perancangan sistem informasi perintah pembayaran dan pencairan dana pada direktorat jenderal nilai...

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERINTAH PEMBAYARAN DAN PENCAIRAN DANA PADA

DIREKTORAT JENDERAL NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi

Disusun Oleh :

NAMA : SURIYA

NIM : 07110057

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK SWADHARMA

JAKARTA

2011

LEMBAR PERSETUJUAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERINTAH PEMBAYARAN DAN PENCAIRAN DANA PADA


SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi

Disusun Oleh :

NAMA : SURIYA

NIM : 07110057

Telah diperiksa dan disetujui

Jakarta, Juni 2011

Tri Gunawan, M.Kom Lela Nurlaela, ST

(Dosen Pembimbing I) (Dosen Pembimbing II)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Puji serta syukur di panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat Rahmat

dan Hidayah-nya serta dukungan berbagai pihak yang terkait sehingga dapat menyelesaikan

tugas akhir/skripsi ini sesuai dengan jadwalnya, meskipun hasilnya jauh dari sempurna tapi

tetap berusaha dengan semaksimal mungkin dalam mengerjakannya.

Laporan tugas akhir/skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan untuk

memperoleh gelar Sarjana Strata Satu Program Studi Sistem Informasi di STMIK

Swadharma yang berguna untuk mengetahui masalah dan kasus sesungguhnya yang terjadi di

lapangan pekerjaan beserta dengan cara menganalisanya.

Maka dengan tujuan diatas diharapkan tugas akhir/skripsi ini dapat membantu dan

sekaligus bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya, dan juga tugas akhir/skripsi ini pun

bermanfaat untuk adik–adik junior yang menjadikannya sebagai contoh dalam pembuatan

tugas akhir/skripsi yang selanjutnya.

Karena di rasa masih banyak kekurangan di dalam tugas akhir/skripsi ini maka kami

mengharapkan adanya timbal balik dari pembaca yang berupa kritikan, saran, masukan

ataupun tanggapan yang sifatnya membangun demi kesempurnaan penulisan tugas

akhir/skripsi ini. Dan tanpa bimbingan dan dorongan dari orang–orang dibawah ini sangatlah

tidak mungkin tugas akhir/skripsi ini dapat dibuat, maka izinkanlah kami mengucapkan

banyak–banyak terima kasih banyak untuk bantuan maupun bimbingan dari berbagai pihak.

Untuk itu, pada kesempatan ini tak lupa mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Ir. Yogasetya Suhanda, M.Sc selaku ketua STMIK SWADHARMA;

2. Bapak Tri Gunawan, M.Kom selaku dosen pembimbing I;

3. Ibu Lela Nurlaela, ST selaku dosen pembimbing II;

4. Bapak Drs. Mumus Muslim, MM, Selaku Sekditjen Nilai Budaya, Seni dan Film, Bapak

Kuat Prihatin, S.Sos, Selaku Kepala Bagian Keuangan pada Sekretariat Direktorat

Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film, serta seluruh staff Sekretariat Direktorat Jenderal

Nilai Budaya, Seni dan Film;

5. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan do’a restu dan kasih sayangnya selama

menyelesaikan studi ini;

6. Dosen-dosen pengajar di STMIK Swadharma yang telah memberikan ilmunya yang

memberikan banyak masukan.

7. Teman-teman yang selalu mensupport selama tulisan ini dibuat, terima kasih untuk doa

dan bantuannya

8. Teman-teman seperjuangan di STMIK Swadharma, serta masih banyak lagi pihak yang

tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu selama penulisan ini dibuat.

Akhir kata dengan kerendahan hati penulis, semoga laporan tugas akhir ini dapat

bermanfaat dan menambah wawasan bagi para pembaca dan semua pihak yang

berkepentingan. Semoga Allah SWT memberikan pahalanya kepada semua pihak yang

telah memberikan bantuan dan bimbingannya.

Jakarta, Juni 2011

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERSETUJUAN .................................................................. i

ABSTRAKSI ......................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ............................................................................ iii

DAFTAR ISI ........................................................................................ v

DAFTAR GAMBAR .............................................................................. viii

BAB I : PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ........................................ 1

1.2 Identifikasi Masalah ............................................. 2

1.3 Batasan Masalah ..................................................... 3

1.4 Perumusan Masalah ................................................. 3

1.5 Tujuan dan Kegunaan Hasil Penelitian .................. 4

1.6 Metodologi Penelitian …………………………… 5

BAB II : LANDASAN TEORI

2.1 Perancangan Sistem Informasi .............................. 6

2.1.1 Pengertian Perancangan .................................. 6

2.1.2 Pengertian Sistem ............................................ 6

2.1.3 Pengertian Informasi ………..……………….. 9

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi ............................ 10

2.1.5 Pengertian Perancangan Sistem Informasi ...... 12

2.2 Data Flow Diagram (DFD) ........................................ 12

2.2.1 Definisi DFD .................................................... 12

2.2.2 Levelisasi DFD ................................................ 13

2.2.3 Simbol – simbol DFD ...................................... 13

2.3 Entity Relational Diagram (ERD) .......................... 15

2.3.1 Definisi ERD ................................................ 15

2.3.2 Simbol - simbol ERD ................................... 15

2.3.3 Derajat Relationship ..................................... 17

2.3.4 Normalisasi …............................................... 17

2.4 Kamus Data (Data Dictionary) ............................... 19

2.5 Tagihan Paket Promosi ........................................... 22

2.5.1 Pengertian Tagihan ………......................... 22

2.5.2 Pengertian Promosi ..................................... 22

BAB III : TINJAUAN UMUM PT ASTRA INTERNATIONAL - DSO

3.1 Gambaran Umum ................................................ 24

3.2 Struktur Organisasi .............................................. 28

3.3 Job Deskripsi ....................................................... 29

BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Sistem yang Berjalan ........................................ 31

4.1.1 DFD Sistem yang Berjalan ....................... 32

4.1.2 Kamus Data Sistem yang Berjalan ........... 34

4.2 Analisa Masalah ................................................. 42

4.2.1 Analisa Sumber Daya Manusia ................. 42

4.2.2 Analisa Teknologi ..................................... 43

4.2.3 Analisa Dokumen ...................................... 43

4.2.4 Analisa Laporan ........................................ 43

4.3 Rancangan Sistem yang Diusulkan .................... 44

4.3.1 DFD yang Diusulkan ................................. 44

4.3.2 Kamus Data Sistem yang Diusulkan ......... 48

4.3.3 Rancangan Output ..................................... 60

4.3.4 Rancangan Input ........................................ 61

4.3.5 Rancangan Input Cetak .............................. 63

4.3.6 Rancangan Database ................................. 64

4.4 Rancangan Tampilan .......................................... 67

4.4.1 Struktur Menu ............................................ 67

4.4.2 Rancangan Tampilan Aplikasi ................... 68

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ......................................................... 74

