proses pemasukan penawaran melalui seps client
TRANSCRIPT
Proses Pemasukan Penawaran melalui SePS ClientSePS/Software Client adalah aplikasi yang dipergunakan oleh pengguna layanan
(Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa) dalam proses yang berkaitan dengan
penawaran (pemasukan penawaran dan pembukaan penawaran). Sebelum melakukan
pemasukan penawaran harga yang harus di siapkan oleh Penyedia Barang/Jasa, yaitu :
1.Komputer/PC/Laptop terinstall aplikasi program Java yang disediakan pada saat login di
website e-Procurement
2.Terdapat SePS/Software Client yang bisa didownload pada website eProcurement
3.Penyedia Barang/Jasa sudah memasukkan Data Perusahaan
4.Penyedia Barang/Jasa sudah menandatangani Pakta Integritas pada paket pekerjaan
yang diminati.
5.Penyedia Barang/Jasa harus sudah REGISTRASI PAKET PEKERJAAN
6.Semua dokumen yang disyaratkan di dokumen lelang beserta Berita Acara dan Addendum,
berbentuk softcopy dengan format image/pdf (kecuali untuk file jadwal, harus dalam bentuk
excel dengan format seperti contoh yang bisa didownload pada website e-Procurement)
7.Untuk pemberian nama file tiap tiap dokumen penawaran pada 1 paket pekerjaan tidak
boleh sama
8.Dokumen yang disyaratkan simpan dalam satu folder (folder upload), untuk mempermudah
pengambilan file, ketika akan memasukkan harga dan dokumen yang akan di upload
(dikirim)
9.Penyedia Barang/Jasa harus mempunyai IKP (Infrastuktur Kunci Publik)
IKP digunakan sebagai kunci membuka menu penawaran secara online pada portal
e-Procurement. Dengan cara upload kunci publik (secara otomatis) dan kunci
private serta passphrase. Adapun cara untuk membuat IKP dan APPROVE dapat
dilihat pada file cara IKP dan Approve.
10.Jumlah file harus sesuai dengan yang dipersyaratkan (persyaratan dokumen yang wajib)
tidak boleh kurang.
11.Memastikan jaringan pada saat proses pemasukan penawaran harus STABIL
12.Proses upload file harus memperhatikan hal sebagai berikut:
• Kapasitas file pada tiap dokumen penawaran di luar sampul maksimal 40-45 Megabyte sedangkan jumlah kapasitas file untuk total pada dokumen penawaran di dalam sampul 45 Megabyte,
• Waktu maksimal untuk proses upload 20 menit per file, jika proses upload melebihi batas waktu 20 menit per file tersebut (Failed Uploaded) maka penyedia harus mengulangi kembali proses upload file tersebut sampai muncul keterangan (Uploaded)
1
=Cara untuk Melakukan Penawaran pada SePS
Client/Software Client=
No Keterangan Gambar
1 buka SePS Client dalam rangka pemasukan
dokumen prakualifikasi dan atau pemasukan
penawaran, penyedia barang / jasa langsung klik
pada file "Penyedia.jar", yang akan
membutuhkan waktu beberapa saat karena ada
proses "inisialisasi aplikasi" pada setiap kali
membuka SePS Client untuk keperluan proses
updating file
2 Menu Login
• Lakukan login
• Masukkan username dan password
• klik “Login”
3 Menu Daftar Penawaran
• Pilih paket pekerjaan yang akan di tawar
• klik pada kolom paket pekerjaan, hingga
muncul warna biru
• klik “lanjut”
4 Menu Tahap Penawaran
• pilih tahapan yang akan dilakukan, hingga
muncul warna biru
• klik “lanjut”
2
5 Menu Load IKP
• Masukkan private key, dengan cara di
browse
• Masukkan passphrase
• Klik “Lanjut”
6 Menu Dokumen Penawaran
7 Buat folder kerja (folder kerja adalah sampul
penawaran) dalam keadaan kosong
8 • pilih dan klik salah satu deskripsi yang
akan di masukkan dalam sampul, hingga
muncul warna biru
• klik “browse”
• file yang diupload untuk setiap dokumen
yang dipersyaratkan, TIDAK BOLEH
mempunyai nama file yang sama ---->
(untuk setiap dokumen yang diupload,
nama filenya harus BERBEDA)
3
9 Pemasukan Harga
◦pilih dan klik “Penawaran (XML)”
◦klik “Browse”
◦hingga muncul “rincian Penawaran”,
masukkan data :
(1) masukkan Nomor SPH
(2) Masa Berlaku Penawaran
(3) Lama Penyelesaian Penawaran
(4) Masukkan nilai, dengan cara :
i. klik item yang akan dimasukkan
harga, hingga muncul warna
biru
ii. klik “nilai”
iii. lalu masukkan harga
(5) Untuk pengadaan silahkan isi
jadwal pelaksanaan
▪Klik “Simpan”
10 Cek pada dokumen penawaran dan folder kerja
yang telah dibuat, tergenerate dan tersimpan
secara otomatis Penawaran, SPH, SPH Detail
(khusus pengadaan terdapat tambahan Jadwal
Pelaksanaan)
11 Pemasukan Persyaratan Dokumen
▪Pilih dan klik masing masing dokumen pada
tabel, hingga muncul warna biru
▪klik “Browse”, hingga pada kolom nama file
terdapat tulisan keterangan file yang telah
dibrowsing
Lakukan proses “Browse” pada tiap persyaratan
yang ada keterangan WAJIB dengan status “YA”
4
12 ◦Penyampulan
▪Klik pada “sampul”, hingga muncul warna biru
▪klik “Encrypt”, hingga pada kolom status
terdapat keterangan zipped.
