SKRIPSI

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DI KANTOR KELURAHAN PANGKABINANGA

KECAMATAN PALLANGGA KABUPATEN GOWA

Disusun dan diusulkan oleh

MUHAMMAD QADRI MS

Nomor Stambuk 10561 3235 09

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR

2015

PENGAJUAN SKRIPSI

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR KELURAHAN

PANGKABINANGA KECAMATAN PALLANGGA KABUPATEN GOWA

SKRIPSI

Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Jurusan Ilmu

Administrasi Negara ( S.Sos )

Disusun dan Diajukan Oleh :

MUHAMMAD QADRI MS

Nomor Stambuk. 10561 3235 09

Kepada

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR

2015

PERSETUJUAN PEMBIMBING

Judul Skripsi : Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan

Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

Nama : Muhammad Qadri MS

Nomor Stambuk : 10561 3235 09

Program Studi : Ilmu Administrasi Negara

Menyetujui

Pembimbing I Pembimbing II

Dr. H. Muhammadiah, MM Dra. Musliha Karim, MSi

Mengetahui

Dekan, Ketua Jurusan, Fisipol Unismuh Makassar Ilmu Administrasi Negara

Dr. H. Muhlis Madani, M.Si Dr. Burhanuddin, S.Sos, M.Si

PENERIMAAN TIM

Telah diterima oleh TIM penguji skripsi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Muhammadiyah Makassar, berdasarkan Surat Keputusan/Undangan

menguji ujian skripsi Dekan Fisipol Universitas Muhammadiyah Makassar,

Nomor : 0179/FSp/A.1-VIII/II/36/2015, sebagai salah satu syarat untuk

memperoleh gelar sarjana (S1) dalam program studi Ilmu Administrasi Negara di

Makassar pada hari sabtu tanggal 23 bulan November tahun 2015.

TIM PENILAI

Ketua Sekretaris

Dr. H.Muhlis Madani, M.Si Drs. Muhammad Idris,M.Si

Penguji :

1. Dr. H. Muhammadiah,MM (Ketua) ( )

2. Dr. Jaelan Usman, M.Si ( )

3. Abdul Kadir Adys, SH, MM ( )

4. Dr. Hj. Ihyani Mali, S.Sos, M.Si ( )

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ILMIAH

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Mahasiswa : Muhammad Qadri MS

Nomor Stambuk : 10561 3235 09

Program Studi : Ilmu Administrasi Negara

Menyatakan bahwa benar karya ilmiah ini adalah penelitian saya sendiri tanpa

bantuan dari pihak lain atau telah ditulis/dipublikasikan orang lain atau melakukan

plagiat. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila kemudian hari

pernyataan ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik sesuai

aturan yang berlaku, sekalipun itu pencabutan gelar akademik.

Gowa, 2015

Yang Menyatakan

Muhammad Qadri MS

ABSTRAK

MUHAMMAD QADRI MS. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor

Kelurahan Pankabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.

(dibimbing oleh H. Muhammadiah, dan Musliha Karim).

Sistem pengelolaan arsip dinamis di defenisikan sebagai sistem

pengelolaan arsip dinamis yag meliputi Sistem kegiata pengurusan surat masuk

dan surat keluar (mail handling), sistem kegiatan penataan arsip (filling) dan

sistem kegiatan penyusutan arsip (record disposisi).

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mengumpulkan data

serta fakta-fakta yang relevan dengan permasalahan penelitian, pengumpulan data

dilakukan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi.

Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif melalui wacana dari hasil

wawancara dengan informan yang disajkan dalam bentuk narasi. Tipe penelitian

yang digunakan adalah Tipe study Kasus yaitu penelitian yang dimaksud untuk

memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai masalah sistem pengelolaan

rsip dinamis.

Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa Sitem Pegelolaan

Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa khususnya pada pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan

Pangkabinanga terlihat kurangnya pemahaman dan pengetahuan pegawai

mengenai pengelolaan arsip dinamis. Hal ini disebabkan kesadaran pegawai

mengelola arsip dengan baik, ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan karena

masih dianggap kurang diantaranya Sistem pengurusan (mail handling) yaitu

kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar belum berjalan optimal. Sistem

penataan arsip (filling) yaitu penyimpanan arsip, peminjaman arsip, penemuan

kembali arsip belum terlaksana dengan baik dan sistem penyusutan arsip (record

disposisi) menurut informan sudah terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari

tanggapan informan mengenai indikator sistem pengelolaan arsip dinamis dari

hasil wawancara. Dan adapun faktor pendukung dan penghambat sistem

pengelolaan arsip dinamis di kantor kelurahan pangkabinanga, meliputi dalam

sistem penyusutan arsip (record disposisi) terlihat bahwa secara keseluruhan

sudah dapat dikatakan sudah berjala optimal. Sistem pengurusan surat (mail

handling) yaitu kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar dan Sistem

penataan arsip (filling) kurangnya sumber daya manusia yang memadai

merupakan penghambat kemampuan pegawai yang terlihat langsung di bidan

kearsipan dalam penerapan sistem pengelolaan kearsipan, kurangnya kebutuhan

akan sarana dan prasarana di tambah tidak adanya pembiayaan merupakan suatu

faktor penghambat dalam kelancaran penataan arsip.

Kata kunci : Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatu

Segala puji bagi ALLAH SWT Tuhan yang maha agung dengan cinta-Nya

yang masih memberikan kesempatan kepada penulis untuk merampungkan tugas

akhir ini yang mengangkat judul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di

Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa”

Berbagai kendala yang dihadapi penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini

dijadikan penulis sebagai proses pembelajaran, pengalaman, pendewasaan

sekaligus rahmat dari ALLAH SWT yang mampu mentransformasikan prespektif

penulias dalam memaknai sesuatu.

Pada kesempatan ini penulias mengucapkan terima kasih yang setinggi-

tingginya kepada orang-orang yang memberikan bantuan secara moril dan

material, serta kepada Bapak Dr. H. Muhammadiah, MM, Selaku pembimbing I

dan Ibu Dra. Musliha Karim, M.Si, selaku pembimbing II, atas waktu dan

luangnya yang diberikan disela-sela kesibukannya untuk memberikan bimbingan

dan pengarahan, mulai dari perumusan judul, penyusunan proposal sampai

terselesaikannya skripsi ini. Rasa terima kasih juga diberikan kepada pihak-pihak

yang turut membantu, serta memberi pengaruh kepada penulis selama ini, yaitu:

1. Bapak Rektor Dr. Irwan Akib, M.Pd, atas kebijaksanaan dan bantuan

fasilitas yang di berikan

2. Bapak Dr. Muhlis Madani, M.Si selaku Dekan Fakultas Imu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Muhammadiyah Makassar.

3. Bapak Dr. Burhanuddin, S.Sos, M.Si, selaku Ketua Program Studi Ilmu

Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Muhammadiyah Makassar atas segala bimbingan yang telah diberikan selama

ini

4. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Administrasi yang telah menyumbangkan

ilmunya kepada penulis selama mengenyam pedidikan dibangku perkuliahan

5. Kedua orang tua tercinta, Muddin dan Sumiati yang telah memberi

sumbangsi materi dan moral

6. Bapak Lurah Pangkabinangan Sachrial, S.Sos dan segenap jajarana

pemerintah Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga, terima kasih atas

bantuannya sehingga penulis bisa melakukan penelitian.

7. Adik-adikku yang tercinta Muhammad Risky M.S dan Siti Nurul Haditsa

M.S yang selalu memberi saya semangat dan dorongan untuk menjadi orang

yang sukses dalam meraih gelar sarjana.

8. Sahabat saya Arie Setiwan, Kanda Marky yang tak pernah bosan

memberikan motivasi atas bantuan dan dukungan yang diberikan dalam

penulisan Skripsi ini. Dan Rekan-rekan mahasiswa (i) seperjuangan yang tidak

sempat penulis sebutkan satu per satu. Penulis mengucapkan banyak terima

kasih. Hanya ALLAH SWT, yang menentukan segalanya dan semoga kalian

mendapat pahala yang berlimpah ganda d sisi-Nya.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari kesempurnaan, tapi setiap

manusia berpotensi melakukan gerak menyempurna. Oleh karena itu, dengan

segenap kerendahan hati, kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat

diharapkan untuk referensi hidup di masa yang akan datang. Akhir kata penulis

berharap semoga Skripsi ini diberikan kontribusi yang bermanfaat bagi semua

pihak, Dan Semoga ALLAH SWT memberikan pahala yang berlimpah atas segala

kebaikan kita semua. Amin

Makassar, 2015

Muhammad Qadri M.S

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i

HALAMAN PENGAJUAN SKRIPSI ............................................................ ii

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ iii

HALAMAN PERSETUJUAN KEASLIAN KARYA ILMIAH ................... iv

ABSTRAK ...................................................................................................... v

KATA PENGANTAR .................................................................................... vi

DAFTAR ISI ................................................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ............................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................ 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Konsep Sistem .............................................................................. 7

B. Konsep Pengelolaan ..................................................................... 8

C. Konsep Kearsipan ........................................................................ 12

D. Konsep Arsip Dinamis ................................................................ 16

E. Konsep Pengelolaan Arsip Dinamis ............................................. 22

F. Kerangka Pikir.............................................................................. 36

G. Fokus Penelitian................................................... ........................ 37

H. Deskripsi Fokus Penelitian................................................... ........ 37

BAB III METODE PENELITIAN

A. Waktu dan Lokasi Penelitian ...................................................... 39

B. Jenis dan Tipe Penelitian ............................................................ 39

C. Sumber Data ............................................................................... 39

D. Informan Penelitian ..................................................................... 40

E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 41

F. Teknik Analisis Data.................................................................... 42

G. Keabsahan Data............................................................................ 43

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian........... ................................ 46

B. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan

Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa ........ 50

C. Faktor Pendukung Dan Penghambat Sistem Pengelolaan Arsip

Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan

Pallangga Kabupaten Gowa .................................................... 72

BAB V PENUTUP DAN SARAN

A. Kesimpulan ............................................................................. 73

B. Saran ....................................................................................... 74

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 75

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sumber yang menunjang proses kegiatan administrasi dalam arsip

adalah sistem pengelolaan. Pada dasarnya sistem pengelolaan arsip dinamis

merupakan kegiatan yang masih digunakan sebagai berkas kerja dalam

pelaksanaan tugas dan fungsi instansi, sehingga harus dikelolah dengan baik

dan sistematis, pengelolaan arsip dinamis dalah proses pengendalian arsip

dinamis secara efesien, efektif, dan lengkap meliputi penciptaan, penggunaan

dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Ruang lingkup arsip dinamis

meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan

arsip.

Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan

suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume

arsip pada suatu organisasi semakin hari semakin bertambah. Dengan

bertambahnya asrip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan

mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang

tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika

sewaktu-waktu diperlukan. Dengan demikian diperlukan usaha pengaturan

volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah memiliki nilai guna merupakan

salah satu usaha mengendalian arsip. Hal ini perlu di perlakukan untuk

menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan. Arsip juga

merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan dan

1

2

pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada

generasi yang akan datang lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka

arsip haruslah dikelola secara baik dan benar denagn suatu sistem yang baik

dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap

terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di

amanatkan dalam undang-undang pasal 3 bagi dapat tercapai yaitu untuk

menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Menurut Wursanto (1991: 58) sistem pengelolaan kearsipan yang

dijalankan oleh suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila

mempunyai ciri-ciri sebagai berikut yakni :

1. Mudah dilakukan,

2. Mudah dimenegerti,

3. Murah/ekonomis,

4. Tidak memakan tempat,

5. Mudah dicapai,

6. Cocok bagi organisasi, dan

7. Fleksibel.

Pendapat di atas menuntut perhatian yang ekstra dari para anggota organisasi

terhadap keberadaan arsip dan untuk itu perlu di jalin kerjasama yang baik

antar seluruh anggota organisasi agar arsip yang sudah ada tetap terjaga

dengan baik keberadaannya.Sistem merupakan kesatuan yang terorganisasi

yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai

3

tujuan tertentu, sedangkan Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja

dengan orang-orang secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan

organisasi lembaga.

Pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemisahan antara

dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan

atau dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya

tidak terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi

(dokumen inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan.

Untuk mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk

mengantisipasi masalah–masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam

proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip

Nasional Republik Indonesia bekerjasama dengan Lembaga Administrasi

Negara Republik Indonesia menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan

Pola Baru.hampir semua instansi yang ada kini telah menggunakan sistem

kearsipan pola baru dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumennya

walaupun belum sepenuhnya diterapkan karena ada yang masih

menggabungkan antara pola baru dan pola lama. Menurut Baso dalam

Irmawati (2007:33), dalam sistem kearsipan ada beberapa faktor yang

berperan penting dalam mengoptimalkan pelaksanaannya. yakni antara lain :

1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip),

2. Sumber daya manusia, dan

3. Pembiayaan

4

Sementara itu menurut Martono dalam Jamarudin (2007:4), ada

sistem arsip yang dikenal dalam proses pengelolaan arsip yakni :

1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling)

2. Sistem Penataan Surat (Filling)

3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi).

