PERANAN ARSIP DALAM MENJAGA KEDAULATAN NEGARA KESATUAAN RI

Menurut (UU No.43 Tahun 2009 BAB I pasal 1) Arsip adalah rekaman

kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima

olehlembaganegara, pemerintahandaerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-

ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang

dimaksud dengan arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara

dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/

atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.

Kearsipan, yang kata dasarnya adalah arsip, merupakan sebuah dokumen

tertulis (surat, akta, dan lain sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan lain

sebagainya) maupun bergambar (foto, film, dan lain sebagainya) dari waktu yang

lampau, kemudian disimpan di media tulis (kertas) maupun elektronik (pita kaset,

pita video, disket computer, dan lain sebagainya) yang biasanya dikeluarkan oleh

instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi (Menurut

Kamus Besar Bahasa Indonesia).

Kearsipan adalah suatu proses untuk memulai penciptaan, penerimaan,

pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, serta penyimpanan menurut

cara dan system tertentu, sehingga saat dibutuhkan dapat dengan cepat

ditemukan.

Arsip dapat diartikan pula sebagai badan yang melakukan segala kegiatan

pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan yang mempunyai arti

penting, baik kedalam maupun keluar yang menyangkut soal-soal kepemerintahan

maupun non-kepemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan system

tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Penyelenggaraan kearsipan dilakukan di tingkat nasional, provinsi,

kabupaten/kota, dan perguruan tinggi dalam suatu system kearsipan nasional (UU

No.43 Tahun 2009 BAB I pasal 2). Pada hakikatnya, kearsipan memegang

peranan penting bagi jalannya sebuah kegiatan pendokumentasian, yaitu sebagai

sumber informasi bagi masyarakat dan sebagai pusat ingatan bagi sebuah

organisasi itu sendiri. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan

perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional.

Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan

bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Secara umum, ada 5 poin kearsipan, yaitu:

1) Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu,

2) Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus,

3) Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun,

4) Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,

dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang,

5) Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secaralangsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

Adapun peran kearsipan secara umum, antara lain:

1) Dapat dijadikan sebagai bukti-bukti apabila terjadi masalah,

2) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis,

3) Dapat dijadikan bahan dokumentasi,

4) Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya,

5) Sebagai alat pengingat,

6) Sebagai sumber informasi,

7) Sebagai alat penyimpanan,

8) Sebagai alat bantu untuk perpustakaan di sebuah organisasi,

9) Merupakan bantuan yang berguna dalam menentukan kebijaksanaan

sebuah organisasi,

10)Penting bagi sebuah kemajuan,

11)Sebuah aktifitas di instansi, lembaga, dan/atau organisasi akan berjalan

dengan lancar, dan

12)Sebagai bahan rujukan.

Di Indonesia padau mumnya,khususnya di Daerah Aceh bahagian

tenggara, yaitu Kutacane, masyarakatnya kurang mengerti bagaimana dan seperti

apa kegunaan sebuah lembaga atau organisasi kearsipan. Sehingga masyarakat

awam pada umumnya tidak berminat dan bahkan tidak mau tahu mengenai hal

tersebut. Padahal, kerasipan eratkaitannya mengenai pendokumentasian.

Pendokumentasian bias berarti mengenai suatu hal yang sudah dibakukan,

(dibukukan), baik mengenai sejarah, bahasa, adat, budaya, maupun suatu hal

yang belum terjamah tapi sudah diketahui keberadaannya. Karena kurangnya

kesadaran masyarakat dan penyuluhan dari pemerintahan setempat mengenai hal

ini, maka sebuah tradisi, adat, bahasa, cerita sejarah, bahkan sesuatu hal yang

diketahui keberadaannya tapi samar-samar dan bahkan tidak terjamah lagi besar

kemungkinan semua itu akan hilang dan/atau diambil (di kleim) oleh orang.

Menurut UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan tersebut tampak jelas

bahwa, kearsipan itu sangat penting, mempunyai jangkauan dan pengertian yang

sangat luas, baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia tentang suatu

hal yang sudah diketahui maupun yang belum diketahuinya, dan sebagai

pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan..

Salah satu arsip daerah kutacane yang belum terdokumentasikan dan

bahkans amar-samar diketahui bentuknya adalahTariGenggong. Penulis

memaparkan hal ini karena banyak hal kecil yang tanpa kita sadari itu merupakan

sebuah khas, sebuah kebanggaan yang kita miliki untuk menambah kekayaan

Negara. Negara Kesatuan Republik Indonesia ini kaya akan berbagai hal,

diantaranya: bahasa, budaya, suku, cerita sejarah, maupun makanan khas.

Sekarang tergantung masyarakat dan pemerintahnya yang menggunakan peranan

tersebut untuk menjaga semua itu demi kedaulatan Negara Kesatuan Republik

Indonesia ini.

Peranan dan keberadaan arsip dalam sebuah instansi di tengah-tengah

masyarakat secara Nasional akan sangat berguna jika semua lapisan masyarakat

mau tahu, sadar, peduli, dan aktif di dalamnya. Sehingga dapat menimbulkan

minat baca, budaya menulis dan rasa ingin tahu tentang daerahnya pada

khususnya, dan Negara RI ini pada umumnya. Secara tidak langsung lembaga

kearsipan membantu masyarakat untuk lebih mencintai Negara Kesatuan RI ini.

Dengan adanya rasa cinta kit aterhadap Negara RI ini maka kita telah membantu

menjaga, melestarikan, mempertahankan dan mencerdaskan kehidupan bangsa.

Suatu Negara (pada umumnya), dan suatu daerah (pada khususnya) itu

maju tergantung pada pemerintahannya. Semua program pemerintahan yang telah

dibuat untuk mengubah suatu Negara/ daerah ini menjadi lebih baik, itu tergantung

pada rakyatnya. Jika rakyat ingin kelancaran dari program pemerintahan itu

sukses, semuanya tergantung pada pemuda/i nya. Pemuda/i akan bersatu, jika

mereka bias mengubah dirinya sendiri menjadi lebih baik. Lebih baik yang penulis

maksud disini yaitu, kita harus mengedepankan daya (otak) sesuai aturan agama

yang dianu tmasing-masing, bukan gaya (otot). Jadi, dalam hal apa pun dan

mengenai apa pun itu, kita saling terhubung, saling berkesinambungan, dans aling

membutuhkan. Jadi, kita jangan berspektif bahwa kearsipan itu tidak penting,

hanya tugas perusahaan, organisasi, kepustakaan, dan lain sebagainya.