Presentation Title

Sistem Informasi ManajemenBantuan Sarana & Prasarana(SIM-SARPRAS)Oleh : Mochamad Chairudin, M.Pd.I

Latar Belakang

Anggaran rutin bantuan Sarpras tersedia setiap tahun. Besarnya anggaran yang tersedia terbatas Keterbatasan sosialisasi/informasi kepada madrasah. Proses pengajuan bantuan masih terkendala. Verifikasi dan validasi masih manual. Transparansi proses pengajuan pencairan dana ? Pelaporan progress pekerjaan masih terkendala ? Proses monitoring masih lemah.Apa SIM SARPRAS

Aplikasi Berbasis WEB, memfasilitasi mekanisme pengajuan bantuan sarana dan prasarana secara OnLine..Fasilitas : Informasi Profil Data Sarana dan Prasarana Madrasah; Pengajuan Bantuan; Seleksi Calon Penerima Bantuan; Penetapan Penerima Bantuan; Pencairan Dana; Pelaporan Pelaksanaan Pekerjaan; Pemantauan Pelaksanaan Bantuan (Monitoring) .SIM-SARPRAS vs EMIS

SIM-Sarpras memanfaatkan data Profile Madrasah dari Database Sistem EMIS PENDIS.

Syarat Pengajuan Bantuan, profile Madrasah harus update di Sistem EMIS - PENDIS.

Manfaat SIM-SARPRAS

Administrasi Proses Pengajuan Bantuan tercatat.Proses Pengajuan Bantuan, Mudah, Cepat dan Efisien.Seluruh tahapan proses dilakukan secara transparan dan akuntabel (good government).Fungsi Monitoring, mudah, cepat dan akurat, diantaranya : Informasi Realisasi Penyaluran Bantuan Informasi Prosentase Penyerapan Dana Bantuan Informasi Progress Pelaksanaan Pekerjaan Informasi Riwayat Madrasah Penerima Bantuan Informasi Penyebaran Bantuan Berdasarkan WilayahAkses SIM-SARPRAS ?

Siapkan koneksi ke Internet. Gunakan WEB Browser untuk akses SIM-Sarpras(Google Chrome is Recommended) Alamat Situs SIM-Sarpras :www.sarprasmadrasah.kemenag.go.id Untuk masuk ke SIM-Sarpras, User harus melakukan LOGIN terlebih dahulu.User di SIM-SARPRAS ?

Alur Aktifitas di SIM SARPRAS

Diagram Alir SIM-SARPRAS

Aktivitas User MadrasahMelakukan pemutakhiran data profile sarana prasarana setiap tahun.Mengajukan permohonan bantuan sarana dan prasarana secara OnLine. (Satu kali dalam satu tahun)Bila menerima bantuan, wajib membuat Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan secara Online. ( catatan : Pelaksanaan Pekerjaan dimulai sejak Dana Diterima )

Aktivitas User Kantor Kab/Kota

Melakukan verifikasi (hingga ke lapangan) dan membuat keputusan terhadap pengajuan bantuan dari madrasah.Memberikan usulan dan rekomendasi tertentu kepada Kantor Wilayah.Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap progres pelaksanaan pekerjaan di wilayahnya.Aktivitas User Kantor Wilayah

Melakukan verifikasi dan membuat keputusan terhadap pengajuan bantuan dari madrasah.Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap progres pelaksanaan pekerjaan di wilayahnya.Memberikan usulan dan rekomendasi tertentu kepada Direktorat Pendidikan Madrasah.Aktivitas User Kantor Pusat

Melakukan verifikasi dan membuat keputusan terhadap pengajuan bantuan dari madrasah.Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap laporan-laporan yang masuk.Memberikan arahan/sosialisasi dan kebijakan yang berkaitan dengan Bantuan Sarana dan Prasarana.Aktivitas User Administrator

Melakukan Administrasi User, pengaturan hak akses user untuk masuk ke aplikasi.Mempersiapkan data-data master untuk kepentingan aplikasi.Mengelola data untuk konsumsi publik.Melakukan fungsi monitoring dan evaluasi performa sistem aplikasi.LOGIN ke SIM-SARPRAS

Siapkan Koneksi InternetBuka browser (chrome)Kunjungi site : 103.241.24.11/bantuan

Environment SIM-SARPRAS

Hak Akses User

ROLE User :User MadrasahUser Kantor Kab/KotaUser Kantor WilayahUser Kantor PusatUser AdministratorRole User Madrasah

Role User Kantor Kab/Kota

Role User Kantor Wilayah

Role User Kantor Pusat

Role User Administrator

Halaman Dashboard GIS

Tahapan Pengajuan BantuanMembuat Pengajuan (M)Menindak lanjuti Pengajuan(K/W/P)If recommended:Membuat SK(K/W/P)Membuat Persetujuan(K/W/P)If (need data), Lengkapi Dokumen(M)Membuat Pencairan Dana(K/W/P)Konfirmasi Dana Sudah Diterima(M)Pelaporan Progress Pekerjaan(M)

Pengajuan BantuanSiapkan data (softcopy) foto bangunan.Siapkan data (softcopy) dokumen formal Madrasah.Siapkan proposal (softcopy) bila diperlukan.

