perkembangan manajemen proyek

Perkembangan Manajemen Proyek

Heri Heryadi0404070344

Teknik Industri Universitas Indonesia2007

Latar Belakang

• Perkembangan dan keberadaan Manajemen Proyek mengalami kemajuan yang signifikan selama 40 tahun belakangan ini. Kondisi ini diharapkan terus berlanjut menuju Modern Project Management terutama pada area manajemen proyek multinasional.

• Pada saat ini Manajemen Proyek bukan lagi menjadi sebuah pilihan bagi perusahaan, bahkan eksistensi sebuah perusahaan sebagian besar ditentukan oleh seberapa besar keberhasilan implementasi Manajemen Proyek dan tentunya dengan efisiensi dan efektifitas sebagai prioritas utama.

General Systems Management

• General System Management merupakan pendekatan ilmu manajemen (management approach) yang berusaha untuk mengintegrasikan dan mempersatukan informasi-informasi tertentu dari berbagai disiplin ilmu dalam hal menyelesaikan permasalahan sehingga akan diperoleh gambaran umum dari permasalahan tersebut.

• Manajemen Proyek merupakan salah satu aplikasi dari General System Management selain System Management dan Matrix Management.

Manajemen Proyek: 1945–1960

• Selama tahun 1940-an, line manager menggunakan konsep over-the-fence management untuk menangani proyek. Dalam konsep ini dikenal istilah throw ball sehingga akan menyulitkan customer dalam memperoleh pelayanan.

• Namun pada perang dunia II, konsep over-the-fence management ini tidak digunakan lagi karena pemerintah USA memerlukan satu orang yang mampu mengkoordinasi proyek aerospace dan defence. Ini merupakan awal implementasi Manajemen Proyek walaupun secara time dan cost belum efisien.


• Perkembangan Manajemen Proyek pada dekade ini cenderung lambat dan lebih berorientasi kepada kebutuhan perusahaan.

• Pada pertengahan sampai akhir tahun 1960-an, manajemen perusahaan mulai mencari struktur organisasi dan teknik baru yang dapat mengadaptasi tugas (tasks) terhadap lingkungan (environment) yang unpredictable secara cepat.

Manajemen Proyek: 1960–1985 (cont’d)

Gambar 1. Matrix Implementation Scheme

Industri dengan tipe C dan D yang pada umunya memiliki tugas (tasks) dengan kompleksitas tinggi serta beroperasi pada lingkungan (environment) dinamis akan memiliki struktur Manajemen Proyek.


• Pada awal tahun 1990-an, beberapa perusahaan mulai menyadari bahwa Manajemen Proyek merupakan sebuah kebutuhan bukan sebagai pilihan. Namun yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana cara mengimplementasikan Manajemen Proyek tersebut.

• Terdapat 6 hal yang mendorong manajemen perusahaan membutuhkan Manajemen Proyek ;Capital projects Executive understandingCustomer expectations CompetitivenessNew project development Efficiency and effectiveness


Tabel 1. Life Cycle Phases for Project Management Maturity


Tabel 2. Benefits of Project Management

Resistance to Change• Pada beberapa perusahaan, Manajemen Proyek sulit

untuk diterima dan dilaksanakan. Hal ini sangat bergantung terhadap klasifikasi industri perusahaan tersebut.

• Perusahaan yang termasuk project-driven sectors of the marketplace, akan mengimplementasikan Manajemen Proyek karena Manajer Proyek diberi tanggung jawab terhadap profit dan loss perusahaan. Sedangkan perusahaan yang termasuk non–project-driven sectors of the marketplace lebih beorientasi pada Manajemen Produk. Keuntungan perusahaan tergantung pada marketing dan sales perusahaan.

Resistance to Change (cont’d)

• Selain itu perusahaan dengan klasifikasi hybrid saat ini beralih fungsi menjadi project-driven sectors. Sehingga Manajemen Proyek dapat diterapkan oleh departemen marketing, engineering, dan Production.

Gambar 2. Industry Classification (by Project Management Utilization)

Resistance to Change (cont’d)• Faktor lainnya yang berkontribusi terhadap

keberadaan Manajemen Proyek saat ini adalah faktor ekonomi, khususnya pada saat terjadi resesi ekonomi pada tahun 1979-1983 dan 1989-1993.

