UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

PROFIL AUDIT DALAM

SECARA RINGKAS § Audit Dalam USM ditubuhkan pada tahun 1982 § Perlaksanaan Audit Dalam di Universiti berdasarkan kepada Pekeliling

Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1979 (dibatalkan) dan Surat Pekeliling Am Bil 2 Tahun 1993 (dibatalkan). Pada masa ini pelaksanaan Audit Dalam berdasarkan kepada Surat Pekeliling Am Bil 3 Tahun 1998 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri berkuatkuasa mulai 21 Julai 1998.

§ Unit Audit Dalam berfungsi untuk membantu pengurusan Universiti bagi

mengkaji sumber diurus dan ditadbir dengan wajar selaras dengan semua peraturan Universiti.

§ Unit Audit Dalam ialah satu entiti yang bebas (independent) di Universiti dan

bertanggungjawab secara langsung kepada Naib Canselor. § Laporan audit akan dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit yang di

anggotai dari kalangan ahli Lembaga Pengarah Universiti.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

AUDIT DALAM

1. Penubuhan Unit Audit Dalam

Unit Audit Dalam ditubuhkan pada tahun 1982 bertujuan untuk membantu pihak

pengurusan Universiti dan Lembaga Pengarah Universiti dalam melaksanakan

tanggungjawab mereka dengan berkesan.

2. Kebebasan dan Bidangkuasa Audit Dalam

2.1 Kedudukan Audit Dalam hendaklah bebas dari pengaruh pegawai-pegawai

yang bertanggungjawab secara langsung ke atas operasi-operasi yang diaudit.

2.2 Audit Dalam adalah bertanggungjawab terus kepada Naib Canselor dan Naib

Canselor harus menentukan Audit Dalam dapat memperolehi segala rekod-

rekod dan dokumen-dokumen yang berkaitan tugasnya.

3. Tanggungjawab

Audit Dalam adalah bertanggungjawab menjalankan tugas audit kewangan dan

audit pengurusan dengan bidang tugas seperti berikut:-

3.1 Mengkaji semula organisasi dalam tempoh tertentu untuk mengetahui sama

ada fungsi perancangan, penyeliaan, arahan dan pengawalan berdasarkan

dasar, arahan dan peraturan pengurusan telah dilaksanakan dengan berkesan

sejajar dengan objektif dan amalan pengurusan yang baik.

3.2 Menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman

dan pengawasan operasi.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

3.3 Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat kewangan dan mengenalpast i

cara untuk mengukur, menjenis dan melaporkan maklumat tersebut.

3.4 Mengkaji sistem sedia ada untuk memastikan ianya selaras dengan dasar dan

peraturan terutamanya bidang yang mempunyai kesan terhadap operasi serta

menentukan sama ada organisasi mematuhinya. Jika perlu, mencadangkan

dasar yang sesuai.

3.5 Mengkaji cara yang sesuai untuk melindungi aset dan mengesahkan

kewujudan aset tersebut.

3.6 Menilai faedah dan keberkesanan penggunaan sumber yang ada,

mengenalpasti peluang untuk meningkatkan penggunaan sumber serta

mencadangkan cara untuk mengatasi masalah yang berkaitan.

3.7 Mengkaji perjalanan organisasi dan pelaksanaan program untuk memastikan

sama ada hasilnya selaras dengan objektif yang telah ditentukan, dan sama

ada ianya telah dilaksanakan sepertimana yang dirancangkan.

3.8 Menyelaras tugas Audit Dalam dengan Audit Luar.

3.9 Bersama-sama merancang, merekebentuk, membangun, melaksanakan

sistem pengurusan berasaskan komputer terutama dari aspek : (a) Ciri-ciri

kawalan (b) Ciri-ciri ketepatan (c) Keupayaan merekod dokumentasi, supaya

sistem yang dimajukan ini dapat membantu Universiti mencapai matlamatnya.