13 • Pengiriman
klik “Upload”, hingga pada kolom status terdapat
keterangan uploaded beserta muncul report
sukses pengiriman.
14 Silahkan simpan report (bukti) pengiriman anda
pada folder kerja yang telah dibuat
15 Untuk memastikan terkirim silahkan cek di
Website e-Procurement di menu:
1. penawaran pilih => pemasukan penawaran muncul
status “selesai” dan status didalamnya (pemasukan
penawaran) tiap file serta sampul muncul keterangan
“selesai”
5
16 2. Statistik => lihat apakah sudah bertambah jumlah
penawarnya setelah anda memasukkan nilai
penawarannya
17 backup isi "Folder Kerja" anda , dengan cara copy
seluruh isi folder kerja lalu buat folder kerja baru
18 Beri nama folder seperti nama pekerjaan
19 Setelah dibuat folder kerja back up silahkan
paste data di dalam folder kerja semula. Fungsi
dari back up ini adalah Apabila nanti dokumen
anda tidak dapat dibuka oleh panitia (error
decrypting/gagal mengekstrak file zip),
maka dokumen back up dapat dijadikan
sebagai bahan cross check untuk
mengetahui kondisi file terupload
== S E L E S A I ==
6
TIPS MENGECILKAN FILE IMAGE (RESIZE IMAGE)Terkait dengan proses upload dokumen penawaran melalui SePS client yang beberapa penyedia mengeluhkan lamanya proses dikarenakan kapasitas file yang besar, maka ada beberapa solusi teknis yang dapat kami berikan :
1. Untuk file yang harus discan terlebih dahulu sebelum diupload :
Terjadi hasil scan yang berupa file image dengan ukuran besar, hal ini dikarenakan pada saat proses scan menggunakan resolusi tinggi;
Oleh karena itu, scanlah dengan resolusi rendah dan kalau perlu hitam putih. Perhatikan petunjuk penggunaan scanner Anda. Atau Anda dapat melakukan resize sendiri dengan software sehingga file yang berukuran besar dapat diperkecil hingga 95%.
File yang mula-mula berukuran 3MB berkurang hingga 95% menjadi hampir 150KB. Resize dapat dilakukan dengan program PhotoResize yang dapat didownload di http://www.rw-designer.com/picture-resize . Adapun petunjuk penggunaannya adalah sebagai berikut:
➔ Download dan simpan program PhotoResize dalam Desktop ;
➔ Klik kanan pada icon program PhotoResize yang ada di Desktop, kemudian pilih Rename;
➔ Ubahlah nama program menjadi PhotoResize800H;
➔ Buka windows explorer, kemudian buka folder tempat anda meletakkan foto/image (jpeg, bmp, gif) yang ingin dikecilkan.
➔ Jangan me-maximize jendela windows explorer anda. Usahakan agar icon program Photoresize dapat terlihat jelas ;
➔ Pilih foto yang ingin anda kecilkan. Anda bisa memilih lebih dari satu foto /image (jpeg, bmp, gif) yang akan dikecilkan; Caranya: klik kiri mouse anda dari daerah “kosong” kemudian sambil tetap menahan klik kiri, geser kotak seleksi sehingga mengenai file-file yang anda inginkan. Jika file yang ingin dipilih terlihat tidak berurutan, anda dapat mengunakan cara alternatif berikut: “Tekan dan tahan tombol Ctrl pada keyboard, kemudian klik kiri satu persatu file yang anda inginkan”
➔ Langkah berikut adalah langkah terpenting. Setelah anda menseleksi file-file yang ingin dikecilkan, tarik-dan-jatuhkan (drag-and-drop) file-file tersebut ke icon program PhotoResize yang ada di desktop anda. Caranya: klik kiri mouse anda pada salah satu file yang telah diseleksi. Sambil menahan klik kiri, geser mouse menuju icon program. Setelah anda melakukan langkah ini, sebuah jendela dengan latar belakang hitam akan muncul. Ini menunjukkan bahwa program tengah bekerja.
➔ File-file foto dengan ukuran yang baru akan dihasilkan di folder yang sama, dengan nama file yang sama namun ditandai dengan akhiran “-800” .File yang dihasilkan akan berukuran sekitar 100-200 Kb sehingga mudah didistribusikan via internet.
UNTUK LANGKAH – LANGKAH LEBIH JELAS YANG DISERTAI DENGAN GAMBAR, SILAHKAN BUKA LINK http://ppi-okayama.org/arsip/panduan-mengecilkan-foto.pdf
2. Untuk file yang tidak perlu di scan (tidak dalam bentuk image), maka bentuk
file dalam pdf atau xls (untuk jadwal pelaksanaan pekerjaan).
7