penggunaan software sage erp accpac - plj

JURNAL LENTERA AKUNTANSI Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991

70

PENGGUNAAN SOFTWARE SAGE ERP ACCPAC

Oleh :

M. Setiadi Hartoko

Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta

Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450

Telp. 021 – 31904598 Fax. 021 - 31904599

Email : [email protected]

ABSTRAK

Sistem informasi merupakan sistem yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan

operasional perusahaan sehari-hari. Akuntansi memerlukan database yang confidential,

karena seluruh transaksi yang ada rata-rata berkaitan dengan keuangan sebuah perusahaan

atau badan perseorangan. Pengolahan akuntansi secara manual memiliki lebih banyak

resiko dibandingkan dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Dibahas untuk

diketahui mengenai proses, permasalahan dan solusi dapat memberikan masukan sistem

terbaik yang disesuaikan dengan PSAK.

Kata kunci : Sistem Akuntansi, system pencatatan, proses pencatatan.

ABSTRACT

Information system is a system that can assist in the implementation of activities of

daily company operations. Accounting requires a confidential database, because the entire

transaction is no average related to finance a company or individual entity. Accounting

processing manually have more risk than using a computerized system. Addressed to know

about the process, problems and solutions can provide the best input system adapted to

PSAK.

Keywords : Accounting System, Accounting Process, ERP System

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Sehubungan dengan perkembangan

teknologi dan informasi pada era

globalisasi ini, semakin banyak

perusahaan yang berkembang pesat,

terutama dalam hal informasi. Informasi

pada saat ini sudah menjadi komuditas

yang sangat penting dalam

memenangkan persaingan di dalam dunia

bisnis. Sistem informasi merupakan

sistem yang dapat membantu

pelaksanaan kegiatan operasional

perusahaan sehari-hari, karena sebagian

besar kegiatan perusahaan terkait dengan

akuntansi dan antara satu sistem dengan

sistem lainnya saling berhubungan untuk

membantu operasional perusahaan.

Dengan adanya dukungan sistem

informasi yang dirancang dengan baik,

maka informasi yang dihasilkan akan

tepat dan akurat sehingga dapat membuat

perusahaan itu lebih unggul dalam

bersaing dengan perusahaan lain. Sistem

informasi yang dirancang dengan baik

akan menghasilkan keputusan yang tepat

dan membantu perusahaan dalam

mailto:[email protected]


71

pencapaian tujuan yang ditetapkan

sebelumnya. Kemampuan untuk

mengakses dan menyediakan informasi

secara cepat, tepat dan akurat sudah

menjadi suatu kebutuhan mutlak bagi

suatu perusahaan. Oleh karena itu dalam

rangka mencapai tujuan perusahaan,

masing-masing perusahaan dituntut untuk

menerapkan dan mengembangkan sistem

informasi yang sudah terkomputerisasi

dalam segala bidang, tanpa terkecuali

dengan bidang akuntansi. Akuntansi

memerlukan database yang confidential,

karena seluruh transaksi yang ada rata-

rata berkaitan dengan keuangan sebuah

perusahaan atau badan perseorangan.

Pengolahan akuntansi secara manual

memiliki lebih banyak resiko

dibandingkan dengan menggunakan

sistem yang terkomputerisasi. Misal,

dalam hal yang paling sederhana yaitu

penginputan jurnal, seringkali terjadi

penggandaan, atau dua kali input dengan

nomor atau kode voucher yang sama tapi

transaksi yang berbeda. Hal ini dapat

berakibat pada tidak balance-nya buku

besar dan laporan keuangan yang dibuat

nantinya.

Atas dasar contoh diatas, maka

dapat disimpulkan bahwa bidang

akuntansi pun sangat membutuhkan

sistem yang terkomputerisasi. Didukung

dengan pengetahuan IT, maka bidang

akuntansi dan teknologi informasi dapat

menciptakan berbagai macam software

akuntansi salah satunya adalah Sage ERP

Accpac.

Penerimaan piutang usaha, sangat

membutuhkan sistem komputer untuk

mengontrol data penerimaan piutang

usaha sehingga kita dapat mengetahui

seberapa besar pendapatan/penjualan

perusahaan tiap periode tertentu sehingga

piutang dapat ditagih tepat waktu dan

terhindar dari piutang tak tertagih.

Karena ada kemungkinan piutang itu

tidak tertagih maka ini dapat berpengaruh

terhadap pendapatan perusahaan.

Berdasarkan latar belakang di atas,

penulis tertarik untuk mengambil judul

”Penggunaan Software Sage ERP

Accpac Pada PT. Toyota Tsusho

Mechanical & Engineering Service

Indonesia (TTME Indonesia)”.

Identifikasi Masalah

Dalam hal ini penulis menetapkan

pengidentifikasian masalah sebagai

berikut:

1. Bagaimana sistem akuntansi

penjualan kredit pada PT. TTME

Indonesia?

2. Bagaimana Proses pencatatan

piutang Menggunakan Software

Sage ERP Accpac pada PT. TTME

Indonesia?

3. Permasalahan apa saja yang

dihadapi dalam proses pencatatan

piutang dengan Sage ERP Accpac

pada PT. TTME Indonesia serta

solusinya?