5.2 Saran ................................................................... 75

LAMPIRAN: Contoh Coding

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 : Simbol Terminator ......................................................... 14

Gambar 2 : Simbol Proses ................................................................ 14

Gambar 3 : Simbol Data Store .......................................................... 14

Gambar 4 : Simbol Alur Data ........................................................... 15

Gambar 5 : Simbol Entity ................................................................. 16

Gambar 6 : Simbol Atribut ............................................................... 16

Gambar 7 : Simbol Line ................................................................... 14

Gambar 8 : Simbol Relationship ... ................................................... 14

Gambar 9 : Skema Struktur Organisasi

PT Astra International – DSO ........................................ 28

Gambar 10 : Skema Struktur Organisasi

PT Astra International – DSO ........................................ 29

Gambar 4-1 : DFD Sistem yang Berjalan 1.1 ....................................... 32



Gambar 4-4 : DFD yang Diusulkan 1.1 ................................................ 44




Gambar 4-8 : Entity Relationship Diagram ... ....................................... 66

Gambar 4-9 : Struktur Menu ................................................................. 67

Gambar 4-10: Menu Utama ................................................................... 68

Gambar 4-11: Import Data Customer .................................................... 68

Gambar 4-12: Input Data Dealer ............................................................ 69

Gambar 4-13: Input Data Paket .............................................................. 69

Gambar 4-14: Input Transaksi (Tagihan Paket Promosi) ....................... 70

Gambar 4-15: Laporan Customer ........................................................... 71

Gambar 4-16: Laporan Paket .................................................................. 71

Gambar 4-17: Laporan Transaksi ........................................................... 72

Gambar 4-18: Hasil Cetak Laporan Customer ....................................... 72

Gambar 4-19: Hasil Cetak Laporan Paket .............................................. 73

Gambar 4-20: Hasil Cetak Laporan Transaksi ....................................... 73

ABSTRAKSI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI LAPORAN KEUANGAN BERDASARKAN

KODE KEGIATAN PADA MASING-MASING UNIT KERJA DIREKTORAT

JENDERAL NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM

Tri Gunawan, M.Kom., Lela Nurlaela, ST, Suriya (07110057) Skripsi, Jurusan Sistem

Informasi, 2011

Kata kunci : Kode Kegiatan pada masing-masing unit kerja

(ix + 78)

Data dapat tersaji dengan cepat adalah idaman dari setiap pengambil keputusan,

Direktorat Jendetal Nilai Budaya, Seni dan Film merupakan salah satu unit kerja di

Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang membawahi 2 unit kerja Pusat dan 11 unit

kerja di daerah yang selalu terkendala di dalam pembuatan laporan realisasi, baik realisasi

anggaran maupun AKUN/MAK (mata anggaran kegiatan) di dalam setiap pengajuan SPM

(surat perintah membayar) dan realisasi SP2D (surat perintah pencairan dana) kegiatan,

kendala ini sangat dirasakan, jika seorang pengambil keputusan ingin mengetahui penyerapan

anggaran pada masing-masing unit kerja yang harus menunggu sampai data selesai direkap

dari masing-masing unit kerja.

Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah menggunakan metode

wawancara dan pengamatan langsung oleh penulis.

Pada tugas akhir/skripsi ini, dibahas dan menyusun suatu rancangan sistem yang

semoga nantinya dapat membantu sistem kerja dan operasionalnya, dan semoga dapat juga

menyelesaikan permasalahan yang ada di bagian tersebut. Rancangan ini disusun dengan

menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Acces yang berfungsi sebagai

databasenya.

Daftar Pustaka (2000 – 2008)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Informasi salah satu faktor penting yang sangat berpengaruh di dalam pelaporan

keuangan yang jujur dan transparan. Informasi mengenai pengelolaan keuangan di

suatu departemen menjadi sangat penting yang di dalamnya mendukung proses

keputusan manajemen dan dituntut untuk dapat dikelola secara teliti serta kehati-hatian

yang tinggi. Untuk mengolah data-data yang ada diperlukan suatu sistem baik secara

manual atau komputerisasi. Untuk itu dibutuhkan suatu rancangan terhadap Sistem

Pelaporan Keuangan pada Departemen Kebudayaan dan Pariwisata, Direktorat Jenderal

Nilai Budaya, Seni dan Film yang terkomputerisasi.

Surat Perintah Membayar atau yang dikenal SPM yang diterbitkan oleh Ditjen

NBSF dan Surat Perintah Pencairan Dana atau SP2D yang diterbitkan oleh Kantor

Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN Jakarta IV) pada Direktorat Jenderal Nilai

Budaya, Seni dan Film menjadi hal penting yang harus ditangani secara serius agar

pelaporan keuangan menjadi benar-benar valid.

Pembuatan Rancangan Sistem Infomasi pada Bagian Keuangan untuk

memudahkan pelaporan keuangan yang sangat dibutuhkan kevalidannya, tidak

memamakan waktu lama dan menghindari kesalahan penggunaan AKUN DAN SUB

KEGIATAN yang berakibat tidak samanya laporan keuangan pada masing-masing

Direktorat dan keakuratan daya serap pada masing-masing Direktorat.

1.2. Perumusan Masalah

Dalam penyusunan dan penulisan ini saya melihat adanya permasalahan yang ada

pada penelitian yaitu :

1. Bagaimana pembuatan Laporan Keuangan yang cepat dan sesuai keinginan

pimpinan;

2. Bagaimana menghindari kesalahan penggunan AKUN dan SUB KEGIATAN

yang berakibat tidak samanya laporan keuangan;

3. Bagaimana mengontrol sisa anggaran pada masing-masing Direktorat.

1.3. Tujuan dan Kegunaan Hasil Penelitian

1.3.1 Tujuan

Tujuan mengadakan penelitian adalah untuk melakukan perancangan sistem

informasi Perintah Pembayaran dan Pencairan Dana pada Direktorat Jenderal

Nilai Budaya, Seni dan Film.

1.3.2 Kegunaan

Memudahkan Satuan Kerja Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film

dalam proses pelaporan keuangan berdasarkan Surat Perintah Membayar (SPM)

dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Pengefisiensian waktu dalam

pembuatan laporan pada periode tertentu.