• Pada tahun 1979-1983, beberapa perusahaan kembali menerapkan manajemen tradisional perusahaan walaupun mereka mengetahui keuntungan Manajemen Proyek, sedangkan pada tahun 1989-1993, Manajemen Proyek berkembang pada perusahaan non–project-driven sectors.

Resistance to Change (cont’d)

Gambar 3. New Processes Supporting Project Management

Sistem, Program, dan Proyek

• Definisi Sistem tergantung pada users, environment, and ultimate goal.

• Sistem : A group of elements, either human or nonhuman, that is organized and arranged in such a way that the elements can act as a whole toward achieving some common goal or objective.

- Opens System : Sistem yang memiliki interaksi dengan lingkungannya

- Closed System : Sistem yang terisolasi dari lingkungan sekitar, sehingga kontrol berada di bawah manajemen

Sistem, Program, dan Proyek (cont’d)

- Extended System : Sistem yang secara signifikan bergantung pada sistem lainnnya

agar tetap survive.• Program : Elemen pertama dari sebuah sistem

(subsistem) sebagai The integrated, time-phased tasks necessary to accomplish a particular purpose.

• Proyek berada dalam sebuah program sebagai sebuah pekerjaan yang mempunyai permulaan dan akhir yang terjadwalkan, dan melibatkan beberapa tujuan utama.


4 Kategori Proyek :1. Individual Projects: Proyek dengan periode yang singkat dan

ditugaskan pada satu individu yang berfungsi sebagai project manager dan functional manager .

2. Staff Projects: Proyek yang dapat diselesaikan oleh satu departemen.

3. Special Projects: Proyek yang memerlukan fungsi utama tertentu dari individu yang terlibat dan sangat baik untuk durasi proyek yang singkat.

4. Matrix or Aggregate Projects: Proyek yang memerlukan input resources yang besar dari beberapa unit fungsional.


Hal-hal yang harus dikerjakan oleh Manajer Proyek adalah :

- Set objectives - Establish plans- Organize resources - Provide staffing - Set up controls Issue directives- Motivate personnel - Apply innovation for alternative actions- Remain flexible

Manajemen Produk vs Manajemen Proyek

• Perbedaan utama antara Product Management dengan Project Management adalah pada jangka waktu (end date) dari produk atau proyek.

• Manajer Proyek fokus terhadap waktu berakhirnya proyek, sedangkan Manajer Produk berusaha untuk menjaga agar produknya tetap menjadi long lived product dan profitable.

• Hubungan antara Product Management dan Project Management terjadi ketika proyek pembuatan produk berada pada fase R&D. Setelah produk diluncurkan, maka Manajer Produk yang akan mengambil alih kontrol terhadap produk.

Maturity and Exelllence

• Maturity dalam Manajemen Proyek merupakan implementasi dari metodologi standar dan merupakan proses yang berkesinambungan untuk menuju kesuksesan. Dalam fase ini, kesuksesan terhadap proyek lebih banyak terjadi daripada kegagalan.

• Exellence dalam Manajemen Proyek merupakan suatu keadaan dimana pihak Manajemen dapat menciptakan lingkungan yang terdapat continous stream dari kesuksesan proyek di dalamnya serta kesuksesan itu dapat diukur dari pihak perusahaan dan customer.

Maturity and Exelllence (cont’d)

Gambar 4. The Growth of Excellence.

Informal Project Management

• Informal Project Management memiliki kesamaan posisi dengan Manajemen Proyek formal, namun Manajemen Proyek Informal mengelola proyek dengan minimalisasi paperwork.

• Terdapat 4 elemen utama dalam membentuk Manajemen Proyek Informal yang efektif :– Effective communications– Effective cooperation– Effective teamwork– Trust

Project Life Cycle• Kesepakatan secara parsial mengenai fase life cycle dari

produk, yang meliputi: (1) penelitian dan pengembangan, (2) pengenalan pasar, (3) pertumbuhan, (4) maturity, (5) kemerosotan, dan (6) kematian.

• Namun saat ini tidak ada kesepakatan di antara industri ataupun perusahaan dalam industri yang sama mengenai fase life-cycle dari sebuah proyek.

• Definisi teoritis mengenai fase life-cycle dari sebuah sistem dapat diterapkan juga untuk sebuah proyek. Yang meliputi: (1) conceptual (2) planning (3) testing (4) implementation dan (5) closure.

