RANCANG BANGUN APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN

PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM

KABUPATEN SRAGEN

NASKAH PUBLIKASI

Disusun sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Studi

Strata I pada Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Komunikasi dan Informatika

Universitas Muhammadiyah Surakarta

Oleh:

Nana Futansa

L 200 080 142

Drs. Sudjalwo, M.Kom

Ady Purna Kurniawan, S.T

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

2013

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN

PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM KABUPATEN

SRAGEN

Nana Futansa

Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi dan Informatika

Universitas Muhammadiyah Surakarta

E-mail : futansanana@ymail.com

ABSTRACT

PDAM is an acronym for "Regional Water Company", PDAM has a lot of

employees who are still active. The number of employees made the required data

is also increasing rapidly, this may be one of the obstacles in the payroll

process. Payroll information systems existing today are still using the "Microsoft

Office Excel" with menginputkan formulas to be entered in each column and row,

thus making the process inefficient payroll Additionally, employee payroll data

can be accessed by anyone, so in terms of security less assured.

This final project aims to assist in the processing of payroll data Sragen

taps. Making these applications using Visual Basic 6 as a desktop application

program and MySQL as the database created specifically for Sragen PDAM

financial officer. The research process is done by searching the data through

observation and interviews. The manufacturing phase of this application is the

analysis of the old system weaknesses, data search, design, manufacture, testing,

and implementation of information systems payroll taps Sragen ..

The final result of the payroll application that was created in the form of

salary books, monthly reports containing data Sragen PDAM staff salaries as a

whole, this system shows that most employees do not use this app taps. By

looking at the results of the questionnaire 75% Treasurer stated the application is

easy to understand and operate, as well as highly effective and efficient in helping

the exchequer in terms of salary data processing.

Key word: MySQL, Payroll, Visual Basic 6.

ABSTRAKSI

PDAM merupakan singkatan dari “Perusahaan Daerah Air Minum”,

PDAM memiliki banyak pegawai yang yang masih aktif. Banyaknya pegawai

membuat data yang diperlukan juga semakin bertambah, hal ini dapat menjadi

salah satu kendala dalam proses penggajian. Sistem informasi penggajian yang

sudah ada sekarang masih menggunakan “Microsoft Office Excel” dengan

menginputkan formula-formula yang akan diinputkan pada tiap kolom dan

barisnya, sehingga membuat ketidak efisienan dalam proses penggajian Selain itu,

data gaji pegawai dapat diakses siapa saja, sehingga dalam segi keamanan kurang

terjamin.

Tugas akhir ini bertujuan untuk membantu proses pengolahan data gaji

PDAM Kabupaten Sragen. Pembuatan aplikasi ini menggunakan Visual Basic 6

sebagai program aplikasi desktop dan MySQL sebagai databasenya yang dibuat

khusus untuk petugas keuangan PDAM Kabupaten Sragen. Proses penelitian yang

dilakukan dengan mencari data-data dengan observasi dan wawancara. Tahap

pembuatan aplikasi ini yaitu analisa kelemahan sistem lama, pencarian data,

perancangan, pembuatan, pengetesan, dan implementasi dari sistem informasi

penggajian di PDAM Kabupaten Sragen..

Hasil akhir aplikasi penggajian yang telah dibuat berupa buku gaji, laporan

bulanan berisi data gaji pegawai PDAM Kabupaten Sragen secara keseluruhan,

Sistem ini menunjukan bahwa sebagian besar pegawai PDAM belum

menggunakan aplikasi ini. Dengan melihat hasil dari kuesioner 75% Bendahara

menyatakan aplikasi ini mudah dipahami dan dioperasikan, serta sangat efektif

dan efisien dalam membantu bendahara dalam hal pengolahan data gaji.

Kata Kunci : MySQL, Penggajian, Visual Basic 6.

