prinsip organisasi
TRANSCRIPT
DASAR MANAJEMENOleh: Chabib Musthofa
Fakultas Dakwah IAIN Sunan Ampel Surabaya
Pengertian organisasi
arti statis
Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentuarti dinamis Organisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
Prinsip-prinsip organisasiMenurut Henri Fayol1. 2. 3. 4.
Menurut Max Weber1. 2.
Pembagian tugas & kerja Kesatuan pengarahan Sentralisasi Jenjang organisasi
3. 4.
5.
Kegiatan berbasis skill Keseuaian tugas dg kebijakan, prosedur dan peraturan Tanggung jawab tugas Decision making dibuat secara formal, tdk subyektifitas pribadi Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)
PERSEPSI Lingkungan Hakikat manusia Manfaat manajemen Peranan organisasi
CLOSED ORGANIZATIONAL Bersifat statis dan tidak menghendaki perubahan
OPEN ORGANIZATIONAL Bersifat dinamis menghendaki perubahan
obyek, alat dan tujuan Subyek bagi organisasi yang organisasi yg bersangkutan bersangkutan Merupakan wewenang Pimpinan membuka pimpinan semata partisipasi terhadap anggota Tertutup bagi pihak luar Organisasi saling berinteraksi dg masyarakat
CLOSED ORGANIZATIONAL1.
SINTESIS Contingency (Henry, Nicholas)1.
OPEN ORGANIZATIONAL Aliran Human Relations (Maslow, Mayo, etc) 2. Organization Development (Lewin, McGregor, etc) 3. The organizatio as unit in its environment (barnard) 4. Theory System
Bureaucracy (Max Weber)
2. Scientific Management (Taylor, Gilbreth) 3. Administrative Management (Money, Gullick, Urwick, Fayol, Follett)
SESI 1
FUNGSI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI
Pengertian MANAJEMENProses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi (George R. Terry)
Prinsip-prinsip MANAJEMENAdanya division of work Adanya authority Disiplin Kesatuan perintah Kesatuan pengarahan Kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi Pemberian rangsangan kerja Sentralisasi sebagian kekuasaan Garis wewenang jelas batasnya Tatanan yang baik Stabilitas anggotanya
Tree managementFotosintesis, Gerak Motivasi Spiritual, energi Pelayanan, pengabdian kejernihan Pengayoman, damai Mutualisme, Ekosistem, ekosofiCO2 O2
Hard Competencekedewasaan
Ketenangan, diam Rendah hati, pegetahuan
Soft CompetenceKeyakinan, Prinsip
Terkadang, antara 2 orang juga terjadi kekeliruan penafsiran
Tingkatan MANAJEMEN
TOP MANAGEMENT MIDDLE MANAGEMENT
LOWER MANAGEMENT
Diversifikasi keterampilan dlm manajemen
TOP MANAGEMENT
CP CP CP T T
T
H H H
MIDDLE MANAGEMENT LOWER MANAGEMENT Keterangan : C = Conseptual Skills H = Human Skills P = Political Skills T = Technical Skills
The Dream Team
Team Creativity Team Dynamic Team Spirit
Communication
SESI 2
PERENCANAAN DALAM ORGANISASI
PERENCANAANadalah Penentuan arah kebutuhan komunitas pada masa yang akan datang (1,3,5,10 th mendatang)
atauPemetaan langkah-langkah strategis dan taktis untuk mengatasi masalah yg sedang/akan terjadi
Langkah-langkah PERENCANAAN1. 2. 3. 4.
Identifikasi masalah Analisis masalah Perencanaan pemecahan masalah (pilihan) Memilih pilihan
1. Identifikasi MasalahPendataan fakta dari dua hal: a.Cerita masyarakat (wawancara) b.Fakta lapangan (observasi)
Biarkan mereka berbicara sesukanya & biarkan fakta berbicara sejujurnya
2. Analisis MasalahDengan melakukan: 1. Pemetaan data & masalah 2. Kategorisasi perilaku (mendukung masalah atau menghambat masalah) 3. Cross-check data dg perilaku 4. Narasi situasi terjadinya masalah
3. Perencanaan Pemecahan MasalahDengan melakukan: 1. Pemilahan rintangan problem solving 2. Menemukan alternatif tindakan 3. Pembagian peran 4. Pembiayaan & waktu 5. Istimasi ketidak berhasilan 6. Rangking rencana solusi
4. Memilih PilihanDengan melakukan: 1. Menentukan skala prioritas 2. Jawab siapa melakukan apa atau apa dilakukan siapa 3. Penentuan waktu tindakan
PENGORGANISASIANadalah
Membagi peran subyek dalam rencana solusi yang telah dimusyawarahkanterdiri:1. 2.