3.10 Mengemukakan jadual kerja auditan tahunan kepada Naib Canselor dan

Jawatankuasa Audit untuk pertimbangan dan kelulusan.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

3.11 Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai sesiapa yang sepatutnya

mengambil tindakan di atas sesuatu teguran audit.

3.12 Melaporkan staf yang didapati melakukan penyelewengan.

3.13 Memastikan setiap perancangan dan tindakan yang dibuat oleh Universiti telah

mengambilkira pandangan audit sebelumnya.

3.14 Menilai semua rancangan dan tindakan yang telah diambil selaras dengan

teguran audit mengenainya.

3.15 Mengemukakan laporan setiap suku tahun kepada Jawatankuasa Audit yang

meliputi perkara berikut :

3.15.1 Tindakan susulan yang telah diambil di atas penemuan audit yang

penting.

3.15.2 Peningkatan keberkesanan dan kelicinan operasi, hasil daripada

tindakan audit.

3.15.3 Penyelarasan Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelakkan

pertindihan.

3.15.4 Perancangan kerja audit.

3.15.5 Halangan yang dihadapi dalam melaksanakan kerja-kerja audit.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

4. Laporan Audit Dalam

4.1 Jawatankuasa Audit/Naib Canselor bertanggungjawab memastikan laporan

Audit Dalam diberi perhatian sewajarnya dan, di mana berkaitan,

mengarahkan supaya penyiasatan lanjut dijalankan.

4.2 Ketua-Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk

mengemukakan maklumbalas terhadap penemuan audit dengan cepat iaitu

tidak lewat dari empat belas (14) hari dari tarikh laporan diterima. Sekiranya

tindakan telah diambil berhubung teguran-teguran audit yang telah

dibangkitkan, Ketua-Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab

untuk mengemukakan tindakan pembetulan yang telah diambil kepada Naib

Canselor . Sekiranya yang dilaporkan hanya merupakan rancangan tindakan,

laporan pelaksanaan hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor sebaik

sahaja tindakan tersebut disempurnakan.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

JAWATANKUASA AUDIT

1. Penubuhan Jawatankuasa Audit Universiti

Jawatankuasa Audit ditubuhkan pada tahun 1998 untuk meneliti laporan Audit

Dalam dan Audit Luar yang keahliannya dilantik daripada kalangan Ahli Lembaga

Pengarah Universiti.

2. Keanggotaan Jawatankuasa Audit Universiti

2.1 Jawatankuasa tersebut boleh dianggotai oleh tiga (3) hingga lima (5) orang

ahli terdiri daripada Ahli Lembaga Pengarah Bukan Eksekutif. Jawatankuasa

Audit boleh melantik Pengerusinya sendiri atau boleh juga dilantik oleh

Lembaga Pengarah Universiti.

2.2 Ketua Audit Dalam hendaklah mengurusetiakan Jawatankuasa Audit

Universiti.

3. Fungsi dan Tugas-tugas Jawatankuasa Audit Universiti

Fungsi utama Jawatankuasa Audit Universiti ialah :

3.1. Mengkaji keperluan Audit Dalam termasuk piagamnya.

3.2. Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam.

3.3. Mengkaji perancangan aktiviti audit oleh Audit Dalam yang meliputi skop kerja,

jadual, keanggotaaan, serta penyelarasan di antara Audit Dalam dan Luar.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

3.4. Mengkaji laporan daripada Audit Dalam dan Luar dan memperakukan tindakan

susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah.

3.5. Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung dengan penyata

kewangan dan laporan-laporan kewangan lain yang dikeluarkan.

3.6. Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung dengan maklumat

prestasi secara kuantitatif di atas aktiviti yang tertakluk kepada auditan dan

perkara lain yang melibatkan tanggungjawab sebagaimana yang diputuskan

oleh Lembaga Pengarah.

3.7. Mengesan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan oleh Lembaga

Pengarah serta tatakelakuan pegawai/staf dan mengambil daya usaha

menyiasat sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam Universiti.

