prosedur audrt tnternal (03) · pdf filepenunjukkan tim audit lnternaldan masa berlakunya...

L

PROSEDUR AUDrT TNTERNAL (03)

D/

KEMENTEFTIAN PEKER.:IAAN TJMUMDIREKTORAT JENDERAT BINA MARGA

PROSEDURAUDIT INTERNAL

No.Dok. :DJBMSMM/PR/03

No. Rev. :01

Tgl. DiErbitkan : 27 AguBtu6 2013

Tgl. Kaji Ulang : 27 Agustua 2015

Hd :12.3Panaf :

URAIAN NAMA & JABATAH TANDATANGAN TANGGAL

DISUSUNOLEH

IR. SUHARDI, M.SC

DIREKTUR BINA TEKNII{PENGENDALI DOKUMEN ESELON I

"e 2tfi'tt

DIPERIKSAOLEH

lR. YUSID TOYIB, M.Eng.Sc

SESDITJEN BINA MARGA/WAKIL MANAJEMEN ESELON I v 't/g'B

DISAHKANOLEH

!R. DJOKO MURJANTO, M.SC

DIREKTUR JENDERAL BINA MARGA/PIMPINAN PUNCAK ESELON I

,\b)w Yq/r'u

PENGESAHAN

Dihnry nwrytfuya*Mamw inl, bnp ifrn @a# Mttrwn Dtrfuat-Wsd ffira l4aw

STATUS DOKUMEN &$Lt TERKEl{DAII

NO. DISTRIBUSI ot2,

TANGGAL

KEMENTERIAN PE]<ERJAAN IJMIJMDIREKTORAT ]ENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJB[i/SMM/PR/03

No. Rev. :01

Tgl. Diterbi0<an : 27 Agustus 2013

Tgl. lGii Ulang : 27 Agustus 2015

Hal :2f23Panaf :

DAFTAR ISI

URAIANPENGESAHAN

DAFTAR ISI

SEJARAH DOKUMEN

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN DAN NOTASI

1. Ruang Lingkup

2. Tujuan

3. Acuan

4. Definisi

4.L Audit

4.2. Audit Pihak Kesatu

4.3. Audit Pihak Kedua

4.4. Auditee

4.5. Auditor

4.6. BuktiAudit

4.7. Kesimpulan Audit

4.8. Klien Audit

4.9. Kriteria Audit

4.10. Pakar Teknis

4.11.Temuan Audit

5. Ketentuan Umum

5.1. Pelaksanaan Audit Pihak Pertama dan pihak Kedua

5.2. Persyaratan Auditor Sistem Manajemen Mutu.

5.3. Biodata Ketua Tim Audit lnternatdan Auditor.

5.4. Penyelenggaraan Audit lnternal.

5.5. Program Audit lnternalTahunan .

5.6. Penunjukkan Tim Audit lnternaldan masa berlakunya penugasan.

5.7. Pelaksanaan Audit lnternal.

5.8. Penyampaian Laporan Audit lnternal.

Hal.

1

2

4

IIII10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

11

11

11

11

11

'|1

12

12

12

12

16

Dibrang memptfunyakdokumq ini, tanry ijin furyadali M<umen DltelbntJendenl tfrna Marya

]<EMENTERIAN PEKERJAAN L.|ML'MDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No. tlok. : DJBITilSMM/PR/03

No. Rev. :01

Tgl. Diterbikan : 27 Agustus 2013

Tgl. Ktrii Uhng : 27 Agurtus ffi15Hal :3D3Paraf :

5.9. Penyampaian Laporan Audit lnternal Kepada Eselon l.

6. KondisiKhusus

7. Tata Cara/Bagan Alir, Tugas, Tanggung Jawab & Wewenang

7.1. Tata Cara/Bagan Alir

7.2. TugFs, Tanggung Jawab & Weurenang

L Bukti Kerja

9. Lampiran

9.1. Program Audit lntemal Tahunan

9.2. Jadwal Kegiatan Audit lntemal

9.3. Lembar Pemeriksaan

9.4. Formulir Ketidaksesuaian

9.5. Formulir Catatan Observasi

9.6. Rekapitulasi Temuan Audit lntemal

9.7. Contoh Surat Pemberitahuan Audit lnternal

9.8. Biodata Auditor

16

16

17

17

2A

22

23

23

23

23

23

23

23

23

23

Dllanng memprbanyakdokanen tn, btw riin fugatdall Mumen Diletbrat-leilenl Bha l4argq

KEM EN-TEFTIAT\I PEKEFIJAA]\ IJ MLJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No.Dok. :DJBIItUSMM/PR/03

No. Rev. :01

Tgl. Diterbitkan : 27 Agustrs 2013

Tgl. lGji Ulang : 27 Agustus 2015

Hal :4123

SEIARAH DOKUIIIEI{

DhruU menwtfunpk d<umen lni, bnp iin knqd?dali D*amen Dirclrtontlandenl Slna Marya

TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

21 Marel2ol1 Prosedur Audit lnternal ini

diterbitkan perdana

21 Maret 2013 Prosedur Audit lnternal ini

telah mengalami

ADDENDUM.

Telah dilakukan kajiulang dan

Addendum terhadap prosedur

03, pada butir-butir:

1. Butir 3. Penambahan Acuan

2. Butir 5. Ditambahkan

kewajiban yang mengatur

penyampaian Laporan Hasil

Audit lntemal oleh Pimpinan

Puncak Eselon ll dan lll

(yang bertanggung jawab

langsung kepada Eselon l-

nya

3. Butir5.3. berubah menjadi

Butir5.5. Untuk 5.5. b)

Program Audit tahunan

sekurang-kurangnya berisi :

a. Sasamn Program Audit.

b. Jangkauan dan Ruang

Lingkup Audit.

c. Waktu Pelaksanaan

Audit.

d. Tata Cara Audit.

e. Susunan Tim Audit.