Metodologi Penulisan

Dalam pembuatan penulisan ini,

penulis mengumpulkan data-data serta

informasi dengan menggunakan beberapa

metode. Adapun metode penelitian yang

dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Studi Lapangan (Field Research)

Yaitu penelitian dengan cara

observasi langsung ke perusahaan

yang menjadi objek kajian. Teknik

pengumpulan datanya dilakukan

dengan pengamatan secara

sistematik. Dimana data-data

tersebut memiliki kebenaran

sehingga penulis dapat

mempertanggung jawabkan tulisan

ini.

b. Studi Pustaka (Library Research)

Yaitu pengumpulan data-data

dengan cara mempelajari berbagai

bentuk bahan-bahan tertulis seperti

buku-buku penunjang kajian,

catatan-catatan maupun referensi lain

secara tertulis.


72

LANDASAN TEORI

Pengertian Sistem

Menurut Kamus Standar Akuntansi

(2013:543) yang dimaksud dengan sistem

adalah “seperangkat komponen-

komponen atau unsur-unsur yang dijalin

untuk memperoleh atau mencapai sesuatu

atau berbagai tujuan”.

Menurut Mulyadi dalam bukunya

Sistem Akuntansi (2008:5) yang

dimaksud dengan sistem adalah “suatu

jaringan prosedur yang dibuat menurut

pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan”.

Menurut James A. Hall dalam

bukunya Accounting Information System

(2009:6) sistem adalah “sekelompok dari

dua atau lebih komponen atau subsistem

yang saling berhubungan yang berfungsi

dengan tujuan yang sama”.

Pengertian Akuntansi

Menurut Al-Haryono Jusup

(2005:4-5) pengertian akuntansi dapat

dirumuskan dari dua sudut pandang,

yaitu dari sudut pemakaian jasa akuntansi

dan dari sudut pandang proses

kegiatannya:

1. Dari sudut pandang pemakai

“akuntansi adalah suatu disiplin ilmu

yang menyediakan informasi yang

diperlukan untuk melaksanakan

kegiatan secara efisien dan

mengevaluasi kegiatan kegiatan

suatu organisasi”.

2. Dari sudut pandang proses kegiatan

“akuntansi adalah proses pencatatan,

penggolongan, peringkasan,

pelaporan, penganalisisan data

keuangan suatu organisasi”.

Sedangkan menurut American

Institute of Certified Public Accountans

(AICPA), akuntansi adalah

“kegiatan atau proses pencatatan

(record), penggolongan

(Classifying), peringkasan

(Summarizing) transaksi-transaksi

keuangan yang terjadi pada suatu

organisasi dan

melaporkan/menyajikan serta

menafsirkan (Interpret) hasilnya”.

Dari definisi-definisi tersebut maka

penulis dapat menyimpulkan bahwa

akuntansi merupakan pemprosesan data

keuangan perusahaan untuk

menghasilkan informasi yang berguna

sebagai pedoman dalam melaksanakan

kegiatan perusahaan dan untuk

mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang

telah dilaksanakan oleh perusahaan.

Pengertian Piutang

Menurut Adenk Sudarwanto

(2012:217), menyatakan bahwa yang

dimaksud piutang adalah:

“suatu tagihan yang tidak disertai janji

tertulis dan timbul karena adanya

transaksi penjualan barang atau jasa yang

dilakukan secara kredit, serta memiliki

masa atau tanggal jatuh tempo dengan

jumlah tertentu sesuai dengan nilai saat

terjadinya transaksi”.

Menurut Rusdi Akbar (2006:77),

menyatakan bahwa yang dimaksud

dengan piutang adalah:

“piutang meliputi semua hak atau klaim

perusahaan pada organisasi lain untuk

menerima sejumlah kas, barang atau jasa

dimasa yang akan datang sebagai akibat

kebijakan pada masa yang lalu”.

Menurut Dwi Martani, dkk

(2012:193), menyatakan bahwa yang

dimaksud dengan piutang adalah:

“piutang merupakan klaim suatu

perusahaan kepada pihak lain”.

Dari beberapa pengertian piutang diatas,

dapat disimpulkan bahwa pengertian

piutang adalah hak kreditur terhadap

debitur sebagai akibat utang timbul dari

penyerahan barang atau jasa secara

kredit.

Jenis - Jenis Piutang

Dalam kegiatan transaksi, piutang

dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) jenis

yaitu piutang usaha (account receivable),


73

piutang wesel (note receivable), dan

piutang lain – lain (other receivable).

Untuk lebih jelasnya akan di uraikan

sebagai berikut ini:

a. Piutang Usaha (Account Receivable)

Piutang usaha (account receivable)

adalah tagihan perusahaan kepada

pelanggan yang timbul karena adanya

penjualan barang atau jasa secara kredit.

Dalam kegiatan perusahaan normal

piutang dagang akan dapat diterima

pelunasannya dalam jangka waktu

kurang dari satu tahun. Pada saat

timbulnya piutang dagang perusahaan

harus ditentukan jangka waktu

pelunasannya, potongan yang akan

diberikan. Semuanya itu diatur melalui

syarat pembayaran. Syarat pembayaran

yang di maksud adalah seperti 2/4, n/30

atau 2/15, EOM. Jangka waktu piutang

ini biasanya hanya 30 hari sampai 60

hari.

b. Piutang Wesel (Note Receivable)

Piutang wesel (note receivable)

adalah tagihan perusahaan kepada

pelanggan yang timbul karena adanya

penjualan barang atau jasa secara kredit

yang pelunasannya disepakati melalui

perjanjian tertulis. Jangka waktu

pelunasan perjanjian tertulis ini atau

piutang usaha ini biayanya adalah 60

sampai dengan 90 hari.

c. Piutang Lain – lain (Other Receivable)

Piutang lain–lain (other receivable)

adalah tagihan perusahaan yang timbul

karena adanya selain penjualan barang

atau jasa seperti member pinjaman

kepada karyawan, member uang muka,

penjualan kredit aktiva tetap kepada anak

perusahaan dan lain-lain.

