PROSEDUR PENGAWASAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Umum

Pada saat melaksanakan pekerjaannya, Konsultan Pengawas terlebih dulu membuat suatu pedoman tata cara operasional pengawasan di lapangan yang dapat memenuhi kepuasan Pemberi Tugas/Pemilik sesuai dengan persyaratan dan ketentuan yang telah ditetapkan di dalam kontrak. Pedoman atau panduan operasional ini akan melibatkan semua pihak yang terlibat Iangsung dalam pelaksanaan pekerjaan hingga mencapai apa yang telah disepakati dalam kontrak.

Ruang lingkup panduan yang dibuat menyangkut penerapan Prosedur Sistem Teknis dan Administrasi sebagai salah satu bentuk pentatausahaan data/informasi dalam pelaksanaan pekerjaan yang merupakan sarana pembuktian terpenuhinya ketentuan kontrak. Standar prosedur ini diharapkan dapat menjadi standar minimal yang dilakukan dalam aktivitas pelaksanaan proyek, tetapi tidak menutup kemungkinan diadakaimya perbaikan atau tambahan demi tercapainya hasil yang bermutu.

1.2Deskripsi Proyek

Nama Pekerjaan

Nama Kegiatan

Tahun Anggaran

Lokasi

Kontraktor Pelaksana

1.3Lingkup Pekerjaan

1. . . . . .

2. . . . . .1.4

Lingkup Materi Administrasi Teknik

Hal-hal yang sering dijumpai di lapangan yang berkaitan dengan prosedur administrasi teknis pelaksanaan pekerjaan, adalah sebagai berikut:

1.Surat Ijijn Bekerja/Request Report

2.Gambar kerja/Shop Drawing

3.Jadual Pelaksanaan/Time Schedule

4.Laporan Harian/Daily Report

5.Test Laboratorium & Lapangan/Laboratory & Field Test

6. Pengajuan Material Terpasang

7. Sertifikasi Pembayaran/Payment Certificate

8.surat izin bekerja pada hari libur resmi

9.Penghentian sementara pekerjaan

1.5Struktur Organisasi

Kegiatan

Keterangan:

garis instruksi/hubungan langsung

garis koordinasi/konsultasi

Unsur-unsur yang terdapat pada organisasi adalah:

1.Pelaksana KegiatanYaitu sebagai penentu kebijakan pelaksanaan kegiatan proyek.

2.Konsultan PerencanaAdalah perusahaan yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk melaksanakan tugas-tugas konsultansi di bidang jasa perencanaan teknis bangunan beserta kelengkapannya. Konsultan Perencana dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab secara kontraktual kepada Pelaksana Kegiatan3.Konsultan Pengawas

Adalah perusahaan yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk melaksanakan tugas-tugas konsultansi dalam bidang jasa pengawasan pekerjaan konstruksi dan mempunyai wewenang untuk mengambil tindalkan yang dianggap perlu dan memutuskan pemecahan persoalan yang timbul di lapangan. Konsultan Pengawas dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab secara kontraktual kepada Pelaksana Kegiatan4.Kontraktor Pelaksana

Adalah badan hukum atau perusahaan yang menyelenggarakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan dan syarat-syarat.

BAB II.

ADMINISTRASI TEKNIS PROYEK

2.1SURAT IZIN BEKERJA/REQUEST OF WORKMekanisme pengajuan surat ijin bekerja adalah sbb:

a.Kontraktor Pelaksana

Kontraktor melalui Site Manager mengajukan Surat Ijin Bekerja/ Request Report 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan untuk satu item pekerjaan.

b.Konsultan Pengawas

Koordinator pengawas sebelum menyetujui Surat ijin Bekerja yang diajukan oleh Kontraktor, harus mendiskusikannya terlebih dahulu dengan para staf secara profesional terkait dengan pekerjaan yang dilalaksanakan,:

-Gambar diperiksa oleh Pengawas-Kondisi work site diceck oleh Inspector & Surveyor

-Material diperiksa oleh Supervisor-Dan lain-lain

c.Pihak Pengelola Proyek

Dalam hal ini Pelaksana Kegiatan, memberikan kuasanya untuk memberikan Ijin Bekerja, setelah meneliti dan berkoordinasi/ mengkonfirmasikan kebenaran apa yang telah disetujui Konsultan Pengawas dengan para stafnya, yang terkait dengan pekerjaan tersebut.

