point of sale - x-pert | pt expertindo...

of 16

POINT OF SALE

User Manual

ABSTRACT

Bab Point Of Sale akan dibahas mengenai kegiatan awal tamu melakukan order hingga pembayaran, beserta laporan-laporan terkait.Administrator

PT EXPERTINDO MULIASISTEMA

DAFTAR ISIDAFTAR ISI..............................................................................................2POINT OF SALE.......................................................................................3

1. Point of Sale..................................................................................31.1 Create Order List......................................................................41.2 Menu List....................................................................................71.1 Void Bill....................................................................................81.2 Unsettle Bill..............................................................................9

2. Report.........................................................................................102.1 Outlet Activity Report.............................................................10

3. Menu Engineering Report............................................................114. Menu Consumption Report..........................................................125. Item Sales Report........................................................................126. Void/Unsettle Report...................................................................137. Captain Order Report..................................................................148. Cash Summary Report................................................................15

of 16

POINT OF SALE

Pada point of sale akan dibahas mengenai transaksi penjualan di outlet. Terdapat empat hal utama yang akan dibahas pada bab ini, yaitu proses order, pembayaran bill, dan laporan.

1. Point of SaleProgram Point Of Sale ini digunakan pada Restoran, Bar serta outlet-oulet lainnya dalam melakukan transaksi. Semua activitas yang terkait mulai dari order menu, pembuatan bill, sampai transaksi setlement semua dikerjakan dalam program ini. Setiap cashier dalam waktu yang bersamaan dapat membuka lebih dari satu outlet, sesuai hak akses

of 16

Proses OrderProses Pembayaran Bill

Settle billVoid BillCancel Bill

Laporan

Outlet Activity ReportMenu Engineering ReportMenu Consumption ReportItem Sales ReportVoid/Unsettle ReportCaptain Order ReportCash Summary Report

yang diberikan kepada cashier tersebut.Berikut ini merupakan tampilan daftar pegawai yang dapat mengakses Point Of Sale:

Pada tampilan ini pegawai dapat menentukan shift kerja dan log in. Langkah melakukan Log In:

a. Pilih nama user pegawai sesuai yang tertera pada daftar user.b. Tentukan Shift kerja pada kolom Shift.c. Tuliskan Password.d. Klik ikon OK.

1.1 Create Order ListPada program ini kegiatan yang dilakukan pertama kali adalah pembuatan bill atau input transaksi dari captain order. Form transaksi ini langsung tampil secara otomatis setelah user masuk pada program Point of Sale ini.Langkah membuat transaksi:

a. Klik Submenu Point Of Sale, lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:

b. Pilih cakupan transaksi. Tekan ikon Coffee Shop untuk transaksi di Coffee Shop, atau tekan ikon Room Service untuk transaksi

of 16

di Room Service. Proses yang akan dilakukan tidak berbeda.c. Klik ikon OK. Selanjutnya akan tampak tampilan sebagai berikut:

d. Klik ikon Get Table, selanjutnya akan tampak daftar seluruh kamar. Pilih kamar yang melakukan transaksi.

e. Selanjutnya akan tampak daftar seluruh menu.

f. Pilih menu dan tentukan kuantitas menu yang ingin dipesan

Ikon digunakan untuk menambah kuantitas pesanan.

Ikon digunakan untuk mengurangi kuantitas pesanan.

Ikon digunakan untuk memberikan note atau

of 16

catatan mengenai pesanan.g. Lalu klik Ikon untuk melanjutkan proses

order atau untuk memberikan diskon. Selanjutnya akan tampak tampilan berikut:

h. Klik ikon Payment untuk melanjutkan proses pembayaran. Anda dapat memberikan Diskon kepada tamu dengan menekan ikon Disc Meal atau Disc Amnt. Langkah memberikan diskon:

Klik ikon Edit pada menu yang dipesan Klik ikon Disc Meal atau Disc Amnt. Akan tampak

tampilan berikut:

Bila memilih Disc Amount, anda dapat menuliskan presentase Diskon pada kolom Disc%, lalu harga akan langsung berubah.

Bila memilih Disc Amount, akan tampak tampilan seperti di bawah ini. Anda dapat menuliskan nominal diskon yang diberikan. Lalu klik OK untuk melanjutkan proses, atau Cancel untuk membatalkan proses.

Harga menu akan langsung berubah:

of 16

i. Klik ikon untuk melanjutkan proses pembayaran.

j. Pilih medote pembayaran:

k. Klik ikon untuk menampilkan daftar folio. l. Pilih Folio dengan menekan ikon . m. Klik ikon .n. Klik ikon , lalu folio akan langsung ditagihkan kepada

tamu.

1.2 Menu ListSelain digunakan untuk order menu, anda juga dapat menampilkan menu. Langkah untuk menampilkan menu:

a. Klik ikon Browse Menu:

b. Tentukan menu outlet yang ingin ditampilkan.

of 16

c. Lalu akan tampak daftar menu.

