RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF UNTUK MENUNJANG KINERJA PERGUDANGAN PADA PT.XYZ

MUCHAMAD DESTA FADILAH

108093000044

1. Latar Belakang

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yaitu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, dan di gunakan untuk memonitoring serta komunikasi perusahaan terhadap data yang diolah dengan lingkungan bisnis (Lang dan Whinston, 1997); (Elam dan Leidner, 1995); dan (McNurlin dan Sprague, 2004). SIE sangat berguna untuk para pengambil keputusan yang cepat agar tidak kehilangan kesempatan dalam meraih rekan kerja (Martinsons dan Davison, 2006).Dalam penelitian sebelumnya, negara yang sering melakukan penelitian SIE hanya sebatas pada negara Jepang dan China, hampir seluruh penelitian sebelumnya beroperasi dalam wilayah Top Management (Martinsons dan Davison, 2007). Dalam mengembangkan SIE ada 5 hal yang harus diperhatikan, diantaranya: masukan informasi harus berupa data internal maupun eksternal, pengolahan informasi hasu dalam bentuk grafik, manfaat informasi yang dihasilkan merupakan proyeksi jawaban yang akan datang, penggunaan informasi untuk manajemen tingkat atas, dan peramalan yang dilakukan dalam SIE memiliki interval peramalan 1-5 tahun.(Laudon dan Laoudon, 2003).

Pada penelitian kali ini, ruang lingkup SIE tidak sebatas membantu para manager di tingkat atas, melainkan membantu memaksimalkan penyimpanan barang dari gudang ke gudang lainnya, dengan pengolahan informasi menampilkan sebuah grafik yang interaktif. Dengan memanfaatkan sistem pergudangan seorang Manager pemasaran bisa melihat grafik penyimpanan barang ke gudang-gudang secara efisien. Pada penelitian SIE faktor faktor kesuksesan(Watson, 1993), merupakan hal yang relevan dalam penentuan kebijakan terkait informasi internal dan eksternal perusahaan.

Penentu keputusan berada pada tingkat manajemen yang hampir setiap permasalahan dapat terselesaikan tanpa bantuan sebuah Sistem Penujang Keputusan (SPK), dengan memanfaatkan Instuisi dan kemampuan tapi dengan memberikan hasil yang berbeda antara pemula dengan para ahli (Hung, dalam SIE, 2003). Di negara Spanyol yang di teliti oleh Jose L. Salermon mengatakan motivasi dan komunikasi merupakan hal penting dalam menjalani SIE dan itu merupakan faktor penting yang ada dalam diri manusia (Jose, 2003).

Berdasarkan penelitian sebelumnya, dapat dirangkum dalm 5 kriteria yang bisa di kategorikan kesuksesan dalam menjalani SIE, diantaranya: tingkat akses, dalam mengembangkan SIE harus ada pembagian penggunaan dalam mengakses sistem agar tidak terjadi salah prosedur dalam hal akses ke sistem SIE, manfaat, sangat logis ketika sistem SIE dikembangkan untuk memberikan manfaat ke pengguna terutama eksekutif, oleh sebab itu kebutuhan SIE harus dikembangkan berdasarkan kebutuhan dari pengguna, kepuasan, tingkat kepuasan pengguna terhadap SIE menjadi hal yang mutlak, ketika sistem memberikan manfaat maka akan digunakan, begitu juga sebaliknya, berdampak positif, SIE yang baik biasanya akan memberikan dampak yang baik terhadap penentu kebijakan yaitu eksekutif, mental para manajer memberikan dampak positif terhadap kinerja perusahaan, cenderung menyebar, manfaat lain dari SIE yaitu ketika sukses dijalankan cenderung penggunaanya semakin meningkat dan pemanfaatan aplikasi SIE tidak hanya pada satu bidang, melainkan menyebar ke setiap aplikasi perusahaan terkait pengambilan keputusan (Poon dan Wagner, 2001) .

Memaksimalkan stok persedian digunakan untuk memberikan pilihan konsumen terhadap pilihan produk berupa produk pengganti yang mirip atau lebih di kenal dengan pilihan pengganti konsumsi (Rajaraman dan Tang, 2001) dan (Lin dan Hou, 2005). Selain itu masih ada penelitian yang menggunakan istiliah pilihan pengganti konsumsi yaitu dengan mengoptimalkan produk yang tidak terlalu bersaing dan lebih dikenal dengan 2 produk pengganti (Parlan dan Goyal, 1984 ), dalam pengertian yang lain yaitu dikenal dengan 3 produk pilihan pengganti (Ernst dan Kouvelis, 1999) dan juga dikenal dengan n produk tapi tidak menggambarkan nilai optimal dari setiap kondisi produk -n (Noonan, 1995).