Dapat disimpulkan bahwa yang

termasuk tagihan perusahaan adalah:

1. Persekot dalam kontrak pembelian.

2. Klaim terhadap perusahaan

pengangkutan untuk barang-barang

ruksak atau hilang.

3. Klaim terhadap perusahaan asuransi

atau kerugian-kerugian yang di

pertanggungkan.

4. Klaim terhadap pegawai perusahaan.

5. Klaim terhadap restitusi pajak.

6. Tagihan terhadap langganan untuk

pengembalian tempat barang

(misalnya botol, drum, dan lain-lain).

7. Uang muka pada anak perusahaan.

8. Uang muka pada pegawai perusahaan.

9. Piutang dividen.

10. Piutang pesanan pembelian saham,

dan lain-lain.

Akuntansi Piutang Usaha

Transaksi yang mempengaruhi

piutang usaha merupakan bagian dari

siklus pendapatan. Siklus pendapatan

tersebut adalah transaksi penjualan

kredit barang dan jasa kepada pelanggan,

transaksi retur penjualan, transaksi

penerimaan kas dari debitur, dan

transaksi penghapusan piutang.

Transaksi–transaksi tersebut dicatat

kedalam jurnal sebagai berikut.

a. Transaksi penjualan kredit barang atau

jasa kepada pelanggan.

a. Jurnal untuk mencatat transaksi

ini adalah :

b. Transaksi retur penjualan. Jurnal

untuk mencatan transaksi ini

adalah:

c. Transaksi penerimaan kas dari

debitur. Jurnal untuk mencatat

transaksi ini adalah :

d. Transaksi Penghapusan piutang,

Jurnal untuk mencatat transaksi ini

adalah :


74

Sistem Akuntansi Piutang

Sistem akuntansi piutang mewakili

uang yang dimiliki barang atau jasa yang

telah dijual yang dimasukan dalam

rekening. Karena kebanyakan bisnis

dilakukan secara kredit, piutang usaha

sering kali mewakili sejumlah besar

modal kerja organisasi, yang sangat

penting pada proses bisnis pengelolaan

pesanan pelanggan.

Prosedur Akuntansi Piutang

Menurut Mulyadi dalam bukunya

yang berjudul Sistem Akuntansi (2008:5)

yang dimaksud dengan prosedur adalah:

“suatu urutan kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa

orang dalam suatu departemen atau

lebih, yang dibuat untuk menjamin

penanganan secara seragam

transaksi perusahaan yang terjadi

berulang-ulang”.

Dengan kata lain, prosedur adalah

suatu tatacara yang kontinyu, atau

berkelanjutan dari satu departemen ke

departemen lainnya. Namun sebuah

prosedur tidak akan berjalan dengan baik

tanpa adanya Standar Operating

Procedure (SOP). Dalam kegiatan

akuntansi, SOP memegang peranan

penting dikarenakan adanya keterkaitan

antar departemen. Tidak adanya SOP

akan membuat ketidakjelasan dalam hal

tugas dan tanggung jawab staff akunting.

Prosedur pencatatan piutang pun

memiliki aturan atau tahapan yang harus

dilakukan tanpa adanya kesalahan

ataupun kelalaian. Prosedur pencatatan

piutang secara garis besar adalah

rangkaian kegiatan sejak diakuinya

piutang sampai diakuinya telah terjadi

penerimaan atas piutang tersebut. Dalam

pelaksanaannya, ada beberapa fungsi

yang terkait dalam kegiatan ini. Fungsi

yang terkait dalam sistem akuntansi

penjualan kredit menurut Mulyadi

(2008:211) adalah:

1. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan bertanggung

jawab untuk menerima surat order

dari pembeli, mengedit order dari

pelanggan untuk menambahkan

informasi yang belum ada pada

surat order tersebut (seperti

spesifikasi barang dan rute

pengiriman), meminta otorisasi

kredit, menentukan tanggal

pengiriman dan dari gudang mana

barang akan dikirim, dan mengisi

surat order penjualan. Fungsi ini

juga bertanggung jawab untuk

membuat “back order” pada saat

diketahui tidak tersedianya

persediaan untuk memenuhi order

dari pelanggan.

2. Fungsi Kredit

Fungsi kredit berada di bawah

fungsi keuangan yang dalam

transaksi penjualan kredit,

bertanggung jawab untuk meneliti

status kredit pelanggan dan

memberikan otorisasi pemberian

kredit kepada pelanggan.

3. Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit,

fungsi gudang bertanggung jawab

untuk menyimpan barang dan

menyiapkan barang yang dipesan

oleh pelanggan, serta menyerahkan

barang ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman


fungsi pengiriman bertanggung

jawab untuk menyerahkan barang

atas dasar surat order pengiriman

yang diterimanya dari fungsi

penjualan.

5. Fungsi Penagihan


fungsi penagihan bertanggung


75

jawab untuk membuat dan

mengirimkan faktur penjualan

kepada pelanggan, serta

menyediakan copy faktur pajak

bagi kepentingan pencatatan

transaksi penjualan oleh fungsi

akuntansi.

