pengelolaan arsip di kantor pengadilan negeri … · akhir ini masih banyak kekurangan baik dalam...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PENGELOLAAN ARSIP

DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A.md) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

Nindya Reta Hermastuti

D1512057

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL & ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2015


commit to user

ii

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP


Disusun Oleh :


D1512057

Disetujui Untuk Dipertahankan Didepan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si

NIP. 198203042008122003


commit to user

iii

PENGESAHAN

PENGELOLAAN ARSIP


Disusun Oleh :


D1512057

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manjemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Senin

Tanggal : 01 Juni 2015

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si .......................

2. Penguji 2 Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si .......................

Mengetahui,

Dekan , Ketua Program,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si Drs. Sudarto, M.Si

NIP. 196108251986012001 NIP. 195502021985031006


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Nindya Reta Hermastuti

NIM : D1512057

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

“PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PENGADILAN NEGERI

KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya

saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya yang tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2015

Yang membuat pernyataan,

Penulis


commit to user

v

MOTTO

“Sebaik-baik manusia adalah yang bermanfaat bagi manusia yang lain.”

(HR.Ahmad)

“Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan.”

(QS.Alam Nasyroh:5)

“Entah akan berkarir atau menjadi ibu rumah tangga, seorang wanita wajib

berpendidikan tinggi karena ia akan menjadi wanita IBU. IBU-IBU CERDAS

akan menghasilkan ANAK-ANAK CERDAS.”

(Dian Sastro)

“Impian memang tidak menjamin kesuksesan, tapi tanpa impian jangan pernah

bermimpi untuk sukses.”

(Mario Teguh)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Ketua Dekan FISIP UNS Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N,. M.Si

2. Ketua Program Diploma III FISIP UNS Drs. Sudarto, M.Si

3. Sekretaris Program Diploma III FISIP UNS Drs. Ali, M.Si

4. Dosen Pembimbing Faizatul Ansoriyah, S.Sos, MSi

5. Dosen Penguji Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si

6. Seluruh dosen pengajar FISIP UNS

7. Sahabatku tercinta Viani dan Luh Martlinda

8. Seluruh teman Manajemen Administrasi 2012 FISIP UNS

9. Bapak Bambang Supriyanta dan seluruh Staff Umum di Kantor Pengadilan

Negeri Karanganyar

10. Almamater yang membanggakan

11. Ibuku tercinta yang senantiasa mendukungku dan mendo’akanku

12. Bapak dan Mamak selaku orang tua kedua bagiku dan juga adik sepupuku

13. Serta seseorang yang akan menemaniku dimasa depan


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Dengan segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME, atas

karunia dan rahmat serta bimbingan-Nya sehingga penulis alhamdulillah dapat

menyelesaikan Kuliah Kerja Magang Manajemen Administrasi di Kantor

Pengadilan Negeri Karanganyar dan dapat menyusun Tugas Akhir dengan baik

dan sesuai waktu yang diharapkan yang diberi judul “PENGELOLAAN ARSIP

DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR”.

Penulisan Tugas Akhir ini ditunjukkan sebagai salah satu syarat dalam

memperoleh vokasi Ahli Madya (Amd.) dalam bidang Manajemen Administrasi

di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak lepas dari

do’a, dukungan, dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala

rendah hati penulis ucapkan terima kasih kepada :

1. Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si, selaku Dosen pembimbing yang telah

memberikan bimbingan selama proses penyelesaian Tugas Akhir.

2. Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si, selaku Dosen penguji yang berkenan

menguji dalam Ujian Sidang Tugas Akhir dan sebagai Pembimbing

Akademik.

3. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Negeri Sebelas Maret.

4. Drs. Sudarto, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III dan sebagai

Pembimbing Akademik selama penulis menuntut ilmu di FISIP UNS.

5. Drs. Ali, M.Si selaku Sekretaris Program Diploma III FISIP UNS serta

sebagai Pembimbing Akademik.

6. Seluruh Dosen Pembimbing Akademik program DIII Manajemen

Administrasi FISIP UNS beserta staff administrasi lainnya.


commit to user

viii

7. Bapak Bambang Supriyanta selaku pembimbing Magang di Kantor

Pengadilan Negeri Karanganyar beserta Staff lainnya yang bersedia

membantu dalam pelaksanaan Magang dan penyusunan Tugas Akhir.

8. Terimakasih yang teramat banyak kepada Ibuku dan juga seluruh

keluarga besar lainnya yang telah senantiasa mendo’akan dan

mendukungku selama ini.