KEMEN-TEF{IAN PEKERJAAN UMTJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03

No. Rev. :01

Tgl. Diterbitkan : 27 Agustus 2013


Hal :512?

Paraf :

f. Penggunaan format-

format.

4, Butir 5.6. Pimpinan Puncak

Eselon ll dan lll(yang.....)

wajib melaporkan Hasil Audit

lntemal kepada Pimpinan

Puncak Eselon I melalui

\AlM, pada setiap akhir tahun

anggaran.

5. Butir 5.9 diubah meniadiS.3

6. Butir 5.3 dan sebrusnya

berubah meniadi poin 5.4

dan seterusnya.

7. Butir 7.1. dan7.2.

r Butir 7.1 Kegiatan 2

(Persetujuan)

. Butir 7.2.3 Koordinator

Pengelola Audit.

r Tugas Koordinator

Pengelala Audit Kegiatan

1, 3 dan 8.

o Tim Audit.

i 7.2.4 (7), mengirimkan

...... kepada Koordinator

Pengelola Audit.

. Menyampaikan Laporan

Audit, dan butir I bukan

*

Dhnry mempeftanyakddotmen ini, bnp ilin tugmdafi Ddrumm [email protected] Blna Maryn

KEMEN-TER.IAN PEKER.JAAN IJMUMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

PROSEDUR.

AUDIT INTERNALNo. Dd<. ; DJBilI/SMlv?PRl03

No. Rev. :01

Tgl. Diterbikan : 27 Aguetus 2013

Tgl. Kaii Ulang : 27 Agustus 2015

Hal :6/23

Paraf :

tugas Tim Audit.

r Mencantumkan uraian

tugas Wakil Manqjemen.

8. Perubahan nomor formulir

sehingga meniadi:

. Formulirketidaksesuaian(F :04/DJBM/SMM/PR03

Rev. :01).

. Formulir Catatan

Observasi

(F :05/DJBM/SMMIPR/03

Rev. :01).

o RekapitulasiTemuan

Audit lntemal

(F :06/DJBM/SMM/PR/03

Rev. :01).

o Contoh Surat

Pemberitahuan Audit

lntemal

(F :07/DJBM/SMM/PRf03

Rev. :01).

. Biodata Auditor

(F :08/DJBMISMM/PR/03

Rev. :01).

9. Perubahan bentuk formulir

9.7 terdapat perubahan.

0. Butir 8 dan 9, Mengubah

Dilanng fitenryrbn@ dokwnen inl, brpa ffi @ali D*unen Dlrcktontledml ffia tda$a

KEMEN-TER.IAN PEKER.JAAN TJMUMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBWSMIT{/PRI/03

No. Rev. : Ol



Hal :7fr23

Paraf ;

susunan Bukti Kefia dan

Lampiran disesuaikan

dengan perubahan nomor

fonnulir yaitu:

. 8.1 dan 9.1 tetap.

a 8.2 dan 9.3 teftap.

. 8.3 dan 9.3 tetap.

. 8,4 diubah menjadiS.6

dan 9.4 diubah menjadi

9;6.

o 8.5 diubah menjadiS.4


9.4.

. 8.6 diubah meniadiS.5


9.5.

o 8.7 diubah menjadi 8.8


9.8.

. 8.8 diubah menjadiS.T


9.7

11. Perubahan bentuk

formulir 9.7 terdapat

perubahan.

Dilanng nenWrbnyak danat ini, bnp ifin fugetilafr Munan Ud<bnt-Meat tura Marya

KEMEN-TER.IAN PEKER.JAAN L.|ML.|MDIREKTORAT ]ENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBMISMII#PR/O3

No. Rev. :01


Tgl. t(aji Ulang : 27 Agustus Z)15

Hal :8123

Faraf :

NOMORUNIT

KERJAUNIT KERJA NOTASI

001 Sekretariat Ditjen BM SDBM

002 Direktorat Bina Program DITBP

003 Direktorat Bina Teknik DITBT

004 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I DITBPW.I

005 Direktorat Bina Pelaksanaan Wlayah ll DITBPW.II

006 Direktorat Bina Pelaksanaan Wlayah lll DITBPW.III

007 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional I BBPJN I

008 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional ll BBPJN II

009 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional lll BBPJN III

010 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional lV BBPJN IV

0't 1 Balai Besar Pelaksanaan Jalan NasionalV BBPJN V

o12 Balai Besar Pelaksanaan Jalan NasionalVl BBPJN VI

013 Balai Besar Pelaksanaan Jalan NasionalVll BBPJN VII

014 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional Vlll BPJN VIII

015 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional lX BPJN IX

016 Balai Besar Pelaksanaan Jalan NasionalX BBPJN X

o17 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional Xl BPJN XI

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUi'IEN DAN NOTASI

Catatan:

Masing-masing Unit Keria (Setditjen, Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan JalanNasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan NOTASI padaunit-unit yang berada dibawah koordinasinya.

D*rang nwnprbnyakMatmen ini bnp ijin htgdati Dd<umen tlrct:tontJendmt Elna Marya

KEMEN-TER.IAN PEKEFIJAA]V IJMI.JMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBTTUSMIWPR/03

No. Rev. :01Tgl. Diterbitkan ; 27 Agustus 2013

Tgl. lGii Ulang :27 Agustus 2015

Hal :9ffiPamf :

1. Ruang Llngkup

Prosedur ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja di lingkungan Dircktorat Jenderat

Bina Marga terhadap aktifitas Dokumen Sistem Mutu yang meliputi Manual Mutu,

Prosedur Mutu, Petunjuk Pelaksanaan, dan lnstruksi Kerja dari area yang

diaudit.

2. Tujuan

2.'1. Untuk memberikan panduan Kegiatan Audit lnternal sesuai dengan

persyaratan Sistem Manajemen Mutu Kementerian Pekeriaan Umum.

2.2. Agar seluruh Unit Kerja memiliki perangkat untuk melakukan pemantauan

dan pengukuran dan menilai kesesuaian terhadap penerapan Sistem

Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum.