1.4. Metodologi Penelitian

Untuk mendapatkan data yang akurat dalam menyusun laporan ini, penyusun

menggunakan beberapa metode penelitian, yaitu :

1. Metode wawancara

Dilakukan tanya jawab kepada PUM (pemegang uang muka kerja) tiap-tiap

Direktorat serta Bendahara Pengeluaran di Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni

dan Film guna mendapatkan informasi, sehingga data-data yang diperoleh dapat

dijadikan bahan dalam penulisan.

2. Metode Pengamatan Langsung

Dilakukan suatu pengamatan langsung ke lapangan pada sistem yang sedang

berjalan, mulai dari pengecekan daya serap per kegiatan, sub kegiatan dan Akun

sampai dengan pembuatan laporan.

BAB II

LANDASAN TEORI

(1). Tinjauan Teoritis

1.1 Pengertian Sistem

1.1.1 Definisi Sistem

Terdapat dua pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur

mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem

yang lebih menekankan pada pada komponen atau elemen mendefinisikan sistem

sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan tertentu. (http://media.diknas.go.id/media/document/3311.pdf)

Menurut Kusrini, M. Kom (2007:11) sistem adalah tatanan yang terdiri atas

sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling

berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu

proses/pekerjaan tertentu.

Richardus Eko Indrajit (2001:2) dalam bukunya juga menjelaskan sistem

adalah kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur atau

keterikatan antara satu dengan yang lainnya.

http://media.diknas.go.id/media/document/3311.pdf

Sedangkan Menurut Fathansyah (2002:9) sistem adalah sebuah tatanan

(keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (tugas khusus)

yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi

suatu proses.

Dari beberapa pengertian sistem diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem

adalah kumpulan eleman atau kumpulan prosedur yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Menurut Hanif Al Fatta (2007:5) memahami atau mengembangkan suatu

sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya.

Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan

sistem lainnya:

- Komponen Sistem (Componen)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi

yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.

- Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem

yang lain atau dengan lingkungan luarnya.

- Lingkungan luar sistem (Environment)

Apapun diluar batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

- Penghubung sistem (Interface)

Media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain.

- Masukan sistem (Input)

Energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa

Meitenance Input dan Signal Input.

- Keluaran sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna.

- Pengolah sistem (Proses)

Suatu sistem yang dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang

akan merubah masukan menjadi keluaran.

- Sasaran dan tujuan sistem (Objektive and Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran yang akan

mempengaruhi input yang dibutuhkan.

- Kendali sistem (Control)

Digunakan untuk mengawasi pengaruh-pengaruh yang datangnya dari

lingkungan luar sistem atau memantau proses transpormasi untuk

meyakini bahwa sistem memenuhi tujuannya dan dihubungkan pada

arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik.

- Umpan balik sistem (Feedback)

Bagian yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediaan

informasi bagi mekanisme kontrol.

1.2 Pengertian Informasi

1.2.1 Definisi Informasi

Menurut Gordon B. Davis dalam buku Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:8)

informasi adalah sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan

berguna bagi penerimnya untuk mengambil keputusan masa kini maupun masa masa

yang akan datang.

Menurut Raymond McLeod dalam buku Hanif Al Fatta (2007:9) informasi

adalah sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi

penerimanya.

Menurut Tata Sutabri S (2004:17) informasi adalah proses lebih lanjut dari

data yang sudah memiliki nilai tambah.

Menurut Jogiyanto H.M. (2005:8) informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Dari beberapa pengertian informasi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi

adalah kumpulan data yang telah diolah lebih lanjut dan mempunyai arti bagi yang

berguna bagi masyarakat luas.

1.2.2 Kualitas Informasi

Menurut Raymond McLeod (2005), ada empat dimensi dasar informasi yang

memberikan kontribusi pada nilai informasi. Keempat dimensi itu adalah :

- Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan.

- Tepat Waktu (Timeslines)

Informasi harus up to date, datang pada penerima tidak boleh terlambat.

- Relevan (Relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

- Kelengkapan

Informasi dapat dikatakan lengkap ketika informasi tersebut mempunyai jumlah

yang tepat dan menunjang semua area di mana keputusan akan dibuat.

1.3 Pengertian Perancangan Sistem

Menurut Hanif Al Fatta (2007:103) menyebutkan perancangan adalah tahapan

dimana spesifikasi proyek secara lengkap dibuat dan menjelaskan dengan detail

bagian-bagian yang diimplementasikan.

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2002) menyebutkan

Perancangan sangat mirip dengan tata arsitektur suatu rumah. Perancangan

merupakan proses berurutan yang dimulai dari tingkat yang paling umum dengan

menetapkan tujuan-tujuan tertentu. Proses kemudian akan dipilah ke tingkat lebih

rinci dengan spesifikasi struktur file, pemrosesan operasi dan perancangan formulir.

1.4 Perancangan Sistem

Menurut Adi nugroho (2002:33), perancangan sistem adalah kegiatan untuk

mengembangkan sistem dan prosedur yang baru dalam kaitannya dengan sasaran-

sasaran (baru) yang dikehendaki oleh pihak manajemen, untuk memperoleh suatu

sistem informasi yang mampu dipakai untuk memanajemen perusahaan secara lebih

efektif dan efesien.

1.5 Pegertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto H.M.

(2005 : 11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu orgnisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Alter dalam buku Abdul Kadir (2005 : 546) sistem informasi adalah

kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi yang diorganisasikan

untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

1.6 Data Flow Diagram (DFD)

1.6.1 Definisi DFD

Menurut Hanif Al Fatta (2007:105) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu

gambaran dari suatu sistem. Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD

logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dilakukan,

sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi

pemrosesan informasinya.

Menurut Hanif Al Fatta (2007:106). Ada empat buah elemen yang menyusun

suatu DFD yaitu :

1. External Entity ( Kesatuan Luar)

Kesatuan Luar disebut sebagai sumber / tujuan / terminator. Berfungsi untuk

mewakili orang atau organisasi atau departemen dalam organisasi yang sama

di luar batas sistem yang dipelajari.

Gambar 2.1 External Entity

2. Process ( Proses)

Proses berfungsi untuk mengubah data input menjadi data output agar dapat

digunakan oleh proses yang berbeda menjadi informasi. Simbol dari proses

adalah sebagai berikut :

Gambar 2.2 Simbol Proses

3. Data Store ( Simpan Data )

Simpanan data itu dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer,

arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual, atau sebuah

agenda/buku. Simbol dari simpanan data adalah sebagai berikut :

Gambar 2.3 Simbol Data Store

4. Data Flow (Arus Data)

Arus Data pada DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir di

antara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan

arus data yang bisa berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses suatu

sistem. Bentuk fisik arus data bisa berupa formulir atau dokumen yang ada di

perusahaan, laporan dari sistem, tampilan atau output di layar komputer dari

sistem, sedangkan bantuk logika arus data dari dokumen tersebut misalnya

data pesanan, data pembelian, data yang dibaca dan direkam pada suatu file,

dan lain-lain. Arus data harus diberi nama yang jelas dan mempunyai arti

dimana-mana dari arus data dituliskan di samping garis panahnya.