Produsen dalam memahami produksi barang, biasanya memprediksi kebutuhan masa depan dengan perencanaan kebutuhan material (PKM) dimana kebutuhan yang akan datang sudah di perkirakan melalui analis secara bergulir, dan rencana produksi sesuai dengan hasil prediksi waktu rata-rata dan model yang digunakan dengan kegiatan terpusat dengan metode waktu rata-rata, data yang valid, dan keputusan ahli. Manager produksi hanya melihat hasil dari peramalan dari prakiraan yang telah ditentukan dan hanya menentukan barang ini layak di produksi atau tidak (Toktay dan Wein, 2001).

Penelitian kali ini menghubungkan SIE dengan sistem gudang dimana dalam sistem gudang manajemen dapat melihat barang yang tersimpan pada setiap toko atau autlet dan kinerja setiap outlet. Pada penelitian sebelumnya hampir pengembangan sistem gudang masih terbatas pada keadaan barang di gudang lalu di kirim ke tujuan, tanpa melihat kinerja dari masing masing gudang.

Hasil yang diharapkan dari SIE dapat menjembatani sistem pergudangan dengan menggunakan web service. Aplikasi SIE ini menampilkan informasi penyimpanan melalui grafik di setiap toko dan produk atau barang yang diminati konsumen melalui delaer atau toko, sehingga keputusan dapat diambil oleh manajemen pergudangan secara cepat dan tepat sehingga kinerja gudang penyimpanan menjadi lebih efektif dan efisien (Watson et al.2001).

Berdasarkan uraian yang saya jelaskan, penelitian ini diharapkan dapat menambah pemanfaatan SIE dalam sistem pergudangan yang sudah ada sehingga perusahaan akan lebih efektif dan efisien dalam manajemen penyimpanan. Oleh karena itu, penelitian ini layak untuk di angkat dan diberi judul Rancang Bangun Sistem Informasi Eksekutif untuk Menunjang Kinerja Sistem Pergudangan pada PT. XYZ.

2. Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka dapat dirumuskan pertanyaan penelitian, sebagai berikut:

1. Bagaimana membuat sebuah rancangan sistem informasi yang terintegrasi antara SIE dengan sistem informasi pergudangan?

2. Bagaimana membuat sebuah rancangan sistem informasi eksekutif yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam sistem informasi pergudangan?

3. Ruang Lingkup

Penelitian ini akan di lakukan di Perusahaan kecil menengah yang portabilitas pergudangan atau penyimpanan yang cukup tinggi sehingga diperlukan sebuah aplikasi untuk mengoptimalkan pergudangan barang-barang yang di produksi atau di jual.

4. Tujuan PenelitianDengan mengembangkan aplikasi SIE untuk perusahaan kecil-mengengah dengan terintegrasi dengan sistem informasi pergudangan yang berbasis web untuk mempermudah dalam memantau aktifitas pergudangan secara tepat dan efesien. Sedangkan tujuan secara khusus dikembangkannya aplikasi SIE ini yaitu:1. Untuk memantau aktifitas pergudangan pada PT. XYZ

2. Untuk merancang SIE yang terintegrasi secara web-server di PT. XYZ dengan sistem informasi pergudangan.

3. Untuk merancang sistem informasi pergudangan yang dapat menghasilkan data yang cepat dan akurat, dan menghasilkan laporan secara periodik dengan grafik tertentu.

4. Untuk mengimplemntasikan SIE dapat menunjang setiap kegiatan pergudangan di PT. XYZ.5. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah:1. Menjadi referensi bagi penelitian berikutnya, khususnya dalam membuat sistem informasi eksekutif yang terintegrasi dengan sistem informasi pergudangan.2. Dapat memberikan pemahaman lebih jauh tentang penerapan sistem informasi eksekutif.

3. Dapat memberikan pemahaman lebih jauh tentang proses-proses bisnis yang dapat diterapkan pada sistem informasi eksekutif.

6. Metodologi Penelitian1. Teknik Observasi

Teknik Observasi menjelaskan sebagai pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data atau fakta (fact finding technique) yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem (Jogiyanto, 2005).