6. Fungsi Akuntansi


fungsi akuntansi bertanggung

jawab untuk mencatat piutang yang

timbul dari transaksi penjualan

kredit dan membuat serta

mengirimkan pernyataan piutang

kepada para debitur, serta membuat

laporan penjualan. Di samping itu,

fungsi ini juga bertanggung jawab

untuk mencatat harga pokok

persediaan yang dijual kedalam

kartu persediaan.

Informasi yang Diperlukan Oleh

Manajemen

Menurut Mulyadi (2008:213)

informasi yang umumnya diperlukan

oleh manajemen dari kegiatan penjualan

secara kredit adalah:

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut

jenis produk dan kelompok selama

jangka waktu tertentu.

2. Jumlah piutang kepada setiap debitur

dari transaksi penjualan kredit .

3. Jumlah harga pokok produk yang

dijual selama jangka waktu tertentu.

4. Nama dan alamat pembeli.

5. Kuantitas produk yang dijual.

6. Nama wiraniaga yang melakukan

penjualan.

7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

Dokumen Yang Digunakan

Setiap transaksi yang dilakukan

harus disertai dengan bukti pendukung

untuk melengkapi keabsahan utang.

Dokumen yang digunakan adalah:

1. Surat order pengiriman dan

tembusannya.

2. Faktur dan tembusannya.

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.

4. Bukti memorial.

Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan

untuk mencatat transaksi yang

menyangkut piutang adalah:

1. Jurnal Penjualan

Dalam prosedur pencatatan piutang,

catatan ini di gunakan untuk mencatat

timbulnya piutang dari transaksi

penjualan kredit.

2. Jurnal Retur Penjualan


catatan akuntansi ini digunakan untuk

mencatat berkurangnya piutang dari

transaksi retur penjualan.

3. Jurnal Umum




transaksi penghapusan piutang yang

tidak lagi dapat ditagih.

4. Jurnal Penerimaan Kas




transaksi penerimaan kas dari debitur.

5. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini digunakan untuk

mencatat mutasi dan saldo piutang

kepada setiap debitur.

Flowchart

Flowchart adalah representasi

grafikal dan sebuah sistem yang

menjelaskan relasi fisik diantara entitas-

entitas kuncinya. Flowchart dapat

digunakan untuk menyajikan kegiatan

manual, kegiatan pemprosesan komputer

atau keduanya.

Sebuah flowchart dokumen

digunakan untuk menggambarkan

elemen-elemen dari sebuah sistem

manual, termasuk recor-record akuntansi

(dokumen, jurnal, buku besar dan file),

departemen organisasi yang terlibat

dalam proses dan kegiatan-kegiatan (baik

klerikal maupun fiscal yang dilakukan

dalam departemen tersebut).


76

Simbol Pembuatan Bagan Alir

Dokumen (Flowchart)

Tabel 2.1 Tabel Simbol Flowchart

PEMBAHASAN

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Pada PT. TTME Indonesia

Berdasarkan praktek kerja lapangan

pada PT. TTME Indonesia yang

merupakan perusahaan yang bergerak di

tiga jenis usaha yaitu perdagangan, jasa


77

dan manufaktur, dengan tiga divisi

utama, antara lain Divisi Machinery,

Divisi Engineering dan Divisi Plant

Maintenance Service, sistem akuntansi

penjualan kredit yang digunakan pada

PT. TTME Indonesia yaitu dengan

menggunakan sebuah program akuntansi

yang bernama Sage ERP Accpac.

Program akuntansi ini digunakan sejak

bulan april 2013. Sistem akuntansi ini

sangat pembantu PIC dalam proses

akuntansi mulai dari awal sampai akhir.

Prosedur Penjualan Kredit

Prosedur penjualan kredit barang

dalam transaksi dari tahap prosedur awal

sampai akhir sesuai dengan sistem yang

dipakai oleh PT. TTME Indonesia adalah

seperti gambar flowchart dibawah:

FLOW CHART PROSEDUR PENJUALAN PT. TTME INDONESIA

BAG. PESANAN BAG. KREDIT BAG. FAKTUR BAG. GUDANG

Mulai

Buat

Sales

Order

3

2

Sales Order 1

3

2

Sales Order 1

Periksa

Kredit

BERDASARKAN

PESANAN

PELANGGAN

3

2

Sales Order 1

3

2

Sales Order 1

1

2

Sales Order 1

Buat

Invoice

1

2

Sales Order 1

2

Invoice 1

2

2

Sales Order 2

Menyiap

kan

Barang

Sales Order 2

Kartu

Gudang4

3

5

Mencatat

Tanggal

Pengiriman

Invoice 2

Invoice 2

6

File

Gambar 4.1 Flow Chart Prosedur Penjualan PT. TTME Indonesia

BAG. PENGIRIMAN BAG. AKUNTANSI

4

Sales Order 2

3

Sales Order 1

2

Invoice 1

Menempel

Surat Order

pengiriman

Pada

Pembungkus

Barang

2

Sales Order 1

2

Invoice 1

Dikirim ke Pelanggan

Invoice 2

File5

6

Membuat

Pencatatan

Buku Harian

Penjualan

Invoice 2

File

Selesai

Jurnal

Penjualan

FLOWCHART PROSEDUR PENJUALAN PT. TTME INDONESIA - 2

Gambar 4.2 Flow Chart Prosedur Penjualan PT. TTME Indonesia


78

Untuk narasinya adalah sebagai berikut:

a. Bagian sales/pesanan menerima

order pelanggan secara tertulis atau

secara lisan. Lalu bagian pesanan

membuat sales order sebanyak tiga

rangkap.

b. Setelah itu bagian pesanan mengirim

sales order kepada bagian kredit.