Surat ijin bekerja ini dibuat dalam 3 (tiga) rangkap, sehingga semua unsur yang terkait akan menerimanya. (lihat lampiran)

2.2GAMBAR KERJA/SHOP DRAWING

Setiap akan melaksanakan pekerjaan Kontraktor harus membuat Gambar Kerja/ shop drawing yang mengacu pada Gambar Rencana dan Spesifikasi Teknis.

Adapun unsur-unsur yang terlibat dalam proses pembuatan Gambar Kerja, adalah sebagai berikut:

- Membuat/menyusun: Kontraktor

- Memeriksa: Konsultan Pengawas

- Menyetujui: Pihak Pengelola Proyek

Isi pokok gambar kerja adalah detail pekerjaan yang ditangani, posisi, jenis dan mutu material, volume pekerjaan dan lain-lain yang dianggap perlu. Gambar Kerja minimal dibuat rangkap 3 (tiga).

2.3GAMBAR TERLAKSANA/AS BUILT DRAWING

Pada akhir masa pelaksanaan harus dibuat gambar terlaksana/as built drawing yang merupakan dasar pembayaran terakhir.

Adapun pihak-pihak yang terkait dalam pembuatan Gambar Terlaksana, adalah sebagai berikut:

- Membuat/menyusun: Kontraktor

- Memeriksa: Konsultan Pengawas

- Menyetujui: Pihak Proyek

Gambar Terlaksana/As Built Drawing hams mampu mencerminkan dengan jelas kondisi aktual semua produk dan masing-masing bagian pekerjaan yang terpasang di lapangan sesuai volume dan mutu yang telah ditentukan. As built drawing dibuat minimal dalam 3 (tiga) rangkap.

2.4JADWAL PELAKSANAAN

Jadwal pelaksanaan pekerjaan secara lengkap harus dibuat sebagi pengendalian di lapangan, sehingga dalam proses pelaksanaan yang sedang berjalan semuanya mempunyai acuan sebagai dasar untuk mengevaluasi kegiatan. Unsun yang terkait adalah:

- Menyiapkan : Kontraktor

- Memeriksa: Konsultan Pengawas

- Menyetujui: Pihak Proyek

Dokumen jadwal pelaksanaan dibuat minimal dalam 3 (tiga) rangkap.

2.5LAPORAN HARlAN

Laporan harian dibuat untuk merekam semua aktivitas pelaksanaan dan penistiwa penting, sehingga dapat dijadikan pegangan dalam pengambian keputusan. Unsur yang terlibat adalah:

- Dibuat oleh

: Kontraktor Pelaksana

- Diperiksa oleh: Konsultan Pengawas

- Diketahui oleh : Pihak Proyek

2.6TEST LARORATORIUM DAN LAPANGAN

PIhak kontraktor melaksanaKan proses pengujian dari pengambilan sample material dan pengiriman ke lembaga uji bahan yang independen atau test on site hingga pengawasan pada proses implementasi data hasil pengujian tersebut di lapangan. Pengujian harus melibatkan unsur :

- Penguji : Kontraktor/ Lembaga pengujian yang telah cliakui

- Disaksikan Konsultan Pengawas dan Pihak Proyek

Lingkup pengujian meliputi sernua aspek yang tertuang dalam spesifikasi

Dokumen hasil Test dibuat minimal dalam 3 (tiga) rangkap.

2.7SERTIFIKAT PEMBAYARAN

Setiap penagihan angsuran pembayaran dari prestasi hasil pekerjaan haru dibuatkan Serfikat Pembayaran/Payment Certificate, yang dilengkapi data pendukung yang jelas dan dipertanggung jawabkan. Unsur-unsur yang terlibat dalam proses Pembuatan sertifikat pembayaran:

- Disiapkan

: Kontralctor

- Diperiksa

: Konsultan Pengawas

- Disetujui

: Pihak Proyek/Pemilik

Isi pokok dari sertifikat meliputi hal-hal sebagaimana berikut : prestasi & volume pekerjaan yang akan ditagihkan, potongan-potongan (uang muka, retensi, tagihan sebelumnya dll), material on site.