2.3. Agar Pimpinan Puncak di masing-masing Unit Kerja mampu melakukan

perbaikanlperubahan/peningkatan kinerja organisasinya dengan

rnema nfaatkan pera ngkat Pemeriksaa n I nterna l/Aud it I nternal.

2.4. Untuk mengetahui pencapaian kinerja diseluruh Unit Keria di lingkungan

Direktorat Jenderal Bina Marga.

2.5. Untuk mengetahui dan memelihara kepastian terhadap kemampuan

pemasok.

3. Acuan

3.1. Peraturan Menteri PU No. 04/PRT/M12009 tentang Sistem Manajemen

Mutu Departemen Pekerjaan Umum.

3.2. Manual Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga, DJBM/SMlr,llMM, Rev. 01,

Tanggal 26 Agustus 2013.

3.3. ISO 19011:2011 Guidelines far Auditing Management.

Ditanng manptbanyak dotcumen ini, bnp iin ktgendali M<umen Direktonttedsat &ha Marya

KEME]\-TER.IAN PEKET1JAATN IJML.|MDIREKTORAT ]ENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBtttl/SMirUPRCI3

No. Rev. :0'tTgl. Dibrbitkan : 27 Agustus 2013


Hal :1O123

Paral :

4. Deflnisi

4.1. Audit:

Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti

audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh

mana kriteria audit telah terpenuhi.

4.2. Audit Pihak Kesatu :

Audit lntemalyang dilakukan oleh organisasi untuk kepentingan intemal.

4.8.

Audit Pihak Kedua :

Audit yang dilaksanakan oleh Pengguna Jasa yang dilakukan kepada

Penyedia Jasa untuk memastikan kesesuaian terhadap Standar atau

ketentuan lain yang berlaku, berdasarkan Sistem Manajemen Mutu

Kementerian Pekerjaan Umum.

Auditee:

Personil yang bertanggung jawab atas area yang diaudit.

Auditor:

Personilyang ditunjuk dan telah terlatih untuk melakukan kegiatan audit.

BuktiAudit:

Rekaman, pemyataan f;akta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria

audit dan dapat diverifikasi.

Kesimpulan Audit:

Hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan sasaran audit dan

semua temuan audit.

Klien Audit:

Organisasiatau orang yang meminta diadakannya audit.

Kemampuan yang diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan

keterampilan.

4.9. Kriteria Audit:

Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai

rujukan.

Dilarang memrerhnyak dokumen ini tanp tjin tungerdati Dd<umen DhektontJendent Bina Marya

4.3.

4.4.

4.5.

4.6.

4.7.

KEME]\l'TERIAN PEKER.JAAhI TJMIJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBiTIISMM/PRO3

No. Rev. :01



Hal :11f23Paraf :

4.10. Pakar Teknis :

Orang (auditor) yang menyediakan pengetahuan khusus atau pakar dalam

bidang yang diaudit.

4.11. Temuan Audit :

Hasilevaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.

Ketentuan Umum

5.1. Pelaksanaan Audit Pihak Pertama dan Pihak Kedua

Pelaksanaan Audit Pihak Pertama yang lebih dikenaldengan sebutan Audit

lntemal mencakup pada kegiatan internal organisasi saja, sedangkan Audit

Pihak Kedua, dimana kegiatan audit dilaksanakan oleh

organisasi/Pengguna Jasa yang memiliki kepentingan terhadap Penyedia

Jasa. Pelaksanaan Audit Pihak Pertama maupun Audit Pihak Kedua

mengacu pada Prosedur Audit lnternal ini.

5.2. Persyaratan Auditor Sistem Manajemen Mutu

Auditor yang ditugaskan untuk pelaksanaan Audit lnternal sekurang-

kurangnya:

a) Telah mengikuti sosialisasilbimbingan Sistem Manajemen Mutu

(SMM) ditingkat Unit Kerja/diluar Unit Kerja bersangkutan.

b) Telah mengikuti bimbingan/pelatihan Auditor SMM sekurangr

kurangnya 1 (satu) kali baik ditiingkat Unit Keria maupun diluar Unit

Kerja bersangkutan.

5.3. Biodata Ketua Tim Audit Internaldan Auditor

Biodata Ketua Tim Audit lntemal dan Auditor harus dipelihara dan

diperbarui, setiap kali mendapatkan penugasan Audit lntemalcatatan harus

segera dibubuhkan kedalam lembar Biodata Auditor formulir

(F:08/DJBM/SMM/PR/03 Rev.:01). Biodata Ketua Tim Audit tntemal dan

Auditor akan dibacakan saat Rapat Pembukaan dalam pelaksanaan

kegiatan audit.

Dilanng rnemprbnyak M<umen in[ tanp ljln kryadali bkumen Direldwt]sd*al Eina Maryn

KEMEN-TER.IAN PEKERJAAN tJMtJMDIREKTORAT ]ENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBilVSMM/PF/03

No. Rev. :01


Tgl. Kaii Ulang :27 Agushrs 2015

Hal :1?123

Palaf :

5.4. Penyelenggaraan Audit

Kegiatan Pelaksanaan Audit mengacu kepada Bagan Alir Kegiatan Audit

Butir 7.1 dokumen ini.

Program Audit Tahunan

a) Prqram Audit tiahunan disusun oleh Wakil Manajemen bersiama Tim

Auditor dan disetujui oleh Pimpinan Punek di masing-masing Unit

Kerja pada setiap awaltahun anggaran dengan menggunakan formulir

F:01 /DJBM/SMM/PR/03 Rev. :01 .

b) Program audit sekurang-kurangnya berisi penjelasan tentang:

(1) Sasamn Program Audit.

(2') Jangkauan dan Ruang Lingkup Audit

(3) Waktu Pelaksanaan Audit.

(4) Tata Cara Audit.