Proses penjajakan data awal yang dilakukan penulis pada Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa, Penulis

menemukan masalah pengelolaan arsip utamanya dalam penetapan arsip

yaitu (1) Padasistem Pengurusan Surat (Mail Handling) terlihat bahwa

prosedur pengendalian dan pengurusannya kurang baik yang akhirnya

mengakibatkan keterlambatan dalam menentukan keputusan, terkadang

sering lupa dicatat dan diberi nomor agenda kedalam buku agenda surat

masuk dan surat keluar, bahkan kurangnya kesadaran pegawai tentang

pengelolaan arsip, sehingga mengakibatkan dokumen (arsip) hilang atau

tercecer karna di simpang di sembarang tempat (2) Pada Sistem Penataan

Berkas (Filling) terlihat bahwa rendahnya apresiasi pada tingkat

manajemen, terbatasnya Sumber Daya Manusia baik kualitas, tidak adanya

standar baku sarana, serta minimnya anggaran, bertambahnya terus-

menerus surat-surat kedalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya

sehingga tempat penyimpanan tidak lagi mencukupi merupakan hal yang

mempengaruhi kelancaran pelaksanaan penataan berkas, Kesadaran akan

arti penting penataan berkas yang baik biasanya muncul terlambat. dan (3)

pada Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) terlihat bahwa tidak

5

adanya kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta maka terjadilah

problema yang menyangkut ruang penyimpanan, biaya, peralatan,

penyediaan tenaga, serta untuk perawatan dan pemeliharaannya, ini

mengakibatkan sering terjadi penumpukan arsip di sembarang tempat dan

banyak arsip yang tidak bernilai guna rusak atau hilang.

Terkait dengan beberapa masalah tersebut di atas peneliti tertarik

mengangkat judul penelitian Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.

A. Rumusan Masalah

Berangkat dari latar belakang masalah dan judul dalam skripsi ini,

maka rumusan masalah dari penelitian ini adalah :

1. Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan

Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa ?

2. Faktor Pendukung dan Penghambat sistem pengelolaan arsip dinamis

pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa ?

B. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis di Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.

6

b. Untuk mengetahui faktor pendukung dan penghambat sistem

pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga

Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Manfaat Akademis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat

sebagai bahan masukan bagi mahasiswa yang melakukan penelitian

dibidang sistem pengelolaan arsip dinamis mengingat masih kurangnya

kajian tentang sistem pengelolaan arsip dinamis khususnya arsip

dinamis.

b. Manfaat Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bagi

penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis untuk penyempurnaan atau

perbaikan pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis di masa yang

akan datang. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi

sekaligus masukan bagi pimpinan dan staf Kantor Kelurahan

Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa agar ke depan

dapat diperoleh output yang optimal sesuai dengan yang diharapkan

berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis yang ada.

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA.

A. Konsep Sistem

Agar dapat memahami dengan jelas alur pikir dalam tulisan ini, maka

perlu di bahas terlebih dahulu teori, konsep, dan kebijaksanaan yang menjadi

dasar ataupun landasan berpikir sehingga baik penulis ataupun siapa saja dapat

memperoleh informasi yang konpherenship tentang substansi dari tulisan ini.

Santoso dan Hanif (2004:348) mendefinisikan bahwa Sistem yaitu

:peraturan, cara jalan, susunan yang teratur dari pandangan teori: asas:

seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk

suatu keseluruhan. Sementara itu, pendapat lain disampaikan oleh Rochaety,

Setyowati, Ridawan.Z (2011:2) yang mendefenisikan sistem sebagai suatu

kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sistem yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Gie dalam Moekijat (1986:4)

mendefinisikan Sistem sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur

– unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna

mencapai maksud tertentu.Lebih lanjut Murdick dkk (1991:6) mendefinisikan

bahwa Suatu sistem dapat dijelaskan secara sederhana sebagai seperangkat

elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.

Berdasarkan beberapa pandangan yang telah diuraikan, dapat kita ketahui

bahwa sistem adalah kesatuan dari beberapa komponen yang memiliki

keterkaitan antara satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Dari

konsep yang telah kita pahami bersama dengan uraian diatas mengenai

7

8

defenisi sistem maka kita juga dapat memahami bahwa sistem adalah salah

satu bagian terpenting dalam suatu oraganisasi baik organisasi swasta maupun

organisasi pemerintah karena sistem merupakan kebulatan dari suatu prosedur

yang dibuat untuk mengerjakan pekerjaan pada bagian dan tujuan dari masing-

masing bagian itu, yang akan dipadukan menjadi suatu kesatuan melalui

sistem, dan sistem mengharuskan setiap bagian yang ada dalam organisasi

saling bekerjasama dengan baik untuk mencapai tujuan bersama

B. Konsep Pengelolaan

Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan

oleh Santoso dan Hanif (2004:196) yaitu menyelenggarakan, mengurus,

mengusahakan.Pengelolaan dalam percakapan sehari – hari sering

diidentikkan dan dihubungkan dengan kata manajemen. Penggunaan kata

manajemen ada benarnya sebab manajemen juga mencakup suatu proses yang

terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan,

dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Sementara itu menurut Martono dalam

Jamaruddin (2007:4), dalam sistem pengelolaan arsip dinamis ada sistem

pengelolaan yang dikenal yakni Sistem pengelolaan arsip yang merupakan

rangkaian proses dalam pengelolaan terhadap arsip yang ada dalam suatu

organisasi yang meliputi:Kegiatan Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu

prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar baik surat dinas,surat

biasa maupun surat rahasia serta penggunaan azas baik sentralisasi maupun

desentralisasi atau gabungan antara keduanya., Kegiatan Penataan Arsip

(Filling) dan yaitu kegiatan mengatur, menyusun, dan menata semua arsip

9

dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat dan

tepat serta Kegiatan Penyusutan Arsip (Record Disposisi) yakni kegiatan

mengurangi jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema.

Berdasarkan proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling

memerlukan perhatian yang besar yakni sistem penataan (filling) dan

pengamanan arsip, dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan

benar, maka akan menghambat proses penemuan kembali arsip jika

dibutuhkan. Menurut A.W Widjaja (1993:104-105) mengemukakan bahwa

penataan bertujuan untuk menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang

masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan

suatu persoalan atau proses pekerjaan,menyimpan bahan-bahan arsip atau

dokumen dengan suatu sistem tertentu sehinggah apabila diperlukan dengan

cepat dapat di ketemukan kembali, dan menjaga dan memelihara fisik arsip

atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

Penataan arsip adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan

data/permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu

dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali.Untuk penataan berkas, perlu

adanya keseragaman dalam pemrosesan dan prosedur.Oleh karena itu perlu

dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang pasti bagi para petugas yang

bersangkutan.penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip

aktif) umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bagian masing-

masing). Penyelenggaraan berkas yang sudah inaktif dipusatkan di bagian

arsip. Penataan arsip dinamis sendiri, terdiri atas dua macam cara penataan

10

yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis yang dikelola. Berdasarkan

uraian diatas, maka dapat diketahui bahwa pemahaman akan pengelolaan

menekankan pada bagaimana kita melakukan pekerjaan dalam bidang apa saja

dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Sehubungan dengan hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan

dengan tepat, penting diperhatikan fungsi – fungsi manajemen agar setiap

sistem yang ada saling bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni

tercapainya tujuan organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan

tepat, lengkap serta lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang –

Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2

Pasal 3 bagian F menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

Mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara

sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber

daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua

aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan

harapan organisasi. Langemo dalam Sukoco (2006: 87) mengungkapkan

beberapa saran dalam melakukan kegiatan pengelolaan terhadap dokumem

yang diarsipkan agar dokumen tersebut dapat digunakan pada waktu yang

tepat. Saran – saran tersebut adalah :

11

1. Adanya komitmen dari pihak manajemen untuk menggunakan sistem

pengarsipan terbaru yang mampu mengintegrasikan dokumen fisik dengan

dokumen elektronis.

2. Mengangkat manejer arsip yang mampu mengembangkan dasar – dasar

menejeman pengarsipan serta mengimplementasikan jadwal retensi dokumen

yang dimiliki oleh organisasi.

3. Merencanakan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen yang

dikelola.

4. Berinteraksi dengan pengguna sistem pengarsipan untuk mendapatkan

masukan atau keluhan dari mereka, serta mengevaluasi penggunaan sistem

pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi.

5. Mengangkat supervisor yang bertanggung jawab secara langsung atas setiap

dokumen yang ada di organisasi.

6. Melakukan seleksi awal terhadap dokumen yang akan dikelola, dan apabila

hal yang dimaksud dirasa kurang relevan atau habis masa retensinya,

sebaiknya dimusnahkan sehingga program organisasi hanya terfokus pada

dokumen yang benar – benar akan digunakan dalam proses pengambilan

keputusan.

7. Jadwal pemindahan dokumen aktif ke folder dokumen inaktif maupun dari

dokumen aktif / inaktif ke arsip permanen harus dapat dilakukan pada waktu

yang tepat berdasarkan buku panduan pengelolaan arsip yang disusun oleh

organisasi.

12

8. Penempatan dokumen dalam bentuk kertas maupun fisik yang lain pada

tempat yang mudah dijangkau dan ditemukan.

9. Menyeleksi dan mengimplementasikan program manajemen kearsipan beserta

software yang mampu mendukung pengoperasian sistem yang dimaksud.

10. Mengonveksi ke sistem pengarsipan mandiri, di mana masing – masing

pegawai dapat menyimpan dan menggunakan dokumen yang berkaitan dengan

pekerjaannya berdasarkan buku panduan pengarsipan.

11. Mengevaluasi klasifikasi dan sistem pengindeksan dari sistem pengarsipan

yang sekarang digunakan oleh organisasi.

C. Konsep Kearsipan

Santoso dan Hanif (2004:29)mendefinisikan Arsip adalah simpanan

surat-surat penting: dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan

dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Kemudian Haryadi (2009:42)

mendefinisikan arsip dengan dua definisi yaitu:

1. Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,

bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu

kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan

penyelenggaraan kehidupan umumnya.

2. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya

dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara

fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku)

dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama

diperlukan”.

13

Selanjutnya Gie (1998: 118) mengungkapkan bahwa Arsip adalah

suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai

suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan.

Sedangkan Amsyah (1996:3), memberikan pengertian bahwa Arsip adalah

setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam

bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu

sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas

film, media computer, dan sebagainya. Kemudian Barthos (1990:1)

mendefinisikan bahwa Arsip adalah suatu badan (Agency) yang melakukan

segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang

mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut

soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan

kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan. Sedarmayanti

(2003:7) mengemukakan pengertian arsip dalam bahasa indonesia, dikenal

pula istilah File (dari bahasa latin fillium, yang berarti tali), dan istilah record,

yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan,

selanjutnya menurut Wursanto (1994:59) mengemukakan arsip adalah peranan

dalam kearsipan dalam pekerjaan tatausaha merupakan fungsi pekerjaan

pemberi bantuan, merupakan alat bagi manajerialnya yang meliputi,

perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, pengawasan, dan pengambilan

keputusan.

Widjaja (1986:102-103) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan

14

pelaksanaan penyelenggraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Karena

pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkal bahwa

arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses administrasi

dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan penyelenggaraan

administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip adalah salah satu

unsur yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan administrasi

dan manajemen di masa modern ini.dewasa ini arsip haruslah semakin

berfungsi sebagaimana mestinya sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman

dalam upaya mencapai cita – cita bangsa dan tujuan nasional. Untuk dapat

mewujudkan fungsi arsip sebagaimana mestinya, maka perlu dilakukan

perbaikan terhadap kinerja instansi karena arsip merupakan salah satu faktor

penunjang untuk memperlancar pelaksanaan tugas sehingga perlu dijaga

dengan baik.

Menurut Amsyah (2003:2) berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi

dua kategori sifat yaitu:

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

Negara. Arsip dinamis tersebut, terdiri atas dua bagian yakni :

a. Arsip aktif dimana arsip ini setiap saat digunakan untuk administrasi dalam

organisasi.

15

b. Arsip inaktif dimana arsip ini frekuensi penggunaan dan pemanfaatannya

dalam organisasi sudah mulai berkurang ataupun menurun (sudah jarang

digunakan).

2. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung

untuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan, kehidupan

kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Negara

sehari – hari. Di suatu kantor, arsip statis yang sudah diseleksi wajib

diserahkan kepada Arsip Nasional. proses penyimpanan atau pengarsipan

naskah – naskah dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi perlu

dilakukan dengan rapi karena seperti yang telah dijelaskan sebelumnya arsip

memiliki peranan penting dalam penyelenggaraan administrasi, selian itu arsip

juga mengandung nilai guna untuk kantor, organisasi, ataupun instansi yang

bersangkutan, sehingga jika tidak diarsipkan secara baik, benar, dan rapi maka

nilai guna arsip tersebut akan menurun. kearsipan merupakan salah satu

macam pekerjaan kantor atau tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap

instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Kearsipan erat

kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut pekerjaan yang berhubungan

dengan penyimpanan warkat atau surat dan dokumen. Kegiatan-kegiatan

inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1

bagian 1 menyatakan bahwa “kearsipan adalah hal – hal yang berkenaan

dengan arsip”.Sementara itu, menurut Baso (1995:10)Kearsipan adalah proses

16

pengurusan dan pengendalian naskah / arsip yang dibuat sendiri maupun yang

diterima dari pihak lain untuk disimpan dan ditemukan/digunakan serta

dipelihara untuk keperluan lebih lanjut. Berdasarkan pemaparan diatas, dapat

kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah suatu tata cara

dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat

penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip yang

menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat

diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.

