Pertemuan 13

Manajemen Pengadaan

Tujuan

• Memahami pentingnya Manajemen Pengadaandalam Proyek Teknologi Informasi

• Memahami proses-proses yang dilakukan dalamManajemen Pengadaan

• Memahami alat dan teknik yang dapatdigunakan dalam melakukan ManajemenPengadaan

• Memahami gambaran isi dokumen yangdiperlukan dalam Manajeman Pengadaan

Manajemen Pengadaan

• Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupunjasa dari pihak di luar organisasi.

• Manajemen Pengadaan adalah proses–proses yangdilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasayang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasiyang “didukungnya”

4

Tahapan Manajemen Pengadaan

• Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan

Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan

bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harusdiputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak danmenggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak

• Perencanaan kontrak kerja sama

Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang

diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi danSOW

5

Tahapan Manajemen Pengadaan (Cont.)

• Permintaan respon dari distributor

proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal

dari penjual.

• Memilih Distributor

proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis

suplier potensial dan negosiasi.

• Administrasi kontrak kerja sama

formalisasi pernyataan kerja sama.

• Penutupan Kontrak

PI3163 MPTI_D3 IMD 6

Tinjauan Umum Manajemen

Pengadaan

7

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :

• Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalamberbagai situasi.

• Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan ( mis RFP, SOW, dsb).

• Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.

• Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.

Rencana Manajemen Pengadaan (Cont.)

• Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen.yang akan digunakan pada saat mengevaluasipenjual/distributor.

• Saran dalam mengelola multiple providers.

• Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan.

• Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaandan perolehan.

• Waktu terawal untuk belanja.

Rencana Manajemen Pengadaan (Cont.)

• Strategi menghambat resiko dalampembelanjaan.

• Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified

supplier.

• Parameter pengadaan untuk menilai penjual danpengelolaan kontrak

Alat dan Teknik dalam Perencanaan

Belanja dan Pengadaan

• Make or Buy Analysis

• Expert Judgement

• Types of Contract

• Procurement Management Plan

• Contract Statement of Work (SOW)

10

Make or Buy Analysis

• Adalah teknik untuk menentukan apakahproduk atau servis tertentu dibuat ataudilakukan dalam organisasi atau dibelisaja dari pihak ketiga. Seringkalimelibatkan analisis keuangan.

• Tools lainnya : expert judgement, tipekontrak, dsb.

Contoh Make-or Buy Analysis

• Misalkan anda dapat menyewa sbh benda$150/hari. Untuk membeli benda tsb,diperlukan investasi sebesar $1,000, dgn biayaharian $50/hari.

• Berapa anda dapat menyewa jikamengeluarkan dana sebesar biaya jika andamembeli ?

• Jk barang yang dimaksud hanya untuk 12 hariapakah memang perlu membeli atau cukupmenyewa?

13

Solusi Make-or Buy

• Mis d adalah jumlah hari penggunaan barang$150d = $1,000 + $50d

• Maka:– Kurangi $50d dari kedua sisi

$100d = $1,000

– Keduanya bagi dengan $100

d = 10 hari

• Biaya yang tersedia hanya cukup untuk menyewa selama 10hari

• Jk barang tsb diperlukan 12 hari maka lebih ekonomis jika barang tsb dibeli

Pentingnya Outsource

• Untuk mereduksi biaya.

• Agar organisasi dapat tetap fokus padabisnis utamanya.

• Mempermudah akses keterampilan danteknologi.

• Memberikan fleksibilitas.

• Meningkatkan akuntabilitas.

Tipe dari Kontrak

• Fixed Price (Lump-sum) contracts

• Cost-reimbursable contracts (CPIF,CPFF,CPCC)

• Time and material contracts

Cat :

dalam setiap kontrak sebaiknya ada termination clause

Contract Types Versus Risk

Statement of Work (SOW)• Adalah deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan

dalam proses pengadaan.

• SOW yang baik memberikan kesempatan bagipenawar untuk memahami dengan baik apaharapan dari pembeli (pelaku proyek), shgpenawar dapat menilai apakah dirinya mampumemenuhi kebutuhan pembeli/tidak.