(5) Susunan Tim Audit

(6) Penggunaan prosedur dan format-format.

c) Penyelenggaraan Audit sekurang kurangnya dilaksanakan 1 (satu) kali

dalam 1 (satu) tahun.

Penunjukkan Tim Audit dan masa berlakunya penugasan

a) Tim Audit ditetapkan oleh Pimpinan Puncak di masing+nasing unitKerja atias usulan Koordinator Auditor.

b) Tim Audit terdiri atas Ketua Tim dan Auditor.

c) Tim Audit bertugas hingga batas waktu sampai dengan selesainya

verifikasi atas hasiltemuan auditee yang diperiksanya.

Pelaksanaan Audit lntemal

a) Surat Pemberitahuan

Sebelum kegiatan Audit dilaksanakan harus didahului dengan surat

pemberitahuan (F:07/DJBM/SMM/PRf03 Rev.:01) oteh pimpinan

Puncak di masing-masing unit Kerja kepada pihak yang akan diaudit,

o

5.5.

5.7.

5.6.

Dbnng memprbnltakMumen int, bnp ijin fugmdali Dokumen Direl<toat-Iadenl E#na Marya

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMIJMDIREKTORAT ]ENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBITOSMM/PR/03

No. Rev. :01


Tgl. lGii Uhng : 27 Agustus 2015

Hal :13123

Paraf :

9

dengan dilampiri Ja&val Kegiatan Audit lnternal yang disusun oleh

Wakil Manqjemen (F: 02/DJBIU/SMMIPR/03 Rev. :01 ).

b) RapatPembukaan

Rapat pembukaan dilakukan dengan tujuan menganformasikan

Rencana Audit, memberikan ringkasan bagaimana kegiatan audit

akan dilakukan, menetiapkan tata cara komunikasi, memberi

kesempatan kepada auditee untuk konfirmasi.

Rapat pembukaan harus dihadiri oleh setidaknya oleh Pimpinan Unit

Kerja/Unit Pelaksana, Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen serta

pihak-pihak yang akan diaudit.

Rapat pembukaan dapat terdiriatas kegiatan :

(1) Perkenalan anggota tim auditdan uraian tugasnya;

(2') Sasaran, lingkup dan kriteria yang digunakan;

(3) Konfirmasijadwal audit dan pengaturan lainnya dengan auditee;

(4') Konfirmasijalur komunikasi fonnal dengan auditee;

(5) Auditee akan menerima infonnasi perkembangan audit;

(6) Konfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas;

(7) Konfinnasi yang te*ait dengan kerahasiaan;

(8) Konfirmasi prosedur kesetamatan kerja, tindakan darurat dan

keamanan;

(9) Konfirmasi ketersediaan, peranan dan identitas pemandu;

(10) Metode pelaporan audit dan kategori ketldaksesuaian;

(11) lnformasi sistem banding pada pelaksanaan dan kesimpulan

audit;

(12) Pembahasan hasil audit sebelumnya.

c) Metode Pelaksanaan Audit lntemal

Selama pelaksanaan Audit lnternal, informasi yang relevan

dikumpulkan dengan pengambilan contoh (uji petiUpenrtrakilan) yang

sesuai dan diverifikasi.

Ananng memprfunyak dokumen ini, tanpa ijin fungendali Dol<uman DircA:Wat-lendenl Bina Marya

KEMENTER.IAN PEKEF(JAAN IJMTJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MAR.GA


No. Dok. : DJBM/SMM/PRCI3

No. Rev. :01

Tgl. Diterbi&an : 27 Agustus 2013

Tgl. lGji Uhng : 27 Agustns 2015

Hel :14f23Paraf i

Metode untuk mengumpulkan informasi :

(1) Wawancara dengan pelaku kegiatan.

(2) Observasi pada kegiatan atau obyek yang ditinjau.

(3) Tinjauan terhadap dokurnen-dokumen yang ads relevansinya

dengan masalah yang sedang diamati

d) Kategori dan Penyusunan HasilAudit lnternal

Hasil pelaksanaan Audit lnternal dikatqorikan sehgai berikut :

(1) Kategori temuan/hasil pemeriksaan :

Ketidaksesuaian

Mayor

: Temuan hasil pmeriksaan yang

KetidaksesuaianMinor :

menuniukkan terdapatnya cukup

bukti bahwa PR, PP, lK dan DS tidak

diterapkan dalam pelaksanaan

kegiatan, yang akan menyebabkan

atau blah menyebablmn tidak

terpenuh inya percyaratan.

Temuan haeil pemerksaan yang

menunjukkan terdapatnya cukup

bukti bahwa PR, PP, lK dan DS

diterapkan dalam pelaksanaan

kegiatan tidak konsistenAidak

lengkap atau sistem mutu masih ada

kekurangan namun tidak mendasar.

Catatan Observasi : Temuan hasil pemeriksaan yarg

dimunculkan untuk mendapatkan

perhatian lebih atiau peningkatan

sistem manajemen mutu (yang tidak

tergolong pada kategori

ketidaksesuaian mayor atiaupun

minor).

Ditantg memprbnyak dokumen ini, tanpa ijln kngadali Ddcumen Ad@at-bndent Eina Marga

KEMEN-TERIAN PEI<ER.JAAN LJMLJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJB[ilSMM/PR/03

No. Rev. :01Tgl. Dite6itkan : 27 Agustus 2013

Tgl. lGji Ulang : 27 Aguetus 20tS

Hal :15f23Paraf :

Catatan:

Setiap hasil pemeriksaan

dalam formulir yang $esuai

kategori hasil temuannya

(2) Perumusan dan Penyusunan Hasil Audit lntemal.

Perumusan yang dilakukan sebelum penyusunan hasil

lntemalTim Audit lntemaladalah :

(a) Tinjauan temuan Audit lntemal dan informasi lain

dicatat

dengan

Audit

yang

dikumpulkan selama Audit lntemal;

(b) Menyepakati kesimpulan Audit lntemal;

Penyusunan hasil Audit lnternal disusun dengan urutan sebagai

berikut:

(a) Lembar Pemeriksaan (F:03/DJBM/SMM/PR/03 Rev.:01);

(b) Ketidaksesuaian (F:04/DJB[,]/SMM/PR/03 Rev.:01 );

(c) Catatan Observasi (F:05/DJBMISMM/PR/03 Rev.:01 ).