D. Konsep Arsip Dinamis

Barthos (1990: 4) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang

masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang

digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah arsip yang

digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu. Sementara itu, Sukoco (2006: 84)

mendefinisikan Arsip dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk

data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau

perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti

aktivitas tersebut. Pendapat Endang Wiryatmi tri lestari (1993:1) dengan

melakukan arsip dan kearsipan dinamis tentu seseorang tidak akan kehilangan

17

jejak gambaran masa lalu untuk mengambil langkah baru ke depan yang lebih

tepat dan lebih baik dalam segala bentuk aktifitas.

Baso dalam Tahir (2007:33) mengemukakan bahwa faktor yang

mendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip yang baik adalah Faktor-

faktor yang memepengaruhi sistem penataan arsipdinamis merupakan hal-hal

yang berpengaruh terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu

organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan tersebut antara

lain yaituSumber Daya Manusia dapat didefinisikan sebagai kemampuan

pegawai yang terlibat langsung dalam bidang kearsipan dalam penerapan

sistem kearsipan. Sarana dan Prasarana dapat didefinisikan sebagai dukungan

yang berupa perangkat keras yang digunakan dalam bidang kearsipan serta

Biaya yang dapat didefinisikan sebagai anggaran yang tersedia untuk

pelaksanaan sistem pengelolaan arsip. pendapat ini didukung oleh Undang-

Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 point 24 yang

menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan

meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu

sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana

dan prasarana, serta sumber daya lainnya.

Anglo-Saxon dalam Basuki (2003:14) mendefinisikan arsip dinamis

adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan

keputusan, pengawasan, dan keperluan lain. Barthos (1990:4) mendefinisikan

Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus

diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari

18

serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang

tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan

dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.

Berdasarkan pemaparan diatas, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip

dinamis aiktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan

administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran

kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang

tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung

diperlukan dalam proses administrasi Negara. Menurut Basuki (2003:15)

instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena :

1. Sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien

terhadap informasi yang benar. Manejemen arsip dinamis memerlukan

informasi yang tepat untuk keperluan membentu pengambilan keputusan,

sarana umum, sebagai bukti kebijakan, aktivitas dan menunjang litigasi.

2. Instansi memiliki tanggung jawab hokum, professional, dan etis untuk

menciptakan arsip dinamis tertentu. Instansi juga disyaratkan

mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini

dilaksanakan oleh manejemen arsip dinamis.

3. Instansi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan

disampaikannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomis mengingat

penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang

besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit menemukan

informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang

19

sudah using. Maka tugas manajemen arsip dinamis meliputi pengembangan

control pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari

yang inaktif.

Terkait proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual)

perlu terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen

yang akan dikelola dan diarsipkan. Menurut Basuki dalam Sukoco (2006: 99)

ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan sistem pengelolaan yang

paling sering digunakan dalam proses pengelolaan dan pengarsipannya yaitu :

1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram,

lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini

sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan

sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang

dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.

2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang

memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan

pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan

melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal

numeric.

3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang

terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun

pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan

pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama

20

proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau

nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.

4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak,

asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim

merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini,

pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya

berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor

dokumen atau berkas.

5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau

tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya.

Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan

menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad.

Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo dan

Basuki (2003: 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:

1. Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)

Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi(organisasi), hal ini

diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi (organisasi) memiliki

ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan

karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama

2. Pengambilan Keputusan Manajemen

Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh informasi

yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diteri juga

21

baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan

bersumber pada arsip dinamis.

3. Menunjang Litigasi

Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau

menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip

dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi)

menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis

menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan.

4. Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas

Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang

diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan,

penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu

perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang

berimbas pada biaya pemeliharaannya.

5. Efisiensi Badan Korporasi (Organisasi)

Bilamana seseorang tidak dapat menemukan informasi yang diperlukan untuk

mengembangkan secara efisiensi dan menilai alternatif, maka yang ada

hanyalah frustasi belaka.Sebuah statistik menunjukkan bahwa karyawan

menghabiskan waktu 50 menit per hari hanya untuk mencari berkas arsip

dinamis yang salah tempat.

6. Ketentuan Hukum

22

Banyak badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja, pesanan

dari pemerintah sehingga badan korporasi (organisasi) tersebut hahus

beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah.

7. Rujukan Historis

Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi

untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi

mendatang.Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian besar

informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali. Bagian

informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan

karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula

E. Pengelolaan Arsip Dinamis

Guna memahami proses pengelolaan arsip dinamis disuatu badan,

lembaga, organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu

memahami makna dari manajemen arsip karena proses pengelolaan adalah

bagian dari manajemen arsip itu sendiri.

Ogders dalam Sukoco ( 2006: 82) mendefinisikan Manajemen arsip

adalah suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen

baik dokumen fisik / manual ( dalam bentuk kertas ), maupun dokumen

elektronik (media elektronik ).faktor yang cukup penting yang perlu

diperhatikan dalam proses pengelolaan arsip dinamis adalah alasan dibalik

penyimpanan dokumen, dimana dalam manajemen kearsipan, dokumen fisik /

manual yang disimpan, harusnya disimpan agar dokumen ditempatkan dalam

sistem kearsipan yang dapat ditemukan kemudian bila dibutuhkan. Namun,

23

seiring berkembangnya teknologi digital yang akhirnya melahirkan dokumen

dalam bentuk lain yakni dokumen electronik, maka hasil yang sama akan

dicapai dengan mentransfer dokumen elektronik dari proses administrasi

manual ke dalam sistem penyimpanan. Berdasarkan penjelasan sebelumnya

kita ketahui bahwa arsip dinamis terdiri dari dua jenis yakni arsip dinamis

aktif dan arsip dinamis inaktif. Dalam proses pengelolaan arsip, sistem yang

digunakan dalam dalam mengelola utamanya dalam hal penataan dan

pengamanan arsip terhadap dua jenis arsip ini tidaklah sama. Proses penataan

kedua jenis arsip dinamis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Penataan Arsip Dinamis Aktif

Terkait proses penataan arsip-arsip yang menyangkut suatu masalah

(subyek) tertentu (arsip-arsip yang masalahnya sama), data yang ditata jadi

satu file dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup satu folder dapat

juga beberapa folder.Kelompok forder untuk masalah yang berbeda

dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk

subjek/masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan dalam filling

cabinet.

2. Penataan Arsip Dinamis In-aktif

Arsip in-aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut

pola klasifikasi tanpa kantu kandali, karena arsip in-aktif itu jumlahnya sangat

besar serta penggunaannya tidak sesering arsip aktif, maka tempat

penyimpanannya menggunakan sarana yang berdaya tamping lebih besar.

Untuk lebih memudahkan penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing

24

masalah pokok (subyek utama) digolongkan menurut tahun.proses penataan

arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti dengan proses

penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara

sistematis akan bermanfaat bagi :

1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.

2. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan.

3. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah.

Sistem penyimpanan arsip dalam suatu organisasi berbeda-beda.

Adapun penyebab berbedanya sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain

dipengaruhi oleh :

1. Tujuan organisasi.

2. Volume pekerjaan.

3. Jenis peralatan yang digunakan.

4. Tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi.

5. Kondisi fisik masing-masing organisasi.

Sehubungan dengan kegiatan penataan arsip dalam pengelolaan arsip

juga dilakukan kegiatan perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk

dilakukan karena arsip dinamis merupakan bagian vital dalam pengambilan

keputusan. Menurut Wusanto dalam Syamsi (2000:130) yang dimaksud

dengan perlindungan arsip yakni :

1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip

sehingga arsip itu aman.

25

2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan

yang diterima itu aman

3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian

oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

Pengamanan arsip dari segi fisiknya. Dalam proses pengamanan arsip

dari segi fisiknya ini ada tiga hal yang penting untuk diperhatikan pihak

pengelola arsip yakni :

1. Restorasi arsip yakni memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit

digunakan, dengan demikian arsip dapat digunakan lagi dalam jangka

waktu yang lebih lama.

2. Laminasi arsip yakni melaminasi setiap arsip yang ada dengan

menggunakan plastic agar tidak mudah rusak bila terkena air, binatang

kecil, maupun hal-hal lain yang dapat merusak arsip.

3. Mikrofilm yakni melakukan pemotretan terhadap arsip penting/vital yang

sulit untuk direstotasi dan dilaminasi dan jika ingin membaca isi dalam

arsip tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan proyektor khusus,

hanya saja jika ingin menggunakan microfilm, maka perlu disediakan biaya

yang cukup besar dan tenaga ahli yang dapat mengoperasikan dengan baik

microfilm karena harga microfilm sangat mahal dan sulit untuk

dioperasikan.

1. Alat pemeliharaan dan pengaman arsip yang antara lain adalah:

a. Alat pemadam kebakaran.

b. Alat Tanda peringatan.

26

c. Alat Penyemprot serangga.

d. Alat Pengisap debu.

e. Kipas angin.

f. Penyegar udara.

2. Pengawetan arsip yang menurut pendapat Wusanto yang dikutip oleh Ibnu

Syamsi (2000: 134) dapat dilakukan dengan cara :

a. Reproduksi atau fotografi.

b. Restorasi dan penjilidan.

c. Laminasi arsip

3. Kecepatan penemuan arsip dimana waktu penemuan arsip baiknya adalah

1 menit.

Selain itu, yang tidak kalah pentingnya untuk dipahami pihak

pengelola arsip dalam proses pengelolaan arsip yakni proses perawatan arsip.

Usaha memelihara arsip berupa usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan

mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip beserta

informasi yang terkandung dalam arsip (isi arsip) dari kemungkinan

kehilangan, kerusakan, dan hala-hal lain yang tidak diinginkan.Sulistiyo-

Basuki (1991:231) memaparkan biayaPemeliharaan terhadap arsip dapat

dilakukan dengan :

1. Pengaturan ruangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan cara :

a. Menjaga keadaaan ruangan penyimpanan agar jangan terlalu lembab. Suhu

udara dalam ruangan penyimpanan sebaiknya berkisar 26 derajad celcius.

27

Kelembapan ruangan jangan melebihi 65%. Jika memungkinkan,

gunakanlah AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah debu.

b. Memberikan ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam

ruangan penyimpanan arsip (jika ruangan penyimpanan tidak dilengkapi

dengan AC).

c. Memberikan penerangan yang cukup di dalam ruangan penyimpanan

arsip.

d. Hindarkan dari bahaya kebakaran, kebocoran air, gangguan kesehatan,

pencurian, dan bahaya lainnya.

e. Hindarkan dari kemungkinan serangan hama seperti rayap, ngengat, dan

semut. Untuk mencegahnya, gunakan obat pembasmi hama.

f. Hindarkan terhadap pencemaran polusi udara.

g. Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lainnya, dan

disediakan kunci tersendiri.

2. Menjaga kebersihan arsip beserta alat dan ruangan tempat penyimpanan arsip.

Kebersihan di sini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat, beserta alatnya.

a. Kebersihan Ruangan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :

(1) Seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.

(2) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan arsip.

b. Kebersihan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :

(1) Debu yang melekat pada arsip disedot dengan alat penyedot debu.

(2) Jika ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan dan diberantas

rayapnya.

28

(3) Arsip jangan sampai berkarat. Karena itu, gunakan paper clip dari

plastik.

c. Memelihara tempat/alat penyimpanan arsip yang dapat dilakukan

dengan langkah :

a. Rak Arsip

(1) Rak penyimpanan arsip sebaiknya dari logam.

(2) Jika rak penyimpanan arsip terbuat dari kayu hendaknya dijaga jangan

sampai dimakan rayap.

b. Lemari Arsip

(1) Lemari penyimpanan arsip harus sering dibuka.

(2) Arsip yang ada di dalam lemari penyimpanan arsip harus disusun agak

renggang agar mudah dalam proses pengambilan arsip dan arsippun

tidak mudah lembab.

(3) Sebaiknya menaruh obat pembasmi ngengat dan rayap pada lemari

penyimpanan arsip.

Proses pengelolaan arsip dinamis, ada istilah yang digunakan

dan diterapkan dalam pengelolaan arsip dinamis dalam suatu

organisasi, kantor, ataupun instansi yakni sistem pengelolaan arsip

dinamis dengan menerapkan pengindeksan terhadap setiap dokumen

yang diarsipkan. Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur

urutan unit – unit atau bagian – bagian dari kata – kata kunci yang

akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk

memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali

29

dokumen yang diarsipkan. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu,

daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak

mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.