2.8BEKERJA PADA HARI LIBUR RESMI

Setiap akan melaksanakan pekerjaan yang bersifat permanen pada hari libur resmi/malam hari/hari Minggu, kontraktor harus mengajukan ijin kepada Pelaksana Kegiatan.

Adapun unsur-unsur yang terlibat dalam proses penijinan tersebut di atas:

- Menyiapkan : Kontraktor

- Memeriksa : Konsultan Pengawas

- Menyetujui : Pihak proyek/pemilik

Isi surat ijin adalah jenis pekerjaan yang ditangani, posisi, jenis dan mutu material, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan yang dianggap perlu.

2.9PENGHENTIAN SEMENTARA PEKERJAAN

Dalam proses pelaksanaan suatu item atau tahapan pekerjaan di lapangan, harus melalui prosedur : administrasi proyek, metodologi pelaksanaan yang telah disepakati, termasuk didalamnya pengujian laboratorium dan di lapangan, yang semuanya mengacu pada dokumen pelaksanaan atau kontrak.

a.Kondisi Kesalahan Yang Fatal (Tanpa diikuti Surat Peringatan)

Apabila dalam kondisi tententu di lapangan tendapat hal-hal yang mendesak atau dituntut tindakan cepat menurut Konsultan Pengawas hal tersebut akan mengakibatkan tidak terpenuhinya persyaratan dalam Dokumen kontrak maka Konsultan Pengawas dapat mengambi langkah atau keputusan dalam bentuk Penghentian Sementara Pekeijaan, tanpa melibatkan pihak lain, tindakan ini diambil untuk menghindari teijadinya kegagalan dini kelak dari produk pekerjaan yang sedang dikerjakan. Dan selanjutnya Konsultan Pengawas akan meneruskan masalah Penghentian Sementana Pekerjaan ke Pihak Proyek/Pemiik untuk diambil tindakan.

b.Kondisi Kontraktor telah diperingatkan

Apabila dalam kondisi pelaksanaan di lapangan kontraktor telah diperingati sebanyak 3 (tiga) kali tetapi tetap melakukan kesalahan yang sama, maka Konsultan Pengawas akan memanggil General Superintendent untuk meminta pertanggungjawabannya. Dan setelah pemanggilan tersebut masih teijadi kesalahan yang sama, maka Konsultan Pengawas akan merekomendasikan penghentian pekerjaan sementara ke pihak proyek untuk diambil tindakan.

BAB III

PENGENDALIAN MUTU DAN WAKTU3.1Sasaran Mutu Proyek

Dalam hal pengendalian mutu diperlukan sasaran mutu proyek yang mengacu pada data penyimpangan yang sering terjadi pada pelaksanaan pembangunan gedung dan akan didiskusikan dengan Kontraktor Pelaksana, dimana hasilnya merupakan:

1.Jumlah defect (cacat) hasi pemeriksaan bersama dengan Kontraktor sebelum serah tenima I2. Jumlah defect hasil inspeksi bensama dengan tim proyek untuk serah terima II.

3.2 Identiflkasi Masalah Mutu dan Penanggulangannya

Di samping itu dalam mengidentifikasikan masalah mutu dan penanggulangannya dapat dituangkan dalam bentuk tabel di bawah ini:

NoIdentifikasi masalah MutuPenanggulangannyaKeterangan

Pemecahan masalah mutu dapat selalu dikoordinasikan melalui rapat proyek antara pihak proyek, kontraktor, konsultan pengawas dan dituangkan dalam notulen (form terlampir).

3.3 Registrasi Laporan Ketidaksesuaian Produk

Dapat dituangkan dalam tabel sebagai terlampir.

NoJenis ProdukUraianJumlahKeterangan

3.4. Pengendalian Waktu1. Jadual waktu dan S-Curve Contoh

2. Rencana dan Realisasi Pekerjaan

3. Rencana dan Realisasi Pemakaian alat Utama

PELAKSANA KEGIATAN

KONSULTAN PENGAWAS

KONSULTAN PERENCANA

KONTRAKTOR PELAKSANA