(d) Rekapitulasi Temuan Audit lntemal

(F:06/DJBM/SMM/PR/O3 Rw. :01 );

e) Rapat Penutupan

Rapat penutupan setidaknya dihadiri oleh personil yang terlibat pada

saat rapat pembukaan, kegiatan yang wajib dilakukan pada saat rapatpenutupan adalah :

(1) Ucapan terima kasih atas kebrlibatan dan konstribusi klien Audit

lnternal dan para auditeenya.

(21 Mempresentasikan temuan Audit rntemar dan evaluasi temuan

Audit lnternal.

(3) Menyampaikan hal-hal positif yang dimiriki oteh ktien Auditlntemal selama kegiatan Audit lnternal.

(4) Menyampaikan ketidaksesuaian dan observasi yang ditemukan.

Dilanng netripeftanyak Mumen ni, bnp ljln kngandati Mcumm D$rch:bratJendent Bina *larya

}<EMENTER.IAN PE}<EFTJAAN UMTJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


NO. DoK. : DJBITI/SMM/PFI/03

No. Rev. :01

Tgl. Dibrbitkan : 27 Agustus 2013

Tgl. Kaii Ulang : 27 Agustua 2015

Hal :16f23Paraf :

Memberikan kesempatan kepada auditee untuk menyanggah

hasil ketidaksesuaian dan observasi daritim Audit lntemal.

Mendiskusikan tanggal penyelesaian tindakan pettaikan, dan

memberikan penggandaan hasil pemeriksaan

5.8.

(Ketidaksesuaian/Catatan Observasi) kepada unit kerja yang

diperiksa (klien Audit lntemal) ffiat rapat penutupan untuk

dipedomani sebelum laporan hasil Audit lntemal diterima.

(7) Membuka kesempatan pertanyaan.

(8) Penutupan

Penyampaian Laporan Audit lnternal

a) Laporan Audit lntemal harus disampaikan oleh Koordinator Auditor

kepada Pimpinan Puncak di masing-masing Unit Keria melalui Wakil

Manajemen selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah

kegiatan Audit lnternal berakhir.

b) Tembusan/tindasan Laporan Audit lntemal disampaikan kepada Unit

Kerja yang diperiksa (klien Audit lntemal) selambat-lambatnya 14

(empat belas) hari kerja setelah kegiatan berakhir.

Penyampaian Laporan Audit lnternal Kepada Eselon I

Pimpinan Puncak Eselon ll dan lll (yang bertanggung jawab langsung pada

Eselon I nya) wajib melapod(an hasil Audit lntemalnya kepada Eselon I

melalui Wakil Manajemen Tingkat Direktorat Jenderal (melalui Setditjen.

Bina Marga), setiap akhir tahun anggaran.

6. Kondisi Khusus

Apabila pihak auditee karena sesuatu hal belum siap dilakukan Audit lntemal,

maka pihak auditee dapat mengajukan usulan penjadwalan kembali kepada

auditor namun harus tetap memenuhi batasan waktu pelaksanaan Audit lntemal

yang telah ditetapkan oleh auditor.

(5)

(6)

5.9.

Dibnng memprfunyak d*umen ini, bnp ijin furyadali bkunen DircAtontladeral Nna Marga

KEMENTER.IAN PE]<ERJAAN I.JMI.JMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No.Dok. :DJBITilSMM/PF|103

No. Rev. :01Tgl. DilerbiUtan : 27 Agustuo 2013

Tgl. Kaji Ulang : 27 Aguetus 2015

Hal :17123

Paef :

7. Tata CaralBagan Alir, Tugas, Tanggung Jaurab & Wewenang

7.1. Tata CardBagan Alir

Hgnyust't P'ogrsnArdlnimd

Fril'rp*rdrR rcd(l,[*t

_-r:E__

$ffiUr{.mn& l(mrtrafor

M€rnbllgt Sual Pdteditrar.lEnPelaks€na*r Audf hisnel

M6ld6anskan Rspal Po,giepsnAudtlnEnd

Dilatang menptfuny* M<umsr ini, bnp iiin tugardali htrumen Direktmt.Ment Elna ftlatry

KEMENTERIAN PEKERJA/AN UMTJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No.Dok. :DJBilUSMlrtUPR03

No. Rev. :01

T9l. Ditelbi0<an : 27 Agustrs 2013

TgL Kaji Ulang : 27 Agustns 2O15

Hd :18123

Paraf i

TE Ard&Ardtsc

l**.*-'-**;l_ _I .-_ l

Koor0nabrArdbr, Audit€s,

Pi,rtrinartftmcerr

DilantE memperbanyak d*umen nr, bnp iiin fugandali Ddcumen Dinl@ntledsal &na Marya

KEMENTER.IAN PEKERJAAN IJMLJMDIREKTORAT JENDERAL BTNA MARGA


No. Ook. : DJBltflSMli/PR/O3

No. Rev. :01

Tgl. Oiterbitkan : 27 Agushrs 2013

Tgl. Kaji Uhng : 27 Agustns 2015

Hal :19123

Paraf :

ukrdX{xrttroB

f,i'ItlirlctPtncaa(t rit

Xqi{t

I

Dilanng nemperfunyakM<umen lnl tanp ifin futgadali M<ums DreLtoratlendeal Bina f,larry

KEMENTER.IAN PE]<EFIJAAN UMUMDIREKTORAT ]ENDERAL BINA MARGA


No.Dok. :DJBIuUSMIITUPR/03

No. Rev. :01

Tgl. Diterbid<an : 27 Agustus 2013

Tgl. Kaji Ulang : 27 Agustus 2015

Hal :2Of23

Pamf :

7.2. Tugas, Tanggung Jawab & Wewenang.

a) Pimpinan Puncak Eselon I

(1) Menerima Laporan Audit lnternal.

