PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA APOTEK PANJI FARMA YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Rizal Faozi 09.01.2515 Panji Dwi Herlambang 09.01.2540

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

iii

Design and Implementation of Information System Pharma Sales In Pharmacies Panji Farma Yogyakarta

Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penjualan Pada Apotek Panji

Farma Yogyakarta

Rizal Faozi Panji Dwi Herlambang

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the current era of globalization increasingly requires the availability of public conveniences in all areas capable of supporting various business fields. To support the advancement of it all, really needed an exchange of information or communications that are faster, whenever and wherever they are. For that humans will seek the fullest extent available to it the ability to communicate. But the effort foundered on the limitations of human beings, both physically and mentally.

Panji Farma pharmacy is one company that engages in community service. Existing manual system diapotek Panji Farma causing the service to the community is very disturbing, the use of manual systems in some parts of the drug supply, drug sales, and its report is still done manually so often found deficiencies of data or even loss of data to locate the document takes a long time.

Transaction information systems pharma sales in pharmacies Panji Farma are made using visual basic 6.0 software using microsoft access database

Keywords: Information, Security, Management System, Standardization, Risk Assessment,

1. Pendahuluan

Di era globalisasi sekarang ini masyarakat semakin menuntut tersedianya

kemudahan-kemudahan di segala bidang yang mampu menunjang berbagai bidang

usaha. Untuk mendukung kemajuan itu semua, sangat diperlukan suatu pertukaran

informasi atau komunikasi yang lebih cepat, kapan saja dan di manapun mereka berada.

Untuk itu manusia akan mengupayakan seoptimal mungkin kemampuan yang ada

padanya untuk berkomunikasi. Akan tetapi usaha tersebut terbentur pada keterbatasan

manusia, baik dari segi fisik maupun mental.

Apotek Panji Farma adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

pelayanan masyarakat. Sistem secara manual yang ada diapotek Panji Farma

menyebabkan pelayanan kepada masyarakat sangat menganggu, penggunaan sistem

manual di beberapa bagian persediaan obat, penjualan obat, dan laporannya masih

dilakukan secara manual Sehingga sering ditemukan kekurangan-kekurangannya data

atau bahkan kehilangan data untuk mencari dokumen tersebut membutuhkan

waktu yang lama.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Davis (1995, h. 68) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang

saling berinteraksi dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan

tujuan. Dengan menggunakan dasar-dasar teori yang diambil dari literatur tentang

pengolahan data. Secara garis besar sistem didefinisikan menjadi dua kelompok,

kelompok pertama lebih menekan pada pendekatan prosedur-prosedur, kelompok

kedua lebih menekankan pada pendekatan elemen atau komponen.

“Suatu Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”1. Sedangkan menurut

kelompok yang menekankan pada pendekatan elemen atau komponen, sistem

adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan2 atau sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang

semuanya bekerja menuju satu tujuan, semua sistem meliputi tiga elemen utama :

input, transfomasi, output3.

2.1.2 Komponen Sistem

“Suatu Sistem mempunyai karakteristeik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal)”4.

Menurut Kristanto (2003, h. 2-4) Elemen atau komponen dari sistem terdiri

dari tujuan, batasan, kontrol, masukan, proses, keluaran, dan umpan balik.

Elemen yang menyusun sebuah sistem tidak dapat terpisahkan satu sama lain,

sebab semua adalah satu kesatuan yang utuh sehingga tujuan atau sasaran dari

sistem dapat tercapai.

Komponen atau elemen sistem yang berinteraksi tersebut akan membentuk

satu kesatuan komponen berupa subsistem yang memberi fungsi dan

mempengaruhi keseluruhan proses sistem. Adapun elemen atau komponen

tersebut adalah sebagai berikut :

1. Tujuan

Sebagai final dari sistem yang dirancang seperti tujuan usaha dan

kebutuhan.

2. Batasan

1 Jerry Fitz Gerald, Ardra Fitz Gerald, Warren D. Stalling, Jr., Fundamentals Of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Willey & Sons, 1981), hal. 5., dikutip oleh Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2005) hal. 1. 2Raymond Mcleod, Jr., Sistem Informasi Menejemen(edisi ketujuh; jilid 1; Jakarta: Pearson Education Asia, 2001) hal. 11. 3 Ibid., hal. 25. 4 Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2005) hal. 3. 

Sebuah sistem harus memiliki batasan-batasan agar dalam operasional

tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam sistem, guna untuk

mencapai tujuan.