Gambar 2.4 Simbol Data Flow

2.6.2. Tahapan dalam Membuat DFD

Menurut Demarco & Yourdan dan Gane & Sarson dalam buku Hanif Al Fatta

(2007 : 107) DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur

data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa

maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem.

DFD dapat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada maupun sistem

baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dari data yang

mengalir. Adapun tahapan dari suatu DFD yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram yang paling atas yang terdiri dari suatu

proses dan menggambarkan ruang lingkup sistem atau menggambarkan sistem

secara global.

2. Diagram Zero

Merupakan diagram tingkat menengah yang terletak antara diagram konteks dan

diagram detail, yang menggambarkan proses utama dari DFD.

3. Diagram Detail

Merupakan diagram yang paling bawah, yang menguraikan proses yang ada

dalam diagram zero dimana uraian ini dapat diuraikan sampai pada beberapa

level, antara lain :

a. Diagram Level-1

Diagram ini merupakan gambaran rinci tiap–tiap proses pada diagram zero.

b. Diagram Level -2

Diagram ini merupakan gambaran rinci tiap-tiap proses pada diagram zero.

c. Diagram Level -n

Diagram ini merupakan gambaran sampai semua proses yang menjadi proses

primitif (P) yaitu suatu yang tidak dapat di pecahkan lagi.

1.7 Pengertian Kamus Data

Pengertian kamus data (Data Dictionary) selanjutnya disebut DD, menurut Al-Bahra

bin Ladjamudin (2005:70) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi.

Berikut notasi kamus data yang dijelaskan oleh Allen Mark Weiss (2006) :

a. Notasi “=” mempunyai arti : terdiri dari, terbentuk dari, sama dengan

b. Notasi “+” mempunyai arti : dan

c. Notasi ”( )” mempunyai arti : optional

d. Notasi “{ }” mempunyai arti : interasi/pengulangan

e. Notasi “[ ]” mempunyai arti : pilihan, pilih satu dari beberapa alternatif

f. Notasi “**” mempunyai arti : komentar

g. Notasi “@” mempunyai arti : indentifier suatu data store

h. Notasi “|” mempunyai arti : pemisah dalam bentuk [ ]

i. Notasi “Alias” mempunyai arti : nama lain untuk suatu data

1.8 Pengertian ERD (Entity Relationship Diagram)

Menurut Edhy Sutanta (2004 : 79) Entity Relationship Model merupakan suatu model

data yang dikembangkan berdasarkan obyek. Entity Relationship Model digunakan untuk

menjelaskan hubungan antar data dalam basis data kepada pemakai. Entity Relationship

Model digambarkan dalam bentuk diagram yang disebut Entity Relationship Diagram (ERD)

dengan menggunakan simbol-simbol/notasi – notasi grafis tertentu.

2.8.1. Simbol-simbol ERD

1. Entity

Entity adalah suatu obyek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan

pemakai, suatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang

dibuat.

Entity disebut RECTANGLE/BOX.

Gambar 2.5 Simbol Entity

2. Atribute

Entity memiliki elemen yang disebut atribute, yang berfungsi untuk

menjelaskan karakter dari entity. Misalnya entity mahasiswa memiliki

atribute seperti NIM, Nama, Alamat dan Tanggal Lahir. Atribute

digambarkan dengan simbol yang disebut ELIPS.

Gambar 2.6 Simbol Atribute

3. Garis

Garis berfungsi untuk menghubungkan atrubute dengan entity dan entity

dengan relationship/relasi.

Gambar 2.7 Simbol Garis

4. Hubungan

Entity dapat berhubungan satu dengan yang lainnya. Hubungan ini

dinamakan relationship /relasi. Seperti halnya dengan entity, maka didalam

hubungannya haruslah dibedakan antar entity dengan isi dari hubungan itu

sendiri.

Gambar 2.8 Simbol Hubungan

1.9 Normalisasi

Menurut Jogiyanto HM (2005:403) mengemukakan bahwa ”normalisasi adalah proses

pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya”.

Normalisasi berguna untuk mencegah terjadinya masalah yang sering timbul dalam

menambah data, menghapus data, mengubah data dan membaca data pada suatu database.

Suatu relasi dikatakan sudah berada pada bentuk normalisasi tertentu bila memenuhi

beberapa batasan tertentu pada tingkat tersebut. Pada proses normalisasi selalu diuji pada

beberapa kondisi. Terdapat beberapa spesifikasi file yang digunakan pada sistem kunci antara

lain :

1. Kunci Calon (Candidate Key), yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang

mendefinisikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.

2. Kunci Primer (primary key), yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak

hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi dapat juga mewakili

setiap kejadian dari suatu entity.

3. Kunci Alternatif (Alternatif key), yaitu kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai

primary key.

4. Kunci Tamu (Foreign key), yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang

melengkapi suatu hubungan yang menunjukkan induknya, kunci tamu dapat ditempatkan

pada entity anak sama dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan anatara induk

dengan anak adalah satu lawan banyak (one to many relationship).

5. Kunci Super (Super key), yaitu himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat

digunakan untuk mengidentifikasi secara unik sebuah entitas.

Teknik normalisasi juga merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam

cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah masalah yang berhubungan dengan

pengolahan data dalam database. Proses normalisasi menghasilkan struktur record yang

konsisten serta mudah untuk dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaannya.

Tujuan dari normalisasi yaitu :

1. Meminimalkan jumlah storage space yang diperlukan untuk menyimpan data.

2. Meminimalkan resiko data yang tidak konsisten dalam sebuah basis data.

3. Meminimalkan kemungkinan Insertion (menambah atau menyisipkan), Update

(mengubah) dan Delete (menghapus).

4. Memaksimalkan stabilitas dan struktur data.

Tahapan dalam pembentukan normalisasi adalah :

1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu

format tertentu. Dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa

adanya sesuai dengan kedatangannya.

2. Bentuk normal kesatu (1 NF atau First Normal Form)

Bentuk ini mempunyai ciri-ciri :

a) Setiap data dibentuk dalam file dan dibentuk dalam satu record.

b) Setiap data dibentuk dalam file dan dibentuk dalam satu record demi satu record dari

nilai field.

c) Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut yang bernilai ganda.

d) Tiap field hanya satu pengertian.