Bagian kredit akan melihat saldo

kredit dan batas kredit yang tercatat

dalam kartu-kartu piutang untuk

mengetahui apakah pelanggan masih

layak untuk diberikan kredit atau

permohonan ditolak.

c. Setelah sales order disetujui oleh

bagian kredit, maka sales order

dikembalikan lagi kepada bagian

pesanan. Sales order rangkap tiga

akan diarsipkan dibagian pesanan,

dan sisanya dikirim ke bagian faktur

untuk dibuatkan invoice sebanyak 2

rangkap.

d. Sales order rangkap dua akan dikirm

ke bagian gudang. Bagian gudang

akan menyiapkan barang yang akan

dipesan oleh pelanggan. Lalu sales

order rangkap satu dan invoice

rangkap satu dan dua akan dikirim

kebagian pengiriman.

e. Pada bagian pengiriman akan

memeriksa barang yang diterima dari

gudang apakah sudah sesuai dengan

permintaan pelanggan atau belum.

Setelah itu barang akan dikirim ke

pelanggan beserta invoice dan sales

order. Sales order rangkap dua di

arsipkan dibagian pengiriman.

f. Invoice rangkap dua akan dikirimkan

kembali ke bagian pesanan untuk

mencatat tanggal pengiriman. Lalu

invoice itu dikirim ke bagian

akuntansi untuk membuat pencatatan

buku harian penjualan di software

Sage ERP Accpac.

Bagian-Bagian Yang Terkait

1. Bagian Pesanan.

Dalam pelaksanannya, pesanan

sehubungan dengan penjualan

dilakukan sebagai berikut :

a. Pihak pelanggan langsung

mengirimkan pesanan-pesanan

pembelian. Dari pesanan-pesanan

tersebut, pihak penjual akan

mencatatnya sebagai pesanan-

pesanan penjualan.

b. Pihak pelanggan mendatangi pihak

penjual atau dapat juga dilakukan

melalui hubungan telepon. Bila

menggunakan fasilitas telepon, maka

pihak penjual akan menggunakan

formulir pesanan khusus untuk

mencatat informasi. Formulir

pesanan ini diisi ragkap

dua,selembar diantaranya dikirim

kepada pihak pelanggan untuk

melaksanakan konfirmasi atau minta

penegasan terhadap pesanan

tersebut.

c. Pihak penjual yang mendatangi

pelanggannya, dan bila terjadi

kesepakatan, maka tiap pesanan akan

dicatat dalam bentuk formulir

pesanan dalam beberapa lembar

yang akan ditandatangani oleh

pelanggan sebagai bukti telah

melakukan pesanan pembelian

barang. Setelah bagian pesanan

menerima pesanan, maka untuk

setiap penjual kredit harus mendapat

persetujuan dari bagian kredit,

kemudian bagian kredit akan

memeriksa pesanan tersebut, apakah

pesanan tersebut diterima atau

ditolak, tetapi bisa juga terjadi

pesanan hanya diterima untuk

sebagian atau jumlah tertentu.

Pesanan yang disetujui bagian kredit

kemudian dikembalikan kebagian

pesanan. Kemudian bagian pesanan

membuat surat perintah pengiriman

sebanyak tiga lembar yaitu yang

pertama untuk tinggal di bagian

pesanan, yang kedua diberikan ke

bagian gudang sedangkan lembar

ketiga diserahkan ke bagian

pengiriman. Jika hanya sebagian dari

pesanan yang dikirimkan disebabkan

terbatasnya jumlah persediaan dari

perusahaan maka sisa dari pesanan


79

yang belum dikirimkan akan

dimasukkan pada “sisa pesanan

penjualan yang harus dipenuhi”. Jika

terdapat pesanan yang di tolak maka

penolakan tersebut harus

disampaikan kepada pelanggan

beserta dengan alasan penolakan

tersebut.

2. Bagian Kredit.

Dengan melihat saldo kredit dan batas

kredit yang tercatat dalam kartu-kartu

piutang maka dapat diketahui apakah

pelanggan masih layak untuk diberikan

kredit atau permohonan ditolak.

Apabila pesanan pembelian serta kredit

disetujui maka dapat dilakukan langkah

sebagai berikut :

a. Bila persediaan di gudang cukup

untuk memenuhi pesanan maka

pesanan yang telah disetujui

dikirimkan ke bagian faktur, bagian

ini akan membuat faktur terlebih

dahulu sebelum barang dikirimkan.

b. Bila persediaan di gudang belum

diketahui secara pasti maka pesanan

yang telah disetujui akan dikirimkan

ke bagian pengiriman, dan bagian

pengiriman akan membuat laporan

tentang pengiriman barang yang

telah dilakukan ke bagian faktur agar

dibuat faktur penjualannya.

3. Bagian Gudang.

Setelah menerima Surat Perintah

Pengiriman dari bagian pesanan maka

bagian gudang akan memeriksa stok

yang ada di gudang, bila jumlahya

mencukupi maka bagian gudang akan

memberitahukannya ke bagian pesanan

sehingga bagian pesanan akan

memasukkan dalam “sisa penjualan

yang harus dipenuhi”.