3.8. Memastikan bahawa Universiti sentiasa mengubahsuai pelaksanaan kerja

selaras dengan perubahan ikhtisas yang berlaku dalam bidang perakaunan

seperti pengisytiharan oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa

Piawaian Perakaunan Antarabangsa.

3.9. Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai staf yang didapati telah

melakukan sebarang penyelewengan, untuk tindakan yang sesuai.

3.10. Melaksanakan fungsi-fungsi yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah

Universiti dari semasa ke semasa.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

4. Laporan Audit Dalam

4.1 Jawatankuasa Audit Universiti adalah berkuasa meminta pegawai-pegawai

Universiti hadir dan memberi keterangan dalam mesyuaratnya dan juga meminta

dikemukakan rekod dan dokumen yang berhubung kait dengan perkara yang

diaudit.

4.2 Jawatankuasa Audit hendaklah membentangkan laporan setiap suku tahun di

mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti. Sekiranya tiada pemerhatian audit

diterima, Jawatankuasa Audit hendaklah melaporkan demikian dalam laporan

suku tahunnya.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

Y. Bhg. Datuk Mustafa Mansur Pengerusi

Y. Brs. Prof Dr. Rujhan Mustafa Ahli

Y. Bhg. Datuk Abdullah Abdul Wahab Ahli

Tn Hj Mohd Salleh Malim Merican ( Ketua Audit Dalam )

Setiausaha

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

TATACARA MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MESYUARAT.

1.1. Mesyuarat Biasa

1.1.1. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga (3)

bulan sekali.

1.1.2. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat biasa hendaklah diedarkan

kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum tarikh

mesyuarat.

1.2. Mesyuarat Khas Dan Mesyuarat Tergempar

1.2.1. Mesyuarat–mesyuarat khas boleh diadakan oleh Pengerusi atas

permintaannya sendiri. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat

khas hendaklah dihantar kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya empat (4)

hari sebelum tarikh mesyuarat itu diadakan.

1.2.2. Mesyuarat-mesyuarat tergempar boleh diadakan oleh Pengerusi atas

kebijaksanaannya sendiri. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat

tergempar hendaklah disampaikan kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya

dua puluh empat (24) jam sebelum masa dan tarikh mesyuarat.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

2. KEANGGOTAAN.

Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia dianggotai oleh tiga (3) orang ahli

Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif yang dilantik oleh Lembaga Pengarah

Universiti Sains Malaysia dan Ketua Juruaudit Dalam Universiti Sains Malaysia.

3. PENGERUSI.

Lembaga Pengarah Universiti Sains Malaysia akan melantik seorang (1) ahli

Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif menjadi Pengerusi Jawatankuasa

Audit Universiti Sains Malaysia.

4. AHLI.

Lembaga Pengarah Universiti Sains Malaysia akan melantik dua (2) orang ahli

Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif menjadi ahli-ahli Jawatankuasa Audit

Universiti Sains Malaysia. 5. SETIAUSAHA.

Ketua Audit Dalam Universiti Sains Malaysia. 6. KORUM.

Sekurang-kurangnya dua pertiga (2/3) daripada jumlah keseluruhan ahli

Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia.

7. MINIT-MINIT.

7.1. Minit mana-mana mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah diedarkan kepada

semua ahli tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat berikutnya.

7.2. Jika ada pindaan kepada minit-minit tersebut, maka pindaan itu dibangkitkan

dalam mesyuarat ataupun dibuat secara bertulis.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

7.3. Minit-minit mesyuarat Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia hendaklah

disahkan dalam mesyuarat biasa akan datang. 8. UNDIAN.

8.1. Bagi maksud memutuskan sesuatu perkara, undian hendaklah diputuskan

dengan undi majoriti ahli-ahli yang hadir dan pada kebiasaannya undian adalah

dijalankan dengan mengangkat tangan.