Problems and Answers

1. Dapatkah struktur organisasi dianggap sebagai model sistem ? Jenis apa?• Struktur organisasi dapat dianggap sebagai model sistem. Struktur organisasi dapat

dikatakan sebagai suatu sistem komunikasi atau sistem tanggung jawab dalam product atau project management.

2. Dapatkah beberapa orang sukses sebagai manajer sistem juga akan sukses sebagai manajer proyek? Bagaimana sebaliknya? Buatlah asumsinya?

• Beberapa orang dapat saja sukses sebagai manajer sistem tapi belum tentu dia akan sukses sebagai manajer proyek,tetapi tidak sebaliknya. Seorang manajer proyek itu lebih mendapatkan high pressure dalam menjalankan proyeknya tersebut, semua orang dapat langsung melihat apakah dia berhasil atau gagal melalui profit dan loss . Dengan tekanan tadi ketika dia bisa berhasil dengan kemampuan manajemennya maka tidak diragukan lagi pasti dia mampu menjadi manajer sistem dengan baik. Tetapi tidak sebaliknya.

Problems and Answers (cot’d)3. Apakah R & D dapat dianggap sebagai suatu sistem? Dalam keadaan seperi apa?

R & D memang dapat dianggap sebagai suatu sistem ketika R& D tadi merupakan bagian dari Project: R& D-Type Project.

4. Tentukan jenis proyek dibawah ini apakah sistem open, closed, or extended:– A high-technology project : sistem extended– New product R&D: sistem closed– An on-line computer system for a bank: sistem closed– Construction of a chemical plant : sistem open– Developing an in-house cost accounting reporting system: sistem extended

5. Dapatkah seluruh organisasi bisa dianggap sebagai model? Jenis apa?Seluruh organisasi bisa dianggap sebagai suatu model, Culture model

6. Sistem dapat didefinisikan sebagai kombinasi antara interrelationship of subsystems. Apakah proyek punya subsistem?

Iya, proyek memiliki subsistem, karena proyek merupakan bagian dari sistem.

Problems and Answers (cot’d)7. Jika suatu sistem dapat dibagi-bagi dalam subsistem, apakah ada masalah saat

menyatukannya kembali?Memang ada masalah yang mungkin timbul dalam penyatuan subsistem-subsistem tadi yaitu masalah komunikasi.

8. Bagaimana suboptimasi dapat terjadi selama sistem thinking dan analisis?Suboptimasi dapat terjadi ketika terjadi optimasi pada subsistem yang telah di breakdown dari sistem analisis dan thinking

9. Akankah cost-benefit analysis lebih mudah atau sulit untuk dilaksanakan dalam struktur organisasi tradisional atau proyek?Cost –benefit analysis akan lebih mudah diterapkan dalam struktur organisasi proyek karena dalam manajemen proyek akan terlihat jelas profit dan loss yang didapat. Sedangkan jika diterapkan dalam sistem tradisional lebih sulit.

Problems and Answers (cot’d)10. Apakah akibat pada product life cycle dalam pemilihan struktur organisasi proyek?

Dengan mengacu pemilihan struktur organisasinya, product lifecycle project tersebut sangat dinamis jika dihubungkan dengan SDM, pada tahap awal hanya sedikit resource kemudian semakin meningkat selama pelaksanaan kemudian turun lagi setelahnya. Fase life cycle product secara umum tidak terjadi overlap padahal fase project dapat atau sering terjadi overlap.

Problems and Answers (cot’d)11. Dalam pengembangan sistem, kriteria apa saja untuk menentukan dimana fase

awal dan akhir dan dimana overlap akan terjadi?Fase awal dalam pengembangan sistem adalah fase konseptual dengan kriteria yang biasa digunakannya yaitu analisa resiko dan hasil yang didapatkan dari segi biaya, waktu, dan performa yang dibutuhkan.

12. Dalam ekspresi berikut: "Damn the torpedoes: full-speed ahead." Apakah mungkin filosopi militer ini dapat diaplikasikan dalam Project Management dan dapat sukses? Memang kata-kata militer tersebut dapat diterapkan dalam manajemen proyek, semakin cepat kita melakukan proyek tersebut maka semakin efisien biaya dan sumber daya yang dikeluarkan tetapi ada yang harus sangat diperhatikan yaitu faktor kualitas, bila semakin cepat kualitasnya semakin menurun maka percepatan adalah suatu hal yang sia-sia dan berpotensi menghasilkan loss yang besar

perkembangan manajemen proyek

Education