Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Tahun 2018

KEMENTERIAN PERTANIAN

JL. Timor Raya KM 39 Fatuleu, Kupang, NTT. 85001 WEBSITE: www.smkppnkupang.sch.id. EMAIL:spp_kupang@yahoo.co.id

1. Gambaran Umum Pengelolaan dan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di SMK-PP Negeri Kupang, Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian

a. Kebijakan Sejak diluncurkan Undang-Undang No.14 tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik , informasi menjadi satu hal wajib yang harus disediakan oleh seluruh badan publik di Indonesia. UU ini menjamin warga negaranya memperoleh informasi dan juga merupakan jawaban dari kebutuhan masyarakat akan informasi. Informasi bukan lagi menjadi satu hal yang rahasia atau ditutupi tetapi menjadi hal yang wajib dibuka karena menutupi suatu informasi berarti menyalahi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Setiap badan publik wajib menyediakan informasi yang diumumkan secara berkala, informasi yang diumumkan secara serta merta, informasi yang tersedia setiap saat serta informasi yang diminta masyarakat tetapi diluar informasi yang dikecualikan.

Dengan amanat Undang –undang tersebut, Badan Publik harus menyiapkan secara matang mengenai informasi apa saja yang masuk kedalam informasi dikecualikan sehingga tidak menimbulkan kesalahan dalam praktek penyelenggaran PPID. Keterlibatan dari semua pihak dalam badan publik tersebut sangat penting karena PPID merupakan kewajiban dari instasi bukan hanya tanggung jawab dari satu orang yang telah ditunjuk sebagai PPID.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, setiap Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan atau menerbitkan Informasi Publik, selain Informasi Publik yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan (pasal 17). Dalam Undang-Undang tersebut Kementerian Pertanian telah mengeluarkan beberapa Peraturan Menteri Pertanian yaitu : (1) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 32/Permentan/OT.140/5/2011 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Kementerian Pertanian; (2) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 41 / permentan / OT.140 /6 /2012 tentang Pedoman Uji Konsekuensi Informasi Publik di lingkungan Kementerian Pertanian; (3) Keputusan Menteri Pertanian Nomor 105 /kpts/HK.060/1/2013 tentang Informasi Publik yang dikecualikan di lingkungan Kementerian Pertanian.

Berbagai peraturan tersebut dimaksudkan sebagai dasar bagi pengguna dalam memperoleh dan menggunakan informasi publik, dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan Kementerian Pertanian dalam penyelenggaraan, pengelolaan dan pelayanan informasi publik. b.Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik

Sarana pelayanan informasi publik di lingkungan SMK-PP Negeri Kupang menggunakan 2 cara yaitu:

a) secara online melalui smkppnkupang.sch.id atau sppn_kupang@yahoo.com/perpustakaansppnkupang@yahoo.c o.id dan

b) secara langsung datang ke Kantor SMK-PP Negeri Kupang bagian humas untuk meminta informasi.

Prasarana pelayanan informasi publik di SMK-PP Negeri Kupang masih sangat minim karena keterbatasan ruangan untuk dijadikan ruang pelayanan informasi. Pelayanan informasi publik masih dilakukan di ruangan humas.

Masyarakat atau publik dapat berinteraksi dan berhubungan dengan PPID SMK-PP Negeri Kupang melalui 2 cara yaitu dengan mengakses portal yang berada di website www. smkppnkupang.sch.id atau dengan mengunjungi kantor kami yang beralamat di Jalan Timor Raya KM 39 Fatuleu,Kupang, NTT, 85001.Telepon 08113863004, 08113863003.

Kotak saran

Desk Informasi

Papan informasi

c. Sumber Daya Manusia

Penyediaan dan pelayanan informasi publik di SMK-PP Negeri Kupang

melibatkan seluruh sumberdaya manusia di bawah wakil kepala sekolah

bidang Hubungan masyarakat (Humas) yang berjumlah 4 (empat) orang

yang secara bergantian dapat menjadi petugas layanan di desk counter

sesuai dengan motto dan waktu layanan yang telah ditetapkan. Hal ini

telah di tetapkan melalui Keputusan Kepala Sekolah

No.01/Kpts/OT.050/I.23/2017 yang mempunyai tugas antara lain :

1) menyiapkan bahan penyediaan pelayaan informasi

publik secara cepat, tepat dan sederhana SMK-PP

Negeri Kupang;

2) menyimpan dan mendokumentasikan, mengamankan

bahan informasi secara tepat SMK-PP Negeri Kupang;

3) menyiapkan bahan saran/tanggapan atas permohonan,

keberatan dan/atau sengketa pelayanan informasi

publik;

4) menyiapkan bahan klasifikasi informasi;

5) menyusun laporan secara berkala

d. Anggaran

Dukungan Anggaran kegiatan untuk pelakanaan keterbukaan

informasi publik lingkup SMK-PP Negeri Kupang tahun 2017 sudah

dialokasikan untuk kegiatan PPID, yaitu untuk kegiatan public hearing

dengan anggaran sejumlah Rp. 6.650.000,-.

2. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

a.Pengumpulan dan Pengelolaan Dokumen

PPID SMK-PP Negeri Kupang memberikan pelayanan informasi pada

jam kerja Senin s/d Jumat dengan waktu sbb:

Hari : Senin s/d Kamis

Jam : 09.00 s/d 14.30 WIB

Istirahat : 11.00 s/d 13.00 WIB

Hari : Jum’at

Jam : 09.00 s/d 15.00 WIB

Istirahat : 11.00 s/d 14.00 WIB

Pengelolaan informasi publik di SMK-PP Negeri Kupang secara

umum belum terpusat di bagian PPID , sehingga informasi publik masih

tersebar pada masing-masing masing-masing wakil kepala sekolah

maupun berbagai instalasi/lab yang masih dalam bentuk hard copy dan

soft copy. Informasi yang tersedia setiap saat dapat di berikan kepada

pemohon informasi publik secara perorangan maupun

organisasi/lembaga/badan publik yang datang secara langsung (face to

face) ke desk counter PPID dengan memberi penjelasan seputar program

dan kinerja SMK-PP Negeri Kupang.

Pengelolaan dokumen dilakukan dengan cara menyimpan hard

copy dokumen di lemari kaca ruang Wakil kepala Sekolah bidang Humas

dengan kapasitas lemari dan ruangan yang terbatas, maka dokumen

informasi publik juga tersedia dengan jumlah yang terbatas pula, baik dari

segi jenis dokumen maupun jumlah dokumen, sehingga bila pemohon

memerlukan informasi lebih dari 1, maka pemohon diperbolehkan untuk

memperbanyak informasi dengan biaya sendiri. Pemohon juga dapat

memperoleh soft copy bila informasi yang dibutuhkan tersedia dalam

bentuk soft copy. Selain dengan bertemu face to face, masyarakat juga

dapat memperoleh informasi publik memalui situs web di

http://smkppnkupang.sch.id, walaupun belum semua informasi publik

ditampilkan dalam situs web tersebut.

INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN SECARA BERKALA

No.

Tipe Dokumen Jumlah

Informasi Publik

1 Profil SMK-PP Negeri Kupang 1

2 Laporan Pelaksanaan Kegiatan 10

3 Rencana Kerja 1

4 Prosedur Kerja 40

5 Peraturan Perundang-undangan 10

6

Laporan Keuangan

1

7 Pengadaan Barang 1

8 Penerimaan siswa baru 1

9 Pengembangan Kurikulum 1

10 Pembinaan karakter siswa 1

11 Saka Taruna Bumi 1

12 Regenerasi Petani 1

13 Desa Mitra 1

14 Pendampingan Pendidikan di wilayah perbatasan, tertinggal, dan terluar 1

15 Wisuda 1

Jumlah 72

a. Daftar Informasi Publik yang Dikuasai

PPID SMK-PP Negeri Kupang telah menetapkan Daftar Informasi Publik

yang dikuasai yaitu

KLASIFIKASI INFORMASI PUBLIK WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT

No.

Tipe Dokumen Jumlah

Informasi Publik

1 Hasil Penelitian, Jurnal, Warta, Prosiding, Bahan Pustaka 10

3 Daftar Informasi Publik 1

4 Prosedur Evaluasi 1

Jumlah 12

Secara keseluruhan jumlah informasi publik yang wajib disediakan dan

diumumkan secara berkala berjumlah 15 informasi, sedangkan informasi

publik yang wajib tersedia setiap saat berjumlah 4 informasi. Keterbatasan

jumlah informasi disebabkan masih banyaknya informasi yang belum

terekap di masing-masing unit kerja lingkup SMK-PP Negeri Kupang,

mengingat untuk menyusun daftar tersebut memerlukan waktu yang agak

lama. Hal tersebut dapat dilihat pada 2 (dua) tipe dokumen yang masih

kosong, yaitu Tipe Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa dengan rincian

informasi berupa Rencana Pengadaan Barang; Daftar Kontrak dan Jenis

Pengadaan Barang dan Jasa. Hal ini disebabkan karena data daftar

kontrak belum dilakukan pendataan secara spesifik. Kemudian untuk Tipe

Dokumen SMK-PP Negeri Kupang , yaitu berupa DIPA, POK, RKAKL,

ROK juga belum terdata secara spesifik dan lengkap, sehingga belum

dimasukkan ke dalam Daftar Informasi yang Dikuasai.