9. Seluruh sahabat-sahabat terbaikku yang senantiasa mendukung dan

menyemangatiku selama kuliah dan sampai menyelesaikan Tugas

Akhir. Serta seluruh teman seperjuanganku Manajemen Administrasi

2012 FISIP UNS.

10. Dan juga semua pihak lainnya yang telah mendukung dan membantu

dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan

satu persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam pengamatan dan penulisan Tugas

Akhir ini masih banyak kekurangan baik dalam penyusunan dan

pemberian data. Oleh karena itu penulis ucapkan terimakasih dan sangat

menerima untuk kritik serta saran yang membangun dalam penulisan

Tugas Akhir ini demi perbaikan yang selanjutnya.

Akhir kalimat penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat

bermanfaat guna menambah ilmu pengetahuan maupun wawasan bagi

semua pihak dan pembaca.

Surakarta, Mei 2015

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................. ii

PENGESAHAN .............................................................................................. iii

PERNYATAAN .............................................................................................. iv

MOTTO .......................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ........................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xii

DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xiii

ABSTRAK ..................................................................................................... xiv

ABSTRACT ................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

B. Perumusan Masalah ........................................................................ 3

C. Tujuan Pengamatan ........................................................................ 4

D. Manfaat Pengamatan ....................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ............ 6

A. Tinjauan Pustaka ............................................................................ 6

1. Pengelolaan .............................................................................. 6

2. Arsip ........................................................................................ 8

a. Pengertian ......................................................................... 8

b. Fungsi Arsip ..................................................................... 9

c. Nilai Guna Arsip .............................................................. 10

d. Klasifikasi Arsip ............................................................... 11

e. Fasilitas Arsip .................................................................... 12

3. Pengelolaan Arsip .................................................................... 14

4. Kegiatan Pengelolaan Arsip .................................................... 16

a. Penerimaan dan Pencatatan .............................................. 16


commit to user

x

b. Penyimpanan .................................................................... 19

c. Pemeliharaan dan Penjagaan ............................................ 21

d. Penyusutan ........................................................................ 23

B. Metode Pengamatan ....................................................................... 26

1. Lokasi Pengamatan .................................................................. 26

2. Jenis Pengamatan...................................................................... 26

3. Sumber Data ............................................................................. 27

4. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 28

5. Teknik Analisis Data ................................................................ 29

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ................................................................... 31

A. Sejarah dan Lokasi ......................................................................... 31

B. Wilayah Hukum .............................................................................. 33

C. Kedudukan dan Kewajiban ............................................................. 34

D. Visi dan Misi .................................................................................. 35

E. Struktur Organisasi .......................................................................... 36

F. Susunan Organisasi Bagian Umum ................................................. 36

G. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ................................................ 38

H. Standart Operasional Prosedur ........................................................ 40

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ........................... 41

A. Sistem Pengelolaan Arsip Umum ................................................... 41

B. Pengelolaan Arsip Umum ............................................................... 41

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ........................................... 42

2. Penyimpanan Arsip ................................................................. 46

3. Pemeliharaan Arsip ................................................................. 49

4. Penyusutan Arsip ..................................................................... 49

C. Fasilitas Arsip Umum ..................................................................... 50

1. Peralatan Arsip ........................................................................ 50

2. Ruang Arsip ............................................................................. 51

3. Pegawai Arsip .......................................................................... 51

D. Hambatan-Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip ............................. 52


commit to user

xi

BAB V PENUTUP .......................................................................................... 54

A. Kesimpulan ..................................................................................... 54

B. Saran ............................................................................................... 55

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 56


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 1. Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar ................................. 32

2. Gambar 2. Peta wilayah hukum Pengadilan Negeri Karanganyar ........... 33

3. Gambar 3. Visi Misi Pengadilan Negeri Karanganyar ............................. 35

4. Gambar 4. Lembar Disposisi ................................................................... 43

5. Gambar 5. Buku Register/Agenda Surat Keluar ..................................... 45

6. Gambar 6. Buku Ekspedisi Surat Keluar ................................................. 46

7. Gambar 7. Rak Ordner Untuk Penyimpanan Arsip ................................. 47

8. Gambar 8. Lemari Katalog Untuk Penyimpanan Kartu Kendali ............ 48

9. Gambar 9. Filling Cabinet ......................................................................... 51


commit to user

xiii

DAFTAR BAGAN

1. Bagan 1. Struktur Organisasi Pengadilan Negeri Karanganyar ............... 36


commit to user

xiv

ABSTRAK

Nindya Reta Hermastuti, D1512057, PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR

PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR, Tugas Akhir, Program Studi

Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2015,56 Halaman.