3. Bentuk normal kedua (2NF atau Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria

bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci

utama (primary key). Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah ditentukan

kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi

anggotanya.

4. Bentuk normal ketiga (3NF atau Third Normal Form)

Untuk menjadi normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua

atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut

bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh.

5. Boyce-Code Normal Form (BCNF)

BCNF mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga, untuk menjadi

BCNF relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi

pada atribut super key.

1.10 Pengertian SPM (Surat Perintah Membayar) dan SP2D (Surat Perintah

Pencairan Dana)

1.10.1 SPM (Surat Perintah Membayar)

Adalah dokumen yang berasal dari ajuan masing-masing unit kerja yang berisi

tanggal, bulan, tahun dan nomor dokumen, MAK/AKUN (mata anggaran kegiatan),

Kode Satuan Kerja, Kode Program Kegiatan, Kode Kegiatan, Cara Bayar SPM (surat

perintah membayar), potongan (pajak) yang berlaku terhadap SPM dimaksud dan

Jumlah dana atau anggaran yang dimintakan pencairannya.

1.10.1.1 Rincian isi SPM (Surat Perintah Membayar)

Tanggal : adalah tanggal yang berjalan pada tahun anggaran

tersebut

Bulan : adalah bulan yang berjalan pada tahun anggaran

tersebut

Tahun : adalah tahun yang berjalan pada tahun anggaran

tersebut.

Nomor : adalah penomoran yang diberikan pada dokumen SPM

(surat Perintah Membayar) yang dimulau dari 0001

sampai dengan seterusnya.

MAK/AKUN : adalah jenis-jenis kode yang berisi 6 (enam) digit

angka yang berjumlah 29 (dua puluh sembilan) jenis

sesuai dengan uraian keperluan pencairan atau ajuan

masing-masing Direktorat

511111 Belanja Gaji Pokok PNS

511119 Belanja Pembulatan Gaji PNS

511121 Belanja Tunj. Suami/Istri PNS

511122 Belanja Tunj. Anak PNS

511123 Belanja Tunj. Struktural PNS

511125 Belanja Tunj. PPh PNS

511126 Belanja Tunj. Beras PNS

511129 Belanja Uang Makan PNS

511151 Belanja Tunjangan Umum PNS

512211 Belanja uang lembur

512412 Belanja Pegawai Transito

521111 Belanja Keperluan Perkantoran

521115 Honor yang terkait dengan operasional Satuan Kerja

521119 Belanja Barang Operasional Lainnya

521211 Belanja Bahan

521213 Honor yang terkait dengan output kegiatan

521219 Belanja Barang Non Operasional Lainnya

522113 Belanja Jasa Konsultan

522114 Belanja Sewa

522115 Belanja Jasa Profesi

523111 Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan

523121 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

523129 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Lainnya

523199 Belanja Biaya Pemeliharaan Lainnya

524111 Belanja perjalanan biasa (DN)

524119 Belanja perjalanan lainnya (DN)

524219 Belanja perjalanan lainnya (LN)

532111 Belanja Modal Peralatan dan Mesin

Kode Satker : adalah kode yang diberikan oleh K/L

(Kementerian/Lembaga) Kementerian Keuangan

yang berisi 6 (enam) digit angka

Kode Program Kegiatan : adalah kode yang diberikan oleh K/L

(kementerian/Lembaga) Kementerian Keuangan yang

berisi 7 (tujuh) digit angka.

Kode Kegiatan : adalah kode yang diberikan oleh K/L

(Kementrian/Lembaga) Kementerian Keuangan yang

berisi 4 (empat) digit angka untuk masing-masing

Direktorat..

Cara Bayar SPM adalah jenis-jenis Surat Perintah Membayar yang

diberikan oleh K/L (Kementerian/Lembaga) untuk

membedakan Surat Perintah Membayar secara

langsung ke pihak ketiga atau ke Bendahara

Pengeluaran yang dimiliki oleh K/L

(kementerian/Lembaga) tersebut.

Potongan Pajak : adalah pemotongan terhadap SPM (surat perintah

membayar) yang sudah diatur oleh Kementerian

Keuangan tentang besaran potongan-potongannya,

bisa pada per-orangan (mengenai honor atau jasa

profesi)atau perusahaan (pihak ketiga) bila ada

pekerjaan yang di kontrakkan

1.10.2 Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

Adalah surat atau dokumen yang diterbitkan oleh Kementerian Keuangan

dalam hal ini adalah Kantor Pelayanan Perbendaharaan yang berada di Jakarta yang

berisikan sama persis dengan Surat Perintah Membayar (SPM) namun di dalam SP2D

hanya menambahkan nomor SP2D, tanggal terbitnya SP2D dan Jumlah Bersih yang

dibayarkan terhadap ajuan SPM (surat Perintah membayar)

(2) Studi Penelitian Terdahulu

Hasil – hasil penelitian yang didapat pada pengembangan sistem terdahulu adalah :

2.1 Analisa Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang dimiliki oleh Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film yang

dalam hal ini Bagian Keuangan saat ini seluruh pegawai Bagian Keuangan telah

memiliki standarisasi kerja sesuai dengan prosedur yang ada. Sehingga pegawai

bagian keuangan telah dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugasnya masing

- masing dengan baik.

2.2 Analisa Teknologi

Teknologi yang digunakan dalam proses pencatatan Surat Perintah Membayar (SPM)

pada Bagian Keuangan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film

menggunakan Microft Excel, pada saat ini penggunaan Microsoft Excel pada Bagian

Keuangan Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film dianggap sudah cukup baik.

2.3 Analisa Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam pembuatan laporan keungan pada Bagian Keungan

adalah berupa Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana

(SP2D). Dokumen ini menerangkan tentang pengajuan unit kerja yang akan

dimintakah pencaiaran dana. Dokumen ini merupakan sumber inputan bagi proses-

proses berikutnya seperti untuk pembuatan laporan harian, laporan bulanan dan

laporan akhir tiap tahunnya. Pada saat ini dokumen tersebut telah cukup dan

dilengkapi dengan baik.

2.4 Analisa Laporan

Laporan yang dihasilkan oleh sistem yang ada pada saat ini adalah laporan harian,

laporan bulanan dan laporan tahunan. Laporan-laporan ini memberikan informasi

hasil pemasukan yang diperoleh oleh Bagian Keuangan, sebagai arsip yang nantinya

diberikan kepada Bendahara Pengeluaran. Pada saat ini informasi laporan pemasukan

yang dihasilkan, yang nantinya diberikan kepada Bendahara Pengeluaran sudah cukup

baik.

