prosedur manual indonesian edition v2_indonesian_12 june 2014.pdf

KEMITRAAN PENDIDIKAN AUSTRALIA INDONESIA KONTRIBUSI BAGI PROGRAM PENDUKUNG SEKTOR

PENDIDIKAN (ESSP) PEMERINTAH INDONESIA

MANUAL PROSEDUR untuk

SISTEM NASIONAL PENGEMBANGAN KEPROFESIAN

TENAGA KEPENDIDIKAN

EDISI PERTAMA VERSI 2.0

JUNI 2014

Manual Procedure ini adalah dokumen aktif, yang dapat diperbarui dan direvisi sebagaimana diperlukan dengan persetujuan dari Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia.

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan __________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 i

CATATAN MANUAL PROSEDUR VERSI 2.0

Dalam Manual Prosedur yang diperbaharui ini (Versi 2.0):

Terdapat perubahan kecil mengenai perubahan istilah/terminologi yaitu perubahan istilah AusAID menjadi DFAT di bagina-bagian yang relevan

Membenarkan kesalahan-kesalahan kecil pada teks dan lampiran

Menambahkan P4TK BOE Malang sebagai Instansi Pelaksana

Memperbaharui informasi kontak Umpan Balik dan Pengaduan ProDEP

Memperbaharui Kerangka Penilaian Kinerja atau Performance Assessment Framework (PAF) (lampiran 4)

Versi yang diperbaharui ini memuat Rencana Manajemen Risiko ProDEP (Lampiran 5)

Memperbaharui format pelaporan dan perencanaan ProDEP untuk mengakomodasi kebutuhan informasi PAF yang telah diperbaharui


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................ I

DAFTAR ISTILAH ........................................................................................................................................... VIII

KATA PENGANTAR ......................................................................................................................................... XI

1. UMUM .................................................................................................................................................... 1

1.1 PENDAHULUAN .......................................................................................................................................... 1 1.2 KEMITRAAN PENDIDIKAN DAN PRIORITAS RENSTRA ........................................................................................ 1 1.3 GAMBARAN UMUM TENTANG PRODEP ......................................................................................................... 2 1.4 CAKUPAN DAN BATASAN ............................................................................................................................. 3 1.5 KERANGKA HUKUM .................................................................................................................................... 5 1.6 TATA KELOLA ............................................................................................................................................ 6 1.7 PENGELOLAAN ........................................................................................................................................... 6 1.8 PENGELOLAAN KEUANGAN DAN AUDIT ........................................................................................................... 7 1.9 MONITORING, EVALUASI DAN PELAPORAN ...................................................................................................... 7

2. PENGELOLAAN & TATA KELOLA ............................................................................................................... 9

2.1 TATA PRODEP .......................................................................................................................................... 9 2.2 MANAJEMEN .......................................................................................................................................... 10 2.3 PENGELOLAAN PRODEP DI KEMENTERIAN AGAMA (KEMENAG) ........................................................................ 13

3. PELAKSANAAN PRODEP - PENGEMBANGAN KEPROFESIAN TENAGA KEPENDIDIKAN ............................ 15

3.1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................................ 15 3.2 PROGRAM PENGEMBANGAN KAPASITAS PENDIDIKAN PEMERINTAH DAERAH (PPKPPD) ....................................... 16

Gambaran Umum Kegiatan ......................................................................................................................... 16 Tanggung-Jawab Pengelolaan ..................................................................................................................... 18 Cara Pelaksanaan ........................................................................................................................................ 19 Peserta dan Sasaran .................................................................................................................................... 19 Pelatih .......................................................................................................................................................... 20

3.3 PROGRAM PENDAMPINGAN KEPALA SEKOLAH OLEH PENGAWAS SEKOLAH (PPKSPS) ........................................... 21 Gambaran Umum Kegiatan ......................................................................................................................... 21 Tanggung-Jawab Pengelolaan ..................................................................................................................... 22 Modalitas Penyampaian .............................................................................................................................. 24 Peserta dan Sasaran .................................................................................................................................... 24 Pelatih .......................................................................................................................................................... 24

3.4 PROGRAM PENYIAPAN CALON KEPALA SEKOLAH (PPCKS) ............................................................................... 24 Gambaran Umum Kegiatan ......................................................................................................................... 24 Tanggung-Jawab Pengelolaan ..................................................................................................................... 26 Moda Penyampaian PPCKS .......................................................................................................................... 28 Peserta dan Sasaran PPCKS ......................................................................................................................... 28 Pelatih dan Asesor untuk PPCKS .................................................................................................................. 29

3.5 PENGEMBANGAN KEPROFESIAN BERKELANJUTAN UNTUK KEPALA SEKOLAH / MADRASAH (PKB KS/M) ................... 29 Gambaran Umum Kegiatan ......................................................................................................................... 29 Tanggung Jawab Pengelola ......................................................................................................................... 31 Moda Penyampaian PKB .............................................................................................................................. 33 Peserta dan Sasaran PKB ............................................................................................................................. 33 Pelatih, Mentor dan Penilai PKB .................................................................................................................. 33

4. PROSEDUR KEUANGAN ......................................................................................................................... 34

4.1 PROSEDUR REKENING KHUSUS .................................................................................................................... 34 4.2 PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PENCAIRAN REKENING KHUSUS ......................................................................... 38 4.3 PENGELUARAN YANG MEMENUHI PERSYARATAN ............................................................................................ 44

Pendahuluan ................................................................................................................................................ 44 Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan - Penjelasan ............................................................................. 44


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 iii

Pengeluaran yang Tidak Memenuhi Persyaratan ........................................................................................ 45 Anggaran Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan ................................................................................. 45 Rincian Pengeluaran yang Disetujui............................................................................................................. 46 Keharusan Melampirkan Bukti Pembayaran ............................................................................................... 48 Bunga Bank yang didapat ............................................................................................................................ 48 Biaya Bank ................................................................................................................................................... 48 Pengembalian Dana Hibah .......................................................................................................................... 48

4.4 PELAPORAN KEUANGAN ............................................................................................................................ 49 Gambaran Umum ........................................................................................................................................ 49 Format.......................................................................................................................................................... 49

4.5 TINDAK KECURANGAN DAN KORUPSI ............................................................................................................ 66 Pendahuluan ................................................................................................................................................ 66 Definisi Tindak Kecurangan .......................................................................................................................... 66 Pelaporan Tindak Kecurangan ..................................................................................................................... 67 Penyelidikan Dugaan Kecurangan ............................................................................................................... 70

5. PENGADAAN ......................................................................................................................................... 75

5.1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................................ 75 5.2 NILAI UNTUK UANG YANG DIKELUARKAN(VALUE FOR MONEY) ......................................................................... 75 5.3 RENCANA PENGADAAN ............................................................................................................................. 76 5.4 PROSES PENGADAAN ................................................................................................................................ 77 5.5 PRINSIP-PRINSIP UMUM PROSES SELEKSI TENDER .......................................................................................... 77 5.6 PRAKTEK PENGADAAN YANG TIDAK KONSISTEN .............................................................................................. 78

6. MONITORING , EVALUASI, DAN AUDIT .................................................................................................. 79

6.1 GAMBARAN UMUM.................................................................................................................................. 79 6.2 OUTCOMES (HASIL/DAMPAK) DAN OUTPUTS (KELUARAN) .............................................................................. 80 6.3 PERAN DAN TANGGUNG-JAWAB .................................................................................................................. 80 6.4 PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI ...................................................................................................... 81 6.5 PELAPORAN ............................................................................................................................................ 83 6.6 AUDIT INDEPENDEN .................................................................................................................................. 83

Pendahuluan ................................................................................................................................................ 83 Penentuan Waktu Audit Reguler.................................................................................................................. 84 Persiapan untuk Audit .................................................................................................................................. 84 Tujuan Audit ................................................................................................................................................. 85 Kegagalan menyediakan Laporan Keuangan yang Belum Diaudit .............................................................. 87

7. MEKANISME PENANGANAN UMPAN BALIK DAN KELUHAN .................................................................. 88

7.1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................................ 88 7.2 PRINSIP MEKANISME UMPAN BALIK DAN SISTEM PENANGANAN KELUHAN .......................................................... 89 7.3 INFORMASI MENGENAI PEMBERIAN UMPAN BALIK ATAU PENGAJUAN KELUHAN ................................................... 90 7.4 MEKANISME UNTUK PENANGANAN UMPAN BALIK .......................................................................................... 94 7.5 MEKANISME PENANGANAN KELUHAN – SISTEM PENANGANAN KELUHAN ........................................................... 94

Prosedur untuk Penilaian dan Penyelidikan ................................................................................................. 95 Pelaporan dan Tindak Lanjut ....................................................................................................................... 96 Penghentian Kasus ....................................................................................................................................... 97

8. PERENCANAAN DAN PELAPORAN .......................................................................................................... 99

8.1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................................ 99 8.2 RENCANA KERJA TAHUNAN ........................................................................................................................ 99 8.3 LAPORAN TAHUNAN PRODEP .................................................................................................................... 99 8.4 LAPORAN KEMAJUAN .............................................................................................................................. 100 8.5 JADWAL PERENCANAAN DAN PELAPORAN ................................................................................................... 100

9. HUBUNGAN MASYARAKAT& VISIBILITAS PROGRAM ........................................................................... 102


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 iv

10. PROTOKOL KOMUNIKASI ................................................................................................................ 103

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Perjanjian Hibah Lampiran 2 Daftar Kabupaten/Kota yang disepakati Lampiran 3 Daftar Instansi Pelaksana Lampiran 4 Konsep Dasar Kerangka Penilaian Kinerja untuk Inisiatif (ProDEP) Lampiran 5 Konsep Dasar Rencana Manajemen Resiko Lampiran 6 Formulir Pelaporan Keuangan Lampiran 7 Formulir Pelaporan Tindak Kecurangan Lampiran 8 Daftar Isian Penyelidikan Tindak Kecurangan Lampiran 9 Kerangka Acuan Kerja bagi Pejabat Penanganan Keluhan Lampiran 10 Formulir Pengajuan Keluhan Lampiran 11 Ringkasan Laporan dari Status Keluhan Lampiran 12 Formulir Pelaporan per Kuartal Lampiran 13 Formulir Pelaporan Tahunan untuk Inisiatif (ProDEP) Lampiran 14 Format Rencana Kerja Tahunan Lamoiran 15 ESSP Joint Results Framework


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 v

AKRONIM DAN SINGKATAN

AEPI Australia’s Education Partnership with Indonesia

Kemitraan Pendidikan Australia Indonesia

APBD District Budget (Local Government Budget)

Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah

APBN National Budget Anggaran Pendapatandan Belanja Negara

AUD Australian Dollar Dolar Australia

AusAID Australian Agency for International Development

Badan Australia untuk Pembangunan Internasional

Badan PSDMPK& PMP

The Board of Education and Culture Human Resources Development and Education Quality Assurance

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikandan Kebudayaan dan Penjaminan MutuPendidikan (Badan PSDMPK&PMP)

Bappenas Board of National Planning and Development

Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional

BDK MoRA Training Centres Balai Diklat Keagamaan

BEAP Basic Education Access Planning Perencanaan Akses Layanan Pendidikan Dasar (PALDIKDAS)

BOS School Operational Fund Biaya Operasional Sekolah

BPR Micro Finance Bank Bank Perkreditan Rakyat

CPD Continuing Professional Development PengembanganKeprofesianBerkelanjutan

DFAT Department of Foreign Affairs and Trade (Government of Australia)

Departemen Luar Negeri dan Perdagangan Pemerintah Australia

DPH Sub Direktorat Loan and Grant Direktorat Pinjaman dan Hibah

ECDLG Education Capacity Development for Local Government

Pengembangan Kapasitas Pendidikan bagi Pemerintah Daerah

EE Eligible Entity Instansi Pelaksana

EP Education Partnership Kemitraan Pendidikan

ESSP Education Sector Support Program Program Pendukung Sektor Pendidikan

GER Gross Enrolment Rate Angka Partisipasi Kasar(APK)

GoA Government of Australia Pemerintah Australia

GOG Governance Oversight Group Tim Pegendali dan Tata Kelola

GoI Government of Indonesia Pemerintah Indonesia

IG Inspector General Inspektur Jenderal

HRMD Human Resource Management Development (module)

Manajemen & Pengelolaan SumberDayaManusia (modul)

KKKM Madrasah Principal Working Group (for Primay and Early Childhood)

Kelompok Kerja Kepala Madrasah


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 vi

KKKS Principal Working Group (for Primary and Early Childhood)

Kelompok Kerja Kepala Sekolah

KORWAS Supervisor Coordinator Koordinator Pengawas

KPPN State Treasury Service Agency Kantor PelayananPerbendaharaan Negara

LKPP Government Institute Procurement Policy for Goods and Services

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

LPMP Education Quality Assurance Institutions

Lembaga PenjaminanMutuPendidikan

LPPKS Institute for the Development and Empowerment of School Principals

Lembaga Pengembangandan dan Pemberdayaan Kepala Sekolah

M&E Monitoring and Evaluation Monitoring dan Evaluasi

MIS Management Information System Sistem Informasi Manajemen

MKKM Madrasah Principal Working Group (for Secondary)

Musyawarah Kerja Kepala Madrasah

MKKS Principal Working Group (for Secondary)

Musyawarah Kerja Kepala Sekolah

MoEC Ministry of Education and Culture Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

MoF Ministry of Finance Kementerian Keuangan

MoHA Ministry of Home Affairs Kementerian Dalam Negeri

MoRA Ministry of Religious Affairs Kementerian Agama

NES National Education Standards Standar Nasional Pendidikan

PD Professional Development Pengembangan Keprofesian

PDP Professional Development Program Program-program Pengembangan Keprofesian (PPK)

PDNA Professional Development Needs Analysis

Analisis Kebutuhan Pengembangan Keprofesian (AKPK)

PiC Person-in-Charge Penanggung-Jawab (PENJAB)

PKN Directorateof Cash Management Direktorat Pengelolaan Kas Negara

POKJAWAS Supervisor Working Group (MoRA) Kelompok Kerja Pengawas (Kemenag)

PPP Principal Preparation Program Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS)

PPMP Centre for Education Quality Assurance

Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan

P4TK Centre for Development and Empowerment of Teachers and Education Personnel

Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik danTenagaKependidikan

POM Performance Oversight and Monitoring Pengawasan dan Monitoring Kinerja

ProDEP Professional Development for Education Personnel

Pengembangan Keprofesian untuk Tenaga Kependidikan


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 vii

Pusbang Tendik

Centre for Development of Education Personnel

Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan

RKBI Bank Statement Rekening Khusus Bank Indonesia

RM Reserve Money Uang Persediaan (UP)

SA Special Account Rekening Khusus

SPD Supervisor Professional Development Program Pendampingan Kepala

Sekolah oleh Pengawas

Sekolah (PPKSPS)

SDTOG Staff Development Technical Oversight Group

Tim Pengendali Teknis Pengembangan Kompetensi Tenaga Kependidikan

SP&FM Strategic Planning & Financial Management (module)

Rencana Strategis dan Pengelolaan Keuangan (modul)

SP2D Fund Release Order Letter Surat Perintah Pencairan Dana

TOG Technical Oversight Group Tim Pengendali Teknis

ToR Terms of Reference Kerangka Acuan Kerja

ToT Training of Trainers Pelatihan Bagi Pelatih

WA Withdrawal Application Aplikasi Penarikan Dana


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 viii

DAFTAR ISTILAH

Complaint Keluhan Sebuah ekspresi ketidakpuasan atau keluhan, yang diungkapkan dalam bentuk apa pun, tentang kualitas atau biaya pelayanan, tindakan atau tidak adanya tindakan, atau perilaku yang salah terkait dengan kegiatan atau proses Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan, dan yang dapat mempengaruhi individu, sekelompok orang atau institusi. Keluhan ini dapat menjadi indikator adanya penipuan, upaya penggelapan atau penipuan yang direncanakan.

Continuing Professional Development

Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan (PKB)

Metode pembelajaran dan pengembangan yang terencana, berkelanjutan dan sistematis, yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap profesional dari kepala sekolah dan madrasah dalam rangka meningkatkan manajemen dan kepemimpinan sekolah/madrasah.

Educational Personnel

Tenaga Kependidikan Guru dalam naungan Kemdikbud (untuk PPCKS), kepala sekolah/madrasah yang sudah menjabat, pengawas sekolah/madrasah yang sudah menjabat, personil kantor Dinas Pendidikan Kemdikbud dan Kanwil/Kantor Kemenag yang bertanggung-jawab atas dukungan pengembangan dan pengelolaan terhadap sekolah dan madrasah di provinsi dan kabupaten/kota.

Education Officials Pejabat Pendidikan Tenaga kependidikan di kabupaten dan provinsi yang bertanggung-jawab atas manajemen dan tata kelola sekolah/madrasah

Eligible Entities Instansi Pelaksana Institusi pemerintah di bawah naungan Kemdikbud yang disetujui oleh SDTOG untuk menerima dan mengelola dana Hibah yang diperuntukkan bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan Inisiatif (ProDEP).

Executing Agency Instansi Penanggungjawab Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Kebudayaan dan Penjaminan Mutu Pendidikan (Badan PSDMPK&PMP) di Kemdikbud yang memiliki tanggung jawab utama atas pengelolaan dan pelaksanaan Inisiatif (ProDEP).

Eligible Expenses Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan

Pengeluaran-pengeluaran yang dapat dibiayai dari dana Hibah, sebagaimana didefinisikan dalam Perjanjian Hibah dan Pasal 4.3 dari Manual Prosedur ini.

Feedback Umpan balik Pemberian komentar atau informasi, baik positif atau negatif, tentang kegiatan atau proses yang dapat digunakan untuk tujuan peningkatan kualitas.


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 ix

Initial Deposit Deposit Awal Dana awal yang ditempatkan pada Rekening Khusus oleh donor. Hal ini didasarkan pada permintaan yang dibuat oleh Bendahara Umum Negara atau Perwakilan Bendahara Umum Negara yang ditunjuk, untuk membayar biaya pada jangka waktu tertentu atau dalam jumlah sebagaimana ditetapkan dalam Perjanjian Hibah.

Initiative ProDEP/Initiative Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP), termasuk program-program pengembangan keprofesian dan serta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait yang telah disepakati.

Fraud or Fraudulent Activity

Kecurangan atau Tindak Kecurangan

Secara tidak jujur mendapatkan manfaat, atau menyebabkan kerugian, dengan cara penipuan atau cara lain dan termasuk dugaan penipuan, tuduhan tindak kecurangan maupun percobaan penipuan.

Learning Activities Kegiatan-Kegiatan Pembelajaran

Pelatihan atau pengalaman pengembangan keprofesian yang telah direncanakan, melalui sebuah Program Pengembangan Keprofesian yang didanai berdasarkan Perjanjian Hibah.

Per Diem Per diem Uang Harian yang dibayarkan, berdasarkan regulasi Pemerintah Indonesia, selama perjalanan dinas ke luar kota.

Professional Development Program

Program Pengembangan Keprofesian

Serangkaian kegiatan-kegiatan pembelajaran terintegrasi yang dirancang dan dilaksanakan dengan sasaran sebuah kelompok tenaga kependidikan -- PPCKS, PKB-KS/M, PPKSPS, PKPPD.

Quality Assurance Penjaminan Mutu Serangkaian system dan proses yang terkait untuk mengumpulkan, menganalisis dan melaporkan data tentang relevansi, validitas, realibilitas, efisiensi, efektifitas dan dampak dari berbagai kegiatan, proses dan sistem.

Penjaminan mutu:

menyediakan data dan informasi untuk perencanaan dan pengambilan keputusan berbasiskan bukti

mengindentifikasi bidang-bidang pencapaian dan prioritas untuk ditingkatkan

membantu membangun budaya perbaikan terus-menerus

Penjaminan Mutu berkontribusi terhadap Peningkatan Mutu

Risk Risiko

Kemungkinan suatu peristiwa atau kegiatan akan berdampak pada sebuah organisasi, yang mempengaruhi (secara negatif atau positif) pencapaian tujuan bisnis dan hasil organisasi itu.

Satker or

Work Unit

Satker (Satuan Kerja) Sebuah satuan kerja yang bertanggungjawab atas penganggaran


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 x

Social Inclusion Inklusi Sosial Sebuah masyarakat inklusi secara sosial didefinisikan sebagai masyarakat dimana semua orang merasa dihargai, perbedaan mereka dihormati, dan kebutuhan dasar mereka dipenuhi sehingga mereka dapat berpartisipasi aktif dan hidup secara terhormat.

Special Account Rekening Khusus Satu rekening yang dibuka oleh Kementerian Keuangan (Kemenkeu) Republik Indonesia semata-mata untuk tujuan menerima dana Hibah untuk Inisiatif -- Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan, dan tidak diperbolehkan menampung pendanaan dari sumber lain atau untuk peruntukan yang lain.

Value for Money Nilai manfaat Prinsip nilai manfaat uang sesuai dengan yang ada di dalam PERPRES 54/2010 dan penentuan nilai manfaat uang perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ini:

a. harga yang dibayarkan; b. kesesuaian barang atau jasa; c. mutu barang dan jasa; d. biaya yang dikeluarkan selama masa penggunaan

termasuk biaya perbaikan, pemeliharaan dan layanan;

e. sumber daya yang digunakan, kesesuaian dengan tujuan, ketepatan waktu penghantaran dan layanannya;

f. kemudahan dan kapasitas teknis dari penyedia.


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 xi

KATA PENGANTAR

Manual Prosedur ini telah dipersiapkan oleh Pemerintah Indonesia, dengan bantuan teknis dari pihak kontraktor yang dipekerjakan oleh AusAID. Manual Prosedur ini akan digunakan oleh para pejabat di tingkat Nasional, Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk melaksanakan sistem Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (disebut juga sebagai ProDEP atau Inisiatif) serta kegiatan-kegiatan pengembangan keprofesian terkait. Pengembangan keprofesian bagi para calon kepala sekolah, kepala sekolah/madrasah, pengawas, pejabat pendidikan kabupaten/kota dan provinsi ini dimaksudkan untuk meningkatkan mutu pengelolaan pendidikan di sekolah-sekolah dan madrasah-madrasah di seluruh Indonesia. Pengembangan sistem nasional bagi Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan berikut perancangan dan pelaksanaan masing-masing program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait akan didanai oleh Pemerintah Australia melalui DFAT, berdasarkan Perjanjian Hibah yang telah ditandatangani oleh kedua negara pada tanggal 4 Juli 2013. Program pengembangan keprofesian, yang akan dilaksanakan dari tahun 2014 hingga tahun 2016 diperuntukkan kurang lebih 105.000 tenaga kependidikan di seluruh provinsi di Indonesia yang mencakup 250 kabupaten/kota. Program tersebut telah dirancang untuk meningkatkan kompetensi kepala sekolah/madrasah yang telah ada dan mempersiapkan para calon kepala sekolah untuk menempati posisi kepala sekolah. Selain itu, program tersebut juga akan mengembangkan keahlian dan pengetahuan para pengawas, serta pejabat pendidikan kabupaten/kota dan provinsi, untuk memungkinkan mereka mampu mendukung kepala sekolah/madrasah dan sekolah/madrasah secara lebih efektif. Program pengembangan keprofesian ini telah dikembangkan dengan mengacu kepada beberapa peraturan pemerintah Indonesia yang terkait, termasuk Standar Nasional Pendidikan. Manual Prosedur ini memberikan gambaran umum tentang Kemitraan Pendidikan Australia Indonesia (Kemitraan Pendidikan) dan Program Pendukung Sektor Pendidikan atau Education Sector Support Program (ESSP). Di sini dijabarkan program-program pengembangan keprofesian dan ditetapkan prosedur-prosedure operasional yang berkaitan dengan persiapan dan pelaksanaan Inisiatif (ProDEP). Manual ini juga mencakup informasi tentang tata cara monitoring dan evaluasi, prosedur penanganan keluhan, dan hal-hal yang berkaitan dengan hubungan masyarakat serta visibilitas. Manual Prosedur ini akan menjadi acuan penting dalam pelaksanaan program ProDEP yang efisien dan efektif berdasarkan prinsip transparansi dan akuntabilitas. Manual ini akan membantu Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) di dalam melaksanakan program pengembangan keprofesian yang bermutu tinggi secara nasional dan akan berkontribusi pada pengembangan system yang akan memungkikan sekitar 293.000 kepala sekolah/madrasah, pengawas sekolah/madrasah, dan pejabat pendidikan kabupaten/kota untuk mengakses program pengembangan keprofesian. Manual prosedur ini adalah sebuah dokumen yang dapat diperbarui, dikaji ulang dan dapat diperbaiki. Manual Prosedur Versi 2.0 ini isinya telah diperbaharui terkait dokumen Kerangka Penilaian Kinerja atau PAF, Rencana Manajemen Risiko (RMP), dan format


_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 xii

pelaporan. Versi yang telah diperbaharui ini telah dikaji dalam pertemuan Tim Pengendali Teknis Pengembangan Kompetensi Tenaga Kependidikan atau Staff Development Technical Oversight Group (SDTOG) pada Juni 2014. Jakarta, 20 Juni 2014 Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Kebudayaan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan


_________________________________________________________________________________________ Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 1

1. UMUM

1.1 Pendahuluan

1.1.1 Dokumen ini merupakan edisi pertama dari Manual Prosedur yang berkaitan dengan Perjanjian Hibah (dilampirkan sebagai Lampiran 1) untuk mendukung Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (Professional Development for Education Personnel/ProDEP) di bawah program Kemitraan Pendidikan Australia Indonesia (Kemitraan Pendidikan), sebagai kontribusi terhadap Program Pendukung Sektor Pendidikan (ESSP).

1.1.2 Manual Prosedur ini adalah dokumen aktif yang bisa diharapkan akan terus

disempurnakan dan berkembang untuk memasukkan pembelajaran yang didapatkan dan prioritas-prioritas baru yang disepakati antara Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia. Setiap perubahan dalam dokumen tersebut harus disahkan dan disetujui oleh Tim Pengendali Teknis Pengembangan Kompetensi Tenaga Kependidikan (Staff Development Technical Oversight Group/SDTOG) sebelum bisa diberlakukan.

1.1.3 Jika ada konflik penafsiran antara Manual Prosedur ini dengan Perjanjian Hibah

untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Pendidikan (yang disebut sebagai Inisiatif atau ProDEP) atau dengan Perjanjian Subsidi Kemitraan Pendidikan, maka ketentuan pada Perjanjian Hibah tersebut (atau pada Perjanjian Subsidi, apabila demikian yang terjadi) akan dianggap sebagai yang berlaku.

1.1.4 Manual Prosedur ini ditulis dalam bahasa Inggris dan telah diterjemahkan ke dalam

Bahasa Indonesia. Jika ada konflik penafsiran antara versi Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia, maka versi Bahasa Inggris akan dianggap sebagai yang berlaku.

1.1.5 Informasi yang disajikan di dalam Manual Prosedur ini dilengkapi dengan Manual

Pengadaan, dan rincian selanjutnya terdapat pada petunjuk-petunjuk pelaksanaan, rencana dan anggaran kegiatan yang dikembangkan oleh Kemdikbud untuk mengarahkan pelaksanaan kegiatan-kegiatan ProDEP

1.2 Kemitraan Pendidikan dan Prioritas RENSTRA

1.2.1 Dana hibah sebesar lima ratus dua puluh empat juta dollar Australia (Aus $ 524.000.000) untuk Kemitraan Pendidikan bertujuan untuk membantu Pemerintah Indonesia mencapai beberapa prioritas-prioritas Rencana Strategis Pendidikan (RENSTRA) periode 2010-2014.

1.2.2 Kemitraan Pendidikan terdiri dari empat komponen:

Komponen 1: Pembangunan dan/atau perluasan sekolah menengah pertama Komponen 2: Pengelolaan sekolah dan kabupaten/kota – Mutu Pendidikan Komponen 3: Akreditasi Madrasah Komponen 4: Kemitraan Pengembangan Analisa dan Kapasitas



1.2.3 Prioritas RENSTRA utama yang akan ditargetkan dan didukung dalam ProDEP adalah sebagai berikut:

a. Peningkatan keprofesian dan kompetensi tenaga kependidikan b. Peningkatan sistem dan proses manajemen pendidikan

1.3 Gambaran Umum tentang ProDEP

1.3.1 ProDEP akan dilaksanakan dari tahun 2013 hingga 2016 dan memiliki anggaran hingga sebesar Seratus Sepuluh Juta Dolar Australia (Aus $ 110.000.000).

1.3.2 Tujuan dari ProDEP adalah untuk membantu Pemerintah Indonesia

mengembangkan sebuah sistem nasional Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP)

1.3.3 Sistem nasional pengembangan keprofesian ini dirancang untuk meningkatkan

kompetensi dan kinerja kepala sekolah/madrasah, pengawas, dan pejabat pendidikan tingkat kabupaten/kota dan provinsi yang bertanggung-jawab atas manajemen dan tata kelola sekolah/madrasah.

1.3.4 Hasil yang diharapkan dari ProDEP ini adalah: Pengelolaan sekolah dan madrasah yang lebih baik

1.3.5 Hasil dari ProDEP akan bisa dicapai dengan mewujudkan keluaran-keluaran sebagai berikut ini:

a. Sistem nasional untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan dapat dioperasionalkan dan dapat diakses dari seluruh provinsi oleh para kepala sekolah/madrasah, pengawas, serta pejabat pendidikan setempat.

b. Kepala sekolah/madrasah, pengawas, serta pejabat pendidikan kabupaten/kota (sampai dengan 250 Kabupaten/Kota lihat Lampiran 2) sudah mendaftarkan diri dan berpartisipasi dalam program pengembangan keprofesian tenaga kependidikan ini.

c. Lima belas persen (15%) peserta (tidak termasuk untuk PPCKS) berasal dari Sektor Pendidikan Madrasah

d. Kompetensi profesional kepala sekolah/madrasah, pengawas serta pejabat pendidikan telah meningkat sebagai hasil dari program pengembangan keprofesian di bawah ProDEP ini.

1.3.6 ProDEP mendukung perancangan, pengembangan, pelaksanaan dan pengevaluasian program-program pengembangan keprofesian (PPK) yang telah disepakati beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait yang melibatkan sampai dengan 250 Kabupaten/Kota di seluruh provinsi di Indonesia. Program-program pengembangan keprofesian yang dinaungi oleh ProDEP adalah sebagai berikut:



a. Program Pengembangan Kapasitas Pendidikan Pemerintah Daerah (PPKPPD) di Kabupaten/Kota and Provinsi.

b. Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS). c. Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah (PPKSPS). d. Pengembangan Keprofesian Berkelanjuta Kepala Sekolah/Madrasah (PKB

KS/M).

1.3.7 Untuk memenuhi tujuan dari program-program pengembangan keprofesian yang

didanai dalam lingkup ProDEP ini, maka yang dimaksudkan dengan Tenaga Kependidikan adalah sebagai berikut.

a. Calon kepala sekolah pada PPCKS. b. Kepala Sekolah/Madrasah c. Pengawas Sekolah/Madrasah d. Pejabat pendidikan kabupaten / kota dan provinsi yang mendukung sekolah

dan madrasah.

1.4 Cakupan dan Batasan

1.4.1 Program-program pengembangan keprofesian (PPK) beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait yang didanai dalam lingkup ProDEP ini akan dilaksanakan di kabupaten/kota terpilih sampai dengan 250 Kabupaten/Kota (lihat Lampiran 2 untuk daftar yang sudah disetujui) dari seluruh provinsi di Indonesia.

1.4.2 Selain untuk Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah, lima belas persen (15%) dari

total jumlah peserta untuk kegiatan pada Pasal 1.2.5, bagian b, c, dan d di atas adalah dari unsur Pendidikan Madrasah di bawah Kementerian Agama (Kemenag).

1.4.3 Pemilihan peserta untuk masing-masing program pengembangan keprofesian

beserta berbagai kegiatan pembelajaran terkait akan memperhatikan prioritas-prioritas RENSTRA tentang keseimbangan gender dan inklusi sosial.

1.4.4 Alokasi dana untuk program-program pengembangan keprofesian yang dinaungi

ProDEP akan dilakukan berdasarkan Alokasi Persentase Indikatif sebagaimana disajikan pada Tabel 1 dan berdasarkan alokasi-alokasi indikatif yang dimuat dalam Perjanjian Hibah.

1.4.5 Alokasi-alokasi Indikatif dapat disesuaikan atas dasar kesepakatan bersama antara

Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia.



Table 1: Alokasi Indikatif Pendanaan untuk Program Pengembangan Keprofesian, Manajemen dan

Pengadaan Program

Tahun Kategori hibah1

Pengeluaran yang Disetujui

% Alokasi dari Total

Pendanaan Tahunan1

2013

Kategori1

PPCKS 16.5%

PPKSPS 8.2%

PPKPPD 6.2%

Peserta baru PKB 62.3%

Kategori 2 Biaya manajemen dan operasional bagi tim manajemen pusat

4.3%

Kategori3 Pengadaanmateri pelatihan and paket sumberdayauntuk kegiatan-kegiatan pengembangan keprofesian yang menjadi bagian dari Program ini

1.5%

Kategori 4 Pengadaanjasa untuk mendukung pembelajaran berbasiskan jaringan, SIM dan sistem-sistem Monitoring dan Evaluasi

1.0%

2014

Kategori1

PPCKS 10.6%

PPKSPS 4.7%

PPKPPD 3.5%

PKB untuk peserta yang telah mendaftar sebelumnya 17.9%

Peserta Baru PKB 58.9%

Kategori2 Biaya manajemen dan operasional bagi tim manajemen pusat

2.5%


1.3%

Kategori4 Pengadaanjasa untuk mendukung pembelajaran berbasiskan jaringan, SIM dan sistem-sistem Monitoring dan Evaluasi

0.6%

2015

Kategori1

PPKSPS 18.2%

PKB untuk peserta yang telah mendaftar sebelumnya 29%

Peserta Baru PKB 49%

Kategori2 Biaya manajemen dan operasional bagi tim manajemen pusat

2.5%


0.5%

Kategori4 Pengadaanjasa untuk mendukung pembelajaran berbasiskan jaringan, SIM dan sistem-sistem Monitoring dan Evaluasi

0.1%



Tahun Kategori hibah1

Pengeluaran yang Disetujui

% Alokasi dari Total

Pendanaan Tahunan1

2016

Kategori1

PPKSPS 33%

PKB untuk peserta yang telah mendaftar sebelumnya 43%

Penyelesaian PKB tambahan 19%

Kategori 2 Biaya manajemen dan operasional bagi tim manajemen pusat

4.5%

Kategori 3 Pengadaanmateri pelatihan and paket sumberdayauntuk kegiatan-kegiatan pengembangan keprofesian yang menjadi bagian dari Program ini

NIL

Kategori 4 Pengadaanjasa untuk mendukung pembelajaran berbasiskan jaringan, SIM dan sistem-sistem Monitoring dan Evaluasi

0.5%

Catatan 1: Lihat Jadwal 2 Pelaksanaan Program untuk rincian pencairan dana AUD indikatif per tahun.

1.5 Kerangka Hukum

1.5.1 Ada dua perjanjian hukum tingkat tinggi terkait dengan Kemitraan Pendidikan untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan ini:

a. Perjanjian Hibah, yang mengatur dana yang akan dikucurkan langsung ke dan melalui Pemerintah Indonesia untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Pendidikan.

b. Perjanjian Subsidi, yang mengatur dana yang akan digunakan oleh DFAT untuk pengadaan kontraktor yang akan memberikan bantuan dalam bentuk natura kepada Pemerintah RI dan Kemitraan Pendidikan.

1.5.2 Perjanjian Hibah ini ditandatangani oleh Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Persemakmuran Australia pada 4 Juli 2013. Sesuai perjanjian tersebut, dana hibah hingga sebesar AUD 110 juta akan disediakan untuk mendanai program Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan. Salinan dari Perjanjian Hibah ini yang terkait dengan Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan disertakan dalam Lampiran 1.

1.5.3 Perjanjian Hibah untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan ini

dilaksanakan dalam kerangka hukum dan regulasi yang relevan dari Pemerintah Indonesia dan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, secara khusus:

a. Permendiknas No. 12 tahun 2007 tentang Standar Pengawas a. Permendiknas No. 13 tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah b. Permendiknas No. 28 tahun2010 tentangPenugasan Guru sebagai Kepala

Sekolah c. Peraturan Pemerintah No. 32 tahun 2013 tentang Perubahan Peraturan

Pemerintah No.19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan



d. Peraturan Menteri Agama (PMA) No. 2 Tahun 2012 tentang Pengawas Madrasah dan Pendidikan Agama Islam serta PMA No. 31 Tahun 2013 tentang Perubahan atas PMA No. 2 Tahun 2012

1.6 Tata Kelola

1.6.1 Tim Pengendali dan Tata Kelola (Governance and Oversight Group/GOG) akan memonitor dan menetapkan arah strategis untuk ESSP secara lebih luas (termasuk Kemitraan Pendidikan), menilai kinerja program berdasarkan RENSTRA dan Kerangka Kerja Hasil Bersama ESSP (Joint Results Framework), dan menyetujui rencana-rencana kerja yang akan didanai dari donor, dan melakukan tinjauan atas Laporan ProDEP.

1.6.2 Tim Pengendali dan Tata Kelola (GoG) akan bertemu setiap enam bulan dan terdiri

dari pejabat Eselon 1 Kemdikbud, Kemenag, Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Kementerian Keuangan (Kemenkeu), Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri), kementerian lain terkait, DFAT dan Uni Eropa. Tim ini didukung oleh Sekretariat GoG tersendiri yang berada di Biro Perencanaan dan Kerjasama Internasional di Kemdikbud.

1.6.3 Empat Tim Pengendali Teknis (Technical Oversight Groups- TOG), setiap tim

dibentuk untuk satu dari empat komponen program Kemitraan Pendidikan ini, bertugas mengawasi terlaksananya keluaran di seluruh Program Pendukung Sektor Pendidikan atau ESSP. Semua TOG akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa keluaran yang dihasilkan sudah sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang diharapkan, dengan cara yang efisien dan efektif. TOG bertemu sekali setiap tiga bulan (atau lebih sering, jika diperlukan) dan terdiri dari pejabat dari Kemdikbud, Kemenag, BAPPENAS dan kementerian terkait lainnya. Setiap TOG didukung oleh satu Sekretariat.

1.6.4 SDTOG bertanggungjawab untuk mengawasi pelaksanaan ProDEP. SDTOG akan

diketuai oleh Kepala Badan PSDMPK dan PMP (sebagai Instansi Penanggungjawab). 1.6.5 Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan (Pusbang Tendik), yang bertindak

berdasarkan wewenang dari Kepala Badan PSDMPK dan PMP selaku Instansi Penanggungjawab, akan menjadi Sekretariat SDTOG.

1.6.6 Penjelasan lebih mendetil mengenai pengaturan tata kelola ProDEP disajikan di Bab

2 Prosedur Manual ini.

1.7 Pengelolaan

1.7.1 ProDEP akan dikelola oleh Instansi Penanggungjawab dengan mendapatkan dukungan di dalam pelaksanaannya dari:

a. Pusbang Tendik b. LPMP c. P4TK



d. LPPKS.

1.7.2 Penjelasan lebih mendetil mengenai pengaturan pengelolaan ProDEP disajikan pada Bab 2 dan Bab 3 Manual Prosedur ini.

1.8 Pengelolaan Keuangan dan Audit

1.8.1 Pemerintah Indonesia (melalui Kemdikbud dan Kemenkeu) bertanggungjawab untuk menerapkan sebuah sistem pengelolaan keuangan.

1.8.2 Pemerintah Indonesia bertanggungjawab mempersiapkan laporan keuangan yang

sesuai dengan prosedur akuntansi keuangan yang telah disepakati oleh Pemerkintah Australia dan Pemerintah Indonesia (mengacu kepada Bab 4 Manual Prosedur ini).

1.8.3 Pemerintah Indonesia akan menyerahkan kepada SDTOG, sebagai bagian dari

Laporan Perkembangan Triwulan dan Laporan Tahunan ProDEP, laporan keuangan ProDEP yang belum diaudit untuk periode yang tercakup di dalam laporan tersebut.

1.8.4 GoA bertanggung jawab untuk mengambil inisiatif audit keuangan tahunan dan

tinjauan kepatuhan secara independen. GoI dapat juga melaksanakn audit sesuai dengan peraturan perundangan Republik Indonesia.

1.8.5 Rincian lebih lanjut untuk prosedur Pengelolaan dan Audit Keuangan dijelaskan

dalam Bab 4 dan Bab 6 dari Manual Prosedur ini

1.9 Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

1.9.1 Pemerintah Indonesia, melalui Instansi Penanggungjawab dan dengan bantuan teknis yang disediakan oleh Pemerintah Australia, akan mengembangkan dan menerapkan prosedur-prosedur untuk memantau pelaksanaan ProDEP (Inisiatif) berdasarkan berbagai indikator dan kriteria yang tercantum pada Perjanjian Hibah, pada Bab 6 dari Manual Prosedur ini dan di Kerangka Penilaian Kinerja atau PAF (lihat Lampiran 4).

1.9.2 Evaluasi ProDEP akan dilakukan oleh kontraktor-kontraktor independen yang

dipekerjakan oleh Pemerintah Australia. 1.9.3 Pemerintah Indonesia melalui Instansi Penanggungjawab, wajib menyusun dan

menyampaikan Laporan Kemajuan Triwulan dan Laporan Tahunan Program kepada SDTOG yang memberikan informasi tentang keikutsertaan dalam sistem nasional pengembangan keprofesian dan dampak serta efektivitas pengembangan keprofesian bagi peserta.

1.9.4 Instansi Penanggungjawab akan dibantu oleh Pusbang Tendik, LPMP, P4TK dan

LPPKS didalam melaksanakan monitoring ProDEP dan penyusunan laporan ProDEP.



1.9.5 Rincian lebih lanjut mengenai monitoring dan evaluasi serta persyaratan pelaporan disajikan pada Bab 6 dari Manual Prosedur ini.



2. PENGELOLAAN & TATA KELOLA

2.1 Tata ProDEP

2.1.1 SDTOG dibentuk sebagai struktur tata kelola dibawah GOG untuk mengawasi pelaksanaan ProDEP ini.

2.1.2 SDTOG memegang tanggungjawab utama untuk:

a. Menyetujui dan mengesahkan rencana, termasuk rencana kerja dan pengadaan, dan kebijakan yang diusulkan oleh Instansi Penanggungjawab.

b. Menyetujui laporan ProDEP yang disiapkan oleh Instansi Penanggungjawab. c. Mengawasi dan melakukan tinjauan ulang pengelolaan ProDEP. d. Mengawasi pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan dalam ProDEP. e. Mengawasi pencapaian keluaran dan dampak (output & outcome). f. Memantau pelaksanaan Perjanjian Hibah.

2.1.3 Keanggotaan SDTOG terdiri dari staf teknis terkait dari Kemdikbud, Kemenag, Bappenas, Kementerian Keuangan (Kemenkeu), Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri), Uni Eropa dan AusAID.

2.1.4 Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan (Pusbang Tendik) yang bertindak

berdasarkan wewenang dari Kepala Instansi Penanggungjawab, akan menjadi Sekretariat SDTOG. Sebagai Sekretariat, Pusbang Tendik bertanggungjawab untuk hal berikut ini.

a. Menyusun dan mendistribusikan agenda dan makalah kerja serta laporan kepada para anggota SDTOG

b. Mengumpulkan, menganalisa dan melaporkan data Indikator Kinerja c. Mengkoordinir dan mendistribusikan laporan-laporan keuangan d. Mengembangkan rancangan Rencana Kerja Tahunan dan memfinalisasi

Rencana Kerja tersebut menyusul pengesahan oleh SDTOG e. Mempersiapkan makalah dan laporan untuk Pertemuan Tinjauan Tahunan f. Mengembangkan Rencana Manajemen Risiko dan Kerangka Kerja Penilaian

Kinerja ProDEP g. Memperbarui Rencana Manajemen Risiko berdasarkan permintaan SDTOG h. Mempersiapkan permohonan bantuan teknis untuk disajikan kepada SDTOG i. Melaksanakan tanggung jawab / tugas khusus lainnya yang terkait / sesuai

dengan ProDEP.

2.1.5 SDTOG melakukan pertemuan setiap tiga bulan sekali setiap tahunnya pada saat bersamaan dengan disajikannya Laporan Perkembangan Triwulan dan/atau Laporan Tahunan ProDEP seperti yang dijelaskan pada Bab 8 Prosedur Manual ini.



2.2 Manajemen

2.2.1 Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, melalui Instansi Penanggungjawab, memegang tanggung jawab secara keseluruhan atas manajemen yang efektif terhadap ProDEP (Inisiatif) dan program-program pengembangan keprofesian (PPK) beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait yang dilaksanakan dalam naungan ProDEP.

2.2.2 Instansi Penanggungjawab akan menetapkan sistem dan proses, sesuai dengan

ketentuan-ketentuan yang ada dalam Perjanjian Hibah dan Manual Prosedur, agar dapat:

a. Mengidentifikasi prioritas-prioritas pelaksanaan ProDEP

b. Mengembangkan kebijakan ProDEP untuk dipertimbangkan oleh SDTOG

c. Mengembangkan rencana kerja-program pelaksanaan ProDEP untuk

dipertimbangkan oleh SDTOG

d. Mengelola proses pengadaan ProDEP

e. Mengajukan jumlah peserta untuk masing-masing Kabupaten/kota yang

terlibat dalam ProDEP.

f. Mengawasi dan menjamin kualitas pelaksanaan dan pengelolaan ProDEP.

g. Mengelola, memantau dan melaporkan anggaran dan pengeluaran biaya

dalam lingkup ProDEP.

h. Memantau dan mengevaluasi semua program pengembangan keprofesian

(PPK) dengan menggunakan Kerangka Penilaian Kinerja yang disepakati

i. Memberikan laporan mengenai ProDEP kepada SDTOG.

2.2.3 Pengelolaan dan pelaksanaan ProDEP dilakukan oleh Instansi-Instansi Pelaksana berikut ini, dibawah pendelegasian, petunjuk dan pengawasan Instansi Penanggungjawab.

a. Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan (Pusbang Tendik)

b. Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan

(ada 12)

c. Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP)

d. Lembaga Pengembangan dan Pemberdayaan Kepala Sekolah (LPPKS).

2.2.4 Pusbang Tendik, bertindak dengan wewenang dari dan atas nama Instansi Penanggungjawab, adalah Instansi Pelaksana yang memegang tanggung jawab utama untuk:

a. Mengembangkan perencanaan untuk program-program pengembangan

keprofesian (PPK) beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait yang telah

disepakati.

b. Mendukung pengembangan dan koordinasi pelaksanaan rencana yang

dikembangkan oleh Instansi-Instansi Pelaksana.



c. Mengalokasikan sumber daya untuk mendukung pelaksanaan program-

program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran

terkait.

d. Melakukan sertifikasi pelatih dan menyimpan dan menjaga daftar pelatih yang

telah disetujui.

e. Memantau dan menjamin mutu dari program-program pengembangan

keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait.

f. Memantau pengeluaran biaya.

g. Mempersiapkan laporan untuk SDTOG sebagaimana dipersyaratkan.

2.2.5 Untuk melaksanakan tanggung jawabnya dalam ProDEP ini, Pusbang Tendik akan menunjuk pejabat atau staf yang memiliki kualifikasi untuk bertindak sebagai orang yang memegang tanggungjawab tingkat nasional (PIC Nasional) untuk masing-masing program pengembangan keprofesian yang dinaungi ProDEP ini:

a. Program Pengembangan Kapasitas Pendidikan bagi Pemerintah Daerah

(PPKPPD)

b. Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS)

c. Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah (PPKSPS)

d. Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan Kepala Sekolah dan Madrasah (PKB

KS/M)

2.2.6 PiC Nasional yang berkantor di Pusbang Tendik akan melapor ke pimpinan Pusbang Tendik dan bertanggungjawab berikut ini.

a. Memimpin pengembangan rencana pelaksanaan program-program

pengembangan keprofesian (PPK).

b. Mengkoordinasikan strategi-strategi pelaksanaan dan pengalokasian sumber

daya.

c. Melaksanakan dan mengelola program-program pengembangan keprofesian

di tingkat nasional.

d. Berkomunikasi dan bekerjasama dengan Instansi-Instansi Pelaksana yang

bertanggungjawab atas pelaksanaan program-program pengembangan

keprofesian.

e. Melakukan koordinasi penjaminan mutu program-program pengembangan

keprofesian.

f. Memantau perkembangan dan keluaran.

g. Mengkoordinasikan penyusunan laporan tentang kemajuan dari program-

program pengembangan keprofesian.

2.2.7 Instansi Penanggungjawab, jika diperlukan, dapat membentuk kelompok atau tim kerja untuk membantu PIC menjalankan tanggung jawabnya.

2.2.8 Instansi-Instansi Pelaksana berikut ini, di bawah arahan Instansi Penanggungjawab

dan dengan bekerja sama dengan Pusbang Tendik, memegang tanggung jawab



utama untuk melaksanakan program-program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait yang didanai ProDEP:

a. Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP).

b. Lembaga Pengembangan dan Pemberdayaan Kepala Sekolah (LPPKS).

c. Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan

(P4TK).

2.2.9 Instansi-Instansi Pelaksana yang disebutkan pada 2.2.8 bertanggung jawab untuk hal berikut ini.

a. Merencanakan pelaksanaan pada tingkat lokal dari program-program

pengembangan keprofesian (PPK) beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran

terkait yang disetujui.

b. Menentukan modalitas pelaksanaan program yang paling tepat.

c. Melaksanakan PPK

d. Melakukan koordinasi, pengelolaan dan penjaminan mutu dari program-

program pengembangan keprofesian dan kegiatan-kegiatan pembelajaran

terkait.

e. Menjalin hubungan kerjasamadengan Instansi Penanggungjawab untuk

memastikan keefektifan koordinasi dan pelaksanaan dari program-program

pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait.

f. Melaksanakan pengelolaan keuangan dari program-program pengembangan

keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait yang menjadi

tanggungjawabnya.

g. Menjalin hubungan kerjasama dengan Kelompok/Musyawarah Kerja Kepala

Sekolah (KKKS / MKKS) dan kabupaten/kota.

h. Memantau kemajuan dan keluaran.

i. Memasukkan, menyimpan, mengelola dan menganalisa data tentang input,

administrasi, efektifitas dan keluaran kegiatan.

j. Melakukan pelaporan kepada Instansi Penanggungjawab.

2.2.10 Untuk memastikan koordinasi dan pelaksanaan yang efektif, maka Instansi Pelaksana akan menunjuk staf yang memiliki kualifikasi untuk bertanggungjawab atas pengelolaan program-program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait.

2.2.11 Para petugas dari LPMP, P4TK dan LPPKS seperti yang disebutkan pada 2.2.10

bertanggungjawab untuk hal berikut ini:

a. Melakukan koordinasi dan pengelolaan kegiatan pada tingkat lokal dari

masing-masing program pengembangan keprofesian.

b. Menjalin komunikasi dan bekerjasama dengan PIC nasional.



c. Menjalin komunikasi dan bekerjasama dengan kelompok-kelompok pelaksana

tingkat lokal seperti misalnya, Korwas/Pokjawas, KKKS, MKKS dan

kabupaten/kota.

d. Memantau kemajuan dan keluaran.

e. Melaporkan perkembangan kepada Instansi Penanggungjawab melalui PIC

Nasional.

2.2.12 PIC Nasional yang berkantor di Instansi Penanggungjawab dan Pejabat Pelaksana dari LPMP, P4TK dan LPPKS akan mengadakan pertemuan setidaknya setiap kuartal untuk meninjau, mengkoordinasikan dan melaporkan pelaksanaan dari program-program pengembangan keprofesian dan membantu dalam penyusunan laporan dan rencana. Jadwal rapat akan dikembangkan untuk memastikan bahwa laporan triwulanan dihasilkan sesuai dengan penjadwalan yang telah dijabarkan dalam Perjanjian Hibah dan Bab 8 Manual Prosedur ini.

2.2.13 Pemerintah Australia, melalui pihak kontraktornya, akan menyediakan bantuan

teknis untuk mendukung tugas Instansi Penanggungjawab dan PIC dalam menjalankan tanggung jawab mereka.

2.2.14 Diagram 1 menyajikan gambaran umum tentang tata kelola dan pengaturan

pengelolaan ProDEP.

2.3 Pengelolaan ProDEP di Kementerian Agama (Kemenag)

2.3.1 Kemenag akan menunjuk Penanggung-Jawab (PENJAB) di tingkat nasional dan provinsi untuk mengelola dan mengkoordinasikan peran serta keikutsertaan pegawai Kemenag dalam program-program pengembangan keprofesian (PPK) beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait.

2.3.2 PENJAB di lingkup Kementerian Agama yang ditunjuk untuk mendukung ProDEP

akan bertanggungjawab untuk:

a. Bekerja sama dengan PIC Kemdikbud untuk mengembangkan rencana di

tingkat nasional dan lokal.

b. Menjalin hubungan kerjasama dengan pejabat pada Instansi-instansi

Pelaksana yang telah ditunjuk untuk memilih peserta dari Kemenag dan

mendukung pelaksanaan dari program-program pengembangan keprofesian.

c. Menjalin komunikasi dan bekerjasama dengan pihak Kantor Kementerian

Agama kabupaten/kota dan Kanwil Kemenag terkait untuk mendukung

pelaksanaan kegiatan bagi para peserta yang berasal dari Kemenag.

d. Memantau pelaksanaan dari program-program pengembangan keprofesian,

dengan bekerja-sama dengan para pejabat Kemdikbud.

e. Menjalin hubungan kerjasama dengan para PENJAB Kemdikbud untuk

mempersiapkan laporan-laporan perkembangan.



Diagram 1: Pengaturan Pengelolaan Sistem Nasional Pengembangan KeprofesianTenaga Kependidikan

SDTOG

Badan PSDMPK & PMP Kemdikbud sebagai

Instansi Penanggungjawab

SecretarisBadan PSDMPK & PMP

Kemdikbud

LPMP PKB KS/M

PPKSPS /M

PPCKS

PPKPPD

P4TK PKB KS/M

PPKSPS /M

LPPKS PKB KS/M

PPCKS

PPKSPS /M

Pelaksanaan & Pengelolaan Lokal

Pengelolaan Nasional

Pusat Pengembangan

Tenaga Kependidikan

Key:

Line management

Coordination & management



3. PELAKSANAAN PRODEP - PENGEMBANGAN KEPROFESIAN TENAGA KEPENDIDIKAN

3.1 Pendahuluan

3.1.1 Terdapat empat (4) program pengembangan keprofesian yang dinaungi ProDEP (Inisiatif), yaitu:

a. Program Pengembangan Kapasitas Pendidikan Pemerintah Daerah.

b. Program Pendampingan Kepala Sekolah/Madrasah oleh Pengawas

Sekolah/Madrasah.

c. Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah.

d. PKB untuk Kepala Sekolah/Madrasah.

3.1.2 Setiap program pengembangan keprofesian memiliki komponen-komponent tertentu dari program tersebut. Diagram 2, 3, 4 dan 5 memberikan gambaran umum dari berbagai komponen per program pengembangan keprofesian disertai identifikasi dari masing-masing komponen yang layak didanai (eligible) di bawah Perjanjian Hibah.

3.1.3 Program-program pengembangan keprofesian (PPK) beserta kegiatan-kegiatan

pembelajaran terkait yang layak didanai dalam naungan ProDEP ini akan dilaksanakan atas nama Instansi Penanggung-jawab oleh Instansi-instansi Pelaksana sebagaimana tercantum dalam daftar di Bab 2.

3.1.4 Program-program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan

pembelajaran terkait akan dilaksanakan dengan menggunakan sejumlah modalitas berbeda seperti di bawah ini.

a. Pelaksanaan langsung (direct delivery) oleh Instansi Pelaksana, selanjutnya disebut Modalitas Langsung.

b. Pelaksanaan melalui Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota, setempat selanjutnya disebut Modalitas Disdik.

c. Pelaksanaan melalui Kelompok Kerja atau Musyawarah Kerja Kepala Sekolah, selanjutnya disebut Modalitas KK-MK.

3.1.5 Modalitas Langsung – Tiga puluh tiga LPMP, dua belas P4TK dan LPPKS akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program-program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan terkait, termasuk urusan administrasi, pencairan dan pengelolaan dana, penjaminan mutu, monitoring dan pelaporannya.

3.1.6 Modalitas Disdik – Jika pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh Disdik kabupaten/kota,

maka LPMP, P4TK dan LPPKS sebagai Instansi-instansi Pelaksana harus berkerja sama dengan Dinas Pendidikan kabupaten/kota untuk membentuk kelompok koordinasi atau kelompok kerja yang akan membantu Instansi Pelaksana terkait memenuhi tanggung-jawabanya dalam hal pengelolaan, koordinasi, monitoring dan pelaporan dari masing-masing program pengembangan keprofesian.



3.1.7 Modalitas KK-MK – KKKS (Kelompok Kerja Kepala Sekolah) atau MKKS (Musyawarah Kerja Kepala Sekolah) dapat didanai oleh Instansi-instansi Pelaksana untuk melaksanakan program-program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajarannya dalam naungan ProDEP ini.

3.1.8 Dalam Modalitas KK-MK ini, Instansi-instansi Pelaksana yang ditunjuk akan tetap

bertanggung jawab atas pengelolaan, pengawasan, pencairan dan pengelolaan dana, penjaminan mutu, monitoring dan pelaporan program-program pengembangan keprofesian yang menggunakan modalitas ini.

3.1.9 Kegiatan-kegiatan pembelajaran atau modalitas penyampaian yang baru, termasuk

metode pembelajaran on-line dan pembelajaran mandiri yang kecepatannya ditentukan sendiri, dapat dikembangkan selama masa Perjanjian Hibah. Kegiatan atau modalitas baru ini harus mendapatkan persetujuan dari Instansi Penanggung-jawab serta disahkan oleh SDTOG.

3.2 Program Pengembangan Kapasitas Pendidikan Pemerintah Daerah (PPKPPD)

Gambaran Umum Kegiatan

3.2.1 Program Pengembangan Kapasitas Pendidikan bagi Pemerintah Daerah (PPKPPD) telah dirancang untuk meningkatkan kompetensi dan kemampuan para pejabat di lingkup Dinas Pendidikan Kemdikbud dan Kanwil/Kantor Kemenag tingkat kabupaten/kota dan provinsi untuk memungkinkan mereka berkontribusi pada perbaikan mutu pengelolaan dan pembelajaran di sekolah dan madrasah. Diagram 2 memberikan gambaran umum tentang kegiatan PPKPPD ini.

3.2.2 PPKPPD memberikan kontribusi pada perbaikan sistem, proses dan kapasitas di

kabupaten/kota dan provinsi melalui pelaksanaan tiga modul:

a. Manajemen dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (MPSDM).

b. Perencanaan Strategis & Pengelolaan Keuangan (Renstra & Pengelolaan

Keuangan).

c. Perencanaan Akses Layanan Pendidikan Dasar (PALDIKDAS).



Diagram 3: Kegiatan PPKPPD

Semua modul di atas memenuhi persyaratan mendapatkan pendanaan Perjanjian Hibah

3.2.3 Semua modul harus disahkan terlebih dahulu oleh Instansi Penanggung-jawab sebelum dilaksanakan.

3.2.4 Semua modul disampaikan melalui metode lokakarya partisipatif oleh para pelatih

yang disahkan oleh Instansi Penanggung-jawab. 3.2.5 Semua pelatih MPSDM akan diikutsertakan dalam lokakarya pelatihan untuk

memperbarui ketrampilan dan pengetahuan serta untuk menetapkan satus mereka sebagai para pelatih yang sah sebelum melaksanakan penyampaian modul-modul MPSDM dalam lingkup ProDEP.