PENDAHULUAN

Setiap Perusahaan atau Badan

Usaha selalu membutuhkan faktor

tenaga kerja manusia, dalam hal ini

adalah karyawan. Peran seorang

karyawan dalam melaksanakan

tugasnya sangat mendukung dalam

suatu pencapaian tujuan perusahaan.

Untuk itu, dibutuhkan adanya balas

jasa atau pembayaran gaji yang sesuai

bagi karyawan. Gaji merupakan hak

bagi karyawan yang telah

melaksanakan pekerjaannya. Ketentuan

umum dari sistem penggajian di

PDAM Kabupaten Sragen adalah

dibayarkan kepada mereka yang

tercatat sebagai karyawan yang syah

dalam daftar induk kepegawaian.

Mengingat pentingnya peranan

sistem penggajian, maka sistem

tersebut harus didesain dengan baik

agar dapat memberikan layanan yang

mencukupi bagi karyawan PDAM

Kabupaten Sragen. Hal ini perlu

didukung oleh sistem informasi yang

mampu menyediakan informasi secara

tepat dan akurat. Untuk mewujudkan

informasi yang demikian diperlukan

sebuah sistem yang dapat menangani

berbagai pengolahan data penggajian

dengan menggunakan teknologi

informasi. Sistem Penggajian PDAM

Kabupaten Sragen dalam melakukan

pengolahan data gaji karyawan masih

menggunakan “Microsoft Office

Excel”.

Berdasarkan latar belakang

tersebut, maka dapat dirumuskan

masalah tentang Bagaimana merancang

dan membangun sistem penggajian

karyawan di PDAM Kabupaten Sragen

dengan menggunakan bahasa

pemrograman Visual Basic 6.0 dan

MySQL.

Tujuan dari penelitian ini adalah

untuk merancang dan membangun

sistem penggajian di PDAM Kabupaten

Sragen menggunakan bahasa

pemrograman Visual Basic 6.0 dan

MySQL agar proses penggajian efektif

dan efisien, sehingga meringankan

beban kerja bagi karyawan bagian

keuangan yang melakukan pengolahan

data penggajian di PDAM Kabupaten

Sragen.

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang akan

digunakan dalam tugas akhir ini adalah

metode waterfall. Waterfall adalah

metodologi pengembangan perangkat

lunak yang mengusulkan pendekatan

kepada perangkat lunak sistematik dan

sekuensial yang mulai pada tingkat

kemajuan sistem pada seluruh analisis,

design, kode, pengujian, dan

pemeliharaan. Metode yang digunakan

dalam skripsi ini adalah metode

waterfall seperti pada gambar 1

Gambar 1 Bagan metode Waterfall

Gambaran umum dari Sistem

Penggajian di PDAM Kabupaten

Sragen adalah sebagai berikut :

Gambar 2 Gambar Kerja Sistem

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD)

yang terjadi dalam penggunaan sistem

dapat digambarkan pada gambar

dibawah ini

Gambar 3 Tampilan DFD Level 0

Dari gambar diatas

menunjukkan terjadinya proses

penggajian secara umum, dari awal

hingga akhir proses. Proses yang terjadi

yaitu karyawan bagian SDM (Sumber

Daya Manusia) meminta biodata ke

karyawan yang masih aktif. Setelah

karyawan yang masih aktif mencatat

biodata masing-masing lalu

menyerahkan biodata tersebut ke

kepala bagian keuangan. Setelah data

diperoleh lalu diolah berupa data

pribadi karyawan yang nantinya akan

dimasukkan kedalam sistem penggajian

setiap bulannya. Setelah data karyawan

masuk maka karyawan bagian

keuangan akan memproses kedalam

penggolongan data penggajian sesuai

dengan data pribadi karyawan dan

dihitung oleh bendahara lalu

diserahkan lagi ke karyawan keuangan.

Hasil dari data penghasilan disyahkan

terlebih dahulu oleh direktur utama lalu

ditransfer atau dikirim ke bank dan

menghasilkan berupa slip gaji yang

diterima oleh semua karyawan.