b. Kekurangan dan Hambatan

Seiring dengan berjalannya waktu, PPID SMK-PP Negeri

Kupang telah melakukan beberapa peningkatan dalam rangka

perbaikan penyediaan dan pelayanan informasi kepada

masyarakat. Namun PPID SMK-PP Negeri Kupang mengakui

beberapa aspek pelayanan masih belum maksimal. Terdapat

beberapa kekurangan maupun hambatan yang dialami dalam

pengelolaan informasi dan dokumentasi, antara lain adalah:

a. Terbatasnya ruangan yang berfungsi sebagai desk counter

untuk melayani pemohon informasi, ruangan masih tergabung

dengan ruang Tata Usaha

b. Akses masyarakat ke portal PPID SMK-PP Negeri Kupang

masih terbatas, masyarakat belum bisa mengakses

permohonan informasi secara online via website karena

keterbatasan jangkauan jaringan internet;

c. Informasi yang terkait dengan anggaran belum dapat di akses

oleh masyarakat, karena belum menemukan format yang tepat

untuk dapat ditampilkan di website;

d. Daftar informasi yang dikuasai belum semuanya di tampilkan

dalam website.

3. Pelaksanaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di SMK-PP

Negeri Kupang

a. Pelayanan Informasi Publik

Adapun rincian pelayanan informasi publik di PPID SMK-PP

Negeri Kupang yang berlangsung selama tahun 2017 adalah

sebagai berikut :

1) Jumlah pemohon informasi publik sebanyak 19 orang dengan

jumlah permohonan informasi sebanyak 3 informasi.

2) Waktu yang diperlukan dalam memenuhi jumlah permintaan

informasi dalam setahun yaitu 300 jam 10 menit

3) Jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan 19 informasi

dan tidak ada permohonan ditolak dengan alasan informasi

tersebut termasuk dalam informasi yang dikecualikan di dalam

Kepmentan Nomor 105/Kpts/HK.060/1/2013 tentang Informasi

Publik yang di kecualikan di lingkungan Kementerian Pertanian dan

informasi lainnya karena informasi tidak dikuasai.

Rekapitulasi jumlah pemohon dan permintaan informasi Publik di SMK-PP Negeri

Kupang tahun 2018

NO

BULAN

PERMOHO

NAN IP

PEMOHON

IP

DIPENUHI

DITOLAK

WAKTU ALASAN PENOLAKAN

JAM MENIT

1 Januari

2 Pebruari

3 Maret

4 April 1 10 2 10

5 Mei 1 5 1 50

6 Juni 1 4 1 10

7 Juli

8 Agustus

9 September

10 Oktober

11 Nopember

12 Desember

JUMLAH 3 19 300 10

4. Saran dan Kesimpulan

Dengan diberlakukannya UU No. 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik (KIP), PPID SMK-PP Negeri Kupang

berusaha melakukan perbaikan dan peningkatan dan peyediaan informasi

publik kepada masyarakat luas khususnya yang ada di provinsi NTT. Ke

depannya PPID SMK-PP Negeri Kupang akan berusaha melakukan

evaluasi dengan upaya melakukan peningkatan dengan berbagai cara

yaitu:

a) Menyedikan berbagai data dan informasi terbaru yang dapat di

akses pada website resmi SMK-PP Negeri Kupang.

b) Mempercepat waktu pelayanan se-efektif mungkin.

c) Mengalokasikan anggaran sesuia dengan kebutuhan pengelola

PPID.

d) Mensosialisisikan peran PPID kepada para siswa, guru, dan

pegawai.

e) Menambah/ melengkapi daftar informasi yang dikuasai

Pentingnya informasi publik di era global ini maka diharapkan pelayanan

dan penyediaan informasi kepada publik dapat lebih maksimal, untuk itu

diperlukan kerjasama/koordinasi yang baik ke semua pihak untuk dapat

mewujudkannya.