1.1 Void BillUntuk membatalkan bill transaksi. Untuk melakukan void, anda dapat menekan ikon pada transaksi. Lalu selanjutnya akan tampak tampilan berikut:

Klik OK untuk melakukan void, atau Cancel untuk membatalkan proses void. Selanjutnya informasi mengenai transaksi yang di void akan tampil pada rangkuman transaksi cashier berikut:

of 16

1.2 Unsettle Bill Untuk membatalkan transaksi pambayaran yang telah dilakukan sebelumnya, pastikan nomor bill yang akan dibatalkan pembayarannya. Untuk melakukan unsettle bill dapat dilakukan dengan menekan ikon saat akan melakukan payment. Lalu akan tampak tampilan berikut:

Klik OK untuk melakukan unsettle bill, atau Cancel untuk membatalkan proses unsettle bill. Selanjutnya informasi mengenai transaksi yang di unsettle akan tampil pada rangkuman transaksi cashier berikut:

of 16

2. Report Pada menu Point of Sale akan dibahas mengenai beberapa laporan, yaitu Outlet Activity Report, Menu Engineering Report, Menu Consumption Report, Item Sales Report, Captain Order Report, dan Cash Summary Report. Pada setiap laporan berikut akan tampak Tab bantuan yang dapat digunakan untuk memudahkan dalam membaca laporan.

Ikon untuk export laporan menjadi format PDF atau Ms Excel.

Ikon untuk mencetak dokumen.

Ikon untuk menampilkan atau menutup Group Tree.

Ikon untuk berpindah halaman.

Ikon untuk menampilkan informasi laporan.

Ikon untuk mencari transaksi.

Ikon untuk memparbesar atau memperkecil tampilan.

of 16

2.1 Outlet Activity Report

Outlet Activity Report merupakan laporan aktivitas cashier pada waktu shiftnya bertugas. Laporan ini berisi nomor-nomor bill transaction yang telah dibuat beserta nilai nominalnya. Laporan ini dibuat sebelum kasir melakukan Closing Shift, dan digunakan untuk proses balancing antara jumlah uang dan laporannya. Berikut ini merupakan tampilan dari Outlet Activity Report:

Langkah menampilkan laporan aktivitas outlet:

a. Tentukan periode transaksi pada kolom Trx Date.b. Tentukan Outlet, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan Cashier pada kolom Cashier#, atau kosongkan jika

akan dicetak seluruhnya.d. Tentukan jadwal Shift pada kolom Shift#, atau kosongkan jika

akan dicetak seluruhnya.e. Klik ikon Refresh

3. Menu Engineering ReportMenu Engineering Report merupakan laporan mengenai penggunaan barang-barang yang dibutuhkan untuk perbaikan kamar hotel bila ada kerusakan, seperti lampu, keran, dan sebaginya. Pada laporan ini pun

of 16

akan memperlihatkan mengenai waktu mulai perbaikan, waktu selesai, dan informasi mengenai orang yang melakukan perbaikan.

Langkah menampilkan laporan Menu Engineering:

a. Tentukan periode yang ingin ditampilkan pada kolom Trx Date dan To.

b. Tentukan Outlet yang ingin ditampilkan pada kolom Outlet. Kosongkan kolom bila ingin menampilkan seluruh outlet.

c. Tentukan kategori menu pada kolom Categoryd. Tentukan kuantitas pada kolom Top Qty.e. Klik ikon Refresh.

4. Menu Consumption ReportLaporan ini digunakan untuk mengetahui item menu mana saja yang terjual per outlet beserta jumlah nominalnya pada jangka waktu tertentu . Selain per outlet, laporan dapat juga dicetak per kasir. Berikut ini tampilan laporan Menu Consumption:

Langkah untuk menampilkan laporan menu consumption:

of 16

a. Tentukan periode transaksi pada kolom Trx Date dan To.b. Tentukan outlet yang ingin ditampilkan pada kolom Outlet, atau

kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan nama kasir dan shift pada kolom Cashier dan Meal

Shift, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.d. Klik ikon Refresh.

5. Item Sales ReportItem Sales Report merupakan laporan jumlah item yang terjual dari setiap outlet dalam periode tertentu. Berikut ini tampilan dari laporan penjualan:

Langkah menampilkan laporan penjualan:


kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan nama kasir/waiter dan shift pada kolom

of 16

Waiter/Cashier dan Meal Shift, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.

d. Tentukan menu pada kolom Menu# bila ingin menampilkan seluruh menu, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.

e. Klik ikon Refresh.

6. Void/Unsettle ReportVoid/Unsettle report merupakan laporan mengenai seluruh transaksi yang belum dilakukan settle pada periode tertentu. Pada laporan ini pun akan diketahui setiap cashier yang melakukan bertanggung jawab terhadap transaksi-transaksi yang void/unsettle tersebut. berikut ini adalah tampilan dari laporan void/unsettle:

Langkah menampilkan laporan void/unsettle:

a. Tentukan periode transaksi pada kolom Trx Date dan To.

of 16

b. Tentukan outlet yang ingin ditampilkan pada kolom Outlet, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.

c. Tentukan nama kasir/waiter dan shift pada kolom Waiter/Cashier dan Meal Shift, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.

d. Klik ikon Refresh.

7. Captain Order ReportCaptain Order Report merupakan laporan mengenai transaksi dan menu-menu yang dipesan oleh setiap meja (satu bill). Berikut ini tampilah dari Captain Order Report:

Langkah untuk menampilkan Captain Order Report:


kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan nama kasir dan shift pada kolom Cashier dan Meal

Shift, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.d. Klik ikon Refresh.

of 16

8. Cash Summary ReportCash Summary Report merupakan laporan ringkasan mengenai transaksi yang dilakukan oleh tamu. Laporan ini akan memperlihatkan total transaksi yang dilakukan oleh setiap kasir pada hari tersebut. Laporan ini dapat ditampilkan dengan mengatur periode transaksi yang ingin ditampilkan, lalu klik ikon Refresh. Berikut ini tampilan dari laporan Cash Summary:

of 16

point of sale - x-pert | pt expertindo...

Documents