RFP & RFQ

• Request for Proprosal

Dokumen yang digunakan untuk mencari/mendapatkanproposal dari supplier yang prospektif ( berbagai carauntuk melakukan pengadaan).

• Request for Quote

Dokumen yang digunakan untuk mendapatkanpenawaran dari supplier yang prospektif (ketetapanharga).

SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 18

SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 19

Figure 12-4. Outline for a Request for

Proposal (RFP)I. Purpose of RFP

II. Organization’s Background

III. Basic Requirements

IV. Hardware and Software Environment

V. Description of RFP Process

VI. Statement of Work and Schedule Information

VII. Possible Appendices

A. Current System Overview

B. System Requirements

C. Volume and Size Data

D. Required Contents of Vendor’s Response to RFP

E. Sample Contract

Figure 12-5. Sample Proposal

Evaluation Sheet

Figure 12-6. Detailed Criteria for

Selecting Suppliers

Administrasi Kontrak

• Administrasi Kontrak dilakukan dalam rangkapenjaminan bahwa kinerja distributor (penjual) akanmemenuhi kebutuhan kontrak yang disepakati.

• Kontrak adalah hubungan legal (formal) yang tertulis.

• Mengabaikan kontrak akan dapat menyebabkanmasalah besar kelak.

Penutupan Kotrak

• Yang harus dilakukan saat penutupan kontrak– Verifikasi produk untuk memeriksa apakah semua pekerjaan sudah

diselesaikan dengan baik, benar dan memuaskan.

– Aktivitas administratif intuk memperbaharui catatan yang ada sebagai

hasil akhir.

– Membuat arsip sebagai informasi untuk masa yang akan datang.

• Audit Pengadaan untuk mengidentifikasi

pengetahuan bagi proses pengadaan

selanjutnya.

Ringkasan Proses Manajemen

Pengadaan

Soal Latihan Pertemuan 13

Soal Latihan Pertemuan 13

1. Tahapan pada manajemen pengadaan yang melakukan kegiatanformalisasi pernyataan kerja sama adalah

a. permintaan respon dari distributor

b. memilih distributor

c. administrasi kontrak kerja sama

d. penutupan kontrak

e. lelang

2. Dibawah ini yang bukan merupakan tipe kontrak adalah, adalah :

a. fixed price contract

b. cost-reimbursable contract

c. time and material contract

d. cost plus percentage of costs

e. semua pilihan salah

Soal Latihan Pertemuan 13

2. Dibawah ini yang bukan merupakan tipe kontrak adalah, adalah :

a. fixed price contract

b. cost-reimbursable contract

c. time and material contract

d. cost plus percentage of costs

e. semua pilihan salah

3. Di bawah ini merupakan alat atau teknik yang digunakan dalamperencanaan belanjaan dan pengadaan , kecuali :

a. make or buy analysis

b. expert judgment

c. types of contract

d. procurrement management plan

e. software requirement specification

Soal Latihan Pertemuan 133. Di bawah ini merupakan alat atau teknik yang digunakan dalam

perencanaan belanjaan dan pengadaan , kecuali :

a. make or buy analysis

b. expert judgment

c. types of contract

d. procurrement management plan

e. software requirement specification

4. Di bawah ini yang merupakan alasan pentingnya outsourceadalah :

a. menambah biaya

b. fleksibilitas

c. kemudahan akses dan teknologi

d. a dan b benar

e. b dan c benar

Soal Latihan Pertemuan 134. Di bawah ini yang merupakan alasan pentingnya outsource

adalah :

a. menambah biaya

b. fleksibilitas

c. kemudahan akses dan teknologi

d. memberikan fleksibilitas.

e. meningkatkan akuntabilitas.

5. Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan penawaran darisupplier yang prospektif adalah :

a. request for proposal

b. request for quote

c. statement of work

d. request for customer

e. proposal for supplier

Soal Latihan Pertemuan 135. Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan penawaran dari

supplier yang prospektif adalah :

a. request for proposal

b. request for quote

c. statement of work

d. request for customer

e. proposal for supplier

1. Tahapan pada manajemen pengadaan yang melakukan kegiatanformalisasi pernyataan kerja sama adalah

a. permintaan respon dari distributor

b. memilih distributor

c. administrasi kontrak kerja sama

d. penutupan kontrak

e. lelang