4. Bagian Faktur.

Ada beberapa cara yang dapat

dipergunakan dan umumnya tergantung

pada situasi perusahaan itu sendiri,

antara lain :

a. Jika pesanan diterima, maka faktur

penjualan, nota pengiriman barang

dan dokumen pengiriman barang

dapat dilakukan secara serentak.

Nota pengiriman serta dokumen

pengiriman dikirimkan kebagian

pengiriman dan faktur penjualan

ditahan sampai barang-barang

selesai dikirimkan ke pelanggan dan

selembar lagi ke bagian piutang

untuk dicatat dalam kartu piutang

yang bersangkutan.

b. Bagian faktur berdasarkan surat

perintah pengiriman dan surat tanda

muat, membuat faktur dalam

rangkap tiga.Lembaran asli beserta

surat tanda muat dikirimkan kepada

pelanggan,lembaran kedua ke bagian

pesanan dan lembaran ketiga sebagai

pertinggal.

5. Bagian Pengiriman.

Bagian ini harus mendapat autorisasi

terlebih dahulu, bisa dalam bentuk

pesanan penjualan yang telah disetujui

atau bisa juga melalui tembusan dari

faktur penjualan. Bagian pengiriman

mengecek barang yang diterima gudang

apakah sesuai dengan surat perintah.

Bagian pengiriman membuat laporan

rangkap tiga, yaitu berdasarkan pesanan

penjualan dari faktur penjualan. Lembar

pertama untuk bagian faktur, lembar

kedua digunakan sebagai slip

pengepakan dan lembar ketiga untuk

bagian pengiriman.

6. Bagian Akuntansi.

Bagian akuntansi menerima faktur

penjualan dari bagian pesanan.

Berdasarkan faktur penjualan ini,

bagian akuntansi mengadakan

pencatatan ke buku harian penjualan,

buku besar piutang usaha dan buku

tambahan piutang usaha. Bila piutang

usaha tersebut telah jatuh tempo, maka

faktur penjualan asli tersebut akan

dijadikan sebagai bukti penagihan

piutang kepada para pelanggan.

Proses Pencatatan Piutang Dengan

Menggunakan Software Sage ERP

Accpac Pada PT. TTME Indonesia


80

Dalam siklus akuntansi piutang,

terdapat tiga pencatatan penting yang

berkaitan dengan transaksi piutang yaitu

pencatatan pengakuan piutang usaha,

pencatatan retur penjualan dan pencatatan

pada saat pelunasan piutang. Berikut

adalah proses pencatatan piutang dengan

menggunakan Software Sage ERP Accpac:

Pencatatan Pengakuan Piutang

1. Pertama klik icon Sage ERP Accpac,

lalu kita Login pada Sage ERP Accpac,

ketika kita ingin login pada aplikasi ini,

kita wajib memasukan User ID dan

Password. Misalnya jika menggunakan

User ID dan password menggunakan

nama member akuntansi seperti User

ID “DIDIT” dan Password “DIDIT”

seperti terlihat pada Gambar 4.3.

Gambar 4.3. Tampilan Login Sage ERP Accpac

2. Setelah Login maka akan tampil Menu

Utama dalam aplikasi Sage ERP

Accpac yang terdiri dari Account

Payable, Account Receivable, Asset

Management, Cashbook, General

Ledger dan Project and Job Costing

seperti terlihat pada gambar 4.4.

Gambar 4.4.Tampilan Menu Utama Sage ERP Accpac

3. Setelah muncul tampilan di atas, maka

klik Invoice Batch List. Untuk

membuat batch list baru, klik New

seperti terlihat pada Gambar 4.5

Gambar 4.5. Tampilan Untuk Membuat Batch List Baru

4. Maka akan tampil lembar kerja kosong

untuk memulai pencatatan AR. Box

paling atas berisi transaksi di bulan apa

beserta nama PIC, misalnya:

“Transaction May 2014 – Didit”.

Kemudian isi deskripsi transaksi

berdasarkan keterangan invoice,

misalnya “Sample Panel 660 Servo,

qty: 10 pcs”. Masukan nama customer,

tanggal transaksi, nomor invoice, nomor

purchase order dan check list bok Job

Code Related (agar transaksi terdeteksi

sesuai Job Number yang digunakan).

Setelah mengisi informasi yang awal,

klik Contract dan masukan Job

Number yang digunakan, misalnya

“435-DT-167-14”. Project diisi dengan

“DT”, Category diisi dengan “01”

(material), Amount berisi nominal

piutang tersebut. Kolom Optional Field

berisi kode Divisi 100 (Machinery), 200

(Engineering), 300 (PMS), No

Purchase Order dan Faktur Pajak

seperti yang terlihat pada gambar 4.6

dan gambar 4.7

Gambar 4.6. Tampilan Lembar Kerja Pencatatan A/R


81

Gambar 4.7. Tampilan Pengisian Optional Fields

Setelah lembar kerja pada dokumen

selesai, maka beralih pada lembar kerja

Taxes seperti terlihat pada gambar 4.8. Di

lembar kerja ini kita hanya memilih untuk

pajak apa saja yang kita butuhkan, seperti

Value Added Tax Out (VAT Out), Prepaid

Tax 23, VAT Import, karena sudah terisi

secara otomatis sesuai dengan DPP sebesar

amount yang ada pada lembar dokumen.