2.5 Analisa Sistem

Dalam analiasa sistem ada masalah yang dihadapi pada saat ini,sebagai berikut:

Pada proses input laporan harian dalam pembuatan laporan harian harus mencatat satu

per satu SP2D yang diterima dari KPPN per harinya, mulai dari pencatatan nomor

SP2D, tanggal SP2D, nilai rupiah di SP2D, nomor SPM, tanggal SPM dan jumlah

potongan (pajak) di SPM kedalam laporan harian. Sehingga pada tahap ini sering

terjadi ketidak akuratan mengenai SPM yang dikeluarkan oleh Bendahara

Pengeluaran Ditjen NBSF, khususnya pencatatan MAK/AKUN (mata anggaran

kegiatan), nama Direktorat, dan nama kegiatan yang sering salah dalam memasukan

data dan perhitungan serta memerlukan waktu yang lama.

(3) Persyaratan Sistem Konseptual

Dengan sistem komputerisasi terhadap sistem yang lama atau sistem yang sedang

berjalan diharapkan dapat mengurangi atau bahkan menghilangkan kesalahan dalam

pencatatan dan perhitungan yang dilakukan secara manual yang sifatnya rutin dan berulang-

ulang.

Keuntungan-keuntungan yang diharapkan dapat diperoleh jika menggunakan sistem

komputerisasi, yaitu:

1. Pembuatan Laporan Keuangan yang cepat dan sesuai keinginan pimpinan;

2. Menghindari kesalahan penggunan AKUN dan SUB KEGIATAN yang berakibat tidak

samanya laporan keuangan;

3. Mengontrol sisa anggaran pada masing-masing Direktorat.

BAB III

SISTEM BERJALAN/OBJEK PENELITIAN

(1). Tinjaun Umum Perusahaan

(a). Sejarah Singkat

Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film merupakan Unit Kerja pada

Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang membawahi 5 (lima ) unit kerja pusat

dan 13 BPSNT (Balai Pelestarian Nilai Tradisional) 11 (sebelas) berada di Daerah dan

dua diantaranya berada di pusat (Jakarta) GNI (Galeri Nasional Indonesia) LSF

(Lembaga Sensor Film), Direktorat Kesenian, Direktorat Perfilman, Direktorat

Kepercayaan Terhadap Tuhan Yang Maha Esa, Direktorat Tradisi, Direktorat

Pembangunan Karakter dan Pekerti Bangsa, dan satu Kesekretariatan Jenderal.

Direktorat Jenderal NBSF (Nilai Budaya, Seni dan Film) merupakan unit kerja

eselon I pada Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang secara rutin melaporkan

perkembangan maju mundurnya suatu kegiatan baik yang berada di pusat maupun di

daerah, dan juga melaporkan realisasi anggaran pada tiap-tiap unit kerja yang

dibawahinya yang pada akhirnya menjadi laporan pertanggung jawaban Presiden pada

DPR-RI.

Direktorat Jenderal NBSF secara khusus menangani masalah-masah yang

berada di pusat maupun di daerah, mulai dari pelestarian kesenian, HaKI, Perfilman,

Penyensoran Film (iklan dan film-film (baik milik sendiri maupun luar negeri), aliran

kepercayaan yang berada di tanah air, dan yang masih hangat-hangatnya masalah

keris dan batik yang sudah di akui dunia Internasional.

Dengan memilikinya 13 BPSNT yang sebelas berada di daerah Ditjen NBSF

seringkali mengalami kendala tentang laporan keuangan, atau yang biasa disebut

disclemer itu terjadi karena antara pusat dan daerah sering kali tidak sinkron, khusus

mengenai masalah BMN (Barang Milik Negara) yang permasalahannya sampai

sekarang belum selesai, sebagian dikarnakan seringkali terjadi perubahan-perubahan

struktur organisasi pada masa-masa yang lalu dan belum lagi mengenai bencana alam

besar yang menimpa beberapa daerah tempat BPSNT berada, yag berakibat hilangnya

data.

Apabila kita melihat pada latar belakang dan sejarah Ditjen Nilai Budaya, Seni

dan Film berada, maka salah tugas pokoknya adalah membangun masyarakat yang

mencintai kesenian, mencintai kekayaan alam atau melestariakan peninggalan-

peninggalan sejarah dengan cara merawat dan menjaganya, mengenal budaya nenek

moyangnya dan dapat melestarikan jangan sampai di akui oleh bangsa-bangsa lainnya

dan juga mendidik masyarakat tentang aliran kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha

Esa yang sebagain besar berada di daerah (pelosok-pelosok). Sekretariat Ditjen Nilai

Budaya, Seni dan Film mempunyai tugas melakukan koordinasi, memberikan

pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh satuan kerja di lingkungan Ditjen

Nilai Budaya, Seni dan Film Dalam melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Ditjen

Nilai Budaya, Seni dan Film menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkoordinasian Penyusunan rencana dan peraturan perundang-undang di

lingkungan Direktorat Jenderal;

b. Pengelolaan urusan Kepegawaian serta Penataan Organisasi dan

terlaksananya di lingkungan Direktorat Jenderal;

c. Pengelolaan urusan keuangan di lingkungan Direktorat Jenderal;

d. Pengelolaan urusan tata persuratan, rumah tangga dan perlengkapan di


Dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang dijabarkan diatas, perlu dirinci

dalam uraian tugas sebagai berikut :

(1). Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja tahunan di


(2). Melakukan koordinasi, pelayanan teknis dan administrasi di lingkungan

Direktorat Jenderal;

(3). Mengkoordinasikan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan

langsung sesuai tugasnya masing-masing;

(b). Struktur Organisasi

Merupakan suatu bagan yang menggambarkan bentuk organisasi yang akan

memperhatikan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan

hubungan kerja sama. Dan juga dikatakan sebagai pola hubungan yang mapan antara

komponen-konponen bagan-bagan dari organisasi, serta suatu kerangka yang

mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam

suatu lingkungan organisasi.

STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT


(c). Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Sekretaris Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film mempunyai tanggungjawab :

memberikan pelayanan teknis administrasi kepada seluruh Satuan Organisasi

di lingkungan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film.

2. Kepala Bagian Keuangan mempunyai tanggungjawab :

melaksanakan pengelolaan keuangan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni

dan Film.

3. Kepala Subbag Pelaksanaan Anggaran mempunyai tanggungjawab :

melakukan pengelolaan, penggunaan, pengeluaran dan penerimaan anggaran

dilingkungan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film serta revisi

anggaran di Bagian Keuangan.