(2\ Memerintahkan kepada Wakil Manajemen untuk melakukan

evaluasi penerapan SMM melalui hasilAudit lnternalnya

b) Pimpinan Puncak Eselon ll dan lll (yang bertanggung iawab langsung

kepada Eselon l)

(1) Memeriksa substansi usulan Program Audit lntemaltahunan dan

mem berikan persetujuan.

(2\ Membuat surat pemberitahuan penyelenggaraan Audit lnternal

yang ditujukan kepada seluruh klien Audit lnternal dengan

tembusan kepada Wakil Manajemen dan kepada Pengelola

Audit lntemal.

(3) Menerima Laporan

komentarlrekomendasi

Wakil Manajemen.

Wakil Manajemen

(1) Menyusun Program Audit lnternal.

(2) Menyusun JadwalAuditlnternal.

(3) Melaksanakan rapat persiapan Audit lnternal.

(41 Mengkompilasi laporan Audit lnternal tahunan.

(5) Melaksanakanevaluasidan pemeliharaan.

(6) Pembinaan.

d) Koordinator Auditor

(1) Menyusun Program Audit lnternal.

(2) Menyusun Jadwal Audit lnternal.

(3) Menerima Laporan dariTim Audit lnternal.

(4) Menyampaikan Laporan Audit lnternal kepada Pimpinan Puncak

di masing-masing Unit Keria melaluiWakil Manajemen.

DlbntE memperhanyakddrurcn ini, bnp ijin kngandati Dokumen Dirclctoatland*al ttina Marya

hasil Audit lntemal, memberikan

bila perlu, untuk ditindak lanjuti oleh

c)

v.

KEMENTERIAN PE]<ER.JAAN UMLJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

PROSEDURAUDTT INTERNAL

No. DoK. : DJBM/SM!#PR/03

No. Rev. :01

Tgl. Diterbitkan : 27 Agustua 2013

Tgl. lgji Ular'€ : 27 Agustus 2015

Hal

Paraf

21D3

Y

e) Tim Audit lnternal

(1) Bilamana diperlukan dapat mengadakan rapat persiapan

bersama Wakil Manajemen untuk konsolidasi dan konfirmasi

waktu kunjungan kepada auditee yang rnenyangkut personil,

data, tempat waktu, kebutuhan bahan yang harus dipersiapkan

auditee.

(2) Melaksanakan kegiatan Audit lnternal dilokasi kegiatan bercama

sama Auditee dengan tahapan kegiatan sbb;

(a) Rapat Pendahuluan.

(b) Pelaksanaanpemeriksaan.

(c) Perumusan.

(d) Penyusunan hasil pemeriksaan.

(e) Rapat Penutupan.

Ketua Tim Audit lnternal

(1) Memimpin tim untuk melakukan audit, sesuai langkah-langkah

pelaksanaan audit.

(2') Melakukan perumusan dan Penyusunan HasilAudit lntemal.

(3) Menyampaikan laporan hasil Audit lntemal kepada Koordinator

Auditor untuk diteruskan kepada Pimpinan Puncak di masing-

masing Unit Kerja, selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari keria

setelah selesainya kegiatan audit.

(4) Memonitor pelaksanaan tindakan perbaikan oleh Auditee.

(5) Melakukan verifikasi tindakan perbaikan, dan menandatangani

buktinya dan melaporkan hasilnya kepada Koordinator Auditor.

g) Auditor

(1) MelaksanakanAudit.

(2\ Melakukan perumusan dan Penyusunan Hasil Audit lntemal,

Sesuai butir 5.8. d) (2).

Dilanng memprfunyak dakumen ini bnpa ijin fugadali D*umen DirekbatJendml Bina ltarga

KEMET\TER.IAN PEKEFIJAAT\I TJMLJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No.DoK. :DJ8ilUSM[IUPRE3

No. Rev. :01Tgl. Dterbitkan : 27 Agustus 2013

Tgl. Fraji Ulang : 27 Agustue 2015

Hal :221123

Parat :

(3) Melakukan verifikasi tindakan perbaikan dan melaporkan

hasilnya kepada Ketua Tim.

h) Auditee

Setelah menerima pemberitahuan, auditee berkewajiban untuk

menyiapkan perconil, data, tempat kegiatan dan bahan-bahan lain

yang diperlukan.

Auditee memilikitugas sebagai berikut :

(1) Mengikuti kegiatan pelaksanaan Audit lnternal dalam rapat

pembukaan, kegiatan Audit lntemal dan rapat penutupan.

Memberikan jawaban bila ada pertanyaan.

Memberikan data yang dibutuhkan/diminta oleh auditor.

Menunjukkan tempat-tempat yang akan diperiksa oleh auditor.

Membuat catatan perbaikan bila ada temuan atau memberikan

konfirmasi pada temuan yang bersifat observasi dengan

menggunakan formulir yang telah disediakan.

Melakukan tindakan perbaikan sesuai yang dinyatakan dalam

hasil Audit lnternal yang dituangkan dalam furmulir

ketidaksesuaian yang disampaikan Tim Audit lnternal.

Membuat Laporan kepada Pengelola Audit lntemal tentang

status hasil perbaikan pada saat jatuh tempo perbaikan yang

telah disepakati.