2. Teknik Wawancara

Teknik wawancara digunakan untuk menganalisa sistem dimana terdapat pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang di wawancarai (interviewee). Teknik wawancara telah diakui sebagi teknik pengumpulan data atau faktu yang penting dan dilakukan oleh rata-rata peneliti atau pengembang sistem (Jogiyanto, 2005).

3. Teknik Kuesioner

Teknik kuesioner yaitu suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untu mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka, tidak ada teknik pengumpulan yang efisien dibandingkan dengan daftar pertanyaan (Jogiyanto, 2005).

4. Teknik Studi Pustaka

Pencarian data sekunder dengan jalan mengadakan studi kepustakaan dan rekaman. rekaman sebagai setiap tulisan atau pernyataan yang dipersiapkan oleh individual atau organisasi dengan tujuan membuktikan adanya suatu peristiwa atau memenuhi accounting. Sedangkan dokumen digunakan untuk mengacu setiap tulisan atau rekaman, yaitu dipersiapkan secara khusus untuk tujuan tertentu (Sonhaji, 1994).

5. Metode Pengembangan Sistem

Pada metode pengambangan sistem, peneliti menggunakan metodologi XP (Extreme Programming), dimana tahapan-tahapan pengembangan terjadi dalam 4 fase, yaitu exploration, planning, iterations, dan productionizing (Kent Beck, 1999).7. Jadwal PenelitianNOTahap dan Kegiatan dalam PenelitianNovemberDesemberJanuariFebuariMaretApril

1Persiapan menyusun usulan penelitian

2Pengolahan data

3Analisis Sistem

4Perancangan Sistem

5Implementasi Sistem

6Persetujuan Laporan

7Seminar skripsi

8Sidang skripsi

9Wisuda

9. Kerangka Berfikir10. Kajian Teori

1. Konsep Sistem Pendukung Keputusan

alokasikan sumber daya manusia yang tepat bagi kebutuhan perusahaan.

2. Analisis GAP

3. untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan.\2. Konsep Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) merupakan metode yang populer saat ini. XP digunakan untuk mengatasi masalah requirements yang kurang jelas dan sering berubah-ubah. XP menjadi begitu populer sejak diperkenalkan oleh Kent Beck menjadi sebuah metodologi untuk pengembangan perangkat lunak. XP dimunculkan untuk menangani perubahan-perubahan yang biasanya sering terjadi pada saat pengembangan berlangsung bahkan pada saat proses pengembangan sudah hampir berakhir.

XP sebagai sebuah metode yang dinamis diperlihatkan dalam empat nilai yang dimilikinya dan keempatnya merupakan dasar-dasar yang diperlukan dalam XP. Kent Beck menyatakan bahwa tujuan jangka pendek individu sering berbenturan dengan tujuan sosial jangka panjang. Karena itu dibuatlah nilai-nilai yang menjadi aturan, hukuman, dan juga penghargaan. Keempat nilai tersebut adalah:

1. Komunikasi (Communication)

2. Kesederhanaan (Simplicity)

3. Umpan Balik (Feedback)

4. Keberanian (Courage)

Tahapan-tahapan pengembangan sistem dengan metode XP (Extreme Programming) terdiri dari 4 tahap diantaranya adalah :

a. Exploration

Fase ini dilakukan identifikasi vision, identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem, menentukan tools dan teknologi yang digunakan, dan membuat studi kelayakan terhadap sistem yang akan dikembangkan. (Kent Beck, 1999)

b. Planning

Fase ini dilakukan penentuan batasan dan prioritas, membuat tahapan teknis, membuat rencana pelepasan, serta mempersiapkan uji penerimaan penggguna. (Kent Beck, 1999)

c. Iterations

Fase ini dilakukan pembuatan kriteria penerimaan, membuat desain sederhana, melakukan implementasi penulisan program, mengintegrasikan kode program, melakukan uji penerimaan, melakukan pelacakan kemajuan proyek, dan menentukan penerimaan dari tahapan iteration. (Kent Beck, 1999)d. Productionizing

Fase ini dilakukan pengujian oleh pengguna terhadap kriteria uji penerimaan pengguna sebagai parameter pengujian dengan menggunakan metode black-box. (Kent Beck, 1999)11. Daftar Pustaka

Andrew. Yao, S.-K. P. dan Wedel, T. (2010). Developing an Efficient warehousing operation system: An Expert System Approach. Academy of Information and Management Sciences Journal, 13.

Allison, I. K. (2006). Executive Information System implementation in organisations in South Africa and Spain: A comparative analysis. Computer Standards dan Interfaces, 28, 625-634.