KASUBBAG

Perbendaharaan Negara

SEKRETARIS DITJEN

NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM

KEPALA BAGIAN

KEUANGAN

KASUBBAG

Verifikasi Anggaran

KASUBBAG

Pelaksanaan Anggaran

4. Kepala Subbag Perbendaharaan Anggaran mempunyai tanggungjawab:

melakukan urusan Perbendaharaan Anggaran dan tata usaha keuangan di

lingkungan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film.

5. Kepala Subbag Verifikasi Anggaran mempunyai tanggungjawab :

melakukan urusan Verifikasi Anggaran di lingkungan Direktorat Jenderal

Nilai Budaya, Seni dan Film.

(2) Sistem Berjalan

(a). Tinjaun Umum

Pada bagian ini diuraikan secara detail sistem berjalan pada DITJEN Nilai

Budaya, Seni dan Film terutama pada transaksi SPM (surat perintah membayar)

dan SP2D (surat perintah pencairan dana). Unit yang terlibat dalam sistem ini

adalah Bendahara Pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film dan Kantor

Pelayanan Perbendaharaan Negara Jakarta IV.

(b) Batasan Sistem

1. Proses Input (SPM dan SP2D)

Bendahara pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film menginput data-

data yang ada di Surat Perintah Membayar (SPM) mulai dari nomor SPM,

Tanggal SPM, Jenis SPM, Kode Program, Kode Kegiatan, Kode AKUN,

Nilai SPM (rupiah), Potongan (pajak) SPM, dan Nama Direktorat yang

mengajukan SPM.

Bendahara Pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film mengajukan

Surat Perintah Membayar (SPM ) ke Kantor Pelayanan Perbandaharaan

Negara Jakarta IV untuk mendapatkan pengesahan atau pencairan dana yang

dikelurkannya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) oleh KPPN Jakarta

IV.

Bendahara Pengeluaran Ditjen NBSF menginput SP2D yang telah disahkan

oleh KPPN Jakarta IV mulai dari nomor SPM, Tanggal SPM, Nilai SPM,

Jenis SPM, Nama Direktorat (unit kerja) yang mengajukan pencairan,

Nomor SP2D dan Tanggal SP2D.

2. Ouput

Setelah penginputan selesai bendahara pengeluaran Ditjen Nilai Budaya,

Seni dan Film dapat memilah dan menginpentarisir Direktora-Direktorat

yang sudah melakukan pengajuan berdasarkan kegiatan yang sudah

ditentukan dan melihat penyerapan anggaran pada masing-masing unit kerja

sebagai bahan laporan kepada pimpinan.

3. Pengguna

Penguna pada sistem berjalan adalah Bendahara Pengeluaran Ditjen Nilai

Budaya, Seni dan Film

4. Simpan Data

Data yang sudah diinput oleh Bendara pengeluaran Ditjen NBSF disimpan

di Komputer dengan memakai Microsoft Accses.

Bendahara

Pengeluaran

1.

Input

SPM

SP

2DKantor KPPN

Jakarta IV

2.

Input

SP2D

Bendahara

Pengeluaran

3.

Laporan

SP2D

SPM

SP2D

LAPORAN

SP2D

2) Deskripsi Output

1. Nama Arus Data : Laporan SPM dan SP2D

Alias : SPM dan SP2D

Bentuk data Berkas / Kertas cetakan

Arus data SPM dan SP2D – Proses 1.0

Proses 1.0 – Bendahara Pengeluaran

Penjelasan SPM yang telah dikeluarkan SP2Dnya

Volume 1 lembar

Isi Nomer SPM + Tgl SPM + Nomer SP2D +

Tgl SP2D + Uraian SP2D+ Jumlah SPM +

+Pajak + nomor SP2D+ tanggal SP2D+

Jumlah SP2D + Kode Program + AKUN +

Unit Kerja

2. Nama Arus Data : Laporan AKUN

Alias : AKUN




Penjelasan AKUN pengajuan pada masing-masing

Direktorat

Volume 1 lembar





Unit Kerja

3. Nama Arus Data : Laporan Direktorat

Alias : Direktorat




Penjelasan Pengajuan Pencairan pada masing-masing

Direktorat Direktorat

Volume 1 lembar





Unit Kerja

4. Nama Arus Data : Laporan Jenis SPM

Alias : Jenis SPM




Penjelasan Jenis SPM (bendahara atau pihak ke tiga

Volume 1 lembar





Unit Kerja

5. Nama Arus Data : Laporan Per bulan SPM

Alias : Perbulan




Penjelasan Permnintaan perbulan pada masing-masing

Direktorat

Volume 1 lembar





Unit Kerja

3) Deskripsi Input







Volume 1 lembar





Unit Kerja

2. Nama Arus Data : Laporan AKUN

Alias : AKUN




Penjelasan AKUN pengajuan pada masing-masing

Direktorat

Volume 1 lembar





Unit Kerja

3. Nama Arus Data : Laporan Direktorat

Alias : Direktorat




Penjelasan Pengajuan Pencairan pada masing-masing

Direktorat Direktorat

Volume 1 lembar





Unit Kerja

4. Nama Arus Data : Laporan Jenis SPM

Alias : Jenis SPM




Penjelasan Jenis SPM (bendahara atau pihak ke tiga

Volume 1 lembar





Unit Kerja

5. Nama Arus Data : Laporan Per bulan SPM

Alias : Perbulan




Penjelasan Permnintaan perbulan pada masing-masing

Direktorat

Volume 1 lembar





Unit Kerja

4) Deskripsi Database







Volume 1 lembar





Unit Kerja

(c) Permasalahan Sistem Secara Umum

Permasalahan-permasalahan sistem yang diteliti dapat dijelaskan sebagai

berikut:

Performance : masih kurang ideal untuk sebuah system bila dari segi tampilan

Information : masih kurang informatif untuk laporan yang dihasilkan

Economic : masih kurang dari segi laporan yang dihasilkannya

Control : masih kurang dari laporan yang dihasilkan

Efficiency : masih kurang dari segi laporan yang dihasilkan

Service : masih kurang dari segi laporan yang dihasilkan

BAB IV

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

1. Pendekatan Terstruktur

(a). Analisis Kebutuhan Informasi

Laporan yang akurat dan sesuai dengan keinginan pimpinan dan laporan yang cepat

tersaji adalah dambaan bagi seorang pengelola keuangan dan bendahara pengeluaran

pada tiap-tiap kementerian mulai dari laporan per AKUN, per kegiatan, per jenis Surat

Perintah Membayar (SPM) sampai dengan per Direktorat-direktorat dapat tersaji

dengan lengkap dan benar

(b). Deskripsi Sistem Usulan

(1). Deskripsi Sistem Menyeluruh/Global

(2). Fungsi/Aktifitas Sistem

Pembuatan

SPM

Pengajuan

SPM

Penerbitan

SP2D

Penginputan

SPM & SP2D

(3). Spesifikasi Proses

Bendahara Pengeluaran 1.