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)td

Bukti Kerja

8.1. Progr.am Audit lntemalTahunan, sesuai lampiran g.1

8.2. Jadwal Kegiatan Audit lnternal, sesuai lampiran g.2

8.3. Lembar Pemeriksaan, sesuai lampiran g.3

8.4. Formulir Ketidaksesuaian, sesuai lampiran 9.4

8.5. Formulir Catatan Observasi, sesuai lampiran g.S

8.6. Rekapitulasi Temuan Audit lntemal, sesuai lampiran 9.6

Etilantg memprbanyak&unen ini, bnp fiin bUailati Munen Dircktwatletdsal ETna Marya

KEMEN-TER.IAN PEKEFIJAATV IJMTJMDIREKTORAT ]ENDERAL BINA MARGA


NO. Doh. : DJBM/SM]IIUPR/03

No. Rev. :01

Tgl. Dibrbi[<an : 27 Agustus 2013

Tgl. Kr{i Ulang : 27 Agnstre 2015

Hal :2{23Paraf :

tdy

8.7. Surat Pemberitahuan Audit lntemal, sesuai lampiran 9.7

8.8. Biodata Auditor, sesuai lampinan 9.8

8.9. Laporan Kegiatan Audit lnternal.

Lampiran

9.1. Program Audit lntemal Tahunan, F : OI/DJBM/ SMM/PR/O3 Rev. : 01.

9.2. Jadwal Kegiatan Audit lntemal, F : 0?DJBM/SMM/PR/O3 Rev. : 01.

9.3. Lembar Pemeriksaan, F : O3/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 01.

9.4. Formulir Ketidaksesuaian, F : M/DJBMI SMM/PRI03 Rev. :01.

9.5. Formulir Catatan Observasi, F : 05/DJBM/ SMM/PR/O3 Rev. :01.

9.6. Rekapitulasi Temuan Audit lntemal, F : 06/D.!BM/ SMM/PR103 Rev. : 01.

9.7. Surat Pemberitahuan Audit lntemal, F : OT/DJBM/SMMIPRrc3 Rev. :01.

9.8. Biodata Auditor, F: 08/DJBM/SMMIPRy03 Rev. :01.

Dilarang rrcmprbny* M<umen nt, bnp iin fugandali mwr Dhd,tontland*al &na llatgn

KEMENTER.IAN PEKEFT:IAAN TJMI.JMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No.Ilok. :DJBlrllSMM/PR/03

No. Rev. : Ol

Tgl. Ditetbi&an r 27 Agustus 2013

Tgl. ffi Ulang : 27 Agustus 2015

Hal :111

Paral :

Lamplran 9.1

v

PROGRAil AUDIT INTERNAL TAHUNAN

(F: 01/DJBM/SMM/PRY03 Rev. : 01)

Disusun oleh

(.... ......)Wakil Manajemen

(.... ......)Pengelola Audit lnternal

Menyetujui

(. . .. ... .....)Pimpinan Puncak

NO. KUEN AUDITTAHUN.2O{3

1 2 3 4 5 6 7 I I t0 t1 t201 Manajemen Puncak

02 Wakil Manajemen

03 Bagian UMUM/TU

04 Bagian..

05 Bagian.....

DilantE memprfunyak Mumen ini, btrp ilin tutgedall Mmu DlrctffiJadsal Bha Maryp

KEMENTER.IAN PEKER.JAAN UMIJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


ilo. Dok. : DJBMISM|*UPR/03

l{o. Rev. : 01

Tgl. Dfterbitkan :27 Agustus 2013

Tgl. tGii Ulang : 27 Agustus 20'15

Hal :111

Paraf :

Lampiran 9.2

JADWAL KEGIATAN AUDIT INTERNAL.

(F : 0?DJBM/SMII/|/PFi/03 Rev. : 01)

Disusun oleh :

tJ (.... .....)WakilManajemen

(.... ..-....)Perlgelola Audit lntemal

Menyetujui

(.... .......)Pimpinan Punek

ilo. TgUHari KegiatanAudltee

Auditor KetEranganUnlt lGrfa Penanggung

Jawab

Dfbnry manprfunyak Munwr k i, tuW ifri fugmdali D*unen DirckWtJendsat Sina Harga

KEMEN-TER.IAN PE}<ERJAAN L.lML.lMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


trlo. Dok.

No. Rev.

D.IBItUSMi#PR/03

01

Tgl. DiterbiU<an : 27 Aguetus 2013

Tgl. lGji Uhng : 27 Agustus 2015

Hal :111

Paraf :

Lamplran 9.3

LEiIBAR PEIIERIKSAAN

(F : 03/D.|BM/SMM/PFY03 Rev. : 01)

Dhbnng nen?Wfuntpk fukums lni taW ilin tupandali Ddcwnan Dire*tuat-Wmt fifna tilarya

UNIT KERJA i

(antoh) Setditien Bina Marga

NAHA BAGIAN'BIDANG'SUBDIT YG DIPERIKSA :

(contah) Bagian kepegawaian dan Ortala

Tanggal

Pemeriksaan

NO HASIL PEMERIKSAAN CATATAN

SARAN : Tanda Tangan

Auditor

KEMEN-TERIAN PEKERJA/AN UMIJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No. Dok. : DJBIffSMilUPR/03

No. Rev. :01

Tgl. Diterbi$<an : 27 Agushrs 2013

Tgl. lzefi Ulang : 27 Agustrs 20't5

Hel :111

Panaf :

\J

Lampiran 9.4

FORMULIR KETIDAKSESUAIAN

(F : O4/DJBM/SMMIPRY03 Rev. : 01)

(*) Lingkari salah satu kategori temuan yang sesuai.