Job Design Job Analysis
Job Design1. 2. 3.
Job Content (muatan tugas) Job Functions (fungsi tugas) Job Relationships (hubungan tugas)
Job Analysis1. 2. 3. 4.
Wawancara Observasi Daftar pertanyaan Catatan harian (pengalaman)
Job DesignJOB DESCRIPTION JOB SPECIFICATION
Job Analysis
PENGARAHANDengan melakukan: 1. Menentukan tujuan & target tugas 2. Memberikan gambaran teknis pelaksanaan 3. Deskripsi wilayah koordinasi
PENGAWASANadalah:
Usaha mendapatkan kepastian bahwa upaya mengatasi problem telah dilakukan oleh tiap elemendengan langkah:1. 2.
Monitoring Evaluasi partisipatif
Pengertian PLANNINGFungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan, pelaksanaan kebijakan, prosedur dan program organisasi (Harold Koonty & Cyril ODonnel)Hakekat PLANNING
1. 2. 3. 4. 5.
Planning Planning Planning Planning Planning
= = = = =
proses berkesinambungan melibatkan semua elemen organisasi disusun secara bertingkat kegiatan dimasa mendatang jawaban dr keadaan organisasi tertentu
Macam-macam perencanaanBERDASARKAN WUJUD Perencanaan fisikBerkaitan dg fasilitas fisik
BERDASARKAN WAKTU Perencanaan jangka pendek Antara 1 2 tahun Perencanaan jangka menengah Antara 2 10 tahun Perencanaan jangka panjang Untuk 10 tahun ke atas
Perencanaan non fisikPerencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik
Perencanaan umumkimbinasiKombinasi antara unsur fisik dan non fisik
Prinsip-prinsip perencanaan
Prinsip Kontribusi sasaran Prinsip sehat dan teraturnya organisasi Prinsip faktor pembatas Prinsip keterikatan organisasi Prinsip perencanaan yang terkoordinasi
Prinsip penggunaan waktu Prinsip efisiensi Prinsip keluwesan Prinsip perubahan situasi dan kondisi secara terkendali Prinsip penerimaan
Bahan PERENCANAANPrakiraan dg dasar analisis deret berkala (time series) Prakiraan dg dasar hukum kausalitas
1 PROYEKSI
2 PREDIKSI
3 KONJEKSI
Prakiraan dg dasar intuisi
Menurut William N. Dunn
Mengapa menangispun kita perlu rencana ?
11 WHAT ?? WHAT 66 HOW ?? HOW UNSUR UNSUR PLANNING PLANNING 55 WHEN ?? WHEN 44 WHERE ?? WHERE 33 WHO and WHO and WHO ?? WHO 22 WHY ?? WHY
SWOT dlm PLANNING
Munculnya SWOTStrength, Weakness, Opportunity, Threat
Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal & eksternal) analisa SWOT perencanaan/pemecahan masalah. SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagi organisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaian problemnya. SWOT memiliki corak analisis 3-1-5 Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahun kedepan (5)
Pengertian item SWOTPearce & Robinson, 1997
Strength (kekuatan) sumberdaya, keterampilan atau keunggulan khas atas orang/organisasi lain. Weakness (kelemahan) keterbatasan atau kekurangan sumberdaya, keterampilan, kapabilitas yg menghambat. Opportunity (peluang) situasi penting yg menguntungkan. Threat (tantangan) situasi penting yg tidak menguntungkan.Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) Luch, 1997) atau core distinctive (kompetensi inti)(Campbell dan
Apa yang anda lihat ?
Apakah anda dapat melihat:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Seorang kakek-nenek ? Lelaki bertopi yg sedang bernyanyi membawa gitar ? Dan seorang perempuan bertopi yg terlihat asyik memperhatikannya ? Apakah anda melihat botol minuman ? Dan apakah anda temukan pot digambar tersebut? Sudahkah anda lihat sebuah pintu ? Dan juga wanita berlengan satu ?
Pendekatan Curah pendapat
swot
Pendekatan kualitatif Pendekatan Kuantitatif
= =
Dikembangkan Kearns, 1992Dikembangkan Pearce & Robinson 1998
Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data, Tapi memerlukan waktu lama & mahal
Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT, dg syaratNo Kekuatan (strength) Dst. Kelemahan (weakness) Dst. Peluang (opportunity) Dst. Tantangan (threat) Dst. 1. 2. No 1. 2. No 1. 2. No 1. 2.