Menurut Gie dalam Sukoco (2006: 88) ada beberapa sistem yang

digunakan dalam mengindeks dokumen yakni :

1. Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai

patokan pengindeksan.

2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan

abjad dan nama dokumen bersangkutan.

3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari

dokumen yang bersangkutan. Sistem ini terkenal sulit dalam

pengelolaannya.

4. Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode

nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.

Terkait dalam hal mengelola dan mengarsipkan dokumen secara

manual, organisasi harus mengklarifikasikan dan mengelolah serta

mengarsipkannya dengan memisahkan dokumen menjadi dua ( 2 ) tipe

dokumen, yaitu dokumen aktif dan dokumen inaktif. Hal ini disarankan

agar dapat dilakukan pengelolaan dan pengarsipan yang berbeda antara

dokumen yang masih digunakan oleh organisasi untuk mengambil

keputusan operasional sehari – hari (dokumen aktif) dengan dokumen

yang tidak lagi memiliki pengaruh yang besar terhadap pengambilan

keputusan operasional sehari-hari ( dokumen inaktif ).

30

Sehubungan dengan proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen,

tentunya dikenal pula istilah sistem penyimpanan dokumen, dimana

pengarsipan sendiri bermakna menyimpan. Menurut Quible dalam Sukoco

(2006:96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan

oleh suatu organisasi, yakni :

1. Sistem penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), dimana dalam sistem

sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit

bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat

penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan

keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem

sentralisasi menurut Basuki (2003: 165) adalah:

a. Mencegah duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah

susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file),

maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau

susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang

disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.

b. Layanan yang lebih baik. Bila menggunakan sistem bemberkasan

terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat

digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian

lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau

menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi

kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem

31

akan mandeg. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan

terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.

c. Adanya keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan

penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan

pengawasan.

d. Menghemat waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu

tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk

menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari

informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian – bagian lain hanya

untuk mencari informasi.

e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis Kantor. Dikatakan

menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan.

Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang

saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor,

sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan

perlengkapan.

f. Jasa kepada bagian lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan

bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu

mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.

g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.

h. Adanya keseragaman dalam penenganan pendidikan dan pelatihan bagi

manejer arsip dinamis.

i. Pelayanan arsip dinamis di bawah satu atap.

32

Yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan

sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003: 166) adalah :

a. Kesulitan fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan

dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan. Juga perlu waktu

untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang

memerlukan.

b. Kebocoran informasi. terjadinyakebocoran informasi ini dapat terjadi

karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi

kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang

berbeda-beda. Namun, hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas

yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang

mengizinkan berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan

dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh

petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian

masing-masing.

c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan.

Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk,

misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama

tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi.

Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip

dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan

tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain.

33

d. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis. Ketakutan akan

hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya

duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka,

arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah,maka

disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di

berkas bagian.

e. Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukan. Ada

kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan

oleh organisasi, perusahaan, atau bdan mereka disimpan di bawah

pengawasan manajer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip

diperlukan izin dari pihak manajer arsip terlebih dahulu.

2. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,

pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–

masing unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan

dokumen dengan menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai

kelebihan dan kekurangan dalam penerapannya. Kelebihan dari

penerapan sistem desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen

adalah :

a. Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di

badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan

dan penyimpanan arsip dinamis.

34

b. Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang

berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang

bersangkutan.

c. Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang

relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan

sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.

d. Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang

dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem

desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.

Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem

desentralisi menurut Sulistyo-Basuki (2003: 167) adalah :

a. Pengawasan oleh manajer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen

tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.

b. Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor,

sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.

c. Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk

melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi

tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.

d. Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam

hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau

lebih.

e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

35

f. Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip

dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai

tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.

g. Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif

dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis

tidak cukup dan lemah.

3. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing–

masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah

kontrol sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung

jawab sistem berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara

operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan

dokumen dalam sebuah organisasi. Pada sistem kombinasi ini, masing-

masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah

control dari sistem terpusat. Arsip dinamis yang disimpan pada masing-

masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut

personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan. Pada sistem

kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak manajer arsip dinamis

atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis

sebuah badan korporasi (organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem

control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi

lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan

perusahaan sekaligus anak perusahaannya.

36

F. Kerangka Pikir

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam sistem

pengelolaan arsip dinamis yang merupakan rangkaian proses dalam

pengelolaan terhadap arsip yang ada. dalam suatu organisasi yang

meliputi: 1.) Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling), 2.) Sistem

Penataan Arsip (Filling), 3.) Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi).

Berdasarkan hal ini, maka adapun kerangka fikir dalam penelitian

ini dapat penulis gambarkan sebagai berikut :

Bagan Kerangka Pikir

Faktor Pendukung

Indikator Sistem Pengelolaan

Arsip Dinamis

1. Sistem Pengurusan

Surat (Mail Handling),

2. Sistem Penataan

Arsip (Filling),

3. Sistem Penyusutan

Arsip (Record Disposisi).

Sistem Pengelolaan

Arsip Dinamis

Efektifitas Sistem

Pengelolaan Arsip Dinamis

Faktor Penghambat

37

F. Fokus Penelitian

Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah sistem

pengelolaan arsip dinamis yang meliputi : 1.) Sistem Pengurusan Surat (Mail

Handling), 2.) Sistem Penataan Arsip (Filling), 3.) Sistem Penyusutan Arsip

(Recosd Disposisi) di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa.

G. Deskripsi Fokus Penelitian

1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu prosedur pengurusan surat

masuk maupun surat keluar berupa : a) Kegiatan Pengurusan Surat Masuk

b) Kegiatan Pengurusan Surat Keluar di Kantor Kelurahan Pangkabinanga

Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.

2. Sistem Penataan Arsip (Filling) yaitu : rankaian proses dalam pengelolaan

terhadap arsip yang ada dalam suatu organisasi yang meliputi :a)

Penyimpanan Arsip, b) Peminjaman Arsip, dan c) Penemuan Kembali

Arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa

3. Kegiatan Penyusutan Arsip (Record Disposisi) yakni kegiatan mengurangi

jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema yang di Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.

4. Faktor pendukung dan Penghambat sistem engelolaan arsip dinamis di

Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

meliputi dimana faktor pendukung Sistem penyusutan arsip (Record

Disposisi) kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta agar tidak

38

terjadi problema secara keseluruhan sudah dapat dikatakan sudah berjalan

optimal, kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk mengatasi

masalah bertumpuknya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai

kegunaannya, sedangkan factor penghambatnya dalam sistem pengurusan

surat(Mail Handling) dan Sistem penataan arsip (Filling) kurangnya

sumber daya manusia berperan penting dalam proses administrasi salah

satunya

5. Efektifitas Pengelolaan Sistem Arsip yakni terkait dengan kondisi unsure-

unsur sistem kearsipan dan kemampuan pengelolaan kearsipan, kondisi

unsur-unsur sistem kearsipan meliputi kondisi input, kondisi proses atau

rangkaian kegiatan kearsipan, dan output.

39

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Lokasi dan Waktu Penelitian

Mengacu pada judul skripsi ini, maka lokasi penelitian ini adalah

kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.

Penelitian akan dilaksanakan dua bulan. Alasan peneliti memilih lokasi

penelitian karena peneliti melihat adanya masalah pada pengelolaan arsip

dinamis, khususnya pada penataan arsip Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga

Kabupaten Pallangga

B. Jenis dan Tipe Penelitian

1. Jenis penelitian ini adalah Deskriptif kualitatif yaitu dengan menganalisis

data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai dengan pokok

permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut yaitu mengenai sistem

pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga

Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

2. Tipe penelitian yang digunakan adalah Tipe Study Kasusyaitu penelitian

yang dimaksudkan untuk memberikan penggambaran atau penjelasan

mengenai masalah sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan

Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

C. Sumber Data

1. Data primer yaitu data yang diperoleh secara langsung pada saat kita

melakukan penelitian, sumber data yang diperoleh secara langsung dari orang-

39

40

orang atau informan yang secara sengaja dipilih untuk memperoleh data-data

atau informasi yang ada relefansinya dengan permasalahan penelitian

2. Data sekunder yaitu data yang dikutip dari sumber-sumber tertentu yang

digunakan sebagai pendukung data primer, sumber data sekunder ini

merupakan sumber data yang melengkapi serta memperkaya sumber data

primer atau sumber data sekunder ini diperoleh dari data pendukung

D. Informan Penelitian

Sesuai dengan tipe dalam penelitian ini adalah study kasus maka yang

penetapan informan adalah pegawai yang terkait dan mengelola secara

langsung arsip atau dokumen kepegawaian yang ada diKantor Kelurahan

Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa yakni :

1. Kepala Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

2. Sekretaris Lurah Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

3. Kepala Seksi Pembangunan Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa

4. Kepala Seksi Trantib Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa

5. Staf Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

6. Tokoh Masyarakat 3 orang.

Jumlah Informan 11 (Sebelas) Orang.

41

E. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara tanya jawab antara peneliti dengan informan yang telah dijadikan

sumber data. Wawancara dilakukan dengan maksud untuk memperoleh

informasi secara langsung untuk dijadikan data yang tidak diperoleh dari

sumber data yang lain.

b. Observasi

Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan

melalui pengamatan secara langsung dari dekat terhadap fenomena obyek

yang terjadi atau diteliti, sehingga memungkinkan untuk memperoleh

gambaran dari fenomena yang sulit diperoleh dari orang-orang yang dijadikan

sember data. Teknik ini dilakukan karena untuk mencari dan mendapatkan

sesuatu diluar atau tidak mungkin diperoleh dari sumber data langsung,

sehingga dapat diharapkan nilai data yang diterima melalui pengamatan

langsung akan memberikan kekuatan pandangan tentang nilai atauvalidalitas

data tersebut, sebagai pembanding dari sumber data baku yang sudah ada.

Dalam penelitian ini teknik observasi yang digunakan adalah observasi non

partisipan.Teknik ini dilakukan dengan jalan peneliti langsung ke Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa untuk

mendapatkan fakta melalui pendekatan pada tiap-tiap sumber data guna

memperoleh gambaran tentang kebiasaan mereka dan prosedur pelayanan.

42

c. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara meneliti dokumen-dokumen yang relevan dengan permasalahan

penelitian. Dengan teknik ini akan terkumpul data yang diperoleh dari nara

sumber tetapi terdapat pada berbagai sumber tertulis, seperti dokumen-

dokumen yang dikeluarkan pemerintah, laporan-laporan dan arsip-arsip

lainnya. Dokumentasi diperlukan untuk memperoleh data-data yang relevan

dengan permasalahan penelitian yang tidak mungkin diperoleh dengan

observasi dan interview. Dokumentasi dilakukan dengan cara memilih

dokumen-dokumen yang ada dan diambil data yang relevan dengan

permasalahan penelitian.

F. Teknik Analisis Data

Proses analisa data dilakukan pada waktu bersamaan dengan proses

pengumpulan data berlangsung. Menurut Sugiyono (2012:334) Analisis data

dilakukan melalui tiga alur, yakni :

a. Reduksi Data

Pada tahap ini dilakukan proses penyeleksian, pemfokusan,

penyederhanaan, pengabstraksian data dari catatan lapangan (Field note).

Proses ini berlangsung sepanjang penelitian yang dilakukan sekitar sebulan,

dimulai dengan membuat singkatan, kategorisasi, memusatkan tema,

menentukan batas-batas permasalahan dan menulis memo. Proses reduksi ini

berlangsung terus sampai laporan akhir penelitian ini selesai ditulis. Reduksi

data merupakan bentuk analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat

43

fokus, membuang hal yang tidak penting dan mengatur sedemikian rupa

sampai kesimpulan akhir didapatkan.

b. Sajian Data

Sajian data adalah suatu susunan informasi yang memungkinkan

kesimpulan peneliti dapat dilakukan. Dengan melihat sajian data, penulis

mencoba lebih memahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan untuk

mengerjakan sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan

pemahaman tersebut. Sajian data yang baik dan jelas sistematikanya tentunya

akan banyak membantu. Sajian data meliputi deskripsi, matriks,

gambar/skema, dan tabel yang diperoleh dari berbagai instansi dimana

penelitian ini berlangsung.Kesemuanya itu dirancang guna merakit informasi

secara teratur supaya mudah dilihat dan dimengerti dalam bentuk yang

kompak.

c. Penarikan Kesimpulan

Pada tahap awal pengumpulan data, peneliti sudah mencoba

memahami apa arti dari berbagai hal yang ditemui dengan mulai melakukan

pencatatan pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi-konfigurasi, alur

sebab-akibat dan berbagai proposisi. Hal itu diverifikasi dengan temuan-

temuan data selanjutnya dan akhirnya sampai pada penarikan kesimpulan

akhir.

