P O A C(Planning, Organizing, Actuating, Controling)

A. Perencanaan (Planning)

1. Pengertian

Rencana adalah suatu arah tindakan yang sudah di tentukan terlebih dahulu.

Dari perencanaan ini akan mengungkapkan tujuan-tujuan keorganisasian dan

kegiatan-kegiatan yang diperlukan guna merncapai tujuan. Perencanaan merupakan

starting point dari aktivitas manajerial. Karena bagaimanapun sempurnanya suatu

aktivitas manajemen tetap membutuhkan sebuah perencanaan. Perencanaan atau

planning sebagai formulasi tindakan untuk masa depan diarahkan pada tujuan yang

akan dicapai oleh organisasi. Pada tahapan ini bila tidak ditampilkan sebuah

konsistensi, maka hasilnya juga akan tidak sesuaio dengan keinginan.

Menurut James S.F Store mendefinisikan perencanaan adalah sebuah prses

untuk menyusun dalam meraih perencanaan tujuan tersebut. Sedangkan menurut

Mary Robins, petrencanaan adalah suatu proses yang melibatkan penentuan sasaran

dan tujuan organisasi, menyusun strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran yang

telah ditetapkan dan mengembangkan hierarki rencana secara komprehensif untuk

mengintegrasikan dan mengoordinasikan kegiatan.

2. Kriteria efektifitas

Kriteria efektif dengan 5 W 1 H:

1) Apa (What)? = Tujuannya

2) Kapan (When)? = Waktunya

3) Siapa (Who)? = Tenaga kerjanya

4) Di mana (Where)? = Tempatnya

5) Mengapa (Why)? = Keperluannya

6) Bagaimana(How)? = Cara kerjenya

3. Manfaat perencanaan

a. Dapat memberikan batasan tujuan

b. Menghindari penggunaan secara sporadis sumber daya insani dan menghindari

pula benturan diantara aktivitas yang tumpang tindih.

c. Dapat melakukan prediksi dan antisipasi mengenai berbagai problema dan

merupakan persiapan dini untuk memecahkan masalah.

d. Dapat melakukan pengorganisasian dan penghematan waktu dan pengelolaannya

secara baik.

e. Membantu menghemat fasilitas dan kemampuan insani serta materiil yang ada.

f. Merangkai dan mengurutkan tahapan-tahapan pelaksanaan sehingga akan

menghasilkan program yang terpadu dan sempurna.

4. Fungsi planning meliputi:

a. Intepretasi (penjelasan, uraian, jabarkan)

b. Frocasting (rencana, dikira-kira, ramalkan)

c. Koordinasi (hubungan timbal balik, singkron)

d. Ekonomis (hemat)

e. Pedoman (patokan)

f. Kepastian (pasti, bukan coba-coba)

g. Preventive control (alat kontrol, penilaian, alat ukur)

5. Prinsip-prinsip planning

a. Contributeir (membantu, menerangkan)

b. Primacy aktivity (utama, pertama, awalan)

c. Pervasivitas (mencakupi, menyeluruh)

d. Alternative (pilihan-pilihan)

e. Efficency (penghematan dan kerapian)

f. Limiting factor (terang, jelas dan tidak bertele-tele)

g. Pleksibilitas (disesuaikan)

h. Strategis (siasat, strategi)

B. Pengorganisasian (Organizing)

1. Pengetian

Pengorganisasian adalah seluruh proses pengelompokkan orang-orang, alat-

alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta

suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka

mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

Definisi tersebut menunjukan, bahwa pengorganisasian merupakan langkah

pertama kearah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya. Dengan

demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian dalam sebuah

kegiatan akan menghasilkansebuah organisasi yang dapat digerakkan sebagi suatu

kesatuan yang kuat.

2. Unsur Pokok Pengorganisasian

a. Kelompok Kerja

b. Kerja sama

c. Tujuan bersama

3. Tujuan Pengorganisasian

a. Membagi kegiatan-kegiatan menjadi divisi-divisi dan tugas-tugas yang terperinci

dan spesifik.

b. Membagi kegiatan serta tanggung jawab yang berkaitan dengan masing-masing

jabatan atau tugas dakwah.

c. Mengoordinasikan berbagai tugas organisasi.

d. Mengelompokkan pekerjaan kedalam unit-unit.

e. Menetapkan garis-garis wewenang formal.

f. Mengalokasikan dan memberikan sumber daya organisasi

g. Dapat menyalurkan kegiatan-kegiatan secara logis dan sitematis.

4. Fungsi Pengorganisasian

a. Mengatur kerjaserta kerja sama yang sebaik-baiknya

b. Mencegah kelambatan-kelambatan kerja serta kesulitan kerja

c. Menentukan pedoman-pedoman kerja

5. Prinsip Pengorganisasian

a. Perumusan Tujuan (The Obyective/pedoman kegiatan)

b. Pembagian Kerja (Homogenetise Assingment/penempatan, efesiensi kerja)

c. Pelimpahan Wewenang (delegation of authority/tindakan untuk penyempurnaan

tujuan)

d. Jenjang Bertangga (hierarchie/tingakatan wewenang, unit kerja)

e. Kesatuan Komando (unityof command/penanggung jawab tugas, perintah

pimpinan)

f. Batasan kemampuan pengawasan (span of control/batas pimpinan mengoreksi

bawahan)

C. Penggerakan (Actuating)

1. Pengertian

Actuating secara literatur berarti menggerakkan atau memulai bertindak.

