Oleh:

Laela Novia Dewi 210110120026

Syifa Nafisa 210110120034

Fina Raihani 210110120038

Nurul Kusumah 210110120018

Almira Isnanda 210110120056

Audit komuniksasi adalah suatu kegiatan yang menyeluruh,

kompleks, rumit, dan banyak makan waktu. Maka dari itu perlu

dirancang tidak hanya dari segi substansi tapi juga dari segi

teknisnya. Jadwal kerja dan kebutuhan logistik termasuk dari

kegiatan pra-audit.

Pendahuluan

Rancangan kerjaan saat mulai meng-audit adalah dengan

membuat kontrak awal, yaitu tentang penyelenggaraan audit

komunikasi dan pembuatan kontrak. Maksudnya kontrak adalah

landasan kerja untuk penyelenggaraan audit itu sendiri secara

keseluruhan, maka harus memuat tujuan, tanggung jawab,

persyaratan penyelenggaraan, kerjasama, jangka waktu dan

biaya.

Dari salah satu syarat logistik ini,perlu di bentuk panitia khusus terdiri dari tujuh sampai

sembilan anggota . panitia khusus ini memiliki tanggung jawab untuk menjamin

kelancaran kegiatan audit berlangsung. Tanggung jawab mereka adalah sebagai berikut:

SYARAT LOGISTIK

Penyediaan logistic untuk

pelaksanaan audit

Penerimaan rangkaian laporan

sesuai tahapan audit

Penyebaran informasi pra-audit dan

pasca-audit ke dalam seluruh organisasi

memalui macam-macam media.

Penerimaan final report

Menuyusun daftar prioritas tentang berbagai

kesimpulan dan rekomendasi yang

dihasilkan oleh audit tersebut

JADWAL KERJA

Standarnya audit komunikasi memakan waktu

sekitar enam bulan, namun, ICA Audit menunjukan

bahwa dengan waktu tiga setengah bulan saja

sudah cukup. Jangka waktu yang di butuhkan

tidak terlepas dari kesanggupan dari organisasi

menyelenggarakan audit.

Contoh Jadwal Kerja

JENIS KEGIATAN ALOKASI WAKTU

1. penyelesaian kontrak: persiapan alat-alat audit 1 minggu

2. pelaksanaan wawancara pendahuluan 1 minggu

3. transkripsi wawancara dan persiapan analisis 1 minggu

4. analisis hasil wawancara pendahuluan 1 minggu

5. penyusunan dan pelaksanaan kuesioner untuk

survai, pengalaman komunikasi, dan analisis

jaringan komunikasi

1 minggu

6. analisis atas dara dari kuesioner survai,

pengalaman komunikasi, dan analisis jaringan

komunikasi

1 minggu

7. interpretasi pendahuluan atas data, penyusunan

pedoman wawancara lanjutan dan buku catatan

harian komunikasi

2 minggu

JENIS KEGIATAN ALOKASI WAKTU

8.pelaksanaan wawancara lanjutan, pembuatan

buku catatan harian komunikasi1 minggu

9. pembuatan transkripsi wawacara lanjutan dan

persiapan untuk analisis: persiapan data dari buku

catatan harian komunikasi

1 minggu

10. pembuatan analisis atas wawancara lanjutan,

pembuatan buku catatan harian komunikasi 1 minggu

11. interpretasi atas data: tarik kesimpulan-

kesimpulan penting, buat rekomendasi-

rekomendasi penting, penulisan laporan akhir

(final report)

2 minggu

12. penyajian laporan akhir secara lisan dan dalam

bentuk tulisan, bicarakan beberapa langkah

selanjutnya

2 minggu

Kontak Hubungan Hubungan tidak langsung

Adanya hubungan langsung

Kegiatan Pra-audit

Hubungan langsung umumnya

berawal dari kegiatan dimana

pakar komunikasi menjadi

pembicara pada sebuah kegiatan

yang mengundang banyak

pengusaha, kemudian secara

langsung salah seorang pengusahamemintanya untuk membicarakan

masalah dalam perusahaannya.

Hubungan tidak langsung umumnya

terjadi karena rujukan dari konsultan lain

atau berdasarkan rujukan dariperusahaan lain yang pernah menjadi

klien dari konsultan tersebut.

Pertemuan persiapan

Pertama-tama kedua belah pihak harus sepakat

tentang apa masalah yang harus diatasi dan

bagaimana rinciannya

Kemudian dengan rincian tersebut perlu disepakati

apa komitmen dan tanggung jawab dari pihak

konsultan dan pihak pimpinan perusahaan

Pertemuan persiapan yang sukses akan

menghasilkan sebuah kesepakatan tentang

komitmen dan harapan masing-masing

pihak.

Kontrak yang baik perlu memuat rincian tiga hal berikut:

Apa yang menjadi harapan dari masing-masing pihak

dari hubungan ini?

Berapa lama waktu yang harus dikorbankan untuk

melaksanakan audit?

> Ketentuan-ketentuan yang mengikat kedua belah

pihak untuk pelaksanaan audit yang disepakati tersebut.

Pembuatan Kontrak

Selama Pelaksanaan Audit

Panitia yang sebaiknya terdiri dari 7-9 orang

anggota yang bertanggung jawab teknis untuk

kelancaran dan kualitas audit. Pertama,

bertanggung jawab untuk mengatur logistic audit.

Kedua, mengatur ruang kerja bagi para pengaudit.

Ketiga, menentukan personel administrasi yang

sesuai.

Langkah-langkah dalam Pelaksanan Audit Komunikasi

1. Studi kelayakan (feasibility study)

2. Pertemuan perkenalan (introductory meeting)

3. Alat-alat pengukuran profil (profile instrument)

4. Tindak lanjut dari alat-alat pengukuran profil (follow up of profile

instrument)

5. Pengumpulan data dari unit-unit yang saling melengkapi

(complementary unit data collection)

6. Analisis dan menjahit data (analysis and meshing of data)

7. Pertemuan untuk analisis data

8. Laporan sementara (interm report)

9. Pembentukan kelompok-kelompok tugas

10. Evaluasi oleh kelompok-kelompok tugas itu

11. Pertemuan lengkap kelompok-kelompok tugas

12. Laporan akhir

13. Pertemuan laporan akhir

14. Penyerahan laporan kepada pimpinan organisasi

MASALAH-MASALAH ETIKA

Selama kegiatan audit komunikasi berlangsung, yakni

sesudah kontrak di tandatangani, hubungan antara

konsultan dan manajemen perusahaan - pimpinan puncak

maupun para direktur dan manajer unit, harus sehat.

Yang di maksud hubungan sehat meliputi 4 ciri berikut:

Hubungan yang bersifat suportif dan kooperatif

Perbedaan pikiran dari kedua pihak

Munculnya ketidakspakatan

Kemampuan membuat argumentasi rasional