3.2.6 Modul MPSDM telah dirancang untuk dilaksanakan selama lima hari dan empat

malam dengan total waktu belajar45 jam pelajaran. 3.2.7 Modul Renstra dan Pengelolaan Keuangan telah dirancang untuk dilaksanakan

selama empat hari dan tiga malam dengan total waktu belajar 35 jam pelajaran. 3.2.8 Modul PALDIKDAS telah dirancang untuk dilaksanakan selama lima hari empat

malam dengan total waktu belajar 45 jam pelajaran.

Modul MPSDM

45 Jam Pelajaran

Modul Renstra & Pengelolaan

Keuangan

35 Jam Pelajaran

Modul PALDIKDAS

45 Jam Pelajaran

Pegawai Pendidikan

Kabupaten/Kota

Modul MPSDM dilaksanakan sebelum

PPCKS, PPKSPS dan PKB dilaksanakan

Pegawai Pendidikan Kabupaten/Kota dan

Provinsi Dilaksanakan setelah modul MPSDM, bila dimungkinkan, juga

setelah modul PALDIKDAS

Pegawai Pendidikan Kabupaten/Kota

Dilaksanakan setelah Modul MPSDM dan

mentargetkan Kabupaten/Kota yang

memiliki APK yang rendah



3.2.9 Tidak boleh mengurangi jumlah hari atau jumlah jam pelajaran di tingkat Instansi Pelaksana. Permintaan perubahan rancangan kegiatan hanya dapat dilakukan oleh Pusbangtendik dan mendapat persetujuan dari SDTOG.

3.2.10 Modul MPSDM harus diselesaikan oleh kabupaten/kota sebelum berpartisipasi

dalam modul Renstra dan Pengelolaan Keuangan dan modul PALDIKDAS, serta dalam pelaksanaan PKB Kepala Sekolah/Madrasah, PPKSPS atau PPCKS/M.

3.2.11 Jika mendapatkan persetujuan dari SDTOG, tambahan modul atau kegiatan

pembelajaran dapat dikembangkan untuk dimasukkan dalam program ini. 3.2.12 Modul-modul ini digunakan oleh LPMP, bekerja sama dengan Instansi Penanggung-

jawab, kabupaten/kota dan provinsi. 3.2.13 Dasar hukum bagi kegiatan PPKPPD adalah sebagai berikut.

a. UU No. 20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

b. UU No. 25/2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional

c. UU No. 14/2005 tentang Guru dan Dosen

d. PP No. 19/2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

e. PP No. 8/2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan

Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah

f. Perpres No.59/2012 tentang Kerangka Nasional Pengembangan Kapasitas

Pemerintah Daerah

g. Permendagri No. 54/2010 tentang Pelaksanaan PP No.8/2008 tentang

Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan

Rencana Pembangunan Daerah

h. Permendiknas No.28/2010 tentang Penugasan Guru sebagai Kepala Sekolah.

Tanggung-Jawab Pengelolaan

3.2.14 Instansi Penganggung-jawab, melalui Pusbang Tendik, bertanggung jawab untuk hal-hal di bawah ini:

a. Merancang, mengembangkan dan melakukan uji coba kegiatan-kegiatan pembelajaran untuk PPKPPD.

b. Memilih, melatih dan mensertifikasi para pelatih. c. Melakukan koordinasi perencanaan dan pelaksanaan modul secara nasional,

termasuk pemilihan kabupaten/kota. d. Mempersiapkan laporan konsolidasi mengenai pelaksanaan, efektivitas dan

dampak kegiatan.

3.2.15 LPMP bertanggung jawab untuk hal-hal di bawah ini:

a. Menyebarkan informasi tentang kegiatan pembelajaran dan modul PPKPPD ke kabupaten/kota dan provinsi.



b. Merencanakan pelaksanaan dengan bekerja sama dengan Instansi Penanggung-jawab, kabupaten/kota dan provinsi.

c. Memilih modalitas penyampaian (merujuk kepada Pasal 3.1.4) d. Memfinalisasi daftar peserta untuk tiap-tiap lokakarya. e. Memilih pelatih yang telah disahkan. f. Mengelola, memonitor dan melakukan penjaminan mutu program-program

pengembangan keprofesian (PPK) beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran yang terkait.

g. Mengelola keuangan. h. Mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data tentang administrasi,

pengelolaan keuangan, serta output dan keluaran. i. Memberikan laporan kepada Instansi Penanggung-jawab sebagaimana

disyaratkan.

3.2.16 Kabupaten/Kota bertanggung jawab untuk hal-hal di bawah ini:

a. Mengidentifikasi pegawai yang memenuhi kriteria untuk diikutsertakan dalam pengembangan keprofesian ini.

b. Membentuk kelompok koordinasi lokal untuk bekerja-sama dengan LPMP dalam merencanakan dan melaksanakan modul.

c. Mendukung pelaksanaan modul. d. Menyediakan data, informasi dan laporan kepada LPMP tentang kegiatan

pembelajaran berdasarkan permintaan. e. Memastikan peserta sudah menerapkan hasil pembelajaran di tempat kerja

mereka.

Cara Pelaksanaan

3.2.17 Pelatihan dilaksanakan dengan mengggunakan Modalitas Langsung.

Peserta dan Sasaran

3.2.18 Peserta PPKPPD untuk modul MPSDM adalah dari Dinas Pendidikan Kemdikbud dan Kantor Kemenag di tingkat kabupaten/kota (sampai dengan 250 Kabupaten/Kota) yang memiliki tanggung-jawab langsung atas pengawasan program-program pengembangan keprofesian di wilayahnya masing-masing serta yang belum pernah ikut serta dalam Lokakarya MPSDM yang dibiayai oleh Program Kemitraan. Sasaran peserta sebagai berikut:

a. Empat pejabat dari dinas pendidikan kabupaten/kota, yaitu Sekretaris Dinas, Kepala Bidang Pendidikan Dasar, Kepala Bagian Personalia/Kepegawaian dan satu orang Koordinator Pengawas pendidikan dasar.

b. Seorang pejabat dari kantor kementerian agama kabupaten/kota yaitu Kepala Seksi Pendidikan Madrasah.

3.2.19 Peserta PPKPPD untuk modul Renstra & Manajemen Keuangan adalah dari Dinas

Pendidikan Kemdikbud dan Kantor Kemenag di tingkat kabupaten/kota (sampai dengan 250 Kabupaten/Kota) yang telah dipilih untuk ikut serta di dalam PKB



Kepala Sekolah/Madrasah dan telah menyelesaikan modul MPSDM. Sasaran peserta adalah sebagai berikut:

a. Empat pejabat dari dinas pendidikan kabupaten/kota, yaitu Sekretaris Dinas, Kepala Bidang Pendidikan Dasar, Kepala Bagian Perencanaan/Program dan satu orang Koordinator Pengawas pendidikan dasar.

b. Seorang pejabat dari kantor kementerian agama kabupaten/kota yaitu Kepala Seksi Pendidikan Madrasah.

3.2.20 Peserta PPKPPD untuk PALDIKDAS adalah dari kabupaten/kota (sampai dengan 250 Kabupaten/Kota) yang telah disetujui untuk ikut serta di dalam program pengembangan keprofesian ini, dengan kriteria sebagai berikut:

a. Memiliki tanggung-jawab langsung atas pengawasan program-program keprofesian di wilayahnya.

b. Telah menyelesaikan modul pembelajaran HRMD. c. Belum pernah menyelesaikan modul PALDIKDAS di bawah Komponen 1

Kemitraan Pendidikan. d. Memiliki Angka Partisipasi Kasar (APK) yang rendah (APK < 90%).

3.2.21 Dari Kabupaten/kota yang memenuhi kriteria seperti tercantum di Pasal 3.2.20, maka para pejabat berikut ini akan menjadi sasaran:

a. Empat pejabat dinas pendidikan kabupaten/kota yaitu Sekretaris Dinas, Kepala Bidang Pendidikan Dasar, Kepala Bagian Sarana dan Peralatan, dan Kepala Bagian Perencanaan dan Program.

b. Seorang pejabat dari dari kantor kementerian agama kabupaten/kota, yaitu Kepala Seksi Pendidikan Madrasah.

3.2.22 Para pejabat pendidikan lainnya yang terkait dalam lingkungan Kemdikbud dan Kemenag dapat menjadi peserta dalam kegiatan-kegiatan PPKPPD berdasarkan persetujuan dari Instansi Penanggungjawab.

Pelatih

3.2.23 Instansi Penanggung-jawab memiliki tanggung-jawab atas Pelatihan untuk Pelatih (Training of trainers/ToT) dari modul-modul PPKPPD.

3.2.24 Instansi Penanggung-jawab akan melakukan pemeliharaan terhadap suatu daftar

para pelatih yang sah dan memberikan informasi ini kepada LPMP untuk membantu mereka merencanakan dan melaksanakan kegiatan.

3.2.25 LPMP akan bertanggung jawab mengalokasikan pelatih yang sah untuk pelatihan

PPKPPD, dengan rasio perbandingan satu pelatih akan melatih 15 (lima belas) peserta (ratio pelatih dibanding peserta -- 1:15).



3.3 Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah (PPKSPS)


3.3.1 PPKSPS mempersiapkan pengawas agar dapat memandu kepala sekolah/madrasah yang ikut-serta dalam program PKB kepala sekolah/madrasah. Gambaran tentang PPKSPS terdapat pada Diagram 3.

Diagram 3: Alur PPKSPS

Komponen di kotak abu-abu tidak dapat didanai dari Perjanjian Hibah ini

3.3.2 Pelatih PPKSPS akan dipersiapkan melalui ToT untuk pelatih. Peserta ToT ditunjuk oleh LPMP/P4TK/LPPKS. ToT ini disampaikan oleh Pelatih Nasional.

3.3.3 PPKSPS dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan In Service Learning 1, On

the Job Learning, dan In Service Learning 2 (In-On-In).

a. In-service Learning 1–dilaksanakan dalam bentuk lokakarya pelatihan tatap-muka yang dirancang selama lima hari empat malam - atau total 44 jam pelajaran.

b. On-the-Job Learning (OJL) – dilaksanakan selama periode dua minggu dimana pengawas sekolah akan melakukan penilaian kinerja kepala sekolah dan implementasi rencana tindak lanjut serta kebutuhan pembelajaran kepala sekolah binaanya di masa mendatang. Kinerja pengawas yang bersangkutan akan dimonitor oleh kordinator pengawas.

c. In-service Learning 2 – merupakan kegiatan lanjutan tatap muka yang dirancang untuk dilakukan selama tiga hari dua malam – atau total 26 jam

COORDINATION

MEETING

SELECTION OF PARTICIPANTS

(District Responsibility)

IMPLEMENTATION

In Learning 1

44 Learning Hours

ON-THE JOB LEARNING


IMPLEMENTATION

In Learning 2

26 Learning Hours

CERTIFICATION

MONITORING & EVALUATION

WORKPLACE APPLICATION




pelajaran. Pada kegiatan ini pengawas akan menyampaikan laporan hasil penilaian kinerja kepala sekolah dan analisis pengembangan keprofesian kepala sekolah binaannya.

Tidak boleh mengurangi jumlah hari atau jumlah jam pelajaran di tingkat Lembaga Pelaksana. Permintaan perubahan rancangan kegiatan hanya dapat dilakukan oleh Pusbangtendik dan mendapat persetujuan dari SDTOG.

3.3.4 Setelah berpartisipasi dalam PPKSPS, pengawas diharapkan dapat melakukan hal-

hal berikut ini:

a. Menilai kinerja kepala sekolah/madrasah binaannya.

b. Menganalisa kebutuhan pembelajaran dan pengembangan dari kepala

sekolah/madrasah binaannya.

c. Memandu kepala sekolah/madrasah yang sedang mempelajari Bahan

Pembelajaran Umum (BPU) dari PKB dalam Pelatihaan Tahap 1 atau In servis

learning-1 (In-1).

d. Membantu kepala sekolah/madrasah dalam merencanakan Pembelajaran di

Tempat Kerja atau On-the Job Learning (OJL) sebagai komponen PKB.

e. Menjadi mentor bagi kepala sekolah/madrasah, khususnya selama masa OJL.

f. Menilai pencapaian belajar dan kinerja kepala sekolah/madrasah.

3.3.5 Semua bahan pelatihan yang digunakan dalam PPKSPS harus sudah disahkan oleh Instansi Penanggung-jawab sebelum dilaksanakan.

3.3.6 PPKSPS dilaksanakan oleh para pelatih PPKSPS yang sah dengan sertifikasi dari

Instansi Penanggung-jawab. 3.3.7 Dasar hukum program PPKSPS adalah:

a. UU No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. b. PP No.19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (SNP). c. Permendiknas No.12 tahun 2007 tentang Standar Pengawas Sekolah. d. Permendiknas No.13 tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah e. Permenpan& Reformasi Birokrasi No. 21 tahun2010 tentang Jabatan

Fungsional Kepala Sekolah dan Angka Kreditnya. f. Permendiknas No. 28 tahun 2010 tentang Penugasan Guru Sebagai Kepala

Sekolah/Madrasah yang menggantikan Permendiknas No. 162 tahun 2003 tentang Panduan Penugasan Guru sebagai Kepala Sekolah.

g. Permendiknas No.35 tahun 2010 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya.

h. PMA No. 2 tahun 2012 tentang Pengawas Madrasah dan Pengawas Pendidikan Agama Islam Pada Sekolah.


3.3.8 BPSDMPK dan PMP melalui Pusbang Tendik bertanggung jawab untuk hal-hal berikut ini:



a. Mempersiapkan dan menyampaikan informasi tentang PPKSPS kepada LPMP,

P4TK dan LPPKS.

b. Mengkoordinir pengembangan rencana nasional pelaksanaan PPKSPS.

c. Mengembangkan petunjuk pelatihan untuk para pelatih (ToT) PPKSPS.

d. Melaksanakan ToT.

e. Merevisi maupun mengembangkan materi pelatihan yang baru untuk ToT

PPKSPS.

f. Mengkoordinir monitoring dan evaluasi program PPKSPS.

g. Melakukan analisis data dan sintesis M & E PPKSPS.

h. Melaporkan keefektifan pelaksanaan dan dampak PPKSPS.

i. Mengembangkan kebijakan dan peraturan untuk mendukung pelaksanaan

PPKSPS.

3.3.9 LPMP, P4TK dan LPPKS bertanggung jawab untuk hal-hal berikut ini:

a. Menyampaikan informasi tentang PPKSPS kepada kabupaten / kota.

b. Menyusun perencanaan PPKSPS.

c. Menetapkan peserta untuk masing-masing kegiatan pembelajaran atau

lokakarya.

d. Menetapkan pelatih yang telah dilatih di tingkat nasional.

e. Mengelola, memonitor dan melakukan penjaminan mutu pelaksanaan

PPKSPS.

f. Mengelola keuangan sesuai dengan ketentuan yang terdapat di dalam

manual prosedur ini.

g. Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data tentang administrasi,

pengelolaan keuangan, keluaran dan dampak PPKSPS.

h. Memberikan laporan triwulan kepada BPSDMPK dan PMP melalui Pusbang

Tendik sebagaimana dipersyaratkan dalam Bab 8 manual prosedur ini.

3.3.10 Kabupaten/Kota, melalui Dinas Pendidikan Kemdikbud dan Kantor Kemenag, bertanggung jawab untuk hal-hal berikut ini:

a. Menetapkan pengawas yang akan berpartisipasi dalam program PPKSPS yang

diselaraskan dengan rencana PKB kepala sekolah/madrasah.

b. Mendukung pelaksanaan PPKSPS.

c. Menyediakan data dan informasi kepada LPMP, P4TK dan LPPKS terkait

PPKSPS.

d. Membantu LPMP, P4TK dan LPPKS dalam penyusunan laporan yang

dipersyaratkan pada Bab 8 dari manual prosedur ini.

3.3.11 Kementerian Agama bekerjasama dengan kantor wilayah kementerian agama provinsi, bertanggung jawab untuk hal-hal berikut ini.

a. Menginformasikan program PPKSPS kepada kantor kementerian agama

kabupaten/kota.



b. Mengkoordinasikan keikutsertaan kantor kementerian agama

kabupaten/kota.

c. Mengkoordinasikan seleksi dari pengawas madrasah kabupaten/kota yang

ikut serta dalam PPKSPS.

Modalitas Penyampaian

3.3.12 PPKSPS dapat dilaksanakan dengan Modalitas Langsung.

Peserta dan Sasaran

3.3.13 Peserta akan dipilih dari kabupaten/kota (sampai dengan 250 Kabupaten/Kota) yang telah menyelesaikan modul MPSDM dan akan ikut serta dalam PKB kepala sekolah/madrasah.

3.3.14 Peserta PPKSPS adalah para pengawas sekolah yang dipilih oleh dinas pendidikan kabupaten/kota atau kantor kementerian agama kabupaten/kota.

Pelatih

3.3.15 Para pelatih PPKSPS diharuskan menyelesaikan dengan sukses sebuah program Pelatihan untuk Pelatih (ToT) yang dikelola dan dilaksanakan oleh Instansi Penanggung-jawab. ToT tersebut disampaikan oleh Para Pelatih Nasional.

3.3.16 Para Pelatih PPKSPS harus disahkan oleh Pusbang Tendik.

3.4 Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS)


3.4.1 Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS) bertujuan mempersiapkan guru agar dapat bertugas sebagai kepala sekolah di masa mendatang.

3.4.2 Kegiatan-kegiatan terkait PPCKS yang didanai dalam lingkup ProDEP adalah terdiri

dari prosedur seleksi akademis dan pelatihan-pelatihan sebagaimana diatur dalam Permendiknas No 28 tahun 2010. Gambaran tentang PPCKS dapat dilihat pada Diagram 4.



Diagram 4: Gambaran Umum tentang PPCKS

APPOINTMENT (DISTRICT

RESPONSIBILITY)

ACCEPTABILITY ASSESSMENT

(DISTRICT RESPONSIBILITY)

CERTIFICATION

IMPLEMENTATION

• In Learning 1 • On-the Job

Learning • In Learning 2

TRAINING MODALITY

SELECTION

ACADEMIC SELECTION

ADMINISTRATIVE SELECTION


RECRUITMENT & SELECTION


COORDINATION MEETING

MO

NITO

RIN

G &

EVA

LUA

TION


3.4.3 Proses seleksi administrasi dilakukan oleh kabupaten/kota dan tidak dapat didanai dari Program ProDEP ini.

3.4.4 Proses seleksi akademis serta diklat calon kepala sekolah berada di bawah

pengendalian LPPKS. 3.4.5 Seleksi akademis dirancang untuk dilakukan selama tiga hari dan dua malam (setara

dengan 30 JP). 3.4.6 Para pelatih PPCKS dipersiapkan melalui sebuah Pelatihan untuk Pelatih (ToT)

untuk Pelatih Ahli (Master Trainer) dan Asesor. ToT ini disampaikan oleh Kepala Pelatih Ahli (Lead Master Trainer) dan Kepala Asesor (Lead Asesor).

3.4.7 Kegiatan pelatihan PPCKS untuk para calon kepala sekolah akan menggunakan

pendekatan In-On-In untuk pembelajaran dalam bentuk sebagai berikut.

a. In-service Learning 1 - lokakarya pelatihan tatap muka awal dirancang untuk

diselenggarakan selama tujuh hari dan enam malam – dengan total 70 jam

pelajaran.

b. On-the-Job Learning (OJL) – diselenggarakan selama periode 3 bulan, atau

setara dengan 200 jam pelajaran.



c. In-service Learning 2 – pertemuan tatap muka lanjutan dan penilaian yang

dirancang sebagai kegiatan selama 3 hari dan 2 malam, dengan total 30 jam

pelajaran.

Tidak boleh mengurangi jumlah hari atau jumlah jam pelajaran di tingkat Instansi Pelaksana. Permintaan perubahan rancangan kegiatan hanya dapat dilakukan oleh Pusbangtendik dan mendapat persetujuan dari SDTOG.

3.4.8 Semua materi pelatihan yang akan digunakan dalam PPCKS harus disetujui oleh

Instansi Penanggung-jawab sebelum digunakan.


3.4.9 LPPKS menjadi Instansi Pelaksana dan menerima pendelegasian tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pengelolaan PPCKS secara efektif.

3.4.10 LPPKS melapor kepada dan bekerja sama dengan Instansi Penanggung-jawab serta

bertanggung jawab untuk hal-hal di bawah ini:

a. Menyebarkan informasi tentang PPCKS kepada kabupaten/kota dan calon-calon yang potensial.

b. Memastikan kabupaten/kota memahami tanggung jawab mereka terkait dengan PPCKS.

c. Mempersiapkan, menyetujui dan mendukung, serta melakukan sertifikasi Master Trainer dan Penilai/Asesor.

d. Mempersiapkan dan memvalidasi instrumen penilaian potensi kepemimpinan dan makalah kepemimpinan.

e. Memberikan bantuan teknis bagi LPMP dan kabupaten/kota dalam menyusun proyeksi kebutuhan kepala sekolah 2 (dua) tahunan.

f. Mempersiapkan para field monitor (pemantau lapangan) untuk melakukan monitoring dan evaluasi.

g. Mempersiapkan materi dan instrumen penilaian pelatihan. h. Menjalin hubungan kerjasama dengan LPMP terkait dengan pemilihan dan

penyampaian program. i. Memilih kabupaten/kota untuk berpartisipasi dalam PPCKS. j. Mempersiapkan rencana pelaksanaan PPCKS dengan menjalin hubungan

dengan kabupaten/kota. k. Memverifikasi hasil seleksi administrasi para calon bersama dengan LPMP

untuk Modalitas LPMP. l. Melakukan seleksi akademis sesuai kewenangannya. m. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan calon kepala sekolah. n. Memberikan bantuan teknis kepada LPMP dalam pelaksanaan PPCKS. o. Mengelola keuangan PPCKS sesuai dengan kewenangannya. p. Melakukan penjaminan mutu pelaksanaan PPCKS. q. Memverifikasi laporan PPCKS yang dilakukan oleh LPMP. r. Menyiapkan dan mendistribusikan sertifikat kepala sekolah ber-Nomor Unik

Kepala Sekolah (NUKS) untuk para kandidat yang berhasil.



s. Memasukkan, menyimpan, dan mengelola data administrasi dan monitoring serta evaluasi untuk PPCKS.

t. Menyusun laporan untuk Instansi Penanggung-jawab . u. Berkontribusi untuk pengembangan kebijakan dan praktek PPCKS bersama

Instansi Penanggung-jawab.

3.4.11 LPMP melaksanakan PPCKS sesuai kewenangannya dengan mendapatkan bantuan teknis dari LPPKS.

3.4.12 Jika LPMP adalah pihak yang melaksanakan seleksi akademis atau diklat calon

kepala sekolah, maka LPMP bertanggung jawab untuk hal-hal berikut ini:

a. Melakukan koordinasi dan bekerjasama dengan kabupaten/kota terpillih dalam merencanakan kegiatan PPCKS.

b. Memastikan kabupaten/kota memahami tanggung jawab mereka terkait dengan PPCKS.

c. Menyusun rencana pelaksanaan PPCKS yang dilakukan bersama dengan kabupaten/kota terpilih.

d. Memberi bantuan teknis kepada kabupaten/kota dalam menyusun proyeksi kebutuhan kepala sekolah untuk 2 (dua) tahun mendatang.

e. Memverifikasi hasil seleksi administrasi di kabupaten/kota yang melaksanakan dan menyerahkan hasilnya tersebut ke LPPKS.

f. Melakukan seleksi akademis di bawah pengawasan LPPKS. Seleksi akademis dipimpin oleh seorang lead assessor yang telah bersertifikat.

g. Menyerahkan hasil seleksi akademis kepada kabupaten/kota sasaran dan kepada LPPKS.

h. Bersama dengan dinas pendidikan kabupaten/kota mengembangkan rencana pelatihan calon kepala sekolah.

i. Melaksanakan pelatihan calon kepala sekolah di bawah pengawasan LPPKS. j. Mengelola dan melaporkan penggunaan keuangan terkait PPCKS sesuai

kewenangannya. k. Membuat laporan tentang pelatihan calon kepala sekolah dan

menyerahkannya kepada LPPKS. l. Mendistribusikan sertifikat ber-NUKS kepada calon kepala sekolah yang

berhasil lulus pelatihan melalui Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.

3.4.13 Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota mendukung pelaksanaan PPCKS dengan cara

sebagai berikut.

a. Menyampaikan informasi tentang PPCKS kepada peserta yang potensial.

b. Menyusun rencana proyeksi kebutuhan kepala sekolah dua tahunan untuk

menilai potensi lowongan bagi kepala sekolah.

c. Berkoordinasi dengan LPMP setempat untuk persiapan pelaksanaan PPCKS.

d. Menominasikan guru yang potensial sebagai kandidat untuk ikut serta dalam

kegiatan PPCKS.



e. Memberikan partisipasi dan melaksanakan rekrutmen, seleksi, sistem dan

prosedur pelatihan bagi para calon kepala sekolah.

f. Melakukan seleksi administratif bagi calon peserta PPCKS.

g. Menyerahkan hasil seleksi administratif ke LPMP.

h. Menyediakan data bagi LPMP atau LPPPKS untuk keperluan administrasi,

monitoring, evaluasi dan pelaporan.

i. Mendistribusikan sertifikat ber-NUKS kepada calon kepala sekolah yang lulus

pelatihan.

j. Melakukan Uji Akseptabilitas calon terkait dengan konteks dan kebutuhan

masing-masing lowongan sebelum diangkat menjadi kepala sekolah.

k. Menyediakan sumber daya dan pendanaan untuk mendukung kegiatan

PPCKS.

Moda Penyampaian PPCKS

3.4.14 Kegiatan pelatihan PPCKS melalui LPPKS atau LPMP dilakukan dengan menggunakan Modalitas Langsung.

Peserta dan Sasaran PPCKS

3.4.15 Peserta PPCKS diusulkan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota yang berasal dari guru yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Permendiknas No 28 tahun 2010, Pasal 2, Ayat 2.

3.4.16 Sampai September 2013 PPCKS telah dilaksanakan di 184 kabupaten/kota dan akan

dilaksanakan lebih lanjut lagi pada 72 kabupaten/kota dengan dukungan dari Perjanjian Hibah. Kabupaten/kota lainnya bisa berpartisipasi dalam PPCKS menggunakan pendanaan APBN/APBD.

3.4.17 Kabupaten/Kota yang dilibatkan pada Program ProDEP ini harus terlebih dahulu

menyelesaikan pelatihan modul MPSDM sebelum ikut serta dalam PPCKS. 3.4.18 Peserta dipilih dari kabupaten/kota yang telah disetujui oleh Instansi Penanggung-

jawab dengan berkonsultasi dengan SDTOG. 3.4.19 Jumlah peserta dari masing-masing kabupaten/kota akan ditentukan oleh Instansi

Penanggungjawab melalui konsultasi dengan LPPKS dan kabupaten/kota dengan mempertimbangkan hal-hal berikut:

a. Ketersediaan dana. b. Hasil proyeksi kebutuhan kepala sekolah dua tahunan. c. Jumlah calon yang memenuhi persyaratan seleksi administratif dan akademik

di masing-masing kabupaten/kota.

3.4.20 Prioritas keikutsertaan akan diberikan kepada kabupaten/kota yang telah disetujui

tetapi belum pernah ikut serta di dalam PPCKS sebelumnya.



3.4.21 Dengan memperhatikan ketersediaan tempat pelatihan, kabupaten/kota dapat menyediakan dana untuk menyertakan calon tambahan dalam PPCKS.

Pelatih dan Asesor untuk PPCKS

3.4.22 Asesor dan pelatih PPCKS harus sudah berhasil menyelesaikan pelatihan yang relevan dan telah disertifikasi oleh LPPKS.

3.4.23 Asesor untuk Penilaian Potensi Kepemimpinan adalah widyaiswara, dosen, dan

pengawas yang telah berhasil menyelesaikan Pelatihan Penilaian Potensi Kepemimpinan yang dikelola dan disertifikasi oleh LPPKS.

3.4.24 Pelatihan Penilai Potensi Kepemimpinan difasilitasi oleh Asesor Nasional yang telah

bersertifikat. 3.4.25 Master Trainer untuk pelatihan PPCKS adalah widyaiswara, dosen, dan pengawas

yang telah berhasil menyelesaikan Pelatihan Master Trainer dan disertifikasi oleh LPPKS.

3.4.26 Pelatih di Pelatihan Master Trainer adalah mereka yang bersertifikat Lead Master

Trainer. 3.4.27 Pelatih di Pelatihan Asesor adalah mereka yang bersertifikat Lead Assesor. 3.4.28 Semua instrumen dan materi yang dikembangkan untuk PPCKS dikembangkan oleh

pelatih dan asesor bersertifikat dan disetujui oleh Instansi Penanggung-jawab.

3.5 Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan untuk Kepala Sekolah / Madrasah (PKB KS/M)


3.5.1 Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan untuk Kepala Sekolah/Madrasah (PKB KS/M) adalah metode pembelajaran dan pengembangan yang terencana, berkelanjutan dan sistematis yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, kompetensi dan sikap professional dari kepala sekolah/madrasah.

3.5.2 Para kepala sekolah/madrasah berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan PKB atas

dasar kebutuhan-kebutuhan mereka terhadap pengembangan yang telah diidentifikasi melalui Penilaian Kinerja (PK).

3.5.3 Kegiatan PKB Kepala Sekolah/Madrasah dilakukan secara bertahap dan

berkelanjutan sepanjang karir profesional seorang kepala sekolah/madrasah. 3.5.4 Program PKB Kepala Sekolah/Madrasah terdiri dari tiga unsur:

a. Pengembangan Diri.

b. Publikasi ilmiah.



c. Karya inovatif.

Diagram 5 memberikan gambaran umum tentang program PKB KS/M.

Diagram 5: Gambaran Umum tentang PKB KS/M


3.5.5 Material pembelajaran PKB yang baru, metode penyampaian atau kegiatan yang baru dapat dikembangkan untuk masing-masing unsur PKB tersebut selama masa Program ProDEP ini. Semua materi pembelajaran, metode penyampaian atau kegiatan yang baru tersebut harus atas persetujuan Instansi Penanggung-jawab sebelum dilaksanakan.

3.5.6 Pelatihan dengan BPU yang telah disetujui dilaksanakan sebagai bagian dari PKB

menggunakan pendekatan In-On-In yang setara (indicative) dengan 120 jam pelajaran dan terstruktur sebagai berikut:

a. Diklat Tahap 1 atau In-service Learning 1– suatu lokakarya tatap muka awal

yang dirancang untuk dilaksanakan selama tiga hari dan dua malam, dengan

(diperkirakan) 18 jam pelajaran.

b. Pembelajaran di Tempat Kerja atau On-the-Job Learning (OJL) – kegiatan yang

dilakukan selama periode tiga bulan, dan memakan waktu (diperkirakan) 100

jam pelajaran.

c. Diklat Tahap 2 atau In-service Learning 2 – kegiatan lanjutan tatap-muka dan

penilaian yang dirancang untuk diselesaikan selama dua hari dan satu malam

dengan (perkiraan) 2 jam pelajaran per BPU yang diselesaikan.

RAPAT KOORDINASI

PENGAWAS YANG DIUSULKAN BERHASIL

MENYELESAIKAN PPKSPS

PENILAIAN KINERJA KS/M

(TANGGUNGJAWAB KAB/KOTA)

PEMILIHAN MODALITAS PELATIHAN

PELAKSANAAN PKB BPU

SERTIFIKASI

MONITORING & EVALUASI

PELAPORAN



Tidak boleh mengurangi jumlah hari atau jumlah jam pelajaran di tingkat Instansi Pelaksana. Permintaan perubahan rancangan kegiatan hanya dapat dilakukan oleh Pusbangtendik dan mendapat persetujuan dari SDTOG.

3.5.7 Kegiatan PKB KS/M menggunakan dasar hukum sebagai berikut.

a. UU No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

b. PP No.19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.

c. Permendiknas No 13 tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah.

d. Permenpan& Reformasi Birokrasi No. 16 tahun 2009 tentang Jabatan

Fungsional Guru dan Angka Kreditnya.

e. Permenpan& Reformasi Birokrasi No. 21 tahun 2010 tentang Jabatan

Fungsional Pengawas dan Angka Kreditnya.

f. Permendiknas No. 28 tahun 2010 tentang Penugasan Guru sebagai Kepala

Sekolah, menggantikan Permendikbud No. 162 tahun 2003 tentang Panduan

Penugasan Guru sebagai Kepala Sekolah.

g. Permendiknas No. 35 tahun 2010 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan

Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya.

Tanggung Jawab Pengelola

3.5.8 Pelaksanaan program PKB dilakukan oleh LPMP, P4TK dan LPPKS di bawah pengawasan Instansi Penanggung-jawab.

3.5.9 LPMP adalah Instansi Pelaksana untuk PKB Kepala SD/MI dan dapat menggunakan

Modalitas Langsung, Modalitas Disdik atau Modalitas KK-MK. 3.5.10 P4TK adalah Instansi Pelaksana untuk PKB Kepala SMP/MTs dan memiliki tanggung

jawab utama untuk mengembangkan dan mengelola pelaksanaan PKB secara online dan belajar mandiri.

3.5.11 LPPKS adalah Instansi Pelaksana untuk PKB Kepala SD/MI dan dapat menggunakan

Modalitas Langsung, Modalitas Disdik atau Modalitas KK-MK. 3.5.12 Instansi Penanggung-jawab, melalui Pusbangtendik, bertanggung jawab untuk hal-

hal di bawah ini:

a. Merancang, mengembangkan dan melakukan uji coba strategi dan kegiatan PKB, dengan bantuan dari kontraktor yang dipekerjakan oleh DFAT.

b. Mengembangkan dan memantau kebijakan nasional PKB. c. Memilih, melatih dan mensertifikasi para pelatih PKB. d. Mengkoordinasikan pelaksanaan PKB secara nasional. e. Mempersiapkan laporan konsolidasi pelaksanaan PKB, termasuk tentang

efektivitas dan dampaknya. f. Mengembangkan kebijakan untuk mendukung pelaksanaan PKB.



g. Merevisi bahan ajar dan Petunjuk Pelaksanaan berdasarkan temuan monitoring dan evaluasi.

3.5.13 LPMP, P4TK dan LPPKS bertanggung jawab untuk hal-hal di bawah ini:

a. Mensosialisasikan program PKB kepada kabupaten/kota dan calon peserta.

b. Memastikan kabupaten/kota memahami tanggung jawab mereka terkait

dengan pelaksanaan PKB .

c. Merencanakan pelaksanaan program PKB bekerja sama dengan Instansi

Penanggungjawab, kabupaten/kota dan kelompok atau musyawarah kepala

sekolah/madrasah.

d. Menentukan, melalui konsultasi dengan Kabupaten/Kota, modalitas PKB bagi

kabupaten/kota.

e. Mengidentifikasi peserta PKB bekerja sama dengan kabupaten/kota.

f. Melibatkan widyaiswara dan pengawas yang telah dilatih.

g. Mengelola, memantau dan melakukan penjaminan mutu pelaksanaan PKB

h. Memberikan bantuan teknis kepada panitia pelaksana dan dan musyawarah

kerja pelaksana PKB

i. Mengelola keuangan PKB

j. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan PKB

k. Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data tentang administrasi,

pengelolaan keuangan, keluaran dan dampak PKB.

l. Menyusun laporan mengenai pelaksanaan dan efektifitas PKB untuk Instansi

Penanggung-jawab.

m. Menerbitkan sertifikat kepada peserta yang berhasil

3.5.14 LPMP, P4TK dan LPPKS menyiapkan Pejabat Pelaksana untuk mengkoordinasikan pelaksanaan PKB dengan kabupaten/kota dan Instansi Penanggung-jawab.

3.5.15 P4TK juga memiliki tanggung jawab utama untuk memimpin pengembangan dan

pelaksanaan modalitas pembelajaran on-line dan pembelajaran mandiri. 3.5.16 Kabupaten/kota yang berpartisipasi dalam PKB bekerja sama dengan LPMP, P4TK

atau LPPKS bertanggung jawab untuk hal-hal di bawah ini:

a. Membentuk panitia pelaksana untuk mendukung pelaksanaan PKB. b. Melakukan perencanaan pelaksanaan PKB. c. Mensosialisasikan program PKB ke semua sekolah dan madrasah. d. Mengidentifikasi dan menunjuk peserta PKB dari sekolah dan madrasah. e. Mengidentifikasi pengawas yang telah berhasil menyelesaikan PPKSPS, untuk

bertindak sebagai mentor bagi peserta PKB. f. Mendokumentasikan data kegiatan PKB dan menyediakan data yang relevan. g. Memberikan kontribusi untuk penyusunan laporan mengenai pelaksanaan

dan efektifitas PKB.



h. Menyediakan sumber daya, jika memang sesuai, untuk mendukung pelaksanaan PKB.

3.5.17 KKKS dan MKKS yang ikut serta dalam program PKB bertanggung jawab untuk hal-hal berikut:

a. Mengikuti secara aktif sosialisasi program PKB. b. Melakukan koordinasi dengan LPMP, P4TK, LPPKS dan kabupaten/kota untuk

mengidentifikasi para peserta dan pelatih. c. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembelajaran PKB yang telah disetujui. d. Melakukan pemeliharaan atas data kegiatan PKB dan menyediakan data yang

relevan ke LPMP, P4TK, LPPKS dan kabupaten/kota. e. Memberikan laporan-laporan kepada LPMP, P4TK, LPPKS dan

kabupaten/kota.

Moda Penyampaian PKB

3.5.18 Kegiatan-kegiatan pembelajaran PKB yang telah disetujui bisa disampaikan dengan menggunakan Modalitas Langsung, Modalitas Disdik, Modalitas KK-MK, melalui pembelajaran Online, atau pembelajaran Mandiri.

3.5.19 Semua modalitas yang menggunakan BPU yang telah disetujui harus menggunakan

pendekatan pembelajaran On-the-Job Learning (OJL), mentoring dan penilaian peserta sebagaimana disetujui oleh Instansi Penanggung-jawab.

3.5.20 Modalitas Penyampaian yang baru bisa dikembangkan oleh Instansi Penanggung-

jawab. Modalitas Penyampaian baru tersebut harus disetujui dan disahkan oleh SDTOG untuk diikutsertakan di dalam Program ProDEP ini sebelum dilaksanakan dengan menggunakan dana Perjanjian Hibah.

Peserta dan Sasaran PKB

3.5.21 Peserta PKB adalah para kepala sekolah yang telah ikut serta di dalam Penilaian Kinerja atau para kepala madrasah yang telah menyelesaikan Analisa Kebutuhan Pengembangan Keprofesian (AKPK) atau instrument lain yang disepakati terkait analisa kebutuhan pelatihan.

3.5.22 Peserta akan dipilih dari kabupaten/kota yang ditetapkan sampai dengan 250

Kabupaten/Kota yang telah memperoleh persetujuan SDTOG untuk berpartisipasi dalam ProDEP.

Pelatih, Mentor dan Penilai PKB

3.5.23 Para pelatih PKB harus menyelesaikan dengan baik pelatihan-pelatihan yang diperlukan dan telah disahkan oleh Instansi Penanggung-jawab.

3.5.24 Mentor dan Asesor untuk PKB adalah para pengawas yang sudah menyelesaikan

Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah (PPKSPS) dengan baik.



4. Prosedur Keuangan

4.1 Prosedur Rekening Khusus

4.1.1 Pemerintah RI melalui Kementerian Keuangan (Kemenkeu) membuka Rekening Khusus di Bank Indonesia. Rekening Khusus ini ditetapkan untuk tujuan menampung dana di bawah Perjanjian Hibah . Rekening Khusus tersebut tidak boleh memiliki pendanaan dari sumber lainnta atau untuk tujuan lain apapun juga.

4.1.2 Mekanisme Pembukaan Rekening khusus adalah sebagai berikut :

Langkah 1: Donor (Pemerintah Australia) memberitahukan tanggal efektif Hibah kepada Kementerian Keuangan c.q. Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang Kementerian Keuangan.

Langkah 2: Ditjen Pengelolaan Utang meneruskan pemberitahuan tanggal efektif dimaksud kepada Executing Agency (Instansi Penanggungjawab) bersangkutan dengan tembusan kepada Ditjen Perbendaharaan dalan hal ini Direktorat Pengelolaan Kas Negara (PKN) c.q. Subdit Dana Pinjaman dan Hibah (DPH).

Langkah 3: Atas dasar pemberitahuan tersebut, Executing Agency mengajukan permintaan pembukaan Rekening Khusus kepada Ditjen Perbendaharaan (Direktorat PKN c.q. Subdit DPH).

Langkah 4: Ditjen Perbendaharaan (Direktorat PKN cq. Subdit DPH) meneruskan pengajuan permintaan pembukaan Rekening Khusus tersebut melalui surat resmi dari Direktorat Jenderal Perbendaharaan kepada Bank Indonesia.

Bank Indonesia mengirimkan surat pemberitahuan kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan (Direktorat PKN c.q. Subdit DPH) bahwa Rekening Khusus telah dibuka. Bank Indonesia selanjutnya mengirimkan laporan Rekening Koran Bank Indonesia (RKBI) secara harian dan mingguan.

Langkah 5: Direktur PKN mengirimkan surat pemberitahuan kepada Executing Agency bahwa Rekening Khusus telah dibuka dan melampirkan Rekening Koran Bank Indonesia (RKBI) bersangkutan.



Diagram 6: Prosedur Pembukaan Rekening Khusus

Langkah 1

Donor (GoA)

Tanggal Efektif Perjanjian Hibah

DG for Debt Management (MoF)

Langkah 2 Pengumuman Tanggal Efektif


Dit PKN/Sub Dit DPH

Langkah 3 Permintaan Pembukaan Rekening Khusus

Bank Indonesia

Langkah 4 Permintaan Pembukaan Rekening Khusus + Surat khusus

Dit PKN/Sub Dit DPH

Langkah 5

Pengumuman Pembukaan Rekening dan Rekening Koran (RKBI)


Rekening Khusus Dibuka

Pengumuman Pembukaan Rekening



4.1.3 Rekening Khusus akan berisi mata uang Dolar Australia. Pemerintah RI menanggung semua risiko terkait dengan fluktuasi nilai tukar mata uang asing antara Dolar Australia dan Rupiah.

4.1.4 Pemerintah Australia akan melakukan pengisian dana ke dalam rekening khusus

tersebut berdasarkan permintaan yang dilakukan oleh Pemerintah Indonesia. Penjelasan :

Langkah 1: Atas dasar surat pemberitahuan pembukaan Rekening Khusus dari Direktorat PKN, Executing Agency mengajukan permintaan pengisian dana Initial Deposit sesuai Perjanjian Hibah (Grant Agreement) kepada Direktorat PKN c.q. Subdit DPH.

Langkah 2: Atas dasar surat permintaan dimaksud, Direktorat PKN c.q. Subdit DPH menyiapkan surat pengantar (cover letter) dan aplikasi penarikan dana WA (Withdrawal Application) untuk pengisian dana initial deposit untuk selanjutnya disampaikan kepada Donor dengan alamat :

The Head of Australian Assistance for International Development Indonesia Australian Embassy Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C15-16 Jakarta Selatan 12940, INDONESIA Facsimile Number: (62-21) 2550 5582

Langkah 3: Donor memproses WA (Withdrawal Application) tersebut dan selanjutnya mentransfer dana initial deposit ke Rekening Khusus pada Bank Indonesia.

Langkah 4: Bank Indonesia menyampaikan RKBI kepada Direktorat PKN c.q. Subdit DPH.

Langkah Permintaan Initial Deposit dari Rekening Khusus ditunjukkan dalam

Diagram 7.



Diagram 7: Langkah Permintaan Initial Deposit dari Rekening Khusus

Step 1

Executing Agency

Request for initial deposit

Dit PKN/ Sub Dit DPH

Step 2 Withdrawal Application, Letter

Donor (GoA/DFAT)

Reserve Bank of Aus

Step 3 Processed Withdrawal App

Bank Indonesia

Funds Transferred

Dit PKN/Sub Dit DPH

Step 4 Bank Statement



4.1.5 Pemerintah Indonesia akan menggunakan rekening ini untuk membayar Pengeluaran Yang Layak sesuai dengan Perjanjian Hibah ini.

4.1.6 Hibah dibayar oleh KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara) melalui Bank

Operasional I (BO I) langsung ke rekening bank milik Lembaga Yang Memenuhi Syarat (seperti yang tercantum pada Bab 2, Pasal 2.3.3 Manual Prosedur atau Satuan Kerja / Satker). Hibah ini berasal dari dana Hibah Australia, di bawah Kategori Hibah dalam Perjanjian Hibah, Kementerian Keuangan bertanggungjawab untuk memastikan bahwa dana dalam Rekening Khusus mencukupi untuk penggantian pembayaran rekening sBUN.

4.1.7 Prosedur penarikan dana oleh Instansi Pelaksana (Satuan Kerja Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan) dari rekeningsBUN adalah sebagai berikut:

a. Segera setelah anggaran Instansi Pelaksana (Satuan Kerja/Satker Kemdikbud yang sesuai) telah disetujui, Satuan Kerja (Satker) Propinsi dan Pusat, dalam hal ini, sebagai unit yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan, menyampaikan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) ke Bagian Keuangan Satker.

b. Proses di Bagian Keuangan. Bagian Keuangan Satker memeriksa, memverifikasi rekening, dan kelengkapan dokumen. Berdasarkan dokumen SPP tersebut, Pejabat Penandatangan SPM (PPSPM) akan menerbitkan SPM setelah melakukan pemeriksaan dan verifikasi. Bagian Keuangan akan mempersiapkan SPM dengan semua rincian yang ditampilkan dalam SPP, serta dokumen pendukung yang diperlukan, untuk disampaikan ke KPPN.

c. Proses oleh KPPN. KPPN akan menerima dan mengkaji ulang SPM, jika biaya yang diminta dalam SPM terkait termasuk Pengeluaran Yang Layak, KPPN akan menerbitkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) rangkap tiga. Salinan pertama akan disampaikan kepada Bank Operasional I (BO I) untuk memberikan pembayaran kepada pihak ketiga/bendahara masing-masing sebagaimana tercantum dalam SP2D tersebut. Salinan kedua akan diserahkan ke Satker beserta dokumen pendukung lainnya untuk kelengkapan dan penggantian dana. Salinan ketiga SP2D akan disimpan sebagai arsip di KPPN.

4.2 Prosedur Pembayaran dan Pencairan Rekening Khusus

4.2.1 Setelah Rekening Khusus (Special Account) dibuka dan dana awal diisi, Ditjen Perbendaharaan akan menerbitkan sebuah Surat Edaran (Circular Letter) kepada masing-masing Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN), berisi tentang petunjuk pelaksanaan pembayaran untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang didanai dari Dana Hibah dan kriteria pengeluaran kegiatan yang memenuhi persyaratan berdasarkan Perjanjian Hibah.

4.2.2 Bendahara Pengeluaran (BP)/ Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) di Satker

Propinsi dan Pusat pada awalnya akan mengajukan permohonan Uang Persediaan (UP) untuk mendanai kegiatan (kecuali untuk pekerjaan/ jasa kontrak) dari Bendahara Satker. Setelah dana diterima oleh BP/BPP dan kegiatan berjalan,



BP/BPP Kegiatan akan melakukan pembayaran kepada peserta/ pelatih/ pembicara utama secara tunai atas dasar diserahkannya bukti yang memadai untuk mendukung klaim mereka – misalnya daftar hadir yang telah ditandatangani, faktur, tiket atau kuitansi.

4.2.3 Setelah kegiatan/ layanan berakhir, Bendahara Pengeluaran (BP)/ Bendahara

Pengeluaran Pembantu (BPP) akan memeriksa dan menyelesaikan semua dokumentasi pendukung untuk bisa mempertanggungjawabkan Uang Persediaan (UP) yang diterima dari Bendahara Satker. Bendahara Pengeluaran (BP)/ Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) kemudian akan menyerahkan SPP (Surat Permintaan Pembayaran yang dibebankan ke Rekening Khusus) beserta semua dokumentasi pendukungnya ke Satker.

4.2.4 Setelah SPP diterima oleh Satker, PPSPM akan memeriksa kelengkapan dan

keakuratan dokumentasi dan kemudian mengirimkan SPM beserta dokumentasi pendukungnya tersebut ke KPPN.

4.2.5 KPPN juga memeriksa dan memverifikasi kelengkapan dan keakuratan dokumen-

dokumen SPM tersebut. Jika dokumentasi sudah lengkap dan akurat, maka KPPN akan menerbitkan sebuah SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) dan menyerahkannya ke Bank Operasional I (BO I).

4.2.6 Atas dasar SP2D yang diterbitkan oleh KPPN, BO I (Bank Operasional I) melakukan

pembayaran dengan cara transfer ke rekening pihak ketiga, suplier. Untuk Instansi Pelaksana seperti pada daftar di bawah:

a. Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan (Pusbangtendik). b. Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan

(P4TK). c. Lembaga PenjaminanMutu Pendidikan (LPMP). d. Lembaga Pengembangan Pemberdayaan dan Kepala Sekolah. (LPPKS)

Mekanisme pencairan dana dengan Mekanisme Uang Persediaan (UP) dan Tambahan Uang Persediaan (TUP)

Uang Persediaan (UP)

4.2.7 Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja dengan jumlah tertentu yang bersifat daur ulang (revolving), diberikan kepada bendahara pengeluaran hanya untuk membiayai kegiatan operasional kantor sehari-hari yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung. UP merupakan uang muka kerja yang dapat dimintakan penggantiannya (revolving). Bendahara Pengeluaran melakukan pengisian kembali UP setelah UP dimaksud digunakan (revolving) minimal 50 % dari dana yang diterima dan sepanjang masih tersedia dana dalam DIPA.

4.2.8 Berdasarkan Peraturan Dirjen Perbendaharaan No PER-11/PB/2011 tanggal 18 Februari 2011 tentang “Perubahan Atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor Per-66/Pb/2005 Tentang Mekanisme Pelaksanaan



Pembayaran Atas Beban Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara”, UP dapat diberikan setinggi-tingginya:

a. 1/12 (satu per dua belas) dari pagu DIPA menurut klasifikasi belanja barang dan lain-lain yang diijinkan untuk diberikan UP, maksimal Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk pagu sampai dengan Rp. 900.000.000 (sembilan ratus juta rupiah);

b. 1/18 (satu per delapan belas) dari pagu DIPA menurut klasifikasi belanja barang dan belanja lain-lain yang diijinkan untuk diberikan UP, maksimal Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah) untuk pagu diatas Rp. 900.000.000 (sembilan ratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 2.400.000.000 (dua miliar empat ratus juta rupiah);

c. 1/24 (satu per dua puluh empat) dari pagu DIPA menurut klasifikasi belanja barang dan belanja lain-lain yang diijinkan untuk diberikan UP, maksimal Rp. 200.000.000 (dua ratus juta rupiah) untuk pagu diatas Rp. 2.400.000.000 (dua miliar empat ratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 6.000.000.000 (enam miliar rupiah);

d. 1/30 (satu per tiga puluh) dari pagu DIPA menurut klasifikasi belanja barang dan belanja lain-lain yang diijinkan untuk diberikan UP, maksimal Rp.500.000.000 (lima ratus juta rupiah) untuk pagu diatas Rp. 6.000.000.000 (enam miliar rupiah).

Jika terjadi perubahan terhadap peraturan tersebut diatas maka ketentuan

tersebut akan mengikuti ketentuan terbaru.

Tambahan Uang Persediaan (TUP)

4.2.9 Tambahan Uang Persediaan (TUP) adalah uang yang diberikan kepada satker untuk kebutuhan yang sangat mendesak dalam satu bulan melebihi pagu UP yang ditetapkan.

4.2.10 Dalam hal penggunaan UP belum mencapai 50%, sedangkan satker yang bersang-

kutan memerlukan pendanaan sedangkan sisa dana UP yang tersedia tidak mencukupi, satker dimaksud dapat mengajukan TUP dengan ketentuan:

a. Digunakan dan dipertanggungjawabkan paling lama 1 (satu) bulan sejak tanggal SP2D diterbitkan.

b. Tidak digunakan untuk kegiatan yang harus dilaksanakan dengan pembayaran LS (Langsung).

c. Apabila tidak habis digunakan dalam satu bulan, sisa dana yang ada pada bendahara, harus disetor ke Rekening Kas Negara.

4.2.11 KPPN - Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara menyampaikan SPB - Surat

Perintah Pembebanan kepada Direktorat Pengelolaan Kas Negara (PKN)/Sub Direktorat Dana Pinjaman dan Hibah (DPH), Direktorat Jenderal Perbendaharaan.



4.2.12 Direktorat Pengelolaan Kas Negara (PKN)/Sub Direktorat Dana Pinjaman dan Hibah (DPH) mengirimkan Surat Perintah Debit (SPD) ke BI (Bank Indonesia) untuk dibebankan pada Rekening Khusus.

4.2.13 Bank Indonesia (BI) mengirimkan laporan mengenai Rekening Khusus berupa

Rekening Koran (bank statement) kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan (Direktorat PKN/Sub Direktorat DPH).

4.2.14 Direktorat Jenderal Perbendaharaan (Direktorat PKN/ Sub Direktorat DPH)

mengirimkan salinan rekening Koran tersebut ke Instansi Penanggungjawab/ Executing Agency/ EA.

4.2.15 Satker menyiapkan laporan yang terdiri dari laporan keuangan, laporan

perkembangan kegiatan dan dan laporan pengadaan lengkap dengan dokumen pendukungnya yang dilampirkan (SPP, SPM, SP2D) serta dokumen pendukung lainnya jika diperlukan dan menyampaikan ke Instansi Penanggung-jawab untuk dikonsolidasikan dengan laporan-laporan Satker lainnya untuk menyusun Aplikasi Pencairan Dana dan Laporan Keuangan. Dokumen-dokumen pendukung tersebut (SPP, SPM dan SP2D) untuk memastikan bahwa pembayaran yang dilakukan sesuai dengan kategori yang telah ditentukan dalam Perjanjian Hibah ini.

4.2.16 Instansi Penanggung-jawab (EA) mengkonsolidasi semua data dari Satker Provinsi/ Pusat dalam rangka untuk mempersiapkan Aplikasi Untuk Penarikan Dana. Aplikasi tersebut disampaikan kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan, c.q. Direktorat Pengelolaan Kas (Dit. PKN).

4.2.17 Direktorat Jenderal Perbendaharaan, c.q Direktorat Pengelolaan Kas (Dit. PKN) akan

menyampaikan Aplikasi Penarikan Dana kepada Perwakilan Pemerintah Australia/AusAID Jakarta untuk proses pengisian kembali dana rekening khusus (replenishment).

4.2.18 Pemerintah Australia/DFAT akan mengkaji ulang Aplikasi Penarikan Dana, setelah

semua syarat sudah terpenuhi, Pemerintah Australia/AusAID akan mentransfer dana ke Rekening Khusus di Bank Indonesia (BI) (proses pengisian/replenishment) kemudian BI mengkredit Rekening Khusus tersebut sebesar Aplikasi Untuk Pencairan Dana (WA) yang telah diajukan, dan melakukan pemulihan dana terhadap dana yang dikeluarkan (SP2D) dari Rekening Khusus.

4.2.19 Untuk menghindari keterlambatan dalam pembayaran yang dapat mengakibatkan

keterlambatan pelaksanaan kegiatan serta dalam penyaluran dana hibah, hal-hal berikut perlu diperhatikan:

a. Semua pembayaran dari Rekening Khusus merupakan tanggung jawab Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara - KPPN.

b. Porsi dana Hibah tidak boleh melebihi jumlah maksimum yang ditentukan dalam Perjanjian Hibah. Jika pembayaran yang dilakukan lebih besar dari



jumlah maksimum, Pemerintah Indonesia harus mengembalikan jumlah kelebihan klaim tersebut (overclaim) ke Pemerintah Australia.

c. Pembayaran untuk setiap bukti tagihan dari suplier/ penyedia jasa/ bendahara dilakukan sesuai dengan kemajuan pekerjaan dan sesuai dengan kategori dan komponennya.

d. Pembayaran hibah harus dibuat sesuai dengan mata uang kontrak yang relevan. Kontrak dalam Rupiah dapat dibayar melalui kantor perbendaharaan setempat (KPPN). Kontrak valuta asing harus dibayar melalui Kantor KPPN Khusus Jakarta VI. Mata uang asing tidak dapat diganti dengan nilai Rupiah yang setara ketika pembayaran diusulkan ke KPPN.

e. Untuk tujuan pengisian ulang/replenishment, masing-masing unit kerja wajib menyerahkan salinan berikut ke Instansi Penanggung-jawab:

i. Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).

ii. Berita Acara (untuk pembayaran sesuai kontrak).



Diagram 8: Prosedur untuk Proses Pembayaran dan Pengisian Ulang Rekening Khusus

Replenishment/ Reimbursement of Special Account

Submit Draft of Withdrawal Application and Financial Initiative Report

Submit Bank Statement

Advance Grant Category I to IV

SPB (Surat Perintah Pembebanan)/

Warrant

Third Party Submits Payment Request to Treasurer

Bank Indonesia Special

Accpunt for The

Nationwide Professional

Development of

Education Personnel

Treasurer

KPPN

(Payment Office)

D I

P A

( B

ud

get

Ex

ecuti

on

)

Bank Operational

I

Replenishment : Disbursement Letter, Withdrawal Application and Initiative Report

(Quarterly and Annual)

AusAID

Payment transfer to Third Party (suppliers, vendors, etc) for all

contract amounts Submit SPP (Payment Request) with Supporting Documents attached

Submit financial, progress & procurement reports with SPP, SMP, SP2D, BAP and invoice attached

Executing Agency (EA)

Debit instruction letter to Special Account (Surat Perintah

Debit/SPD)

Flow of Documents Flow of Funds

Executing Agency Responsible for submission of application BAP : Berita Acara Pembayaran – Minute of Payment SPP : Surat Permintaan Pembayaran – Payment Request Letter SPM : Surat Perintah Membayar – Payment Order Letter SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana – Fund Release Order Letter

Circu

lar L

etter

(SE

)

Issuing SP2D

Work Unit / Satker located

at Central and Provincial

Level

Australian “Grant Account” at Reserve Bank of Australia (RBA)

Advance Payment: Authorised Signatories Letter and

Withdrawal Applications

Payment to participants/ trainers/ speakers on the basis of evidence provided

Submit SPM with Supporting Documents attached

MoF’s Directorate General of Treasury

c.q.Directorate of Cash Management




4.3 Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan

Pendahuluan

4.3.1 Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan (Eligible Expenses) adalah pengeluaran-pengeluaran yang dapat dibiayai dari dana Hibah ini. Pembayaran untuk pengeluaran harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a. Pembayaran tujuannya adalah untuk membayarharga yang wajar untuk suatu barang, pekerjaan atau jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan Program ini, dan akan didanai dari hasil Hibah, dan pengadaannya juga harus sesuai dengan Perjanjian Hibah, Manual Prosedur, dan Manual Pengadaan.

b. Pembayaran tersebut tidak melanggar sebuah keputusan yang dikeluarkan Dewan Keamanan PBB misalnya pembayaran kepada sebuah organisasi teroris atau organisasi illegal.

c. Pembayaran dilakukan pada atau setelah Tanggal Efektif dan, kecuali apabila bisa disetujui sebaliknya oleh Pemerintah Australia, sebagai biaya yang dikeluarkan sebelum Tanggal Penutupan.