Untuk melaksanakan secara fisik hasil perencanaan (planning) dan organisasi

(organizing) maka perlu diadakan tindakan-tindakan kegiatan yaitu actuating

(penggerakan) pelaksanaan.

George R. Terry mengatakan bahwa actuating adalah menempatkan semua

anggota dar kelompok ahar kerja secara sadar untuk mencapai suatu tujuan yang telah

ditetapkan sesuai dengan perencanan dan pola organisasi.

Menurut Prof. Dr. H. Arifin Abdurrachman, MPA menyatakan bahwa

penggerakan adalah kegiatan manajement untuk membuat orang-orang lain suka dan

dapat bekerja.

Sedangkan Dr. Sondang P. Siagian, MPA merumuskan bahwa penggerakan

(motivating) adalah keseluruhan proses pemberian mitif bekerja kepada para bawahan

sedemikian rupa, sehingga mereka mau bekerja dengan ihklas demi tercapainya

tujuan organisasi dengan efesien dan ekonomis.

2. Sasaran dan Tujuan penggerakan

Sasaran penggerakan adalah untuk mendapatkan ketaatkan disiplin, kepatuhan

dan kesediaan dari orang-orang lain untuk menyelesaikan tugas yang dipercayakan

kepadanya dengan sebaik-baiknya sesuai dengan pedoman yang diberikan.

Tujuan penggerakan adalah supaya manajemen berhasil secara efektif dan

efesien.

3. Fungsi Penggerakan

1) Komunikasi (berbicara dengan bawahan)

2) Human Relations (memperhatikan nasib bawahan)

3) Leadership (kepemimpinan, kemampuan mengambil keputusan yang tepat)

4) Pengembangan Eksekutif (kemandirian bawahan dalam keputusan kerja)

5) Pengembangan Rasa Tanggung.

6) Pemberian komando (memberikan perintah, instruksi dan memberikan teguran

dan memberi tujuan)

7) Pemilihan Moral dan Disiplin

4. Faktor-Faktor Penggerakan

a. memperlakukan manusia dengan sebaik-baiknya

b. mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

c. menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

d. menghargai hasil pekerjaan yang baik dan sempurna

e. mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

f. memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

g. memberikan dorongan untuk mengembnagkan potensi dirinya

D. Pengawasan (Controling)

1. Pengertian

Prof. Dr. Arifin abdurracman pengawasan adalah proses pengamatan daripada

pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua

pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah

ditentukan sebelumnya.

Sedangkan menurut Drs. M. Manulang pengawasan dapat diartikan sebagai

proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan

mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan

rencana semula.

2. Fungsi Pengawasan

1) Mencegah penyimpangan-penyimpangan

2) Memperbaiki kesalahan-kesalahan, kelemahan-kelemahan dan menindak

penyalahgunaan serta penyelewengan

3) Mendinamisasi organisasi serta segenap kegiatan manajemen

4) Mempertebal rasa tanggung jawab

5) Mendidik pegawai atau pelaksanas

3. Sasaran dan Tujuan Pengawasan

Sasaran pengawasan adalah pencegahan dan perbaikan penyelewengan-

penyelewengan, kesalahan-kesalahan, perbedaan-perbedaan, ketidaksesuaian,

penyimpangan-penyimpangan, penyalahgunaan, kesimpangsiuran dan kelemahan-

kelemahan dari suatu pelaksanaan tugas dan wewenang.

Tujuan utama pengawasan adalah untuk membuat segenap kegiatan-kegiatan

manajemen dinamis dan berhasil secara efektif dan efesien.

4. Macam-Macam Pengawasan

a. Dari sisi objek

1) Pengawasan di bidang penjualan

2) Pengawasan di bidang keuangan dan pembiayaan

3) Pengawasan di bidang material dan perbekalan

4) Pengawasan di bidang personalia

5) Pengawasan di bidang kualitas atau mutu

6) Pengawasan di bidang produksi

7) Pengawasan di bidang anggaran belanja dan pendapatan

b. Dari sisi subjek

1) Pengawasan internal

2) Pengawasan eksternal

3) Pengawasan informal

4) Pengawasan managerial

5) Pengawasan staf

c. Dari segi waktu

1) Pengawasan perventif (pencegahan)

2) Pengawasan improses (memperbaiki kesalahan)

d. Dari segi lain

1) Pengawasan umum (keseluruhan kegiatan)

2) Pengawasan khusus (pada bidang tertentu saja)

3) Pengawasan langsung (ditempat berlangsung/on the spot)

4) Pengawasan tidak langsung (kontrol mekanis)

5) Pengawasan mendadak (diluar program, tiba-tiba/In Cognito)

6) Pengawasan teratur (tersusun, periodik dan berkala)

7) Pengawasan terus menerus (tanpa henti/contineu control)