HASIL PENELITIAN DAN

PEMBAHASAN

Sistem Informasi Penggajian

PDAM Kabupaten Sragen dibuat

dengan menggunakan Visual Basic 6

dan pengelolaan database

menggunakan MySQL. Sebelum

melakukan pengumpulan data

dilakukan analisis kelemahan sistem

penggajian lama. Setelah itu dilakukan

penelitian dengan melakukan

wawancara dan pengumumpulan data

dengan Bendahara. Lalu dimulai tahap

perancangan sistem informasi

penggajian berbasis desktop. Pada

tahap berikutnya dilakukan pengetesan

sistem untuk mengetahui apakah sistem

itu berjalan dengan baik atau tidak, jika

belum maka akan dilakukan perbaikan

sistem tetapi jika sistem sudah berjalan

sesuai dengan yang diinginkan maka

dilakukan implementasi sistem yang

dilanjutkan dengan pembuatan laporan.

Tampilan sistem informasi

penggajian PDAM Kabupaten Sragen

dapat dilihat pada gambar 4

Gambar 4 Tampilan Sistrm Informasi

Penggajian

Penjelasan menu-menu sistem

informasi penggajian :

1) Menu File terdiri dari :

a) Menu login digunakan untuk

melakukan login atau

masuk ke sistem.

b) Menu logout digunakan untuk

melakukan keluar dari menu

utamadan akan kembali pada

default menu.

c) Menu keluar digunakan untuk

keluar dari sistem.

2) Menu pengaturan digunakan untuk

mengatur golongan, masa kerja,

jabatan, tunjangan, dan tambah

unit kerja pegawai.

a) Menu pengaturan golongan

digunakan untuk pengaturan

golongan pegawai.

b) Menu pengaturan masa

kerja digunakan untuk

pengaturan masa kerja

pegawai.

c) Menu pengaturan jabatan

digunakan untuk pengaturan

jabatan pegawai.

d) Menu pengaturan tunjangan

digunakan untuk pengaturan

tunjangan-tunjangan

pegawai.

e) Menu pengaturan tambah

unit digunakan untuk

menambah unit kerja

pegawai.

3) Menu proses data digunakan

untuk memproses data antara

lain memasukkan data,

mengubah data, melihat data,

dan memproses buku gaji

perperiode pegawai.

a) Menu tambah data pegawai

digunakan untuk menambah

data pegawai.

b) Menu ubah data pegawai

digunakan untuk mengubah

data pegawai yang terjadi

kesalahan.

c) Menu lihat data pegawai

digunakan untuk melihat

data pegawai.

d) Menu proses awal bulan

digunakan untuk mengatur

tanggal, bulan, dan tahun

untuk mencetak buku gaji

perperiode data pegawai.

4) Menu cetak laporan digunakan

untuk untuk mencetak struk gaji

dan rekapan gaji pegawai.

a) Menu cetak laporan

digunakan untuk mencetak

gaji pegawai baik secara

perorangan maupun

keseluruhan. Tampilan

menu cetak laporan dapat

dilihat pada gambar 5

Gambar 5 Menu Cetak Laporan

Gambar 6 di bawah ini

merupakan contoh struk gaji pegawai

secara perorangan.

Gambar 6 Struk Gaji

5) Menu pengaturan aplikasi

digunakan untuk mengatur

printer dan mengatur pengguna.

a) Menu pengaturan printer

digunakan untuk memilih

printer yang digunakan

untuk mencetak struk gaji

pegawai

b) Menu pengaturan pengguna

digunakan untuk menambah

daftar pengguna.