G. Keabsahan Data

Teknik pengumpulan data triangulasi diartikan sebagai teknik

pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik

44

pengumpulan data dan sumber data yang telah ada. Menurut Sugiyono

(2012:370) ada tiga macam triangulasi yaitu :

a. Triangulasi Sumber

Triangulasi sumber berarti membandingkan dengan cara mengecek

ulang derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui sumber

yang berbeda. Misalnya membandingkan hasil pengamatan dengan

wawancara, membandingkan antara apa yang dikatakan umum dengan yang

dikatakan secara pribadi, membandingkan hasil wawancara dengan dokumen

yang ada.

b. Triangulasi Teknik

Triangulasi teknik untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan

cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.

Misalnya data yang diperoleh dengan wawancara, lalu dicek dengan

observasi, dokumentasi, atau kuesioner.Bila dengan teknik pengujian

kredibilitas data tersebut, menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti

melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau

yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar.Atau mungkin

semuanya benar, karena sudut pandangannya berbeda-beda.

c. Triangulasi Waktu

Waktu juga sering mempengaruhi kredibilitas data. Data yang

dikumpul dengan teknik wawancara di pagi hari pada saat narasumber masih

segar, belum banyak masalah akan memberikan data yang lebih valid

sehingga lebih kredibel. Untuk itu, dalam rangka pengujian kredibilitas data

45

dapat dilakukan dengan cara melakukan pengecekan dengan wawancara,

observasi, atau teknik lain dalam waktu atau situasi yang berbeda. Bila hasil

uji menghasilkan data yang berbeda, maka dilakukan secara berulang-ulang

sehingga ditemukan kepastian datanya. Triangulasi dapat juga dilakukan

dengan cara mengecek hasil penelitian, dari tim peneliti lain yang diberi tugas

melakukan pengumpulan data.

46

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian

1. Sejarah Kelurahan Pangkabinanga

Kelurahan Pangkabinanga adalah merupakan salah satu Kelurahan

yang terletak di Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa yang bersinggungan

dengan Kota Sungguminasa Kecamatan Somba Opu yang dibatasi dengan

sebuah sungai terkenal yakni Sungai Je’neberang. Kelurahan Pangkabinanga

adalah merupakan hasil pemekaran dari Desa Tetebatu yang dipimpin oleh

seorang gallarang tang bernama Tetebatu (Daeng Nompo) pada sekitar tahun

1940an terjadi kekosongan Pemerintahan karena gallarang Tetebatu yang

dalam hal ini Daeng Nompo meninggal dunia.

Tahun 1975 gallarang Tetebatu berganti nama menjadi Desa Tetebatu

yang mengcakup beberapa Lingkungan yakni Lingkungan Pekanglabbu,

Biringkaloro, Allattappampang, Cambaya, Mangalli, Pangkabinanga,

Tetebatu, Tattakang, Parangbanoa, Barua, dan Dusun Kecil yakni Mappala

dan Salekoa yang dipimpin oelh Abdul Rajab sampai pada tahun 1984, pada

tahun 1984 Desa Tetebatu berganti nama menjadi Kelurahan Tetebatu yang

dipimpin oelh Supu Daeng Ramma. Pada tahun 1993 terjadi pemekaran

Kelurahan Tetebatu yang dimekarkan menjadi 3 (Tiga) Kelurahan yaitu

Kelurahan Mangalli, Kelurahan Pangkabinanga, dan Kelurahan Parangbanoa.

Dan pada saat itu pula kelurahan Pangkabinanga di pimpin oleh Abdul

Rahman Daeng Lurang.

46

47

Kelurahan Pangkabinanga di bagi menjadi dua (2) lingkungan yaitu

Lingkungan Kampung Jangka yang dipimpin oleh Abd Rasyid Dg Sutte dan

Lingkungan Mappala yang dipimpin oleh Sulaeman Dg Nyampa. Selang

beberapa tahun kemudian Sulaeman dg Nyampa di gantikan oleh Hasan

Basri. Pada tahun1995 Kepala Lingkungan Mappala dipimpin oleh Ramli Dg

Lallo, Lingkungan Pangkabinanga dipimpin oleh Abd Rasyid Dg Sutte dan

Lingkungan Kampung Jangka dipimpin oleh Burhanuddin Jawas. Pada tahun

2004 Lurah Pangkabinanga yang saat itu di jabat oleh Abd Rahman Dg

Lurang diganti oleh A. Chalid Adam Dg Bella, pada tahun akhir 2007 A.

Chalid Adam Dg Bella diganti oleh Sachrial, S.Sos yang menjabat Lurah

Pangkabinanga sampai sekarang.

2. Letak Geografi

Kelurahan Pangkabinanga adalah bagian dari enam belas

Desa/Kelurahan di Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa. Kelurahan ini

berjarak kurang lebih 1 Km dari Ibu Kota Kecamatan Pallangga, 2 Km dari

Ibu Kota Kabupaten Gowa dan 10 Km dari Makassar yan nota bene Ibu Kota

Sulawesi Selatan. Luas Wilayah Kelurahan Pangkabinanga adalah 3.618 Ha.

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatann Pallangga Kabupaten Gowa

berbatasan dengan :

a. Sebelah Barat berbatasan dengan Desa Bontoala Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa

b. Sebelah Utara berbatasan dengan Kelurahan Tompobalang Kecamatan

Somba Opu Kabupaten Gowa

48

c. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kelurahan Tetebatu Kecamatan

Pallangga Kabupaten Gowa

d. Sebelah Timur berbatasan dengan Kelurahan Parangbanoa Kecamatan

Pallangga Kabupaten Gowa

3. Pembanguian Wilayah Kelurahan Pangkabinanga

Secara garis besar Kelurahan Pangkabinanga terdiri dari 3 (Tiga)

Lingkungan yaitu :

a. Lingkungan Kampung Jangka

b. Lingkungan Pangkabinanga

c. Lingkungan Mappala

4. Struktur Organisasi Pemerintahan Kelurahan Pangkabinanga

Adapun Struktur Organisasi Pemerintahan Kelurahan Pangkabinanga

Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa sebagai berikut :

a. Kepala Kelurahan Pangkabinanga

b. Sekretaris Kelurahan Pangkabinanga

c. Kepala Seksi Pemerintahan Kelurahan Pangkabinanga

d. Kepala Seksi Pembangunan Kelurahan Pangkabinanga

e. Kepala Seksi Trantib Kelurahan Pangkabinanga

f. Staf Kelurahan Pangkabinanga

g. Kepala Lingkungan Kampung Jangka

h. Kepala Lingkungan Pangkabinanga

i. Kepala Lingkungan Mappala

49

5. Kedudukan Dan Tugas Pokok Kelurahan Pangkabinanga

a. Ketentuan Umum

1. Lurah adalah Kepala Kelurahan di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten

Gowa

2. Lurah dan Kepala Seksi masing-masing dan staf mempunyai tugas pokok

menyelenggarakan urusan Pemerintahan pembangunan dan

kemasyarakatan

3. Lurah melaksanakan urusan Pemerintahan yang dilimpahkan Bupati

4. Urusan Pemerintahan disesuikan dengan kebutuhan Kelurahan dengan

memperhatikan prinsip efesiensi dan peningkatan akuntabilitas

5. Pelimpahan urusan Pemerintahan disertai dengan sarana, prasarana,

pembiayaan dan personil

6. Pelimpahan urusan Pemerintahan ditetapkan dalam peraturan Bupati

dengan pedoman pada peraturan menteri.

b. Tugas Pokok

1. Pelaksanaan kegiatan Pemerintahan Kelurahan

2. Pemberdayaan masyarakat

3. Pelaksanaan kegiatan Pemerintahan Kelurahan

4. Pelayanan masyarakat

5. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum

6. Pemeliharaan prasarana, fasilitas pelayanan umum dan Lingkungan hidup

7. Pembinaan lembaga kemasyarakatan

50

Lembaga Pemerintahan yang dipimpin oleh Kepala Kelurahan

membawahi Sekretaris Lurah, Kasi Pemerintahan, Kasi Pembangunan, Kasi

Trantib, dan Staf Lurah juga membawahi dan memiliki garis-garis koordinasi

dengan para pejabat fungsional bidan, penyuluhan pertanian, dan imam

pembantu pelaksanaan nikah (PPN).

Jumlah pegawai di Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa sebanyak 8 Orang sebagian besar memiliki pendidikan

terakhir Strata Satu (SI), dimana 5 Orang Pegawai memiliki Pendidikan

Terakhir Strata Satu (SI), dan 4 Orang Pegawai Pendidikan terakhir SMA.

Dalam pelaksanaan aktifitas Kelurahan, peranan dan fungsi

kelembagaan Pemerintahan dan masyarakat Kelurahan dalam

penyelenggaraan Pemerintahan, Pembangunan, dan kemasyarakatan juga

belum memadai, Hal ini karena kompetensi aparat Kelurahan, Lembaga

Ketahanan Masyarakat Desa/Kelurahan (LKMD).

B. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga,

Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

Berdasarkan teori dan kerangka pemikiran sebelumnya, maka untuk

meninjau ataumengetahui lebih jauh Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di

Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

peneliti menggunakan indikator-indikator yang meliputi : (a) Sistem

Pengurusan Surat (Mail Handling), (b) Sistem Penataan Arsip (Filling), dan

(c) Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi).

Hasil pengkajian terhadap ke tiga indikator tersebut adalah :

51

1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling)

Suatu prosedur kegiatan yaitu terdiri dari dua yaitu kegiatan

pengurusan surat masuk dan surat keluar yaitu :

a. Kegiatan Pengurusan Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang di terima oleh organisasi/instansi

yang dibuat oleh organisasi/instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur

pengurusan surat masuk di Kantor Kelurahan Kelurahan Pangkabinanga

Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa tidaklah jauh berbeda dengan

prosedur pengurusan surat masuknya. Hal ini terjadi karena kedua

kegiatan tersebut merupakan rangkaian dari penanganan surat dimana

kedua kegiatan ini merupakan satu kesatuan dalam satu sub sistem

kearsipan.

Seperti di katakan oleh Kasi Ketentraman dan Ketertiban

Masyarakat (Trantib) Pangkabinanga pada hasil wawancara yang

menyatakan :

“Surat masuk diterima, kemudian di lakukan pencatatan dalam buku

agenda dan pengendalian surat dengan menggunakan lembaran disposisi

selanjutnya dilakukan pengarahan surat, surat diserahkan dan di tujukan

untuk Lurah, setelah surat di baca, surat di kembalikan kepengarah surat.

Kemudian dilakukan penyimpanan pengarsipan surat tersebut”.

(wawancara : SO. , 55 tahun, tanggal 01/12/2014)

Hasil wawancara dengan Kasi Pemerintah Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Jika ada surat masuk, terlebih dahulu di lakukan pencatatan ulang atas

surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut di buku kan di dalam

satu agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya surat di proses

sesuai dengan perihal surat”. (wawancara : AKD. , 35 tahun, tanggal

01/12/2014)

52

Hasil wawancara di atas, pegurusan surat masuk pada Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa di

lakukan dengan menerima surat lalu di cacat dalam buku agenda dan

pengendalian surat dengan menggunakan lembaran disposisi selanjutnya

di lakukan pengarahan surat selanjutnya di proses sesuai dengan perihal

surat.

Haasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Saya lihat pengurusan surat masuk di Kantor Lurah Pangkabinanga surat

di terima oleh pegawai kemudian di cacat dan di masukkan ke dalam buku

agenda surat masuk dan keluar terkadang lupa di disposisikan hanya di

masukkan ke dalam buku agenda saja. (wawancara : UR. , 54 tahun,

tanggal 01/12/2014)

Hasil wawancara dengan Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Terkadang dalam pengurusan surat masuk para pegawai tersebut lupa

mencatat ke dalam buku agenda surat merupakan faktor penghambat

kelancaran dalam kegiatan pengurusan surat salah satu penghambatnya

adalah sumber daya manusia”. (wawancara : MM. , 50 tahun, tanggal

01/12/2014)

Hasil wawancara lainnya dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga

yang menyatakan bahwa :

“Menurut saya prosedur pengurusan surat masuk belum terlalu baik,

terkadang lupa di cacat dan di masukkan ke dalam buku agenda, kesadaran

pegawai biasa muncul terlambat”. (wawancara : UR. , 54 tahun, tanggal

01/12/2014)

Sementara hasil wawancara oleh Bapak Lurah Pangkabinanga

yang menyatakan bahwa :

53

“Proses pengurusan arsip yang berupa surat masuk yaitu, setiap surat di

masukkan melalui sub bagian yang bersangkutan, lalu di lakukan

pencatatan dan pemberian lembar disposisi terhadap surat masuk untuk

selanjutnya dibawa ke setiap sub bagain tujuan surat. Salah satu

penghambat kegiatan pengelolaan arsip terkendala pada sumber daya

manusia yakni kemampuan pegawai yang terlibat langsung di bidang

kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan.” (wawancara : SA. , 41

tahun, tanggal 01/12/2014)

Sementara hasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga

yang berpendapat bahwa :

“Setahu saya proses pengurusan arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga

terkadang tidak semua surat di serahkan kepada petugas pengelola surat

untuk di arsipkan, tetapi masih di simpan di masing-masing yang

berkepentingan atau tujuan dari surat tersebut, sering juga lupa di

masukkan ke dalam buku agenda”. (wawancara : AK. , 64 tahun, tanggal

01/12/2014)

Hasil wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat

kelemahan dalam proses pengurusan surat masuk di Kantor Kelurahan

Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa utamanya dalam

proses pengurusan surat masuk belum berjalan optimal, terkadang lupa di

disposisikan hanya di masukkan ke dalam buku agenda, faktor sumber

daya manusia merupakan penghambat yakni kemampuan pegawai yang

terlibat langsung di bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan,

kesadaran pegawai pada akhirnya muncul terlambat mengakibatkan

prosedur pengurusan surat masuk belum berjalan dengan baik dan optimal.

b. Kegiatan Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi

yang dibuat oleh organisasi/instansi lain yang bersifat kedinasan.