Bruce A. Walters, J. J. J. dan Klein, G. (2003). Strategic information and strategic decision making: the EIS/ CEO interface in smaller manufacturing companies. Information dan Management, 40, 487-495.

Cheung, W. dan Babin, G. (2006). A metadatabase-enabled executive information system (Part A): A flexible and adaptable architecture. Science Direct: Elvisier, 42, 1589 1598.

Cheung, W. dan Babin, G. (2006). A metadatabase-enabled executive information system (Part B): Methods for dynamic multidimensional data analysis. Science Direct: Elvisier, 42, 1599 1612.

Delone, W. H. dan McLean, E. R. (2003). The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-year Update. Journal of Management Informations Systems, 19, 9-30.

David. Bedford, David. A. Brown, T. M. dan Sivabalan., P. (2008). Balanced Scorecard Design and Performance Impacts: Some Australian Evidence. Journal of Management Informations Systems, 6.

Ford, L. (2008). A New Intelligent Tutoring System. Journal of Educational Technology, 39, 311-318.

Hendel, I. dan Nevo, A. (2008). Sales and Consumer Inventory. The RAND Journal of Economics, 37, 543-561.

Hung, S.-Y. (2003). Expert versus novice use of the executive support systems: an empirical study. Journal of Management Informations Systems, 40, 177-189.

Jose L. Salmeron, P. L. dan Martinez, F. J. (2001). Executive information systems in major companies: Spanish case study. Computer Standards dan Interfaces, 23, 195-207.

Lin, L. C. dan Hou, K. L. (2005). An Inventory System with Invesment to Reduce Yield Variablitiy and Setup Cost. The Journal of The Operational Research Society, 56, 67-74.

Liming Liu, X. L. dan Yao, D. D. (2005). Analysis and Optimization of Multistage Inventory-Queue System. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 50, 365-380.

Mark Xu, Vincent Ong, Y. D. dan Mathews, B. (2010). Intelligent agent systems for executive information scanning, filtering and interpretation: Perceptions and challenges. Information Processing and Management, 47, 186-201.

Martinsons, M. G. dan Davison, R. M. (2006). Strategic Decision making and support systems: Comparing American, Japanese and Chinese management. Decision Support Systems: elsevier, 43, 284-300.

Natale, S. M. dan Diamante, T. (2005). The Five Stages of Executive Coaching: Better Process Makes Better Practice. Journal of Business Ethics, 59, 361-374.

Netessine, S. dan Rudi, N. (2003). Centralized and Competitive Inventory Models with Demand Substitution. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 51, 329-335.

Poon, P. dan Wagner, C. (2001). Critical success factors revisited: success and failure cases of information systems for senior executives. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 30, 393418.

P, Priya. dan Iyakutti, D. K. (2011). Web based Multi Product Inventory Optimization using Genetic Algorithm. International Journal of Computer Applications, 25, 23-28.

Rossen. Iliev, L. K. dan Bournaski, E. (2010). Web-Based Decision Support System in Regional Water Resources Management. International Conference on Computer Systems and Technologies, 97, 323-328.

R. Teunter, E. v. d. L. dan Vlachos, D. (2004). Inventory Strategies for Systems with Fast Remanufacturing. The Journal of The Operational Research Society, 55, 475-484.

Salmeron, J. L. (2003). EIS success: keys and difficulties in major companies. International Journal of Technovation, 23, 35-39.

Salmeron, J. L. (2002). EIS evolution in large Spanish business. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 40, 41-50.

Sanjay K. Singh, H. J. W. dan Watson, R. T. (2002). EIS support for the strategic management process. Journal of Business Ethics, 33, 71-85.

Susan Cohen Kulp, H. L. L. dan Ofek, E. (2004). Manufacturer Benefits from Information Integration with Retail Customers. Management Science, 50, 431-444.

Suresh P. Sethi, H. Y. dan Zhang, H. (2003). Inventory Models with Fixed Costs, Forecast Updates, and Two Delivery Modes. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 51, 321-328.

Sun, D. dan Queyranne, M. (2002). Production and Inventory model using Net Present value. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 50, 528-537.

Teubner, R. A. (2007). Strategic information systems planning: A case study from the financial services industry. Journal of Strategic Information Systems, 16, 105-125.

Toktay, L. B. dan Wein, L. M. (2001). Analysis of a Forecasting-Production-Inventory System with Stationary Demand. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 47, 1268-1281.

9