Rancangan Ruang Logistik

Rumah Sakit Gigi dan Mulut

Fakultas Kedokteran Gigi

Universitas Airlangga

Oleh :

Reni Ika Cahyanti, S. Farm., Apt

Bab 1

Pendahuluan

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan (Priyambodo, 2007).

Manfaat pergudangan adalah untuk:

1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.

2. Tertatanya perbekalan kesehatan.

3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.

4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat dipertanggungjawabkan.

5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

6. Tertib administrasi (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

Syarat-syarat Gudang

Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam cara pembuatan obat yang baik (CPOB), diantaranya:

1. Harus ada prosedur tetap (Protap) yang mengatur tata cara kerja bagian gudang termasuk di dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan barang, penyimpanan, dan distribusi barang atau produk.

2. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur.

3. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut organik).

4. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status ‘karantina’ dan ‘ditolak’.

5. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area).

6. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out) (Priyambodo, 2007).

Bangunan

Area penyimpanan harus dirancang untuk memastikan kondisi penyimpanan yang baik sebagai berikut:

a. Kebersihan dan hygiene.b. Kelembaban (kelembaban relatif tidak lebih dari 60%). c. Suhu harus berada dalam batasan yang diterima (8-250C). d. Bahan dan material yang disimpan tidak boleh bersentuhan langsung

dengan lantai. e. Jarak antar bahan mempermudah pembersihan dan inspeksi. f. Pallet harus disimpan dalam kondisi yang bersih dan terawat (United

Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).

Denah Bangunan

Gudang harus mempunyai tata letak ruang yang baik untuk memudahkan penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan material dan peralatan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

Spesifikasi Gudang

Gudang di industri farmasi mempunyai spesifikasi antara lain: 1.Lantai: a.Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu dan tidak tahan terhadap tumpahan larutan bahan kimia. b.Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik berwarna putih dengan kriteria harus tahan terhadap bahan kimia dan goresan, mudah diperbaiki, memerlukan penutupan celah, keras dan tangguh, licin bila basah.

2. Pencahayaan: 200 Lux (satuan kekuatan cahaya) (BPOM, 2009).

Kapasitas Gudang

Salah satu yang sangat mempengaruhi berfungsi atau tidaknya suatu gudang adalah kapasitas gudang itu sendiri. Dalam menentukan kapasitas gudang, maka keadaan yang harus dipertimbangkan adalah keadaan maksimum. Gudang mencapai keadaan maksimum pada saat sediaan pengemas belum dipakai, terjadi

keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan datang lebih cepat (Lachman, 2008). Untuk menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi, maka diperlukan data tentang:

1. Jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode tertentu yang dilakukan.

2. Besarnya sediaan pengemas yang ditentukan. 3. Variasi lead time 4. Fluktuasi pemakaian (Lachman, 2008)

Peralatan

Peralatan yang terdapat di area penyimpanan hanya boleh digunakan untuk tujuan tertentu dan untuk kegiatan yang diperbolehkan dengan izin yang dikeluarkan oleh Departemen Pengawasan Obat (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).

Semua peralatan harus dikalibrasi dan divalidasi secara berkala termasuk alat pengatur suhu, kelembaban dan timbangan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).

Sarana penunjang yang harus ada di gudang, antara lain:a. Pallet.b. Forklift.c. Rak. d. Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin). e. Timbangan. f. Kulkas/lemari pendingin. g. Troli. h. Pest control.i. Pengatur kelembaban. j. Termometer. k. Komputer. l. Generator. m. Lemari. n. Fire extinguisher(tabung pemadam kebakaran). o. Alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan BPOM, 2006).

Administrasi Gudang

Administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan pengendalian perbekalan farmasi yang meliputi: 1. Buku Induk. 2. Kartu Stok. 3. Buku Harian Penerimaan Barang.

4. Buku Harian Pengeluaran Barang. 5. Surat Bukti Barang Masuk (SBBM). 6. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

BAB IIDENAH GUDANG LOGISTIK

RSGM FKG-UA

Keterangan :1. Lemari Pendingin2. Lemari simpan ATK3. Lemari simpan Bahan Rumah Tangga4. Lemari simpan BHP

4.1 Fast Moving4.2 Moderate Moving4.3 Slow/Death Moving

5. Lemari simpan bahan mudah terbakar (alkohol,dsb)6. Lemari simpan file7. Wastafel8. Rak Piring

2

1

34.1

4.3

4.1

4.1

4.2

4.2

5

4.3

6

6

BAB IIISTANDAR OPERASIONAL (SOP)

SIKLUS LOGISTIK RUMAH SAKIT

A. PERENCANAAN

SOP perencanaan logistik :1. Masing-masing ruangan pelayanan (departemen/user) HARUS

menyusun daftar kebutuhan dengan memperhatikan data konsumsi dan data/jumlah stok yang ada.

2. Daftar kebutuhan dikirim ke kepala logistik untuk direkap seluruh usulan ruangan-ruangan agar menjadi daftar kebutuhan logistik rumah sakit.

3. Usulan kebutuhan diolah berdasar :a. Perbandingan data pemakaian periode yang lalub. Pengurangan dengan jumlah sediaan yang ada berdasar data

stock opname.c. Perhitungan jumlah kebutuhan dengan nilai uang guna

memperkirakan alokasi anggaran yang diperlukan.4. Mengusulkan ke pengendali program berupa data kebutuhan

barang logistik rutin (umum) dan barang logistik non rutin (individu).

5. Membuat surat perintah untuk panitia penerimaan barang logistik.6. Barang individu diperoleh dengan menunjuk langsung suplier

sedangkan barang umum dapat diperoleh secara penunjukan langsung atau tender ke suplier.

PERENCANAAN

PENGHAPUSAN

PEMELIHARAAN

PENDISTRIBUSIANN

PENGANGGARAN

PENGADAAN

PENGENDALIAN

PENYIMPANA DAN PENYALURAN

7. Barang dikirim ke panitia penerimaan farmasi8. Barang yang tidak bermasalah dkirim ke gudang farmasi untuk

disalurkan atau disimpan.9. Barang yang masih bermasalah diletakkan di gudang

karantina/transit untuk diolah lebih lanjut.

B. PENGADAANC. PENERIMAAND. PENYIMPANANE. PENDISTRIBUSIANF. PEMUSNAHAN

Kepala Departemen

Panitia penerimaan

Kepala logistik

Gudang farmasi

Pengendali program

Suplier /rekanan

Pengendali pembelian

Pengendali anggaran