Cek Update data ProfileCek update data profil MadrasahBila belum uptodate, tidak bisa melakukan pengajuan bantuan.

Mengisi form pengajuanIsi form pengajuan dengan data-data yang sudah dipersiapkan.Isikan data sesuai dengan keadaan riil di lapangan (hindari kesalahan input data)

Tampilan form pengajuan

Mengirimkan form pengajuanTeliti dan cek kembali isian terutama pada :Tanggal pengajuanTingkat KerusakanFoto-foto pendukungDokumen PendukungKirim form pengajuan.

Monitoring status pengajuan

Madrasah dapat memantau status dan posisi pengajuan bantuan.Madrasah setiap saat dapat menerima informasi (tertentu) berkaitan dengan proses pengajuan bantuan yang telah dikirimkan.Menindak Lanjuti PengajuanPeriksa & Evaluasi Data PengajuanPeriksa ketersediaan anggaranBerikan Keputusan :Tolak PengajuanRekomendasiReferensikan ke level yang lebih tinggi

Menominasikan PengajuanSyarat nominasi :Dokumen lengkap dan validTersedia anggaranPengajuan yang masuk nominasi belum tentu disetujui.

Mereferensikan ke level berikut

Syarat direferensikan ke level berikutnya bila :Dokumen lengkap dan validTidak tersedia anggaran di kantor yang bersangkutan.Pengajuan yang direferensikan masih berkesempatan mendapat persetujuan.Tampilan form Verifikasi

Membuat Surat KeputusanSK dibuat untuk kepentingan persetujuan pemberian bantuan.SK dibuat di Kantor pemberi bantuanSetahun bisa diterbitkan SK lebih dari satu.Mekanisme penerbitan SK dilakukan secara manual.Entri form pembuatan SK dan lampirkan dokumen SK (softcopy).

Tampilan Pembuatan SK

Persetujuan PermohonanPersetujuan ditandai dengan Link SK dan Nominator (daftar nominasi).Entri form Persetujuan.Berikan catatan kepada pemohon yang disetujui bila diperlukan (wajib reply).Informasi persetujuan akan termonitor di user Pemohon yang disetujui.

Tampilan Persetujuan

Pencairan DanaPencairan dana dilakukan bila dana sudah terbayar.Pencairan dana ditujukan kepada pemohon yang sudah disetujui (approved).Entri form pencairan dana.Informasi pencairan dana akan diterima oleh madrasah penerima bantuan (wajib reply)Pekerjaan dimulai sesuai dengan tanggal pencairan dana.

Tampilan Pencairan Dana

Pelaporan Progress PekerjaanPelaporan progress wajib dilakukan oleh madrasah penerima bantuan.Pelaporan progress dilakukan per 2 minggu.Konten laporan minimal adalah :jumlah dana yang sudah terserapProsentase progress pekerjaanFoto bangunan terkini

Membuat pelaporan progressEntri form pelaporan sesuai fieldnya.Lampirkan foto bangunan.Isikan dana yang sudah terserap.Isikan prosentase progress bangunan.Berikan catatan (bila perlu)Periksa kembali dan kirimkan..

Tampilan Pelaporan Progress

DEMOSKENARIO: Pengajuan Bantuan Verifikasi & Keputusan SK Appoval Pencairan Pelaporan Progress

SIMULASIAGENDA : Tutorial I Pengajuan Bantuan Tutorial II Verifikasi & Keputusan Tutorial III SK Appoval Pencairan Tutorial IV Pelaporan Progress

Pre RequirementSiapkan Data Madrasah (NSM)Siapkan Dokumen PendukungSiapkan koneksi infrastruktur.Alamat aplikasi : Dana tersedia di Kantor Wilayah.

SKENARIO

Membuat Pengajuan (M)Menindak lanjuti Pengajuan(K/W/P)If recommended:Membuat SK(K/W/P)Membuat Persetujuan(K/W/P)If (need data), Lengkapi Dokumen(M)Membuat Pencairan Dana(K/W/P)Konfirmasi Dana Sudah Diterima(M)Pelaporan Progress Pekerjaan(M)Tutorial I Pengajuan BantuanLogin sebagai User Madrasah Isi form pengajuanKirim pengajuan

Tutorial II Verifikasi & KeputusanLogin sebagai User Kab/Kota Periksa Kelengkapan DataReferensikan ke Kanwil.

Tutorial III SK Approval - PencairanLogin sebagai User Kantor WilayahPeriksa Dokumen Keputusan : RekomendasikanBuat Surat KeputusanBuat Persetujuan(periksa inbox madrasah)Buat Pencairan Dana (periksa inbox madrasah)

Tutorial IV Pelaporan ProgressLogin sebagai User MadrasahPersiapan DataPengisian form pelaporanKirim laporan(cek laporan di dashboard)