4.3.2 Pajak yang wajar dipungut oleh, atau dalam wilayah Pemerintah Indonesia pada

atau sehubungan Pengeluaran Yang Disetujui, atau pajak untuk impor, manufaktur, pengadaan atau pemasokannya, jika sesuai dengan Perjanjian Hibah ini dapat dibayar. Namun, jika Pemerintah Australia sewaktu-waktu menentukan bahwa jumlah setiap Pajak tersebut berlebihan, atau apabila Pajak tersebut dianggap diskriminatif atau tidak masuk akal, maka Pemerintah Australia dapat, dengan memberitahukan pihak Pemerintah Indonesia, menyesuaikan persentase tersebut pada Pengeluaran Yang Disetujui untuk dibiayai dari hasil Hibah sebagaimana ditentukan dalam Perjanjian Hibah, sejauh diperlukan untuk memastikan bahwa semua pajak dibayar dari hasil Hibah ini masuk akal dan dapat diterima oleh Pemerintah Australia. Aturan Perpajakan Indonesia harus diikuti setiap saat.

Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan - Penjelasan

4.3.3 Pengeluaran yang Memenuhi Pesyaratan harus bersifat wajar, dialokasikan dan diperbolehkan sesuai dengan Perjanjian Hibah dan peraturan Pemerintah Indonesia. Dalam kebanyakan hal, Pengeluaran Yang Memenuhi Persyaratan Disetujui akan dibebaskan dari Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

4.3.4 Hanya kegiatan yang disetujui dapat didanai dari Dana Hibah ini. Agar memenuhi

syarat untuk pendanaan, kegiatan tersebut harus dimasukkan sebagai bagian dari Rencana Kerja Tahunan yang telah disetujui dan:

a. Menjadi bagian integral dari pelaksanaan tujuan pengembangan keprofesian Tenaga Pendidikan.

b. Menunjukkan bahwa merupakan bagian dari program atau rencana pelaksanaan berkelanjutan (misalnya bukan suatu kegiatan bersifat satu kali saja dan tidak ada hubungannya dengan inti kegiatan pelatihan).



c. Memasukkan komponen pelatihan atau pembangunan kapasitas - atau mendukung peluang untuk pelatihan.

Pengeluaran yang Tidak Memenuhi Persyaratan

4.3.5 Pengeluaran yang Tidak Memenuhi Persyaratan (Non-Eligible Expenses; yaitu biaya yang mungkin tidak boleh dibayarkan dari uang Dana Hibah) bisa meliputi tetapi tidak terbatas pada berikut:

a. Pengeluaran tanpa dokumentasi (bukti pembayaran)atau dokumentasi yang tidak benar/tidak lengkap

b. Hal-hal khusus yang diidentifikasi dalam Pasal 3, Paragraf 3.1 dan 3.2 Perjanjian Hibah ini sebagai hal yang tidak diijinkan

c. Kontribusi/sumbangan

d. Jamuan (hiburan, bersenang-senang, kegiatan sosial atau olahraga, minuman beralkohol, dll)

e. Suap

f. Tips

g. Tiket untuk perjalanan kelas bisnis/satu (kecuali untuk pejabat Eselon 1 dan 2)

h. Biaya hotel di atas tariff maksimum yang disepakati kecuali sepenuhnya bisa dibenarkan dan disetujui oleh Instansi Penanggung-jawab

i. Pembayaran untuk akomodasi di rumah penduduk, kecuali jika hotel/guest house tidak tersedia.

j. Perjalanan pesawat tanpa bukti tiket/BoardingPass

k. Pengeluaran pribadi

l. Pinjaman pribadi

m. Kekurangan untuk menutupi kas kecil atau uang muka

n. Pembelian tanah

o. Pembayaran gaji

p. Pembangunan tempat ibadah

q. Pembayaran kompensasi dalam bentuk apapun juga

r. Pembelian Senjata api atau senjata

s. Pembelian hadiah.

Anggaran Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan

4.3.6 Jumlah maksimal dari penggunaan dana Hibah dari setiap kategori Hibah adalah sebagai berikut.



Tabel 3: Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga

Pendidikan 2013 hingga 2016

Kategori Hibah Jumlah Alokasi Maksimal (dalam Dolar

Australia)

Untuk menutup biaya dari input tertentu yang dibutuhkan untuk menghasilkan outputdari Program ini

I. Pelaksanaan program pengembangan keprofesian tenaga kependidikan (Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah/PPCKS, Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan/PKBuntuk Kepala Sekolah dan Madrasah, Program Pengembangan Keprofesian Pengawas, Pengembangan Kapasitas Pendidikan Pemerintah Daerah)

104,850,000

II. Biaya pengelolaan dan operasional untuk tim manajemen pusat di Kemdikbud (melalui BadanPSDMPK&PMP), termasuk biaya akomodasi, transportasi dan per diem (uang harian) terkait dengan pelaksanaan, monitoring dan evaluasi kegiatan Program ini.

3,600,000

III. Pengadaan materi pelatihan dan paket sumberdaya, sebagaimana didefinisikan dalam Lampiran A Perjanjian Hibah, untuk kegiatan pengembangan keprofesianyang merupakan bagian yangdari Program ini

1,000,000

IV. Pengadaan layanan dukungan pembelajaran mandiri berbasis web, sistem MIS dan M&E

550,000

TOTAL AUD110,000,000

Rincian Pengeluaran yang Disetujui

4.3.7 Tabel berikut ini memberikan rincian Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan Disetujuidan panduan berapa jumlah yang dapat dibayarkan. Lihat Komentar POM

Table 4: Rincian Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan

Kegiatan

Item Dasar Pembayaran Maksimal Lain-lain

Akomodasi Bukti tagihan Hotel Aktual Berbagi kamar, kecuali untuk Eselon 1 dan 2, and only in accommodation specified by the relevant Eligible Entity

Transportasi

Sesuai keputusan Menteri Keuangan

Perjalanan pp–kegiatan dalam kota/kabupaten

Aktual Perjalanan pp–kegiatan luar kota, jika sewa mobil, harus memberikan bukti pembayaran sewa mobil yang memuat nomor polisi mobil dan nama pengemudi. Hanya satu bukti pembayaran yang akan diterima untuk satu kendaraan.

Aktual Perjalanan pp–tiket pesawat , boarding pass, bukti pembayaran , airport tax (jika ada). Jika hanya tersedia bukti pembayaran tiket perjalanan pergi saja, maka biaya perjalanan pulang yang diganti senilai biaya perjalanan pergi.

Aktual Perjalanan pp–tiket kapal . Jika hanya tersedia bukti untuk perjalanan pergi saja, maka harga yang ada digunakan untuk menghitung biaya pulang.

Taksi Bandara Aktual Taksi Bandara



Kegiatan

Item Dasar Pembayaran Maksimal Lain-lain

Perdiem/ Uang harian Sesuai Keputusan Menteri Keuangan

Biaya narasumber Per-JP, bukti pembayaran Keputusan Menkeu

Jika melakukan kegiatan yang berbeda dari tupoksi yang diemban di jabatannya.

Panitia Lokakarya Perdiem/ Uang harian sesuai keputusan Menkeu

Jumlah maksimal panitia adalah 10% dari jumlah total peserta

Biaya administrasi workshop seperti ATK, fotocopy, flash disk untuk peserta workshop dan panitia

Kuitansi Aktual

Kegiatan Monitoring dan Evaluasi

Item Dasar Pembayaran payment

Maksimal Lain-lain

Akomodasi Bukti tagihan Hotel Aktual Berbagi kamar - jika dimungkinkan. Untuk perjalanan dinas, jika tidak menginap diberikan biaya penginapan sebesar 30% dari dari tarif hotel di Kota Tempat Tujuan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan mengenai Standar Biaya1.

Transportasi

Aktual Perjalanan pp–kegiatan luar kota, jika sewa mobil, harus memberikan bukti pembayaran sewa mobil yang memuat nomor polisi mobil dan nama pengemudi. Hanya satu bukti pembayaran yang akan diterima untuk satu kendaraan

Aktual Perjalanan pp–tiket pesawat , boarding pass, bukti pembayaran , airport tax (jika ada). Jika hanya tersedia bukti pembayaran tiket perjalanan pergi saja, maka biaya perjalanan pulang yang diganti senilai biaya perjalanan pergi.

Aktual Perjalanan pp–tiket kapal . Jika hanya tersedia bukti untuk perjalanan pergi saja, maka harga yang ada digunakan untuk menghitung biaya pulang.

Aktual Taksi bandara

Per diem/ Uang Harian

Sesuai Keputusan Menkeu

Biaya administrasi Monev seperti alat tulis kantor, fotocpy, biaya-biaya media penyimpanan eletronik

Menyediakan bukti tanda terima/kwitansi

Aktual

Catatan 1: Hanya berlaku pada saat dimana seorang pegawai melakukan perjalanan tugas/dinas yang disetujui di luar kantor (home base) dan akomodasi hotel/guest house tidak tersedia serta persetujuan awal telah diberikan oleh Lembaga Pelaksana. Pegawai tersebut harus menunjukan bukti yang cukup bahwa mereka telah melakukan perjalanan ke tempat/lokasi yang disetujui pada tanggal yang tertera dan menuntaskan kegiatan-kegiatan yang disetujui.



Keharusan Melampirkan Bukti Pembayaran

4.3.8 Semua pembayaran harus didukung oleh bukti yang memadai sesuai dengan peraturan Pemerintah Indonesia.

4.3.9 Bukti yang memadai harus melekat pada bukti pembayaran untuk mendukung

pembayaran sehingga dapat diverifikasi secara independen. Jenis bukti yang diajukan untuk mendukung pembayaran dapat bervariasi dari jenis pengeluaran. Bukti mungkin bentuknya bisa internal atau eksternal. Bukti eksternal dapat mencakup bukti tagihan asli dari supplier, atau penawaran harga dari internet atau pemasok, atau tanda terima dari pemasok yang secara jelas mengidentifikasi nama pemasok dan alamatnya. Bukti yang diproduksi secara internal bisa menjadi tanda terima yang dibuat secara internal (bukti pengeluaran riil), pesanan pembelian yang diberikan kepada pemasok, tanda tangan atau dokumentasi yang dibuat secara internal.

4.3.10 Ketika klaim untuk pembayaran diajukan, harus disertai bukti-bukti yang cukup

kuat disertakan pada Format permintaan pembayaran yang memungkinkan pihak independen untuk melihat bukti pembayarannya, dan yakin bahwa pembayaran tersebut sah dilakukan. Setiap penawaran yang dibuat harus dilampirkan pada Format pembayaran.

4.3.11 Dalam kondisi apapun, Pemerintah Indonesia bertanggungjawab untuk menyimpan

dokumen asli yang membuktikan Pengeluaran Yang Memenuhi Persyaratan dan menyediakan bukti-bukti tersebut kepada Pemerintah Australia atau perwakilan kontraktor mereka untuk keperluan audit atau inspeksi.

Bunga Bank yang didapat

4.3.12 Bunga apapun yang muncul dari adanya Dana Hibah dapat digunakan oleh Pemerintah Indonesia hanya untuk pelaksanaan Program saja, dan merupakan Pengeluaran yang Memenuhi Persyaratan.

Biaya Bank

4.3.13 Biaya bank apapun terkait dengan Dana Hibah dapat dibayarkan dari Dana Hibah tersebut.

Pengembalian Dana Hibah

4.3.14 Jika Pemerintah Australia memutuskan bahwa jumlah Saldo Hibah yang Ditarik telah digunakan dengan cara yang tidak sesuai dengan Perjanjian Hibah, Pemerintah RI wajib mengembalikan jumlah dana tersebut apabila diminta oleh Pemerintah Australia. Penggunaan secara tidak konsisten tersebut termasuk pembayaran untuk pengeluaran yang tidak memenuhi persyaratan (In-Eligible Expense).



4.4 Pelaporan Keuangan

Gambaran Umum

4.4.1 Pemerintah Indonesia wajib melaporkan semua kegiatan keuangan yang bersumber dari Rekening Khusus ke Pemerintah Australia setiap kwartal. Format-format berikut akan digunakan sebagai panduan untuk proses pelaporan. Perubahan bentuk Format dapat dinegosiasikan dengan DFAT.

Tabel 5: Rangkuman Format

Format Rincian

Format 1-A Pernyataan Kegiatan Rekening Khusus

Format ini berisi rekonsiliasi Rekening Khusus

Format 1-B Sumber dan Penggunaan Dana Proyek

Format ini menjelaskan secara khusus penggunaan dana dan realisasi pembayaran setiap kwartal

Format 1-C Penggunaan Dana Proyekper Kategori/Kegiatan

Format ini menjelaskan realisasi pengeluaran berdasarkan Kategori dan Kegiatan pada kwartal pelaporan

Format 1-D Status Pencairan dan Pengeluaran per Kategori Proyek

Format ini menjelaskan akumulasi pengeluaran per Kategori pada kwartal pelaporan

Format 1-E Pengeluaran untuk Alokasi Kontrak/Anggaran untuk Kwartal yang berakhir pada tanggal/bulan/tahun

Format ini memperinci Penggunaan Dana kontrak/alokasi anggaran pada kwartal pelaporan

Format 1-F Pengeluaran Kumulatif untuk Alokasi Kontrak/Anggaran untuk Kwartal yang berakhir pada tanggal/bulan/tahun

Format ini berisi rincial kumulatif penggunaan dana kontrak/ alokasi anggaran dari awal proyek sampai ke kwartal pelaporan

Format

4.4.2 Format 1-A: Pernyataan Kegiatan Rekening Khusus (SA) Format ini berisikan rekonsiliasi dari Rekening Khususberdasarkan laporan

rekening yang diterbitkan oleh Bank Indonesia. Formulir ini juga menjelaskan rencana Penggunaan Danauntuk enam bulan ke depan.



Form 1A

Penjelasan tentang Format 1-A

Semua jumlah dalam format ini dicatat dalam Dolar Australia.



Part I 1. Cumulative advances to end of

current reporting period Pembayaran di muka secara kumulatif yang telah ditransfer keRekening Khusus dari awal Proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini.

2. Cumulative expenditure to end of last reporting period

Pengeluaran kumulatif dari Rekening Khusus yang telah dipertanggungjawabkan dari awal Proyek sampai akhir periode masa pelaporan sebelumnya.

3. Outstanding advances to be accounted for (1-2)

Jumlah dana di Rekening Khususyang masih harus dipertanggungjawabkan(Jumlahnya harus sama dengan baris no. 8 dan 13).

Part II 4. Opening SA balance at beginning of

reporting period (as of….) Saldo awal Rekening Khusus pada awal periode pelaporan (Jumlahnya harus sama dengan saldo akhirRekening Khususdari periode sebelumnya).

5. Add/Subtract: Cumulative adjustment (if any)

Koreksi yang dilakukan di periode sebelumnya.Contohnya: a) Pembayaran denda b) Kesalahan debet di Rekening Khusus c) Transfer keluar untuk Pengeluaran yg tidak

memenuhi persyaratan d) Pengembalian dana ke Rekening Khusus. Koreksi/Penyesuaian ini dapat dalam bentuk penambahan atau pengurangan.

6. Advances from DFAT during the reporting period

Setiap tambahan deposit yang dilakukan oleh DFAT selama periode pelaporan saat ini.

7 Add 5 and 6 Total jumlah baris 5 + baris 6. 8 Outstanding advances to be

accounted for (4+7) Total jumlah pembayaran di muka yang masih harus dipertanggungjawabkan (baris 4 + baris 7).

9. Closing Special Account balance at end of the current reporting period (as of…)

Saldo akhir Rekening Khusus di akhir periode pelaporan.

10. Add/Subtract: cumulative adjustment (if any)

Akumulasi penyesuaian sampai akhir periode pelaporan (Jumlah penyesuaian periode sebelumnya ditambah penyesuaian pada periode sekarang).

11. Expenditure for the current reporting period

Jumlah Pengeluaran yang telah dipertanggungjawabkan selama periode pelaporan saat ini.

12. Add 10 and 11 Total jumlah baris 10 + baris 11. 13. Add 9 and 12 Total jumlah baris 9 + baris 12(Jumlahnya harus

sama dengan baris 8). 14.

Difference (if any) 8-13 Selisih antara baris 8 – baris 13. Setiap selisih harus dijelaskan dengan catatan terpisah.

Explanation for item 5 (if not zero) Jika jumlah item 5 tidak 0, selisihnya harus dijelaskan.





4.4.3 Format 1-B: Sumber dan Penggunaan Dana Proyek Laporan ini menyajikan ringkasan dari pengeluaran sebenarnya dan pengeluaran

yang dianggarkan berdasarkan Sumber Dana dan penggunaan dana untuk setiap kategori pencairan sebagaimana tercantum dalam Perjanjian Hibah (misalnya, untuk pelaksanaan, pengelolaan dan pemantauanprogram, pengadaan barang, dan pengadaan jasa) selama periode pelaporan.

Penjelasan tentang Format 1-B

Semua jumlah dalam Format ini dicatat dalam Rupiah.



Kolom 1 (tidak ada judul)

Berisi daftar “Sumber Dana” dan “Penggunaan Dana”per kegiatan/kategori.

2. Current Quarter Source of Funds( Sumber Dana): Realisasi pembayaran berdasarkan sumber dananya (sumber dana : Pemerintah Australia/DFAT) pada triwulan pelaporan. Use of Funds (Penggunaan Dana): Realisasi pembayaran berdasarkan kategori kegiatan pada periode pelaporan. Realisasi pembayaran berdasarkan SP2D yang sesuai dengan triwulan yang dilaporkan.

3. Year To-Date Source of Funds (Sumber Dana):

Jumlah realisasi pembayaran berdasarkan sumber dananya (sumber dana : Pemerintah Australia/DFAT) dari awal tahun Anggaran sampai dengan akhir periode pelapora

Use of Funds (Penggunaan Dana):

Jumlah realisasi pembayaran berdasarkan kategori kegiatan dari awal tahun Anggaran sampai dengan akhir periode pelaporan. Realisasi pembayaran berdasarkan SP2D dari awal tahun Anggaran sampai dengan akhir periode pelaporan.

4. Cumulative To-Date

Source of Funds (Sumber Dana):

Jumlah realisasi pembayaran berdasarkan sumber dananya (sumber dana : Pemerintah Australia/DFAT dari awal Proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini.

Penggunaan Dana:

Jumlah realisasi pembayaran berdasarkan kategori kegiatan dari awal Proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini. Jumlah ini didasarkan atas SP2D dari awal Proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini.



Planned: 5. Current Quarter Source of Funds (Sumber Dana):

Jumlah rencana penyerapan dana berdasarkan sumber dananya (sumber dana : Pemerintah Australia/DFAT) selama periode pelaporan saat ini. Use of Funds (Penggunaan Dana):

Pembayaran yang direncanakanper kategoriselama periode pelaporan saat ini. Jumlah ini berdasarkan jumlah yang dianggarkan dalam DIPA.

6. Year To-Date Source of Funds (Sumber Dana):

Jumlah rencana penyerapan dana berdasarkan sumber dananya (sumber dana : Pemerintah Australia/DFAT) dari awal tahun Anggaran sampai sampai akhir periode pelaporan saat ini.


Jumlah rencana penyerapan dana berdasarkan kategori kegiatannya dari awal tahun Anggaran sampai akhir periode pelaporan saat ini.. Jumlah ini didasarkan atas jumlah yang dianggarkan dalam DIPA.

7. Cumulative To-Date Spurce of Funds (Sumber Dana):

Jumlah rencana penyerapan dana berdasarkan sumber dananya (sumber dana : Pemerintah Australia/DFAT) dari awal proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini.


Jumlah rencana penyerapan dana berdasarkan kategori kegiatan dari awal proyek i sampai akhir periode pelaporan saat ini.

Variance in %: 8. Current Quarter Perbandingan dalam persentase antara realisasi pembayaran dengan

rencana penyerapan dana untuk periode pelaporan saat ini (kolom 2/ kolom 5)

9. Year To-Date Perbandingan dalam persentase antara realisasi pembayaran dengan rencana penyerapan dana dari awal tahun Anggaran sampai dengan akhir periode pelaporan (kolom 3/ kolom 6)

10. Cumulative To-Date Perbandingan dalam persentase antara realisasi pembayaran dengan rencana penyerapan dana dari awal proyek sampai akhir periode pelaporan (kolom 4/ kolom 7)

4.4.4 Format 1-C: Penggunaan Dana Proyekper Kategori/Kegiatan Format ini berisi ringkasan pengeluaran proyek berdasarkan kategori proyek,

kegiatan proyek/komponen dan sub komponen (kegiatan) untuk jangka waktu yang konsisten denganPerjanjian Hibah ini.

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan _______________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________ Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 55

Grant Financing Nationwide Professional Development for Education Personnel through Australia’s Education Partnership with Indonesia

Project Use of Funds by Category / ActivityFor the Quarter ending dd/mm/yyyy

Grant Agreement No. ……………..

TOTAL Outstanding TOTAL Outstanding TOTAL Outstanding

IDR IDR IDR AUD IDR IDR IDR AUD IDR IDR IDR AUD

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

I Program Implementation of professional development for education personnel (PPP, CPD, Supervisor PD, Province and District Education Officials PD)

a. Principal Preparation Program

b. Principal CPD

c. Supervisor Professional Development

d. District Programs

Total Cat I :

II Management, monitoring and evaluation of the Initiative including accommodation, transportation, per diems and operating cost for the central management team at MoEC (through the Board of Education HRD and Education Quality Assurance / Badan PSDMP&PMP


b. Principal CPD

c. Supervisor Development Program


Total Cat II :

III. Management, monitoring and evaluation of 2011 BOS Training covering accommodation, transportation, per diems and operating cost (as defined in Appendix A).Procurement of goods [define in details]


b. Principal CPD



Total Cat III :

IV. Procurement of services [define in details]Procurement of services [define in details]


b. Principal CPD



Total Cat IV :

Grand Total (Cat.I + Cat. II + Cat. III + Cat. IV) :

Project Category / ActivitiesCharge to Spec. Account

Expenditures in Year to Date Cumulative Expenditures to Date

Charge to Spec. AccountCharge to Spec. Account

Expenditures in Current Quarter

Form 1-C

Pengembangan Keprofesian Tenaga Keendidikan __________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 56

Penjelasan tentang Format 1-C

Jumlah dalam Format ini dicatat dalam Rupiah dan Dolar Australia.

INFORMASI UMUM

Project Category/Activities (Kolom 1)

Kolom ini diisi dengan kategori hibah dan aktivitas yang mempunyai subtansi yang sama.

Expenditure (Pembelanjaan) - Current Quarter (Kuartal Sekarang)

Total (IDR) – (Kolom 2) Ini adalah total pengeluaran yang masih belum dipertanggungjawabkan (kolom 3) ditambah dengan jumlah yang sudah dipertanggungjawabkan (kolom 4) untuk periode saat ini.

Outstanding (Kolom 3) Pembayaran yang telah dilakukan oleh Bendahara (Pusat dan Provinsi) tetapi belum dipertanggungjawabkan dari Rekening Khusus selama periode pelaporan ini. Secara khusus, kolom ini adalah untuk SP2D yang telah dikeluarkan dalam periode pelaporan namun belum dibebankan pada Rekening Khusus.

Charge to Special Account (IDR) – (Kolom 4)

Pembayaran aktual dalam Rupiah diklasifikasikan berdasarkan kategori dan kegiatan untuk periode pelaporan saat ini dan dibebankan ke Rekening Khusus. Jumlah ini berdasarkan SP2D untuk periode pelaporan saat ini.

Charge to Special Account (AUD) – (Kolom 5)

Pembayaran aktual dalam $ AUD diklasifikasikan berdasarkan kategori dan kegiatanuntuk periode pelaporan saat ini dan dibebankan ke Rekening Khusus. Jumlah ini berdasarkan SP2D untuk periode pelaporan saat ini.

Expenditure (Pembelanjaan) –Year to Date (Tahun berjalan)

Total (IDR) – (Kolom 6) Jumlah realisasi pembayaran (SP2D) yang belum dipertanggungjawabkan dalam rekening khusus (kolom 7) dan jumlah pembayaran yang sudah dipertanggungjawabkan dalam Rekening Khusus (kolom 8) dari awal tahun Anggaran sampai akhir periode pelaporan ini.

Outstanding (Kolom 7) Pembayaran yang telah dilakukan oleh Bendahara tetapi belum dipertanggungjawabkan dari Rekening Khusus sejak awal tahun anggaran sampai akhir periode pelaporan ini. Secara khusus, kolom ini adalah untuk SP2D yang telah diterbitkan dalam periode pelaporan namun belum dibebankan pada Rekening Khusus.

Charge to Special Account (IDR) – (Kolom 8)

Pembayaran aktual dalam Rupiah diklasifikasikan berdasarkan kategori dan kegiatan untuk periode pelaporan saat ini dan dibebankan ke Rekening Khusus. Jumlah ini berdasarkan surat SP2D sdari awal tahun anggaran sampai akhir periode pelaporan ini.

Charge to Special Accpunt (AUD) – (Kolom 9)

Pembayaran aktual dalam $ AUD diklasifikasikan berdasarkan kategori dan kegiatan untuk periode pelaporan saat ini dan dibebankan ke Rekening Khusus. Jumlah ini berdasarkan SP2D sejak awal tahun anggaran sampai akhir periode pelaporan saat ini.

Pengembangan Keprofesian Tenaga Keendidikan __________________________________________________________________________________


Pengeluaran – Cumulative to Date

Total (IDR) – (Kolom 10) Ini adalah total pengeluaran yang masih belum dipertanggungjawabkan (kolom 11) dan jumlah yang sudah dipertanggungjawabkan dalam Rekening Khusus (kolom 12) dari awal proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini.

Outstanding (Kolom 11) Pembayaran yang telah dilakukan oleh Bendahara tetapi belum dipertangungjawabkan dalam Rekening Khusus sejak awal proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini. Secara khusus, kolom ini adalah untuk SP2D yang telah diterbitkan dalam periode pelaporan namun belum dibebankan pada Rekening Khusus.

Charge to Rekening Khusus (IDR) – (Kolom 12)

Jumlah realisasi Pembayaran dalam Rupiah diklasifikasikan berdasarkan kategori dan aktivitas untuk periode pelaporan saat ini dan dibebankan ke Rekening Khusus. Jumlah ini berdasarkan SP2D yang diterbitkan sejak awal proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini.

Charge to Rekening Khusus (AUD) – (Kolom 13)

Jumlah realisasi Pembayaran dalam $ AUD diklasifikasikan berdasarkan kategori dan aktivitas untuk periode pelaporan saat ini dan dibebankan ke Rekening Khusus. Jumlah ini berdasarkan SP2D yang diterbitkan sejak awal proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini.

4.4.5 Format 1-D: Status Pencairan dan Pembelanjaan Dana Format ini memberikan informasi mengenai pengeluaran yang dilakukan dan saldo

dana yang tersedia per Kategor.

Pengembangan KeprofesianTenaga Kependidikan ______________________________________________________________________________________________________________________________


Grant Financing Nationwide Professional Development for Education Personnel

through Australia’s Education Partnership with Indonesia

Disbursement and Expenditure StatusFor the Quarter ending………

in AUD

Grant Agreement No. ……..

Expenditure Remaining

Disbursement Current Cumulative Grant

Quarter to date Allocation

1 2 3 4 5 6=4+5 7 8 9=3-6-7

I Program Implementation of

professional development for

education personnel (PPP, CPD,

Supervisor PD, Province and

District Education Officials PD)

-

II Management, monitoring and

evaluation of the Initiative

including accommodation,

transportation, per diems and

operating cost for the central

management team at MoEC

(through the Board of Education

HRD and Education Quality

Assurance / Badan PSDMP&PMP

-

III Procurement of goods [define in

details]

-

IV Procurement of services [define in details] -

SA Advances

TOTAL 0.00

Grant

Cat Expenditure not

yet replenish

Remaining

Amount of

Contract /

Allocatin-DIPA

Detail of Category Grant Allocation

Form 1- D



Penjelasan tentang Format 1-D Semua jumlah dalam Format ini dicatat dalam Dolar Australia.

1. Grant Category Nomor kategori Hibah sesuai dengan yang tercantum pada Naskah Perjanjian Hibah (Grant Agreement) .

2. Detail of Category Penjelasan kategori hibah sesuai Perjanjian Hibah ini.

3. Grant Allocation Alokasi dana hibah yang tersedia sesuai dengan yang tercantum dalam Perjanjian Hibah.

4. Disbursement Jumlah kumulatif realisasi pembayaran (SP2D) per kategori yang telah di bebankan pada Rekening Khusus sampai akhir periode pelaporan sebelumnya.

Pembelanjaan: Pengeluaran proyek yang telah dibuktikan dengan surat SP2D yang sudah terbit dan telah dibebankan ke Rekening Khusus di Bank Indonesia

5. Current Quarter Jumlah pengeluaran proyek per kategori pada periode pelaporan saat ini.

6. Cumulative to Date Jumlah pengeluaran kumulatif proyek dari awal Proyek sampai akhir periode pelaporan saat ini.

7. Expenditures not yet replenished

Nilai belanja proyekyang telah membebani Rekening Khusus, tetapi belum diajukan pertanggungjawabanya/ replenishment untuk memperoleh penggantian dari DFAT.

8. Remaining Amount of Contract

Saldo Kontrak/DIPA yang belum dicairkan.

9. Remaining Loan Allocation

Sisa alokasi hibah (Kolom 3- Kolom 6 – Kolom 7).

Total Jumlah untuk setiap kolom dari Kolom 3 ke Kolom 9.

4.4.6 Format – 1E: Pembelanjaan untuk Alokasi Kontrak/Anggaran (DIPA) Format ini mencatat rincian pembelanjaan selama periode pelaporan.

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan _____________________________________________________________________________________________________________________________




Summary Statement by Province

Expenditures for Contracts / Budget Allocation (DIPA)For the Quarter ending dd/mm/yyyy

Grant Agreement No. ……….

No.

Number/ Amount

Date Rp.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

I. Program Implementation of professional development for education personnel (PPP, CPD, Supervisor PD, Province and District Education Officials PD) by Province

a. Principals' Preparation Program (PPP) by Province

1 Aceh

2 North Sumatera

3 …………………..

Sub-Total :

b. Principals’ Continuous Professional Development (PCPD) by Province

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

c. Supervisor PD by Province

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

d. Province and District Education Officials PD by Province

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

TOTAL Cat. I :

Reference SA (RKBI)

Date FY-Page

Amount

Charged to SA

(AUD eqv)

Reference Contract / Budget Allocation (DIPA)

NameItem

Office Issuing SP2DCross-Ref

SP2D No.

Date of

Payment

(SP2D)

Amount (Rp)Exchange

Rate Applied

Form 1- E



1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. II :

III.Procurement of goods

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. III :

III.Procurement of services

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. IV :

GRAND TOTAL Cat. I + Cat. II + Cat III + Cat IV :

II. Management, monitoring and evaluation of the Initiative including accommodation, transportation, per diems and operating cost for the central management team at MoEC (through the Board of

Education HRD and Education Quality Assurance / Badan PSDMP&PMP



Penjelasan tentang Format 1-E


Reference Contract/Budget Allocation (DIPA)

1 No Nomor urut item.

2 Number/Date Nomor dan tanggal penandatanganan kontrak sesuai yang tercantum dalam dokumen kontrak. Atau Nomor dan tanggal DIPA

3 Amount (Rp) Jumlah nilai kontrak (termasuk addendum) atau Nilai DIPA, jika pekerjaan tidak dikontrakkan.

4 Name Nama supplier/kontraktor di dokumen kontrak atau nama Satker jika pekerjaan tidak dikontrakkan.

5 Office Issuing SP2D Nama kantor yang bayar (KPPN) yang menerbitkan SP2D

6 Cross-Ref SP2D No. Nomor SP2D.

7 Date of Payment (SP2D) Tanggal SP2D diterbitkan.

8 Amount (Rp) Nilai SP2D (dalam Rupiah).

9 Exchange Rate Applied Nilai tukar yang digunakan saat pembayaran dilakukan.

10 Amount Charged to Rekening Khusus (AUDeqv)

Jumlah dalam AUD yg dibebankan ke Rekening Khusus.

Reference SA (RKBI) Date/ Page/No.

Tanggal penerbitan, halaman dan nomor urut pada Rekening Khusus Bank Indonesia (RKBI).

11 Date Tanggal penerbitan Rekening Khususdi Bank Indonesia (RKBI).

12 FY-Page Halaman di Rekening Khusus Bank Indonesia RKBI.

13 Item Nomor urut pada Rekening Khususdi Bank Indonesia RKBI.

4.4.7 Format – 1F: Pengeluaran Kumulatif untuk Kontrak/ Alokasi Anggaran (DIPA) Format ini mencatat semua pengeluaran dari awal Proyek sampai dengan periode

pelaporan saat ini.






Cumulative Expenditures for Contracts /Budget Allocation (DIPA)For the Quarter ending dd/mm/yyyy


No.

Number/ Amount

Date Rp.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

I. Program Implementation of professional development for education personnel (PPP, CPD, Supervisor PD, Province and District Education Officials PD)


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

TOTAL Cat. I :

Name

Amount

Charged to SA

(AUD eqv)

Reference SA (RKBI)

Date FY-Page Item



SP2D No.

Date of

Payment

(SP2D)

Amount (Rp)Exchange

Rate Applied

Form 1- F



1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. II :

III.Procurement of goods (by Province)

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. III :

III.Procurement of services (by Province)

1 Aceh

2 Banten

3 ………………..

TOTAL Cat. IV :






Penjelasan tentang Format 1F


Reference Contract/Budget Allocation

1 No Nomor urut item.

2 Number/Date Nomor dan tanggal penandatanganan kontrak sesuai yang tercantum dalam dokumen kontrak. Atau Nomor dan tanggal DIPA.

3 Amount (Rp) Jumlah nilai kontrak (termasuk addendum) atau Nilai DIPA, jika pekerjaan tidak dikontrakkan.

4 Name Nama supplier/kontraktor sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen kontrak atau nama Satker jika pekerjaan tidak dikontrakkan.

5 Office Issuing SP2D Nama kantor bayar (KPPN) yang menerbitkan SP2D

6 Cross-Ref SP2D No. Nomor SP2D.

7 Date of Payment (SP2D) Tanggal SP2D diterbitkan.

8 Amount (Rp) Nlai SP2D (dalam Rupiah).

9 Exchange Rate Applied Nilai tukar yang digunakan saat pembayaran.

10 Amount Charged to Rekening Khusus (AUDeqv)

Jumlah dalam AUD yg dibebankan ke Rekening Khusus.

Reference SA (RKBI) Date/ Page/No.

Tanggal penerbitan, halaman dan nomor urut pada Rekening Khusus Bank Indonesia (RKBI).

11 Date Tanggal penerbitan Rekening Khususdi Bank Indonesia RKBI.

12 FY-Page Halaman di Rekening Khusus di Bank Indonesia RKBI.

13 Item Nomor urut di Rekening Khusus di Bank Indonesia RKBI.



4.5 Tindak Kecurangan dan Korupsi

Pendahuluan

4.5.1 Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia tidak akan memberikan toleransi apapun terhadap tindak kecurangan serta berkomitmen memastikan bahwa dana Hibah dari Program ini digunakan hanya tujuan dan dengan cara yang disahkan oleh Perjanjian Hibah ini.

4.5.2 Mencegah dan mendeteksi tindak kecurangan yang melibatkan dana hibah dari

Program ini terutama menjadi tanggung jawab Pemerintah Indonesia melalui Instansi Penanggungjawab.

4.5.3 Jika Pemerintah Indonesia mengetahui adanya dugaan penyalahgunaan dana hibah

yang melibatkan perilaku curang atau korupsi dan tidak mengambil tindakan tepat waktu dan tepat untuk memperbaiki situasi dengan cara yang dianggap memuaskan bagi Pemerintah Australia penyaluran dana Hibah Program ini mungkin dapat ditunda sampai situasinya diperbaiki.

Definisi Tindak Kecurangan

4.5.4 Tindak Kecurangan dapat didefinisikan sebagai:

Secara tidak jujur mendapatkan suatu manfaat, atau mengakibatkan suatu kerugian, dengan cara yang tidak jujur, atau cara-cara lainnya.

Definisi tersebut diartikan sebagai:

Tidak jujur Tindakan itu memang disengaja, dan bukan sekedar tindak kecerobohan, atau

ketidak-pahaman terhadap prosedur atau sekedar kesalahan manusiawi.

Si pelaku mengerti bahwa tindakan itu salah atau memiliki niat tidak jujur

Mendapatkan Mendapatkan keuntungan untuk diri sendiri atau orang lain

Ini juga bisa berarti mendorong orang ketiga untuk bertindak dengan cara

yang tidak jujur sehingga mereka mendapatkan keuntungan itu

Manfaat Manfaatnya mungkin berwujud (misalnya keuntungan keuangan) atau tidak

berwujud (misalnya membuat pernyataan palsu yang mengarah ke munculnya

suatu hak yang sebenarnya tidak berlaku)

Mengakibatkan

kerugian

Sebuah kerugian dari properti secara permanen atau temporer.

Hal ini juga termasuk 'tidak mendapatkan apa yang seseorang mungkin bisa

mendapatkan'

'Properti' didefinisikan secara luas mencakup uang, barang dan milik pribadi.

Tindak

kebohongan

Tindak kebohongan meliputi perilaku, baik disengaja atau ceroboh, yang

menipu. Secara umum, jika terjadi tindak penipuan, maka aspek

ketidakjujuran pasti juga ada.

Cara lainnya Ini adalah ungkapan umum untuk memastikan bahwa perilaku tidak jujur itu

termasuk juga tindakan-tindakan yang tidak selalu melibatkan penipuan.



4.5.5 Tindak kecurangan termasuk:

a. Pencurian harta atau uang b. Tindak kecurangan dalam akuntansi termasuk faktur palsu, penggelapan

dana, transaksi fiktif. c. Penggunaan tidak sah, atau memperoleh properti, peralatan, bahan atau jasa

secara tidak sah. d. Menyebabkan kerugian, atau menghindari dan / atau menciptakan

kewajiban. e. Memberikan informasi palsu atau menyesatkan. f. Tidak memberikan informasi dimana ada kewajiban untuk memberikannya. g. Membantu rekanan sehingga mereka menagih terlalu mahal, atau menerima

suap dari mereka, atau membayar mereka untuk layanan yang tidak diterima. h. Menerima hadiah, pembayaran atau gratifikasi dari rekanan/mitra pelaksana

untuk informasi atau keuntungan finansial. i. Membuat atau menerima pembayaran di luar ketentuan perjanjian, kontrak

atau melanggar prosedur baku agar dapat mempercepat atau mengamankan kinerja tindakan rutin yang sebenarnya sah didapat tanpa harus ada pembayaran (uang pelicin).

j. Suap, termasuk menyuap pegawai asing (orang asing) k. Korupsi atau penyalahgunaan jabatan. l. Membuat, menggunakan atau memiliki data yang dipalsukan atau

memalsukan dokumen termasuk daftar hadir, kualifikasi dan referensi. m. Menyebabkan kerugian, atau menghindari dan / atau menciptakan

kewajiban. n. Penggunaan tidak sah atas fasilitas komputer, kendaraan, telepon dan jasa

properti lainnya o. Penggunaan tidak sah atau tidak disetujui untuk pembayaran biaya taksi,

kartu kredit, biaya rekening dan bentuk lain dari sistem pembayaran yang berlaku.

Pencegahan Tindak Kecurangan

4.5.6 Pemerintah Indonesia, melalui Instansi penanggungjawab, akan menerapkan berbagai tindak pencegahan dan deteksi untuk tindak kecurangan yaitu dengan:

a. Menggunakan sistem pencegahan kecurangan dan korupsi yang sudah ada di pemerintah Indonesia, agar secara efektif dan memantau praktik kerja untuk memastikan bahwa prosedur yang benar terus-menerus dilaksanakan.

b. Memantau pembelanjaan secara teratur.

c. Memastikan bahwa ada sistem pengendalian internal yang sesuai dengan pemisahan tugas yang efektif.

d. Memastikan staf sudah terlatih secara memadai untuk memungkinkan mereka untuk secara efektif menjalankan peran mereka.

e. Memastikan adanya pelaporan pengeluaran secara transparan dan benar.



4.5.7 Untuk mengurangi resiko tindak kecurangan Instansi penanggungjawab akan memastikan bahwa:

a. Semua surat undangan untuk menghadiri lokakarya yang didanai oleh program ini harus mencantumkan ketentuan keuangan untuk ditagihkan pada saat lokakarya.

b. Di awal setiap lokakarya yang didanai oleh program ini akan diadakan sesi kesadaran terhadap tindak kecurangan secara singkat.

c. Ada pemisahan tugas dan pekerjaan yang jelas terutama untuk fungsi pengadaan dan fungsi pembayaran, penyusunan klaim pembayaran dan peran pengeluaran kas, dan persiapan dan peran otorisasi.

d. Staf harus cukup terlatih untuk menjalankan peran yang ditugaskan kepada mereka - pelatihan khusus harus diberikan untuk kebutuhan ini dan panduan harus tersedia bagi mereka

e. Sistem keuangan harus didokumentasikan secara memadai dan transparan, yaitu, harus ada transparansi dalam pelaporan dan peninjauan keuangan melalui kepastian adanya kualitas format dan konten laporan

f. Ketika menyetujui suatu permintaan pembayaran, pihak yang memberikan otorisasi harus mempertanyakan keabsahan transaksi tanpa mengasumsikan bahwa transaksi tersebut benar atau salah

g. Harus ada pemeriksaan independen atau kontrol pemantauan yang dilakukan secara teratur - untuk rekonsiliasi misalnya laporan perbankan, rekonsiliasi inventaris aset, neraca saldo, dan pengendalian dokumen

h. Sesi kesadaran akan tindak kecurangan akan dijalankan berulang setiap tahun dan staf baru akan menerima pelatihan dalam kesadaran tindak kecurangan di awal tugas mereka. Dalam tahun pertama, sesi tersebut harus didasarkan pada hasil audit dari program-program sejenis dan dalam tahun-tahun berikutnya harus merujuk pada hasil audit program ProDEP.

i. Menerapkan sistem tambahan untuk melindungi Pemerintah Indonesia dari percobaan tindak kecurangan atau tindak penipuan.

4.5.8 Instansi penanggungjawabdan Lembaga yang Memenuhi Syarat bertanggungjawab untuk:

a. Menciptakan budaya anti-perilaku kecurangan

b. Menghalangi orang dari melakukan tindak penipuan

c. Mencegah tindak kecurangan.

d. Mendeteksi segera gejala tindak kecurangan.

e. Investigasi tindak kecurangan yang terdeteksi dengan segera dan profesional

f. Menerapkan sanksi yang efektif, termasuk tindakan hukum, terhadap pelaku tindak kecurangan siapapun mereka dan apapun jabatannya

g. Meminta ganti rugi atas uang atau aset yang digelapkan.



Pelaporan Tindak Kecurangan

4.5.9 Jika pejabat atau staff Kemdikbud atau Kemenag di Instansi Penanggungjawab dan Instansi Pelaksana, atau badan lain menduga ada tindak kecurangan yang telah terjadi atau mungkin terjadi, mereka perlu:

a. Sebisa mungkin mengumpulkan bukti tanpa menjadikan tersangka curiga atau tanpa harus berbicara dengan orang lain.

b. Membuat catatan dalam buku harian atau merekam tanggal, siapa yang terlibat, apa yang Anda lihat, dan di mana itu terjadi.

c. Melaporkan hal tersebut kepada atasan mereka (atau jika dia juga terlibat, ke atasan yang lebih tinggi) dan memberikan bukti-bukti yang telah Anda dikumpulkan.

d. Menjaga rahasia dan tidak membicarakan kekhawatiran atau isu dengan orang lain.

4.5.10 Pada saat menerima pemberitahuan atau umpan balik tentang adanya kecurigaan tindak kecurangan dari staf atau orang lain, pejabat yang berwenang harus:

a. Mendiskusikan masalah ini dengan orang yang mengajukan kecurigaan tersebut dalam rangka klarifikasi.

b. Mempersiapkan laporan kondisi dimana penipuan terjadi. Laporan ini harus mencakup nama kegiatan apa yang diduga terjadi tindak kecurangan, nama dan posisi orang-orang yang terlibat, rincian tuduhan itu, daftar urutan peristiwa yang mengarah ke tindak kecurangan atau percobaan penipuan, serta rekomendasi mengenai apa yang terjadi selanjutnya .

c. Menyampaikan laporan tersebut kepada Kepala BPSDMPK&PMP Kemdikbud, sebagai Instansi Penanggungjawab, dalam waktu lima (5) hari kerja.

Alamat untuk kantor yang berwenang adalah adalah:

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Kebudayaan dan Penjaminan Mutu Pendidikan (PSDMPK & PMP) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Lantai 17 Gedung D, Komplek Kemdikbud Jl Pintu Satu Senayan Jakarta Pusat Email:

d. Instansi Penangungjawab akan memberitahukan dugaan kecurangan ke DFAT melalui fax atau surat dalam waktu 24 jam dengan memberikan salinan laporan awal dugaan tindak kecurangan.



e. Instansi Penanggungjawab, setelah berkonsultasi dengan pihak DFAT, akan mulai melakukan investigasi dugaan tindak kecurangan menggunakan prosedur investigasi yang disetujui oleh kedua pihak.

4.5.11 Jika tindak kecurangan atau percobaan ke arah tindak kecurangan itu terdeteksi

oleh karyawan atau penasihat SSQ, atau karyawan lembaga lain yang dikontrak oleh Pemerintah Australia maka mereka harus melaporkan masalah ini ke atasan mereka (atau jika dia terlibat, keatasan yang lebih tinggi) .

4.5.12 Saat menerima laporan dugaan tindak kecurangan, maka atasan yang bersangkutan

perlu menyiapkan laporan tertulis sesuai dengan paragraf 4.5.10 huruf b Manual Prosedur program ini, dan menyerahkan laporan tersebut ke DFAT dalam waktu 24 jam.

Penyelidikan Dugaan Kecurangan

4.5.13 Investigasi dugaan tindak kecurangan akan dilakukan oleh Inspektorat Jenderal, DFAT atau badan lainnya yang diberikan kewenangan oleh Inspektur Jenderal atau DFAT, Investigasi yang dilakukan juga akan menggunakan prosedur sebagaimana disajikan dalam Tabel 6.

4.5.14 Setelah didapatkan kesimpulan dari penyelidikan, di mana hasil investigasi

menemukan adanya bukti suatu tindak kecurangan, Pemerintah Indonesia melalui Inspektorat Jenderal Kemdikbud akan:

a. Melakukan tindakan pemulihan (mengembalikan kerugian) sesuai dengan prosedur yang berlaku, termasuk jika perlu ke pengadilan yang ada di Indonesia.

b. Merujuk hal tersebut kepada kepolisian di Indonesia atau pihak berwajib lain yang bertanggung jawab untuk penuntutan tindak korupsi dan kecurangan.

c. Apabila seorang pegawai negeri Pemerintah Indonesia terlibat dalam Tindak Kecurangan tersebut, prosedur disiplin yang relevan harus diambil sesuai dengan Kode Etik atau ketentuan Pemerintah Indonesia yang berlaku, atau peraturan lain yang lebih tepat.

4.5.15 Prosedur pelaporan dan investigasi tindak kecurangan ditunjukkan dalam Diagrams 9, 10 dan 11.



Table 6: Langkah Investigasi Tindak Kecurangan dan Korupsi

Langkah Item Kegiatan

Langkah 1 Merencanakan Penyelidikan

Apa bentuk dugaan pelanggaran ini? Aturan atau hukum mana yang telah dilanggar? Siapa saja orang-orang yang terlibat? Apakah ada pilihan lain tentang bagaimana hal ini terjadi? Siapa yang tahu tentang hal itu? Sumber daya apa yang diperlukan untuk melakukan investigasi? Bagaimana Anda akan mendapatkan bukti yang dibutuhkan? Bagaimana Anda akan menggunakan bukti itu? Di mana titik kelemahan pengendalian internal? Bagaimana informasi tersebut akan divalidasi? Apa yang ingin Anda capai di akhir investigasi?

Langkah 2 Mengumpulkan bukti Wawancarai orang yang melaporkan penipuan. Siapkan pernyataan kesaksian mereka. Kaji ulang dan analisa bukti yang dikumpulkan. Cobalah untuk mendapatkan dokumen asli bila memungkinkan. Amati situasi untuk melihat apakah tindakan itu masih terus terjadi. Wawancara orang yang sadar akan adanya tindak kecurangan mulai dari orang yang paling tidak sadar ke orang yang paling mungkin sadar dan tahu hal itu. Dokumentasikan diskusi ini. Wawancarai tersangka pelaku kejahatan tanpa mereka sadar. Biarkan mereka tahu adanya dugaan pelanggaran tersebut. Rekam secara elektronik (video, tape, recorder) wawancara itu jika mungkin - tapi biarkan pelaku tahu bahwa Anda merekamnya. Sadarilah bahwa sangat sulit dalam investigasi tindak kecurangan untuk memperoleh 'pandangan pelaku' tentang apa yang sebenarnya terjadi. Dokumen kunci mungkin telah hancur. Para pemain utama biasanya tidak kooperatif dan mereka mengklaim telah kehilangan ingatan. Semua ini butuh waktu lama dan pertanyaan yang hati-hati untuk mendapatkan memahami sepenuhnya apa yang telah terjadi.

Langkah 3 Menyimpan bukti Siapkan laporan berdasarkan bukti yang dikumpulkan. Laporan ini harus berisi rekomendasi untuk langkah selanjutnya. Saat menulis itu, harus tetap bersikap adil dan tidak bias.

Sampaikan laporan kepada Sekretaris Dewan atau Inspektorat Jenderal.

Jika ada kelemahan dalam pengawasan atau kontrol yang diidentifikasi selama penyelidikan, catat kondisi tersebut dan serahkan ke SDTOG dan DFAT.

Ingatlah untuk selalu menjaga kerahasiaan dalam semua urusan ini.



Diagram 9: Proses Pelaporan Kecurangan

Kejadian – kemungkinan kecurangan atau usaha untuk berbuat curang

Dilaporkan sebagai sebuah keluhan kepada CHO

Dideteksi oleh SSQ atau pegawailainnya yang dikontrak

Pemerintah Australia

Dilaporkan kepada atasan Pejabat yang menanggulangi Keluhan

(CHO)

CHO menginformasikan DFAT dalam 24 jam dan menyusun laporan awal

(4.5.10 b) dan menyerahkannya kepada

Kepala Badan

Atasan atau CHO menginformasikan DFAT dalam 24 jam dan menyusun laporan

(sesuai Paragraf 4.5.10) dan menyerahkannya kepada DFAT

dalam 5 hari

DFAT menentukan apakah tuduhan itu bisa dianggap

kecurangan dan memberitahukan kepada

Kepala Badan sebagai Institusi Penanggungjawab dengan

surat resmi

Penyelidikan lebih lanjut tidak diperlukan

Proses penyelidikan dimulai

CHO akan memperbaharui

data base Tidak

CHO akan akan memperbaharui data base

Ya

CHO mencatat dan meneruskan kepada pihak

yang relevan

Pihak yang relevan menentukan apakah informasi tersebut

perlu ditindak lanjuti dihentikan

Dideteksi oleh Pegawai Pemerintah RI

Dilaporkan kepada atasan, atasan akan menghubungi

CHO untuk dicatat dan diteruskan kepada pihak

yang relevan

Kepala Badan akan berdiskusi dengan pihak relevan termasuk DFAT dan atau Kemenag dan

melakukan langkah lanjutan sesuai kesepakatan



Diagram 10: Proses Investigasi – oleh Kemdikbud

Kepala Instansi Penanggungjawab mendelegkasikan kepada Sekretaris Badan

(setelah mendapat kesepakatan dengan DFAT tentang langkah lanjutan yang pantas)

Sekretaris Badan melaksanakan tindakan yang telah disepakati

Melakukan investigasi dengan menggunakan staf

sendiri

Meminta Irjen (pusat) atau Bawasda (daerah) untuk melakukan

investigasi

Meminta polisi setempat untuk melakukan investigasi

Melaporkan ke Badan tentang tindakan yang telah diambil

Memberitahukan DFAT tentang tindakan yang telah diambil dan rekomendasinya



Diagram 11: Proses Eskalasi (jika tidak ada laporan dari Pemerintah RI)

DFAT (langsung atau melalui SSQ) menyampaikan hal ini kepada Sekretaris

Badan

Menyampaikan hal ini kepada Counsellor Education, Scholarships, Knowledge

Jika masih tidak ada tindakan/tindak lanjut yang tidak

memuaskan

Meminta diadakan pertemuan dengan Kepala Badan

Surat resmi dari DFAT Minister Counsellor ke Wamen/Kepala Badan, termasuk menyatakan kemungkinan untuk menjalankan ketentuan terkait

kecurangan yang ada di Perjanian Hibah/Grant Agreement

Melakukan investigasi terhadap proses investigasi

Melaporkan kepada Kepala Badan

Memberitahukan DFAT tentang tindakan yang telah diambil dan rekomendasinya

Jika masih tidak ada tindakan/tindak lanjut yang tidak

memuaskan



5. Pengadaan

5.1 Pendahuluan

5.1.1 Tujuan bagian ini adalah untuk memberikan kerangka kerja dan pedoman bagi staf Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam hal pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan:

a. Dengan cara yang efisien dan efektif yang mempertimbangkan nilai dari uang yang dikeluarkan dan biaya total yang perlu dikeluarkan saat barang tersebut telah dimiliki.

b. Dengan cara yang etis yang tidak bermasalah ketika dilakukan pengawasan eksternal.

c. Dengan tingkat risiko yang dapat diterima dan paparan-nya.

5.1.2 Semua barang dan jasa yang diperlukan untuk persiapan, pengelolaan atau pelaksanaan Pengembangan Keprofesian Tenaga Pendidikan profesional yang akan dibiayai melalui Perjanjian Hibah ini harus diadakan sesuai dengan prosedur Perjanjian Hibah, Peraturan pengadaan Pemerintah Indonesia (Perpres 54/2010 dan Perpres 70/2012), Prosedur Manual, dan Manual Pengadaan serta ketentuan terkait yang dikeluarkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP).

5.1.3 Pengadaan dibawah Perjanjian Hibah ini akan diselenggarakan dengan

menggunakan prosedur Pelelangan/Seleksi Nasional sesuai dengan pedoman Pemerintah Indonesia seperti PERPRES 54/2010 dan PERPRES 70/2012 beserta penjelasan yang diuraikan dalam bagian ini. Jenis Pengadaan yang diperlukandiantaranya:

a. Pengadaan materi pelatihan dan paket sumberdaya pelatihan. b. Pengadaan jasa untuk mendukung proses pembelajaran berbasis web, Sistem

Informasi Manajemen (SIM) dan sistem monitoring dan evaluasi.

5.1.4 Pengadaan harus dilakukan dengan memperhatikan Prinsip Pengadaan dan Kode Etik yang termuat dalam Perpres 54/2010 Jo Perpres 70/2012.

5.2 Nilai untuk Uang yang Dikeluarkan(Value for Money)

5.2.1 Prinsip Nilai untuk Uang yang dikeluarkan akan diterapkan untuk semua Pengadaan yang dilakukan di bawah Perjanjian Hibah ini. Prinsip Nilai untuk Uang yang Dikeluarkan disebutkan dalam Perpres 54/2010 dengan mempertimbangkan hal-hal berikut ini:

a. Harga yang dibayarkan. b. Kesesuaian produk atau jasa. c. Kualitas produk atau jasa. d. Seluruh biaya masa pemakaian termasuk biaya perbaikan dan pemeliharaan. e. Penggunaan sumber daya, kesesuaian dengan tujuan, ketepatan waktu

pengiriman dan pemeliharaan.



f. Kenyamanan dan kapasitas teknis penyedia.

5.2.2 Prinsip-prinsip berikut akan harus diikuti agar memastikan terjaganya prinsip Nilai untuk Uang yang Dikeluarkan (Value for Money):

a. Informasi tentang pelelangan yang akan dilakukan akan diiklankan dan pelelangan dilakukan terbuka bagi semua penawar potensial.

b. Persaingan akan didorong dengan memastikan tidak adanya diskriminasi di dalam Pengadaan dan menggunakan proses pengadaan yang kompetitif.

c. Sumber daya akan digunakan secara efisien, efektif dan beretika. d. Setiap keputusan yang dibuat akan dilakukan secara akuntabel dan

transparan.

5.2.3 Ketika menilai keseluruhan proses dan penyelesaian persaingan saat pengadaan, penilaian keseluruhan juga harus memperhatikan faktor-faktor seperti:

a. Kematangan pasar untuk sumber daya atau jasa yang dicari b. Sejarah kinerja setiap calon pemasok c. Risiko relatif dari masing-masing proposal d. Pertimbangan keuangan termasuk semua manfaat langsung dan tidak

langsung yang relevan dan biaya selama siklus pengadaan secara keseluruhan e. Antisipasi biaya yang dapat dikeluarkan, atau biaya yang mungkin timbul,

saat barang harus dibuang f. Evaluasi opsi kontrak (misalnya, opsi perpanjangan kontrak). g. Rincian catatan penilaian-penilaian tersebut harus disimpan untuk

pencatatan dalam perioda sesuai dengan yang dicantumkan dalam Perjanjian Hibah.

5.3 Rencana Pengadaan

5.3.1 Pemerintah Indonesia, melalui Instansi Penanggungjawab, akan mempersiapkan suatu Rencana Pengadaan Tahunan (RUP= Rencana Umum Pengadaan) yang berisi informasi-informasi berikut:

a. Pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk melaksanakan Program ini, sejauh memenuhi syarat Hibah Kategori III dan IV yang akan dilakukan pada tahun anggaran Pemerintah Indonesia berikutnya.

b. Metode Pengadaan yang diusulkan untuk Pengadaan Barang/Jasa tersebut.

5.3.2 Rencana Pengadaan tersebut harus secara resmi disetujui oleh SDTOG.

5.3.3 Rencana Pengadaan Tahunan akan diperbarui setiap bulan September untuk tahun berikutnya dan rencana yang telah diperbarui tersebut harus secara resmi disetujui oleh SDTOG.



5.4 Proses Pengadaan

5.4.1 Proses Pengadaan yang dilakukan di bawah Perjanjian Hibah ini harus memenuhi semua persyaratan yang diatur atau yang menjadi rujukan dalam Perjanjian Hibah ini dan:

a. Perpres 54/2010 dan 70/2012 serta regulasi yang dikeluarkan oleh LKPP, dengan memperhatikan prosedur tambahan yang dinyatakan di Lampiran F (Klarifikasi terkait Pengadaan Program) dari Perjanjian Hibah.

b. Manual Prosedur. c. Huruf A Bab III (Pengadaan); Jadwal 2 Perjanjian Hibah ini. d. Manual Pengadaan Program.

5.4.2 Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia sepakat bahwa sejumlah sampel Pengadaan bisa diaudit secara berkala dan independen atas permintaan Pemerintah Australia.