3. Kontrol

Berfungsi sebagai pengawal dalam mencapai tujuan. Hal yang perlu

diawasi adalah :

a. Pengawasan terhadap pemasukan data

b. Pengawasan terhadap pemrosesan data

c. Pengawasan terhadap pengeluaran data

4. Masukan

Masukan (input) merupakan bagian unuk menerima data masukan.

5. Proses

Proses berfungsi sebagai pemrosesan terhadap masukan data sehingga

menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

6. Keluaran

Keluaran (output) adalah sebagai tujuan akhri dari seubah sistem, sebagai

contoh adalah laporan-laporan dan grafik.

7. Umpan balik

Sebagai evaluasi terhadap semua kerja elemen-elemen sistem maka akan

diambil tindakan perbaikan dan pemeliharaan sistem.

Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem5 adalah :

5 Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya (Yogyakarta: Gava Media, 2003) hal. 2. 

TUJUAN

BATASAN

KONTROL

INPUT PROSES OUTPUT

UMPAN BALIK

Gambar 2.1 Elemen-elemen sistem

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Menurut McLeod (1998, h. 15), informasi adalah data yang telah diproses,

atau data yang memiliki arti. Menurut Jogiyanto (2005, h. 8), informasi adalah data

yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya. Sedangkan menurut Davis (1995, h. 28), informasi adalah data

yang telah dioleh menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Dari beberapa definisi diatas tentang informasi dapat disebutkan bahwa data

adalah sumber dari informasi.

2.2.2 Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto (2005, h. 10-11) Kualitas suatu informasi (quality of

information) tergantung dari tiga hal yaitu : informasi yang akurat (accurate), tepat

pada waktu (timeliness), dan relevan (relevance).

Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan,

tidak bias atau menyesatkan. Akurat (accurate) juga berarti informasi harus jelas

dan mencerminkan maksudnya. Tepat Waktu (timelines), berarti informasi yang

datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak

akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan pengambilan

keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi

organisasi. Relevan (relevance) berarti informasi tersebut mempunyai manfaat

bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang

lainnya berbeda.

Data yang ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan

seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan

siklus informasi (information cycle) 6.

Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut.

Data yang diolah dan diproses melalui suatu model menjadi suatu output dan

Gambar 2.2 Siklus informasi

6 John Burch, Gary Grudnitski, Information System Theory and Practice (edisi keempat; New York: John Willey & Sons, 1986), hal. 3., dikutip oleh Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2005) hal. 9. 

output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima

oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan membuat keputusan dan

melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tidakan lain yang akan membuat

sejumlah data kembali. Data itu kemudian ditanggkap dan dianggap sebagai input

kembali, kemudian diproses melalui suatu model dan seterusnya membentuk

siklus informasi.

2.2.3 Nilai informasi

Disamping karakteristik, nilai informasi juga dapat menentukan kualitas dari

suatu informasi. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal

yaitu manfaaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan penerapan sistem didalam organisasi untuk

mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat menajemen. Telah

diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting didalam

pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi

(information system) atau disebut jugan dengan processing systems.

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis

adalah suatu sistem didalam suatu organsasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organsasi dan menyediakan pihak luar tertentu dan laporan-

laporan yang diperlukan.

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan

istilah blok bangunan ( building block), yaitu:

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input

disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang

akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model metematik yang

memanipulasi data input dan data yang tersimpan

di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan

keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,

menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan

keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (brainware),

perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras

komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya

bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,

kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa

hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur

terjadi kesalahan-kesalahan dapat teratasi.

2.3.3 Sistem Informasi Sirkulasi Obat

Sistem ini erat kaitannya dengan sistem persediaan barang atau obat,

karena setiap obat keluar akan mengurangi persediaan obat dan setiap obat

masuk akan menambah persediaan obat. Melalui Sistem Informasi, dapat

diperoleh informasi yang rinci tentang item-item barang yang tersedia, dari mana

suppliernya, berapa banyak yang (expired) kadaluarsa, berapa banyak yang harus

diretur7.

7 Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2002), hal. 170-171 

Daftar Pustaka Winarno. Sigit dan Ismaya . Sujana. Kamus Besar Ekonomi. Bandung :Pustaka

Grafika..

Jugiyanto,H.M. 1990. Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis

Fatta, A.H. 2007 Anaalisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarata : Penerbit Andi Offset.

Kusrini M. Kom dan Koniyo, Andri. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit CV.

Andi Offset .

Sunyoto .Andi.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Micsrosoft SQL Server.

Yogyakarta :Penerbit CV. Andi Offset.