Input SPM SPM

Bendahara Pengeluaran 2.

Input SP2DSP2D

(c). Rancangan Database

(1). Entity Relationship Diagram (ERD)

(2). Transformasi dari ERD ke Logical Record Structure (LRS)

(3). Logical Record Structure

(4). Normalisasi

(5). Spesifikasi Basis Data

(6). Rancangan Kode

(d). Organisasi Sistem

(e). Spesifikasi Modul

(f). Rancangan Tampilan

(1). Structure Tampilan

(2). Rancangan Layar

(g). Rancangan Implementasi

(1). Rencana (analisis) Kebutuhan

a). Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

b). Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

c). Analisis Kebutuhan Pengguna

(2). Analisis Kelayakan Sistem

a). Kelayakan Teknologi

b). Kelayakan Operasional

c). Kelayakan Hukum

(h).

2. Orientasi Objek

(a). Function Design (rancangan fungsional)

(1). Activity diagram

(2). Use case diagram

(b). Structure Design (rancangan struktural)

(c). Behavioral Design

(1). Sequence diagram

(2). State chart diagram

(d). Rancangan Basis Data

(1). Entity Relationship Diagram (ERD)

(2). Transformasi dari ERD ke Logical Record Structure (LRS)

(3). Logical Record Structure

(4). Normalisasi

(5). Spesifikasi Basis Data

(6). Rancangan Kode

(e). Rancangan Tampilan

(1). Strukture Tampilan

(2). Rancangan Layar

(f). Rancangan Implementasi

(1). Rencana (analisis ) Kebutuhan

a). Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

b). Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

c). Analisis Kebutuhan Pengguna

(2). Analisis Kelayakan Sistem

a). Kelayakan Teknologi

b). Kelayakan Operasional

c). Kelayakan Hukum

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Dari hasil analisa sistem informasi pembayaran paket promosi ini dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut:

1. Proses pengecekan data tagihan yang diterima dari dealer / customer saat ini masih

manual sehingga menimbulkan kesulitan karena memerlukan ketelitian dan waktu

yang cukup lama untuk membuat rekap laporan tagihan yang dibutuhkan sebagai

dokumen pelengkap pembayaran.

2. Proses yang sedang berjalan hanya menghasilkan 1 (satu) laporan yaitu laporan

tagihan paket promosi yang akan dibayar sehingga pimpinan tidak bisa mengetahui

tagihan yang sudah pernah dibayar, serta paket apa saja yang berlaku.

3. Sistem yang dirancang terdiri dari:

3 (tiga) proses, yaitu:

- proses master data

- proses transaksi

- proses pelaporan

3 (tiga) laporan, yaitu:

- laporan customer

- laporan paket

- laporan transaksi

2. Saran

Berikut disampaikan saran – saran yang semoga nantinya bermanfaat untuk

pengembangan khususnya di Finance & Administration Operation PT Astra International –

Daihatsu Sales Operation sebagai berikut:

1. Untuk Hardware sebaiknya menggunakan PC minimal dengan spesifikasi sebagai

berikut:

- Processor dengan kecepatan 533 MHz

- RAM dengan kecepatan minimal 512 MB

- Hard disk berkapasitas 80 GB

Apabila ingin menggunakan spesifikasi melebihi saran diatas akan lebih baik

lagi.

2. Untuk proses konversi data lama ke data baru cukup dengan memilih tipe “cut

off” dan mengupload semua data penjualan yang masih belum tertagih ke dalam

database yang akan digunakan dalam pengimplementasian sistem yang baru, jadi

diharapkan tidak memerlukan waktu yang lama untuk melakukannya.

3. Perlu dilakukan pengenalan untuk system yang baru agar user dapat

mengoperasikan sistem semaksimal mungkin.

Dari kesimpulan dan saran-saran di atas semoga nantinya dapat memberikan solusi

terhadap permasalahan-permasalahan yang ada dan dapat memberikan kemudahan untuk user

nantinya.

Contoh Coding

Private Sub Combo1_KeyPress(KeyAscii As Integer)

'On Error Resume Next

If KeyAscii = 13 Then

Combo2.SetFocus

Combo2.Locked = False

rspk.Open "select *from paket where periode='" & Label12.Caption & "' and kendaraan='" & Text1(1).Text & "' and wilayah='" &

wilayah.Caption & "'", cn, 1, 2

Combo2.Clear

While Not rspk.EOF

Combo2.AddItem rspk!jenis

rspk.MoveNext

Wend

End If

rspk.Close

Command1.Enabled = False

Command3.Enabled = True

End Sub

Private Sub Combo2_Click()

On Error Resume Next

rstr.Open "select * from transaksi where noengine='" & Text1(0).Text & "' and jenispaket='" & Combo2.Text & "'", cn, 2, 1

If rstr.EOF Then

Command3.SetFocus

Else

MsgBox "Paket ini sudah diinput pada No Mesin tersebut"

Combo1.SetFocus

End If

rstr.Close

End Sub

End Sub

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif (2007). Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing & Organisasi Modern, Yogyakarta, : Penerbit Andi Yogyakarta

Edhy Sutanta (2004). Sistem Basis Data, Yogyakarta, Penerbit Graha Ilmu

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S (2002). Sistem Informasi Akutansi Buku Dua,

Terjemahan : Jusuf, Amir A, Jakarta : Salemba Empat

Nugroho, Adi (2002). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta

Indrajit, Richardus Eko Drs (2001). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi,

Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

Fathansyah Ir (2002). Basis Data, Bandung : Informatika Bandung

Beynon-Davies, Paul (2002). Information Systems: an introduction to informatics in

Organisations, Palgrave

Kusrini, M.Kom (2007). Strategi Perancangan Dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta,

Andi Offset

Weiss, Mark, Allen (2006). Data Structures and Algorithm Analysis, publisher Addison

Wesley Longman

Jogiyanto HM (2005). Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan TerstrukturTeori

dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Andi Offset,

Lamadjudin Al Bahra (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Graha

Ilmu

Kadir, Abdul dkk (2005). Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi,

Sutabri, Tata (2004). Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi

Kotler, Philip (2004). Principles of Marketing, Prentice -Hall, 1980 Subsequent editions

Raymond Mcleod, & George P Schell (2008). Sistem Informasi Manajemen, Jakarta,

Salemba Empat

http://media.diknas.go.id/media/dokument/3311.pdf

http://media.diknas.go.id/media/dokument/3311.pdf

perancangan sistem informasi perintah pembayaran dan pencairan dana pada direktorat jenderal nilai...

Education