5.4.3 Pemerintah Indonesia mungkin akan meminta pihak Pemerintah Australia untuk

menyelenggarakan sejumlah kegiatan pengadaan tertentu atas nama Program ini dengan menggunakan pendanaan diluar DIPA

5.4.4 Instansi Penanggungjawab akan bertanggungjawab untuk:

a. Pengembangan kapasitas staf Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam hal Pengadaan.

b. Pengawasan dokumentasi pengadaan. c. Pengawasan proses seleksi dan dokumentasi terkait. d. Meninjau dan meningkatkan praktik Pengadaan skala kecil dan sesuai

kebutuhan. e. Meninjau dan meningkatkan proses Pengadaan yang ada dan

merekomendasikan perbaikan sesuai kebutuhan. f. Mengembangkan Manual Pengadaan Program yang selaras dengan aturan,

prosedur serta perundang-undangan yang berlaku atau yang diusulkan di Indonesia.

5.5 Prinsip-Prinsip Umum Proses Seleksi Tender

5.5.1 Umum: Prosedur yang harus diikuti untuk semua Pengadaan harus sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan Pemerintah Indonesia dengan catatan:

a. Pengecualian untuk Peraturan Presiden No 54/2010 Jo Peraturan Presiden No 70/2012 Pasal 96, 97, 98, 101, 102 dan 104 tidak berlaku untuk semua Pengadaan dalam Program ini.

b. Perlu klarifikasi dan modifikasi sebagaimana dijelaskan dalam enam (6) paragraf berikut ini untuk memastikan kepatuhan atau ketaatan dengan persyaratan Pemerintah Australia.

5.5.2 Joint Ventures: Seorang peserta lelang yang dinyatakan sebagai penawar dengan nilai evaluasi terendah tidak diwajibkan membentuk perusahaan patungan (joint



venture) atau mesubkontrakkan bagian dari pengadaan barang sebagai syarat untuk mendapatkan kontrak.

5.5.3 Preferensi: Tidak ada preferensi (perlakuan khusus) apapun akan diberikan kepada penawar nasional atau barang/produk nasional.

5.5.4 Pengumuman:

a. Dokumen informasi lelang juga harus tersedia secara gratis, melalui surat, dengan mengunduh file atau secara langsung, untuk semua orang/perusahaan yang telah mendaftar.

b. Perusahan asing tidak dilarang mengikuti pelelangan.

5.5.5 Bid Security (Jaminan Penawaran): Jaminan Penawaran haruslah, berdasarkan

pilihan peserta penawaran, yaitu dalam bentuk Letter of Credit (L/C) atau surat jaminan dari sebuah bank dengan reputasi yang baik, artinya sebuah bank pemerintah atau bank swasta yang beroperasi di Indonesia, tapi bukan merupakan Bank Perkreditan Rakyat (BPR).

5.5.6 Pembukaan Penawaran dan Evaluasi Penawaran:

a. Penawaran lelang akan dibuka di depan umum kecuali untuk sistem lelang elekronik (e-procurement) , pembukaan dilakukan segera setelah batas waktu untuk pengajuan penawaran selesai.

b. Evaluasi penawaran harus dilakukan dengan tegas mengacu pada kriteria sebagaimana dinyatakan dalam dokumen lelang dan kontrak akan diberikan kepada penawar dengan nilai evaluasi terendah yang responsif.

c. Peserta Lelang tidak akan didiskualifikasi hanya karena penyimpangan minor dan non-substansial.

5.5.7 Penolakan Penawaran Tender: Penawaran yang tidak memenuhi ketentuan dalam dokumen lelang dapat ditolak, penawaran baru tidak akan

Ketika jumlah penawaran yang masuk dalam lelang kurang dari tiga, maka

pelelangan ulang tidak akan dilakukan tanpa persetujuan Pemerintah Australia.

5.6 Praktek Pengadaan yang Tidak Konsisten

5.6.1 Jika pengadaan yang tidak sesuai diidentifikasi, maka Pemerintah Australia bisa membatalkan Perjanjian Hibah sesuai dengan Bab 5, Pasal 5.1 (c) Perjanjian Hibah.



6. Monitoring, Evaluasi dan Audit

6.1 Gambaran Umum

6.1.1` Pemerintah Indonesia, melalui Tim Pengendali dan Tata Kelola GoG dan SDTOG, bertanggungjawab untuk melakukan pengawasan Program, termasuk mengenai kebijakan dan prosedur untuk memantau dan mengevaluasi Program ProDEP dan kegiatan-kegiatan pembelajarannya.

6.1.2 Monitoring akan dilaksanakan secara berkelanjutan oleh Instansi Penanggungjawab

dengan bantuan teknis dari kontraktor yang dipekerjakan oleh Pemerintah Australia.

6.1.3. Evaluasi secara independen akan dilakukan oleh kontraktor yang dipekerjakan oleh

Pemerintah Australia. 6.1.4 (Studi penelitian juga bisa dilakukan untuk memberikan informasi untuk

mendukung pelaksanaan Program ProDEP yang efektif) 6.1.5. Audit independen akan dilakukan oleh kontraktor yang dipekerjakan oleh

Pemerintah Australia. Tindak lanjut untuk temuan audit akan disepakati oleh Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia.

6.1.6 Tujuan M&E adalah mengumpulkan dan menganalisa data untuk memantau dan

mengevaluasi hal-hal berikut dari ProDEP:

a. Sistem dan proses dari perencanaan dan pengelolaan. b. Proses pelaksanaan. c. Semua program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan

pembelajaran terkait.

6.1.7 Informasi dan temuan M&E dan audit akan digunakan untuk:

a. Melakukan penjaminan mutu dan, jika diperlukan, memperbaiki sistem dan proses perencanaan, dan pengelolaan.

b. Mendeteksi kecurangan, usaha kecurangan, pelanggaran aturan. c. Melakukan penjaminan mutu dan, jika diperlukan, memperbaiki sistem dan

proses pelaksanaan. d. Menentukan efektifitas dan dampak dari masing-masing program

pengembangan keprofesian beserta kegiatan pembelajaran terkait e. Menyediakan informasi untuk penyusunan Laporan Kemajuan Triwulan.

Laporan Tahunan Program dan laporan evaluasi independen. f. Menyediakan informasi untuk penyusunan Rencana Kerja Tahunan.

6.1.8 M&E akan dilakukan sesuai dengan Kerangka Penilaian Kinerja/Performance

Assessment Framework (PAF) ProDEP yang akan dimasukkan sebagai Lampiran 4 Manual Prosedur ini.



6.2 Outcomes (Hasil/Dampak) dan Outputs (Keluaran)

6.2.1 Proses monitoring dan evaluasi ProDEP akan memberikan informasi, data, dan pemahaman tentang sejauh mana dampak dan keluaran ProDEP (lihat Paragraf 6.2.2 dan 6.2.3) telah dicapai.

6.2.2 Di akhir ProDEP ini, hasil/dampak yang diharapkan adalah:

Pengelolaan sekolah dan madrasah yang lebih baik

6.2.3 Di akhir Program ProDEP ini, keluaran-keluaran yang diharapkan adalah:

a. Sistem Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan sudah berjalan dan bisa diakses di semua provinsi untuk para kepala sekolah/madrasah, pengawas dan pejabat pendidikan.

b. Kepala sekolah/madrasah, pengawas, dan pejabat pendidikan kabupaten / kota (sampai dengan 250 Kabupaten/Kota) telah ikut serta di dalam pengembangan keprofesian.

c. Lima belas persen (15%) peserta berasal dari Bidang Pendidikan Islam dibawah Kemenag.

d. Kompetensi keprofesian kepala sekolah/madrasah, pengawas, dan pejabat pendidikan telah meningkat sebagai hasil dari pengembangan keprofesian yang dilaksanakan di bawah ProDEP.

6.3 Peran dan Tanggung-jawab

6.3.1 Kemdikbud, dengan bantuan teknis dari kontraktor yang dipekerjakan oleh Pemerintah Australia, akan bertangggung-jawab untuk memantau input dan output (keluaran) dari ProDEP sebagaimana dijabarkan dalam Kerangka Penilaian Kinerja atau PAF.

6.3.2 Kontraktor-kontraktor yang dipekerjakan oleh Pemerintah Australia akan

bertanggung-jawab untuk melakukan ev aluasi terhadap pencapaian hasil-hasil ProDEP (Inisiatif), beserta efektifitas dan dampak positif dari ProDEP dan kegiatan-kegiatan pembelajaran yang terkait.

6.3.3 Instansi Penanggung-jawab, yang bertindak di bawah pendelegasian oleh SDTOG dan

dengan bantuan teknis dari kontraktor-kontraktor yang dipekerjakan oleh Pemerintah Australia, bertanggung-jawab untuk:

a. Mengembangkan procedure-prosedur pemantauan, sebagai bagian dari Kerangka Penilaian Kinerja atau PAF

b. Mengelola dan melakukan koordinasi atas pemantauan ProDEP. c. Melakukan pemantauan awal atas ProDEP. d. Mengelola pemantauan atas data. e. Melakukan analisa atas data pemantauan. f. Menyiapkan laporan-laporan pemantauan untuk SDTOG.



6.3.4. Instansi-instansi Pelaksana akan mendukung Instansi Penangggung-jawab untuk memantau ProDEP dengan cara:

a. Membantu pengembangan dari procedure-prosedure monitoring untuk setiap program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajaran terkait yang dikelola dan dilaksanakan oleh masing-masing Instansi Pelaksana tersebut.

b. Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data-data pemantauan. c. Menyampaikan data tentang pemantauan kepada Instansi Penanggung-

jawab. d. Membantu dalam analisa data pemantauan. e. Membantu Instansi Penanggung-jawab menyiapkan laporan-laporan

pemantauan.

6.3.5 Para Penanggung-Jawab (PENJAB) terkait di tingkat Nasional harus memantau data dan berbagai laporan guna memastikan bahwa temuan-temuan yang didapatkan akan digunakan untuk memperbaiki dan meningkatkan kegiatan-kegiatan pembelajaran, beserta proses-proses manajemen dan pelaksanaan.

6.3.6 Melalui konsultasi dengan Instansi Penanggung-jawab, kontraktor-kontraktor yang

dipekerjakan oleh Pemerintah Australia untuk melaksanakan eveluasi ProDEP akan bertanggung-jawab untuk:

a. Mengembangkan procedur-prosedure evaluasi. b. Mengelola dan melakukan koordinasi dari evaluasi terhadap ProDEP. c. Melaksanakan berbagai studi evaluasi tentang ProDEP. d. Melakukan analisa terhadap data evaluasi. e. Menyiapkan laporan-laporan evaluasi dan diseminasi temuan hasil evaluasi.

6.3.7 Pemerintah Indonesia akan menyediakan akses terhadap data, orang dan sistem sebagaimana diminta oleh Pemerintah Australia dan para kontraktornya untuk memampukan para kontraktor tersebut melakukan penjaminan mutu, beserta kegiatan-kegiatan pemantauan dan evaluasi.

6.4 Prosedur Monitoring dan Evaluasi

6.4.1 Kegiatan monitoring akan dilakukan sesuai dengan PAF. PAF adalah sebuah dokumen aktif yang akan terus dikaji ulang dan diperbaharui selama masa pelaksanaan ProDEP.

6.4.2 PAF menyajikan hal-hal berikut terkait dengan ProDEP:

a. Hasil/dampak dan keluaran. b. Indikator Kinerja Kunci (IKK) untuk monitoring dan pelaporan. c. Pertanyaan kunci untuk monitoring dan evaluasi. d. Proses dan metodologi pengumpulan data. e. Tanggungjawab dalam pengumpulan data. f. Persyaratan pelaporan.



6.4.3 IKK yang dijabarkan di dalam PAF memberikan dasar untuk melakukan monitoring masukan dan keluaran Program ProDEP. Data IKK akan dipilah-pilah berdasarkan gender, disabilitas, kabupaten/kota, provinsi, modalitas penyampaian, dan kelembagaan (Kemdikbud/Kemenag).

6.4.4 IKK minimal akan memberikan informasi sebagai berikut:

a. Jumlah kepala sekolah/madrasah, calon kepala sekolah, dan pengawas yang telah ikut serta dalam program-program pengembangan keprofesian (PPK).

b. Jumlah Bahan Pembelajaran Utama / modul yang telah berhasil diselesaikan oleh para kepala sekolah/madrasah, calon kepala sekolah dan pengawas.

c. Jumlah kepala sekolah/madrasah dan pengawas yang telah meningkat kompetensinya (dinilai melalui penilaian kinerja masing-masing individu dan metode penilaian lainnya yang sesuai) setelah mengikuti pelatihan BPU/modul dan kegiatan pembelajaran PKB lainnya yang terkait.

d. Jumlah pejabat pendidikan kabupaten/kota dan provinsi yang ikut serta dalam Program Pengembangan Kapasitas bagi Pemerintah Daerah (PPKPPD).

e. Jumlah pejabat pendidikan kabupaten/kota dan provinsi yang telah berhasil menyelesaikan PPKPPD.

f. Jumlah peserta yang puas/tidak puas dengan mutu dan relevansi dari program-program pengembangan keprofesian beserta kegiatan-kegiatan pembelajarannya.

g. Tingkat pembelajaran para peserta yang mengikuti program-program pengembangan keprofesian.

h. Tingkat sejauh mana para peserta menerapkan pembelajaran mereka di tempat kerja masing-masing

i. Jumlah keluhan yang diterima terkait dengan Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan atau ProDEP.

6.4.5 Data monitoring akan dikumpulkan di tingkat provinsi, kabupaten/kota, dan pada

beberapa kasus, juga di tingkat sekolah dan madrasah. 6.4.6 Data monitoring dan evaluasi akan disimpan di Sistem Informasi Manajemen

Instansi Penanggungjawab atau di pangkalan data Kemdikbud lainnya yang sesuai dan bisa diakses oleh Instansi Penanggungjawab untuk tujuan analisa, dan pelaporan dan Pemerintah Australia serta kontraktor untuk tujuan audit, monitoring dan evaluasi.

6.4.7 Kontraktor yang dipekerjakan oleh Pemerintah Australia untuk mengevaluasi

ProDEP akan mengembangkan dan menerapkan prosedur untuk mengevaluasi hasil ProDEP dan menjawab pertanyaan evaluasi kunci yang dijabarkan di dalam PAF.

6.4.8 Sebuah misi bersama antara Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia untuk

melakukan kajian program akan dilakukan pada bulan Januari setiap tahunnya. Misi kajian akan:

a. Mengkaji ulang semua data M & E yang dikumpulkan di dalam ProDEP ini.



b. Mengumpulkan data tambahan melalui kunjungan lapangan, survei dan wawancara.

c. Menilai perkembangan terhadap pencapaian tujuan-tujuan, hasil/dampak dan keluaran-keluaran ProDEP.

d. Mengkaji ulang rencana-rencana SDTOG untuk masa dua belas bulan ke depan.

e. Memberikan nasihat teknis dan umpan balik untuk mengarahkan pelaksanaan ProDEP di masa mendatang.

f. Menyediakan mekanisme pemberian balikan (feedback) ke Instansi Penanggungjawab dan SDTOG dari peserta program dan Instansi Pelaksana.

6.4.9 Keanggotaan misi ini akan ditentukan bersama oleh Pemerintah Indonesia dan

Pemerintah Australia dengan melibatkan pula perwakilan dari SDTOG

6.5 Pelaporan

6.5.1 Laporan Kemajuan Triwulan yang memasukkan temuan monitoring dan evaluasi akan dipersiapkan oleh Instansi Penanggungjawab dan disajikan ke SDTOG seperti yang dijelaskan di dalam Bab 8 Manual Prosedur ini.

6.5.2 Instansi Penanggungjawab bisa diminta untuk memberikan laporan ad hoc tentang

data monitoring ke SDTOG. 6.5.3 Kontraktor yang dipekerjakan Pemerintah Australia untuk mengevaluasi dan

mengaudit ProDEP akan mempersiapkan dan mempresentasikan laporannya kepada SDTOG untuk setiap input.

Tabel 7: Gambaran Umum M & E Program

Proses Area Fokus Penanggungjawab Pelaporan

Monitoring

Masukan

Keluaran

Indikator Kinerja Kunci (IKK)

Pertanyaan kunci untuk monitoring

Kemdikbud


Instansi Pelaksana

Bantuan teknis oleh kontraktor Pemerintah Australia

Laporan Kemajuan Triwulan

Laporan Tahunan Program

Laporan monitoring ad hoc berdasarkan permintaan SDTOG

Evaluasi

Hasil/Dampak ProDEP

Pertanyaan-pertanyaan kunci untuk evaluasi

Kontraktor Pemerintah Australia

Data Monitoring dari Kemdikbud

Laporan Evaluasi

Laporan Kemajuan Triwulan

Laporan Tahunan Program

6.6 Audit Independen

Pendahuluan

6.6.1 Audit finansial independen dan kajian kepatuhan akan dilakukan oleh kontraktor yang dipekerjakan oleh Pemerintah Australia. Pemerintah RI akan memfasilitasi,



sejauh diperlukan, pekerjaan kontraktor ini dengan menyediakan akses ke data dan memberikan kesempatan bagi auditor untuk melakukan wawancara dan / atau survei dengan pelaksana program, penerima manfaatnya dan pemangku kepentingan terkait.

6.6.2 Auditor independen akan dipilih berdasarkan kriteria yang dikembangkan oleh

Pemerintah Australia. 6.6.3 Selama audit ini, Pemerintah Indonesia akan menyediakan akses dan memfasilitasi

secara memadai kepada Perwakilan Pemerintah Australia untuk melakukann kegiatan audit dan inspeksi laporan-laporan keuangan, data serta catatan-catatan lainnya dan mengijinkan dilakukannya penyalinan dan pengutipan.

6.6.4 Selain audit reguler, Pemerintah Australia dapat, dari waktu ke waktu, dengan

kebijakannya sendiri, dan setelah berkonsultasi dengan GoG dan SDTOG, menugaskan tim audit untuk melakukan audit tambahan sesuai dengan Manual Prosedur ini.

6.6.5 Pemerintah Indonesia (RI) dapat melakukan audit sendiri atas Program Perjanjian

Hibah ini sesuai dengan hukum Indonesia.

Penentuan Waktu Audit Reguler

6.6.6 Audit reguler akan dilakukan setiap tahunnya dan akan mencakup 1 Januari - 31 Desember tahun sebelumnya (atau bagian dari tahun itu). Audit ini akan mulai dilakukan pada bulan April di tahun berikutnya atau seperti yang ditentukan nantinya oleh Pemerintah Australia

Persiapan untuk Audit

6.6.7 Auditor mungkin akan meminta informasi terkait beberapa hal berikut ini baik sebelum atau selama audit:

a. Perjanjian Hibah. b. Salinan laporan keuangan triwulanan yang disusun Pemerintah Indonesia. c. Salinan kuitansi yang dikeluarkan dengan lampiran bukti asli termasuk

penawaran. d. Inventaris Asset (jika ada). e. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengadaan. f. Salinan kontrak / perjanjian layanan untuk biaya yang dibayarkan. g. Dokumentasi lainnya seperti daftar hadir pada lokakarya, anggaran untuk

lokakarya dan kontrak. h. Salinan dari setiap manual/SOP - Administrasi, Pengadaan, Penjaminan. i. Struktur Organisasi dan daftar personalia. j. Batasan pendelegasian (jika ada). k. Daftar lokakarya dan pelatihan yang dilakukan. l. Setiap dokumentasi hukum yang relevan terkait dengan pembayaran.



6.6.8 Menjadi tanggung jawab Pemerintah Indonesia untuk menyimpan semua bukti audit yang memadai dan untuk memberikan bukti dokumentasi yang mendukung pembayaran.

Tujuan Audit

Kajian terhadap Kepatuhan

6.6.9 Tujuan dari Tinjauan Kepatuhan Tahunan adalah untuk menentukan sejauh mana kepatuhan terhadap sistem dan prosedur kontrol yang telah disepakati seperti yang dijabarkan dalam Perjanjian Hibah Program dan ManualProsedur ini.

6.6.10 Tinjauan kepatuhan akan dilakukan bersamaan dengan audit keuangan. 6.6.11 Tinjauan Kepatuhan akan dilaksanakan dengan dasar pengambilan sampel untuk

membentuk opini tentang pengendalian dan sistem internal operasional dengan menggunakan pendekatan yang dijabarkan di Tabel 8.

Table 8:Kajian terhadap Kepatuhan

Langkah Tahap Proses

Langkah 1 Perencanaan Meninjau informasi yang ada seperti misalnya Perjanjian Hibah Program, Manual Prosedur, laporan keuangan, sistem dan prosedur pengendalian, dan perundang-undangan yang relevan.

Langkah 2 Penilaian Resiko Menganalisis potensi kelemahan sistem yang ada dan melakukan penilaian risiko yang terkait dengannya.

Langkah 3 Klarifikasi permasalahan

Melakukan diskusi dengan staf yang relevan untuk lebih memahami prosedur dan proses dan mendiskusikan prosedur audit yang diusulkan.

Langkah 4 Desain Program Audit

Berdasarkan informasi yang diperoleh, Auditor merancang Program Audit yang memungkinkan auditor membentuk opini mengenai keandalan pengendalian internal.

Langkah 5 Pengujian Pengujian pengendalian dengan memilih sampel transaksi yang mencakup berbagai jenis transaksi yang diproses. Selama proses ini, auditor harus merasa yakin bahwa tidak ada pembelanjaan yang boros, tindak korupsi atau penggelapan, atau ketidak-kepatuhan terhadap hukum, peraturan dan kebijakan manajemen.

Audit Keuangan (Pengujian Substansi )

6.6.12 Tujuan dari Audit Keuangan Tahunan adalah untuk memberikan opini atas Laporan Keuangan berkaitan dengan ProDEP. Termasuk di dalamnya administrasi dana hibah yang disalurkan melalui sistem Pemerintah Indonesia ke berbagai tingkat penerima manfaat.

6.6.13 Auditor akan melakukan tinjauan Laporan Keuangan untuk Tujuan Khusus (lihat

Pasal 4.4) yang akan dibuat oleh Pemerintah Indonesia sebagai bagian dari pengelolaan keuangan biasa.



6.6.14 Selain langkah-langkah yang tercantum untuk Tinjauan Kepatuhan, auditor akan melakukan langkah-langkah berikut pada Tabel 9.

Table 9: Persyaratan tambahan untuk Pengujian Substansi


Langkah 6

Pengujian Substansi

Menguji saldo jumlah yang tercantum dalam laporan keuangan dengan cara:

a. Mengkaji ulang rekonsiliasi seperti rekonsiliasi bank dan pembayaran di muka

b. Mengkonfirmasikan data dengan suplier, debitur, bank, dll sesuai dengan keperluan untuk bisa merasa yakin bahwa jumlah yang dilaporkan wajar

c. Menelusuri kembali dari jumlah yang dilaporkan untuk dicocokkan dengan dokumentasi pendukung

d. Melakukan verifikasi d dokumentasi pendukung untuk memastikan bahwa jumlah yang dibayarkan dimasukkan dalam laporan keuangan

e. Melakukan tes analisa yang diperlukan untuk menentukan apakah terjadi permasalahan atau tidak

f. Mengamati proses operasional g. Melakukan wawancara staf untuk memvalidasi proses / prosedur dan

memperoleh informasi tambahan.

Berikut ini akan dipertimbangkan oleh auditor ketika melakukan Audit Keuangan:

a. Kelengkapan (apakah ada transaksi, aset atau kewajiban bayar yang tidak tercatat)

b. Akurasi (transaksi dan saldo akurat) c. Validitas (semua transaksi mendapatkan otorisasi/sesuai

kewenangan) d. Pengendalian Internal (ada pengendalian internal dalam sistem

akuntansi) e. Akuntabilitas (staf bertanggung jawab untuk posisi mereka) f. Kejadian (transaksi benar-benar terjadi) g. Pengukuran (apakah transaksi konsisten termasuk dlm penggunaan

hal mata uang asing) h. Cut Offs(transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang benar) i. Presentasi (format Pelaporan Keuangan sesuai dengan ketentuan

hukum) j. Pengungkapan (hal yang perlu diungkapkan telah disampaikan)




Langkah 7

Fase Pelaporan

a. Mengumpulkan contoh-contoh yang perlu diperhatikan oleh manajemen.

b. Laporan audit akan mencakup saran berisi tentang setiap ketidakpatuhan dan / atau kelemahan dalam pelaksanaan ProDEP beserta prosedur dan rekomendasi untuk memperkuat kelemahan yang telah diidentifikasi dan mengambil tindakan untuk mengatasi ketidakpatuhan. Para auditor akan membentuk opini mereka apakah laporan keuanganyang ada, dengan melihat semua materi yang diberikan, sudah disajikan secara wajar sesuai dengan Standar Akuntansi, persyaratan wajib pelaporan profesional lainnya.

c. Mempresentasikan dan mendiskusikan temuan audit dengan Instansi Penanggungjawab di Kemendiknas. Termasuk di dalamnya adalah tentang analisis risiko dan setiap temuan megenai risiko dan dampak potensial dari risiko tersebut.

d. Mempersiapkan rancangan laporan audit dan mendiskusikannya dengan para pemangku kepentingan.

e. Melakukan finalisasi laporan audit dan menyampaikannya kepada Pemerintah Australia.

6.6.15 Garis besar temuan dari laporan audit tahunan akan dibahas oleh anggota SDTOG

pada pertemuan pertama setelah laporan audit selesai. SDTOG akan menentukan tindak lanjut yang harus diambil dalam menanggapi laporan audit independen itu.

6.6.16 Instansi Penanggungjawab bertanggung jawab untuk menindaklanjuti rekomendasi

laporan audit yang disepakati oleh SDTOG.

Kegagalan menyediakan Laporan Keuangan yang Belum Diaudit

6.6.17 Jika Pemerintah Indonesia gagal menyediakan salah satu dari Laporan Keuangan

Triwulan yang belum diaudit, Pemerintah Australia dapat mengambil kebijakan berdasarkan kebijakan sendiri untuk tidak menerima Aplikasi Pencairan Dana sampai laporan yang dibutuhkan disediakan.



7. Mekanisme Penanganan Umpan Balik dan Keluhan

7.1 Pendahuluan

7.1.1 Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia berkomitmen untuk memastikan bahwa dana yang dikelola berdasarkan Perjanjian Hibah ini harus memberikan hasil berkualitas tinggi dan mewujudkan prinsip "Nilai untuk Uang yang Dikeluarkan". Agar konsisten dengan komitmen ini, kedua belah pemerintah memahami pentingnya mendorong dan menanggapi setiap umpan balik, baik positif maupun negatif, dan keluhan formal dari para pemangku kepentingan dan masyarakat umum.

7.1.2 Bagian Manual Prosedur ini akan menjelaskan:

a. Mekanisme yang digunakan sehingga memungkinkan para pemangku kepentingan bisa memberikan umpan balik positif maupun negatif terhadap Program ini dan kegiatan-kegiatannya.

b. Sistem Penanganan Keluhan (CHS), yang dirancang dan dikelola untuk menerima, menyelidiki dan mengelola tanggapan terhadap keluhan resmi yang diajukan.

7.1.3 Umpan balik didefinisikan sebagai: Pemberian komentar atau informasi, baik positif ataupun negative, tentang kegiatan atau proses yang bisa digunakan untuk tujuan peningkatan mutu.

7.1.4 Keluhan didefinisikan sebagai: Sebuah ungkapan ketidakpuasan atau

ketidaksenangan, yang diungkapkan dengan cara apapun juga, tentang mutu dan biaya pelayanan, tentang tindakan atau tidak adanya tindakan, atau tentang perilaku yang tidak sesuai terkait dengan kegiatan atau proses Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan, dan yang dapat mempengaruhi individu, kelompok individu atau institusi mana saja. Keluhan bisa menjadi indikator akan adanya kecurangan, usaha kecurangan atau niat untuk melakukan kecurangan .

7.1.5 Tindak kecurangan didefinisikan sebagai: Mendapatkan keuntungan secara tidak

jujur atau menyebabkan kerugian karena tindakan penipuan atau cara lainnya.

7.1.6 Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia mengakui bahwa Mekanisme penanganan umpan balik dan keluhan berlandaskan hal-hal sebagai berikut:

a. Budaya - Umpan balik, baik positif atau negatif, akan selalu dipandang sebagai suatu sarana untuk memperkuat administrasi dan meningkatkan hubungan kerjasama dengan para penerima manfaat dan masyarakat.

b. Prinsip - sistem Umpan balik yang efektif didasarkan pada prinsip-prinsip keadilan, aksesibilitas, daya tanggap, efisiensi dan integrasi serta memastikan anonimitas pelapor (lihat paragraf 7.2)

c. Orang - Staf Penanganan Umpan balik memiliki keterampilan, profesional dan memahami kebutuhan untuk melindungi privasi individu yang melaporkan atau memberikan Umpan balik.



d. Proses - Ada proses yang jelas dan dipublikasikan terkait penangangan keluhan dan Umpan balik

e. Analisa - Informasi mengenai Umpan balik akan ditelaah serta diperiksa sebagai bagian dari proses pengkajian ulang dan perbaikan yang berkelanjutan.

7.1.7 Instansi Penanggungjawab akan menunjuk seorang staff/pejabat BPSDMPK&PMP yang akan bertindak sebagai Pejabat atau Petugas Penanganan Keluhan (CHO).

7.1.8 Ketika umpan balik negatif atau keluhan diajukan dan diterima oleh Intansi

Penanggungjawab atau Kemenag, informasi tersebut akan diteruskan dan dicatat oleh Petugas Penanganan Keluhan (lihat Pasal 7.3).

7.1.9 Selanjutnya diteruskan ke pihak yang relevan yaitu 1 (satu) orang pejabat Eselon 3

yang ditunjuk oleh Kepala BPSDMPK&PMP atas usulan Kepala Pusbang Tendik (kecuali petugas penanganan keluhan itu adalah Eselon 3 yang sama).

7.1.10 Eselon 3 akan menentukan hal yang tepat untuk menanganinya misal hal tersebut

harus ditangani sesuai Mekanisme Penanganan Umpan balik (Pasal 7.4), Sistem Penanganan Keluhan (Pasal 7.5) atau untuk kasus kecurangan atau dugaan kecurangan atau Prosedur Investigasi Tindak Kecuran gan (Pasal 4.5).

7.1.11 Umpan balik negatif atau keluhan yang diajukan dan diterima oleh Kemdikbud atau

Kemenag terkait proses Pengadaan akan ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang termuat dalam Perpres 54/2010 jo Perpres 70/2012.

7.1.12 Jika Pihak yang relevan menentukan bahwa masalah tersebut suatu tindak

kecurangan atau usaha tindak kecurangan, maka CHO akan menyiapkan sebuah laporan awal yang sesuai dengan Prosedur Investigasi Kecurangan. (lihat Paragraf 4.5.10 Ayat B) untuk diserahkan kepada Pimpinan Instansi Penanggungjawab.

7.2 Prinsip Mekanisme Umpan balik dan Sistem Penanganan Keluhan

7.2.1 Mekanisme Umpan balik dan Sistem Penangan Keluhan (Complaint Handling System - CHS) didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:

a. Visibilitas - informasi tentang bagaimana memberikan Umpan balik atau menyampaikan keluhan akan disosialisasikan secara luas dan muncul di Bagian yang tepat dalam semua dokumentasi program secara lisan dan tertulis di semua sesi sosialisasi pada kegiatan pelatihan.

b. Aksesibilitas - Umpan balik dan keluhan bisa diterima melalui berbagai saluran, termasuk melalui SMS, telepon (seluler dan kabel), faks, pos, email, web-online atau langsung ke pelaksana, pimpinan, petugas Monev atau pihak auditor.

c. Daya Tanggap - jika seseorang yang memberikan umpan balik atau mengajukan pengaduan memberikan informasi kontaknya, ia akan menerima tanda terima untuk pengaduan tersebut dan, untuk keluhan, ketika proses



keluhan tersebut telah diselesaikan, maka ia akan diberitahukan mengenai cara penyelidikan yang dilakukan serta hasil / jawaban yang didapatkan.

d. Objektivitas - semua umpan balik dan keluhan akan ditangani secara adil sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dalam dokumen ini.

e. Keuangan – siapapun yang memberikan umpan balik atau mengajukan keluhan tidak dipungut biaya apapun terkait dengan penyelidikan keluhan tersebut.

f. Kerahasiaan - maka semua umpan balik dan keluhan akan dijamin kerahasianya.

g. Akuntabilitas - Manual Prosedur menetapkan kerangka kerja akuntabilitas yang jelas sehingga siapa yang bertanggungjawab terhadap Penanganan Umpan balik atau Keluhan didokumentasikan dengan jelas.

h. Peningkatan Berkelanjutan - indikator kinerja telah disusun (termasuk rata-rata waktu penanganan suatu keluhan), akan dipantau sepanjang masa pelaksanaan program untuk digunakan sebagai dasar perbaikan.

7.3 Informasi mengenai Pemberian Umpan balik atau Pengajuan Keluhan

7.3.1 Informasi mengenai bagaimana memberikan umpan balik atau mengajukan keluhan tentang Program atau kegiatan terkait dengan hal tersebut akan tersedia di:

a. Situs Australia Education Partnership with Indonesia. b. Situs-situs Itjen Kemdikbud, BPPSDMPPK&PMP, LPMP, P4TK dan LPPKS. c. Atau semua dokumen terkait, baik dalam bentuk cetakan, atau dalam bentuk

elektronik, yang dihasilkan di bawah Program ini.

7.3.2 Semua dokumentasi utama terkait aktivitas pengembangan keprofesian akan memasukkan pemberitahuan berikut ini dalam Bahasa Indonesia:



Apakah Anda ingin memberikan umpan balik/masukan mengenai Program Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan ini?

Pemerintah Indonesia mengajak para individu dan organisasi untuk memberikan umpan balik/ masukan, baik positif atau negatif, tentang standar layanan, mengenai tindakan, atau tidak adanya tindakan terkait dengan program Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan ini.

Dalam hal ini, Anda diajak untuk memberikan umpan balik / masukan atau mengajukan keluhan ke BPSDMPK&PMP, melalui :

Situs Web: http://prodep.tendik.net

Email: [email protected]

Telephone: 0813 2721 7744

SMS: 0813 2721 7733

Fax: (021) 5797 4172

Surat: Petugas Penanganan Keluhan , ProDEP

PO Box 111

Sawangan

16500 Jawa Barat

Pusbangtendik Kampus Sawangan

Jl. Raya Cinangka KM 19, Bojongsari, Sawangan

Depok 16517 Jawa Barat

7.3.3 Dalam setiap sesi pelatihan di bawah Program akan diberikan informasi agar para

peserta dapat :

a. Memberikan umpan balik. b. Mengajukan pengaduan/keluhan. c. Melaporkan keluhan. d. Melakukan usaha pencegahan kecurangan dan korupsi.

7.3.4 Di bawah proses M & E (lihat Bab 6, Pasal 6.3.5 Manual Prosedur ini) semua peserta pelatihan akan diberikan kesempatan untuk memberikan umpan balik mengenai pelatihan, pelaksanaannya, dan isu-isu terkait lainnya.

7.3.5 Setiap pemangku kepentingan atau anggota masyarakat dapat mengajukan

pengaduan melalui media yang telah disediakan pada Pasal 7.3.2. 7.3.6 Semua Umpan balik negatif, kecuali yang diberikan sebagai bagian dari proses

pengumpulan data M & E Program, serta pengaduan yang diterima oleh individu, lembaga atau badan manapun juga, akan dirujuk oleh CHO ke pihak yang relevan yang akan menentukan, melalui konsultasi dengan Kepala Pusbangtendik atau sekretaris Badan PSDMPK dan PMP, apakah hal tersebut akan diperlakukan sebagai Umpan balik untuk tujuan perbaikan atau sebuah keluhan formal tentang



perlakuan yang tidak baik, kecurangan, usaha untuk berbuat curang, atau niat untuk berbuat curang.

7.3.7 Ketika Pihak yang relevan telah menetapkan bahwa masalah tersebut dianggap sebagai umpan balik negatif, keluhan atau indikasi kecurangan atau kekhawatiran akan adanya kecurangan maka mekanisme yang dijabarkan di dalam Prosedur Manual ini akan digunakan untuk menangani masalah tersebut.

7.3.8 Umpan balik positif, kecuali yang diberikan sebagai bagian dari proses

pengumpulan data M & E, yang diterima oleh individu, lembaga atau badan manapun akan diteruskan oleh CHO kepada pihak yang relevan di Kemdikbud atau Kemenag.

7.3.9 Umpan balik yang diterima melalui kegiatan M & E, akan dikaji dan dianalisa oleh

PIC di Pusbangtendik dengan menggunakan Mekanisme pelaporan M & E. Pada setiap waktu PIC dapat memutuskan apakah suatu umpan balik negatif harus dirujuk ke CHO untuk tindakan lebih lanjut atau tidak.

Diagram 12 memberikan Gambaran Umum tentang proses ini.



Diagram 12: Decision Making Proces for Fraud, Feedback and Complaints Handling

Masukan diberikan

melalui pengumpulan

data M&E

Masukan (umpan balik) atau keluhan dari individu atau

lembaga dlm bentuk lisan atau

tulisan di catat CHO

Masukan positif dirujuk kepada

lembaga yang revelan

Masukan negatif diteruskan kepada Pihak yang relevan

(eselon 3 yang ditunjuk)

Masukan diterima

oleh PIC

Masukan ditangani

berdasarkan

Mekanisme Masukan

PIC menentukan apakah masukan negatif diacu kpd

CHO

Keluhan ditangani di

bawah Sistem

Penanganan Keluhan

Terkait tindakan kecurangan ditangani

oleh pihak yang berwenang

berdasarkan Prosedur

yang relevan

Pihak yang relevan menentukan apakah akan

ditangani sebagai kecurangan, keluhan atau

masukan negatif



7.4 Mekanisme untuk Penanganan Umpan balik

7.4.1 Umpan balik Positif dan negatif yang diberikan melalui proses M&E, akan ditinjau dan dianalisa oleh PIC.

7.4.2 Ringkasan laporan Triwulanan tentang data dan temuan M&E, bersama dengan

rekomendasi untuk perbaikan program akan disiapkan dan disajikan ke SDTOG. 7.4.3 Umpan balik Positif dan negatif yang diterima melalui cara lain akan dirujuk ke PIC

di Pusbangtendik. 7.4.4 PIC dapat merujuk Umpan balik negatif kepada CHO untuk diselidiki sebagai

kemungkinan keluhan di bawah CHS. 7.4.5 Jika orang yang memberikan Umpan balik tersebut telah memberikan rincian

kontak diri mereka, jika dimungkinkan, maka ia akan diberikan tanggapan secara lisan atau tertulis tentang Umpan balik tersebut dan mendapatkan rincian tentang bagaimana Umpan balik itu digunakan untuk tujuan perbaikan.

7.4.6 PIC akan menyimpan catatan tertulis dari setiap Umpan balik yang dirujuk ke CHO. 7.4.7 CHO akan terus memperbarui laman elektronik BPSDMPK&PMP yang berisi daftar

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (Frequently Asked Questions) dan tanggapan terkait untuk membahas isu-isu yang paling sering muncul terkait program ini.

7.5 Mekanisme Penanganan Keluhan – Sistem Penanganan Keluhan

7.5.1 CHO akan memperbarui database keluhan yang mencatat rincian setiap keluhan yang masuk dan diterima dalam kaitannya dengan Program Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan melalui Program Hibah.

7.5.2 CHO akan mencatat dan meneruskan keluhan kepada pihak yang relevan untuk menentukan apakah masalah tersebut akan diperlakukan sebagai keluhan atau kecurangan.

7.5.3 Jika Pihak yang relevan menentukan bahwa masalah tersebut merupakan tindak

kecurangan atau percobaan tindak kecurangan maka CHO menyiapkan laporan awal (lihat Paragraf 4.5.10 Paragraf B) yang dirujuk ke Kepala BPSDMP K&PMP yang akan menanganinya dengan menggunakan Prosedur Investigasi Tindak Kecurangan

7.5.4 Ketika CHO telah menetapkan bahwa suatu pengaduan diperlakukan sebagai

keluhan resmi, CHO memasukkannya ke dalam database dan memberikan Nomor Referensi Pengaduan. Dalam hal si pengadu ingin tetap anonim, nama pengadu akan dihapus dari segala dokumentasi sebelum diteruskan ke Kepala BPSDMPK&PMP.

7.5.5 Pengadu akan didorong untuk mengajukan pengaduan secara tertulis dengan

menggunakan Format Pengaduan (tersedia di laman elektronik dan dalam



Lampiran 10 Manual Prosedur ini) meskipun keluhan dapat disampaikan melalui telepon.

7.5.6 Jika pengaduan dibuat secara lisan atau melalui telepon petugas yang menerima

pengaduan harus mencatat rincian keluhan dan informasi tentang sang pengadu secara tertulis dengan mengisi Format pengaduan secara tertulis agar memungkinkan tindak lanjut yang sesuai dapat diambil.

7.5.7 Pengadu dapat memilih untuk tetap anonim, dan pilihan ini akan dihormati oleh

semua pihak. Namun, jika pengadu memberikan rincian kontak mereka, maka mereka akan:

a. Menerima tanda terima keluhan yang memuat Nomor Referensi Pengaduan dari CHO paling lambat dua hari kerja.

b. Dapat memperoleh informasi terkini tentang status keluhan setiap saat dengan menghubungi CHO dan menyebutkan Nomor Referensi Pengaduan.

c. Menerima laporan singkat dari CHO ketika keluhan tersebut dianggap selesai atau ditutup. Laporan ini akan menjelaskan apa saja tindakan yang sudah diambil untuk mengatasi keluhan dan bagaimana keluhan itu diselesaikan.

Prosedur untuk Penilaian dan Penyelidikan

7.5.8 Pada saat CHO menerima keluhan baru, maka urutan tindakan berikut ini akan dilakukan:

a. Rincian keluhan akan dimasukkan ke dalam database dan akan diberi Nomor Referensi Pengaduan.

b. CHO akan merujuk keluhan itu ke seorang pejabat Eselon 3 (kecuali CHO itu adalah Eselon 3) yang ditunjuk oleh Kepala Pusbangtendik, yang akan menentukan tindakan yang tepat yang harus diambil untuk menangani keluhan itu.

c. Pejabat Eselon 3 boleh memulai investigasi. Sebagai prinsip umum, penyelidikan harus dilakukan oleh orang yang independen dan tidak punya hubungan apapun dengan subjek pengaduan.

d. Semua keluhan yang berhubungan dengan ancaman, penyerangan dan upaya penyuapan serta dugaan penyimpangan, korupsi dan pelanggaran hak asasi manusia akan mendapatkan status prioritas tinggi, sehingga harus dirujuk kepada Kepala BPSDMPK&PMP dan DFAT dalam waktu dua puluh empat (24) jam untuk diambil keputusan bersama tentang tindakan yang perlu diambil.

e. Setelah mengkaji dokumentasi yang diberikan dalam kaitannya dengan setiap pengaduan yang masih belum ditangani, CHO, Pejabat Eselon 3 yang ditunjuk atau Kepala BPSDMPK&PMP dapat memutuskan apakah penyelidikan pengaduan ini perlu diteruskan ke Inspektorat Jenderal. Dalam hal ini CHO akan memberikan semua informasi dan laporan yang telah dihasilkan dalam kaitannya dengan keluhan sampai saat terakhir kepada Inspektorat Jenderal. Tahapan dalam menindaklanjuti keluhan adalah sebagai berikut:

i. Penyelidikan awal oleh Eselon 3.



ii. Penyelidikan dan koordinasi penyelidikan dan penuntutan oleh Inspektur Jenderal yang terkait.

f. Walau setiap keluhan akan dinilai, tapi tidak semua keluhan akan menjadi subyek penyelidikan – khususnya jika informasi yang diberikan tidak memadai atau telah ditentukan bahwa biaya penyelidikan akan lebih besar dari potensi dampak negatifnya terhadap program.

g. CHO akan memberitahukan kepada pengadu tentang tindakan yang telah diambil dalam waktu 10 hari kerja setelah keluhan dicatat.

h. CHO akan bertanggungjawab untuk melacak perkembangan penyelidikan keluhan.

i. Setiap bulannya, CHO akan mempersiapkan Ringkasan Status Keluhan untuk DFAT yang akan diserahkan melalui Kepala Pusbangtendik.

j. Ringkasan Status Keluhan akan diambil dari database keluhan yang ada dan memuat daftar semua keluhan yang belum ditangani, tanggal penerimaannya, rekomendasi terkait dengan masing-masing-keluhan hingga tanggal terkini, lembaga mana yang saat itu sedang melakukan penyelidikan (jika ada), tindakan lanjutan yang diambil terkait dengan rekomendasi yang ada.

k. Ringkasan tersebut akan melampirkan: i. Temuan hasil penyelidikan yang dilakukan oleh pejabat Eselon 3 selama

bulan sebelumnya, bersama dengan rekomendasi tentang bagaimana keluhan tersebut akan ditutup atau diselidiki lebih jauh lagi.

ii. Semua laporan yang diterima CHO pada bulan sebelumnya dari penyelidik yang lain, berikut dengan rekomendasi yang mereka berikan.

Pelaporan dan Tindak Lanjut

7.5.9 Pada setiap pertemuan SDTOG, sebuah ringkasan tentang kasus-kasus yang ada akan disajikan bersama dengan status terkini dari kasus-kasus tersebut atau hasil dari pemecahan kasus-kasus tersebut

7.5.10 Pihak yang diminta melakukan penyelidikan harus memberikan informasi hasil

penyelidikan kepada CHO dalam waktu 10 hari kerja setelah menerima keluhan tersebut, kecuali jika hal lain disepakati oleh DFAT atau BPSDMPK&PMP.

7.5.11 Sebelum pertemuan SDTOG, CHO memberikan laporan kepada Instansi

Penanggungjawab untuk disampaikan kepada semua anggota SDTOG sebelum pertemuan dilakukan untuk menjadi bahan pertimbangan dan memastikan salinan masing-masing laporan, bersama dengan semua informasi terkait disimpan di dalam pusat database keluhan berdasarkan keluhan yang terkait dengannya.

7.5.12 Semua laporan (baik yang disusun oleh CHO atau pihak lainnya) harus memberikan

rekomendasi awal untuk perbaikan, penanganan penyebab dan atau alasan mengapa suatu keluhan bisa muncul. Laporan harus disusun sesuai dengan Kerangka Acuan Penyelidikan dan Pelaporan (dibuat untuk masing-masing penyelidikan) dan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:



a. Apakah tindakan (atau tidak adanya tindakan) yang menjadi subjek keluhan berdampak pada pelaksanaan kegiatan?

b. Apakah ada kelemahan dalam proses atau sistem yang memerlukan perhatian lebih lanjut?

c. Pilihan apa yang mungkin untuk tindakan pemulihan / perbaikan? d. Apakah hasil yang dilaporkan bisa mengatasi dan memberikan jawaban yang

memadai terhadap keluhan tersebut? e. Apakah informasi tambahan telah teridentifikasi? f. Apakah ada dokumentasi dan bukti untuk mendukung hasil yang

disimpulkan? g. Apakah Daftar Periksa Investigasi (lihat Lampiran 8) diterapkan sepenuhnya

dalam menyelidiki keluhan? h. Ketika pengaduan diteruskan kepada pihak ketiga untuk penyelidikan lebih

lanjut, apakah materi yang dikumpulkan hingga saat ini jelas, singkat, dan dalam urutan logis bagi pihak lain untuk ditindaklanjuti?

i. Apakah penyelidikan lebih lanjut diperlukan?

7.5.13 GOG dan atau SDTOG akan mengkaji ulang rekomendasi di dalam laporan dan mengarahkan tindakan lanjutan yang sesuai untuk bisa menerapkan rekomendasi tersebut. Dalam banyak hal, CHO bisa diarahkan untuk membantu dan memfasilitasi tindak lanjut ini.

7.5.14 CHO akan mencatat semua tindakan yang diambil terkait dengan rekomendasi yang

telah didokumentasikan untuk keluhan terkait di dalam pusat database keluhan, dan akan memastikan bahwa informasi ini dilaporkan kepada GOG dan DFAT di dalam Ringkasan Status Keluhan berkala (lihat Lampiran 11) sehingga lembaga-lembaga ini bisa memonitor tentang sejauh mana tindakan perbaikan dam perbaikan proses telah dilakukan.

Penghentian Kasus

7.5.15 Individu-individu berikut ini bisa, kapan saja, memberitahukan CHO bahwa sebuah keluhan dianggap telah ditutup dari sudut pandang pemerintah masing-masing:

a. Untuk Pemerintah Australia: Konselor (Pendidikan) DFAT atau Minister-Counsellor DFAT.

b. Untuk Pemerintah Indonesia: Pimpinan dan Wakil Pimpinan GOG (bersama-sama).

7.5.16 Setiap pemberitahuan penghentian kasus ke CHO harus dilakukan secara tertulis dan memuat dengan jelas alasan-alasan mengapa pihak pemerintah ingin keluhan tersebut dihentikan, yang bisa jadi karena salah satu atau lebih alasan berikut ini:

a. Tidak adanya informasi yang memadai untuk dilakukan penyelidikan lebih lanjut terhadap keluhan tersebut.

b. Keluhan tersebut tidak berdampak langsung terhadap hasil program. c. Investigasi mengindikasikan bahwa keluhan yang diajukan tidak bersifat

substansial.



d. Investigasi mengindikasikan bahwa keluhan memang substansial, semua pihak telah sepakat mengenai tindakan perbaikannya, dan terdapat komitmen tertulis tentang tindakan yang akan diambil.

7.5.17 Setelah menerima pemberitahuan penghentian kasus yang sah, CHO akan:

a. Melakukan pemberkasan (memasukkan) pemberitahuan tersebut ke pusat database keluhan pada entri yang sesuai.

b. Memperbaharui entri yang menunjukkan bahwa pemerintah terkait menganggap keluhan tersebut telah ditutup.

7.5.18 Jika ada beberapa keluhan yang dianggap selesai oleh salah satu pihak pemerintah tapi masih dianggap belum selesai oleh pihak lainnya (Indonesia atau Australia) maka pihak yang menganggap bahwa keluhan masih belum selesai memiliki hak untuk melanjutkan penyelidikan atau mengambil langkah penyelidikan yang baru dan dapat mengakses sepenuhnya atas catatan terkait yang dimiliki oleh pihak lainnya.

7.5.19 Ketika sebuah keluhan dipertimbangkan untuk ditutup oleh kedua pemerintahan, maka CHO:

a. Memindahkan keluhan tersebut dari pusat database keluhan dan menyimpannya di sebuah database keluhan yang telah ditutup.

b. Menghubungi pihak yang mengajukan keluhan (jika informasi kontak dirinya diberikan) dan memberitahukan tentang hasil penyelidikan.

7.5.20 Walaupun telah ada keputusan untuk menutup sebuah keluhan dari kedua pemerintah, baik Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia melalui Kantor Audit Nasional di pemerintah masing-masing, tetap berhak untuk melakukan audit terhadap aspek apa saja dari Program ini berdasarkan dengan apa yang dianggap sesuai oleh mereka.

7.5.21 Perlu juga dicatat bahwa:

a. Setiap anggota GOG atau SDTOG dapat memutuskan suatu tindak kecurangan diklasifikasikan menjadi keluhan, dan jika demikian maka alasan keputusan tersebut akan diberikan secara tertulis kepada anggota lain.

b. Semua keluhan yang diklasifikasikan sebagai tindak kecurangan secara otomatis akan dirujuk dan didaftarkan oleh DFAT Indonesia ke Fraud Database DFAT.



8. PERENCANAAN DAN PELAPORAN

8.1 Pendahuluan

8.1.1 SDTOG akan bertanggungjawab untuk pengawasan ProDEP, termasuk untuk menyetujui Laporan Kemajuan Triwulan dan Laporan Tahunan ProDEP.

8.2 Rencana Kerja Tahunan

8.2.1 Instansi Penanggungjawab akan mempersiapkan Rencana Kerja Tahunan beserta anggarannya yang mengidentifikasi prioritas serta memberikan rincian tingkat pendanaan yang diusulkan dibandingkan dengan tingkat pendanaan dan pembelanjaan di tahun sebelumnya.

8.2.2 Rancangan Rencana Kerja Tahunan tersebut akan menjadi bahan pertimbangan

oleh SDTOG pada saat bersamaan dengan Laporan Tahunan ProDEP yang dilakukan pada bulan Februari setiap tahunnya.

8.2.3 Rencana Kerja Tahunan tersebut akan disajikan dengan menggunakan format yang

disediakan dalam Lampiran 14.

8.3 Laporan Tahunan ProDEP

8.3.1 Laporan Tahunan ProDEP akan dikembangkan bersama oleh Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia dan akan memberikan informasi terhadap pertanyaan-pertanyaan evaluasi yang penting yang dijabarkan dalam PAF serta menggunakan data yang dikumpulkan di bawah PAF.

8.3.2 Selain itu, Laporan Tahunan ProDEP tersebut akan menyediakan data terkait

dengan indikator-indikator sebagai berikut:

a. Persentase dari dana pemerintah pusat (APBN) yang disalurkan untuk program PKB dan PPCKS untuk periode pelaporan.

b. Persentase dari kabupaten/kota (yang didanai oleh Perjanjian Hibah) yang menggunakan dana mereka sendiri (APBD) untuk program PPCKS untuk periode pelaporan.

c. Persentase dari kabupaten/kota (yang didanai oleh Perjanjian Hibah) yang telah melaksanakan PPCKS untuk periode pelaporan.

d. Persentase dari kabupaten/kota (yang didanai oleh Perjanjian Hibah) yang telah melaksanakan PKB untuk periode pelaporan.

e. Indikator lain yang akan disepakati bersama dari waktu ke waktu oleh Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia.

8.3.3 Laporan Tahunan ProDEP akan memasukkan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi ProDEP dan sebuah rencana bagaimana rekomendasi itu akan dilaksanakan.



8.3.4 Rancangan Laporan Tahunan ProDEP, yang melaporkan kemajuan di tahun sebelumnya, akan dipertimbangkan dan disetujui oleh SDTOG pada rapat pertama tahunannya (Februari).

8.4 Laporan Kemajuan

8.4.1 Instansi Penanggungjawab akan mempersiapkan Laporan Kemajuan Triwulan berdasarkan indikator-indikator yang dijabarkan dalam PAF dan Format Pelaporan Triwulan. Sementara itu Laporan Tahunan ProDEP akan memasukkan Laporan Kemajuan Triwulan keempat dari tahun yang dilaporkan tersebut.

8.4.2 Laporan Kemajuan akan memberikan laporan keuangan seperti yang dijabarkan

pada bagian Bab 4.4.1 (lihat Tabel 5) Prosedur Manual. 8.4.3 Laporan Kemajuan Triwulan, yang telah disetujui oleh SDTOG, akan diserahkan ke

Pemerintah Australia tidak lebih lama dari 30 hari setelah pertemuan SDTOG.

8.5 Jadwal Perencanaan dan Pelaporan

8.5.1 Laporan dan Rencana Kerja Tahunan akan disajikan dengan menggunakan format yang disediakan dalam Lampiran 12, 13 dan 14, dimana laporan dan rencana yang dibuat diserahkan kepada SDTOG dengan mengikuti jadwal berikut ini.

Table 10: Jadwal Perencanaan dan Pelaporan

Jenis Laporan Tanggal Penyerahan ke SDTOG untuk

2013/2016

Laporan Tahunan Program ProDEP 2013

Rencana Kerja 2014

31 Januari 2014

Laporan Kemajuan Trwiulan Pertama 2014 30 April 2014

Laporan Kemajuan Trwiulan Kedua 2014 31 Juli 2014

Laporan Kemajuan Trwiulan Ketiga 2014 31 Oktober 2014


Rencana Kerja Tahunan 2015

31 Januari 2015


Laporan Kemajuan Trwiulan Kedua 2015 31 Juli 2015

Laporan Kemajuan Trwiulan Ketiga 2015 31 Oktober 2015


Rencana Kerja Tahunan 2016

31 Januari 2016


Laporan Tahunan Akhir Program ProDEP 2016 31 Agustus 2016



8.5.2 Laporan Tahunan ProDEP yang terakhir akan diserahkan kepada SDTOG tidak lebih lama dari dua bulan setelah berakhirnya ProDEP.

8.5.3 Laporan Akhir ProDEP ini akan memasukkan informasi sebagai tentang:

a. Pelaksanaan ProDEP. b. Kinerja Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia dalam melaksanakan

ProDEP. c. Sejauh mana tujuan ProDEP telah dicapai.

8.5.4 Pemerintah Indonesia, melalui Instansi Penanggungjawab, harus mempersiapkan dan menyerahkan kepada Pemerintah Australia selambat-lambatnya 18 (delapan belas) bulan sebelum berakhirnya periode Perjanjian Hibah ini, suatu rencana yang dirancang untuk memastikan keberlanjutan pencapaian-pencapaian dari ProDEP, sesuai penjelasan pada Pasal 3.09 (c) (ii) dari Ketentuan Umum (Lampiran B).



9. Hubungan Masyarakat & Visibilitas Program

9.1 Langkah-langkah untuk meningkatkan visibilitas kontribusi teknis dan keuangan Australia dalam Program ini akan diizinkan oleh Kemdikbuddan Kemenag. Langkah-langkah tersebut memastikan agar peserta pelatihan dan masyarakat umum menyadari bahwa Australia telah memberikan dukungan bagi program Pemerintah Indonesia ini –yaitu program Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan - dan sub-komponen-sub-komponennya.

9.2 Satu langkah penting adalah untuk memastikan bahwa logo Kemitraan Pendidikan

Australia Indonesia (Kemitraan Pendidikan) ditampilkan di semua buku manual, materi pelatihan dan bahan-bahan lain, termasuk yang diberikan secara on-line, di televisi dan dalam media elektronik lainnya.

9.3 Lembaga Yang Memenuhi Syarat bertanggungjawab untuk memastikan bahwa

spanduk Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan yang sesuai (yang akan dicetak dan dibagikan kepada semua Lembaga Yang Memenuhi Syarat oleh kontraktor DFAT) akan ditampilkan pada setiap tempat pelatihan. Spanduk pelatihan harus ditampilkan di tempat yang terlihat jelas di tempat pelatihan, lebih disukai jika juga bisa dilihat oleh masyarakat umum.



10. Protokol Komunikasi

10.1 DFAT mewakili Pemerintah Australia (GoA) dan Kemdikbud akan menerapkan prosedur-prosedur yang memastikan bahwa komunikasi antara kedua pihak terjalin secara efektif untuk semua hal yang berhubungan dengan ProDEP (Inisiatif).

10.2 Protokol-protokol komunikasi untuk permasalahan yang terkait dengan manajemen

keuangan, pelaporan resmi, tindak kecurangan dan penanganan keluhan, serta pengadaan barang dan jasa telah dijabarkan dalam Bab-bab terkait di Manual Prosedur untuk Perjanjian Hibah ini.

10.3 Sebagaimana ditetapkan dalam Perjanjian Hibah, Kemenkeu berkomunikasi dengan

Kepala Program Bantuan Pembangunan Australia di DFAT untuk semua hal yang berkaitan dengan Perjanjian Hibah.

10.4 Komunikasi antara Kemdikbud dan DFAT untuk hal-hal teknis terkait penafsiran dari

Perjanjian Hibah dan Manual Prosedur ini, atau penerapannya, akan dilakukan pada kesempatan pertama dengan pengiriman email atau surat-menyurat antara DFAT Counsellor for Education, Scholarships and KnowledgeSector dengan Kepala Pusbang Tendik sebagai Instansi Pelaksana di tingkat Nasional atau dengan Kepala Badan PSDMPK & PMP sebagai Instansi Penanggung-jawab.

10.5 Komunikasi antara Kemdikbud dan DFAT perihal permasalahan manajemen dan

administrasi dapat dilakukan pada kesempatan pertama secara bertemu-muka, per telepon atau melalui pengiriman email antara Unit terkait di DFAT atau Manajer Kegiatan bersangkutan dengan Kepala Pusbang Tendik atau seorang pejabat Pusbang Tendik yang bertindak dengan wewenang dari dan atas nama Kepala Pusbang Tendik.