54

Hasil wawancara oleh Bapak Sekretaris Lurah Pangkabinanga

yang menyatakan bahwa :

“Surat yang sudah di ketik di mintakan pengesahan dari Lurah, setelah

surat di sahkan dan di tanda tangani surat di kembalikkan ke unit

pengelolah untuk di gandakan/copy, surat keluar dan copyannya di nomor

dan di stempel cap kelurahan, kemudian dilakukan pencatatan melalui

buku agenda, lalu copyan surat di kembalikan untuk disimpan sebagai

arsip”. (wawancara : AA. , 53 tahun, tanggal 01/12/2014)

Hasil wawancara dari Staf Kelurahan Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Dalam surat keluar, terlebih dahulu di lakukan pencatatan atas surat

tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut dibukukan di dalam satu

agenda berdasarkan nomor,copyan surat yang sudah dinomor dan

distempel dijadikan sebagai arsip selanjutnya surat tersebut dikirim ke

alamat tujuan”. (wawancara : IS. , 37 tahun, tanggal 01/12/2014)

Hasil wawancara diatas, pengurusan surat keluar pada Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

dilakukan surat yang sudah diketik dimintakan pengesahan dari Lurah di

tanda tangani surat dikembalikkan keunit pengelolah untuk

digandakan/copy, barulah surat tersebut dibukukan didalam satu agenda

berdasarkan nomor keluar dan copyannya dijadikan sebagai arsip

selanjutnya dilakukan pengarahan surat selanjutnya surat diproses sesuai

alamat tujuan.

Seperti yang di katakan oleh Tokoh Masyarakat Pangkabinanga

pada hasil wawancara yang menyatakan bahwa :

“Terkadang petugas lupa memberi nomor surat keluar, dan alamat tujuan

yang salah mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaiannya, faktor

sumber daya manusia merupakan penentu kelancaran dalam kegiatan

pengurusan surat”. (wawancara : AK. , 64 tahun, tanggal 01/12/2014)

55

Hasil wawancara lain dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga

menyatakan bahwa :

“Petugas arsip harus teliti dan kreatif dengan cara pengecekan setiap surat

keluar terkadang petugas lupa bukukan ke dalam buku agenda, dan

pemberian nomor, ini bisa terlihat karena sumber daya manusia kurang

baik. Untuk itu mengecek terlebih dahulu surat yang akan dikirim agar

pengelolaan surat dapat berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi

keterlambatan dalam penyampaiannya surat keluar tersebut”. (wawancara :

MM. , 50 tahun, tanggal 01/12/2014)

Penjelasan hasil wawancara dengan Bapak Lurah Pangkabinanga

yang menyatakan bahwa :

“Proses pengurusan surat keluar di buat oleh masing-masing yang

menanganinya, lalu selanjutnya surat keluar diberi nomor surat, pencatatan

surat pada buku agenda surat keluar” (wawancara : SA. , 41 tahun, tanggal

01/12/2014)

Hasil wawancara lainnya dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga

yang mengatakan bahwa :

“Pengelolaan surat keluar terkadang saya lihat lupa gandakan copyan surat

keluar yang sudah diketik, sehingga surat yang aslinya yang sudah diketik

diserahkan kepada pihak yang bersangkutan, tanpa ada copyannya untuk

di jadikan arsip”. (wawancara : UR. , 54 tahun, tanggal 01/12/2014)

Berdasarkan hasil wawancara di atas, maka dapat di simpulkan

bahwa terdapat kelemahan dalam proses pengurusan surat keluar di Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

utamanya dalam proses pengurusan surat keluar belum berjalan optimal,

salah satu penghambatnya adalah faktor sumber daya manusia belum

memadai merupakan faktor penentu kelancaran dalam kegiatan

pengurusan surat. Petugas arsip harus teliti dan kreatif dengan cara

pengecekan setiap surat keluar terkadang petugas lupa memberi nomor

56

dan mencatat ke dalam buku agenda, untuk itu pengecekan perlu agar

setiap surat keluar yang akan dikirim dalam pengurusan surat keluar dapat

berjalan dengan baik tanpa ada keterlambatan dalam penyampaiannya.

2. Sistem Penataan Arsip (Filling)

Rangkaian proses dalam pengelolaan terhadap arsip yang ada

dalam suatu Organisasi yang meliputi :

a. Penyimpanan Arsip

Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan ke

tatausahaan sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini

karena apabila sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah

sesuai dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam

penerapan sistem kearsipan yakni mengatur dan menyusun arsip dengan

baik dan benar akan tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan

arsip yang sesuai dengan tipe dan kegunaannya bagi kepentingan di dalam

pemberkasan, dimana di dalamnya mempersiapkan kelengkapan atau

sarana penempatan berkas sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai yaitu

penemuan kembali arsip secara cepat,tepat dan lengkap.

Seperti yang di katakan Bapak Lurah Pangkabinanga pada hasil

wawancara yang menyatakan bahwa :

“Penyusunan arsip dilakukan dengan sistem desentralisasi, dimana setiap

sub bagian menyimpan sendiri arsipnya. Sub bagian lain hanya

berhubungan dengan sub bagian umum untuk kepentingan penomoran dan

pencatatan surat” (wawancara : SA. , 41 tahun, tanggal 01/12/2014)

Hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa, meskipun dalam

proses pengurusan suratnya di Kantor Kelurahan Pangkabinanga

57

Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa menggunakan sistem kombinasi,

namun dalam proses penataan arsipnya, hanya menggunakan sistem

desintralisasi saja, dimana setiap sub bagian benar-benar menyimpan

bagian sendiri arsip-arsipnya tanpa adanya pengontrolan dari sub bagian

lain (tidak ada ruangan lain yang menjadi pusat penyimpanan duplikat

arsip), sehingga masing-masing sub bagian bertanggung jawab atas

arsipnya masing-masing.

Hasil wawancara dengan Staf Kelurahan Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Jika ada pihak yang ingin memasukkan arsip baru pada map

penyimpanan (bundel) atau meminjam arsip yang ada pada map

penyimpanan, maka terlebih dahulu harus melapor kepada penanggung

jawab arsip terkait karena terkadang ada arsip yang di anggap perlu untuk

dilakukan pencatatan atas peminjamannya”. (wawancara : AAN. , 48

tahun, tanggal 01/12/2014)

Sementara itu menurut hasil wawancara dengan Kasi Pemerintahan

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Jika ada surat masuk terlebih dahulu dilakukan pencacatan ulang atas

surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut di bukukan dalam satu

agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya sureat di prosessesuai

dengan perihal surat”. (wawancara : AKD. , 35 tahun, tanggal 01/12/2014)

Hasil wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa pada Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

dilakukan dengan melakukan pelaporan kepada petugas penanggung

jawab arsip baik jika ingin meminjam arsip maupun ingin memasukkan

arsip baru, serta dengan melakukan pencatatan terhadap arsip baru yang

akan diarsipkan di Kantor Kelurahan Pangkabinanga.

58

Hasil wawancara dengan Kasi Ketentraman dan Ketertiban

Masyarakat (Trantib) Pangkabinanga menyatakan bahwa :

“Arsip yang ada di tata berdasarkan jenis suratnya”. (wawancara : SO. , 55

tahun, tanggal 01/12/2014)

Sementara itu hasil wawancara oleh Tokoh Masyarakat

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Saya lihat masih perlu dibenahi mengingat arsip perlu di tata dengan

baik, dapat mengakibatkan arsip bisa saja terbengkalai, tercecer, dan

hilang, kurangnya sarana dan prasarana penunjang arsip mengakibatkan

penataan arsip belum berjalan dengan baik”. (wawancara : MM. , 50

tahun, tanggal 01/12/2014)

Hasil wawancara lain dari salah satu Tokoh Masyarakat

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Pengelolaan arsip dinamis di Kantor Lurah Pangkabinanga yang harus di

perhatikan adalah Pembenahan yang paling perlu dilakukan sarana dan

prasarana pada peralatan penyimpanan, harusnya dilakukan penambahan

terhadap peralatan penyimpanan arsip, mengingat jumlah arsip semakin

hari semakin bertambah.” (wawancara : MM. , 50 tahun, tanggal

01/12/2014)

Sementara itu hasil wawancara dari Sekretaris Lurah

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Sistem yang digunakan dalam proses penataan arsip masih sangat perlu

untuk di benahi mengingat seringnya arsip dibutuhkan untuk kegiatan

administrasi, sehingga jika arsip tidak di tata dengan baik tentu saja

keselamatan arsip tidak terjaga dengan baik, arsip bisa saja rusak, tercecer,

atau bahkan hilang. Untuk itulah sarana dan prasarana sangat penting

untuk memperbaiki sistem penataan arsip.” (wawancara : AA. , 53 tahun,

tanggal 01/12/2014)

Selanjutnya hasil wawancara dengan Tokoh Masyarakat

Pangkabinanga yang berpendapat bahwa :

“Sistem penataan arsip belum baik, masih sangat perlu untuk melakukan

pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada

peralatan penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu

59

untuk di tambah agar dapat menampungsemua dokumen yang ada,

sehingga dokumen dapat tertata dengan baik, dan tidak berantakan serta

jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah di temukan kembali”. (wawancara :

AK. , 64 tahun, tanggal 01/12/2014)

Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat di simpulkan bahwa,

kegiatan penyimpanan arsip pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga masih

perlu pembenahan, agar arsip yang ada terjaga dengan baik

keberadaannya, karena pada dasarnya arsip memanglah harus dijaga

dengan baik karena arsip adalah sumber informasi utama dalam suatu

organisasi dan merupakan titik sentral kegiatan administrasi dalam

organisasi. Selain itu, kelemahan paling mendasar adalah tidak adanya

tenaga arsiparis terampil yang ada serta tidak memadainya sarana dan

prasarana alat penyimpanan arsip yang digunakan dalam proses

penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terjaga keselamatan dan

keberadaannya.

b. Peminjaman Arsip

Kegiatan peminjaman arsip dalam organisasi pada dasarnya perlu

diatur/ditentukan tentang prosedur dan tata cara peminjaman baik untuk

keperluan instansi maupun kepentingan di luar instansi. Untuk mengetahui

bagaimana prosedur dan tata cara peminjaman arsip pada Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.

Hasil wawancara dari Bapak Lurah Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Jika ada pihak yang ingin meminjam arsip, maka sebelumnya membawa

arsip, harus terlebih dahulu melapor kepada pihak pengelolah arsip dan

untuk mencegah kesulitan menemukan arsip kelak jika di butuhkan, maka

60

pihak pengelolah arsip sering meminta pihak peminjam arsip untuk

meninggalkan nomor telepon agar jika sewaktu-waktu arsip di butuhkan,

pihak pengelolah akan lebih mudah untuk menghubungi pihak peminjam

arsip untuk segera mengembalikkan arsip yang di pinjam”. (wawancara :

AS. , 41 tahun, tanggal 02/12/2014)

Hasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Untuk meminjam arsip sebaiknya terlebih dahulu melapor kepada

pegawai yang mengelolah arsip tersebut, tidak adanya tenaga arsiparis

terampil mengakibatkan sering terjadinya kehilangan dan tercecernya

arsip”. (wawancara : UR. , 54 tahun, tanggal 02/12/2014)

Hasil wawancara dari Kasi Pembangunan Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Selama ini, jika ada melakukan peminjaman terhadap arsip, belum ada

yang tidak mengembalikkan arsip pinjamannya. Tidak dikembalikkannya

arsip yang dipinjam justru sering terjadi jika arsip dipinjam oleh sub

bagian lain yang meminjam arsip untuk mendukung pelaksanaan tugas-

tugasnya.” (wawancara : AM. , 53 tahun, tanggal 02/12/2014)

Hasil wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur

peminjaman arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan

Pallangga Kabupaten Gowa belum dapat dikatakan baik. Hal ini karena,

prosedur peminjaman arsip sangatlah mudah karena hanya dengan

melakukan pelaporan saja, setiap orang baik pegawai yang ingin

meminjam arsip, hanya cukup memberi laporan saja sebelum meminjam

arsip, jika pengelolah arsip memiliki pekerjaan yang ukup banyajk,

kemungkinan besar pengelolah arsip akan lupa siapa yang meminjam arsip

bila arsip tersebut tiba-tiba di butuhkan, apalagi jika arsip dipinjam di

waktu yang cukup lama,tidak adanya tenaga arsiparis terampil, ini

tentunya akan menyulitkan para pengelolah dan penanggung jawab arsip

61

untuk melakukan pencarian, pelacakan, dan penemuan kembali arsip.