Setiap poin (statemen) variabel SWOT harus memiliki satu pengertian yg utuh dan tdk memungkinkan terjadinya duplikasi atau kontradiksi dg poin lain. Pada tiap tahapan skoring & pembobotan, seluruh poin variabel SWOT diupayakan lahir dr satu penilaian bersama dg obyektifitas. brainstrorming verbal
Terkadang kita tidak kuasa menyalahkan diri sendiri
Pendekatan kualitatif matrik SWOT Kearns, 1992EKSTERNAL Peluang (opportunity) Tantangan (threats)
INTERNAL Kekuatan (strength) Keunggulan komparatif (comparatif advantage) Mobilisasi (mobilization)
Kelemahan (weakness)
Divestasi/investasi (divestment/ investment)
Kendali kerusakan (damage control)
Sel A = Keunggulan Komparatif
Pertemuan antara peluang & kekuatan, sehingga organisasi tidak boleh membiarkan peluang tsb hilang begitu saja, sebaliknya, organisasi harus berusaha memperkuatnya dengan berbagai perencanaan yg mampu mendukungnya
Sel B = Mobilisasi
Pertemuan antara ancaman & kekuatan. Disini organisasi harus melakukan mobilisasi sumberdaya yg merupakan kekuatan organisasi untuk memperlunak ancaman dari luar tersebut, bahkan jika mungkin, organisasi mengubahnya menjadi peluang
Sel C = Investment atau Divestment
Pertemuan antara kelemahan & peluang. Peluang yang ada sangat meyakinkan, namun organisasi tidak memiliki kemampuan menggarapnya. Jika dipaksakan, akan menghadapi resiko tinggi. Haruskah melakukan sesuatu, atau
diam ?
Sel D = Mengendalikan kerusakan
Pertemuan antara tantangan & kelemahan. Adalah sel yg paling lemah diantara semua sel.
Hukumnya: Semakin dekat isu dg visi & misi organisasi, maka semakin perlu diberikan prioritas utk dilakukan
Model analisa SWOT dengan pendekatan kualitatif tersebut dapat dikembangkan/diterapkan pada model analisa dengan pendekatan kuantitatif
Paham nggaaak....?
Pendekatan kuantitatif SWOT Pearce & Robinson, 1998Pendekatan kuantitatif dalam analisa SWOT menggunakan tiga langkah penghitungan gejala item secara kuantitatif
1 Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktor SWOT menghitung skor (a) masing-masing poin faktor dilakukan saling bebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya. Utk memudahkan, digunakan rentang skor dari 1-5 atau 1-10. Menghitung bobot (b) masing-masing poin dilakukan secara saling berketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya (b= poin : jumlah poin faktor)
2 Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W, ( d = S W) dan faktor O dengan T, ( e = O T). Perolehan angka (d = x) selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu X, sementara perolehan angka (e = y), selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu Y
3 Mencari posisi organisasi yang ditunjukkan oleh titik (X,Y) pada kuadran SWOT
Tabulasi SWOT (i)No 1. 2. Dst. Total Kekuatan No 1. 2. Dst. Total KelemahanSelisih Total Kekuatan Total Kelemahan, S - W = x
Kekuatan (strength)
Skor
bobot
total
Kelemahan (weakness)
skor
bobot
Total
Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal
Tabulasi SWOT (ii)
No 1. 2.
Peluang (opportunity) Dst. Total Peluang
Skor
bobot
total
No 1. 2.
Tantangan (threat) Dst. Total Tantangan
skor
bobot
Total
Selisih Total Peluang Total Tantangan, O - T = y
Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal
TOWS MatrixStrategic issuesStrengths (S) 1. 2. 3.
Threats (T) 1. 2. 3. Opportunities(O) 1. 2. 3.
Strategi ST
Weaknesses (W) 1. 2. 3.
Gunakan S untuk menghindari T
Strategi WT
Minimalkan W dan hindari T
Strategi SO
Gunakan S untuk memanfaatkan O
Strategi WO
Atasi W dengan memanfaatkan O
Kuadran SWOTopportunityO (-,+) Ubah strategi (+,+) progresif Kuadran III Kuadran IV (-,-) Strategi bertahan T Kuadran I Kuadran II (+,-) Diversifikasi strategi
weaknessW
strengthS
threat
Santai aja booossss
Hiiii..... wong iku medheni...
Aku lebih nyantai...