Daftar Lampiran Lampiran 1 Perjanjian Hibah Lampiran 2 Daftar Kabupaten/Kota yang disepakati Lampiran 3 Daftar Instansi Pelaksana Lampiran 4 Konsep Dasar Kerangka Penilaian Kinerja untuk Inisiatif (ProDEP) Lampiran 5 Konsep Dasar Rencana Manajemen Resiko Lampiran 6 Formulir Pelaporan Keuangan Lampiran 7 Formulir Pelaporan Tindak Kecurangan Lampiran 8 Daftar Isian Penyelidikan Tindak Kecurangan Lampiran 9 Kerangka Acuan Kerja bagi Pejabat Penanganan Keluhan Lampiran 10 Formulir Pengajuan Keluhan Lampiran 11 Ringkasan Laporan dari Status Keluhan Lampiran 12 Formulir Pelaporan per Kuartal Lampiran 13 Formulir Pelaporan Tahunan untuk Inisiatif (ProDEP) Lampiran 14 Format Rencana Kerja Tahunan Lampiran 15 ESSP Joint Results Framework

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 1 __________________________________________________________________________________


LAMPIRAN 1 PERJANJIAN HIBAH

AusAID Agreement No. 64705

__________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 106

Grant Agreement Deed between

the Commonwealth of Australia and the Government of the Republic of Indonesia relating to the Professional Development for Education Personnel


A contribution to the Government of Indonesia’s Education Sector Support Program



Contents

1. General Conditions; Definitions..........................................................................................4 2. The Grant.............................................................................................................................4 3. Implementation Arrangement and Responsibilities.............................................................4 4. The Initiative........................................................................................................................6 5. Remedies of the Commonwealth.........................................................................................6 6. Effectiveness........................................................................................................................7 7. Representative; Addresses...................................................................................................7 Schedule 1. Initiative Description............................................................................................10 Schedule 2. Initiative Execution...............................................................................................11 Appendix A. Definitions..........................................................................................................22 Appendix B. General Conditions.............................................................................................24 Appendix C. Disbursement and Withdrawal Procedures.........................................................49 Appendix D. Withdrawal Application Template......................................................................57 Appendix E. Indicative Disbursement Plan..............................................................................59 Appendix F. Clarification Relating to Procurement for the Initiative......................................60 Appendix G. Performance Assessment Framework for the Initiative......................................61 Appendix H. Risk Management Plan (RMP) Template...........................................................62



An Agreement for Grant Financing of

Professional Development for Education Personnel through Australia’s Education Partnership with Indonesia

A contribution to the Government of Indonesia’s Education Sector Support Program

Agreement Number 64705

Parties Commonwealth of Australia as represented by the Australian Agency for International Development

(“Commonwealth”)

Republic of Indonesia, acting by and through its Ministry of Finance, as represented by the Directorate General of Debt Management

(“Republic of Indonesia”)

General Introduction

1) This Agreement is made under Australia’s Education Partnership with Indonesia (“Education Partnership”), the partnership between the Commonwealth and the Republic of Indonesia, representing Australia’s contribution to the Republic of Indonesia’s Education Sector Support Program (“ESSP”). The purpose of this partnership is to assist the Republic of Indonesia to achieve its 2010-2014 Education Strategic Plan (RENSTRA) priorities. Under the Education Partnership, the Commonwealth will provide approximately AUD500million through the following components:

Component 1: Junior Secondary School Construction and Expansion

Component 2: School and District Management (inclusive of the Professional Development System for Education Personnel)

Component 3: Madrasah Accreditation

Component 4: Analytical and Capacity Development Partnership

2) This Agreement is related to the Subsidiary Arrangement between the Government of the Republic of Indonesia and the Government of Australia relating to Australia’s Education Partnership with Indonesia – Contribution to the Education Sector Support Program (ESSP) as signed by the Parties on 14 June 2011 as amended from time to time.



3) This Agreement represents the understanding of the respective responsibilities and contributions of both Parties with regard only to the provision of Professional Development for Education Personnel (“the Initiative”) of Component 2 of the Education Partnership, as per the Program Design Document approved by the Republic of Indonesia dated 16 November 2010.

It is agreed:

1 General Conditions; Definitions

1.1. The General Conditions (Appendix B) constitute an integral part of this Agreement.

1.2. Unless the context requires otherwise, the capitalized terms used in this Grant Agreement have the meanings ascribed to them in the Appendix A (Definitions) of this Agreement.

1.3. For the purposes of this Grant Agreement, Section 3.12 of the General Conditions is modified as follows:

(a) the words "and construction sites" are excluded from Section 3.12(b)(i); and

(b) the words "any plants, installations, sites," and “buildings” are excluded from Section 3.12(b)(ii).

2. The Grant

2.1. The Commonwealth agrees to extend to the Republic of Indonesia, on terms and conditions set forth or referred to in this Agreement, a grant of up to one hundred and ten million Australian Dollars (AUD110,000,000) (“Grant”) to assist in financing the Initiative described in Schedule 1 of this Agreement (“the Initiative”).

2.2. The Republic of Indonesia may withdraw the proceeds of the Grant in accordance with Section I of Schedule 2 of this Agreement.

3. Implementation Arrangements and Responsibilities

3.1. The Republic of Indonesia shall finance all expenses associated with preparation, management and implementation of the Initiative, with the exception of those Eligible Expenses specified in Section I of Schedule 2 to this Agreement.

3.2. In particular, the Republic of Indonesia will finance:

(a) staff, including monthly salaries and associated routine allowances;

(b) staff honoraria, except professional fees for master trainers, trainers, assessors, keynote speakers;

(c) office and office equipment;

(d) other administrative costs necessary for the efficient implementation of the Initiative; and

(e) investment and maintenance costs of Information Technology hardware utilised for the Initiative.

3.3. In matters pertaining to the implementation of this Agreement, the Republic of Indonesia’s Ministry with overall responsibility for implementing the Initiative will be the Ministry of Education and Culture (“MoEC”) through the Executing Agency, which is the Board of Education and Culture Human Resource Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK & PMP).



3.4. The Parties acknowledge that regular consultation (at least quarterly) between the Parties is critical to the effective implementation of the Initiative. The Republic of Indonesia shall maintain the following institutional arrangement until the completion of the Initiative:

ESSP Governance

(a) The Governance Oversight Group (GoG), co-chaired by the senior representatives of

MoEC and MoRA, and comprising senior representatives of the Indonesian

Government, the Commonwealth and the European Union, and responsible for policy

and strategic oversight of all initiatives undertaken as part of the ESSP.

(b) The Staff Development Technical Oversight Group (SDTOG), which is established

within the MoEC’s Board of Education and Culture Human Resource Development

and Education Quality Assurance, comprised of relevant technical staff within MoEC,

MoF, MoRA, MoHA, Bappenas, the Commonwealth and the European Union, and

responsible for (i) work plans and procurement plans, (ii) coordination and approvals

of Initiative Reports, and (iii) ongoing management, monitoring and oversight the

delivery and output achievements of the Initiative.

(c) Key subjects to be discussed by the SDTOG include:

(i) assessment/review of performance/budget execution and expenditure priorities on the basis of the indicators described in (e.g.) the Performance Assessment Framework (Appendix G);

(ii) Annual review of action plans/budget for the forthcoming calendar year/revenue and expenditure priorities; implementation of the Agreement;

(iii) Consideration of audit report(s) and follow up required on audits;

(iv) Regular financial/expenditure reports;

(v) Review/update of Initiative’s risk management plan/strategy, as outlined in Appendix H to this Agreement;

(vi) Monitoring, evaluation and review plans and reports;

(vii) Requirements for additional technical assistance for implementation;

(viii) Procurement plans/reports; and

(ix) Progress on other Initiative’s related supports or objectives such as progress on strengthening public financial management and/or procurement systems, technical assistance and implementation support delivered by contractors engaged by the Commonwealth, and development of relevant legislation.

(d) Additional consultation meetings may be requested by the Republic of Indonesia or

the Commonwealth on any subject relevant to the implementation of the Initiative.

3.5 The Republic of Indonesia through the Executing Agency shall ensure that the SDTOG established and maintained pursuant to Clause 3.4(b) above is provided at all times with adequate funds and other resources, and staffed by qualified and experienced personnel in adequate numbers, as shall be necessary to accomplish the entity’s functions, responsibilities and objectives.

4. The Initiative

4.1 The Initiative Description is outlined in Schedule 1 to this Grant Agreement.

4.2 To this end, the Republic of Indonesia shall implement the Initiative through the Executing Agency, which is the Board of Education and Culture Human Resource Development and



Education Quality Assurance (Badan PSDMPK & PMP) at MoEC, in accordance with the General Conditions (Appendix B), and shall cooperate fully with representatives of the Commonwealth including its contractors in implementing their respective activities under the Education Partnership.

4.3 Without limitation upon the provision of Clause 4.2 of this Agreement, and except as the Republic of Indonesia and the Commonwealth shall otherwise agree, the Republic of Indonesia through the Executing Agency shall ensure that the Initiative is carried out in accordance with this Agreement and the Procedures Manual as outlined in Part A, Section VII, Schedule 2 of this Agreement.

4.4 The Parties agree that the implementation of the Initiative under this Agreement will be guided by the following principles:

(a) Implementation will be based on a partnership approach in which joint management of the Initiative is carried out by the Commonwealth and the Republic of Indonesia.

(b) The Republic of Indonesia’s leadership and ownership of the Initiative is maximised.

(c) The Commonwealth’s support through AusAID is aligned to the Republic of Indonesia’s needs and priorities.

(d) Fairness, transparency, openness, accountability and mutual trust in all dealings.

(e) Focus on quality, sustainability and equitable development that meets the needs of the Republic of Indonesia and beneficiary communities.

(f) The strategic orientation of policies and strategies.

(g) The effective and efficient use of Initiative’s resources.

(h) A commitment to joint monitoring and evaluation within an agreed performance assessment framework.

(i) Ensuring the pace of implementation is appropriate and responsive to the absorptive capacity of the Republic of Indonesia and appropriate capacity building measures are implemented.

(j) be based on the Republic of Indonesia’s sectoral policy and plans as detailed in National Education Strategic Plan (RENSTRA) 2010-2014 as may be amended from time to time.

5. Remedies of the Commonwealth

5.1. For the purpose of Section 4.02(a)(vii) of the General Conditions (Appendix B of this Agreement), the Additional Events of Suspension consist of the following:

(a) The policy on Professional Development for Education Personnel, as referred to in Education Ministerial Regulations related to recruitment, selection, preparation of school principals and competency development for school principals and school supervisors, has been amended, suspended, abrogated, repealed or waived so as to affect materially and adversely the ability of the Republic of Indonesia to perform its obligation under this Agreement;

(b) Six months after the date of this Agreement, the Republic of Indonesia has not provided to the Commonwealth a Tax Letter, satisfactory to the Commonwealth and confirming that the Eligible Expenses will be exempt from Value Added Tax (VAT), which has been adopted by the Republic of Indonesia, in accordance with Section 2.07 of the General Conditions; and

(c) The Republic of Indonesia is aware of an alleged misuse of the proceeds of the Grant involving fraudulent or corrupt behaviour as defined in Schedule 2, Section VI Part D:



Fraud, and the Republic of Indonesia has not taken timely and appropriate action satisfactory to the Commonwealth to remedy the situation.

6. Effectiveness

6.1. For the purpose of Section 7.01(a)(ii) of the General Conditions (Appendix B), the Additional Conditions of Effectiveness consist of the following:

(a) ESSP governance arrangements in relation to this grant component, comprising the Governance and Oversight Group (GoG) and the Staff Development Technical Oversight Group (SDTOG), have all been duly established in a manner acceptable to the Commonwealth and the Republic of Indonesia has advised the Commonwealth, in writing, of the names, positions and contact details of the members of each; and

(b) The School and District Management: Education Personnel Professional Development Procedures Manual, in form and substance satisfactory to the Commonwealth, has been duly adopted by the Republic of Indonesia, pursuant to Schedule 2, Section VII Part A: Procedures Manual, of this Agreement.

6.2. The Effectiveness Deadline is the date ninety (90) days after the date of this Agreement, or such later date as the Commonwealth may specify in writing to the Republic of Indonesia.

7. Representative; Addresses

Republic of Indonesia

The Republic of Indonesia’s representative is the Director General of Debt Management.

The Republic of Indonesia’s address is:

Directorate General of Debt Management

Ministry of Finance of the Republic of Indonesia

Frans Seda Building 2nd floor,

Jl. Dr. Wahidin Raya No. 1

Jakarta 10710, INDONESIA

Facsimile Number: (62-21) 3846635

Commonwealth of Australia

The Commonwealth’s representative is the Head of AusAID Indonesia.

The Commonwealth’s address is:

The Head of Australian Assistance for International Development (AusAID) Indonesia

Australian Embassy

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C15-16

Jakarta Selatan 12940, INDONESIA

Facsimile Number: (62-21) 2550 5582

ANNEXURES to this Agreement form an integral part of it.



EXECUTED AS DEED [insert] on the [number] day of [month] in the year of 2013 in two (2) originals in the English language, both of the texts being equally authentic.

Signed for and on behalf of the Commonwealth of Australia represented by the Australian Agency for International Development in the presence of …………………. (Signature of witness) ………………… (Name of witness) ………………… (Title)

…………………. (Signature of FMAs.32B Delegate) ………………… Name of FMAs.32B Delegate ………………… Title of FMAs.32B Delegate

Signed for and on behalf of the Republic of Indonesia acting by and through the Ministry of Finance in the presence of …………………. (Signature of witness) Ayu Sukorini Director of Funds, Directorate General of Debt Management …………………. (Signature of witness) ……………… . . . (Name and Title of witness) …………………. (Signature of witness) ……………… . . . (Name and Title of witness)

….............. (Signature) Robert Pakpahan Expert Staff of Minister of Finance on State Revenue with Full Mandate as Directorate General of Debt Management



Schedule 1

Initiative Description

The objective of the Initiative is to assist the Republic of Indonesia to deliver on its Education RENSTRA (Strategic Planning) target of improving quality of basic education, through capacity improvement of school officials. The Australia’s Education Partnership with Indonesia (“Education Partnership”) will support development of the system that will enable Indonesia’s principals, district officials and supervisors to access Professional Development as one of several activities under the Education Partnership that aim to support achievement of this objective. This Grant Agreement represents the largest investment.

At the end of the Initiative, the change expected is that management of school and Madrasah is improved. The following Outputs will be delivered by the Initiative:

Output 1. The professional development system is operational and accessible in all provinces to school and madrasah principals, supervisors and education officials.

Output 2. School and Madrasah principals, supervisors, education officials in approximately 250 districts enrol and participate in professional development.

Output 3. At least 15% (fifteen percents) of participants are included from the Islamic Education Sector.

Output 4. Professional competencies of school and Madrasah principals, supervisors and education officials have improved as the result of professional development under this Initiative.



Schedule 2

Initiative Execution

Section I. Withdrawal of the Proceeds of the Grant

Part A. General

1. The Republic of Indonesia may withdraw the proceeds of the Grant in accordance with Part B

of this Section, Appendix B: General Conditions and Appendix C: Disbursement and

Withdrawal Procedures and such additional instructions as the Commonwealth may specify by

notice to the Republic of Indonesia to finance the Eligible Expenses as set forth in Table 1 in

Clause 2 below.

2. The following table specifies the categories of Eligible Expenses that may be financed out of

the proceeds of the Grant (“Grant Category”) and the allocation of the maximum amounts of

the Grant to each Grant Category:

Table 1: Eligible Expenses for the Professional Development for Education Personnel 2013 to 2016

Grant Category Maximum Amount allocated (in AUD)

To cover the costs of specific inputs required to deliver outputs of the Initiative

I. Implementation of professional development for education personnel (Principal Preparation Program / PPP, Continuing Professional Development / CPD for School and Madrasah Principals, Supervisors’ Support Program to School and Madrasah Principals, Education Capacity Development for Local Government)

104,850,000

II. Management and Operating Costs for the central management team at MoEC (through the Board of Education and Culture HRD and Education Quality Assurance / Badan PSDMPK & PMP), including accommodation, transportation and per diem costs related to implementation, monitoring and evaluation activities of the Initiative.

3,600,000

III. Procurement of training materials and resource packages for professional development activities that are a part of the Initiative

1,000,000

IV. Procurement of services to support web-based learning, MIS and M&E systems

550,000

TOTAL AUD110,000,000

Part B. Withdrawal Conditions; Withdrawal Period

1. The Republic of Indonesia will open an Australian dollar denominated Special Account (SA) in

the Central Bank of the Republic of Indonesia. This SA shall be opened solely for the purposes

of receiving the Grant, and shall not contain funding from any other source or for any other

purpose.



2. The Commonwealth will make the Grant available for disbursement by advance and

replenishment. An indicative disbursement plan, which might be changed from time to time, is

set out in Appendix E of this Agreement. Changes to the indicative disbursement plan must

have the prior written approval of the Commonwealth, and shall be made through an exchange

of letters between the Republic of Indonesia and the Commonwealth.

3. The Commonwealth will pay the Republic of Indonesia an initial advance of twenty million

Australian Dollars (AUD20,000,000) which may be requested through several withdrawal

applications. The ceiling of the Special Account is outlined in Clause 4.6 of Appendix C

(Disbursement and Withdrawal Procedures) of this Agreement.

4. The local currency equivalent of the Grant will be calculated on the basis of the exchange rate

on the date of transfer of the funds by the Commonwealth.

5. The grant amount will also cover any transfer fee incurred for the transfer of funds from the

Commonwealth’s account to the Republic of Indonesia’s account.

6. The MoF will immediately acknowledge receipt of the funds, in writing, to the Commonwealth

and the local currency equivalent.

7. Any interest income attributable to the Grant may be utilised by the Republic of Indonesia

solely for the implementation of the Initiative and in line with the Eligible Expenses.

8. Any interest income attributable to the Grant will be reported to the Staff Development

Technical Oversight Group (SDTOG) on an annual basis.

9. Detailed conditions governing withdrawals of the Grant are set out in the Appendix C of this

Agreement and in the related Procedures Manual outlined in Part A, Section VII of this

Schedule 2.

10. Notwithstanding Part A of this Section I, no withdrawal from the Special Account shall be made

for payments:

(a) for goods, works and services not procured by the Republic of Indonesia;

(b) for expenses incurred before the Effective Date of this Agreement and after the Closing

Date of this Agreement

11. Notwithstanding any allocation of an amount of the Grant to a Grant Category under Clause 2,

Part A of this Section I, if the Commonwealth reasonably determines at any time that such

amount will be insufficient to finance such expenses, it may, by notice to the Republic of

Indonesia, reallocate any other amount of the Grant which in the opinion of the Commonwealth

not needed for the purpose for which it has been allocated under this Agreement, to the extent

required to meet the estimated shortfall.

12. The Republic of Indonesia shall ensure the proceeds of the Grant Categories I, II, III and IV are

made available and included in the Appropriation List (Daftar Isian Pelaksnaan Anggaran /

DIPA) of MoEC’s internal Work Units as eligible entities to pay the Eligible Expenses and shall

ensure that the following Work Units carry out Professional Development for Education

Personnel in accordance with this Agreement and the Procedures Manual:

a. Centre for Development of Education Personnel (Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan / Pusbangtendik), under the Board of Education and Culture HRD and Education Quality Assurance/ Badan PSDMPK & PMP;

b. Institute for Development and Empowerment of School Principals (Lembaga Pengembangan dan Pemberdayaan Kepala Sekolah / LPPKS), Technical Implementation



Unit reporting to the Board of Education and Culture HRD and Education Quality Assurance/ Badan PSDMPK & PMP located in Solo, Central Java;

c. Institutes for Education Quality Assurance (Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan / LPMP ), Technical Implementation Units reporting to the Board of Education and Culture HRD and Education Quality Assurance/ Badan PSDMPK & PMP and located in 30 provinces in Indonesia;

d. Centres for Development and Empowerment of Teaching and Education Personnel (Pusat Pengembangan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan / P4TK), Technical Implementation Units reporting to the Board of Education and Culture HRD and Education Quality Assurance/ Badan PSDMPK & PMP with 12 offices across Indonesia.

13. For the purpose of the General Conditions (Appendix B), the Closing Date is 30 June 2016.

Section II. Taxes

1. For the purpose of Section 2.06 of the General Conditions (Appendix B), the Republic of Indonesia is permitted to use a proportion of a Withdrawal to pay for reasonable Taxes (excluding Value Added Tax (VAT)) levied by, or in the territory of, the Republic of Indonesia on or in respect of Eligible Expenses, or in their importation, manufacture, procurement or supply.

Section III. Procurement

Part A. Procurement for the Initiative (the Professional Development for Education Personnel)

1. All goods and services required for preparation, management or delivery of the Professional Development for Education Personnel to be financed out of the proceeds of the Grant shall be procured in accordance with procedures consistent with the requirements set forth or referred to in:

(a) Presidential Regulation of the Republic of Indonesia (PERPRES RI) Number 54 of year 2010 on Procurement of Goods/Services and its amendments as in Presidential Regulation (PERPRES RI) Number 70 of year 2012, subject to the additional procedures set out in Appendix F (Clarification Relating to Procurement for the Initiative) to this Agreement.

(b) the Procedures Manual; and

(c) Part A of this Section.

2. The Commonwealth acknowledges that the procurement procedures required by legislation referred in Clause 1 Part A of this Section III may be amended by the Republic of Indonesia from time to time. Such changes must be informed to the Commonwealth in writing by the Board of Education Human Resource Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK & PMP) at as the Executing Agency.

Procurement Plan

3. In accordance with the Procedures Manual, the Republic of Indonesia through the Executing Agency shall prepare and furnish for approval by the Commonwealth an Annual Procurement Plan setting forth:

(a) anticipated major procurements (above the equivalent of AUD20,000) to be undertaken in the next Republic of Indonesia’s financial year

(b) the particular contracts for the goods and services required to carry out the Initiative, eligible under Grant Categories III and IV;



(c) the proposed methods of procurement of such contracts that are permitted under the Initiative, and

(d) the related Commonwealth review procedures, including such contracts which shall be subject to the Commonwealth’s review and approval.

4. The Procurement Plan shall be endorsed by the SDTOG and submitted to the Commonwealth for approval before commencing any procurement under the Initiative.

Procurement Process

5. The Procedures Manual shall set forth the agreed process for procurements under this Agreement.

6. Both parties agree that a sample of major procurements may be audited periodically and independently at the request of the Commonwealth.

7. The Republic of Indonesia may request the Commonwealth to undertake specific major procurement action on behalf of the Initiative.

8. Both Parties agree that the Commonwealth will provide a Procurement Specialist through the managing contractor to support the Board of Education Human Resource Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK & PMP) at MoEC to develop the procurement capacity for an initial period of 6 months. The initial period for the deployment of the Procurement Specialist may be extended with the agreement of the SDTOG.

9. The Board of Education and Culture Human Resource Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK & PMP) as the Executing Agency of this Initiative is responsible for:

(a) The development of the MoEC’s staff capacity in procurement.

(b) The oversight of major procurement tender documentation.

(c) Oversight of the selection process and associated documentation.

(d) Review and improve small scale procurement practices and as required.

(e) Review and improve existing procurement process and recommend

improvements as required.

(f) Developing an Initiative Procurement Manual aligned with existing or proposed

rules, procedures and legislation of the Republic of Indonesia.

Section IV. Review and Planning

Part A. Annual Meetings

1. In the first quarter (January to March) of each calendar year, the SDTOG will convene the Initiative’s Annual Review and Planning meeting.

2. The Board of Education Human Resource Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK & PMP) at MoEC will develop and circulate the following papers two (2) weeks in advance of the meeting:

(a) The Annual Initiative Report that summarises overall progress and achievements over the previous 12 months and answers the Key Evaluation Questions outlined in Clause 1, Part B, Section V of this Schedule.

(b) A costed draft of the Initiative’s Annual Work Plan for the next 12 months which identifies priorities and provides detail of proposed funding levels compared against funding and expenditure levels for the previous year.



3.3 At this meeting the SDTOG will:

(a) Assess the performance of the Initiative against the Performance Assessment

Framework indicators based on the most recent available data and/or monitoring and

evaluation reports.

(b) Identify issues and where possible causes of concern arising from the performance

assessment and, where necessary, seek to identify measures to be implemented to

address these.

(c) Review the proposed Initiative’s Annual Work Plan for the following year in relation to

Initiative priorities and funding availability.

(d) Agree a final Annual Work Plan for implementation.

Part B. Coordination

1. The Board of Education Human Resource Development and Education Quality Assurance

(Badan PSDMPK & PMP) at MoEC will be responsible for providing the Secretariat to the

SDTOG for:

(a) the drafting and distribution of the agenda and working papers and reports to SDTOG

members;

(b) the collation, analysis and reporting of Performance indicators data;

(c) coordinating and distributing financial reports;

(d) development of the draft Annual Work Plan and finalising the Work Plan following

endorsement by the SDTOG;

(e) preparation of papers and reports for the Annual Review meeting;

(f) development of the Risk Management Plan and Performance Assessment Framework

for the Initiative;

(g) updating the Risk Management Plan as requested by the SDTOG;

(h) other specific responsibilities/tasks as relevant/appropriate to the Initiative; and

(i) preparation of requests for Technical Assistance for presentation to the SDTOG.

2. The Board of Education Human Resource Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK&PMP) at MoEC may also be supported by technical assistance provided by the Commonwealth, only as it relates to coordination functions.

Part C. Risk Management

1. The Republic of Indonesia through the Board of Education Human Resource Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK & PMP) at MoEC will develop a Risk Management Plan / RMP for the Initiative within 6 months of the execution of this Agreement, as outlined in the Appendix H of this Agreement. Once endorsed by the SDTOG, the RMP will form an integral part of this Agreement.

2. The RMP is to be reviewed annually by the SDTOG and updated as risks are addressed and mitigated by the Board of Education and Culture Human Resource Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK&PMP) as the Executing Agency.

Section V. Monitoring and Evaluation, and Reporting

Part A. Monitoring and Evaluation



1. Oversight of the Initiative will be carried out jointly by the GoG and the SDTOG in accordance with the Procedures Manual outlined in Part A, Section VII of this Schedule 2, with technical assistance provided by the Commonwealth. The oversight includes:

(a) the monitoring of the Initiative against indicators in Quarterly Progress Reports set out in Clause 2 Part B of this Section V;

(b) the monitoring of the Initiative against indicators in Annual Initiative Reports set out in Clause 4 Part B of this Section V; and

(c) a joint review mission between the Republic of Indonesia and the Commonwealth, to be held annually as outlined in the Procedures Manual.

2. Independent performance management of the Initiative will be conducted by a contractor engaged by the Commonwealth. With respect to the Initiative, this will include

(a) the implementation of financial and compliance reviews. The Republic of Indonesia will facilitate, as required, the work of this contractor;

(b) the implementation evaluation activities undertaken on an annual basis, including quantitative surveys, qualitative studies and case studies; and

(c) the implementation of ad hoc research and investigation activities arising from Quarterly Progress Reports and Annual Initiative Reports, as well as the analysis described above.

3. The Republic of Indonesia shall provide access to data required to facilitate monitoring and audit activities conducted by the Commonwealth, including its contractors. The Republic of Indonesia will facilitate the Commonwealth, including its contractors, to carry out interviews and/or surveys with program implementers, beneficiaries and associated stakeholders.

Part B. Initiative Reports

1. The Republic of Indonesia through the Executing Agency (Board of Education and Culture

Human Resource Development and Education Quality Assurance / Badan PSDMPK & PMP)

shall monitor and evaluate the progress of the Initiative and prepare Quarterly Progress

Reports and Annual Initiative Reports in accordance with Section 3.09 of the General

Conditions (Appendix B) and with a view to answer the following key evaluation questions:

(i) What progress has there been in establishing and operationalizing a national system

for continuous professional development (CPD) for principals?

(ii) Are principals participating in the CPD system?

(iii) Are principals undertaking CPD supported by supervisors?

(iv) Have the competencies of participating principals and supervisors improved?

2. The Republic of Indonesia through the Executing Agency shall report progress quarterly

against the cumulative indicators identified below. The indicators are disaggregated by key

evaluation question and further indicators may be added to the list. The Quarterly Progress

Reports shall be furnished to the Commonwealth no later than 30 days after the end of period

covered by each such report, that is in first week of February, May, August and November

each year, commencing with the Quarterly Progress Reports covering the July to September

2013 quarter, until the completion of the Initiative:

(i) Number of principals and supervisors who enrol in the professional development

programs under the Initiative (in this reporting period), disaggregated by gender and

province.



(ii) Number of Units of Learning completed by enrolled principals and supervisors under

the Initiative (in this reporting period), disaggregated by gender and district and

indicating the success rate.

(iii) Number of enrolled principals and supervisors having improved their competency

(assessed though their individual performance appraisal) after undertaking Units of

Learning under the Initiative, disaggregated by gender and province.

(iv) Number of district officials who enrol in the professional development programs under

the Initiative (in this reporting period), disaggregated by gender and province.

(v) Number of district officials who have completed the professional development

programs under the Initiative (in this reporting period), disaggregated by gender and

province.

3. In addition, the Republic of Indonesia through the Executing Agency shall prepare and submit

an Annual Initiative Report in February each year to report implementation in the previous

year, commencing in February 2014, as outlined in Section IV, Part A, Clause 2(a) of this

Schedule.

4. The Annual Initiative Report shall articulate answers to the Key Evaluation Questions set out in

Clause 1; Part B of this Section V. Answers to these questions will be based on information

from the Performance Assessment Framework (PAF, in Appendix G). The PAF will be

developed jointly by the Commonwealth and the Republic of Indonesia within 3 months of the

execution of this Agreement, with budget and provision of technical assistance indicated in the

Procedures Manual. It will include inter-alia indicators used for the Quarterly Progress Reports

(see Clause 2 above) as well as the following indicators:

(i) Percentage (%) of central disbursed funds (APBN) for CPD and PPP this year.

(ii) Percentage (%) of districts disbursing allocated funds (APBD) for PPP this year.

(iii) Percentage (%) of districts that have implemented PPP this year.

(iv) Percentage (%) of districts that have implemented CPD this year.

5. The templates of the Quarterly Progress Report and Annual Initiative Report will be agreed

between the Republic of Indonesia and the Commonwealth and formalized through an

exchange of letters.

6. The last Annual Initiative Report shall be furnished to the Commonwealth no later than two

months after the completion of the Initiative (Closing Date) and with content in accordance to

Section 3.09(c) (i) of General Conditions (Appendix B).

7. The Republic of Indonesia through the Executing Agency shall report quarterly the number and

nature of complaints received and progress in resolution of complaints in relation to the

professional development for education personnel.

Section VI. Financial Management, Financial Statements and Audits

Part A. Financial Management System

1. The Republic of Indonesia shall maintain a financial management system in accordance with Section 3.10 of the General Conditions (Appendix B).



2. Without limitation of clause 1 of this Section, the Republic of Indonesia shall prepare and furnish to the Commonwealth as part of the Quarterly Progress Report and the Annual Initiative Report, unaudited financial statements for the Initiative covering the calendar quarter, in a form and content satisfactory to the Commonwealth as detailed in the Procedures Manual.

Part B. Audit

1. The Republic of Indonesia may carry out audits of the Initiative in accordance with Indonesian law.

2. Independent auditing of the Initiative will be the responsibility of the Commonwealth. The Commonwealth will procure an independent auditor to conduct annual financial audits and compliance reviews. The Republic of Indonesia will facilitate the work of the Commonwealth-appointed independent auditor as required.

3. The objective of the Annual Financial Audit is to express an opinion on the Financial Statements relating to the Initiative. This includes the administration for Grant funds flowing through the government systems of the Republic of Indonesia to various levels of beneficiary. The objective of the Annual Compliance Review is to examine compliance with agreed control systems and procedures as described in this Agreement and the Procedures Manual.

4. In addition, the Commonwealth may, from time to time, at its sole discretion, and in consultation with the GoG and SDTOG, commission an audit team to conduct additional audits in accordance with the Procedures Manual.

5. An annual audit report will be produced by the Commonwealth contracted independent auditor and will summarize the findings of the financial audits and compliance reviews. The audit reports will include advice detailing any non-compliance and/or weaknesses in the implementation of the Initiative and its procedures and recommendations for strengthening identified weaknesses and taking action on non-compliance.

6. Findings of the annual audit report will be shared to representatives of the SDTOG and be discussed at the first SDTOG meeting to occur after the audit findings are issued. The Executing Agency is responsible to action the recommendations from the audit reports.

Part C. the Initiative’s Accounts and Records

The Republic of Indonesia agrees that it will:

(a) maintain a sound administrative and financial system capable of verifying all Acquittal Statements;

(b) keep proper and detailed accounts, records and assets registers along with adequate management records for the Initiative providing clear audit trails in relation to expenditure under this Agreement;

(c) afford adequate facilities for audit and inspection of the financial records referred to in this Agreement by the Commonwealth (through AusAID) and its authorised representatives at all reasonable times and allow copies and extracts to be taken; and

(d) ensure that its accounts and records are held for the term of this Agreement and for a period of ten (10) years after the Closing Date of this Agreement.

Part D. Fraud

All Parties involved in the implementation of the Initiative are committed to preventing and detecting fraud by observing the following:



1. The Parties are committed to preventing and detecting fraud.

2. The Republic of Indonesia is responsible for preventing and detecting fraud involving or

relating to the Initiative.

3. The Republic of Indonesia must immediately report in writing within 5 working days to the

Commonwealth any detected fraudulent activity involving or relating to the Initiative.

4. The Republic of Indonesia is required to investigate any fraud and must undertake an

investigation in accordance with the Procedures Manual and standards or, where requested by

the SDTOG, in accordance with procedures and standards as directed by the SDTOG.

5. Following the conclusion of an investigation, where the investigation finds fraudulent activity,

the Republic of Indonesia will:

(a) Initiate recovery action in accordance with recovery procedures, including if appropriate civil litigation, available in the Republic of Indonesia; and

(b) Refer the matter to the relevant Republic of Indonesia police or other authorities responsible for prosecution of fraudulent activity; and

(c) Where a Republic of Indonesia employee is involved in fraudulent activity, take the relevant disciplinary procedures in accordance with relevant Code of Conduct or similar Republic of Indonesia provisions where these exist.

Part E. Anti-Corruption

1. The Commonwealth and the Republic of Indonesia are committed to preventing and detecting corruption and bribery. Both Parties through their employees, agents or representatives will not make or cause to be made, nor will they receive or seek to receive, any offer, gift or payment, consideration or benefit of any kind, which would or could be construed as an illegal or corrupt practice, either directly or indirectly to any party, as an inducement or reward in relation to the execution of this Agreement or any arrangement or provision of funds in relation to the Initiative. The Parties will use their best endeavours to ensure that their respective employees, agents, representatives or other entities involved in the Initiative will also adhere to this provision.

2. For the purposes of this Part, the term “corrupt” includes (but is not limited to) any action or

practice which would warrant disciplinary procedures being taken against an individual under

applicable laws.

3. In the event of alleged misuse of Initiative funds involving fraudulent or corrupt behaviour as

defined above, the Commonwealth may reduce or suspend its funding until such time as the

matter is mutually resolved by the Parties.

Section VII. Other Undertakings

Part A. The Procedures Manual

1. The Republic of Indonesia shall develop and adopt, and thereafter ensure the Initiative is implemented in accordance with, a Procedures Manual in a manner and substance acceptable to both the Commonwealth and the Republic of Indonesia, which shall, among other things, set out:

(a) The nature and quality of professional development for education personnel that is required under this Agreement, including reference to how gender equity, poverty and disability will be considered in the program and its units of learning;

(b) Institutional, management and implementation arrangements for carrying out the Initiative and the ESSP;



(c) Procedures for procurement and recruitment of trainers, facilitators and other specialised staff;

(d) Reporting requirements, financial management and audit procedures;

(e) Standard procurement documentation and procedures, as referred to in Section III of this Schedule to be applied by the Republic of Indonesia in relation to the Initiative;

(f) Eligibility requirements and preparation for the implementation of the Initiative which requirements and procedures are to include: (i) appraisals and selection procedures for resource persons under the Initiative; (ii) quality standards and assurance; (iii) criteria for the selection of participating districts including districts identified as poorer, more isolated, unserved and underserved districts, as well as districts with low education quality and inequities in gender representation; and (iv) appropriate environment and social safeguards;

(g) Arrangements for managing program information, and for records and data management;

(h) Procedures for safeguarding against and detecting fraud and corruption, and for reporting, investigating and taking action on detected fraud;

(i) Sanctions that shall be applied to consultants and contractors found to be committing or assisting fraud, corruption, collusion or coercion in relation to the Initiative;

(j) Sanctions that shall be applied to public officials found to be committing or assisting fraud, corruption, collusion or coercion in relation to the Initiative, such sanctions to include relieving the officer of his or her duties on the Initiative during the investigation period;

(k) Requirements for MoEC to enter into agreements with entities involved in implementing the Initiative, including MoRA and district governments;

(l) Arrangement for monitoring and evaluation; and

(m) Procedures for public complaints and procedures for participants of the Professional Development to seek clarification of and to provide feedback on the delivery of the Initiative.

2. Except as the Commonwealth may otherwise agree in writing, the Republic of Indonesia shall not amend, suspend, abrogate or waive the Procedures Manual or any part thereof.

Part B. Miscellaneous

The Republic of Indonesia through the Executing Agency shall prepare and furnish to the Commonwealth at least eighteen (18) months before the Closing Date a plan designed to ensure the sustainability of the Initiative’s achievements, in accordance to Section 3.09(c) (ii) of the General Conditions (Appendix B).



Appendix A: Definitions

1. “Agreement” means this Grant Agreement including its Schedules and Appendices.

2. “Bappenas” means the Republic of Indonesia’s National Development Planning

Agency and any successor thereto.

3. “Continuing Professional Development” abbreviated as “CPD” is a continuing

professional development for existing school and Madrasah principals.

4. “Education Capacity Development for Local Government” is capacity development

of education officials at district and province levels.

5. “Education Partnership” means the partnership between the Commonwealth and the

Republic of Indonesia which represents Australia’s contribution to the Government of

Indonesia’s Education Sector Support Program.

6. “Education Sector Support Program” and “ESSP” mean the program of activities

designed to support the implementation of the Government of Indonesia’s 2010-2014

Education Strategic Plan (RENSTRA), as per the ESSP Design Document, approved

by the Republic of Indonesia, dated 16 November 2010.

7. “Executing Agency” means the unit at the Ministry of Education and Culture

(MoEC), which is the Board of Education and Culture Human Resource

Development and Education Quality Assurance (Badan PSDMPK & PMP), which

has the overall responsibility for executing and implementing the Initiative.

8. “Fraudulent activity’” or “fraud” means dishonestly obtaining a benefit, or causing a

loss, by deception or other means and includes suspected, alleged or attempted fraud.

9. “General Conditions” means the AusAID General Conditions for Partner Government

Grants, in Appendix B.

10. “GOG” mean the Governance and Oversight Group, comprising senior

representatives from the Republic of Indonesia, the Commonwealth and the European

Commission, established for the purposes set out forth in sub-paragraph (a) of Clause

3.4 to this Agreement.

11. “Grant Agreement” means this Agreement.

12. “Grant Category” means a category set forth in the Table 1, Clause 2, Part A of

Section 1, in Schedule 2 of this Agreement.

13. “Initiative” has the meaning given in Clause 2.1 of this Agreement.

14. “MoF” means the Republic of Indonesia's Ministry of Finance and any successor

thereto.

15. “MoEC” means the Republic of Indonesia's Ministry of Education and Culture and

any successor thereto.

16. “MoHA” means the Republic of Indonesia’s Ministry of Home Affairs and any

successor thereto.



17. “MoRA” means the Republic of Indonesia's Ministry of Religious Affairs and any

successor thereto.

18. “Operating Costs” means reasonable Initiative-related expenses incurred on account

of project implementation support and management including communication

supplies and charges; document production and copying; costs of participants’

transport, accommodation and per diems; but excludes administrative and

management fees, overhead costs of implementing institutions, salaries of and

honoraria for officials and staff of Central, Provincial and District governments

responsible for managing the implementation of the Initiative.

19. “Parties” means the Commonwealth and the Republic of Indonesia.

20. “Principal Preparation Program” abbreviated as “PPP” is a professional development

program for the candidate principals.

21. “Procedures Manual” means the manual to assist the Republic of Indonesia in the

implementation of the Initiative and referred to in Part A of Section VII of Schedule 2

to this Agreement; as such Procedures Manual may be amended from time to time

with the prior agreement between the Commonwealth and the Republic of Indonesia

22. “Procurement Plan” means the Republic of Indonesia’s Procurement Plan for the

Professional Development for Education Personnel under Output 1.1., 1.2. and 1.3 of

the Initiative, referred to in Clause 3 and Clause 4 of Part A, Section III of Schedule 2

to this Agreement; as the same shall be updated from time to time with the prior

agreement of the Commonwealth.

23. “Province” means a province, an administrative division of the Republic of Indonesia.

24. “RENSTRA” means the Republic of Indonesia’s Strategic Education Plan 2010-

2014.

25. “SDTOG” means Staff Development Technical Oversight Group, comprising

designated officials from the Indonesia Government, European Union and the

Commonwealth, established for the purpose set out forth in sub-paragraphs (b) and

(c) of Clause 3.4 to this Agreement.

26. “Special Account” abbreviated as “SA” means a denominated account opened

by the Ministry of Finance (MoF) Republic of Indonesia solely for the purposes

of receiving the Grant funds for the Initiative –Professional Development of

Education Personnel, and shall not contain funding from any other source or for any

other purpose.

27. “Supervisors’ Support Program to School and Madrasaah Principals” is capacity

development program for school and Madrasah supervisors to support principals in

doing continuing professional development (CPD)

28. “Tax Letter” means the letter issued by the Republic of Indonesia setting out the

procedures for the levy, reimbursement of, or the exemption from, taxes under the

Initiative.



Appendix B

General Conditions

Australian Agency for International Development

General Conditions for

Partner Government Grants



Table of Contents

ARTICLE I. INTRODUCTORY PROVISIONS 129

SECTION 1.01 APPLICATION OF GENERAL CONDITIONS .................................................................................. 129 SECTION 1.02 INCONSISTENCY WITH GRANT AGREEMENTS ............................................................................. 129 SECTION 1.03 RELATIONSHIP TO THE GENERAL AGREEMENT ........................................................................... 129 SECTION 1.04 DEFINITIONS ...................................................................................................................... 129 SECTION 1.05 INTERPRETATION ................................................................................................................. 131 SECTION 1.06 OFFICIAL LANGUAGE............................................................................................................ 132 SECTION 1.07 GRANTS ............................................................................................................................ 132 SECTION 1.08 GRANT AGREEMENTS .......................................................................................................... 132 SECTION 1.09 COVENANTS ....................................................................................................................... 133 SECTION 1.10 REPRESENTATIONS AND WARRANTIES ..................................................................................... 133 SECTION 1.11 AGREEMENT NOT TO ASSIGN ................................................................................................. 134

ARTICLE II. WITHDRAWALS; REFUND 134

SECTION 2.01 GRANT ACCOUNT; WITHDRAWALS GENERALLY; CURRENCY OF WITHDRAWALS ............................... 134 SECTION 2.02 SPECIAL COMMITMENT BY THE COMMONWEALTH ..................................................................... 134 SECTION 2.03 APPLICATIONS FOR WITHDRAWAL OR FOR SPECIAL COMMITMENT ............................................... 135 SECTION 2.04 SPECIAL ACCOUNTS ............................................................................................................. 135 SECTION 2.05 ELIGIBLE EXPENSES .............................................................................................................. 135 SECTION 2.06 FINANCING TAXES LEVIED IN RELATION TO ELIGIBLE EXPENSES ..................................................... 136 SECTION 2.07 EXEMPTION FROM OTHER TAXES ............................................................................................ 136 SECTION 2.08 UNDERTAKING TO PREVENT FINANCING OF TERRORISM .............................................................. 136 SECTION 2.09 REALLOCATION ................................................................................................................... 136 SECTION 2.10 REFUND OF UNSPENT PROCEEDS OF GRANT ............................................................................. 137

ARTICLE III. IMPLEMENTATION 137

SECTION 3.01 IMPLEMENTATION GENERALLY ............................................................................................... 137 SECTION 3.02 PERFORMANCE UNDER THE GRANT AGREEMENT ....................................................................... 137 SECTION 3.03 PROVISION OF FUNDS AND OTHER RESOURCES ......................................................................... 137 SECTION 3.04 INSURANCE ........................................................................................................................ 138 SECTION 3.05 LAND ACQUISITION ............................................................................................................. 138 SECTION 3.06 USE OF GOODS, WORK AND SERVICES; MAINTENANCE OF FACILITIES ........................................... 138 SECTION 3.07 PLANS; DOCUMENTS; RECORDS ............................................................................................. 138 SECTION 3.08 ACCESS TO RECORDS ........................................................................................................... 139 SECTION 3.09 MONITORING AND EVALUATION ............................................................................................ 139 SECTION 3.10 FINANCIAL MANAGEMENT; FINANCIAL STATEMENTS; AUDITS ...................................................... 139 SECTION 3.11 COOPERATION AND CONSULTATION ....................................................................................... 140 SECTION 3.12 VISITS ............................................................................................................................... 140 SECTION 3.13 CONFIDENTIALITY AND DISCLOSURE ........................................................................................ 140 SECTION 3.14 INDEMNITY ........................................................................................................................ 141

ARTICLE IV. CANCELLATION; SUSPENSION; GRANT REFUND 141

SECTION 4.01 CANCELLATION BY THE REPUBLIC OF INDONESIA ........................................................................ 141 SECTION 4.02 SUSPENSION BY THE COMMONWEALTH ................................................................................... 141 SECTION 4.03 CANCELLATION BY THE COMMONWEALTH ................................................................................ 143 SECTION 4.04 AMOUNTS SUBJECT TO SPECIAL COMMITMENT NOT AFFECTED BY CANCELLATION OR SUSPENSION BY

THE COMMONWEALTH ................................................................................................................................. 144 SECTION 4.05 EFFECTIVENESS OF PROVISIONS AFTER CANCELLATION OR SUSPENSION.......................................... 144 SECTION 4.06 GRANT REFUND .................................................................................................................. 144

ARTICLE V. ARBITRATION 144

SECTION 5.01 DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE; ARBITRATION ..................................................................... 144

ARTICLE VI. ENFORCEABILITY 145



SECTION 6.01 GOVERNING LAW ................................................................................................................ 145 SECTION 6.02 APPLICATION OF BINDING LAWS ............................................................................................ 145 SECTION 6.03 PARTIAL INVALIDITY ............................................................................................................. 146 SECTION 6.04 FAILURE TO EXERCISE RIGHTS ................................................................................................ 146 SECTION 6.05 SERVICE OF PROCESS ........................................................................................................... 146

ARTICLE VII. EFFECTIVENESS; TERMINATION 147

SECTION 7.01 CONDITIONS PRECEDENT TO EFFECTIVENESS OF THE GRANT AGREEMENT ...................................... 147 SECTION 7.02 LEGAL OPINIONS OR CERTIFICATES ......................................................................................... 147 SECTION 7.03 EFFECTIVE DATE ................................................................................................................. 147 SECTION 7.04 TERMINATION OF THE GRANT AGREEMENT FOR FAILURE TO BECOME EFFECTIVE ............................. 147 SECTION 7.05 TERMINATION OF THE GRANT AGREEMENT ON PERFORMANCE OF ALL OBLIGATIONS ....................... 148

ARTICLE VIII. MISCELLANEOUS PROVISIONS 148

SECTION 8.01 NOTICES AND REQUESTS ...................................................................................................... 148 SECTION 8.02 AUTHORISED REPRESENTATIVES ............................................................................................. 148 SECTION 8.03 ACTION ON BEHALF OF THE REPUBLIC OF INDONESIA ................................................................. 148 SECTION 8.04 EVIDENCE OF AUTHORITY ..................................................................................................... 149 SECTION 8.05 CALCULATION AND EVIDENCE ................................................................................................ 149 SECTION 8.06 DUPLICATES ....................................................................................................................... 149 SECTION 8.07 AMENDMENT ..................................................................................................................... 149

Article I. Introductory Provisions

Section 1.01 Application of General Conditions

(a) These General Conditions set out the conditions generally applicable to a Grant

Agreement. They apply to the extent the Grant Agreement so provides.

Section 1.02 Inconsistency with Grant Agreements

(a) If any provision of a Grant Agreement is inconsistent with a provision of these

General Conditions, the provision of the Grant Agreement shall prevail.

Section 1.03 Relationship to the General Agreement

(a) Neither these General Conditions nor any Grant Agreement nor any Implementation

Contract shall be construed as an Activity for the purposes of the General Agreement on

Development Cooperation between the Government of Australia and the Government of the

Republic of Indonesia 1999.

Section 1.04 Definitions

(a) Unless the context otherwise requires, or as otherwise provided for in a Grant

Agreement, whenever used in these General Conditions or in a Grant Agreement, the terms

set forth in this .section have the meanings ascribed to them:

(i) “Additional Condition of Effectiveness” means any condition of effectiveness

specified in the Grant Agreement for the purpose of Section 7.01 (a) (ii);

(ii) “Additional Event of Suspension” means any event of suspension specified in

the Grant Agreement for the purpose of Section 4.02 (a) (vii).

(iii) “Additional Legal Matter” means each matter specified in the Grant Agreement

or requested by the Commonwealth in connection with the Grant Agreement for

the purpose of Section 7.02 (a) (ii).



(iv) “AusAID” means the Australian Agency for International Development.

(v) “Australian Dollars” and “AUD” mean the lawful currency of the

Commonwealth of Australia.

(vi) “Bank Indonesia” means the Central Bank of the Republic of Indonesia

originally established under Law No 13/1968 re the Central Bank and now

operating in accordance with the laws of the Republic of Indonesia including

Law No 23/1999 re Bank Indonesia, as amended by Law No 3/2004.

(vii) “Binding Law” means any Australian or international law, official directive or

request that is legally binding on the Commonwealth.

(viii) “Business Day” means a day that is not a Saturday, Sunday or any other day

which is a public holiday or a bank holiday in Canberra or Jakarta.

(ix) “Closing Date” means the date specified in the Grant Agreement (or such later

date as the Commonwealth shall establish by notice to the Republic of Indonesia)

after which the Commonwealth may, by notice to the Republic of Indonesia,

terminate the right of the Republic of Indonesia to make Withdrawals from the

Grant Account.

(x) “Commonwealth” means the Commonwealth of Australia.

(xi) “Confidential Information” has the meaning set out in Section 3.13(a).

(xii) “Currency” means the currency of a country which is legal tender for the

payment of public and private debts in that country.

(xiii) “Effective Date” means the date on which the Grant Agreement enters into effect

pursuant to Section 7.03 (a).

(xiv) “Effectiveness Deadline” means the date referred to in Section 7.04 after which

the Grant Agreement shall terminate if it has not entered into effect as provided

in that Section.

(xv) “Eligible Expense” means an expense the payment for which meets the

requirements of Section 2.05 and which is consequently eligible for financing out

of the proceeds of the Grant.

(xvi) “Financial Statements” means the financial statements to be maintained for the

Initiative as provided in Section 3.10.

(xvii) “General Conditions” means this document, including any schedule or annexure

to it.

(xviii) “Grant” means the amount specified in the Grant Agreement as a grant.

(xix) “Grant Account” means the account opened by the Commonwealth in its books

through which the Commonwealth will make available the Grant to the Republic

of Indonesia in accordance with the relevant Grant Agreement.

(xx) “Grant Agreement” means the agreement between the Commonwealth and the

Republic of Indonesia providing for the Grant and relating to the implementation

of the Initiative, as such agreement may be amended from time to time. “Grant



Agreement” includes these General Conditions, as applied to the Grant

Agreement, and all appendices, schedules and agreements supplemental to the

Grant Agreement.

(xxi) “Implementation Contract” means each contract financed with a Withdrawal and

let by the Republic of Indonesia for works or services that relate to the

implementation of an Initiative.

(xxii) “Implementing Agent” means a legal entity (other than the Republic of

Indonesia) which is responsible for implementing all or a part of an Initiative. If

in relation to an Initiative there is more than one such entity, "Implementing

Agent" refers separately to each such agent.

(xxiii) “Initiative” means an Initiative described in a Grant Agreement, for which a

Grant is granted, as the description of such Initiative may be amended from time

to time by agreement between the Republic of Indonesia and the

Commonwealth.

(xxiv) “Initiative Report” means each report on the Initiative to be prepared and

furnished to the Commonwealth for the purpose of Section 3.09 (b).

(xxv) “Parties” means the Commonwealth and Republic of Indonesia.

(xxvi) “Republic of Indonesia” means the country which is a party to each Grant

Agreement, to which a Grant is extended.

(xxvii) “Taxes” includes imposts, levies, fees and duties of any nature, whether in effect

at the date of the Grant Agreement or imposed after that date in accordance with

the applicable tax laws and regulations of the Republic of Indonesia.

(xxviii) “Unwithdrawn Grant Balance” means the amount of the Grant remaining

unwithdrawn from the Grant Account from time to time.

(xxix) “Withdrawal” means a payment by the Commonwealth of an amount of a Grant

from the Grant Account made in accordance with the relevant Grant Agreement.

Section 1.05 Interpretation

(a) Reference to:

(i) one gender includes the others;

(ii) the singular includes the plural and the plural includes the singular;

(iii) a person includes a body corporate or body politic;

(iv) a Party includes the Party's executors, administrators, successors and permitted

assigns;

(v) a statute, regulation or provision of a statute or regulation ("Statutory

Provision") includes:

1) that Statutory Provision as amended or re-enacted;

2) a statute, regulation or provision enacted in replacement of that Statutory

Provision; and



3) another regulation or other statutory instrument made or issued under that

Statutory Provision;

(vi) an agreement or document is to the agreement or document as amended, novated,

supplemented or replaced, except to the extent prohibited by these General

Conditions;

(vii) dates and times in these General Conditions are to dates and times in Canberra,

Australia; and

(viii) money is to Australian Dollars, unless otherwise stated.

(b) "Including" and similar expressions are not words of limitation.

(c) Where a word or expression is given a particular meaning, other parts of speech and

grammatical forms of that word or expression have a corresponding meaning.

(d) Headings, recitals and any table of contents or index are for convenience only and do

not affect the interpretation of these General Conditions or any Grant Agreement.

(e) If an act must be done on a specified day which is not a Business Day, it must be

done instead on the next Business Day.

Section 1.06 Official Language

(a) The official language for these General Conditions and any Grant Agreement is

English.

(b) If these General Conditions or a Grant Agreement is translated into Bahasa Indonesia

then in the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Indonesia

version, the English version shall prevail.

Section 1.07 Grants

(a) The Commonwealth may, from time to time, provide grants to the Republic of

Indonesia to finance Initiatives by way of Grants made under Grant Agreements. Each Grant

shall finance only one Initiative and each Initiative shall be financed by only one Grant.

(b) The Republic of Indonesia may access the proceeds of each Grant by way of one or

more Withdrawals, as specified in the relevant Grant Agreement.

(c) The Commonwealth may elect not to enter into a new Grant Agreement where:

(i) the Commonwealth has taken action to suspend or cancel any Grant Agreement,

or

(ii) the Republic of Indonesia is in breach of any of the covenants set out in Section

1.09 or any of the representations and warranties set out in Section 1.10.

(d) The proceeds of any Grant shall not be withdrawn prior to the Effective Date of the

relevant Grant Agreement.

Section 1.08 Grant Agreements

(a) Each Grant Agreement shall set out the conditions governing the use of a Grant and

the implementation of the Initiative to which the Grant Agreement relates.



(b) A Grant Agreement shall at a minimum, and unless otherwise agreed between the

Commonwealth and the Republic of Indonesia, include, incorporate by reference, or require:

(i) these General Conditions, together with any agreed amendments or modification

of these General Conditions;

(ii) a description of the Initiative;

(iii) the amount of the Grant in Australian Dollars, the Effectiveness Deadline and the

Closing Date for the Grant;

(iv) any financial covenants to apply in relation to the Grant in addition to those set

out in these General Conditions; and

(v) an implementation manual, documenting procedures for:

1) withdrawal of the proceeds of the Grant (including procedures for

the operation of designated Special Accounts, if any) in addition to

those set out in these General Conditions;

2) procurement of goods and works and the employment of

consultants;

3) assessment and management of any significant environmental and

social impacts of the Initiative; and

4) monitoring and evaluation of the performance of the Initiative

(including information on performance indicators, baselines and

targets).

Section 1.09 Covenants

(a) The Republic of Indonesia hereby pledges that:

(i) the Republic of Indonesia shall promptly upon request of the Commonwealth

provide to the Commonwealth such information relating to matters under this

Grant Agreement as the Commonwealth may reasonably request;

(ii) the Republic of Indonesia shall take all actions necessary to perform its

obligations under this Grant Agreement;

(iii) the Republic of Indonesia shall inform the Commonwealth, as soon as possible,

of:

1) any change in law, rule, regulation, act, decision of any competent

tribunal, fact or circumstance which would or could adversely

affect or modify the Republic of Indonesia's ability to perform its

obligations under any Grant Agreement; and

2) the remedial steps the Republic of Indonesia plans to take in

response to any of the events set out in sub-paragraph 1).

Section 1.10 Representations and Warranties

(a) The Republic of Indonesia represents and warrants to and for the benefit of the

Commonwealth that for so long as any Grant Agreement is in effect:



(i) the Republic of Indonesia is a sovereign entity capable of suing and being sued

and with power and authority to:

1) own its assets;

2) enter into each Grant Agreement;

(ii) all acts, conditions and things required by the law of the Republic of Indonesia to

be done, fulfilled and performed in order to make each Grant Agreement

admissible in evidence in courts in the Australian Capital Territory, have been

done, fulfilled and performed; and

(iii) the execution and delivery of each Grant Agreement, and the exercise of the

rights of the Republic of Indonesia and performance of its obligations

thereunder, as applicable, will not violate, or exceed any power or restriction

granted or imposed by any law to which it is subject and will not constitute a

breach of any agreement to which the Republic of Indonesia is a party or which

is binding on it or its assets.

Section 1.11 Agreement not to Assign

(a) Neither the Commonwealth nor the Republic of Indonesia shall assign, transfer,

delegate, charge, or otherwise deal in all or in part of their rights or obligations under any

Grant Agreement without the prior written consent of the other Party.

Article II. Withdrawals; Refund

Section 2.01 Grant Account; Withdrawals Generally; Currency of Withdrawals

(a) The Commonwealth shall make available the amount of the Grant through the Grant

Account in Australian Dollars.

(b) The Republic of Indonesia may from time to time request Withdrawals of amounts of

the Grant from the Grant Account in accordance with the Grant Agreement.

(c) Each Withdrawal of an amount of the Grant from the Grant Account shall be made in

such Currency or Currencies as the Republic of Indonesia shall reasonably request to meet

payments for Eligible Expenses. The amount of each Withdrawal from the Grant Account

shall be calculated as the equivalent in terms of the cost to the Commonwealth in Australian

Dollars (determined as of the date of withdrawal) of purchasing the Currency or Currencies so

requested.

Section 2.02 Special Commitment by the Commonwealth

(a) At the Republic of Indonesia's request and on such terms and conditions as the

Republic of Indonesia and the Commonwealth shall agree, the Commonwealth may enter into

special commitments in writing to pay amounts for Eligible Expenses notwithstanding any

subsequent suspension or cancellation by the Commonwealth or the Republic of Indonesia

("Special Commitment").