8.2. Pengerusi dan setiap ahli adalah berhak mengundi sekali sahaja, tetapi jika

terdapat persamaan undi, Pengerusi boleh menjalankan undi kedua atau undi

pemutus.

8.3. Undi majoriti merupakan keputusan Jawatankuasa Audit Universiti Sains

Malaysia untuk semua tujuan laporan dengan syarat:

8.3.1. Dalam mana-mana perkara yang diundikan, seseorang ahli boleh

memohon supaya bilangan undi yang dibuat dan undinya sendiri

direkodkan.

8.3.2. Dalam mana-mana perkara yang diundikan, seseorang ahli boleh

meminta supaya undian dijalankan secara sulit.

8.4. Sebelum sesuatu undian dijalankan di atas mana-mana perkara yang akan

diundikan, usul dan pindaan-pindaan akan dibacakan dengan jelas oleh

Setiausaha.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

9. KEPUTUSAN JAWATANKUASA AUDIT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA.

Sesuatu perkara yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Audit Universiti Sains

Malaysia tidak boleh dibuka semula bagi perbincangan kecuali dengan kelulusan

daripada Pengerusi.

10. SURAT MENYURAT DAN PERJALANAN MESYUARAT BERSIFAT SULIT.

Dokumen-dokumen yang diedarkan kepada ahli-ahli dan perjalanan

mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia hendaklah

disifatkan sebagai SULIT. 11. PENGEDARAN PERKARA PENTING.

11.1. Atas budibicara Naib Canselor, selepas berunding dengan Pengerusi

Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia, sebarang perkara penting boleh

diedarkan untuk kelulusan ahli-ahli Jawatankuasa Audit Universiti Sains

Malaysia dengan syarat:-

11.1.1. ahli-ahli diberi sekurang-kurangnya tujuh (7) hari daripada tarikh surat

edaran itu dikeluarkan untuk mengemukakan bantahannya, jika ada.

11.1.2. jika ada dua (2) orang atau lebih ahli-ahli yang membantah perkara-

perkara yang diurus secara edaran itu, maka perkara-perkara itu tidak

boleh diluluskan tetapi hendaklah dimasukkan dalam agenda mesyuarat

khas yang akan datang atau dalam satu mesyuarat biasa.

11.2. Jika tiada jawapan diterima dalam tempoh tujuh (7) hari yang tersebut dalam

perkara 11.1 daripada mana-mana ahli menyatakan kelulusan atau

bantahannya terhadap sebarang perkara yang diutuskan secara edaran itu,

akan disifatkan sebagai bermakna bahawa perkara itu telah diluluskan oleh

ahli.

UNIT AUDIT DALAM

Unit Audit Dalam

12. KEHADIRAN MESYUARAT.

12.1. Jika Pengerusi tidak hadir dalam sesuatu mesyuarat, mana-mana ahli lain

sebagaimana yang dipilih oleh ahli-ahli yang hadir hendaklah bertugas sebagai

Pengerusi bagi maksud mesyuarat tersebut.

12.2. Ahli yang tidak hadir dalam sesuatu mesyuarat adalah juga tertakluk kepada

keputusan-keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat itu.

12.3. Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia adalah berkuasa meminta

pegawai-pegawai Universiti hadir dan memberi keterangan dalam

mesyuaratnya dan juga meminta dikemukakan rekod dan dokumen yang

berhubung kait dengan perkara yang sedang diperiksa. 13. PINDAAN KEPADA ATAU PENGGANTUNGAN TERHADAP TATACARA

MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA.

13.1. Pindaan-pindaan kepada tatacara mesyuarat boleh dibuat pada bila-bila masa

dengan ketetapan Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia.

13.2. Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia boleh dengan ketetapan,

menggantung tatacara mesyuarat ini.

Dikemaskini: JKA KE-10 (BIL. 2/2005) 23.12.2005