodified Abstract – concrete Diffused – undiffused

SOCIAL LEARNING CYCLE

Scanning Problem solving Abstraction Diffusion Absorption Impacting

MODEL COMPLEX ADAPTIVE SYSTEM

Memandang sebuah organisasi adalah suatu sistem kompleks.

Key process pada model ICAS :

Pemahaman Menciptakan ide baru Menyelesaikan permasalahan Membuat keputusan Mengambil aksi untuk mendapatkan hasil yang

diinginkan

Kelebihannya adalah penekanan pada pengetahuan individu dari para pekerja dengan kompetensi dan kapasitas yg dimiliki mereka.

KM CAPTURE & CODIFY

Capturing knowledge adalah proses menambahkan nilai ke konten asli sebuah pengetahuan. Menganalisis dan mengklarifikasi apa yang organisasi tahu dan apa yang seharusnya dibutuhkan.

KNOW – UNKNOWN MATRIX

TACIT CAPTURE IN INDIVIDUAL/GROUP

3 pendekatan untuk mengakuisisi pengetahuan yang dapat digunakan :

Interviewing expertsStructured interview, terdapat 4 teknik dalam interview terstruktur : paraphrasing, clarifying, summarizing, reflecting. Selain itu storytelling.

Learning by being toldOrang yang menginterview mengekspresikan dan memberitahukan pengetahuan yang dimilikinya, kemudian knowledge engineer akan mengklarifikasi dan memvalidasinya.

Learning by observationDilakukan dengan mengobservasi objek atau subjek yang ingin ditangkap pengetahuannya

Learning by doing

Fase knowledge acquisition :

Identification : proses mengkarakteristikan aspek permasalahan seperti peserta, sumber, tujuan, dan bahan yang tersedia

Conceptualization : menspesifikasikan konsep dan hubungan antar mereka untuk membentuk kkonseo atau knowledge map

Codification : mengubah konten yang sudah divalidasi ke bentuk explicit yang kemudian siap untuk disebarkan di organisasi

TACIT CAPTURE IN ORGANIZATION

4 bentuk knowledge azquisition di organisasi :

Grafting : perpindahan pengetahuan antar perusahaan (merger, akuisisi, aliansi)

Vicarious learning : satu perusahaan mengobservasi teknik dan prosedur perusahaan lain

Experiential learning : akuisisi pengetahuan dalam perusahaan dengan melakukan dan mempraktekannya, berdasarkan pengalaman, dan mengimporvenya

Inferential process : pembelajaran dalam perusahaan melalui interpretasi dari suatu kejadian, keadaan, perubahan, dan hasil

EXPLICIT KNOWLEDGE CODiFOCATION

Mengubah pengetahuan ke dalam bentuk eplicit agar dapat disebarkan dengan lebih mudah dan murah.

Terdapat permasalahan yang terkai tdengan kualitas hasil kodifikasi antara lain :

Keakuratan Kemampuan pemahaman Accessibility Currency – arti penting pengetahuan Kredibilitas

Teknik kodifikasi antara lain :

Cognitive maps : merepresentasikan mental model dari pengetahuan individu, memberikan bentuk kodifikasi yang baik, mode pengetahuan dapat di konstruksi oleh ahli

Decision tree : biasanya dalam bentuk flowchart, efisien dan mudah dilakukan, memberikan jalur alternative dalam membuat keputusan

Knowledge taxonomies

KM SHARING

APA YANG HARUS DILAKUKAN SAAT PENGETAHUAN SUDAH DIDAPATKAN DAN DIKELOLA MENJADI BENTUK NYATA?

Pengetahuan tersebut haruslah disebarkan keseluruh anggota, dengan semakin majunya teknologi, penyebaran pengetahuan ini semakin mudah. Permasalaannya adalah tidak semua orang memiliki kemampuan yang sama dalam memahami pengetahuan tersebut.

COMMUNITY of PRACTICE adalah sekelompok orang yang memiliki perhatian yang sama terhadap sesuatu yang dikerjakan & belajar bagaimana melakukannya dengan lebih baik sejalan dengan ineraksinya yang rutin.

SOCIAL NETWORK ANALYSIS adalah pemetaan & pengukuran terhadap hubungan antara manusia, kelompok, knower. Bersifat informal. Tujuannya untuk memahami pola interaksi antar individu dan kelompk dalam upayanya mencari informasi mengenai pekerjaan yang akan diselesaikan.

KNOWLEDGE SHARING COMMUNITY : keanggotaan yang menyadari manfaat dari aktivitas berbagi pengetahuan

antar anggota dan mengembangkan norma kepercayaan, pertukaran, dan kerjasama.