Untuk transaksi khusus nominal tersebut

dapat diisi secara manual sesuai dengan

nominal yang diperlukan.

Gambar 4.8. Tampilan Lembar Kerja Taxes

5. Jika pajak sudah terisi maka selanjutnya

beralih ke lembar Total dimana pada

lembar ini berisi total dari DPP dan

pajak yang akan menjadi total piutang.

Setelah total piutang sesuai dengan total

invoice yang diterima, maka kembali

kelembar Document dan klik Add. Jika

semua transaksi sudah selesai, tutup

lembar kerja dan klik Post untuk

memposting transaksi ke General

Ledger seperti terlihat pada gambar 4.9

dan gambar 4.10.

Gambar 4.9. Tampilan Lembar Kerja Total

Gambar 4.10. Tampilan Memposting Transaksi

6. Dengan terpostingnya batch tersebut

maka proses pencatatan AR telah

selesai dan akan terbentuk jurnal

sebagai berikut:

Proses Transaksi Retur Penjualan

Pada dasarnya proses transaksi retur

penjualan menggunakan Sage ERP Accpac

itu prosesnya hampir sama seperti pada

proses pencatatan transaksi penjualan

barang atau jasa, dan yang

membedakannya hanya pada saat

pemilihan Document Type, yaitu dengan

memilih Credit Note seperti pada gambar

4.11. dan pemilihan no invoice dengan

mengklik Apply-To Document dan akan

muncul no invoice yang akan diretur

seperti pada gambar 4.12


82

Gambar 4.11. Tampilan Proses Transaksi Retur

Penjualan

Gambar 4.12. Tampilan No Invoice Yang Akan Direktur

Untuk tahapan selanjutnya, proses

retur penjualan sama dengan proses

pencatatan penjualan barang atau jasa,

yaitu mengisi lembar kerja retur penjualan

sama seperti proses pencatatan piutang

seperti pada gambar 4.13.

Gambar 4.13. Tampilan Transaksi Retur Penjualan

Jurnal yang terbentuk adalah sebagai

berikut:

Proses Pencatatan Penerimaan Piutang

Berikut ini adalah proses pencatatan

penerimaan piutang mengunakan Sage

ERP Accpac:

1. Pada tampilan menu utama Sage ERP

Accpac, kita pilih Cashbook lalu klik

C/B Transactions seperti pada gambar

4.14.

Gambar 4.14. Tampilan Lembar Kerja Cashbook

2. Setelah muncul tampilan diatas, maka

klik Batch List. Untuk membuat

transaksi penerimaan piutang baru

maka kita klik New untuk membuat

Batch List baru seperti pada gambar

4.15.

Gambar 4.15. Tampilan Untuk Membuat Batch List Baru

3. Setelah itu maka akan tampil lembar

kerja kosong untuk memulai pencatatan

penerimaan piutang seperti pada

gambar 4.14. Biasanya customer PT.

TTME Indonesia melakukan

pembayaran melalui transfer pada Bank

yang telah disediakan oleh PT. TTME

Indonesia, yaitu Bank BTMU (Bank of

Tokyo Mitsubishi) dan Bank

Sumitomo. PT. TTME Indonesia

memiliki beberapa kode bank untuk

melakukan penomoran awal pada kode

bank. Jenis kode bank itu adalah:


83

JENIS BANK KODE

BANK

Sumitomo IDR 1

Sumitomo JPY 2

Sumitomo USD 3

BTMU IDR 4

BTMU JPY 5

BTMU USD 6

Tabel 4.1 Keterangan Kode Bank

Klik tanda panah disamping kiri

jenis bank untuk mengisi deskripsi

transaksi dibulan apa, kode bank dan nama

PICnya, misalnya: “1090 May 2014 –

Didit”, lalu pilih jenis bank yang

dibutuhkan seperti pada gambar 4.16.

Gambar 4.16. Tampilan Lembar kerja Cashbook

Gambar 4.17. Tampilan Pengisian Deskripsi Cashbook

4. Kemudian isi transaksi berdasarkan

bukti Bank Transfer, yaitu masukan

nama customer, tanggal transaksi, dan

no Ref/Cheque. Setelah itu pilih jenis

AR maka secara otomatis akan muncul

COA Temporary Account Cash &

Bank, lalu klik Allocate untuk

memunculkan daftar piutang customer

seperti pada gambar 4.18 dan gambar

4.19.

Gambar 4.18. Tampilan Pengisian Transaksi Cashbook

Gambar 4.19. Tampilan Daftar Piutang Customer

5. Setelah muncul tampilan diatas maka

pilih no invoice yang akan dibayarkan

oleh customer, dengan cara klik kata

No menjadi kata Yes seperti gambar

4.20. Setelah itu klik Add dan Close

untuk kembali ketampilan semula.

Gambar 4.20. Tampilan Untuk Memilih No Invoice

Yang Akan Dibayarkan Oleh Customer

6. Bila ada tambahan transaksi, seperti

Pajak, Bank Charge maka tambahkan

dengan cara insert di bawah total

piutang, setelah itu klik Save dan


84

selesai lah proses pencatatan

penerimaan piutang.

Gambar 4.21. Tampilan Penambahan Transaksi Piutang

Jurnal yang terbentuk dari proses

penerimaan piutang adalah:

Permasalahan Dan Solusi Yang

Dihadapi Dalam Proses Pencatatan

Penjualan Kredit Menggunakan

Aplikasi Sage ERP Accpac Pada PT.