Inilah yang menjadi kelemahan dari sistem peminjaman arsip yang

diberlakukan pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga yang perlu untuk

dibenahi dan sedikit untuk di perketat.

Hasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

“Setahu saya peminjaman arsip pihak peminjam mengajukan permohonan

peminjaman arsip pada petugas selanjutnya peminjam arsip mengisi

blanko peminjaman dan menerima arsip yang dibutuhkan, terkadang arsip

yang dipinjam masa peminjaman sudah habis belum dikembalikkan secara

tepat waktu, ini berakibat sering terjadi kehilangan arsip.” (wawancara :

AK. , 64 tahun, tanggal 02/12/2014)

Sementara hasil wawancara dari Bapak Sekretaris Lurah

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Dimana jika yang meminjam arsip adalah sub bagian lain, arsip yang

dipinjam jumlahnya banyak, sehingga menyebabkan seringnya ada arsip

yang tidak dikembalikkan saat sub bagian peminjam mengembalikkan

arsip yang dipinjam, dan belum dikembalikkannya arsip sering kali baru

disadari pada saat arsip yang tidak dikembalikkan tersebut dibutuhkan

untuk kegiatan lain, namun untungnya arsip tidak sampai hilang, yang

sering terjadi arsip hanya tercecer yang meminjam arsip”. (wawancara :

AA. , 53 tahun, tanggal 02/12/2014)

Berdasarkan wawancara diatas, dapat menarik kesimpulan bahwa,

di Kantor Kelurahan Pangkabinanga belum begitu dijaga dengan baik

keselamatannya, dan tentunya ini akan berpengaruh pada kelancaran

proses administrasi dalam instansi yang terkait. Untuk itu, pada dasarnya

perlu diatur prosedur dan tata cara peminjaman arsip yang tertulis secara

lisan agar memudahkan para pengelolah untuk melakukan pengawasan

terhadap keberadaan arsip-arsip yang ada.

62

c. Penemuan Kembali Arsip

Umumnya kegiatan penemuan arsip dalam setiap organisasi

merupakan suatu hal yang dominan dalam penyelenggaraan kegiatan

administrasi perkantoran karena arsip adalah bagian sentral dari

pelaksanaan kegiatan perkantoran baik pada organisasi pemerintah

maupun organisasi swasta. Untuk itu, diketahui bahwa pada dasarnya

penemuan kembali arsip menyangkut dua segi yaitu penemuan kembali

informasi dan penemuan kembali fisik arsip.

Menurut hasil wawancara Bapak Sekretaris Lurah Pangkabinanga

yang dilakukan menjelaskan bahwa :

“Apabila arsip dibutuhkan untuk suatu kegiatan administrasi, maka

secepatnya akan dilakukan pencarian terhadap arsip, sampai arsip yang

dicari di temukan. Karena pola penyimpanan arsip yang digunakan adalah

pola penyimpanan desentralisasi, maka pencarian di fokuskan pada satu

ruangan saja.” (wawancara : AM. , 53 tahun, tanggal 02/12/2014)

Pendapat dari hasil wawancara oleh Kasi Pembangunan

Pangkabinanga berpendapat bahwa :

“Kadang kala waktu yang digunakan dalam proses pencarian arsip tidak

menentu, kadang kala sebentar, kadang kala lama, namun jika sampai tiga

hari arsip yang dicari belum diketemukan juga, maka arsip tersebut

dinyatakan hilang dan selanjutnya pihak yang kehilangan arsip dihubungi

untuk mengirim kembali berkas yang hilang agar proses administrasi tidak

terhambat begitu lama”. (wawancara : AM. , 53 tahun, tanggal

02/12/2014)

Berdasarkan hasil wawancara diatas, bahwa proses penemuan

kembali arsip pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan

Pallangga Kabupaten Gowa belum dapat di katakan baik, hal ini dapat

dilihat dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali arsip. Jika

63

melihat proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan

kembali arsip, waktu yang dibutuhkan sangatlah lama.

Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara oleh Tokoh Masyarakat

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Pada dasarnya pelayanan arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga

secara keseluruhan sudah berjalan dengan baik, masih sangat perlu

dilakukan pembenahan diberbagai aspek kearsipan, utamanya aspek

penataan arsip yang masih sangat kacau, sarana dan prasarana perlu

mendukung. Jika keadaan ini tidak dibenahi, maka pada akhirnya nanti

akan menyulitkan pihak pengelolah arsip dalam proses pencarian terhadap

arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan”. (wawancara : MM. , 50 tahun,

tanggal 02/12/2014)

Pendapat lain dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga berpendapat

bahwa :

“Secara keseluruhan, pelayanan arsip masih belum terlalu optimal, masih

perlu dilakukan pembenahan pada sistem penataan arsip, agar pelayanan

arsip ke depan akan jauh lebih baik”. (wawancara : MM. , 50 tahun,

tanggal 02/12/2014)

Menurut hasil wawancara dar Kasi Ketentraman dan Ketertiban

(Trantib) Pangkabinanga yang menjelaskan bahwa :

“Penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan berkas

yang digunakan, sehingga berhasilnya suatu penataan berkas sangat

berkaitan dengan penemuan kembali arsipnya. Hal ini karena apabila

penemuan kembali arsip sulit dan memakan waktu yang cukup lama, maka

dapat menilai sistem penataan berkas tidak baik sehingga tidak dapat

membantu kelancaran proses administrasi, sebaliknya apabila penemuan

kembali arsip mudah dan tidak memakan waktu yang lama, maka sistem

penataan berkas dapatlah dikatakan baik sehingga proses administrasi

dapat dapat berjalan dengan lancar”. (wawancara : AM. , 53 tahun, tanggal

02/12/2014)

Hasil wawancara diatas, bahwa yang perlu dipahami oleh pihak

pengelolah arsip bahwa kelemahan dari sistem penemuan kembali arsip di

Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

64

adalah pada ketidak pastian waktu yang dibutuhkan dalam proses

pencarian terhadap arsip. Jika telah mencari arsip selama beberapa jam dan

arsip belum ditemukan, sebaiknya pihak pengelolah segera menghubungi

pihak pemilik arsip (pegawai) agar segera mengirim kembali berkas yang

hilang, agar proses administrasi tidak terlalu lama tertunda.

Hasil wawancara yang telah di paparkan diatas dapat disimpulkan

bahwa walaupun secara keseluruhan sistem kearsipan pada Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa sudah

dapat dikatakan belum terlalu optimal, namun pihak pengelolah arsip

harus melakukan banyak pembenahan, utamanya dalam kegiatan penataan

arsip yang berpengaruh pada kegiatan penemuan kembali arsip pada

akhirnya.

3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi)

Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang

tercipta agar tidak terjadi problema merupakan bagian dari sistem

pengelolaan arsip. Adapun kegiatan penyusutan yang dimaksud adalah

untuk mengurangi arsip-arsip yang tercipta dengan jalan arsip yang tidak

bernilai guna. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkadang pula

kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat di musnahkan

dan layak di pindahkan. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan

sistematis sesuai dengan masing-masing jenis dan tipe arsip. Dipihak lain

masing-masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpangnya.

65

Hasil wawancara yang dikemukakan oleh Kasi Pembangunan

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Tahap pelaksanaan penyusutan penanganan arsip yang penting dan arsip

yang tidak berguna ini dilaksanakan oleh petugas berdasarkan keputusan

pimpinan, pemusnahan arsip merupakan salah satu cara agar arsip tidak

semakin menumpuk. Pennganan arsip harus perlu diperhatikan dan

berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh,memiliki arsip

dan non arsip dan duplikasi berlebihan yang termasuk non arsip meliputi

amplop, map, blangko-blangko formulir dan sebagainya”. (wawancara :

AM. , 53 tahun, tanggal 05/12/2014)

Penjelasan hasil wawancara oleh Sekretaris Lurah Pangkabinanga

yang menyatakan bahwa :

“Dalam penyusutan penanganan arsip harus dikelompokkan dan diatur

kembali ddengan menerapkan asal-usul, sehingga arsip-arsip itu

merupakan kesatuan/kelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari

sumber asalnya,yakni instansi/unit yang menciptakannya, terutama pada

bahan-bahan non arsip dan duplikasi berlebihan dapat cara pemusnahan

arsip dengan mengelompokkan menurut unit pengelolah/unit kerja, berkas

arsip dibungkus map dicatat, catatan tersebut disusun dan diberi nomor

urut, selanjutnya berkas-berkas arsip dimasukkan kedalam boks arsip”.

(wawancara : AA. , 53 tahun, tanggal 05/12/2014)

Hasil wawancara diatas, Kegiatan Penyusutan pada Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

dilakukan mengelompokkan dan mengatur kembali dengan menerapkan

asal-usul arsip kelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber

asalnya, yakni instansi/unit yang menciptakannya memilih arsip dan non

arsip dan duplikasi berlebihan dapat dimusnahkan dengan

mengelompokkan menurut unit pengelola/unit kerja.

Hasil wawancara dari Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang

menyatakan bahwa :

66

“Saya perhatikan penyusutan arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga

sudah terlaksana dengan baik, dengan cara arsip diatur dan dipisah

menurut asal-usul arsip memilih arsip yang masih diperlukan agar tidak

terjadi penumpukan, selanjutnya dengan pemusnahan arsip, sehingga arsip

akan lebih longgar untuk menampung, bertambahnya arsip yang baru

untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif

yang menilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.” (waawancara : UR.

, 54 tahun, tanggal 05/12/2014)

Selanjutnya pendapat lain yang dikemukakan oleh Tokoh

Masyarakat Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan, apabila hal ini

terus berlangsung, tempat penyimpanan arsip semakin penuh dan sesak.

Oleh karena itu, perlu dilakukan penyusutan dan pemusnahan terhadap

arsip, menurut saya dalam penyusutan di Kantor Kelurahan

Pangkabinanga sudah berjalan dengan optimal, tetapi perlu kerjasama

antar pegawai agar arsip tidak menumpuk agar kegiatan pengarsipan

berjalan dengan baik”. (wawancara : MM. , 50 tahun, tanggal 05/12/2014)

Penjelasan dari Bapak Lurah Pangkabinanga yang menyatakan

bahwa :

“Sebelum suatu arsip diputuskan untuk dilakukan kegiatan penyusutan dan

pemusnahan mengetahui karakteristik dari arsip terebut agar tidak salah,

arsip tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan atau organisasi

dimasa mendatang, misalnya pengumuman undangan rapat dan

sebagainya. Selanjutnya arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan

organisasi, misalnya surat pemberitahuan bank, bukti pembayaran tertentu

dan sebagainya. Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan

dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan

yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai

kegunaan arsip, agar dapat memudahkan mencari kembali arsip jika

sewaktu-waktu diperlukan, menghemat biaya, baik untuk membeli

peralatan, pemeliharaan kepegawaian masing-masing”. (wawancara : SA. ,

41 tahun, tanggal 05/12/2014)

Hasil wawancara diatas, dalam penyusutan arsip di Kantor

Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa sudah

terlaksana dengan baik, dengan cara arsip diatur dan dipisah menurut asal

usul arsip, selanjutnya dengan pemusnahan. Arsip-arsip yang tidak

67

mempunyai nilai kegunaan dimusnahkan agar tersedia tempat

penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik, akan tetapi perlu

kerjasama antar pegawai dalam mengelolah arsip agar tidak menumpuk

agar kegiatan pengarsipan berjalan dengan baik, kegiatan penyusutan salah

satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau

bertimbungnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaannya lagi.

Seluruh hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas dapat di

simpulkan bahwa walaupun secara keseluruhan kegiatan penyusutan pada

Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

sudah dapat dikatakan sudah berjalan dengan optimal, kelancaran kegiatan

penyusutan arsip sangat bergantung dari tata kearsipan dinamis secara

menyeluruh. Dalam artian tata kearsipan khususnya penyusutan arsip telah

berjalan dengan baik.

C. Faktor Pendukung dan Penghambat Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis

di Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa

1. Faktor Pendukung

Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi)

Hasil wawancara oleh Bapak Sekretaris Lurah Pangkabinang yang

mengungkapkan bahwa :

“Faktor pendukung pelaksanaan penyusutan penanganan arsip adalah arsip

yang tidak berguna ini dilaksanakan oleh petugas berdasarkan keputusan

pimpinan, pemusnahan arsip merupakan salah satu cara agar arsip tidak

semakin menumpuk, dengan cara arsip diatur dan dipisah menurut asal

usul arsip memilih arsip yang masih diperlukan agar tidak terjadi

penumpukan, selanjutnya dengan pemusnahan arsip, sehinggah arsip akan

lebih longgar untuk menampung, hal ini sudah berjalan dengan baik”.