KM APPLICATION

RE-USE adalah suatu proses untuk menyimpan pengetahuan agar mudah ditemukan jika suatu saat diperlukan.

Mengapa pengetahuan disimpan ?

Mengurangin waktu penyelesaian kerja Mempertahankan standar Memudahkan karyawan baru Penghematan dari potensi pengulangan

Faktor yang mempengaruhi transfer pengetahuan :

Karakter penerima (skill, language technical) Sifat dari tugas (simple, rutin, non-rutin) Jenis pengetahuannya (explicit atau tacit)

5 kategori transfer knowledge :

Serial transfer Near transfer Far transfer Strategic Expert

Proses transfer pengetahuan

Identifikasi knowledge holder dalam organisasi Motivasi dirinya untuk berbagi pengetahuan

tersebut Mendesain mekanisme sharing untuk

memfasilitasi transfer Eksekusi rencana transfer Mmengukur untuk memastikan transfer Mengaplikasikan pengetahuan yang ditransfer

PEMANFAATAN PENGETAHUAN – INDIVIDU

Karyawan memiliki perbedaan sesuai dengan latar belakang & kemampuannya

Karakteristik individual

Kepribadian Preferensi cara terbaik untuk belajar Cara dan pola penerimaan informasi

Karakteristik individu dalam mencari sumber pengetahuan dibedakan berdasarkan :

Latar belakang pendidikan Pengalaman kerja Kemampuan berbahasa asing Kondisi masalah yang dihadapi Ketersediaan sumberdaya

TAKSONOMI BLOOM, pengetahuan terdiri dari tingkatan hirarkis, pengetahuantersulit dapat dimengerti melalui pembelajaran pengetahuan yang lebih mudah. Bloom membagi pengetahuan menjadi 3 :

Psikomotorik : ketrampilan dalam gerakan fisik, koordinasi, & penggunaan kemampuan motorik.

Persepsi, mampu menggunakan isyarat sensor Persiapan, kesiapan untuk bertindak Respon yang dipandu, mampu mengikuti petunjuk Mekanisme, melakukan pekerjaan dgn yakin Respon kompleks, melakukan aktivitas lebih

kompleks dg percaya diri Adaptasi, memodifikasi pengetahuan sesuai

kebutuhan Originalitas, menciptakan pola baru karena

pengembangan ketarmpilan

Afektif : terkait dengan perasaan, nilai, antusiasme, motivasi.

Merasakan adanya fenomena Merespon fenomena Menilai, memperlihatkan sikap Mengorganisir, membandingkan berbagai

kepentingan Internalisasi nilai, menanamkan nilai yang diyakini

Kognitif : berkaitan dengan tingkat pemahaman terhadap pengetahuan.

Mengetahui, mengingat apa yang dipelajari Merangkum, mampu mengartikan secara mandiri Menerapkan pengetahuan, mampu menerapkan

yang dipelajari Analisis, mampu identifikasi hubungan antar

bagian

Sintesis, mampu merancang bagian-bagian menjadi konsep baru

Evaluasi, mampu menilai sesuatu

TASK ANALYSIS & MODELING, mempelajari apa yang harus dikerjakan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan. Menguraikan tugas, membagi suatu tugas menjadi beberapa tingkatan

PEMANFAATAN PENGETAHUAN – ORGANISASI

Dalam aktivitas perusahaan, teknologi MP mendorong semangat pembelajaran dalam organisasi, yang nantinya akan mempengaruhi tingkat respon & fleksibilitas

Arsitekrur organisasional KM :

Data layer, menyatukan berbagai macam data yang berbeda dan menyimpannya

Process layer,mendeskripsikan logic yang menghubungkan penggunaan data dan pengguna

User interface, memberikan akses ke aset informasi perusahaan melalui process layer

KNOWLEDGE RE-USE

3 peran utama dalam knowledge re-use:

Knowledge producer, memproduksi dan dokumentasi knowledge object

Knowledge intermediary, menyiapkan pengetahuan untuk reuse

Knowledge user, retrieve, understand, apply

KNOWLEDGE REPOSITORIES

Intranet atau portal yang menyediakan rpeserve, manage dan leverage memori organisasi. Berisi konten penting yang merupakan perpaduan pengetahuan tacit & explicit, dibentuk berdasarkan pengalaman unik & bermanfaat serta know-how individu dalam organisasi

External repositories : mengumpulkan dari luar (competitor, penjual)

Internal repositories : mengumpulkan dari dalam (group discuccion, email)