TTME Indonesia.

Secara umum proses pencatatan

piutang usaha dengan menggunakan

aplikasi Sage ERP Accpac pada PT.

TTME Indonesia itu baik, namun ada

beberapa permasalahan dan solusinya yang

dihadapi dalam proses pencatatan piutang,

diantaranya adalah:

Permasalahan yang dihadapi:

1. Pada Aplikasi Sage ERP Accpac,

pencatatan transaksi Account

Receivable (AR) dan Other

Receivable (OR) pencatatannya

melalui modul yang sama, sehingga

sering terjadi kelalaian mengenai

Account Set AR (TIDR) dan OR

(ORIDR) yang akan menimbulkan

selisih pada saat peng-offset-an.

2. Terbatasnya space atau ruang untuk

pengisian no invoice, sehingga apabila

no invoicenya itu panjang, maka pada

saat penginputan no invoice itu tidak

bisa secara utuh dituliskan.

3. Terbatasnya space atau ruang untuk

pengisian deskripsi barang yang akan

dijual, sehingga apabila kalimat

barang yang dijual itu panjang, maka

tidak semua deskripsi penjualan itu

ditulis. Solusi dari permasalahn yang

dihadapi:

1. Melakukan pembicaraan kepada pihak

provider untuk mendiskusikan apakah

mungkin jika dilakukan

pengembangan dalam hal pemisahaan

antara transaksi Account Receivable

dan Other Receivable.



mungkin bisa ditambahi space untuk

pengisian no invoice.



mungkin bisa ditambahi space untuk

pengisian deskripsi transaksi.

PENUTUP

Kesimpulan

Kesimpulan dari penulisan ini adalah

sebagai berikut:

1. Secara umum sistem akuntansi piutang

yang diterapkan oleh PT. TTME

Indonesia telah berjalan dengan baik,

namun ada beberapa fungsi rangkap

antara Fungsi Pengiriman dan Fungsi

Penjualan.

2. Pencatatan piutang menggunakan

aplikasi ini sangat membantu PIC

dalam melakukan pencatatan dan

pengecekan piutang usaha, sehingga

jarang ditemukan penerimaan piutang

yang melewati jatuh tempo karena

adanya update account receivable

dalam aplikasi sama dengan data

manual yang ada.

3. Proses pencatatan piutang dengan

menggunakan software sage ERP

Accpac secara umum sudah berjalan

dengan baik, namun ada beberapa

permasalahan yang timbul dalam proses


85

pencatatan, seperti sering tertukarnya

transaksi Other Receivable (OR)

dengan Account Receivable (AR),

kurangnya space atau ruang untuk

mengisi no invoice dan pengisian

deskripsi barang yang akan dijual.

Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas,

maka saran yang penulis dapat sampaikan

adalah:

1. Sistem akuntansi piutang pada PT.

TTME Indonesia sudah berjalan

dengan baik, namun sebaiknya

dilakukan pemisahan antara Fungsi

Pengiriman dan Fungsi Penjualan.



mungkin jika dilakukan

pengembangan dalam hal pemisahaan

antara transaksi Account Receivable

dan Other Receivable dan

menambahkan karakter pada kolom

invoice dan pengisian deskripsi

transaksi.

3. Sebaiknya diadakan pemeriksaan

secara berkala baik pemeriksaan fisik

server Sage ERP Accpac ataupun

pemeriksaan teknis lainnya guna

mendeteksi adanya kendala-kendala di

kemudian hari. Komunikasi yang baik

dengan pihak provider akan sangat

membantu dalam proses

pengembangan software tersebut.

4. Bagian divisi harus teliti dan cermat

ketika hedak melakukan Sales

Voucher agar tidak adanya adjustment

atas pembatalan transaksi.

Untuk menghindari hal-hal seperti

kehilangan data, maka sebaiknya

perusahaan secara berkala melakukan

back-up data.

DAFTAR PUSTAKA

Ardiyos, Kamus Standar Akuntansi,

Jakarta, Citra Harta Prima, 2013.

Hamizar dan Muhammad Nuh,

Intermediate Accounting, Jakarta,

CV Fajar, 2008.

Hall, James A., Accounting Information

Systems, Edisi 4, Salemba Empat,

Jakarta, 2009.

Jusup, Al. Haryono, Dasar-dasar

Akuntansi, Jilid 2 Edisi 6, STIE

YKPN, Yogyakarta, 2005.

Martini, Dwi dkk, Akuntansi Keuangan

Menengah Berbasis PSAK, Jakarta,

Salemba Empat, 2012.

Mulyadi, Sistem Akuntansi, Jakarta,

Salemba Empat, 2008.

Nuh, Muhammad, Accounting Principle,

Jakarta, Lentera Ilmu Cendekia,

2011.

Rama V, Dasaratha dan Frederick L.

Jones, Sistem Informasi Akuntansi,

Jakarta, Salemba Empat, 2008.

Sarosa, Samiaji, Sistem Informasi

Akuntansi, Jakarta, Grasindo, 2007.

Sudarwanto, Adenk, Akuntansi Koperasi,

Semarang, Graha Ilmu, 2012.

Tim Accpac, Panduan Penggunaan Sage

ERP Accpac, PT. Microtek Informa

Solusindo, 2011.

penggunaan software sage erp accpac - plj

Documents