Hasil penilaian menurut

jawaban kuisioner oleh pengelola

sistem dapat dilihat pada Tabel 7

Gambar 8 Grafik Penilaian Menurut

Kuisioner oleh Pengolah Sistem

Berdasarkan grafik penilaian

pengolah sistem menggunakan

kuisioner dapat disimpulkan penilaian

umum dari program yang telah dibuat

adalah sebagai berikut :

75% user belum pernah memakai atau

melihat Aplikasi ini sebelumnya,

karena belum pernah menjumpai

aplikasi sejenis ini. 25% user sudah

melihat Aplikasi sejenis ini

sebelumnya.

(1) 75% user menyatakan bahwa

Aplikasi ini mudah dipahami, karena

sudah mengerti akan menu-menu yang

ditampilkan. 25% user belum mengerti

dikarenakan masih awam dengan

komputer.

Tabel 7 Tabel Penilaian Menurut Jawaban Kuisioner oleh Pengelola Sistem

Jawab

Kemudahan

Sistem

Tampilan

Sistem

Kejelasan

Menu

Kelengkapan

Menu Informasi

Pengolahan

Data

Keseluruhan

Sistem

Baik Cukup

baik Baik Baik

Cukup

Baik Baik

Cukup

Baik

Baik Baik Cukup

baik Baik

Cukup

Baik Baik Baik

Baik Baik Baik Cukup baik Baik Baik Baik

Baik Cukup

Baik Baik Baik Baik Baik Baik

65

70

75

80

85

Kem

ud

ahan

…Ta

mp

ilan

…K

ejel

asan

…K

elen

gkap

an …

Info

rmas

iP

engo

lah

an …

Kes

elu

ruh

an …

Rata-Rata

Rata-Rata

(2) 75% user menyatakan bahwa

Aplikasi ini jelas dan mudah

dioperasikan atau digunakan, karena

pembuat program sudah mendemokan

secara detail Aplikasi ini.

(3) 75% user lebih memilih Aplikasi

ini daripada sebelumnya, karena mudah

kelengkapan sudah dipenuhi dalam

aplikasi ini.

(4) 100% user mengatakan bahwa

Aplikasi ini sangat membantu user

untuk mengolah data pegawai, data

gaji, data tunjangan, dan data

potongan, karena lebih mudah dalam

mencari data.

KESIMPULAN

Setelah selesai melakukan

penelitian dan melalui hasil pengujian

yang telah dilakukan dapat disimpulkan

bahwa sistem informasi Penggajian di

PDAM Kabupaten Sragen dapat

membantu dalam pengolahan data gaji

pada PDAM Kabupaten Sragen,

sehingga dapat dikatakan proses

penginputan yang telah dibuat ini

tergolong mudah, cepat, dan akurat.

DAFTAR PUSTAKA

Adha, Raswin. 2008. “Sistem Informasi Penggajian Pada Pt.Surya Lagang

Ostentasi Medan”. Skripsi. STMIK ITMI.

Baridwan, Z., 2001, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan

Kelima, Edisi Ke-5, Penerbit BPFE, Yogyakarta.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: C.V

Andi Offset.

Kristanto, Harianto. 2003 . Konsep dan Perancangan Database. Edisi Ke-1,

Penerbit Gava Media, Yogyakarta: Andi offset.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ke-5, Penerbit Bagian Penerbitan Sekolah

Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Rizal, Qosidi. 2010 . “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian (Studi

Kasus Pada Biaya Tenaga Kerja) di PT. GunungPutri Agranusa Dengan

Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 Berbasis

Client Server”. Jurnal Komputerisasi Akuntansi . Universitas Komputer

Indonesia.

Rivai,Veithzal. 2005 . Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan:

Dari Teori Ke Praktik. Edisi 1-2, PT RajaGrafindo Persada. Jakarta.

Wardana,. 2005. Membuat Lima Program Dasyat di Visual Basic 6.0. Edisi Ke-1,

Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

Yuddy. 2009 . YS-Soft Labs Visual Programming . (http://ys-

soft.web.id/category/mysql) diakses tanggal 10 Maret 2012, pukul 18.00

WIB)