Unit Kerla ;(contoh) Setdi$en Bina Marga

Nama UnitYang diperlksa i(contoh) Bagian kepegawaian dan Ortala

Tanggal Pemeriksaan:

Uraian Ketidaksesuaian : Kategori Temuan :

Mayor/Minor (*)

Klausul:Auditor: Auditee:Nama

Tanda tangan

Nama :

Tanda tangan :

lnvestigasi/mencari penyebab masalah

Rencana Tindakan Perbaikan : Target tgl penyelesaian :

Nama Auditee : Tanda tanqan Auditee :

Verifikasi Rencana Tindakan Perbaikan

Rencana Tindakan Perbaikan diverifikasioleh :

Tanggal:

Tanda tangan :

Ketua Tim Auditor

ffinng memprbnyak Mrumen ini, btry ij:n tungadali Mamen DtrekbntJadmt Bim Marya

KEMEN-TERTAN PEKERJA/AN L,ML,MDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


1{o. Dok. : DJBM/SMII|/PR/03

No. Rev, :01

Tgl. Dfterbi0<an ; 27 Agustus 2013

TgL lQii Ulang : 27 Agustrs 2015

Hal :111

Paraf :

lampiran 9.5

CATATAN OBSERVASI

(F : 05/DJBM/SMMIPRI/03 Rev. : 01)

Unlt Kerla :

(contoh) Setditien Bina Marya

Iama Unit yang dlperlksa :

(oontoh) Bagian kepegawaian dan Ortala

HASIL OBSERVASI KRTTERTA(ACUAN) KETERANGAN

Auditor

Tanda tangan

Dllanry nnmp'funyak fuf<wrcn lni bnpa ifrn Hgfuali D*uma Dtue*Wat-Wal Eina Marya

KEMENTER.IAN PEKER] A/AN IJMLtMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

PROSEDURAUDIT INTERNI\L

No.tlok :tIlBM/SMlvUPRlO3

No. Rev. :01

Tgl. Dibrbi$en : 27 Agustue 2013

Tgl. tGJi Ulang : 27 Agustus 2015

Hal :111

Paraf :

Lampiran 9.6

REKAPITUI.ASI TEUUAN AUDIT INTERNAL

(F:06/DJBtt ISMI,UPRYO3 Rev. :01)

Disusun Oleh ;

(..... .....)Koordinator Auditor/Ketua Tirn Auditor'

*coret yang tidak perlu

NO!'lAl\rA UNIT

YGDIPERIKSA

TEMUANAUDITOR .KET

Kategori Jumlah PENYELESAIAN

Dilanry nanprfunyak dokumq ini, bnp ljin @li Mmren Dh*twat-Meral Hna Matga

KEMENTER.IAN PEKEFTJ&AN L'MLJMDIREKTORAT ]ENDERAL BINA MARGA


No, Dok. : DJBIi/SMM/PR/03

No. Rev. :01

Tgl. Dibrbi0en : 27 Aguatus 2013


Hal :112

Paraf :

IJ

Lampiran 9.7

SURAT PETTiBERITAHUAN AUDIT INTERNAL

(F : 07/DJBM/SMM/PRY03 Rev. : 01)

KOP SURAT UNIT KERJA

Nomor

Lampiran:....

Kepada Yth.

1.

2.

3. ...dst.DiTempat

Perihal : Pelaksanaan Audit lntemal.

Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu Kementerian Pekeriaan Umum da

lingkungan ............(Sebutkan Unit Kerianya) ............. , bersama ini kamisampaikan

informasimengenai rencana penyelenggaraan Audit lnterna! ke............. sbb:

1. Penyelenggaraan Audit Internal akan dilaksanakan pada tanggal ....... s/d .........

sesuai jadwal terlampir.

2. Pengelola Audit lntemalyang akan melaksanakan tugas pemeriksaan/Audit

lnternal ini adalah :

KoordinatorAuditor lnternal : . . . .

Auditor terdiri dari : 1.

2....3..........dst.

Ditarurg menpqbanyak dd<unen inl, bnp iJkt hrydati blcumen D'rct<tont-Meral tfrna t4arya

KEMEN-TEFrIAN PEKER.JAAN L,IML,MDIREKTORAT ]ENDERAL BINA IvIARGA


No. DoK. : DJBM/SMI#PMXI

No. Rev. :01

T9l. Diterbitkan : 27 fuustus 2013

T$. Fraji Ulang ; 27 Agustus 20'15

Hal :ZlilParaf :

h/

3. Kriteria Audit lnternal iniadalah :

o Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Elepartemen

Pekeriaan Umum.

o Manual Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga.

Dokumen Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga.

4. Biaya yang timbul akibat diselenggarakannya kegiatan ini dibebankan pada

Anggaran ....... tahun anggaran ........

5. Laporan Hasil Audit lntemal disampaikan kepada Pimpinan Puncak di masing-

masing Unit Kerja melalui Wakil Manaiemen selambat lambahya 10 hari kerja

setelah tanggal berakhirnya kegiatan Audit lnEmal, tindasan Laporan

disampaikan kepada Klien Audit lntemal selambat lambatnya 14 hari keria

setelah tanggal berakhimya kegiatan Aud[ lnternal.

Sehubungan dengan rencana Kegiatan Audit lnternal tersebut, dan demi tercapainya

sasaran kegiatan ini diharapkan kesediaan dan keda sama seluruh pihak terkait untuk

melaksanakan kegiatan ini dengan sebaik balknya, dan mempersiapkan bukti-bukti

penerapannya.

Demikian disampaikan, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

.20....

Tembusan:

1. Wakil Manajemen.

2. Pengelola Audit lnternal

(.... ........)Pimpinan Puncak

tllantg memprbnyakddruma ini bnp iftr futt$rda$ Mwra? Direktwat.lafuat 8*n thrga

KEMENTER.IAN PEKEFIJAA,N L.IMTJMDIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA


No. tlok. : DJBIIIISMIIUPR/03

No. Rev. :01

Tgl. DiterbiU<an : 27 Agustus 2013


Hal :111

Persf :

3

Lampiran 9.8

BIODATA AUDITOR

(F : 08/DJBM/SMM/PRY03 Rev. : 01)

NO}IAMA

AUDITORUN]T KERJA

PENDIDIKAN

FORMAL

SERTIFIKASI/

PELATIHAN

AUDIT

RTWAYAT

KEGIATAN

AUDIT

KET-

(1) (2',, (3) (4) (5) (6) m

DlbranE nemgrfunyak &tma ini, brp ilin Pangardali Wurnen Dirclbnt-taM era MarW

prosedur audrt tnternal (03) · pdf filepenunjukkan tim audit lnternaldan masa berlakunya...

Documents