Aplikasi analisis SWOT pendekatan KUALITATIF
problem lesunya aktifitas lembaga mahasiswa
Eksternal
Opportunities-Tema
Threats- Keraguan
Internal Strengths-Visi
tindakan luas -Minimnya kompetitor -Ketertarikan pemula -Basis pemula besar
pihak luar menerima inovasi - Isu determinan - Kebijakan upper kampus
& misi dimiliki -Konsep kerjasama intern -Output yg unik -Motivasi SDM -Jaringan
Penguatan & ekspansi wilayah gerakan
Peningkatan kerjasama dg organ lain
Weakness-Garis
manajemen baku -SOP belum mapan -Efisiensi lemah -Antipati internal -Kecurigaan internal
Rekomendasi strategis Rekomendasi strategis
MOBILISASI MOBILISASI
Penguatan manajemen kelembagaan
Penguatan & sosialisasi manajeman lembaga
Aplikasi analisis SWOT pendekatan KUANTITATIF
problem lesunya aktifitas lembaga mahasiswa
Analisis Internal
No 1. 2. 3.
Kekuatan (strength) Kepemimpinan kuat & terpercaya Memiliki struktur organisasi lengkap Pemahaman yg baik dari pengurus
Skor 4 3 5 Total
bobot 3/3 2/3 3/3
total 4 2 5 11
No 1. 2. 3. 4. 5.
Kelemahan (weakness) Kakunya garis manajerial SOP tidak ada, koordinasi lemah Pemborosan sering terjadi Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat Cenderung individual
Skor 4 3 4 3 3Total
bobot 4/5 3/5 4/5 3/5 3/5
total 3 2 3 2 2 12
Selisih antara kekuatan & kelemahan
S - W = 11 - 12 = -1
Analisis EksternalNo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Peluang (opportunity) Ketersediaan SDM yg memadai Adanya basis riil dari SMA/Pontren Basis semua muslim Komunitas makro ramah tamah Terbuka thd ide-ide Rasa kekeluargaan masih kental Lingkungan relatif aman Relatif tersedia fasilitas kegiatan Skor 5 3 5 4 4 4 3 2 Total No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tantangan (threat) Pengangguran ide/material tinggi Pengetahuan agama tdk aplikatif Masih ada sikap kontraproduktif Lembaga upper bersifat non-kooperatif Kelompok elit struktur antipati Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi Kecenderungan strutur upper utk monoton Skor 3 4 4 3 4 3 4 total bobot 5/7 7/7 6/7 5/7 6/7 5/7 7/7 bobot 6/8 7/8 8/8 5/8 7/8 6/8 5/8 5/8 total 4 3 5 3 4 3 2 1 25 total 2 4 3 2 3 2 4 20
Selisih antara Peluang & Tantangan
O T = 25 20 = 5
Kuadran SWOT
opportunityposisi aktifitas lembaga mahasiswa O 5
weaknessW -1
strengthS
T
threat
Jangan macak paham dooonk mas !!!
LATIHAN
Coba analisa organisasi dimana anda berada dengan analisis SWOT, ukur kekuatan, kelemahan, peluang beserta ancamannya lalu tentukan ren-stranya !
Alamat
CURRICULUM VITAE Nama : Chabib Musthofa Lahir : Sidoarjo, 30 Juni 1979 : Ngelom Megare 05/I, no 699 Taman Kode Pos: 61257 atau Banjar Kemantren 09/I Buduran Phone number HP : 081330721998 Home : 031-7874901, 8050973 Email : [email protected]. [email protected].
Education : MI Salafiyah Bahauddin Ngelom lulus 1991 MTs Program Khusus YPM lulus 1994 MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997 S1 Fak Dakwah IAIN Sunan Ampel lulus terbaik Institut 2003 Magister PSDM PPs UNAIR lulus 2007 Organization : Ketua HMJ Pengemb. Masy. Islam Fak. Dakwah 1998-2000 (2 periode) Presidium BEM Fak. Dakwah 2000-2001 Ketua Cabang PMII Surabaya Selatan 2001-2002 Research : Dinamika Masyarakat Pedagang Kecil Sidoarjo (1999) Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003) Tradisi Islam Pesisiran (Disertasi PPs UNAIR, 2003-2004) Dakwah dan Perubahan Perilaku Keagamaan (2006) Perilaku Politik Santri dlm Pilgub Jatim 2008 (2007) Agama Pelacur (2007) Respon Santri Terhadap Khilafah Islamiyah (2007) Motto :
Sekali layar terkembang, surut kembali berpantang. Sekali bendera dikibarkan, hentikan ratapan dan tangisan. Tangan terkepal dan maju kedepan