Section 2.03 Applications for Withdrawal or for Special Commitment

(a) When the Republic of Indonesia wishes to request a Withdrawal from the Grant

Account or to request the Commonwealth to enter into a Special Commitment, the Republic

of Indonesia shall deliver to the Commonwealth a written application in such form and

substance as the Commonwealth shall reasonably request. Applications for a Withdrawal or

Special Commitment, including the documentation required pursuant to this Article, shall be

made promptly in relation to Eligible Expenses.

(b) The Republic of Indonesia must furnish to the Commonwealth evidence satisfactory

to the Commonwealth of the authority of the person or persons authorised to sign applications

under this Section and the authenticated specimen signature of each such person.

(c) The Republic of Indonesia must furnish to the Commonwealth such documents and

other evidence in support of each such application as the Commonwealth shall reasonably

request, whether before or after the Commonwealth has made the Withdrawal requested in the

application.

(d) Each such application and accompanying documents and other evidence must be

sufficient in form and substance to satisfy the Commonwealth that the Republic of Indonesia

is entitled to receive from the Grant Account the amount applied for and that the Withdrawal

from the Grant Account will be used only for the purposes specified in the Grant Agreement.

(e) The Commonwealth shall pay the amount of a Withdrawal only to, or on the order of,

the Republic of Indonesia.

Section 2.04 Special Accounts

(a) The Republic of Indonesia may open and maintain one or more Special Accounts into

which the Commonwealth may, at the request of the Republic of Indonesia, deposit amounts

withdrawn from the Grant Account as advances for the purposes of the Initiative. All

designated Special Accounts shall be opened in Bank Indonesia.

(b) Deposits into, and payments out of, any such Special Account shall be made in

accordance with the Grant Agreement and such additional instructions as the Commonwealth

may specify from time to time by notice to the Republic of Indonesia. In accordance with the

terms of the Grant Agreement, the Commonwealth may cease making deposits into any such

account upon notice to the Republic of Indonesia. In such case, the Commonwealth shall

notify the Republic of Indonesia of the procedures to be used for subsequent Withdrawals

from the Grant Account.

Section 2.05 Eligible Expenses

(a) The Republic of Indonesia shall ensure that the proceeds of the Grant are used

exclusively to finance expenses which, except as otherwise provided in the Grant Agreement,

satisfy the following requirements (“Eligible Expenses”):

(i) the payment is for the financing of the reasonable cost of goods, works or

services required for the Initiative, to be financed out of the proceeds of the

Grant and procured, all in accordance with the Grant Agreement;

(ii) the payment is not prohibited by a decision of the United Nations Security

Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations; and



(iii) the payment is made on or after the Effective Date, and except as the

Commonwealth may otherwise agree, is for expenses incurred prior to the

Closing Date.

Section 2.06 Financing Taxes levied in relation to Eligible Expenses

(a) A proportion of a Withdrawal may be used to pay for reasonable Taxes levied by, or

in the territory of, the Republic of Indonesia on or in respect of Eligible Expenses, or on their

importation, manufacture, procurement or supply, if permitted by the Grant Agreement. To

that end, if the Commonwealth at any time determines that the amount of any such Tax is

excessive, or that such Tax is discriminatory or otherwise unreasonable, the Commonwealth

may, by notice to the Republic of Indonesia, adjust the percentage of such Eligible Expenses

to be financed out of the proceeds of the Grant specified in the Grant Agreement, as required

to ensure that all Taxes paid from the proceeds of the Grant are reasonable and acceptable to

the Commonwealth.

Section 2.07 Exemption from other taxes

(a) The execution, delivery or registration of all Grant Agreements shall, subject to

paragraph (b) of this Section, be exempt from any deduction for, and free from any

Taxes levied by, or in the territory of the Republic of Indonesia.

(b) The exemption and relief from Taxes provided for in paragraph (a) of this Section

shall be in accordance with the applicable tax laws and regulations of the Republic of

Indonesia in force from time to time.

(c) Notwithstanding paragraphs (a) and (b) of this Section, and except for the Taxes

specified in Section 2.06, the Republic of Indonesia shall be solely responsible for,

and shall indemnify and keep indemnified the Commonwealth from, the payment of

any Taxes levied in connection with the execution, delivery or registration of this

Agreement or any Grant Agreement. The payment of any such Taxes by the

Republic of Indonesia shall not constitute an Eligible Expense under this Agreement

or any Grant Agreement.

Section 2.08 Undertaking to Prevent Financing of Terrorism

(a) Both Parties are firmly committed to the international fight against terrorism, and, in

particular, the financing of terrorism consistent with United Nations Security Council

(UNSC) regulations relating to terrorism, including UNSC Resolutions 1373 (2001), 1267

(1999) and related resolutions.

(b) Both Parties reaffirm their commitment to the principles of the International

Convention for the Suppression of the Financing of Terrorism (New York, 9 December 1999)

(c) The Parties shall cooperate to ensure that no Grants are used, directly or indirectly, to

provide support to individuals or entities associated with terrorism.

(d) If during the term of the Grant Agreement either Party discovers a link between a

Grant or an Implementation Contract and any organisation or individual associated with

terrorism, it shall promptly inform the other Party.

Section 2.09 Reallocation

(a) Notwithstanding any allocation of an amount of the Grant to a category of expenses

under the Grant Agreement, if the Commonwealth reasonably determines at any time that



such amount will be insufficient to finance such expenses it may, by notice to the Republic of

Indonesia:

(i) reallocate any other amount of the Grant which in the opinion of the

Commonwealth is not needed for the purpose for which it has been allocated

under the Grant Agreement, to the extent required to meet the estimated

shortfall; and

(ii) if such reallocation will not fully meet the estimated shortfall, reduce the

percentage of such expenses to be financed out of the proceeds of the Grant, in

order that further Withdrawals for such expenses may continue until all such

expenses have been made.

Section 2.10 Refund of Unspent Proceeds of Grant

(a) When the Republic of Indonesia gives the Commonwealth the final Initiative Report

for the Initiative, the Republic of Indonesia shall notify the Commonwealth of the balance of

the designated Special Accounts referred to in Section 2.04. If there are any unspent proceeds

of the Grant in a Special Account, the Republic of Indonesia shall refund the unspent

proceeds to the Commonwealth within 30 days of the date of the notice, unless the

Commonwealth otherwise agrees in writing.

Article III. Implementation

Section 3.01 Implementation Generally

(a) The Republic of Indonesia must ensure that the Initiative is carried out:

(i) with due diligence and efficiency;

(ii) in conformity with appropriate administrative, technical, financial, economic,

environmental and social standards and practices; and

(iii) in accordance with the Grant Agreement.

Section 3.02 Performance under the Grant Agreement

(a) The Republic of Indonesia shall not take or permit to be taken any action which

would prevent or interfere with the performance of its obligations under the Grant Agreement.

Section 3.03 Provision of Funds and other Resources

(a) The Republic of Indonesia shall provide or cause to be provided, promptly as needed,

the funds, facilities, services and other resources:

(i) required for the Initiative; and

(ii) necessary or appropriate to enable it to perform its obligations under the Grant

Agreement.



Section 3.04 Insurance

(a) The Republic of Indonesia must ensure that adequate provision is made for the

insurance of any goods required for the Initiative and to be financed out of the proceeds of the

Grant, against hazards incident to the acquisition, transportation and delivery of the goods to

the place of their use or installation and that such insurance is obtained and maintained. Any

indemnity for such insurance shall be payable in a freely usable Currency to replace or repair

such goods.

Section 3.05 Land Acquisition

(a) The Republic of Indonesia shall take (or cause to be taken) all action to acquire as

and when needed all land and rights in respect of land as shall be required for the carrying out

of the Initiative and shall promptly furnish to the Commonwealth, upon its request, evidence

satisfactory to the Commonwealth that such land and rights in respect of land are available for

purposes related to the Initiative.

Section 3.06 Use of Goods, Work and Services; Maintenance of Facilities

(a) Except as the Commonwealth otherwise agrees, the Republic of Indonesia must

ensure that all goods, works, facilities and services financed out of the proceeds of the Grant

are used exclusively for the purposes of the Initiative.

(b) The Republic of Indonesia must ensure that all goods, works and facilities relevant to

the performance of the Initiative are at all times properly operated and maintained and that all

necessary repairs and renewals of such goods, works and facilities are made promptly as

needed.

Section 3.07 Plans; Documents; Records

(a) The Republic of Indonesia shall furnish to the Commonwealth all plans, schedules,

specifications, reports and contract documents for the Initiative, including relevant insurance

documents, and any material modifications of or additions to these documents, promptly upon

their preparation and in such detail as the Commonwealth shall reasonably, request.

(b) The Republic of Indonesia shall maintain or cause to be maintained records adequate

to record the progress of the Initiative (including its cost and the benefits to be derived from

it), to identify the goods, works and services financed out of the proceeds of the Grant and to

disclose their use in the Initiative, and must furnish such records to the Commonwealth upon

its request.

(c) The Republic of Indonesia shall retain or cause to be retained all records (contracts,

orders, invoices, bills, receipts and other documents) evidencing expenses under the Initiative

until at least the later of:

(i) one year after the Commonwealth has received the audited Financial Statements

covering the period during which the last Withdrawal from the Grant Account

was made; and

(ii) two years after the Closing Date.

(d) The Republic of Indonesia shall maintain and make available to the Commonwealth

at all times detailed records, in such form as is satisfactory to the Commonwealth, of all

exchange rate and currency purchases made in connection with each Initiative.



Section 3.08 Access to Records

(a) The Republic of Indonesia shall grant, and shall ensure that any contractor or any

other Implementing Agent grants, to the Commonwealth and/or its nominees access to

premises, data, records, accounts and other financial material or material relevant to each

Initiative financed under a Grant Agreement, however and wherever stored, in the Republic of

Indonesia’s, Implementing Agent’s or contractor’s custody, possession or control, for

inspection and copying.

(b) Such access shall be available to the Commonwealth and its nominees during normal

business hours, at reasonable prior notice and at no cost to the Commonwealth. In the case of

documents or records stored on a medium other than in writing, the Republic of Indonesia

shall make, and shall ensure that any Implementing Agent or contractor makes available on

request such reasonable facilities as may be necessary to enable a legible reproduction to be

created at no additional cost to the Commonwealth.

(c) This Section applies from the date of each Grant Agreement until two (2) years after

the Closing Date of the relevant Grant Agreement.

Section 3.09 Monitoring and Evaluation

(a) The Republic of Indonesia shall maintain or cause to be maintained policies and

procedures adequate to enable it to monitor and evaluate on an ongoing basis, in accordance

with indicators acceptable to the Commonwealth, the progress of the Initiative and the

achievement of its objectives.

(b) The Republic of Indonesia shall prepare or cause to be prepared periodic reports

("Initiative Report"), in form and substance satisfactory to the Commonwealth, integrating the

results of such monitoring and evaluation activities and setting out measures recommended to

ensure the continued efficient and effective execution of the Initiative, and to achieve the

Initiative's objectives. The Republic of Indonesia shall furnish or cause to be furnished each

Initiative Report to the Commonwealth promptly upon its preparation, afford the

Commonwealth a reasonable opportunity to exchange views with the Republic of Indonesia

on such report, and thereafter implement or cause to be implemented such recommended

measures, taking into account the Commonwealth's views on the matter.

(c) The Republic of Indonesia shall prepare, or cause to be prepared, and furnish to the

Commonwealth not later than six months after the Closing Date, or such earlier date as may

be specified for that purpose in the Grant Agreement:

(i) a report, of such scope and in such detail as the Commonwealth shall reasonably

request, on the execution of the Initiative, the performance by the Republic of

Indonesia and the Commonwealth of their respective obligations under the Grant

Agreement and the accomplishment of the purposes of the Grant; and

(ii) a plan designed to ensure the sustainability of the Initiative's achievements.

Section 3.10 Financial Management; Financial Statements; Audits

(a) The Republic of Indonesia shall maintain or cause to be maintained a financial

management system and prepare financial statements ("Financial Statements") in accordance

with consistently applied accounting standards acceptable to the Commonwealth, both in a

manner adequate to reflect the operations, resources expenses and payments related to the

Initiative.



(b) The Republic of Indonesia shall:

(i) have the Financial Statements periodically audited in accordance with the Grant

Agreement by independent auditors acceptable to the Commonwealth, in

accordance with consistently applied auditing standards acceptable to the

Commonwealth; and

(ii) not later than the date specified in the Grant Agreement, furnish or cause to be

furnished to the Commonwealth the Financial Statements as so audited, and such

other information concerning the audited Financial Statements and such auditors,

as the Commonwealth may from time to time reasonably request.

Section 3.11 Cooperation and Consultation

(a) The Republic of Indonesia and the Commonwealth shall cooperate fully to assure that

the purposes of the Grant and the objectives of the Initiative will be accomplished. To that

end the Republic of Indonesia and the Commonwealth shall:

(i) from time to time, at the request of either one of them, exchange views on the

Initiative, the Grant, and the performance of their respective obligations under

the Grant Agreement, and furnish to the other Party all such information related

to such matters as it shall reasonably request; and

(ii) promptly inform each other of any condition which interferes with, or threatens

to interfere with, such matters.

Section 3.12 Visits

(a) The Republic of Indonesia shall afford all reasonable opportunity for representatives

of the Commonwealth to visit any part of its territory for purposes related to the Grant or the

Initiative.

(b) The Republic of Indonesia shall ensure that the Commonwealth's representatives are

able:

(i) to visit any facilities and construction sites included in the Initiative; and

(ii) to examine the goods financed out of the proceeds of the Grant, and any plants,

installations, sites, works, buildings, property, equipment, records and

documents relevant to the performance of the Initiative or its obligations under

the Grant Agreement.

Section 3.13 Confidentiality and Disclosure

(a) The Commonwealth and the Republic of Indonesia shall identify, agree and record

which information pertaining to Grant Agreements or Initiatives is to be treated as

confidential (“Confidential Information”).

(b) Neither the Parties, nor the Parties' respective officers, employees, representatives or

contractors may disclose Confidential Information, except:

(i) to officers, employees, representatives or contractors requiring the information

for the purposes of any Grant Agreement, or any Initiative;

(ii) with the consent of both Parties;



(iii) where required to do so by any law;

(iv) to the extent necessary in connection with dispute resolution, arbitration, or legal

proceedings relating to the Grant Agreement; or

(v) where required in the course of Parliamentary proceedings.

(c) When disclosing information in accordance with paragraph (b) of this Section, the

Parties must use all reasonable endeavours to ensure that recipients of the Confidential

Information do not disclose the information except under the circumstances permitted in

paragraph (b) of this Section.

(d) For the purposes of any Grant Agreement or any Initiative, Confidential Information

shall include all information relating to any dispute between the Parties or claim brought

against or by the Commonwealth in connection with any Grant Agreement or any Initiative.

(e) The Commonwealth may from time to time publicly disclose any information

pertaining to any Grant Agreement or any Initiative that is not Confidential Information.

Section 3.14 Indemnity

(a) Subject to paragraph (b) of this Section, the Republic of Indonesia hereby indemnifies

and holds harmless the Commonwealth and its officers, employees, representatives or other

persons engaged or authorised by the Commonwealth (each such indemnified person being an

"Indemnified Party") from and against any and all liabilities, obligations, losses, damages,

penalties, judgements, costs, expenses or disbursements of any kind whatsoever relating to

claims brought by third parties against an Indemnified Party in connection with any Grant

Agreement.

(b) Paragraph (a) of this Section shall not apply where the claim results from a criminal

act, gross negligence, or wilful misconduct on the part of such Indemnified Party.

(c) The Republic of Indonesia shall also indemnify the Commonwealth, upon the

presentation of a certificate, against all losses and expenses which it may incur as a

consequence of any breach by the Republic of Indonesia of any of its obligations hereunder

including any interest and fees incurred in funding any unpaid sum.

Article IV. Cancellation; Suspension; Grant Refund

Section 4.01 Cancellation by the Republic of Indonesia

(a) The Republic of Indonesia may, by notice to the Commonwealth, cancel any amount

of the Unwithdrawn Grant Balance, except that the Republic of Indonesia may not cancel any

such amount that is subject to a Special Commitment.

Section 4.02 Suspension by the Commonwealth

(a) If any of the events specified in sub-paragraphs (i) through (vii) of this Section occurs

and is continuing, after consulting the Republic of Indonesia, the Commonwealth may, by

notice to the Republic of Indonesia, suspend in whole or in part the right of the Republic of

Indonesia to apply for further Withdrawals from the Grant Account or for Special

Commitments. Such suspension shall continue until the event (or events) which gave rise to

suspension has (or have) ceased to exist, unless the Commonwealth has notified the Republic

of Indonesia that such right to apply for Withdrawals or Special Commitments has been

restored.



(i) Performance Failure. The Republic of Indonesia has failed to perform any

obligation under the Grant Agreement.

(ii) Cross Suspension. The Commonwealth has suspended in whole or in part the

right of the Republic of Indonesia to apply for Withdrawals under any other

Grant Agreement with the Commonwealth because of a failure by the Republic

of Indonesia to perform any of its obligations under such agreement.

(iii) Extraordinary Situation. As a result of events which have occurred after the date

of the Grant Agreement, an extraordinary situation has arisen which makes it

improbable that the Initiative can be carried out in accordance with the Grant

Agreement or that the Republic of Indonesia will be able to perform its

obligations under the Grant Agreement.

(iv) Event prior to Effectiveness. The Commonwealth has determined after the

Effective Date that prior to such date but after the date of the Grant Agreement,

an event has occurred which would have entitled the Commonwealth to suspend

the Republic of Indonesia's right to apply for Withdrawals from the Grant

Account if the Grant Agreement had been effective on the date such event

occurred.

(v) Misrepresentation. A representation made by the Republic of Indonesia in or

pursuant to the Grant Agreement, or any representation, document or statement

furnished by the Republic of Indonesia and intended to be relied upon by the

Commonwealth, in making the Grant or any Withdrawal, was incorrect in any

material respect.

(vi) Assignment of Obligations; Disposition of Assets. The Republic of Indonesia (or

any other entity responsible for implementing any part of the Initiative), has,

without the consent of the Commonwealth:

1) assigned or transferred, in whole or in part, any of its obligations arising

under or entered into pursuant to the Grant Agreement; or

2) sold, leased, transferred, assigned, or otherwise disposed of any property

or assets financed wholly or in part out of the proceeds of the Grant;

provided, however, that this paragraph (vi) shall not apply with respect to

transactions in the ordinary course of business, which, in the opinion of the

Commonwealth:

3) do not materially and adversely affect the ability of the Republic of

Indonesia (or such other entity) to perform any of its obligations arising

under or entered into pursuant to the Grant Agreement or to achieve the

objectives of the Initiative; and

4) do not materially and adversely affect the financial condition or operation

of such other entity.

(vii) Additional Event. Any other event specified in the Grant Agreement for the

purposes of this Section has occurred ("Additional Event of Suspension").



Section 4.03 Cancellation by the Commonwealth

(a) If any of the events specified in paragraphs (i) through (vii) of this Section occurs

with respect to an amount of the Unwithdrawn Grant Balance, the Commonwealth may, by

notice to the Republic of Indonesia, terminate the right of the Republic of Indonesia to apply

for further Withdrawals with respect to such amount. Upon the giving of such notice, such

amount of the Grant shall be cancelled.

(i) Suspension. The right of the Republic of Indonesia to apply for Withdrawals

from the Grant Account has been suspended with respect to any amount of the

Grant for a continuous period of thirty days.

(ii) Amounts not required. At any time, the Commonwealth determines, after

consultation with the Republic of Indonesia, that an amount of the Grant will not

be required to finance Eligible Expenses.

(iii) Fraud; Corruption; Collusion; Coercion. At any time, the Commonwealth:

1) determines, with respect to any contract financed or to be financed out of

the proceeds of the Grant, that corrupt, fraudulent, collusive or coercive

practices were engaged in by representatives of the Republic of Indonesia

or any recipient of the Grant proceeds during the procurement or the

execution of such contract, without the Republic of Indonesia or recipient

of the Grant proceeds having taken timely and appropriate action

satisfactory to the Commonwealth to remedy the situation; and

2) establishes the amount of expenses under such contract which would

otherwise have been eligible for financing out of the proceeds of the

Grant.

(iv) Misprocurement. At any time, the Commonwealth:

1) determines that the procurement of any contract financed or to be financed

out of the proceeds of the Grant was or is inconsistent with the procedures

set forth or referred to in the Grant Agreement; and

2) establishes the amount of expenses under such contract which would

otherwise have been eligible for financing out of the proceeds of the

Grant.

(v) Illegality. If at any time it is or will become unlawful or contrary to any Binding

Law for the Commonwealth to:

1) allow all or part of a Grant to remain outstanding;

2) make or fund a Grant or make or fund or allow to be outstanding all or

part of any Unwithdrawn Grant Balance; or

3) carry out all or any of its other obligations under this Agreement or any

Grant Agreement.

(vi) Closing Date. After the Closing Date, there remains an Unwithdrawn Grant

Balance.



(vii) Cancellation of the grant’s Initiative. At any time the Commonwealth

determines at its discretion that no further Withdrawals should be made in

relation to the Grant.

Section 4.04 Amounts Subject to Special Commitment not Affected by Cancellation or

Suspension by the Commonwealth

(a) No cancellation or suspension by the Commonwealth shall apply to amounts subject

to any Special Commitment except as expressly provided in the Special Commitment.

Section 4.05 Effectiveness of Provisions after Cancellation or Suspension

(a) Notwithstanding any cancellation or suspension under this Article, all the Grant

Agreement shall continue in full force and effect except as specifically provided in these

General Conditions.

Section 4.06 Grant Refund

(a) If the Commonwealth determines that an amount of the Withdrawn Grant Balance

has been used in a manner inconsistent with the Grant Agreement, the Republic of Indonesia

shall, upon notice by the Commonwealth to the Republic of Indonesia, promptly refund such

amount to the Commonwealth. Such inconsistent use shall include use of such amount to:

(i) make a payment for an expense that is not an Eligible Expense; or

(ii) finance a contract during the procurement or execution of which corrupt,

fraudulent, collusive or coercive practices were engaged in by representatives of

the Republic of Indonesia (or other recipient of such amount of the Withdrawn

Grant Balance), without the Republic of Indonesia (or other such recipient)

having taken timely and appropriate action satisfactory to the Commonwealth to

remedy the situation.

(b) If the Commonwealth has issued a notice under any Grant Agreement requiring the

immediate repayment of an amount of the Withdrawn Grant Balance under that Grant

Agreement, the Commonwealth may issue a notice requiring the refund of an amount of the

Withdrawn Grant Balance. Upon the receipt of such notice, the Republic of Indonesia shall

promptly refund such amount to the Commonwealth.

(c) Except as the Commonwealth may otherwise determine, the Commonwealth shall

cancel all amounts refunded pursuant to this Section.

Article V. Arbitration

Section 5.01 Dispute Resolution Procedure; Arbitration

(a) Either Party may notify the other Party in writing of the occurrence of a dispute

concerning the interpretation or application of any Grant Agreement. Both Parties shall

attempt to resolve the dispute amicably through diplomatic channels.

(b) If the Parties are unable to settle the dispute within six (6) months from date of the

notification referred to in paragraph (a) of this Section, or such other timeframe as mutually

agreed by the Parties, either Party may by notice in writing to the other Party institute a

proceeding to refer the dispute to an arbitration tribunal (hereinafter referred to as "the

tribunal").



(c) The tribunal shall be constituted ad hoc as follows: within thirty (30) days of the

notification for arbitration each Party shall appoint one arbitrator. The third arbitrator who

shall be the chairman of the tribunal shall be appointed by agreement of both Parties within

thirty (30) further days.

(d) If the periods specified in paragraph (c) of this Section are not observed, either Party

may, in the absence of any other relevant arrangement, invite the President of the

International Court of Justice to appoint the arbitrator or arbitrators not yet appointed. If the

President of the International Court of Justice is a national of either of the Parties or if he is

otherwise prevented from discharging the said function, the Vice-President or in case of his

inability, the member of the International Court of Justice next in seniority shall be invited

under the same conditions to make the necessary appointments and so on until one is qualified

to make the appointments.

(e) The tribunal shall reach its decision by a majority of votes. The decision shall be final

and binding and the Parties shall abide by and comply with the term of its award.

(f) Notwithstanding the existence of a dispute, each Party shall continue to perform its

obligations under any Grant Agreement, except that the Commonwealth may suspend further

Withdrawals under any Grant Agreement during any dispute.

(g) Subject to paragraph (h) of this Section, the Republic of Indonesia expressly waives

any sovereign or other immunity in relation to any arbitration proceeding under this Section

including the enforcement of any award made in the arbitration and any proceeding for the

exercise of the supervisory jurisdiction of a court in respect of the arbitration.

(h) The waiver of sovereign or other immunity in paragraph (g) of this Section shall not

apply to:

(i) present or future “premises of the mission” as defined in the Vienna Convention on

Diplomatic Relations signed at Vienna on 18 April 1961; or

(ii) “consular premises” as defined in the Vienna Convention on Consular Relations

signed at Vienna on 24 April 1963; or

(iii) military property or military assets of the Republic of Indonesia; or

(iv) property or assets not used for commercial activities.

Article VI. Enforceability

Section 6.01 Governing Law

(a) Each Grant Agreement shall be governed and construed in accordance with the law of

the Australian Capital Territory.

Section 6.02 Application of Binding Laws

(a) Subject to the operation of Section 4.03 (a) (v), which takes precedence over this

Section, if the Commonwealth is adversely affected under any Grant Agreement by any

Binding Law then:



(i) the Commonwealth will, upon becoming aware, promptly notify and provide

details to the Republic of Indonesia of the adverse affectation of that Binding

Law on the Commonwealth; and

(ii) the Parties will negotiate in good faith to amend the relevant terms of the Grant

Agreement with a view to finding a means within 30 days or such longer period

as the Parties may agree by which the relevant affectation can be overcome to the

satisfaction of both Parties.

Section 6.03 Partial Invalidity

(a) As far as possible all provisions of any Grant Agreement must be construed so as not

to be invalid, illegal or unenforceable.

(b) Any illegality, invalidity or unenforceability of any provision of any Grant

Agreement under the law of any jurisdiction shall not affect its legality, validity or

enforceability under the law of any other jurisdiction nor the legality, validity or

enforceability of any other provision.

(c) If any provision of any Grant Agreement is illegal, void or unenforceable then it is

severed and the Grant Agreement remains in force.

Section 6.04 Failure to Exercise Rights

(a) No delay in exercising, or omission to exercise, any right, power or remedy accruing

to any Party upon any default shall impair any such right, power or remedy or be construed to

be a waiver thereof or an acquiescence in such default. No action of such Party in respect of

any default, or any acquiescence by it in any default, shall affect or impair any right, power or

remedy of such Party in respect of any other or subsequent default. The rights and remedies

provided in any Grant Agreement are cumulative and not exclusive of any rights or remedies

provided by law.

Section 6.05 Service of Process

(a) The Republic of Indonesia hereby irrevocably appoints the person who is for the time

being and from time to time acting as or discharging the function of the Minister of Finance

for the Republic of Indonesia as its agent to receive on behalf of each of it and its property,

service of copies of any summons or writ and any other process which may be served in any

arbitration or legal action or proceeding.

(b) Any process, petition or documents addressed to the Republic of Indonesia and

served at or delivered to the Republic of Indonesia at the address mentioned in this Grant

Agreement shall be deemed to have been duly served upon or delivered to the Republic of

Indonesia and the Republic of Indonesia irrevocably acknowledges the validity or

effectiveness of any such service or delivery made pursuant to paragraph (a) of this Section.

(c) Paragraphs (a) and (b) of this Section do not limit service of process under Part III of

the Foreign States Immunities Act 1985 (Commonwealth of Australia).



Article VII. Effectiveness; Termination

Section 7.01 Conditions Precedent to Effectiveness of the Grant Agreement

(a) The Grant Agreement shall not become effective until evidence satisfactory to the

Commonwealth has been furnished to the Commonwealth that the conditions specified in

paragraphs (i) and (ii) of this Section have been satisfied:

(i) the execution and delivery of the Grant Agreement on behalf of the Republic of

Indonesia has been duly authorised by all necessary governmental and corporate

action; and

(ii) each other condition specified in the Grant Agreement as a condition of its

effectiveness has occurred ("Additional Condition of Effectiveness").

Section 7.02 Legal Opinions or Certificates

(a) As part of the evidence to be furnished pursuant to Section 7.01 there shall be

furnished to the Commonwealth an opinion or opinions satisfactory to the Commonwealth of

counsel acceptable to the Commonwealth or, if the Commonwealth so requests, a certificate

satisfactory to the Commonwealth of the Legal Bureau of the Ministry of Finance of the

Republic of Indonesia, showing the following matters:

(i) on behalf of the Republic of Indonesia, that the Grant Agreement to which it is a

party has been duly authorised by and executed and delivered on behalf of the

Republic of Indonesia and is legally binding upon the Republic of Indonesia in

accordance with its terms; and

(ii) each other matter specified in the Grant Agreement or reasonably requested by

the Commonwealth in connection the Grant Agreement for the purpose of this

Section ("Additional Legal Matter").

Section 7.03 Effective Date

(a) Except as the Republic of Indonesia and the Commonwealth shall otherwise agree,

the Grant Agreement shall enter into effect on the date upon which the Commonwealth

dispatches to the Republic of Indonesia notice of its acceptance of the evidence required

pursuant to Section 7.01 (“Effective Date”).

(b) If, before the Effective Date, any event has occurred which would have entitled the

Commonwealth to suspend the right of the Republic of Indonesia to apply for Withdrawals

from the Grant Account if the Grant Agreement had been effective, the Commonwealth may

postpone the dispatch of the notice referred to in paragraph (a) of this Section until such event

(or events) has (or have) ceased to exist.

Section 7.04 Termination of the Grant Agreement for Failure to Become Effective

(a) The Grant Agreement and all obligations of the Parties under the Grant Agreement

shall terminate if the Grant Agreement has not entered into effect by the date ("Effectiveness

Deadline") specified in the Grant Agreement for the purpose of this Section unless the

Commonwealth, after consideration of the reasons for the delay, establishes a later

Effectiveness Deadline for the purpose of this Section. The Commonwealth shall promptly

notify the Republic of Indonesia of such later Effectiveness Deadline.



Section 7.05 Termination of the Grant Agreement on Performance of all Obligations

(a) The Grant Agreement and all obligations of the Parties under the Grant Agreement

shall immediately terminate upon performance of all obligations set forth in the Grant

Agreement.

(b) If the Grant Agreement specifies a date by which certain provisions of the Grant

Agreement shall terminate, such provisions and all obligations of the Parties under them shall

terminate on the earlier of:

(i) such date; and

(ii) the date on which the Grant Agreement terminates in accordance with its terms.

Article VIII. Miscellaneous Provisions

Section 8.01 Notices and Requests

(a) Subject to Section 6.05, any notice or request required or permitted to be given or

made under any Grant Agreement or any other agreement between the Parties contemplated

by the Grant Agreement shall be in writing. Except as otherwise provided in Section 8.03(a),

such notice or request shall be deemed to have been duly given or made when it has been

delivered by hand or by mail, telex or facsimile (or, if permitted under the Grant Agreement,

by other electronic means) to the Party to which it is required or permitted to be given or

made at such Party's address specified in the Grant Agreement or at such other address as

such Party shall have designated by notice to the Party giving such notice or making such

request. Deliveries made by facsimile transmission shall also be confirmed by mail.

Section 8.02 Authorised Representatives

(a) Any Party may from time to time nominate, by notice in writing to the other party, a

representative or representatives authorised to carry out such functions in relation to the Grant

Agreement, as specified in the notice.

(b) Unless and until a Party ("Party A") receives notice in writing from the other Party

("Party B) that an authorised representative of Party B has been removed, Party A can rely on

all acts done by an authorised representative of Party B that is within the scope of that

authorised representative’s delegated authority (including as indicated in the nomination

notice given by Party B to Party A appointing that authorised representative) without the need

to make any further enquiries.

(c) Without limiting the operation of paragraph (b) of this Section, all acts done by an

authorised representative of a Party within the scope of that authorised representative’s

delegated authority binds that Party.

Section 8.03 Action on Behalf of the Republic of Indonesia

(a) The representatives designated by the Republic of Indonesia in the Grant Agreement

for the purpose of this Section, or any person authorised in writing by any such representative

for that purpose, may take any action required or permitted to be taken pursuant to such Grant

Agreement and execute any documents required or permitted to be executed pursuant to such

Grant Agreement on behalf of the Republic of Indonesia.

(b) The representative so designated by the Republic of Indonesia or person so authorised

by such representative may agree to any modification or amplification of the Grant



Agreement on behalf of the Republic of Indonesia by written instrument executed by such

representative or authorised person; provided that, in the opinion of such representative, the

modification or amplification is reasonable in the circumstances and will not substantially

increase the obligations of the Republic of Indonesia under the Grant Agreement. The

Commonwealth may accept the execution by such representative or other authorised person

of any such instrument as conclusive evidence that such representative is of such opinion.

Section 8.04 Evidence of Authority

(a) The Republic of Indonesia shall furnish to the Commonwealth:

(i) sufficient evidence of the authority of the person or persons who will, on behalf

of such Party, take any action or execute any documents required or permitted to

be taken or executed by it under the Grant Agreement to which it is a party; and

(ii) the authenticated specimen signature of each such person.

Section 8.05 Calculation and Evidence

(a) A certificate from the Commonwealth as to any sum payable to the Commonwealth

in accordance with any Grant Agreement shall be prima facie evidence of the amount

outstanding, and any other certificate, calculation, determination, notification or opinion

provided for in any Grant Agreement shall be conclusive, except for manifest error.

Section 8.06 Duplicates

(a) Each Grant Agreement may be executed in several duplicates, each of which shall be

an original.

Section 8.07 Amendment

(a) Any provisions of any Grant Agreement may be amended only through a written

amendment agreed and signed by both Parties.



Appendix C

Disbursement and Withdrawal Procedures

1. Purpose

1.1 The purpose of this Appendix is to set out the Commonwealth’s procedures for

disbursement and withdrawal of the grant proceeds relating to the Professional Development

of Education Personnel through Australia’s Education Partnership with Indonesia.

2. Disbursement Methods

2.1 The Commonwealth disburses proceeds from the Grant Account established for each grant, to or on the order of the Republic of Indonesia, using one or more of the disbursement methods set forth below, as determined by the Commonwealth.

(a) Advance: the Commonwealth may advance grant proceeds into a Special Account of the Republic of Indonesia to finance Eligible Expenses as they are incurred and for which supporting documents will be provided at a later date (see Section 3, “Special Accounts”);

(b) Reimbursement: the Commonwealth may reimburse the Republic of Indonesia for

expenses eligible for financing pursuant to the Grant Agreement (“eligible expense”) that the Republic of Indonesia has pre-financed from its own resources.

3. Special Accounts

3.1 The Republic of Indonesia will open one denominated Special Account into which

the Commonwealth will, at the Republic of Indonesia’s request and in accordance with the

Grant Agreement, deposit amounts withdrawn from the Commonwealth’s Grant Account for

the purpose of paying for Eligible Expenses as they are incurred (“Special Account” or

“SA”).

3.2 Type of Special Account. The Special Account shall be established solely for the

purposes of receiving the Grant, and shall not contain funding from any other source or for

any other purpose. Net interest earned on the balance of the SA (i.e. gross interest minus

bank fees) must be reinvested in the SA, and must be used only to pay for Eligible Expenses.

3.3 Currency of the Special Account. The Special Account will be in Australian Dollar currency. The Republic of Indonesia bears all risks associated with foreign exchange fluctuations between the Australian Dollar and the Rupiah.

4. Withdrawal Process

4.1 Authorised Signatures. Before grant proceeds may be withdrawn from or committed

to the Special Account, the authorised representative of the Republic of Indonesia must

furnish to the Commonwealth: (a) the name(s) of the official(s) authorised to sign applications

for withdrawal, and (b) the authenticated specimen signature(s) of the official(s) (Authorised

Signatories Letter). The Republic of Indonesia must indicate clearly if more than one

signature is required on applications, and must notify the Commonwealth promptly of any



changes in signature authority. The notification must be sent to the address indicated in

subsection 4.2 below.

4.2 Withdrawal Applications. Applications must be provided to the Commonwealth in

the template as appended to the Grant Agreement (Appendix D). All Withdrawal

Applications must be complete, correctly filled out and signed by an authorised official(s) (as

advised to AusAID Jakarta using the Authorised Signatories Letter), and be sent to the

address indicated below:

The Head of Australian Assistance for International Development (AusAID) Indonesia

Australian Embassy

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C15-16

Jakarta Selatan 12940, INDONESIA

Facsimile Number: (62-21) 2550 5582

4.3 Withdrawal procedures. The procedure to withdraw the Grant into the SA is as

follows:

i. Upon opening the Special Account, and once the Grant Agreement has been rendered

effective, MoF should submit to AusAID Jakarta an Authorised Signatories Letter signed

by the Republic of Indonesia’s authorised representative and a Withdrawal Application

(WA) signed by the authorised official(s). The first Withdrawal Application will request

the initial advance to be paid into the Special Account. The second Withdrawal

Application will request the second advance to reach the Special Account’s ceiling as

described in subsection 4.6 of this Appendix. Unless AusAID requests otherwise, there is

no need to attach any other supporting documentation for Withdrawal Applications

requesting advance.

ii. AusAID Jakarta will review the Withdrawal Application and, if satisfied, authorise

AusAID Canberra to process the payment.

iii. AusAID Canberra, upon recommendation from AusAID Jakarta, will transfer funds to the

Special Account. AusAID Jakarta will notify the contact person specified on the

Withdrawal Application, as soon as the payment has been made. MoF will notify

AusAID Jakarta and the Eligible Entities (appropriate MoEC’s Work Unit or Satuan

Kerja/SATKER) when the funds have been received in the Special Account.

iv. The Indonesian treasury (KPPN) will receive and review Payment Order Letter (Surat

Perintah Membayar/SPMs) from appropriate MoEC’s SATKERs as Eligible Entities, and,

if satisfied that the expenses to which the SPM relate are Eligible Expenses, the KPPN

will issue SP2D in three copies. The first copy will be submitted to Bank Operasional I

(BO I) to release payment to respective treasurer and vendor/supplier (third party) as

stated in the SP2D. The second copy of SP2D will be submitted to Eligible Entities along

with other supporting documents for replenishment and reimbursement. The third copy of

SP2D will be kept as archive in KPPN.

v. For the subsequent Withdrawal Applications, MoF will receive and review the Quarterly

Progress Report described in Clause 2, Part B, Section V, Schedule 2 of this Agreement.

If satisfied, it will submit a Withdrawal Application to AusAID Jakarta, attaching the

Initiative Report and other supporting documentation, as detailed in subsections 5.2 and

5.3 of this Appendix.



vi. AusAID Jakarta will assess the Withdrawal Application, carrying out any checks it deems

are appropriate to provide assurance that payments have only been made for Eligible

Expenses. AusAID reserves the right to (a) approve the Withdrawal Application in its

entirety for payment by AusAID Canberra; (b) return the Withdrawal Application if the

attached supporting documentation is incomplete; or (c) approve part payment of the

Withdrawal Application if there are some unsupported transactions. Any unsupported

transactions that are substantiated at a later date will have to be documented through a

new Withdrawal Application.

vii. Depending on whether more money is needed in the Special Account, the Withdrawal

Application the Republic of Indonesia lodges with AusAID Jakarta will either:

(a) document the payments made from the Special Account during the quarter covered by the Initiative Report, using the Initiative Report (and any other information AusAID Jakarta requests) as evidence; or

(b) document the Special Account payments during the quarter covered by the Initiative and request another advance to the Special Account, using the Initiative Report as the supporting documentation evidencing Eligible Expenses.

viii. The withdrawal procedure is depicted in Diagram 1 below.



Diagram 1: Procedure to withdraw Australian grant financing

Debit Order Letter (Surat Perintah Debit / SPD)

Advance Payment: Authorised Signatories Letter and Withdrawal Applications

Replenishment/ Reimbursement of Special Account

Submit Draft of Withdrawal Application and Financial Initiative Report


Advance Grant Category I to IV

Charge Order Letter (Surat Perintah Pembebanan/SPB)

Submit Payment Request (SPP)

Bank Indonesia Special

Account for The Nationwide

Professional Development of

Education Personnel

Treasurers of Eligible

Entities;

Vendors/Suppliers

KPPN

(Payment Office)

D I

P A

(B

udge

t Exe

cutio

n)

Bank Operational I

Replenishment : Disbursement Letter, Withdrawal Application and Initiative Report (Quarterly and Annual)

AusAID

Payment transfer to Eligible Entities (Work Units /SATKER)

and to Suppliers/Vendors

Submit SPM with Supporting Document attached

Submit financial, progress & procurement reports with SP2D, SPM, BAP and invoice attached

Executing Agency

(EA)

Flow of Document

Flow of Fund Executing Agency Responsible for submission of application BAP : Berita Acara Pembayaran – Minute of Payment SPP : Surat Permintaan Pembayaran – Payment Request Letter SPM : Surat Perintah Membayar – Payment Order Letter

SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana – Fund Release Order Letter

Circu

lar Letter

(SE

)

MoF’s Directorate

General of Treasury

c.q Directorate Cash

Management (PKN)

Issuing SP2D

ELIGIBLE ENTITIES

(appropriate Work

Units/SATKER located at

Central and Provinces)

Australian “Grant Account” at Reserve Bank of

Australia (RBA)




4.4 Electronic Delivery. The Commonwealth may authorise the Republic of Indonesia to

use electronic means, in a manner and on terms and conditions specified in writing by the

Commonwealth, to deliver Withdrawal Applications and supporting documentation to the

Commonwealth.

4.5 Minimum Value of Applications. The minimum value of a Withdrawal Application

for advance or reimbursement is one hundred thousand Australian Dollars (AUD100, 000).

The Commonwealth reserves the right not to accept Withdrawal Applications that are below

the minimum value.

4.6 Ceiling of the Special Account. The maximum amount of grant proceeds that may

be on deposit in the Special Account is thirty five million Australian Dollars

(AUD35,000,000). The amount may be adjusted from time to time through written notice

from the Commonwealth to the Republic of Indonesia.

4.7 Grant Disbursing Period. The Commonwealth processes Withdrawal Applications

only after the Grant Agreement has been declared effective, in accordance with the terms of

the Grant Agreement.

4.8 Disbursement Deadline Date. The grant disbursing period ends on Closing Date

specified in the Grant Agreement (“Disbursement Deadline Date”). Normally, to support

orderly Initiative completion and closure of the Special Account, the Commonwealth does not

accept applications for withdrawal or supporting documentation received after the

Disbursement Deadline Date. The Republic of Indonesia should promptly inform the

Commonwealth of any expected implementation delays or exceptional administrative issues

before this date. The Commonwealth may notify the Republic of Indonesia of any exception

that the Commonwealth may make to the Disbursement Deadline Date.

5. Supporting Documentation Requirements

5.1 The Republic of Indonesia must provide supporting documentation to the

Commonwealth to show that Grant proceeds have been or are being used to finance Eligible

Expenses. The supporting documentation is to satisfy the Commonwealth that all payments

from the Special Account were made for Eligible Expenses, that each payment from this

account went to a legitimate account (as evidenced, primarily, by registration at MoF) in a

legitimate amount as evidenced, primarily, by the Fund Release Order Letter (Surat Perintah

Pencairan Dana/SP2D) and Payment Order Letter (Surat Perintah Membayar / SPM) and

yearly progress monitoring data.

5.2 Types of Supporting Documentation for Advance. All Withdrawal Applications (WA)

requesting an advance to the Special Account, with the exception of the initial advance as

stated in subsection 4.3(i) of this Appendix, must attach the following supporting

documentation, as well as any other information that AusAID may request from time to time:

i. Initiative Report(s) covering the period since the last Withdrawal Application (these

shall include interim unaudited financial statements in a format to be agreed between

the Commonwealth and the Republic of Indonesia under Clause 2 and 3, Part B,

Section V of Schedule 2 of the Grant Agreement);

ii. Bank Statements showing all of the transactions recorded against the Special Account

since the last Withdrawal Application. For every debit transaction, the Bank

Statements must clearly show the AUD amount charged to the account, the



corresponding IDR amount that was disbursed, and the exchange rate that was

realised;

iii. a Statement of Expenditure (using the template to be agreed between the

Commonwealth and the Republic of Indonesia under Clause 2, Part A, Section VI of

Schedule 2 of the Grant Agreement and submitted in both hard-copy and electronic

Microsoft Excel™ format), which links every debit transaction shown on the special

account Bank Statements referred to in subsection 5.2(ii) of this Appendix to an

SP2D;

iv. an SP2D (Fund Release Order Letter) for every debit transaction on the Special

Account bank statements: SP2Ds relating to the Special Account must also show the

corresponding Eligible Expenses; and

v. a correctly completed withdrawal application Checklist (using the template at

Appendix D to the Grant Agreement), signed by appropriate officials within MoEC.

5.3 Type of Supporting Documentation for Reimbursement. All Withdrawal Applications

requesting reimbursement of the sBUN Account must attach the following supporting

documentation, as well as any other information that AusAID may request from time to time:

i. Initiative Report(s) covering the period since the last Withdrawal Application (these

shall include interim unaudited financial statements in a format consistent with the

template attached to the Grant Agreement);

ii. Bank Statements for the sBUN Account, clearly marking the payments for which

reimbursement is being sought;

iii. a Statement of Expenditure (using the template attached to the Grant Agreement and

submitted in both hard-copy and electronic Microsoft Excel™ format), which links

every debit transaction marked on the sBUN Account Bank Statements referred to in

subsection 5.3(ii) to an SP2D;

iv. an SP2D for every debit transaction marked on the sBUN Account Bank Statements:

SP2Ds relating to the Special Account must also show the corresponding Eligible

Expenses; and

v. a correctly completed withdrawal application checklist (using the template at

Appendix D to the Grant Agreement), signed by appropriate officials within MoEC.

5.4 In all cases, the Republic of Indonesia is responsible for retaining the original documents evidencing Eligible Expenses and making them available to the Commonwealth for audit or inspection. 5.5 Failure to Provide Audited Financial Statements. If the Republic of Indonesia fails to provide any of the audited Financial Statements required in accordance with, and within the period of time specified in, the Grant Agreement, the Commonwealth may at its discretion decide not to accept Withdrawal Applications supported by Summary Reports, even if such reports are accompanied by Records.

6. Terms and Conditions Applicable to Advances

6.1 Frequency of Reporting Eligible Expenses Paid from the Special Account. The

Republic of Indonesia reports on the use of Grant proceeds advanced to the Special Account

at intervals specified in the Grant Agreement.



6.2 The Republic of Indonesia must ensure that all amounts deposited in the Special

Account are accounted for and their use reported prior to the Disbursement Deadline Date.

After this date, the Republic of Indonesia must promptly refund to the Commonwealth any

advances still unaccounted for or remaining in the Special Account.

6.3 Withholding Advances. In addition to the Commonwealth’s rights under Section 4 of

the General Conditions, the Commonwealth is not required to make any deposit into the

Special Account if:

(a) The Commonwealth is not satisfied that the Republic of Indonesia’s planned Initiative expenses justify the deposit. The Commonwealth may, by notice to the Republic of Indonesia, adjust the amount it deposits or withhold further deposits into the Special Account until it is satisfied that the financial needs of the Initiative warrant further deposits;

(b) The Republic of Indonesia fails to take action required pursuant to the determinations made by the Commonwealth under subsection 7.1 of this Appendix; or

(c) The Republic of Indonesia fails to provide any of the audited Financial Statements required in accordance with, and within the period of time specified in, the Grant Agreement.

6.4 Excess Advances. If at any time the Commonwealth determines that any amount

deposited in the Special Account will not be required to cover further payments for Eligible

Expenses (“Excess Amount”), it may, at its discretion, require the Republic of Indonesia to:

(a) Provide evidence satisfactory to the Commonwealth within a period specified

by the Commonwealth that the Excess Amount will be used to pay for

Eligible Expenses. If the evidence is not furnished within the time period

specified, the Republic of Indonesia must promptly refund the Excess

Amount to the Commonwealth; or

(b) Refund the Excess Amount.

Upon notification by the Commonwealth, the Republic of Indonesia must promptly take the

action requested.

7. Ineligible Expenses

7.1 Ineligible Expenses Paid from the Special Account. If the Commonwealth

determines that any payment out of the Special Account was not justified by the evidence

furnished to the Commonwealth or was made for an expense which was not an Eligible

Expense, the Commonwealth may, at its discretion and in addition to its rights under

Section 4.06 of the General Conditions, require the Republic of Indonesia to:

(a) Provide additional evidence requested by the Commonwealth;

(b) Deposit an equivalent amount into the Special Account; or

(c) Exceptionally, provide substitute documentation evidencing other Eligible Expenses. Upon notification by the Commonwealth, the Republic of Indonesia must promptly take the action requested.



8. Refunds

8.1 Republic of Indonesia’s Decision to Refund. The Republic of Indonesia may, upon

notice to the Commonwealth, refund all or any amount of the Grant on deposit in the Special

Account to the Commonwealth for credit to the Grant Account.

8.2 Consequence of Refunds. The Commonwealth shall determine whether refunds

made to the Commonwealth in accordance with Sections 6 and 7 and subsection 8.1 of this

Appendix will be credited to the Grant Account for subsequent withdrawal or be cancelled.

8.3 Other Obligations Unaffected by Refunds. Refunds of amounts of the Grant do not

affect any rights or remedies of the Commonwealth under the Grant Agreement.

9. Interpretation

9.1 Interpretation of this Appendix. Despite Section 1.02 of the General Conditions, if a

provision of this Appendix is inconsistent with the General Conditions, the General

Conditions shall prevail to the extent of the inconsistency. However, a provision of this

Appendix shall not be considered inconsistent with the General Conditions only because it

grants the Commonwealth rights additional to those set out in the General Conditions.



Appendix D: Withdrawal Application Template

Instructions for Completing the Application for Withdrawal Form 1060

A. Application Type and Project Reference

1. Application Type: Check the applicable type. The sections of the form which need to be completed are shown in parentheses beside each type. 2. Financing Number: Insert the number of the Grant Agreement as it appears on the related legal agreement. 3. Beneficiary Reference: Provide your reference for the application for withdrawal. Number applications consecutively, beginning with number one.

B. Payment Instructions [Fill in this section to request a payment]

4a-d. Application Currency and Amount(s): Insert the currency name (4a) and the amount of the application – both in figures (4b) and words (4d). These should correspond: (i) for advances, to the currency of the designated account and to the share to be financed by the Grant(s) of the amount required for the planned project expenses; and (ii) for direct payments and reimbursements, to the currency and to the share financed by the Grant(s) of the expenses covered by the request. If the payment is to be made in a different currency than the currency of the application, enter the currency of payment in field 4c. For example, if the application is for AUD10,000,000 and the payment is to be made for the equivalent amount in IDR, you should enter “Australian Dollars” in field 4a, “10,000,000” in field 4b, “Indonesian Rupiah” in field 4c and “Australian Dollars ten million and 00/100” in field 4d.

5. Name and Address of Beneficiary: Give the full name and address of the payment beneficiary. 6. Amount to be Paid in Installments: If the advance to a designated account is to be paid in installments, indicate “yes” and attach Form 1061 to this

form. 7a-c. Beneficiary’s Bank: Give the full name and address of the beneficiary’s bank, the account number of the beneficiary at the bank and the Society for

Worldwide Interbank Financial Telecommunication/Bank Identifier Code (SWIFT BIC) of the bank. If the SWIFT BIC is unavailable, provide the sort code of the beneficiary’s bank in field 9.

8a-c. Intermediary Bank: For payments in a currency which is not the currency of the country in which the beneficiary’s bank is located, give the full name and address of the beneficiary’s bank in the country which issues the currency (known as the intermediary bank), the account number of the beneficiary’s bank at the intermediary bank and the SWIFT code of the intermediary bank. If the SWIFT BIC is unavailable, provide the sort code of the intermediary bank in field 9.

9. Special Payment Instructions: Precise payment instructions will help to ensure that a payment is made swiftly and correctly. Please give any special instructions that would help to expedite a payment in this field. For example, for banks which are not members of SWIFT, determine directly or through the supplier if another identifier is available such as a sort code and include the reference(s) here.

C. Documentation of Eligible Expenses [Fill in this section for direct payments, reimbursements and to document expenses paid from an advance]

10. Documentation Type(s): Indicate the type of documentation that is attached to the application in accordance with the requirements specified in the disbursement letter. A direct payment requires copies of records (e.g. invoices, bills); a reimbursement or documentation of expenses paid from advances could include an interim financial report, a statement of expenditure, copies of records, or a combination thereof.

11a-b. Grant Category and Contract Reference: In cases where the documentation relates to one grant category or contract (i.e. mainly for direct payments), provide the grant category and contract information in these fields. For all other cases, please ensure a breakdown of expenses by category is available in the supporting documentation. If expenses include payments against contracts that are subject to AusAID’s prior review, you may attach a list of the payments and related contracts if this cannot be derived from the supporting documentation.

12a-c. Documentation Currency and Amount: Give the currency name (12a) and amount of documented expenses eligible for Australian financing – both in figures (12b) and in words (12c). For direct payments and reimbursements, the documentation currency and amount should be the same as the application currency and amount (see fields 4a, b and d above).

D. Assertions and Signature

13. Name of Beneficiary: Fill in the name of the beneficiary as it appears in the Grant Agreement(s). 14. Date Signed: Give the date on which the authorised signatory(ies) sign(s) the application for withdrawal. 15a-b. Name(s) and Title(s) of the Authorised Signatory(ies): Provide both the name and title of the signatory(ies) and obtain the signature(s) of the

authorised signatory(ies). 16. Contact Details: Provide contact information in this field of the person/office to contact in case of questions.

Attachments The following should be attached to this form, as appropriate:

Requested Schedule for Advance Payments Form 1061 – see field 6 Supporting documentation – see field 10 [Optional] Summary of Grant Category and Contract Information Sheet – see fields 11a and 11b

NOTES: Application Use: Please use this form to request a payment and/or to document expenses under Australian Government grants executed by the Republic of Indonesia and administered by AusAID. Dual Form Functions: This form has been designed to handle two functions: (1) to request AusAID to make a payment from the Grant Account; and (2) to document expenses financed under the Grant. In some instances, you will use the form for only one of the functions (e.g. to request an advance to a designated account, to document expenses paid from a designated account) whereas in other instances you will use it simultaneously for both functions (e.g. to request a direct payment or reimbursement and simultaneously document the expenses, to request a new advance to a designated account and concurrently document expenses paid from a previous advance). Advances: You should request advances to designated accounts on the basis of planned project expenses and the ceiling in the disbursement letter. To ensure that funds are available only when needed, the advances may be paid in periodic installments as provided by you on the “Requested Schedule for Advance Payments” Form 1061. You are required to document the expenses paid from the designated account at the end of (or during, should you so choose) the reporting period indicated in the disbursement letter. Advancing of funds and documenting of expenses are independent functions and you may choose to submit a request for an advance separately and at different times from documenting the expenses. To request an advance, fill out sections A, B and D of the form. To document expenses paid from the advance(s), fill out sections A, C and D.



APPLICATION FOR WITHDRAWAL Instructions: You can use this form to request a payment and/or document expenses. Please complete and sign this form, and send it (with any required attachments) to AusAID, at the address found in the disbursement letter. For general enquiries, please send an email to [email protected].

A. Application type and project reference

1. Application type 2. Financing number

a. Advance to designated account

(name or number of designated account)

__ Advance to designated account (fill sections A, B, D) 3. Beneficiary reference __ Advance to and documentation of designated account (fill all sections) __ Documentation of prior advance(s) to designated account (fill sections A, C, D) b. __ Reimbursement (fill all sections)

c. __ Direct payment (fill all sections)

(beneficiary’s payment/invoice reference)

B. Payment instructions

4a. Application currency 4b. Application amount 4c. Equivalent payment currency (if different from application currency)

4d. Application amount (in words)

5. Name and address of beneficiary 6. Amount to be paid in installments? Yes ______ No ______ (if yes, complete Form 1061, “Requested Schedule for Advance Payments”)

7a. Name and address of the beneficiary’s bank 7b. Account no. of the beneficiary 7c. SWIFT code of the beneficiary’s bank at the beneficiary’s bank

8a. Name and address of the intermediary bank 8b. Account no. of the beneficiary 8c. SWIFT code of the intermediary bank at the intermediary bank 9b. Account no. of 9c. SWIFT code of the

9. Special payment instructions (if any)

C. Documentation of eligible expenses

10. Documentation type(s) 11. Grant Category and contract reference – If expenses relate to more than __ Interim financial report one grant category or contract reference, leave 11a and 11b blank and ensure this __ Statement of expenditure information is included in the supporting documentation. __ Copies of records (e.g. invoices, receipts) 11a. Grant Category reference 11b. Contract reference 12a. Documentation currency 12b. Documented amount

12c. Documented amount (in words)

D. Assertions and signature

The undersigned certifies, warrants and undertakes the following:

A. If the undersigned is making a request for an advance to be deposited in a designated account: (1) the amount requested is consistent with the planned initiative expenses furnished to AusAID; and (2) the documentation for this advance is/will be furnished to AusAID in accordance with the reporting period specified in the related legal agreement(s) or disbursement letter for this project. If the undersigned is documenting expenses paid from a designated account: (a) the expenses covered by the application are eligible for financing out of the proceeds of the grant in accordance with the terms of the related legal agreements; and (b) these expenses have not been financed previously from sources other than the Republic of Indonesia nor will the undersigned request financing for the expenses from any other source in the future.

B. If the undersigned is making a request for reimbursement or direct payment: (1) the expenses covered by the application are eligible for financing out of the proceeds of the grant in accordance with the terms of the related legal agreement(s); and (2) these expenses have not been financed previously from sources other than the Republic of Indonesia nor will the undersigned request financing for the expenses from any other source in the future.

C. The undersigned will make all records related to the expenses covered by this Withdrawal Application available for review by auditors and by AusAID staff. 13. By (name of beneficiary) 14. Date signed

15a. Print name(s) and title(s) of authorised signatory(ies) 15b. Signature(s)

16. Contact details

Name Phone Facsimile Email


_________________________________________________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 160

Appendix E: Indicative Disbursement Plan

Financial Year

Grant Category

Eligible Expenses Unit of Learning1 TOTAL DISBURSEMENT (AUD)

2013 Category 1 PPP 12,864 3,298,462

Supervisor PD 6,432 1,649,231

Province & District Officials PD 4,824 1,236,923

CPD new intake 48,240 12,369,231

Category 2 Management and operation cost for Central Training Team including monitoring & evaluation costs, accommodation, travel, per diem (Monitoring activities & workshops

45%; Management/Coordination Workshop 55%)

900,000

Category 3 Procurement of materials and resource package for the Initiative (Hard copy Modules 40%; UoL CD for distance learning 40%; Implementation Guidelines 20%)

321,154

Category 4 Procurement of services to support web-based learning, MIS and M&E systems 225,000

2014 Category 1 PPP 14,472 3,710,769

Supervisor PD 6,432 1,649,231

Province & District Officials PD 24,120 1,236,923

CPD completion 24120 6,184,615

CPD new intake 80400 20,615,385

Category 2 Management and operation cost for Central Training Team including monitoring & evaluation costs, accommodation, travel, per diem

900,000

Category 3 Procurement of materials and resource package for the Initiative 478,077


2015 Category 1 Supervisor PD 24924 6,390,769


CPD new intake 67000 17,179,487


900,000

Category 3 Procurement of materials and resource package for the Initiative 200,769


2016 Category 1 Supervisor PD 25728 6,596,923


Additional CPD completion 14955 3,834,615


900,000

Category 3 Procurement of materials and resource package for the Initiative 0


TOTAL DISBURSEMENT (AUD) 110,000,000

1 The use of UoL rather than participants as the unit cost reflects the way the Headline Results are calculated – i.e. that the numbers of officials trained is calculated based on the number of individuals and the number of training programs or courses of

learning that they take part in. In the case of CPD Level 1, there are 7 Units of Learning, which involve a course of study that can include lectures, workshops, group activities, self-learning, online learning and other activities. Each unit of learning covers approximately a 6-month period and is considered to constitute a “course of learning” under this definition.