(wawancara : AA. , 53 tahun, tanggal 20/12/2014)

68

Hasil wawancara oleh Bapak Lurah Pangkabinanga yang

mengungkapkan bahwa :

“Pada dasarnya, kegiatan penyusutan arsip sudah terlaksana dengan baik,

dengan cara arsip diatur dan dipisah menurut asal usul arsip, selanjutnya

dengan pemusnahan. Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan

dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan

yang lebih baik. Kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk

mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbungnya arsip-arsip yang

tidak mempunyai nilai kegunaannya. Kelancaran kegiatan penyusutan

arsip bergantung dari tata kearsipan dinamis secara menyeluruh”.

(wawancara : SA. , 41 tahun, tanggal 20/12/2014)

Hasil wawancara oleh Staf Lurah Pangkabinanga yang

mengungkapkan bahwa :

“Penyusutan arsip merupakan untuk mengatasi masalah bertumpuknya

atau bertimbungnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaannya,

pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga sudah berjalan optimal dengan

penyusutan dan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai daya gunanya,

sehingga arsip akan lebih longgar untuk menampung di dalam lemari arsip

supaya tidak mengakibatkan penumpukan”. (wawancara : IS. , 37 tahun,

tanggal 20/12/2014)

Hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas dapat disimpulkan

bahwa faktor pendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip dinamis

di Kantor Kelurahan Pangkabinanga secara keseluruhan kegiatan

penyusutan sudah dapat dikatakan sudah berjalan dengan optimal,

kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah

bertumpuknya atau bertimbungnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai

kegunaannya kelancaran kegiatan penyusutan arsip bergantung dari tata

kearsipan dinamis secara menyeluruh, khususnya penyusutan arsip telah

berjalan dengan baik.

69

2. Faktor Penghambat

a. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling)

Hasil wawancara oleh Tokoh Masyarakat Pangkabinanga yang

mengungkapkan bahwa :

“faktor penghambat kurangnya sumber daya manusia yang memadai

mengakibatkan kelemahan dalam proses pengurusan surat masuk

utamanya dalam proses pengurusan surat masuk dan keluar belum berjalan

optimal, ini terbukti sering terjadi kelelaian dalam pengurusan surat,

kesadaran pegawai pada akhirnya muncul terlambat mengakibatkan

prosedur pengurusan surat masuk dan keluar belum berjalan dengan baik

dan optimal”. (wawancara : MM. , 50 tahun, tanggal 20/12/2014)

Sementara hasil wawancara dari Bapak Lurah Pangkabinanga

menyatakan bahwa :

“Masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang terjadi dalam

kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan dalam

perencanaan tujuan. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia sering

disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Dalam proses pengurusan

surat masuk dan keluar belum berjalan optimal, petugas arsip harus teliti

dan kreatif dengan cara pengecekan setiap surat terkadang petugas lupa

member nomor dan mencatat kedalam buku agenda, untuk itu pengecekan

perlu agar setiap surat yang akan diterima atau dikirim dalam pengurusan

surat dapat berjalan dengan baik tanpa ada keterlambatan dalam

penyampaiannya secara umum”. (wawancara : SA. , 42 tahun, tanggal

20/12/2014)

Hal ini di benarkan dari hasil wawancara Tokoh Masyarakat

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Untuk pegawai disini sendiri memang masih kurang pemahaman mereka

tentang pengurusan surat, kurangnya pegawai yang handal menyebabkan

pengurusan belum berjalan optimal, sumber daya manusia merupakan

factor penghambat bagi kelangsunan administrasi yang baik”. (wawancara

: AK , 64 tahun, tanggal 20/12/2014)

Hasil wawancara yang telah di paparkan diatas dapat disimpulkan

bahwa faktor penghambat terlaksananya sistem pengelolaan arsip dinamis

70

di Kantor Kelurahan Pangkabinanga secara keseluruhan kegiatan

pengurusan surat masuk dan keluar sudah dapat dikatakan belum berjalan

dengan optimal. faktor sumber daya manusia merupakan penghambat

yakni kemampuan pegawai yang terlibat langsung di bidang kearsipan

dalam penerapan sistem kearsipan, kelalaian pegawai dapat menimbulkan

proses pengurusan surat tidak terlaksana dengan baik, kesadaran pegawai

pada akhirnya muncul terlambat mengakibatkan prosedur pengurusan

surat belum berjalan dengan baik dan optimal.

b. Sistem Penataan Arsip (Filling)

Sementara hasil wawancara dari Staf Lurah Pangkabinanga

menyatakan bahwa :

“Kegiatan penataan arsip dapat dikatakan berjalan baik jika ditunjang

sarana dan prasarana yang memadai, jujur saya sendiri sebagai staf

Kelurahan disini keadaan sarana dan prasarana sebenarnya masih dianggap

kurang untuk mendukung semua kegiatan kearsipan, ditambah lagi tidak

adanya pembiayaan yang khusus untuk kegiatan kearsipan, maka dari itu

sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor

penghambat bagi kelancaran kegiatan penataan arsip di Kantor Kelurahan

Pangkabinanga dalam pelaksanaan sistem kearsipan belum terlaksana

dengan baik, tanpa ditunjang peralatan yang memadai”. (wawancara :

AAN , 48 tahun, tanggal 20/12/2014)

Hasil wawancara yang dilakukan oleh Kasi Ketentraman dan

Ketertiban Masyarakat yang menyatakan bahwa :

“Berdasarkan tata kearsipan yang berlaku, sebenarnya alat-alat

penyimpanan arsip yang tersedia dapat dikatakan masih sangat minim,

masih sangat jauh dari standar yang seharusnya. Jika berpatokan pada

aturan tata kearsipan, seharusnya tersedia Filling Kabinet untuk

menyimpan arsip yang ada, namun pada kenyataannya Filling Kabinet

belum tersedia yang tersedia hanyalah lemari penyimpanan yang terbuat

dari kayu, peralatan ini pun sangat terbatas jumlahnya, sehingga banyak

arsip yang disimpan bukan lagi pada lemari penyimpanan karena kapasitas

dari lemari penyimpanan yang tersedia sangat terbatas, sementara setiap

71

harinya jumlah penambahan arsip sangat banyak”. (wawancara : SO. , 55

tahun, tanggal 20/12/2014)

Selanjutnya, hasil wawancara oleh Tokoh Masyarakat

Pangkabinanga yang menyatakan bahwa :

“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia masih sangat kurang, perlu

dilakukan penambahan peralatan penyimpanan, karena dengan terbatasnya

peralatan penyimpanan arsip, berkas-berkas yang tidak dapat di tata

dengan rapi, sehingga terlihat agak berantakan, tidak adanya pembiayaan

salah satu fackor penghambat kelangsunan penataan arsip” (wawancara :

MM. , 50 tahun, tanggal 20/12/2014)

Hasil wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa factor

penghambat dalam kegiatan penataan arsip adalah kebutuhan akan sarana

dan prasarana arsip belum tercukupi dengan baik dan masih harus banyak

dilakukan pembenahan, ketersediaan alat penyimpanan berkas masih

sangat kurang memadai. Hal ini terlihat dari masih banyaknya berkas

diletakkan di lantai, sehingga ruangan tersebut terlihat sangat tidak rapi,

tentunya akan membawa dampak negatif, ditambah lagi tidak adanya

pembiayaan yang khusus untuk kegiatan kearsipan merupakan faktor

penghambat dalam kelancaran penataan arsip.

72

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan karena meliputi Sistem Pengelolaan

Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga

Kabupaten Gowa : Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu Kegiatan

Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar yaitu kelemahan dari proses

pengurusan surat masuk dan surat keluar utamanya dalam proses pengurusan

belum berjalan optimal, terkadang lupa dicatat dan di masukkan kedalam buku

agenda, faktor sumber daya manusia merupakan penghambat. Petugas arsip

harus teliti dan kreatif dengan cara pengecekan setiap surat. Sistem Penataan

Arsip (Filling) yaitu Kegiatan Penyimpanan Arsip, Peminjaman Arsip,

Penemuan Arsip belum terlalu optimal, pihak pengelolah arsip harus

melakukan banyak pembenahan, utamanya dalam kegiatan penataan arsip

yang berpengaruh pada kegiatan penemuan kembali arsip pada akhirnya.

Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) kegiatan mengurangi jumlah

arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema, sudah terlaksana dengan baik,

dengan cara arsip diatur dan dipisah menurut asal usul arsip, selanjutnya

dengan pemusnahan, kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk

mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbungnya arsip-arsip yang tidak

mempunyai nilai kegunaannya lagi.

2. Faktor Pendukung dan Penghambat dalam sistem pengurusan arsip dinamis di

Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa :

72

73

a. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) meliputi Kegiatan Surat

Masuk dan Surat Keluar, bahwa Sumber daya manusia berperan

penting dalam proses administrasi salah satunya pengurusan surat,

petugas arsip harus teliti dan kreatif dengan cara pengecekan setiap

surat, untuk itupengecekan perlu agar setiap surat yang akan diterima

atau dikirim dalam pengurusan surat dapat berjalan dengan baik tanpa

ada keterlambatan dalam penyampaiannya secara umum

b. Sistem Penataan Aarsip (Filling) yaitu kegiatan a) Penyimpanan Arsip,

b) Peminjaman Arsip, c) Penemuan Arsip kebutuhan akan sarana dan

prasarana arsip serta pembiayaan perlu agar tercukupi dengan baik,

agar ketersediaan alat penyimpanan berkas sangat menunjang dalam

proses penataan arsip.

c. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) terlihat bahwa secara

keeluruhan sudah dapat dikatakan sudah berjalan optimal dengan cara

arsip diatur dan dipisah menurut asal usul arsip, selanjutnya dengan

pemusnahan, Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan

dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas

pemeliharaan yang lebih baik kelancaran kegiatan penyusutan arsip

sangat bergantung dari tata kearsipan dinamis secara menyeluruh.

74

Saran

Berdasarkan kesimpulan penelitian diatas, maka dapat diajukan saran yang

kiranya berguna sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan Sistem

Pengelolaan Sistem Dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinannga Kecamatan

Pallangga Kabupaten Gowa, yaitu :

1. Untuk memperlancar jalannya proses sistem pengelolaan arsip dinamis

sebaiknya sistem kearsipan yang harus dapat dimengerti, mudah dipahami,

dan dilaksanakan dengan baik.

2. Sistem pengelolaan arsip dinamis pada kantor kelurahan pangkabinanga

kecamatan pallangga kabupaten gowa sebaiknya ditingkatkan

pengelolaannya guna kelancaran dalam memproses surat yaitu mulai dari

penerimaan, pencatatan, pengarah/pengendali, penyampaian, sampai pada

penyimpanannya.

3. Jumlah fasilitas kearsipan yakni Filling Kabinet perlu diadakan, dan

ditempatkan secara merata, karena fasilitas penyimpanan sangat menentukan

keselamatan arsip, dan menjadi sarana vital dalam mendukung tercapainya

sistem penataan arsip

4. Tenaga arsip harus teliti dan kreatif dengan cara pengecekan surat agar

terlaksana dengan maksimal sehingga kegiatan kearsipan akan berjalan

dengan baik.

5. Sarana dan prasarana harus memadai perlu ketersediaan alat penyimpanan

arsip yang memadai sangat berpengaruh dalam menunjang proses

pengelolaan arsip.

75

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama

________,2003, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: PT.Gramedia Pustaka

Utama

Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama

______________, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Utama

Gie, Liang The. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Maneger dan Staff.

Jakarta Selatan. Visimedia

Jamaruddin, Hasruddin, 2007, Sistem Pengelolaan Arsip Pada Pengadilan Negeri

Makassar

Moekijat.1986. Administrasi Perkantoran. CV. Mandar Maju

Murdick, G. Robert dkk.1991. Sistem Informasi Manajemen untuk Manajemen

Modern.Jakarta: Erlangga.

Santoso, Amanda & Hanif AL, A. R, 2004. Kamus Lengkap Bahasa

Indonesia.Surabaya: Alumni

Sugiyono.2012. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta

Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran

Modern.Jakarta:Erlangga.

Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi.Jakarta: Bumi

Aksara.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memamfaatkan Tekhnologi Modern.

Mandar Maju: Bandung.

Tahir,Irmawati, 2007, Efektifitas Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor

Badan Kepegawaian Dan Diklat Daerah Kabupaten Takalar.

Tri Lestari, Endang Wiryatmi. 1993, Arsip Dinamis dalam Informasi, Jakarta:

Biro Tata Media Cipta.

75

76

Wursanto, 1991. Kearsipan 1, Yogyakarta: Kanisius

________, 1994. Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius

Widjaja, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada

. 1986. Administrasi Perkantoran: Suatu Pengantar: PT Rajawali

Dokumen

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan

Skripsi Oleh Hasruddin Jamaruddin Dengan Judul ”Sistem Pengelolaan Arsip

pada Pengadilan Negeri Makassar”.Tahun 2007

Skripsi Oleh Irmawati Tahir Dengan Judul “Efektifitas Pelaksanaan Sistem

Kearsipan pada Kantor Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah

Kabupaten Takalar”.Tahun 2007

Skripsi Oleh Halda Dengan Judul “Sistem Penanganan Arsip Pada Bagian Umum

Kantor Wilayah Departemen Hukum dan HAM Sulawesi

Selatan”.Tahun 2007