___________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 161

Appendix F: Clarification Relating to Procurement for the Initiative

1. General

The procedures to be followed for all procurements shall be those set forth in Presidential Regulation No. 54/2010 of the Republic of Indonesia with:

1.1. the exception of Articles 96, 97, 98, 101, 102 and 104 that shall not be applied for any Initiative procurements; and

1.2. the clarifications and modifications described in the following paragraphs to ensure compliance with the requirements of the Commonwealth.

2. Joint Ventures

A bidder declared the lowest evaluated responsive bidder shall not be required to form a joint venture or to sub-contract part of the supply of goods as a condition of award of the contract.

3. Preferences

No preference of any kind shall be given to national bidders or national goods/product.

4. Advertising

Bid documents shall also be made available, by mail or in person, to all who are willing to pay the required fee.

Foreign bidders shall not be precluded from the bidding. If a registration process is required, a foreign firm declared the lowest evaluated bidder shall be given a reasonable opportunity for registering.

5. Bid Security

Bid security shall be, at the bidder’s option, in the form of a letter of credit or bank guarantee from a reputable bank.

6. Bid Opening and Bid Evaluation

(a) Bids shall be opened in public, immediately after the deadline for submission of

bids, and if bids are invited in two envelopes, both envelopes (technical and price)

shall be opened at the same time.

(b) Evaluation of bids shall be made in strict adherence to the criteria declared in the

bidding documents and contracts shall be awarded to the lowest evaluated bidder.

(c) Bidders shall not be eliminated from detailed evaluation on the basis of minor, non-

substantial deviations.

(d) No bidder shall be rejected merely on the basis of a comparison to the owner’s

estimate and budget ceiling without the Commonwealth’s prior concurrence.

7. Rejection of Bids

(a) Bids shall not be rejected and new bids solicited without the Commonwealth’s prior concurrence.

(b) When the number of responsive bids is less than three, re-bidding shall not be carried out without the Commonwealth’s prior concurrence.


___________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 162

8. Appendix G: Template for the Initiative Performance Assessment Framework

A Performance Assessment Framework (PAF) is to be jointly developed by the Commonwealth and the Republic of Indonesia with technical assistance from a contractor engaged by the Commonwealth, within 3 months of the entry into effect of this Agreement. Once developed and jointly agreed by GOA and the Partner Government the PAF will form an integral part of this agreement.

The PAF is dynamic in nature and this Agreement allows for the performance targets to be set and revised annually. The template below will be used as a guide by the Republic of Indonesia and the Commonwealth.

Key performance indicator Target for 2014 Target for 2015 Target for 2016

# # #

# # #

% % %

% % %


___________________________________________________________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 163

Appendix H: The Initiative’s Risk Management Plan (RMP) Template

A Risk Management Plan (RMP) is to be jointly developed by the Republic of Indonesia and the Commonwealth within 6 months of the execution of this Agreement. Once developed, the RMP will form an integral part of this agreement and be reviewed annually during implementation of the Initiative.

The RMP needs to address the following questions each year:

What changes are there in the risk profile?

What changes are there in the environment? What opportunities and risks do they present?

What new risks are emerging? What identified risks are declining?

Are the risks management strategies being implemented?

How can the risk management strategies be improved?

Consequence(refer to matrix)

Likelihood(refer to matrix)

Risk

Rating(refer to

matrix)

Implementation

Date for Proposed

Treatment/s

Is risk rating

acceptable?

Y/N(if no, please

propose

treatments)

Proposed Treatments(If no further treatment

required or available, please

explain why)

Risk rating with existing

controls in place

Risk

(what will prevent

you achieving the

objective/s?)

Existing

Controls (what's currently

in place?)

Inherent

Risk Rating

Person Responsible

for Implementing

Treatment/s

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 2 Kabupaten/Kota __________________________________________________________________________________


LAMPIRAN 2 KABUPATEN/KOTA DISETUJUI



Propinsi Kabupaten/Kota1

Aceh 1. Aceh Barat

Aceh 2. Aceh Barat Daya

Aceh 3. Aceh Besar

Aceh 4. Aceh Jaya

Aceh 5. Aceh Selatan

Aceh 6. Aceh Singkil

Aceh 7. Aceh Tamiang

Aceh 8. Aceh Tengah

Aceh 9. Aceh Tenggara

Aceh 10. Aceh Timur

Aceh 11. Aceh Utara

Aceh 12. Bener Meriah

Aceh 13. Bireuen

Aceh 14. Gayo Lues

Aceh 15. Nagan Raya

Aceh 16. Pidie

Aceh 17. Pidie Jaya

Aceh 18. Simeulue

Aceh 19. Kota Sabang

Aceh 20. Kota Subulussalam

Aceh 21. Kota Banda Aceh

Aceh 22. Kota Langsa

Aceh 23. Kota Lhokseumawe

Bali 24. Badung

Bali 25. Bangli

Bali 26. Buleleng

Bali 27. Gianyar

Bali 28. Jembrana

Bali 29. Karangasem

Bali 30. Klungkung

Bali 31. Tabanan

Bali 32. Kota Denpasar

Bangka-Belitung 33. Bangka

Bangka-Belitung 34. Bangka Barat

Bangka-Belitung 35. Bangka Tengah

Bangka-Belitung 36. Bangka Selatan

Bangka-Belitung 37. Belitung

Bangka-Belitung 38. Belitung Timur

Bangka-Belitung 39. Kota Pangkal Pinang

Banten 40. Pandeglang

Banten 41. Serang

Banten 42. Kota Tangerang

Bengkulu 43. Bengkulu Selatan




Bengkulu 44. Bengkulu Utara

Bengkulu 45. Kaur

Bengkulu 46. Muko-Muko

Bengkulu 47. Rejang Lebong

Bengkulu 48. Kota Bengkulu

D1 Yogyakarta 49. Bantul

D1 Yogyakarta 50. Gunung Kidul

D1 Yogyakarta 51. Kulon Progo

D1 Yogyakarta 52. Sleman

D1 Yogyakarta 53. Kota Yogyakarta

DKI Jakarta 54. Kota Jakarta Barat

DKI Jakarta 55. Kota Jakarta Utara

DKI Jakarta 56. Kota Jakarta Timur

DKI Jakarta 57. Kota Jakarta Selatan

Gorontalo 58. Boalemo

Gorontalo 59. Bone Bolango

Gorontalo 60. Gorontalo

Gorontalo 61. Pohuwato

Gorontalo 62. Kota Gorontalo

Jambi 63. Kerinci

Jambi 64. Tebo

Java Barat 65. Bogor

Java Barat 66. Ciamis

Java Barat 67. Cirebon

Java Barat 68. Sukabumi

Java Barat 69. Sumedang

Java Barat 70. Tasikmalaya

Java Barat 71. Kota Banjar

Java Barat 72. Kota Bekasi

Java Barat 73. Kota Cimahi

Java Barat 74. Kota Depok

Java Barat 75. Kota Sukabumi

Java Barat 76. Kota Tasikmalaya

Java Tengah 77. Banyumas

Java Tengah 78. Brebes

Java Tengah 79. Cilacap

Java Tengah 80. Demak

Java Tengah 81. Karanganyar

Java Tengah 82. Kendal

Java Tengah 83. Magelang

Java Tengah 84. Pati

Java Tengah 85. Pekalongan




Java Tengah 86. Purbalingga

Java Tengah 87. Purworejo

Java Tengah 88. Semarang

Java Tengah 89. Sragen

Java Tengah 90. Sukoharjo

Java Tengah 91. Tegal

Java Tengah 92. Wonogiri

Java Tengah 93. Kota Magelang

Java Tengah 94. Kota Surakarta

Java Tengah 95. Kota Tegal

Java Timur 96. Banyuwangi

Java Timur 97. Blitar

Java Timur 98. Bojonegoro

Java Timur 99. Bondowoso

Java Timur 100. Gresik

Java Timur 101. Jombang

Java Timur 102. Lumajang

Java Timur 103. Madiun

Java Timur 104. Malang

Java Timur 105. Nganjuk

Java Timur 106. Ngawi

Java Timur 107. Pacitan

Java Timur 108. Sidoarjo

Java Timur 109. Kota Batu

Java Timur 110. Kota Madiun

Java Timur 111. Kota Malang

Kalimantan Barat 112. Kayong Utara

Kalimantan Barat 113. Kubu Raya

Kalimantan Barat 114. Melawi

Kalimantan Barat 115. Pontianak

Kalimantan Barat 116. Sambas

Kalimantan Barat 117. Sanggau

Kalimantan Barat 118. Sintang

Kalimantan Barat 119. Kota Pontianak

Kalimantan Barat 120. Kota Singkawang

Kalimantan Selatan 121. Banjar

Kalimantan Selatan 122. Hulu Sungai Selatan

Kalimantan Selatan 123. Hulu Sungai Utara

Kalimantan Selatan 124. Kotabaru

Kalimantan Selatan 125. Tabalong

Kalimantan Selatan 126. Tanah Laut

Kalimantan Selatan 127. Tanah Bumbu




Kalimantan Selatan 128. Tapin

Kalimantan Selatan 129. Kota Banjarbaru

Kalimantan Selatan 130. Kota Banjarmasin

Kalimantan Tengah 131. Barito Selatan

Kalimantan Tengah 132. Gunung Mas

Kalimantan Tengah 133. Kapuas

Kalimantan Tengah 134. Katingan

Kalimantan Tengah 135. Kotawaringin Barat

Kalimantan Tengah 136. Kotawaringin Timur

Kalimantan Tengah 137. Lamandau

Kalimantan Tengah 138. Murung Raya

Kalimantan Tengah 139. Pulang Pisau

Kalimantan Tengah 140. Seruyan

Kalimantan Tengah 141. Kota Palangka Raya

Kalimantan Timur 142. Berau

Kalimantan Timur 143. Kutai Barat

Kalimantan Timur 144. Kutai Kartanegara

Kalimantan Timur 145. Kutai Timur

Kalimantan Timur 146. Paser

Kalimantan Timur 147. Penajam Paser Utara

Kalimantan Timur 148. Kota Balikpapan

Kalimantan Timur 149. Kota Bontang

Kalimantan Timur 150. Kota Samarinda

Kalimantan Utara 151. Bukungan

Kalimantan Utara 152. Kota Tarakan

Lampung 153. Pringsewu

Lampung 154. Kota Metro

Maluku 155. Kepulauan Aru

Maluku 156. Maluku Tenggara

Maluku 157. Seram Bagian Barat

Maluku 158. Kota Ambon

Maluku 159. Kota Tual

Maluku Utara 160. Halmahera Barat

Maluku Utara 161. Halmahera Utara

Maluku Utara 162. Kepulauan Sula

Maluku Utara 163. Kota Ternate

Maluku Utara 164. Kota Tidore

Nusa Tenggara Barat 165. Bima

Nusa Tenggara Barat 166. Lombok Barat

Nusa Tenggara Barat 167. Lombok Timur

Nusa Tenggara Barat 168. Lombok Utara

Nusa Tenggara Barat 169. Sumbawa Barat

Nusa Tenggara Barat 170. Kota Bima




Nusa Tenggara Timur 171. Alor

Nusa Tenggara Timur 172. Ende

Nusa Tenggara Timur 173. Lembata

Nusa Tenggara Timur 174. Manggarai

Nusa Tenggara Timur 175. Manggarai Timur

Nusa Tenggara Timur 176. Nagekeo

Nusa Tenggara Timur 177. Ngada

Nusa Tenggara Timur 178. Rote Ndao

Nusa Tenggara Timur 179. Sikka

Nusa Tenggara Timur 180. Sumba Tengah

Nusa Tenggara Timur 181. Timor Tengah Selatan

Nusa Tenggara Timur 182. Timor Tengah Utara

Nusa Tenggara Timur 183. Kota Kupang

Papua 184. Kota Jayapura

Papua Barat 185. Fak-Fak

Papua Barat 186. Manokwari

Papua Barat 187. Sorong

Papua Barat 188. Sorong Selatan

Riau 189. Bengkalis

Riau 190. Kampar

Riau 191. Kuantan Singingi

Riau 192. Pelalawan

Riau 193. Rokan Hulu

Riau 194. Kota Dumai

Kepulauan Riau 195. Kota Batam

Kepulauan Riau 196. Kota Tanjung Pinang

Sulawesi Barat 197. Majene

Sulawesi Barat 198. Mamuju

Sulawesi Barat 199. Polewali Mandar

Sulawesi Selatan 200. Bantaeng

Sulawesi Selatan 201. Barru

Sulawesi Selatan 202. Bone

Sulawesi Selatan 203. Enrekang

Sulawesi Selatan 204. Gowa

Sulawesi Selatan 205. Jeneponto

Sulawesi Selatan 206. Luwu Timur

Sulawesi Selatan 207. Maros

Sulawesi Selatan 208. Pangkajene Kepulauan

Sulawesi Selatan 209. Kepulauan Selayar

Sulawesi Selatan 210. Sinjai

Sulawesi Selatan 211. Sidenreng Rappang

Sulawesi Selatan 212. Soppeng

Sulawesi Selatan 213. Tana Toraja




Sulawesi Selatan 214. Wajo

Sulawesi Tengah 215. Donggala

Sulawesi Tengah 216. Morowali

Sulawesi Tengah 217. Parigi Moutong

Sulawesi Tengah 218. Toli-Toli

Sulawesi Tengah 219. Sigi

Sulawesi Tengah 220. Kota Palu

Sulawesi South Tengarra 221. Bombana

Sulawesi South Tengarra 222. Buton Utara

Sulawesi South Tengarra 223. Konawe Utara

Sulawesi South Tengarra 224. Wakatobi

Sulawesi South Tengarra 225. Kota Kendari

Sulawesi Utara 226. Kepulauan Talaud

Sulawesi Utara 227. Minahasa Selatan

Sulawesi Utara 228. Minahasa Utara

Sulawesi Utara 229. Kota Tomohon

Sulawesi Utara 230. Kota Kotamobagu

Sumatera Barat 231. Dharmasraya

Sumatera Barat 232. Lima Puluh Kota

Sumatera Barat 233. Padang Pariaman

Sumatera Barat 234. Pesisir Selatan

Sumatera Barat 235. Sawahlunto Sijunjung

Sumatera Barat 236. Solok

Sumatera Barat 237. Tanah Datar

Sumatera Barat 238. Kota Padang

Sumatera Barat 239. Kota Pariaman

Sumatera Selatan 240. Banyuasin

Sumatera Selatan 241. Ogan Ilir

Sumatera Selatan 242. Ogan Komering Ulu

Sumatera Selatan 243. Kota Lubuklinggau

Sumatera Selatan 244. Kota Palembang

Sumatera Utara 245. Deli Serdang

Sumatera Utara 246. Tapanuli Utara

Sumatera Utara 247. Kota Medan

Sumatera Utara 248. Kota Binjai

Sumatera Utara 249. Samosir

Sumatera Utara 250. Sedang Bedagai

Catatan 1: Semuanya adalah kabupaten, kecuali jika dinyatakan sebagai kota

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 3 Instansi Pelaksana __________________________________________________________________________________


LAMPIRAN 3 DAFTAR INSTANSI PELAKSANA



1. Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan

2. Lembaga Pengembangandan dan Pemberdayaan Kepala Sekolah

3. Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan (P4TK)

Nama P4TK Tempat

IPA Bandung

Bahasa Jakarta

Matematik Yogyakarta

Seni dan Budaya Yogyakarta

PKN dan IPS Malang

Penjas dan BK Bogor

BOA Malang



4. LPMP

Nama LPMP Tempat

1. LPMP Aceh Bandah Aceh

2. LPMP Bali Denpasar

3. LPMP Bangka-Belitung Pangkalpinang

4. LPMP Banten Lebak

5. LPMP Benkulu Benkulu

6. LPMP DKI Yogyakarta Yogyakarta

7. LPMP DKI Jakarta Jakarta

8. LPMP Gorontalo Gorontalo

9. LPMP Jambi Jambi

10. LPMP Java Tengah Semarang

11. LPMP Java Timur Surabaya

12. LPMP Java Barat Bandung

13. LPMP Kalimantan Tengah Palangkaraya

14. LPMP Kalimantan Timur Samarinda

15. LPMP Kalimantan South Banjarmasin

16. LPMP Kalimantan Barat Pontianak

17. LPMP Lampung Bandar Lampung

18. LPMP Maluku Ambon

19. LPMP Maluku Utara Ternate

20. LPMP Nusa Tenggara Timur Kupang

21. LPMP Nusa Tenggara Barat Mataram

22. LPMP Papua Jayapura

23. LPMP Papua Barat Manokwari

24. LPMP Riau Pekunbaru

25. LPMP Riau Kepulauan Tanjunpinang

26. LPMP Sulawesi Tengah Palu

27. LPMP Sulawesi Utara Manado

28. LPMP Sulawesi Selatan Makasar

29. LPMP Sulawesi Tenggara Kendari

30. LPMP Sulawesi Barat Mamaju

31. LPMP Sumatera Utara Medan

32. LPMP Sumatera Selatan Palembang

33. LPMP Sumatera Barat Padang

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 4 PAF __________________________________________________________________________________


LAMPIRAN 4 KONSEP DASAR KERANGKA PENILAIAN KINERJA UNTUK INISIATIF (PRODEP)

Pengembangan Profesional Tenaga Pendidikan Lampiran 4 PAF ____________________________________________________________________________


Pengantar

Kerangka Penilaian Kinerja (Performance Assessment Framework - PAF) adalah sebuah dokumen kerja yang menentukan pertanyaan-pertanyaan utama monitoring, Indikator Kinerja Kunci, dan cara verifikasi, serta target program yang mengarahkan kegiatan pengumpulan dan penganalisaan data untuk melakukan monitoring dan evaluasi Sistem Nasional Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (PPKTK) atau ProDEP.

Dokumen ini juga memberikan gambaran singkat mengenai pendekatan evaluasi kegiatan ProDEP yang akan dilakukan oleh tim independen yang dipekerjakan oleh Pemerintah Australia melalui Program Kemitraan Pendidikan.

Terkait dengan tujuan dari ProDEP dan PAF, tenaga pendidikan yang dimaksudkan dalam dokumen ini terdiri dari:

1. Guru calon kepala sekolah dari Kemdikbud

2. Kepala Sekolah dan Madrasah

3. Pengawas Sekolah dan Madrasah

4. Pejabat/Pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan Provinsi (termasuk dari Departemen Agama) yang mendukung sekolah dan madrasah

Dokumen PAF akan dikaji ulang secara berkala selama pelaksanaan ProDEP dan difinalisasikan oleh Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia, dengan mendapatkan bantuan teknis yang diberikan oleh kontraktor yang dipekerjakan oleh GoA. Selain itu, PAF akan dijabarkan lebih terperinci oleh dokumen Perencanaan Monitoring dan Evaluasi ProDEP.

Tujuan dan Cakupan PAF

Tujuan PAF adalah untuk mengarahkan pengumpulan data monitoring PPKTK/ ProDEP. Data monitoring PPKTK/ProDEP yang dikumpulkan dengan menggunakan PAF sebagai acuan, akan digunakan untuk:

1. Menilai bagaimana ProDEP di laksanakan sesuai dengan ketentuan hibah, panduan manual dan prosedur, serta panduan pelaksanaan lainnya, termasuk rencana kerja tahunan yang telah disahkan.

2. Memonitor dan menilai kualitas serta efektivitas setiap kegiatan

pembelajaran/pelatihan ProDEP

3. Memperbaiki tata kelola dan sistem serta proses pelaksanaan ProDEP

4. Memberikan informasi mengenai pencapaian keluaran (output) dan hasil (outcome)

ProDEP serta berkontribusi terhadap evaluasi ProDEP

5. Memberikan informasi untuk penyusunan Laporan Kemajuan Kuartal ProDEP,

Laporan Tahunan ProDEP dan laporan-laporan evaluasi independen ProDEP.

6. Memberikan informasi dan mengarahkan penyusunan Rencana Kerja Tahunan

ProDEP.

PAF digunakan oleh Instansi Penanggung Jawab (Badan PSDMK & PMP) untuk mempersiapkan, dengan bantuan kontraktor yang dipekerjakan oleh DFAT, sebuah



dokumen Perencanaan Monitoring dan Evaluasi PPKTK/ProDEP, yang merupakan sebuah dokumen terpisah. Dokumen Perencanaan dan Monitoring ProDEP akan menjabarkan secara rinci informasi mengenai sistem, peran dan tanggung jawab, proses, serta instrumen yang digunakan untuk pengumpulan data yang digunakan di dalam kegiatan monitoring dan evaluasi PPKTK/ProDEP.

Peran dan Tanggung Jawab

Kemdikbud, dengan bantuan dari adviser Program Kemitraan Pendidikan Komponen 2, akan bertanggung jawab untuk melakukan monitoring masukan (input) dan keluaran (output) PPKTK/ProDEP seperti yang dijabarkan di dalam PAF.

Kontraktor yang dipekerjakan oleh DFAT, yaitu Tim Pengawasan dan Monitoring Kinerja Program Kemitraan Pendidikan (EP-POM), akan bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi pencapaian, efektivitas, dan dampak dari PPKTK/ProDEP.

Selain itu, Komponen Program Kemitraan Pengembangan Analisa dan Mutu (ACDP) dari Kemitraan Pendidikan telah mempekerjakan kontraktor independen yang melakukan evaluasi Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS) selama tahun 2014-2016.

Tabel 1: Gambaran Umum Tanggung Jawab M & E

Proses Area Fokus Penanggung Jawab Pelaporan

Monitoring

Masukan

Keluaran

Indikator Kinerja Utama (KPI)

Pertanyaan monitoring utama

Kemdikbud

Instansi Penanggung-jawab (Badan PSDMPK& PMP/ Pusbang Tendik)

Instansi Pelaksana (LPPKS, LPMP, dan P4TK)

Bantuan Teknis dari Kontraktor Pemerintah Australia

SSQ

EP POM (Menggunakan data evaluasi dari POM pada saat diperlukan)

Laporan Kemajuan

Triwulan

Laporan Tahunan

ProDEP

Laporan monitoring

yang bersifat ad hoc

atas permintaan

SDTOG



Proses Area Fokus Penanggung Jawab Pelaporan

Evaluasi

Hasil/Dampak Program Kemitraan Pendidikan

Pertanyaan evaluasi utama

Kontraktor Pemerintah Australia

E-POM- untuk PKB KS/M

ACDP – untuk PPCKS

Data monitoring dari Kemdikbud

Laporan Evaluasi

Laporan Triwulan

Laporan Tahunan

ProDEP

Monitoring – Cakupan dan Tujuan

Sistem, prosedur, dan instrumen monitoring yang akan dikembangkan oleh Instansi Penanggung Jawab dengan bantuan dari Instansi-Instansi Pelaksana dan kontraktor yang dipekerjakan oleh DFAT, akan digunakan untuk mengumpulkan data dan menjadi bahan informasi mengenai pencapaian keluaran PPKTK/ProDEP sebagaimana yang tertera dalam Perjanjian Hibah, yaitu:

1. Sistem Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan sudah berjalan dan dapat diakses di semua provinsi untuk para kepala sekolah/madrasah, pengawas, dan pejabat pendidikan.

2. Kepala sekolah/madrasah, pengawas, dan pejabat pendidikan di 250 kabupaten/ kota ikut serta di dalam pengembangan keprofesian.

3. Setidaknya lima belas persen (15%) peserta berasal dari sektor Pendidikan Islam dibawah Kemenag.

4. Kompetensi keprofesian kepala sekolah/madrasah, pengawas, dan pejabat pendidikan telah meningkat sebagai hasil dari pengembangan keprofesian yang dilaksanakan di bawah ProDEP.

Data yang dikumpulkan dari keluaran-keluaran ini memungkinkan Instansi Penanggung Jawab untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan monitoring utama berikut ini:

1. Bagaimana perkembangan (regulasi dan perangkat pendukung) di dalam

membentuk dan menjalankan sebuah sistem nasional untuk Pengembangan

Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP)?

2. Bagaimana perkembangan dalam mengelola dan melaksanakan Sistem Nasional

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP) untuk Kepala

Sekolah/Madrasah?

3. Sejauh mana partisipasi/keikutsertaan calon kepala sekolah, kepala sekolah,

pengawas, dan pegawai dinas pendidikan kabupaten/kota dan provinsi di dalam

sistem nasional Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP)?

4. Sejauh mana peningkatan kompetensi kepala sekolah/madrasah, pengawas, dan

pegawai dinas pendidikan daerah setelah ikut serta dan menyelesaikan pelatihan

kegiatan pembelajaran di dalam program pengembangan keprofesian di bawah sistem

nasional Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP)?



5. Sejauh mana Kepala Sekolah/Madrasah yang mengikuti PKB KS/M dan Pengawas

yang mengikuti Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah

(PPKSPS) menerapkan kompetensi profesionalismenya yang meningkat di tempat

kerjanya?

Data monitoring yang dikumpulkan oleh Kemdikbud akan digunakan sebagai informasi evaluasi

program yang dilakukan oleh kontraktor independen.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan untuk memberikan informasi mengenai pencapaian keluaran, maka data monitoring ProDEP yang akan dikumpulkan adalah mengenai:

1. Kesesuaian/kepatuhan pelaksanaan dan manajemen program sesuai dengan syarat

dan peraturannya.

2. Keikutsertaan di dalam kegiatan pembelajaran PPKTK/ProDEP.

3. Reaksi peserta terhadap kegiatan-kegiatan pembelajaran dan kualitas kegiatan

PPKTK/ProDEP.

4. Keberhasilan pembelajaran peserta sebagai akibat dari keikutsertaan mereka di

dalam kegiatan pembelajaran/pelatihan PPKTK/ProDEP.

5. Hasil pembelajaran peserta sebagai akibat dari keikutsertaan mereka di dalam

kegiatan pelatihan/pembelajaran yang diselenggarakan oleh PPKTK/ProDEP.

6. Untuk kegiatan PKB Kepala Sekolah/Madrasah dan Pendampingan Kepala Sekolah

oleh Pengawas, penerapan pembelajaran peserta yang didapatkan dari kegiatan

pelatihan di dalam lingkungan kerja mereka .

Data mengenai keikutsertaan di dalam kegiatan pembelajaran PPKTK/ProDEP, kualitas pelatihan, dan reaksi peserta dalam kegiatan pembelajaran PPKTK/ProDEP dikumpulkan dan dicatat oleh Pelatih/Lead Trainer pada akhir masing-masing (sesi) kegiatan dengan menggunakan instrumen yang disediakan oleh Instansi Penanggung Jawab. Selain itu, Instansi Penanggungjawab dan Instansi Pelaksana, dengan bantuan dari kontraktor yang dipekerjakan oleh GoA, akan melaksanakan proses penjaminan mutu untuk verifikasi dan validasi data yang dikumpulkan melalui Pelatih/Lead Trainer.

Informasi mengenai pembelajaran peserta dikumpulkan baik melalui instrumen pre tes dan post tes maupun menggunakan instrumen lainnya untuk menilai setiap pembelajaran yang dilaksanakan yang telah dipersiapkan oleh Instansi Penanggung Jawab.

Data mengenai keberhasilan pembelajaran kegiatan ProDEP dan penerapan pembelajaran oleh peserta pelatihan PKB KS/M dan PPKSPS di tempat kerjanya masing-masing, akan dikumpulkan melalui dokumentasi/catatan penilaian kegiatan pembelajaran ProDEP, instrumen Penilaian Kinerja (sesuai relevansi kebutuhan data) yang dikembangkan oleh Kemdikbud maupun instrumen lainnya yang dikembangkan oleh Instansi Penanggung Jawab dengan bantuan teknis dari adviser Program Kemitraan Pendidikan Komponen 2.

Selain itu, sebagai bagian dari proses penjaminan mutu oleh Komponen 2 dari Program Kemitraan Pendidikan dengan kemdikbud, data mengenai efektivitas pelaksanaan kegiatan oleh Instansi Pelaksana serta kebutuhan perbaikan kapasitas dan dukungan yang diperlukan oleh Instansi Pelaksana terkait tata kelola pelaksanaan ProDEP, akan dikumpulkan dan dilaporkan.



Monitoring ProDEP – Kerangka Kerja Indikator PAF

Masing-masing Kegiatan Pelatihan Pengembangan Keprofesian yang dilaksanakan di bawah Program PPKTK/ProDEP akan dimonitor oleh Instansi Pelaksana yang bertanggung jawab terkait pelaksanaan kegiatan pembelajaran dengan menggunakan instrumen yang disediakan oleh Instansi Penanggung Jawab.

Data monitoring akan dimasukkan ke dalam pangkalan data yang telah ditentukan oleh Instansi Penanggung Jawab dan kemudian akan dianalisis dan diagregat setiap triwulan untuk menjadi sumber informasi di dalam penyusunan Laporan Kemajuan Triwulan ProDEP.

Data akan dikumpulkan dan dianalisis untuk mendapatkan informasi tentang setiap pertanyaan monitoring utama serta Indikator Kinerja Utama yang disajikan di dalam Kerangka Penilaian Kinerja di bawah ini. Indikator lainnya bisa ditambahkan berdasarkan permintaah dari atau dengan mendapatkan persetujuan dari SDTOG.

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 4 – PAF __________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 180

Pertanyaan Kunci Monitoring 1: Bagaimana perkembangan regulasi dan perangkat pendukung yang telah didapatkan di dalam membentuk dan menjalankan sebuah sistem nasional untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP)?


Indikator Sarana/Cara Verifikasi Target Institusi

Penanggung Jawab 2013 2014 2015 2016

1. Terbentuknya Sistem Nasional Pengembangan Keprofesian untuk Tenaga Kependidikan (ProDEP)

1.1 Seluruh peraturan dan panduan yang relevan bagi pelaksanaan ProDEP telah disetujui.

Salinan dokumen yang telah disetujui:

Permendiknas Kemdikbud No.28/2010

Perjanjian Hibah

Manual Prosedur

Juklak (untuk PPCKS, PKB KS/M, PPKSPS,dan PPKPPD)

Disetujui pada Desember 2013

- - -

Kemdikbud - Badan PSDMPK& PMP & Pusbang Tendik

1.2 Seluruh modul pelatihan dan bahan pembelajaran untuk kepala sekolah, pengawas, dan kabupaten/kota telah disahkan oleh Pusbagtendik/Badan PSDMPK& PMP untuk pelaksanaan program.

Salinan dokumen terakhir yang telah disetujui untuk:

BPU PKB Level 1 (7 BPU)



BPU PKB Generik (3 BPU)

Modul Pelatihan PPCKS (12 BPU)

Modul PPKSPS (1 Modul) dan Buku Pegangan Pengawas

Modul MPSDM

Modul RENSTRA

Level 1 BPU per 31 Desember

Level 2 PBU per 31 Desember

Modul PPCKS per 31 Desember

Modul PPKSPS per 31 Desember

Modul MPSDM dan RENSTRA per 31 Desember

Level 3 BPU PKB KS/M per 31 Agustus 2014

3 BPU PKB KS/M Generik (Mentoring & Coaching; Publikasi Ilmiah; Produk Inovatif) per 1 Januari 2015

-

Kemdikbud - Badan PSDMPK& PMP Pusbang Tendik LPPKS







1.3. Instansi Penanggung Jawab (Pusbang Tendik, LPPKS, LPMP, & P4TK) telah siap untuk pelaksanaan program ProDEP setiap tahun

Rencana Kerja Nasional Tahunan 2014-2015 yang dikembangkan oleh Instansi Penanggung Jawab bersama Instansi Pelaksana Rencana Kerja Tahunan disetujui oleh SDTOG dan Anggaran yang disetujui oleh KemenKeu

-

Rencana Kerja Tahunan selesai dikembangkan pada 31 Maret 2014. Rencana Kerja disetujui SDTOG pada rapat pertama 2014 Anggaran disetujui KemenKeu pada April 2014

Rencana Kerja Tahunan disetujui SDTOG February 2015 Anggaran disetujui KemenKeu pada 28 Februari 2015

Rencana Kerja Tahunan disetujui SDTOG February 2016 Anggaran disetujui KemenKeu pada 28 Februari 2016

Pusbang Tendik LPPKS P4TK LPMP

1.4. PKB Online (Pembelajaran Online) Kepala Sekolah telah dikembangkan

Platform Pembelajaran Online (online learning) disetujui Bahan Pembelajaran Online PKB Kepala Sekolah Level 1 & 2 disetujui

-

Platform Pembelajaran Online selesai pada 30 April 2014. Bahan Pembelajaran PKB KS/M Online Level 1 telah di uji cobakan dan selesai dikembangkan pada 31 Des. 14

Bahan pembelajaran BPU PKB KS/M lainnya yang sesuai untuk pembelajaran online dipersiapkan pada 31 Juli 2015

Pembelajaran Online PKB KS/M tersedia dan dapat diakses oleh semua kabupaten/kota pada 1 Januari 2016

Kemdikbud - Badan

Pusbang Tendik PUSTEKKOM P4TK




Indikator Sarana/Cara Verifikasi Targets Institusi



1.5 Sistem MIS untuk Program dan Manajemen Data ProDEP telah dikembangkan

MIS telah dikembangkan dan siap dipakai untuk menerima data

Selesai pada 30

Juni 2014 - -

SSQ Kemendikbud - Badan PSDMPK& PMP Pusbang Tendik



Pertanyaan Kunci Monitoring 2: Bagaimana perkembangan terkait pengelolaan dan pelaksanaan ProDEP?




2. Sistem Nasional Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP) dikelola dan dilaksanakan secara efektif

2.1 Jumlah P4TK melaksanakan Pengembangan Profesi Kepala Sekolah dan Pengawas Sekolah sesuai rencana kerja tahunan dan prosedur yang disetujui

Rencana Kerja Tahunan yang disetujui dan laporan program

Catatan data pelatihan

Laporan kemajuan program dari instansi pelaksana

Rating tingkat kepuasan kualitas pelatihan dari peserta pelatihan

- 6 P4TK 6 P4TK 6 P4TK P4TK

2.2. Jumlah LPMP melaksanakan Pengembangan Keprofesian untuk

untuk calon kepala sekolah, kepala sekolah, pengawas, dan pemerintah daerah sesuai rencana kerja tahunan dan prosedur yang disetujui





- 33 LPMP 33 LPMP 33 LPMP LPMP







2.3. Jumlah Kabupaten/Kota dan Provinsi berpartisipasi dalam Program Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (Calon Kepala Sekolah, Kepala Sekolah, Pengawas, dan pegawai pemerintah daerah) sesuai dengan rencana kerja tahunan dan prosedur yang disetujui





- 237 (95%)

Kabupaten/Kota

250 (100%) dari jumlah target

Kabupaten/Kota

250 (100%) dari jumlah target

Kabupaten/Kota

LPMP

P4TK

LPPKS

Pusbang Tendik

Kabupaten/Kota

Provinsi

2.4. Jumlah BPU PKB Kepala Sekolah yang dilaksanakan melalui kelompok kerja gugus sekolah (KKMK)

Rencana Kerja Tahunan yang disetujui untuk LPMP dan laporan program




- - 2,500 5,000 LPMP

2.5. Jumlah peserta Kepala Sekolah/Madrasah yang mengikuti dan mengakses PKB KS/M Online

MIS/PKB Database

Catatan data pelatihan Online

- - 2,500 5,000

Pusbang Tendik

P4TK

PUSTEKKOM







2.6. Persentase Peserta PPCKS yang mengikuti pelatihan “puas” terhadap pelatihan PPCKS

Penilaian pelatihan (reaksi peserta pelatihan)

-

80% (peserta dari

pelatihan PPCKS puas)

- -

LPMP

LPPKS

Dinas Kabupaten/Kota

2.7. Persentase Peserta PKB Kepala Sekolah/ Madrasah “puas” terhadap pelatihan PKB KS/M yang dilaksanakan oleh LPMP/P4TK


-

80% peserta puas

(dari jumlah KS yang mengikuti PKB KS/M pada

tahun 2014)

85% peserta puas


tahun 2015)

90% peserta puas


tahun 2016)

P4TK LPMP LPPKS Dinas

Kabupaten/Kota

2.8. Persentase Peserta PKB KS/M “puas” terhadap Pelatihan PKB KS/M Online yang diikutinya


- -

75 % (Peserta KS/M yang mengikuti PKB KS/M Online pada tahun 2015)

90 % (Peserta KS/M yang mengikuti PKB KS/M Online pada tahun 2016)

P4TK PUSTEKKOM

2.9. Persentase Peserta Pengawas “puas” terhadap pelatihan PPKSPS


-

80% peserta puas (dari jumlah

pengawas yang mengikuti

PPKSPS di 2014)



PPKSPS di 2015)



PPKSPS di 2016)

LPMP LPPKS P4TK Dinas Provinsi/ Kabupaten/Kota

2.10. Persentase Peserta Pemerintah Daerah “puas” terhadap pelatihan MPSDM


- 80% - -

LPMP

Dinas

Kabupaten/Kota






2. Sistem Nasional Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan dikelola dan dilaksanakan secara efektif

2.11. Persentase Peserta dari Dinas Pendidikan Pemerintah Daerah “puas” terhadap pelatihan RENSTRA


- 80% - -

LPMP


2.12. Persentase Laporan kuartal dan tahunan yang disetujui oleh SDTOG dan tepat waktu sesuai waktu pelaporan

Laporan perkembangan (kuartal/tahunan) yang disetujui- Setidaknya ada 4 laporan setiap tahun; 3 laporan kuartal dan 1 laporan tahunan.

-

75% (atau setidaknya 3 laporan disetujui oleh SDTOG)

100%

(4 laporan disetujui oleh SDTOG pada tahun 2015)

100%

(4 laporan disetujui oleh SDTOG pada tahun 2016)

Kemdikbud -Badan PSDMPK& PMP

Pusbang Tendik

2.13. Data M&E dimasukkan (di-entry) ke dalam pangkalan data/MIS ProDEP tepat waktu untuk persiapan pelaporan kuartal dan tahunan

Data dari Database MIS -

90% instansi pelaksana memasukkan data MIS yang diperlukan ke pangkalan data program tepat waktu



LPMP

LPPKS

P4TK

Pusbang Tendik







2.14. Data M&E ProDEP digunakan untuk memonitor pelaksanaan program dan perbaikan kualitas program

Laporan Kemajuan Kuartal ProDEP Lokakarya dan pertemuan Laporan M&E

Materi pembelajaran dan modul pembelajaran yang direvisi

Modul MPSDM dan RENSTRA di kaji ulang menggunakan data M&E ProDEP

Program Pelatihan PPCKS, PKB KS/M, dan PPKSPS di kaji ulang menggunakan data M&E ProDEP

Bahan Pembelajaran PKB KS/M Online dan pelaksanaan PKB KS/M Online di kaji ulang menggunakan data M&E ProDEP

Pusbang Tendik LPPKS P4TK LPMP SSQ

2.15. Persentase keluhan (yang diterima) yang diselesaikan dalam waktu 6 bulan sesuai prosedur manual yang telah disetujui

Laporan Umpan Balik dan Pengaduan/

Penanganan Keluhan yang diselesaikan

Database CHS

-

80% (pengaduan/

keluhan diselesaikan)

90% (pengaduan/

keluhan diselesaikan

100% (pengaduan/

keluhan diselesaikan)

Kemdikbud - Badan PSDMPK& PMP

Pusbang Tendik



Pertanyaan Kunci Monitoring 3: Bagaimana keikutsertaan calon kepala sekolah, kepala sekolah, pengawas, dan pegawai Dinas Pendidikan Daerah/Kantor Kemenag dalam ProDEP?




3. Kepala Sekolah, calon kepala sekolah, pengawas, dan pegawai dari Dinas Pendidikan Daerah ikut serta dalam Program Pengembangan Keprofesian untuk Tenaga Kependidikan (ProDEP)

3.1. Jumlah Calon Kepala Sekolah yang ikut serta dalam training PPCKS setiap tahun

Catatan data pelatihan Data MIS

- 1,840 orang

calon KS - -

LPPKS Dinas Provinsi & Kabupaten/Kota

3.2. Jumlah peserta baru Kepala Sekolah/

Madrasah yang mengikuti setidaknya 1 BPU CPD (data tahunan)


-

20,000 (Kepala

Sekolah/ Madrasah baru)

20,000 (Kepala


20,000 (Kepala


P4TK LPMP LPPKS Dinas Provinsi Kabupaten/Kota

3.3. Jumlah BPU yang diselesaikan dengan berhasil oleh Kepala Sekolah/Madrasah dalam pelatihan PKB KS/M setiap tahun

Catatan pelatihan

Database MIS - 15,000 30,000 45,000

P4TK

LPMP

LPPKS

District & Provincial Offices

3.4. Jumlah peserta baru Pengawas yang mengikuti pelatihan PPKSPS (data tahunan)


- 4,000

(pengawas)

4,000

(pengawas)

4,000

(pengawas)

LPMP LPPKS P4TK Dinas Provinsi Kabupaten/Kota

3.5. Jumlah Pegawai Dinas Kabupaten/Kota

mengikuti pelatihan MPSDM

Catatan data pelatihan MIS data

- 100 orang (dari 20 kabupaten/

Kota) - -

LPMP Dinas Kabupaten/Kota

3.6 Jumlah Pegawai Dinas Kabupaten/kota mengikuti RENSTRA


MIS data -

1,250 pegawai daerah (dari 250 kabupaten/kota

- -

LPMP




Pertanyaan Kunci Monitoring 4: Sejauh mana kompetensi kepala sekolah/madrasah, calon kepala sekolah, pengawas, dan pegawai dinas pendidikan daerah/Kantor Kemenag telah meningkat setelah mereka ikut serta dan menyelesaikan kegiatan pelatihan pembelajaran di dalam program pengembangan keprofesian di bawah ProDEP?




4. Kompetensi kepala sekolah, calon kepala sekolah, pengawas, dan pegawai Dinas pemerintah daerah meningkat setelah menyelesaikan kegiatan Program Pengembangan Keprofesian untuk Tenaga Kependidikan (ProDEP).

4.1 Jumlah dan persentase Peserta PPCKS yang berhasil menyelesaikan modul pembelajaran pelatihan PPCKS dan bersertifikat

Catatan Sertifikasi PPKCS

Catatan Penilaian Peserta PPCKS

- 1,380

(75%) - - LPPKS

4.2. Jumlah dan Persentase Peserta PPCKS yang diangkat sebagai Kepala Sekolah (dari kegiatan ProDEP tahun 2014 )

Catatan Pengangkatan Kepala Sekolah

Data Evaluasi PPCKS dari ACDP

- -

552

(40%)

828

(60%)

LPPKS

Kapubaten/Kota

4.3 Jumlah dan Persentase Pengawas yang berhasil menyelesaikan pelatihan PPKSPS dan bersertifikat (setiap tahun)

Catatan Penilaian Pembelajaran

Laporan Pelaksanaan Pelatihan

- 3,000

(75%)

3,000

(75 %)

3,000

(75%)

Pusbang Tendik P4TK

LPMP

LPPKS

Kabupaten/Kota






4. Kompetensi kepala sekolah, calon kepala sekolah, pengawas, dan pegawai Dinas pemerintah daerah meningkat setelah menyelesaikan kegiatan Program Pengembangan Keprofesian untuk Tenaga Kependidikan (ProDEP).

4.4. Jumlah dan Persentase Kepala Sekolah/

Madrasah (peserta baru dan peserta lanjutan dari tahun sebelumnya) yang berhasil menyelesaikan setidaknya pembelajaran 1 BPU program PKB (data setiap tahun)


Laporan Pelaksanaan Pelatihan

- 15,000

(75%)

30,000

(75%)

45,000

(75%)

Pusbang Tendik P4TK

LPMP

LPPKS

Kabupaten/Kota

4.5 Jumlah dan Persentase Peserta Dinas Pendidikan yang berhasil menyelesaikan pelatihan modul MPSDM


Laporan Pelaksanaan Pelatihan (MPSDM)

-

75 peserta

(75% dari 100 peserta

pelatihan MPSDM)

- -

Pusbang Tendik

LPMP

Dinas Provinsi/

Kabupaten/Kota

4.6. Jumlah dan Persentase Peserta Dinas Pendidikan yang berhasil menyelesaikan pelatihan modul RENSTRA


Laporan Pelaksanaan Pelatihan (RENSTRA)

-

750 peserta (75% dari 1,250

peserta pelatihan RENSTRA)

- -

Pusbang Tendik

LPMP

Dinas Provinsi/

Kabupaten/Kota



Pertanyaan Kunci Monitoring 5: Sejauh mana Kepala Sekolah/Madrasah dan Pengawas yang mengikuti PKB KS/M dan PPKSPS menerapkan kompetensi profesionalismenya yang meningkat di tempat kerjanya?




5. Kepala Sekolah dan Pengawas menerapkan kompetensi profesionalnya yang telah meningkat di tempat kerja.

5.1. Jumlah dan Persentase Kepala Sekolah/

Madrasah (peserta baru dan peserta lanjutan dari tahun sebelumnya) yang mendapatkan penilaian “Kompeten” setelah berhasil menyelesaikan setidaknya 1 BPU PKB KS/M

Catatan Penilaian Pembelajaran PKB Kepala Sekolah/

Madrasah

- 15,000

75%

30,000

75%

45,000

75%

Pusbang Tendik

P4TK

LPMP

LPPKS

Kabupaten/kota

5.2 Jumlah dan Persentase Kepala Sekolah/Madrasah peserta baru dan peserta lanjutan dari tahun sebelumnya) yang berhasil menyelesaikan setidaknya 1 BPU dalam pembelajaran PKB dan telah menerapkan pembelajarannya di tempat kerja

Laporan Pengawas

Data Survey

Data Evaluasi EP-POM

- 12,000

60%

30,000

75%

45,000

75%

Pusbang Tendik

P4TK

LPMP

LPPKS

Kabupaten/kota

POM






5. Kepala Sekolah dan Pengawas menerapkan kompetensi profesionalnya yang telah meningkat di tempat kerja.

5.3. Persentase Kepala Sekolah/Madrasah yang berhasil menyelesaikan setidaknya 1 BPU dan mendapatkan penilaian “Baik” atau

“Amat Baik” dalam Penilaian Kinerja (PK) tahunannya

Catatan/Dokumentasi Penilaian Kinerja (PK) Kepala Sekolah/Madrasah

- - 50% 65%

Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota

LPMP

P4TK

LPPKS

Pusbang Tendik

5.4. Jumlah dan Persentase Pengawas (yang telah menyelesaikan pelatihan PPKSPS) yang dinilai oleh Kepala Sekolah telah memberikan dukungan profesional yang baik bagi mereka selama kegiatan PKB KS/M (data tahunan peserta pengawas baru)

Survei Kepala Sekolah

Wawancara Kepala Sekolah/Madrasah

- 2,250

75%

2,550

85%

2,700

90%

P4TK

LPMP

LPPKS

Pusbang Tendik

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 4 PAF _________________________________________________________________________________


Disagregasi/Pengelompokkan dan Analisa Data Monitoring

Seluruh data ProDEP dan M&E akan dikumpulkan dan dikelola sehingga dapat dikelompokkan dan dianalisa berdasarkan variabel berikut ini:

Jenis Kelamin

Institusi

Kabupaten/kota

Provinsi

Kemdikbud/Kemenag

Lokasi Perserta-Kota/Semi-kota/Desa/Terpencil

Berkebutuhan khusus

Modalitas implementasi kegiatan

Evaluasi

Data evaluasi akan dikumpulkan melalui analisis data monitoring yang relevan oleh Kemdikbud dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan pembelajaran PPKTK.

Penelitian ataupun evaluasi terkait ProDEP, akan mengumpulkan data dan informasi untuk menjawab pertanyaan evaluasi utama program ProDEP terkait pencapaian hasil akhir/dampak (Outcome) ProDEP.

Sejauh mana manajemen/pengelolaan sekolah dan madrasah telah meningkat sebagai hasil dari keikutsertaan tenaga pendidikan (kepala sekolah/madrasah) dalam kegiatan program ProDEP?

Tim Pengawasan dan Monitoring Kinerja Program Kemitraan Pendidikan (EP-POM), atau kontraktor yang berkerja dengan EP- POM atau GoA, akan melakukan evaluasi program PKB Kepala Sekolah/Madrasah.

Selain itu, DFAT atau Pemerintah Indonesia bisa melakukan pengkajian ulang dan evaluasi independen yang akan dilakukan oleh entitas lain yang mereka pekerjakan.

Data monitoring relevan yang dikumpulkan selama masa pelaksanaan ProDEP akan berkontribusi terhadap proses evaluasi.

Penjadwalan kegiatan-kegiatan evaluasi akan diusulkan oleh Instansi Penanggung Jawab dan/atau DFAT dan, jika memang layak, mendapatkan persetujuan dari SDTOG.

Selain itu, kontraktor independen telah dipekerjakan oleh Komponen Program Kemitraan Pengembangan Analisa dan Mutu (ACDP) dari Kemitraan Pendidikan yang akan melakukan evaluasi terpisah mengenai Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS). Hasil dari evaluasi ini, yang akan dilakukan pada pertengahan 2014 sampai dengan pertengahan 2016, akan berkontribusi terhadap data monitoring dan evaluasi ProDEP secara keseluruhan.

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 5 RMR __________________________________________________________________________________


LAMPIRAN 5 RENCANA MANAJEMEN RESIKO



Pengantar

Rencana Manajemen Resiko (Risk Management Plan - RMP) untuk Program ProDEP ini telah dikembangkan bersama-sama oleh Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia melalui Instansi Penanggunjawab-nya. RMP menjadi bagian tidak terpisah dari Perjanjian ini dan akan digunakan oleh Instansi Penanggungjawab dan Instansi Pelaksana untuk mengidentifikasi dan melakukan manajemen resiko terkait pelaksanaan Program ProDEP ini.

Resiko didefinisikan sebagai sebuah kejadian atau kegiatan yang berdampak kepada oraganisasi, mempengaruhi (baik secara negatif atau positif) pencapaian usaha atau hasil organisasi.

Manajemen Resiko merupakan hal penting untuk pengambilan keputusan yang baik dan pelaksanaan proyek, kebijakan dan progam yang efektif. Manajemen resiko yang efektif melibatkan:

1. Sikap terbuka untuk menerima sebuah tingkat resiko yang sesuai jika hal ini memang

diperlukan untuk bisa mencapai tujuan, dengan kata lain, memahami tingkat

toleransi kita terhadap resiko-resiko tertentu.

2. Mengidentifikasi dan menilai apa yang bisa salah di dalam mencapai tujuan usaha,

atau dengan kata lain, peluang apa yang ada untuk meningkatkan atau memperbaiki

apa yang telah ada di dalam program.

3. Merancang dan menerapkan mekanisme perbaikan untuk menurunkan

kemungkinan kejadian negatif atau mengurangi dampaknya ketika hal ini terjadi.

4. Bersiap untuk tetap mempertahankan kegiatan dan kepentingan usaha ketika

keadaan berubah.

RMP akan dikaji ulang dan diperbaharui setiap tahunnya selama Program ProDEP ini berjalan.

Kajian ulang tahunan RMP akan membahas pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

1. Perubahan apa saja yang terjadi pada profil resiko?

2. Perubahan apa saja yang terjadi di lingkungan sekitar? Peluang dan resiko apa saja

yang muncul karenanya?

3. Resiko baru apa saja yang muncul? Resiko mana yang diidentifikasi yang ternyata

telah berkurang?

4. Apakah strategi manajemen resiko diterapkan?

5. Bagaimana strategi manajemen resiko bisa diperbaiki/ditingkatkan?

Rancangan Rencana Manajemen Resiko ditampilkan dibawah ini akan dikaji ulang dan diperbaharui dalam waktu tiga bulan sejak Perjanjian Hibah dimulai oleh Instansi Penanggungjawab dengan bantuan dari pihak Kontraktor yang dipekerjakan oleh Pemerintah Australia untuk memberikan bantuan teknis.



Matriks Manajemen Resiko

Matriks Manajemen Resiko ini bisa digunakan untuk menjadi bahan pertimbangan dan evaluasi tingkat resiko kegiatan atau fungsi tertentu.

Konsekuensi

Kemungkinan

Bisa tidak dianggap Tidak ada dampak penting. Prosedur Manajemen biasa sudah memadai untuk menghadapi konsekuensinya

Kecil Akan mengancam sebuah unsur kegiatan atau fungsi. Bisa menyebabkan penundaan sesaat atau dampak kecil pada mutu

Sedang Akan memerlukan penyesuaian yang signifikan pada fungsi atau kegiatan dan akan memerlukan tindakan perbaikan. Bisa memberikan dampak negatif

Besar Akan mengancam tujuan dan sasaran dan memerlukan pengelolaan yang cermat (melekat)

Parah Akan menghentikan pencapaian tujuan dan sasaran

Hampir Pasti Diharapkan akan terjadi pada banyak ragam situasi Sedang Tinggi Tinggi Sangat Tinggi Sangat Tinggi

Kemungkinan Besar Akan mungkin terjadi pada banyak ragam situasi Sedang Sedang Tinggi Tinggi Sangat Tinggi

Mungkin Bisa terjadi kadang-kadang Rendah Rendah Tinggi Tinggi Tinggi

Hampir tidak mungkin Bisa terjadi suatu saat Rendah Rendah Sedang Sedang Tinggi

Jarang Hanya bisa terjadi pada keadaan yang khusus saja Rendah Rendah Sedang Sedang Tinggi

Sangat Tinggi

Akan mencegah pencapaian tujuan, menyebabkan penghamburan biaya yang tidak

bisa diterima atau jadwal yang molor dan memerlukan perhatian cermat (seksama)

dari para pejabat senior

Tinggi Penundaan yang berarti pada jadwal kegiatan, dampak yang signifikan pada kinerja

dan biaya dan memerlukan perhatian pengelolaan yang melekat

Sedang

Memerlukan identifikasi dan pengendalian terhadap semua faktor-faktor yang

penyebabnya melalui usaha monitoring dan penilaian kembali pada jadwal serta

keluaran kegiatan

Rendah Monitoring dan tindakan pengendalian biasa sudah cukup

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 5 RMR _______________________________________________________________________________________________________________________________


Resiko

Resiko berdasarkan Strategi Monitoring/Pengendalian yang Ada

Strategi Pengelolaan yang Diusulkan

Orang/Kelompok yang Bertanggungjawab Mengelola Resiko

Penjadwalan Strategi yang

Diusulkan Dampak Resiko

Kemungkinan Terjadinya

Resiko

Penilaian Resiko

1. Pengelolaan dan Implementasi

1.1 Implementasi terpengaruh oleh program prioritas pemerintah Indonesian yang lain, khususnya implementasi kurikulum 2013

Besar Hampir Pasti Sangat Tinggi

Menyelaraskan kurikulum dan rencana implementasi ProDEP

Menyesuaikan target-target bagi implementasi ProDEP tahun 2014 dengan memperhatikan ketersediaan peserta dan pelatih

Jika diperlukan, melatih pelatih dan asesor tambahan

Jika diperlukan, kegiatan diadakan oleh Entitas yang Layak secara off-site

Pusbangtendik;

Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pendidikan dan Penjamin Mutu Pendidikan;

LPMP

Pusbangtendik

Pusbangtendik

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak

Maret/April 2014

Maret/April 2014

April-Juni 2014

Jika diperlukan



Resiko

Resiko berdasarkan Strategi Monitoring/Pengendalaian yang Ada






Resiko

Penilaian Resiko

1.2 Implementasi tertunda oleh pemilihan umum nasional 2014

Sedang Mungkin Tinggi Atur jadwal agar pelaksanaan

tidak mendekati atau dilakukan selama pemilihan umum nasional

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak

Maret – Agustus 2014

1.3 Implementasi terpengaruh oleh Ujian Nasional

Sedang Mungkin Tinggi

Menyesuaikan rencana implementasi 2015/16 agar tidak berbarengan dengan Ujian Nasional SD dan SMP.

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak

Januari 2014, 2015 dan 2016



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.4 Pemerintahan yang baru mengembangkan kebijakan dan rencana pendidikan nasional yang baru yang mempengaruhi dukungan bagi / atau pelaksanaan ProDEP

Besar Mungkin Tinggi

EP-SSQ bekerja sama dengan staf Kemdikbud dan BAPPENAS untuk mendorong masuknya ProDEP ke dalam RENSTRA berikutnya.

Pusbangtendik dan Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pendidikan dan Penjamin Mutu Pendidikan bekerja dengan tim RENSTRA untuk memastikan masuknya ProDEP dalam RENSTRA berikutnya.

Staf DFAT untuk bekerja sama dengan lembaga-lembaga kunci pemerintah Indonesia mempromosikan pentingnya melanjutkan dukungan bagi program ProDEP

Jika perlu, menyesuaikan fokus ProDEP untuk menjawab prioritas kebijakan Pemerintah Indonesia yang baru

EP-SSQ; DFAT

Pusbangtendik;

Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pendidikan dan Penjamin Mutu Pendidikan

DFAT

SDTOG;

DFAT;

Pusbangtendik;


Maret – Desember 2014

Oktober-Desember 2014

Desember 2014

Jika diperlukan



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.5 Kurangnya jumlah pelatih dan asesor yang terakreditasi yang dapat mendukung implementasi ProDEP


Memantau kebutuhan akan asesor dan pelatih sepanjang berjalannya ProDEP.

Melatih pelatih dan asesor tambahan jika diperlukan.

Atur jadwal pelaksanaan ProDEP agar sesuai dengan ketersediaan pelatih dan asesor.

Mengembangkan dan

mengujicobakan moda pelaksanaan yang baru (misalnya secara online, konferensi audio) yang tidak terlalu membutuhkan sumberdaya manusia

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak

Pusbangtendik

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak

Pusbangtendik;

EP-SSQ.

Sedang berjalan sejak Maret 2014

Dimulai bulan April 2014

Dari Juli 2014 dan seterusnya

April – Desember 2014



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.6 Pelatih dan asesor tidak memiliki keterampilan dan pengetahuan untuk memberikan pelatihan dan melakukan penilaian yang bermutu.


Memantau mutu implementasi pelatihan dan penilaian oleh QA Field Advisors, SSQ Advisers, dan Pusbangtendik

Memberikan pelatihan tambahan bagi pelatih dan asesor potensial yang kinerjanya belum memenuhi standar akreditasi.

Jika perlu, mengganti pelatih dan asesor yang gagal unjuk kerja dengan mereka yang baru dilatih,

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik

Pusbangtendik

Dimulai bulan Juli 2014

April 2014 dan dijadwalkan sesuai kebutuhan

Jika diperlukan - seterusnya



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.7 Staf administrasi di beberapa Entitas yang Layak tidak memiliki keterampilan untuk mengelola ProDEP secara efektif dan efisien.


Penilaian kapasitas staf Entitas yang Layak

Sosialisasi ProDEP dilakukan di semua Entitas yang Layak

• Program pelatihan diberikan

kepada staf

Dukungan kepatuhan diberikan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dan EP-SSQ

Memberi arahan kepada staf yang relevan tentang temuan laporan audit dan memberikan dukungan pada implementasi

Menerapkan hukuman / penghentian staf yang bersangkutan dari tanggung jawab program

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

DFAT

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak.

Maret/April 2014

Maret/April 2014

April – Juni 2014 dan jika diperlukan

Dari November 2014 dan jika diperlukan

Dari Januari 2015 dan seterusnya

Jika diperlukan



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.8 Beberapa Entitas yang Layak tidak memiliki kapasitas untuk mengelola atau melaksanakan program ProDEP


Penilaian kapasitas semua Entitas yang Layak

Sosialisasi ProDEP dilakukan di semua Entitas yang Layak

Program pelatihan target diberikan untuk staf

Mempertimbangkan untuk mengalihkan beberapa pelatihan ke Entitas yang Layak yang lain

Mempekerjakan nara sumber tambahan

Pusbangtendik; EP-SSQ; DFAT

Pusbangtendik; EP-SSQ

Pusbangtendik; EP-SSQ

Pusbangtendik; Entitas yang Layak

Pusbangtendik; Entitas yang Layak

Maret/April 2014

Maret/April 2014

April – Juni 2014 dan jika diperlukan

Jika diperlukan

Jika diperlukan



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.9 Beberapa Entitas yang Layak tidak memiliki sistem yang tepat untuk memasukkan atau mengelola informasi ProDEP


Penilaian kapasitas MIS (Sistem Informasi Manajemen) di semua Entitas yang Layak

Pengembangan dan penyediaan aplikasi MIS untuk mendukung pengumpulan data ProDEP

Memberikan pelatihan untuk staf yang relevan dalam penggunaan aplikasi MIS

Entitas yang Layak melibatkan penyedia jasa untuk memasukkan data

Pusbangtendik;


EP-SSQ


Pusbangtendik;


EP-SSQ

Pusbangtendik;


Maret/April 2014

April-Juni 2014

Juni 2014

Dari Juli 2014 jika diperlukan dan disetujui



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.10 Pelaksanaan ProDEP tidak diawasi secara efektif oleh Entitas yang Layak


Memberikan pelatihan untuk semua Entitas yang Layak tentang PAF, Rencana Monev dan proses Monev

Implementasi penjaminan mutu Monev oleh Entitas yang Layak

Pusbangtendik;

EP-SSQ; EP-POM

Pusbangtendik;

Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan;

EP-SSQ

April/Mei 2014




Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.11 Data dan temuan Monev tidak digunakan untuk meningkatkan kualitas ProDEP


Laporan Triwulanan dikaji bersama oleh Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan dan EP-SSQ

Laporan didistribusikan ke semua staf terkait di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan / Kemenag, DFAT dan EP-SSQ

Badan Pelaksana melapor kepada SDTOG setiap triwulan tentang pemanfaatan data dan temuan Monev serta rencana tindak lanjut

SDTOG setuju untuk menindaklanjuti data dan temuan Monev

Badan Pelaksana memimpin implementasi rencana tindak lanjut

Advisor SSQ memantau, mendukung dan menjamin kualitas penggunaan data Monev

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

SDTOG;

Pusbangtendik

EP-SSQ

EP-SSQ


Setiap triwulan sejak Agustus 2014



Sejak Agustus 2014 dan seterusnya

Sejak Agustus 2014 dan seterusnya



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.12 Entitas yang Layak tidak dapat memenuhi target rencana pelaksanaan yang diusulkan tanpa mengurangi kualitas pelatihan


Memantau kemajuan implementasi dan melaporkan kemajuan setiap kwartal

Mengkaji dan menyesuaikan rencana implementasi untuk memastikan bahwa kualitas pelaksanaan tidak terganggu.

Mendesain, mengujicoba dan menerapkan model / akses pelaksanaan yang baru yang dapat meningkatkan akses ke kegiatan ProDEP.

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

DFAT

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Sejak Juli 2014 dan seterusnya


April 2014 – Juni 2015

1.13 Pelatih dan / atau staf Entitas yang Layak tidak memiliki kapasitas untuk memantau pelaksanaan ProDEP


Memberikan pelatihan kepada semua pelatih, asesor dan Entitas yang Layak tentang PAF, Rencana Monev dan Proses Monev

Menjamin mutu pelaksanaan Monev oleh Entitas yang Layak

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

April/Mei 2014




Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

1.14 Kabupaten tidak memiliki komitmen terhadap ProDEP dan tidak mendorong stafnya untuk berpartisipasi.


Mensosialisasikan PPP, SPD, CPD dan regulasi terkait ke kabupaten.

Temuan dari kajian evaluasi efektivitas CPD, SPD dan PPP didistribusikan ke semua distrik

Memberi pengarahan kepada kabupaten/kota tentang temuan evaluasi yang dilakukan oleh Entitas yang Layak, Pusbangtendik dan Kemenag

Memantau tingkat komitmen masing-masing kabupaten /kota dan melakukan kontak langsung dengan kabupaten /kota jika mereka kurang menunjukkan komitmen

Pusbangtendik;

LPMP;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

LPMP;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

LPMP;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

LPMP;

LPPKS

Mei – Desember 2014

Setiap tahun sejak Januari 2015

Setiap tahun sejak Januari 2015

Sejak Juli 2014 dan seterusnya – laporan setiap triwulan kepada SDTOG



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

2.1 Persetujuan /pencairan DIPA Pemerintah Indonesia tertunda dan mempengaruhi pelaksanaan program


Merevisi kerangka waktu perencanaan untuk memastikan DIPA yang diajukan memenuhi persyaratan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan setiap tahunnya

Memberikan bantuan teknis kepada Entitas yang Layak untuk mengembangkan rencana dan anggaran tahunan dalam jangka waktu yang ditentukan

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;


Pusbangtendik;

EP-SSQ

Desember 2014 dan setiap tahun sesudahnya

Setiap tahun sejak November-Januari

2.2 Ketidakpastian anggaran DFAT berdampak pada pembayaran rekening khusus dan implementasi ProDEP


Personil DFAT bekerja sama secara teratur dengan Kepala Pusbangtendik; Kementerian Keuangan dan Kepala Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pendidikan dan Penjamin Mutu Pendidikan

DFAT;

Kepala Pusbangtendik

Maret/April 2014 dan seterusnya jika perlu

2.3 Fluktuasi nilai tukar mengurangi dana yang tersedia untuk ProDEP


Pemantauan alokasi anggaran dan rencana pelaksanaan yang terus menerus

Menyesuaikan rencana dan anggaran jika diperlukan

DFAT;

Kemenkeu;

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Sejak Januari 2014 dan seterusnya



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

2.4 Beberapa Entitas yang Layak tidak memiliki sistem yang memadai untuk mengelola, memantau dan melaporkan pengeluaran ProDEP


Mengkaji kapasitas pengelolaan keuangan semua Entitas yang Layak

Menggunakan temuan review kapasitas untuk melaksanakan program pelatihan manajemen keuangan dan pemberian bantuan teknis jika diperlukan

Memantau prosedur pengelolaan keuangan melalui kunjungan lapangan Petugas Kepatuhan (Compliance Officer) dan audit EP-POM serta analisis laporan triwulanan

Menggunakan hasil kunjungan lapangan, audit dan analisis untuk meningkatkan bimbingan dan dukungan peningkatan kapasitas pengelolaan keuangan

Pusbangtendik;

DFAT;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

EP-POM

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

Maret-Juni 2014

April – Agustus 2014 dan jika diperlukan


Sejak November 2014 dan seterusnya



Resiko

Dampak Resiko

Kemungkinan Terjadinya Resiko Dampak Resiko

Penilaian Resiko Dampak Resiko Dampak Resiko


Resiko

Penilaian Resiko

2.5 Staf Keuangan Entitas yang Layak tidak memiliki kapasitas untuk mengelola keuangan ProDEP dengan tepat


Meninjau kapasitas staf pengelolaan keuangan Entitas yang Layak

Menggunakan temuan dari review kapasitas untuk melaksanakan program-program pelatihan dan bantuan teknis jika diperlukan

Mengganti personil jika perlu

Pusbangtendik;

DFAT;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Entitas yang Layak

Maret-Juni 2014

April – Agustus 2014 dan jika diperlukan

Jika diperlukan

2.6 Laporan manajemen keuangan dan laporan terkait lainnya tidak diberikan tepat waktu atau dalam detail yang diperlukan


Mengadakan program pelatihan dan memberikan bantuan teknis bila diperlukan

Memantau laporan dan memberikan bantuan teknis untuk meningkatkan kualitas dan ketepatan waktu penyerahan

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Maret-Juni 2014




Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

2.7 Laporan audit dan kepatuhan tidak ditindaklanjuti secara memadai


Memantau tindak lanjut dari laporan Entitas yang Layak

Memberikan bantuan teknis untuk menindaklanjuti dan mengimplementasikan temuan laporan

Meminta intervensi dari Itjen

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

Compliance Officers;

EP-POM

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

Compliance Officers

Itjen Kemdikbud;

Kepala Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pendidikan dan Penjamin Mutu Pendidikan



Jika diperlukan

2.8 Surplus anggaran tidak dikembalikan ke Rekening Khusus


Memberikan saran kepada Entitas yang Layak mengenai tata cara pengembalian dana

Memantau dana yang dikembalikan dan memastikan kesesuaiannya dengan laporan keuangan

Bekerja sama dengan Kementerian Keuangan untuk menindaklanjuti dana yang salah penyaluran

Pusbangtendik

Pusbangtendik;

DFAT

Pusbangtendik;

DFAT

Maret-Juni 2014


Sejak Desember 2014 dan seterusnya



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

2.9 Staf administrasi di beberapa Entitas yang Layak tidak menerapkan kontrol terhadap penipuan (fraud) dan tidak memeriksa kwitansi, tiket, atau tanda terima pembayaran yang berpotensi terjadinya penyalahgunaan dana ProDEP


Melaksanakan program pelatihan dan bantuan teknis jika diperlukan

Memantau prosedur pengelolaan keuangan melalui kunjungan lapangan Petugas Kepatuhan (Compliance Officer) dan audit EP-POM serta analisis seksama atas laporan triwulanan

Mempertimbangkan pemberian hukuman / penggantian staf administrasi program jika langkah-langkah mitigasi tidak berhasil

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

EP-POM

Kepala Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pendidikan dan Penjamin Mutu Pendidikan;

Itjen Kemdikbud

Maret-Juni 2014

Sejak 2014 dan seterusnya

Jika diperlukan



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

2.10 Percobaan penyalahgunaan dana ProDEP oleh beberapa personel


Melatih staf senior Entitas yang Layak tentang Deteksi Penipuan dan Prosedur Penanganan Keluhan

Memantau keuangan melalui Petugas Kepatuhan dan kontraktor EP-POM

Mengkaji laporan audit dan laporan pengelolaan keuangan triwulanan

Melaporkan segala upaya penipuan dengan menggunakan prosedur yang dijabarkan dalam manual prosedur

Menindaklanjuti semua hal yang dicurigai mengandung penipuan sesuai GA dan Manual Prosedur

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

EP-POM

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

EP-POM

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

EP-SSQ;

Kepala Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pendidikan dan Penjamin Mutu Pendidikan.

Maret-Juni 2014




Jika diperlukan



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

2.11 Beberapa Entitas yang Layak tidak melaksanakan prosedur Sistem Penanganan Keluhan (CHS) dengan tepat sehingga berpotensi terjadinya penyalahgunaan dana ProDEP


Melatih semua staf Entitas yang Layak yang relevan tentang CHS

Memantau pelaksanaan proses CHS

Mengkaji semua keluhan yang ditangani CHS

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ;

Compliance Officers (Petugas Kepatuhan);

EP-POM

Pusbangtendik;

EP-SSQ

Maret-Agustus 2014

Sejak 2014 dan seterusnya


2.12 Staf tidak mengerti atau memiliki kapasitas untuk melaksanakan proses E-Procurement (Pengadaan secara Elektronik)


Pelatihan diberikan kepada staf pengadaan di semua Entitas yang Layak

Salinan prosedur pengadaan diberikan kepada semua staf yang relevan dari Entitas yang Layak

Proses Pengadaan dimonitor untuk memastikan kepatuhan

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ;

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ;

EP-POM;

EP-SSQ

April – Agustus 2014

Maret/April 2014

Dari Mei 2014



Resiko







Resiko

Penilaian Resiko

2.13 Barang dan jasa tidak diperoleh sesuai dengan prosedur yang ditentukan


Memantau proses pengadaan

Memberikan update secara reguler kepada staf tentang peraturan pengadaan dan proses pelaporan tentang insiden dan keluhan yang penting dan potensi kegiatan penipuan.

Tindak lanjut temuan dari kajian dan audit kepatuhan di Entitas yang Layak

Melaporkan semua kegiatan penipuan menggunakan prosedur pelaporan penipuan yang disepakati

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ;

EP-POM;

Petugas Kepatuhan

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ

Pusbangtendik;

Entitas yang Layak;

EP-SSQ:

Entitas yang Layak

Sejak Mei 2014

Sejak Mei 2014

Sejak Mei 2014

Sejak Mei 2014


__________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 217

LAMPIRAN 6 FORMULIR PELAPORAN KEUANGAN


__________________________________________________________________________________________Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 218

Rangkuman Format

Format Rincian

Format 1-A Pernyataan Kegiatan Rekening Khusus

Format ini berisi rekonsiliasi Rekening Khusus

Format 1-B Sumber dan Penggunaan Dana Proyek

Format ini menjelaskan secara khusus penggunaan dana dan realisasi pembayaran setiap kwartal

Format 1-C Penggunaan Dana Proyekper Kategori/Kegiatan

Format ini menjelaskan realisasi pengeluaran berdasarkan Kategori dan Kegiatan pada kwartal pelaporan

Format 1-D Status Pencairan dan Pengeluaran per Kategori Proyek

Format ini menjelaskan akumulasi pengeluaran per Kategori pada kwartal pelaporan

Format 1-E Pengeluaran untuk Alokasi Kontrak/Anggaran untuk Kwartal yang berakhir pada tanggal/bulan/tahun

Format ini memperinci Penggunaan Dana kontrak/alokasi anggaran pada kwartal pelaporan

Format 1-F Pengeluaran Kumulatif untuk Alokasi Kontrak/Anggaran untuk Kwartal yang berakhir pada tanggal/bulan/tahun

Format ini berisi rincial kumulatif penggunaan dana kontrak/ alokasi anggaran dari awal proyek sampai ke kwartal pelaporan

Pengembangan Profesional Tenaga Pendidikan Lampiran 6 __________________________________________________________________________________

Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 219

FORM 1A

Nationwide Professional Development for Education Personnel


Grant Agreement No. ………

Special Account Activity Statement

for the Reporting Period dd/mm/yyyy

Bank and Account No.: ………………

AUD

Part I 1. Cumulative advances to end of current reporting period

-

2. Cumulative expenditure to end of last reporting period

-

3. Outstanding advances to be accounted for (1-2)

-

Part II 4. Opening SA balance at beginning of reporting period (as of ……………..) -

5. Add/Subtract: Cumulative adjustments (if any) *

- 6. Advances from the DFAT during reporting period - 7.add 5 and 6

-

8. Outstanding advances to be accounted for (4+7) (must be same as item 3)

-

9. Closing SA balance at end of the current reporting period (as of …………….) -

10. Add/subtract: Cumulative adjustment (if any) **

- 11. Expenditures for the current reporting period -

12. Add 10+11

-

13. Add 9+12

-

14. Difference (if any) 8-13 ***

-

=================== * Explanation for item 5 (if not zero): Amount (+/-) Remarks

** Explanation for item 10 (if not Zero): Amount (+/-) Remarks

*** Explanation for item 14 (if not Zero): Amount (+/-) Remarks

Form 1- A

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 6 __________________________________________________________________________________________________________________________


FORM 1B



Project Source and Use of FundsFor the Quarter ending dd/mm/yyyy

Grant Agreement No. …….

In IDR

Current Year Cumulative Current Year Cumulative Current Year Cumulative

Quarter To date To date Quarter To date To date Quarter To date To date

1 2 3 4 5 6 7 8=2/5 9 =3/6 10 =4/7

Source of Fund

Government of Australia (AusAID)

Total Source of Funds - - - - - -

Use of Fund (by Category)







evaluation of the Initiative including

accommodation, transportation, per

diems and operating cost for the

central management team at

MoEC (through the Board of

Education HRD and Education

Quality Assurance / Badan

PSDMP&PMP


details]

IV Procurement of services [define in

details]

Total Use of Fund - - - - - -

Actual Planned Variance in %

Form 1-B



FORM 1C

Grant Financing Nationwide Professional Development for Education Personnel through Australia’s Education Partnership with Indonesia





1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13



b. Principal CPD



Total Cat I :



b. Principal CPD

c. Supervisor Development Program


Total Cat II :



b. Principal CPD



Total Cat III :



b. Principal CPD



Total Cat IV :






Form 1-C



FORM 1D

Grant Financing Grant Financing Nationwide Professional Development for Education Personnel



in AUD





1 2 3 4 5 6=4+5 7 8 9=3-6-7






-










-


details]

-


SA Advances

TOTAL 0.00

Grant

Cat Expenditure not

yet replenish

Remaining

Amount of

Contract /

Allocatin-DIPA


Form 1- D



FORM 1E Grant Financing Nationwide Professional Development for Education Personnel





No.

Number/ Amount

Date Rp.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

I. Program Implementation of professional development for education personnel (PPP, CPD, Supervisor PD, Province and District Education Officials PD) by Province


1 Aceh

2 North Sumatera

3 …………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

TOTAL Cat. I :

Reference SA (RKBI)

Date FY-Page

Amount

Charged to SA

(AUD eqv)


NameItem


SP2D No.

Date of

Payment

(SP2D)

Amount (Rp)Exchange

Rate Applied

Form 1- E



FORM 1E Continued

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. II :

III.Procurement of goods by Province

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. III :

III.Procurement of services By Province

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. IV :






FORM 1F






No.

Number/ Amount

Date Rp.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13



1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

TOTAL Cat. I :

Name

Amount

Charged to SA

(AUD eqv)

Reference SA (RKBI)

Date FY-Page Item



SP2D No.

Date of

Payment

(SP2D)

Amount (Rp)Exchange

Rate Applied

Form 1- F



FORM 1F Continued

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. II :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. III :


1 Aceh

2 Banten

3 ………………..

TOTAL Cat. IV :




Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 7 _________________________________________________________________________________


LAMPIRAN 7 FORMULIR PELAPORAN TINDAK KECURANGAN



AUSTRALIA-INDONESIA EDUCATION PARTNERSHIP PROFESSIONAL DEVELOPMENT OF EDUCATION PERSONNEL

SUSPECTED OR DETECTED FRAUD REPORTING FORM The Government of Indonesia and the Government of Australia require that all GoI officers and GoA contractors report in writing any suspected or detected fraudulent activity involving funds or resources to be reported either the Head of the Board of Education and Culture Human Resources Development and Education Quality Assurance in MoEC or to DFAT within five (5) working days. Officers and contractors should use this form to prepare reports. The completed form should be emailed, faxed or mailed to either the Head of the Board or the DFAT Risk and Fraud Unit in Jakarta. Contact details are provided at the end of the form.

General Details Your Answers 1. What is the name of the

activity under which the fraudulent activity was suspected or detected?

2. Where did the suspected or detected fraudulent activity occur?

3. On what date did the suspected or detected fraud occur?

4. What are the names and positions of the people suspected to be involved in the fraud?

Please provide a summary in chronological order of what occurred



General Details Your Answers

Please provide the details of any witnesses.

How much money or what resources were involved?

Has the fraud been reported to any other officers or contractors? If yes please provide details of their names and positions

Has any action been taken as a result of the suspected or attempted fraud?

Is the suspect aware that he/she has been detected?

Please add any other relevant information that you can provide.



Reporting Details Reporting officer name

Reporting officer position

Reporting officer contact details

Address: Email: Contact number:

Date report prepared

Date report received by MoEC or DFAT

GoI officers should return the completed Report to:

Ministry of Education and Culture

Head of the Education and Culture Human Resources Development and Education Quality Assurance

Level 17 Building D

Jl. Pintu Satu Senayan

Jakarta Pusat 10270

Email:

Fax:

DFAT contractors should return the completed form to:

The DFAT Risk and Fraud Officer

DFAT

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C 15-16

Jakarta 12940

Indonesia

Phone: +62 21 2922 6715

Fax: +62 21 2902 1474


__________________________________________________________________________________________ Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 231

LAMPIRAN 8

DAFTAR ISIAN PENYELIDIKAN TINDAK KECURANGAN


__________________________________________________________________________________________ Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 232

Step Item Activities Date

Action Completed

Step 1

Plan the investigation

What is the alleged offence?

What laws have been broken?

Who are the people involved?

Are there other options as to how this occurred?

Who knows about it?

What resources are required to do the investigation?

How will you get the evidence required?

How will you use the evidence?

Where was the internal control weakness?

How will the information be validated?

What do you want to achieve at the end?

Step 2

Collect evidence

Interview the person who reported the fraud.

Prepare their witness statement.

Review and analyse the evidence collected. Try to get original documents whenever possible.

Observe the situation to see if it is still happening.

Interview persons who are aware of the fraud starting from the person least likely to know and move to the person most likely to know. Document these discussions.

Interview the alleged offender. Let them know what the alleged offence is. Electronically record (video, tape, recorder) the interview if possible – but let the offender know that you are recording it. Be aware that it can be very difficult in a fraud investigation to gain an 'inside view' of what really happened. Key documents may have been destroyed. The main players are usually uncooperative and claim total memory loss. This requires time and careful questioning to get understand fully what has happened.

Obtain independent evidence from outside sources if required (e.g. visit the travel agent, check the prices in the shop).

Step 3

Record the evidence

Prepare a report based on the evidence collected. This report should contain recommendations as to next steps. When writing it up, be aware of natural justice – be fair.

Submit the report to Secretary of the Board of the Inspectorate General.

If there are weaknesses noted in the processes during the investigation, document those and submit them to the SDTOG and DFAT.

Remember to maintain confidentiality in all of your dealings.


____________________________________________________________________________________ Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 233

LAMPIRAN 9 KERANGKA ACUAN KERJA BAGI PEJABAT PENANGANAN KELUHAN



Terms of Reference Complaints Handlings Officer

Location: Ministry of Education and Culture Reports to: Director Centre for the Development of Education Personnel Key Duties and Responsibilities

The role of the position is to support the Ministry of Education and Culture and the Australia’s Education Partnership with Indonesia with the operations of a Complaints Handling System for the staff capacity building program funded by DFAT and implemented by MoEC.

MoEC and DFAT have agreed the terms for the Complaints Handling Procedures contained in the Grant Agreement and Procedures Manual.

The person is expected to undertake the tasks outlined below.

Duties will include: 1. Operate the complaints handling system within MoEC in accordance with the grant

agreement and procedures manual.

2. Assist MoEC with the socialization to relevant stakeholders about the existence of MoEC’s

Complaints Handling System and Information Service Unit both at the national and at the

local level.

3. Respond to all verbal and written complaints in a positive and professional manner.

4. Investigate complaints to resolve all issues that arise.

5. Provide alerts to MoEC and DFAT on any significant complaints or critical issues that may

merit special and immediate follow-up, and participate in discussions on required actions as

necessary.

6. Compile reports and analyse them to inform improvements to policies and management

guidelines.

7. Provide regular updates and reports in line with the procedures manual.

8. Ensure that Complaints Handling processes and procedures are included in information sent

out to trainees and that the process is included on the web site and that it is publically and

easily available.

9. Undertake other relevant activities as could be reasonably expected to be given to support

the Complaints Handling System.

Skill Requirements

1. Relevant tertiary qualifications with minimum five years of experience working in the public or private sectors

2. Familiarity with relevant Government of Indonesia’s systems and procedures and or with relevant donors funded development program working with the Government of Indonesia’s systems and procedures

3. Previous experiences in the operations of a complaints handling system 4. Excellent reporting skills and computer skills including word processing, database and

spread-sheets, and presentation skills 5. Fluency in English and Bahasa Indonesia (oral and written) 6. Excellent communication and engagement skills



LAMPIRAN 10 FORMULIR PENGAJUAN KELUHAN



Complaint Lodgement Form

Enter the details here

COMPLAINTS HANDLING PERSON

Complaint entered by: Name

Email address of CHO: Email address

Phone of CHO: HP

COMPLAINT DETAILS

Complaint ID

Year - No

Date Received

dd/mm/yy

Received Via

Complaint Brief Description

Location City, Province

Location description & address

Person's name (optional) If available

Contact details (optional) If available

COMPLAINT ASSESSMENT

Eligibility: Eligible/Not Eligible

Gravity: Low/ Medium/ High

Urgency: Low/ Medium/ High

Classification: Fraud/ Quality/ Loss/ Other

What action is to be taken?

When will complainant be notified of result?

dd/mm/yy

Who needs to be notified?

ACTION TAKEN

Witness statement #1 Summary statement date

Witness statement #2 Summary statement

date


date


date


date

Reported to MoEC senior staff how, when, who



Reported to Police

Give reasons

Investigation process Summary of process

Impact

Findings

Further investigation required

Wrongdoers Name(s)

Outcome achieved date Sunday, 30 June 2013 dd/mm/yy

Notified to complainant Sunday, 30 June 2013 dd/mm/yy

Action taken

Ongoing risks

Process Weakness

Improvements recommended

FOLLOW UP ACTIONS

Follow up action #1

Follow up action #2

Follow up action #3

Follow up action #4

Follow up action #5



LAMPIRAN 11 RINGKASAN LAPORAN DARI STATUS KELUHAN



RINGKASAN LAPORAN DARI STATUS KELUHAN

ProDEP

Mulai Tanggal :

Sampai Tanggal

Keluhan ID Tanggal Diterima Tempat Kabupaten/Kota Propinsi Isi singkat Keluhan Status Keluhan

Saat ini Ditangani Oleh



LAMPIRAN 12 FORMULIR PELAPORAN PER KUARTAL

__________________________________________________________________________________________Procedures Manual First Edition Version 2.0 – June 2014 241

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

AUSTRALIA’S EDUCATION PARTNERSHIP WITH INDONESIA NATIONAL SYSTEM OF PROFESSIONAL DEVELOPMENT FOR EDUCATION

PERSONNEL

ANNUAL INITIATIVE REPORT FOR THE YEAR ENDED [DATE]

REPORTING ENTITY BOARD OF EDUCATION AND CULTURE HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT AND EDUCATION

QUALITY ASSURANCE – MINISTRY OF EDUCATION AND CULTURE



PERNYATAAN DARI KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Laporan ini adalah untuk Triwulan [...] yang berakhir [tanggal], dan merupakan salah satu dari Laporan Kemajuan Triwulan yang dipersyaratkan berdasarkan Perjanjian Hibah dan Manual Prosedur untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan (ProDEP).

Di dalam laporan ini, instansi yang melaporkan memberikan informasi terkait dengan kemajuan dan perkembangan pelaksanaan sistem nasional pengembangan keprofesian tenaga kependidikan. Laporan keuangan triwulan interim yang telah dikonsolidasikan tapi belum diaudit dilampirkan sebagai Lampiran A. Dokumentasi pendukung tambahan dilampirkan sebagai Lampiran B.

Saya berpendapat bahwa informasi yang diberikan di dalam laporan ini telah mewakili sebuah gambaran yang benar dan adil tentang status pelaksanaan ProDEP dan semua permasalahan yang perlu diketahui oleh Kelompok Pengawas Teknis Pengembangan Staf dan DFAT telah dimasukkan sebagaimana mustinya.

Saya juga dengan ini menyatakan, sejauh yang saya ketahui, bahwa data yang disediakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) di dalam laporan ini beserta lampiran-lampirannya juga memberikan gambaran yang benar dan adil.

[Masukkan nama kepala badan]

Kepala

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DAN PENJAMINAN MUTU

PENDIDIKAN – KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN



1. Perkembangan berdasarkan Indikator Kerangka Kerja Penilaian Kinerja

1.1 Jumlah kepala sekolah/madrasah, calon kepala sekolah dan pengawas yang ikut serta dalam program pengembangan keprofesian di bawah ProDEP (untuk periode pelaporan ini).

A. Kemdikbud

Provinsi

Jumlah kepala sekolah Kemdikbud ikut serta

dalam PKB

Jumlah pengawas Kemdikbud ikut serta

dalam PPKSPS

Jumlah calon kepala sekolah Kemdikbud

ikut serta dalam PPCKS

Laki-laki Perempuan Laki-laki Perempuan Laki-laki Perempuan

1. Aceh

2. Bali

3. Banten

4. Bengkulu

5. Kepulauan Banga-Belitung

6. Gorontalo

7. Jakarta

8. Jambi

9. Yogyakarta

10. Jawa Barat

11. Jawa Tengah

12. Jawa Timur

13. Kalimantan Barat

14. Kalimantan Selatan

15. Kalimantan Tengah

16. Kalimantan Timur

17. Kalimantan Utara

18. Lampung

19. Maluku

20. Maluku Utara

21. Nusa Tenggara Barat

22. Nusa Tenggara Timur

23. Papua

24. Papua Barat

25. Riau

26. Kepulauan Riau

27. Sulawesi Barat

28. Sulawesi Selatan

29. Sulawesi Tengah

30. Sulawesi Tenggara

31. Sulawesi Utara

32. Sumatera Barat

33. Sumatera Selatan

34. Sumatera Utara



B. Kemenag

Provinsi

Jumlah kepala madrasah Kemenag ikut serta dalam

PKB

Jumlah pengawas Kemenag ikut serta dalam PPKSPS

Laki-laki Perempuan Laki-laki Perempuan

1. Aceh

2. Bali

3. Banten

4. Bengkulu

5. Kepulauan Bangka-Belitung

6. Gorontalo

7. Jakarta

8. Jambi

9. Yogyakarta

10. Jawa Barat

11. Jawa Tengah

12. Jawa Timur






18. Lampung

19. Maluku

20. Maluku Utara



23. Papua

24. Papua Barat

25. Riau

26. Kepulauan Riau

27. Sulawesi Barat


29. Sulawesi Tengah


31. Sulawesi Utara

32. Sumatera Barat


34. Sumatera Utara



1.2 Jumlah Bahan Pembelajaran Utama / modul yang berhasil diselesaikan kepala sekolah/madrasah, calon kepala sekolah dan pengawas yang ikut serta dalam kegiatan ProDEP (untuk periode pelaporan ini).

A. Kemdikbud

Provinsi

Jumlah total BPU PKB KS/M yang berhasil

diselesaikan oleh kepala sekolah Kemdikbud

Jumlah total modul PPKSPS yang berhasil

diselesaikan pengawas Kemdikbud

Jumlah total modul PPCKS yang berhasil

diselesaikan calon kepala sekolah Kemdikbud

Laki-laki Perempuan Laki-laki Perempuan Laki-laki Perempuan

1. Aceh

2. Bali

3. Banten

4. Bengkulu


6. Gorontalo

7. Jakarta

8. Jambi

9. Yogyakarta

10. Jawa Barat

11. Jawa Tengah

12. Jawa Timur






18. Lampung

19. Maluku

20. Maluku Utara



23. Papua

24. Papua Barat

25. Riau

26. Kepulauan Riau

27. Sulawesi Barat


29. Sulawesi Tengah


31. Sulawesi Utara

32. Sumatera Barat


34. Sumatera Utara



B. Kemenag

Provinsi

Jumlah total BPU PKB KS/M yang diselesaikan kepala

madrasah Kemenag

Jumlah total modul PPKSPS yang diselesaikan pengawas

Kemenag


1. Aceh

2. Bali

3. Banten

4. Bengkulu


6. Gorontalo

7. Jakarta

8. Jambi

9. Yogyakarta

10. Jawa Barat

11. Jawa Tengah

12. Jawa Timur






18. Lampung

19. Maluku

20. Maluku Utara



23. Papua

24. Papua Barat

25. Riau

26. Kepulauan Riau

27. Sulawesi Barat


29. Sulawesi Tengah


31. Sulawesi Utara

32. Sumatera Barat


34. Sumatera Utara



1.3 Jumlah/persentase kepala sekolah/madrasah dan pengawas peserta yang telah meningkat kompetensinya (yang dinilai melalui penilaian kinerja masing-masing dan metode evaluasi lainnya yang disebutkan di dalam Manual Prosedur) setelah mengikuti pelatihan BPU/modul serta kegiatan PKB terkai lainnya yang berada di bawah ProDEP (untuk periode pelaporan ini)

A. Kemdikbud

Provinsi

Jumlah/persentase kepala sekolah Kemdikbud yang telah

meningkat kompetensinya

Jumlah/persentase pengawas Kemdikbud yang telah



1. Aceh

# %

# %

# %

# %

2. Bali

3. Banten

4. Bengkulu


6. Gorontalo

7. Jakarta

8. Jambi

9. Yogyakarta

10. Jawa Barat

11. Jawa Tengah

12. Jawa Timur






18. Lampung

19. Maluku

20. Maluku Utara



Provinsi

Jumlah/persentase kepala sekolah Kemdikbud yang telah


Jumlah/persentase pengawas Kemdikbud yang telah





23. Papua

24. Papua Barat

25. Riau

26. Kepulauan Riau

27. Sulawesi Barat


29. Sulawesi Tengah


31. Sulawesi Utara

32. Sumatera Barat


34. Sumatera Utara



B. Kemenag

Provinsi

Jumlah/persentase kepala madrasah Kemenag yang telah


Jumlah/persentase pengawas Kemenag yang telah meningkat

kompetensinya


1. Aceh

# %

# %

# %

# %

2. Bali

3. Banten

4. Bengkulu


6. Gorontalo

7. Jakarta

8. Jambi

9. Yogyakarta

10. Jawa Barat

11. Jawa Tengah

12. Jawa Timur






18. Lampung

19. Maluku

20. Maluku Utara



Province

Jumlah/persentase kepala madrasah Kemenag yang telah


Jumlah/persentase pengawas Kemenag yang telah meningkat

kompetensinya




23. Papua

24. Papua Barat

25. Riau

26. Kepulauan Riau

27. Sulawesi Barat


29. Sulawesi Tengah


31. Sulawesi Utara

32. Sumatera Barat


34. Sumatera Utara



1.4 Jumlah pejabat kependidikan kabupaten/kota/provinsi yang ikut serta dalam program pengembangan keprofesian di dalam ProDEP (untuk periode pelaporan ini).

A. Kemdikbud

Provinsi

Jumlah pejabat dinas pendidikan

kabupaten/kota/provinsi ikut serta dalam pelatihan

MPSDM

Jumlah pejabat dinas pendidikan

kabupaten/kota/provinsi ikut serta dalam pelatihan

Renstra & PK


1. Aceh

2. Bali

3. Banten

4. Bengkulu

5. Kep. Bangka-Belitung

6. Gorontalo

7. Jakarta

8. Jambi

9. Yogyakarta

10. Jawa Barat

11. Jawa Tengah

12. Jawa Timur






18. Lampung

19. Maluku

20. Maluku Utara



23. Papua

24. Papua Barat

25. Riau

26. Kep. Riau

27. West Sulawesi


29. Sulawesi Tengah


31. Sulawesi Utara

32. Sumatera Barat


34. Sumatera Utara



B. Kemenag

Provinsi

Jumlah pejabat kependidikan

kabupaten/kota/provinsi Kemenag ikut serta

dalam pelatihan MPSDM

Jumlah pejabat kependidikan

kabupaten/kota/provinsi Kemenag ikut serta

dalam pelatihan Renstra & PK


1. Aceh

2. Bali

3. Banten

4. Bengkulu

5. Kep. Bangka-Belitung

6. Gorontalo

7. Jakarta

8. Jambi

9. Yogyakarta

10. Jawa Barat

11. Jawa Tengah

12. Jawa Timur






18. Lampung

19. Maluku

20. Maluku Utara

21. West Tenggara Barat


23. Papua

24. Papua Barat

25. Riau

26. Kep. Riau

27. Sulawesi Barat


29. Sulawesi Tengah


31. Sulawesi Utara

32. Sumatera Barat


34. Sumatera Utara



2. Kemajuan dinilai berdasarkan Pertanyaan Evaluasi Utama

2.1 Kemajuan di dalam pembentukan dan pelaksanaan sistem nasional PKB KS/M (dalam periode pelaporan ini)

2.2 Tingkat keikutsertaan kepala sekolah/madrasah dalam sistem PKB (untuk periode pelaporan ini).

2.3 Tingkat dukungan yang diberikan pengawas kepada kepala sekolah/madrasah yang ikut serta dalam PKB (untuk periode pelaporan ini).

2.4 Peningkatan kompetensi kepala sekolah/madrasah (untuk periode pelaporan ini).

2.5 Peningkatan kompetensi pengawas (untuk periode pelaporan ini).



3. Kegiatan yang dilakukan Instansi Penanggung Jawab untuk periode pelaporan

ini [masukkan tanggal] Kegiatan-kegiatan berikut ini telah dilakukan oleh Instansi Penanggung Jawab selama triwulan ini [masukkan tanggal]

Kegiatan Detail Kegiatan

Jumlah Kegiatan (Rapat &

Lokakarya)

Peserta

1. Perencanaan

2. Pelaksanaan koordinasi

3. Monitoring

4. Evaluasi

5. Pelaporan



4. Resiko dan Manajemen Risiko 4.1 Resiko dan Permasalahan Baru

Selama periode pelaporan ini, resiko-resiko serta permasalahan-permasalahan baru berikut ini telah muncul dan akan ditangani sebagai berikut:

Permasalahan/Resiko Usulan Tindakan Tanggungjawab

4.2 Manajemen Resiko yang telah diidentifikasi pada periode pelaporan sebelumnya [masukkan tanggal].

Permasalahan/Resikos Tindakan yang telah diambil Hasil

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 12 ___________________________________________________________________________________________________________________________


5. Ringkasan Keluhan dan Hasil Penyelidikan

Dari tanggal:

Hingga tanggal:

ID keluhan

Tanggal keluhan diterima

Lokasi Kabupaten / Kota Provinsi Penjelasan singkat tentang

keluhan Status keluhan Sedang dirujuk ke



6. Prioritas triwulan selanjutnya

Untuk triwulan selanjutnya [masukkan tanggal] kegiatan-kegiatan berikut ini akan dilaksanakan untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan.

Kegiatan Prioritas Tanggung Jawab



Lampiran 1 Laporan Keuangan



FORM 1A

This form is a reconciliation of the Special Account based on the bank statement issued by Bank Indonesia. It also has a plan for the use of funds for the next six months.

Form 1A



Form 1-B: Project Source and Use of Funds

This report is a summary of actual expenditure and budgeted expenditure based on the source of funds and the use of the funds for each disbursement category as stated in the loan agreement (for example, program implementation, management and monitoring, procurement of goods, and procurement of services) during the reporting period.



Form 1-C: Project Use of Funds by Category/Activity

This form is a summary of project expenditure, taken from Forms 1E and 1F, based on project category, activity of project/component and sub component (activities) for this reporting period.

Grant Financing Grant Financing Nationwide Professional Development for Education Personnel through Australia’s Education Partnership with Indonesia





1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13



b. Principal CPD



Total Cat I :


a. …………………………

b. …………………………

c. …………………………

Total Cat II :


a. ……………………

b. ……………………

c. ……………………

Total Cat III :


a. ……………………

b. ……………………

c. ……………………

Total Cat IV :






Form 1-C



Form 1-D: Disbursement and Expenditure Status

This form provides information on the expenditure made and the balance of funds available by category/activity under the grant.




in AUD





1 2 3 4 5 6=4+5 7 8 9=3-6-7






-










-


details]

-


SA Advances

TOTAL 0.00

Grant

Cat Expenditure not

yet replenish

Remaining

Amount of

Contract /

Allocatin-DIPA


Form 1- D



Form – 1E: Expenditure for Contracts/Budget Allocation (DIPA) by Province

This form records details of expenditure during the reporting period [insert date]. Data from Forms 1E and 1F are summarised in Form 1C



Summary Statement



No.

Number/ Amount

Date Rp.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13


a. Principals' Preparation Program (PPP)

1 Aceh

2 North Sumatera

3 …………………..

Sub-Total :

b. Principals’ Continuous Professional Development (PCPD)

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

c. Supervisor PD

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

d. Province and District Education Officials PD

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

TOTAL Cat. I :

Reference SA (RKBI)

Date FY-Page

Amount

Charged to SA

(AUD eqv)


NameItem


SP2D No.

Date of

Payment

(SP2D)

Amount (Rp)Exchange

Rate Applied

Form 1- E



Form 1E (continued)

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. II :

III.Procurement of goods

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. III :

III.Procurement of services

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. IV :






Form – 1F: Cumulative Expenditure for Contracts/Budget Allocation (DIPA) by Province

This form records expenses from the beginning of the project until the current reporting period [insert date]. Data from Forms 1E and 1F are summarised in Form 1C.



Summary Statement



No.

Number/ Amount

Date Rp.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13



1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

c. Supervisor PD

1 Aceh

2 North Sumatera

………………..

Sub-Total :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

Sub-Total :

TOTAL Cat. I :

Name

Amount

Charged to SA

(AUD eqv)

Reference SA (RKBI)

Date FY-Page Item



SP2D No.

Date of

Payment

(SP2D)

Amount (Rp)Exchange

Rate Applied

Form 1- F



Form 1F (continued)

1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. II :


1 Aceh

2 North Sumatera

3 ………………..

TOTAL Cat. III :


1 Aceh

2 Banten

3 ………………..

TOTAL Cat. IV :






Lampiran 2 Kegiatan Instansi Pelaksana


_________________________________________________________________________________________

Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 268 268

Activities of Implementing Agencies in the Reporting Period In this reporting period [insert date] Implementing Agencies have implemented the following activities. Add cells to the tables where necessary

A. LPPKS

Activity Location of Activities (District) Number of Participants by Modality

Direct District Cluster

Principal CPD

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Principal Preparation Program

1.

2.

3.

4.

5.

6.


_________________________________________________________________________________________


B. P4TK Provide a separate table for each P4TK that has implemented activities in this reporting period Name of P4TK: _________________

Activity Location of Activities (District)

Number of Participants by Modality

Direct District Cluster Flexible (Online)

Principal CPD

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Other - Insert

1.

2.

3.

4.

5.

6.


_________________________________________________________________________________________


C. LPMP Provide a separate table for each LPMP that has implemented activities in this reporting period. Name of LPMP: _____________________

Activity Location of Activities (District) Number of Participants by Modality

Direct District Cluster

Principal CPD

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Principal Preparation Program

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Supervisor Professional Development

1.

2.

3.

4.

5.

6.

District/Provincial Programs

1.

2.

3.

4.

5.

6.


_________________________________________________________________________________________


Lampiran 3 Dokumen Pendukung Lainnya

(Lampirkan Dokumen lain yang relevan disini )


_________________________________________________________________________________________


LAMPIRAN 13 FORMULIR PELAPORAN TAHUNAN UNTUK INISIATIF (PRODEP)


_________________________________________________________________________________________



KEMITRAAN PENDIDIKAN AUSTRALIA INDONESIA SISTEM NASIONAL PENGEMBANGAN KEPROFESIAN TENAGA

KEPENDIDIKAN

LAPORAN TAHUNAN PRODEP TAHUN [DATE]

[INSTANSI PELAPOR] BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DAN

PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN – KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 13

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Junii 2014 274


Laporan ini adalah untuk tahun [date], dan merupakan yang [masukan urutan] dari Laporan Tahunan ProDEP yang dipersyaratkan berdasarkan Perjanjian Hibah dan Manual Prosedur untuk Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan..

Di dalam laporan ini, instansi yang melaporkan memberikan informasi terkait dengan kemajuan dan pekermbangan pelaksanaan sistem nasional pengembangan keprofesian tenaga kependidikan serta informasi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan utama evaluasi. Laporan-laporan keuangan triwulan interim yang telah dikonsolidasikan tapi belum diaudit dilampirkan sebagai Lampiran A. Dokumentasi pendukung tambahan dilampirkan sebagai Lampiran B.

Saya berpendapat bahwa informasi yang diberikan di dalam laporan ini telah mewakili sebuah gambaran yang benar dan adil tentang status pelaksanaan ProDEP dan semua permasalahan penting yang perlu diketahui oleh Kelompok Pengawas Teknis Pengembangan Staf dan DFAT telah dimasukkan sebagaimana mustinya.

Saya juga dengan ini menyatakan, sejauh yang saya ketahui, bahwa data yang disediakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) di dalam laporan ini beserta lampiran-lampirannya juga memberikan gambaran yang benar dan adil.

[Masukkan nama kepala badan]

Kepala

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DAN PENJAMINAN MUTU

PENDIDIKAN – KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

[Masukkan tanggal]


_________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

Manual Prosedur Edisi Pertama Versi .2.0 – Juni 2014 275

1. Perkembangan berdasarkan Indikator Kinerja Utama

Ringkasan perkembangan berdasarkan Indikator Kinerja Utama untuk tahun [masukkan tahun]: Data Peserta

Indikator Kinerja Utama

Pencapaian [tahun]

Kemdikbud Kemenag

Laki-laki

Perempuan

Laki-laki

Perempuan

1. Jumlah calon kepala sekolah ikut serta dalam program-program pengembangan keprofesian

2. Jumlah/persentase calon kepala sekolah yang

berhasil menyelesaikan pelatihan PPCKS

3. Jumlah kepala sekolah/madrasah ikut serta dalam program-program pengembangan keprofesian

4. Jumlah/persentase kepala sekolah/madrasah yang berhasil menyelesaikan BPU/modul

5. Jumlah pengawas ikut serta dalam program-program pengembangan keprofesian

6. Jumlah/persentase pengawas yang berhasil menyelesaikan PPKSPS

7. Jumlah modul yang berhasil diselesaikan oleh calon kepala sekolah

8. Jumlah BPU/modul PKB yang berhasil diselesaikan oleh kepala sekolah/madrasah yang ikut serta

9 Jumlah kepala sekolah/madrasah peserta PKB KS/M yang telah meningkat kompetensinya setelah mengambil BPU/modul di bawah ProDEP

10. Jumlah pengawas yang ikut serta yang telah meningkat kompetensinya setelah mengikuti PPKSPS ProDEP

11. Jumlah peserta pegawai dinas pendidikan daerah yang mengikuti pelatihan PPKPPD

12. Jumlah peserta pegawai dinas pendidikan yang berhasil dalam pelatihan PPKPPD


_________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________


Tingkat Keikutsertaa Kemdikbud/Kemenag per Kegiatan

Kegiatan Persentase Jumlah Total

Peserta - Kemdikbud Persentase Jumlah Total

Peserta - Kemdikbud

Laki-laki Laki-laki Laki-laki Female

Program Persiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS)

PKB Kepala Sekolah/Madrasah

Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah (PPKSPS)

Manajemen dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia (MPSDM)

Rencana Strategis & Pengelolaan Keuangan (Renstra&PK)

Perencanaan Akses Layanan Pendidikan Dasar (Paldikdas)

Data Nasional dan Kabupaten/Kota

Indikator Kinerja Pencapaian [tahun]

1. Persentase dana pusat yang telah disalurkan (APBN dari Dana Perjanjian Hibah) untuk PPCKS tahun ini.

2. Persentase dana pusat yang telah disalurkan (APBN dari Dana Perjanjian Hibah) untuk PPCKS tahun ini.

3. Persentase kabupaten/kota yang menyalurkan dana (APBD) untuk PPCKS tahun ini.

4. Persentase kabupaten/kota yang menyalurkan dana (APBD) untuk PKB tahun ini.

5. Persentase kabupaten/kota yang ikut serta dalam ProDEP Perjanjian Dana Hibah yang telah melaksanakan PPCKS tahun ini.

6. Persentase kabupaten/kota yang ikut serta dalam ProDEP Perjanjian Dana Hibah yang telah melaksanakan PPCKS tahun ini.

7. Persentase kabupaten/kota yang ikut serta dalam ProDEP Perjanjian Dana Hibah yang telah melaksanakan PPKSPS tahun ini.

8. Persentase kabupaten/kota yang ikut serta dalam ProDEP Perjanjian Dana Hibah yang telah melaksanakan PPKPPD tahun ini.


_________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________


2. Kemajuan dinilai berdasarkan Pertanyaan Evaluasi Utama

2.1 Kemajuan di dalam pembentukan dan pelaksanaan sistem nasional PKB KS/M (dalam periode pelaporan ini)

2.2 Tingkat keikutsertaan kepala sekolah/madrasah dalam sistem PKB (untuk periode pelaporan ini).

2.3 Tingkat dukungan yang diberikan pengawas kepada kepala sekolah/madrasah yang ikut serta dalam PKB (untuk periode pelaporan ini).

2.4 Peningkatan kompetensi kepala sekolah/madrasah (untuk periode pelaporan ini).

2.5 Peningkatan kompetensi pengawas (untuk periode pelaporan ini).


_________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________


3. Permasalahan dan Resiko yang Muncul dan Manajemen Resiko

Selama tahun [masukkan tahun], permasalahan-permasalahan dan prioritas-priortas baru telah muncul dan akan ditangani sesuai dengan tindakan yang dijabatkan di dalam tabel berikut:

Permasalahan/Prioritas Tindakan yang dilakukan

Selain itu juga, Rencana Manajemen Resiko (RMR) telah dikaji ulang dan diperbaharui. RMR yang telah direvisi ditampilkan di dalam Lampiran 1.


_________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________


4. Ringkasan Pengeluaran Keuangan

Ringkasan pengeluaran dana ProDEP untuk [tahun] disajikan di bawah ini.

Kategori Hibah

Pengeluaran yang memenuhi

Persyaratan

Alokasi untuk

[tahun]

Sasaran persentase dana total

yang dialokasikan

untuk [tahun]

Dana yang dikeluarkan

dalam [tahun

sebelumnya]

Persentase alokasi

tahunan yang telah

dikeluarkan dalam [tahun

sebelumnya]

Persentase alokasi

total yang dikeluarkan

dalam [tahun]

Kategori 1

PPCSK

PPKSPS

PPKPPD

Peserta baru PKB

Penyelesaian PKB

PKB – penyelesaian tambahan

Ketegori 2 Biaya manajemen & operasional tim pengelola pusat

Kategori 3

Pengadaan materi dan paket sumber daya pelatihan untuk kegiatan-kegiatan pengembangan keprofesian yang menjadi bagian dari ProDEP ini

Kategori 4

Pengadaan jasa untuk mendukung pembelajaran berbasis web, SIM dan sistem M & E

Total



Lampiran 1 Rencana Manajemen Risiko yang telah Diperbaharui

Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan Lampiran 13 _________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________ Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Junii 2014 281

Resiko







Resiko

Penilaian Resiko



Lampiran 2 Dokumen Dukungan Tambahan

(Dokumentasi pendukung tambahan untuk kegiatan-kegiatan pengembangan keprofesian diikutsertakan di sini.)



LAMPIRAN 14 FORMAT RENCANA KERJA TAHUNAN




KEMITRAAN PENDIDIKAN AUSTRALIA INDONESIA SISTEM NASIONAL PENGEMBANGAN KEPROFESIAN TENAGA

KEPENDIDIKAN

RENCANA KERJA TAHUNAN UNTUK TAHUN [DATE]

INSTANSI PELAPOR BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DAN

PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN – KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN




Rencana Kerja Tahunan untuk [tanggal] ini dipersyaratkan berdasarkan Perjanjian Hibah yang terkait dengan sistem nasioal Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan.

Rencana Kerja Tahunan ini menyajikan prioritas dan biaya Pengembangan Keprofesian Tenaga Kependidikan untuk [tahun]. Rancangan Rencana Kerja Tahunan ini akan menjadi bahan pertimbangan Tim Pengendali Teknis Pengembangan Kompetensi Tenaga Kependidikan pada pertemuannya di bulan Februari [tahun].

Rencana Kerja Tahunan ini adalah sebuah dokumen aktif dan pelaksanaannya akan dipantau dengan seksama. Jika diperlukan, maka rencana ini bisa dirubah untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang muncuk. Segala bentuk perubahan Rencana ini atau pada komponen pembiayaannya akan disajikan ke hadapan Tim Pengendali Teknis Pengembangan Kompetensi Tenaga Kependidikan pada pertemuan triwulan yang terkait untuk mendapatkan persetujuan atau dengan mendapatkan persetujuan tertulis dari para anggotanya jika persetujuan ingin didapatkan di luar pertemuan.

Saya menyatakan bahwa Rencana Kerja Tahunan ini telah menyajikan gambaran umum yang benar dan akurat tentang kegiatan, dan pembiayaannya yang terkait, yang dijadwalkan untuk [tahun].

[Masukkan nama Kepala]

Kepala

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

– KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

[Masukkan tanggal]


___________________________________________________________________________________________________________________________________________ Manual Prosedur Edisi Pertama Versi 2.0 – Juni 2014 286

1. PRIORITAS YANG DIBIAYAI UNTUK [TAHUN]

Kegiatan Detil kegiatan Jadwal Instansi Pelaksana Perkiraan biaya

untuk [tahun ini]

Proporsi dari total Alokasi

(%)

Pengeluaran untuk [tahun sebelumnya]

1. Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6




untuk [tahun ini]


(%)


2. PKB Kepala Sekolah/Madrasah

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

2.6




untuk [tahun ini]


(%)


3. Program Pendampingan Kepala Sekolah/Madrasah oleh Pengawas (PPKSPS)

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6




untuk [tahun ini]


(%)


4. Program Pengembangan Keprofesian Pejabat Pendidikan Daerah

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6




untuk [tahun ini]


(%)


5. Monitoring, Evaluasi dan Penjaminan Mutu

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6




untuk [tahun ini]


(%)


6. Manajemen dan pelaksanaan

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6




untuk [tahun ini]


(%)


7. Kegiatan lainnya (sebutkan)

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6



2. RINGKASAN USULAN PENGELUARAN PER KATEGORI

a. Kategori Hibah Pengeluaran yang

memenuhi Persyaratan

Dana yang telah

dikeluarkan [tahun lalu]

Usulan pengeluaran [tahun ini]

Alokasi secara

persentase dari total

pendanaan tahunan

Kategori 1

PPCSK

PPKSPS

PPKPPD

Peserta baru PKB

Penyelesaian PKB

PKB – penyelesaian tambahan

Ketegori 2 Biaya manajemen & operasional tim pengelola pusat

Kategori 3

Pengadaan materi dan paket sumber daya pelatihan untuk kegiatan-kegiatan pengembangan keprofesian yang menjadi bagian dari ProDEP ini

Kategori 4

Pengadaan jasa untuk mendukung pembelajaran berbasis web, SIM dan sistem M & E

Total



LAMPIRAN 1 DOKUMEN PENDUKUNG TAMBAHAN

(Tambahkan dokumentasi pendukung pada bagian ini)



Lampiran 15

ESSP Joint results Framework



Indicator Assessed 2013 Assessed 2014 Assessed 2015

Expanded Equitable Access

1.1.1 Percentage of districts with Early Childhood Development Gross Enrolment Rate of x% or greater

%

%

%

1.1.2 Increasing equitable access to Early Childhood Development Services

MoEC and MoRA leadership will review the findings of the ECD study, and agree upon the forms of ECD provision that are to be considered appropriate for inclusion in sector performance assessments and will form the priorities for expanding access

MoEC in consultation with MoRA draft a policy guideline indicating which forms of ECD provision are to be classified for inclusion in sector assessments and the priorities for expanding access

ECD priorities in line with the new policy guideline and ECD indicator(s) and annual targets are included in the Renstra 2015-19

1.2 Percentage of districts with Junior Secondary School Gross Enrolment Rate of 90% or greater

73%

79%

85%

Improved Quality/Relevance *Basic Education schools = all primary and junior secondary, public and private, schools and madrasahs

2.1 Percentage of all Basic Education schools with (BAN-SM) accreditation at minimum Rank C

72.9%

77.6%

82.3%

2.2.1 Percentage of Basic Education School Principals and Supervisors enrolled in Continuing Professional Development

45% 70% 100%

2.2.2 Systemic Sectoral Reforms supporting Continuing Professional Development (CPD)

National system within regulatory framework for conducting Continuing Professional Development for school principals and supervisors established

Comprehensive Nationwide provision of Performance Appraisal system for school principals and supervisors available in all district/cities

Comprehensive Nationwide provision of Continuing Professional Development for school principals and supervisors accessible in all district/cities

Improved Governance/Accountability

3.1.1 MSS achievement in under-performing district/cities A directive defining the priority district/cities to be targeted for additional support in developing the capacity to improve MSS achievement at school and district/city level is produced by MoEC

100 or more of the targeted district/cities complete comprehensive school and district/city MSS status quo and gap assessment and district/city MSS road map

At least 66% of schools in the targeted districts/cities have increased the number of MSS indicators achieved relative to the 2013 status quo assessment

3.1.2 Support to nationwide MSS achievement through enhanced community engagement

MoEC in consultation with MoRA develop and test MSS advocacy and sensitisation materials to be focussed on school committees and local communities

MoEC develop and implement Training of Trainers for MSS Advocacy and Community Sensitisation at central level and for all provinces

100 or more districts include MSS Advocacy & Community Sensitisation Strategy in their District/City Education Annual Work Plan (RENJA SKPD Pendidikan). MoEC undertake evaluation of MSS Advocacy & Community Sensitisation and incorporate lessons learned and good practice in National MSS Advocacy & Community Sensitisation Plan, incorporated in DG Basic Education Renstra



ESSP Results Framework 2013-15: Means of Verification

Indicator Assessed 2013 Assessed 2014 Assessed 2015

Expanded Equitable Access

1.1.1 Percentage of districts with Early Childhood Development Gross Enrolment Rate of x% or greater

Official 2012/13 enrolment data from Centre for Statistics MoEC

(age group 3-6)


(age group 3-6)


(age group 3-6)

1.1.2 Increasing equitable access to Early Childhood Development Services

Report summarising the findings of the review endorsed by appropriate senior MoRA and MoEC officials

MoEC/MoRA presentation of the formal policy guideline as above.

MoEC and MoRA Renstra 2015-19

1.2 Percentage of districts with Junior Secondary School Gross Enrolment Rate of 90% or greater




Improved Quality/Relevance *Basic Education schools = all primary and junior secondary, public and private, schools and madrasahs

2.1 Percentage of all Basic Education schools with (BAN-SM) accreditation at minimum Rank C

BAN-SM data at end 2012 BAN-SM data at end 2013 BAN-SM data at end 2014

2.2.1 Percentage of Basic Education School Principals and Supervisors Enrolled in Continuing Professional Development

MoEC and MoRA education personnel data at end 2012



2.2.2 Systemic Sectoral Reforms supporting Continuing Professional Development (CPD)

MoEC in consultation with MoRA issue a formal confirmation with supporting documentation, including legal regulations and implementation guidelines

MoEC in consultation with MoRA issue a formal confirmation with supporting documentation, including level of uptake by district/cities.

MoEC in consultation with MoRA issue a formal confirmation with supporting documentation, including level of uptake by district/cities, and course enrolment data for all district/cities

Improved Governance/Accountability

3.1 MSS achievement in under-performing district/cities Presentation by MoEC of the directive and list of priority district/cities

District/city MSS status quo reports and needs analysis.

District/city MSS score cards/ progress reports.

3.2 Support to nationwide MSS achievement through enhanced community engagement

MoEC submit report on materials and piloting of the approach (DG Basic Education)

DG Basic Education Report on Training of Trainers for MSS Community Sensitisation and Advocacy

1. District/City RENJA SKPD Pendidikan.

2. MoEC National MSS Advocacy and Community Sensitisation Plan.

3. DG Basic Education Renstra