Arsip-arsip yang dikelola di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar

merupakan arsip surat masuk dan arsip dari surat keluar. Kegiatan pengelolaan

arsip yang ada di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar meliputi penerimaan

dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan dan penjagaan, serta penyusutan.

Dalam pengelolaan arsip di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar masih

cenderung belum sesuai dengan sistem pengelolaan yang ada, bisa dikatakan

bahwa pelaksanaan belum maksimal. Namun, dengan semakin meningkatnya

kemajuan teknologi maka segala proses penanganan arsip harus diperhatikan demi

kelancaran kegiatan instansi. Artinya selain faktor arsip itu sendiri, faktor pagawai

serta sarana dan prasarana kearsipan juga berkaitan, maka disini penulis tertarik

untuk mengulas mengenai arsip yang bertujuan untuk mengetahui bagaimana

Pengelolaan Arsip di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar.

Metode pengamatan yang digunakan dalam ini meliputi, lokasi

pengamatan, jenis pengamatan, sumber data, teknik pengumpulan data, dan teknik

analisis data. Lokasi Pengamatan diadakan di Kantor Pengadilan Negeri

Karanganyar pada bulan Februari-Maret 2015, Jenis Pengamatan yang dilakukan

yaitu Deskriptif Kualitatif, teknik pengumpulan data menggunakan teknik

observasi berperan aktif. Sumber data yang didapat berasal dari pegawai dan staff

bagian umum di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar, buku-buku pedoman

tentang kearsipan, data-data arsip, dan gambar yang ada di Kantor Pengadilan

Negeri Karanganyar.

Kesimpulan pengamatan ini adalah pengelolaan arsip di Kantor

Pengadilan Negeri Karanganyar sudah baik dan sesuai dengan Standart

Operasional Prosedur serta dengan pemanfaatan fasilitas arsip yang ada.

Sedangkan saran yang ingin disampaikan penulis yaitu sebaiknya peningkatan

sistem pengelolaan arsip di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar lebih

ditingkatkan demi kemajuan instansi dan pengadaan sosialisasi peningkatan mutu

pegawai yang menangani arsip perlu dilakukan agar kegiatan arsip dapat berjalan

dengan baik dan sesuai tujuan.

Kata kunci : Pengelolaan, Arsip, Surat, Umum.


commit to user

xv

ABSTRACT

Nindya Reta Hermastuti, D1512057. “ARCHIVE MANAGEMENT IN

KARANGANYAR DISTRICT COURT” Final Project, Administrative

Management Undergraduate Program, Social and Political Sciences, Sebelas

Maret University, 2015, 56 pages.

The archive managed in Karanganyar District Court includes a variety of

in- and out-mails. The archive management activity existing in Karanganyar. The

activity of managing the archives existing in Karanganyar District Court includes

receiving and recording, storing, maintaining and safeguarding, and shrinking.

The management of archives in Karanganyar District Court has not been

consistent with the existing management system, and it can be said that the

implementation has not been maximal. However, as the technology progresses,

any process of archive management should be taken into account for the sake of

institution activity. It means that in addition to archive factor, archiving personnel

and infrastructure factors are also related; therefore, the writer was interested in

discussing the archive aiming to find out how the Archive Management is in

Karanganyar District Court.

The observation method used in this research included observation

location, type, data source, data collection technique, and data analysis

technique. The observation was taken place in Karanganyar District Court from

February to March 2015. The type of observation used was descriptive qualitative

one; technique of collecting data used was participatory observation. The data

source derived from personnel and staffs of general division in Karanganyar

District Court, archiving guidelines, archive data, and pictures existing in

Karanganyar District Court.

The conclusion of research was that the management of archive in

Karanganyar District Court had been good and corresponding to Standard

Operating Procedure and the utilization of existing archive facility. Meanwhile the

recommendation the writer wanted to give was that the archive management

system should be improved in Karanganyar District Court for the advance of

institution and the socialization should be conducted in order to improve the

quality of personnel dealing with the archive so that the archive activity can run

well and corresponding to the objective.

Keywords: Management, Archive, Mail, General

pengelolaan arsip di kantor pengadilan negeri … · akhir ini masih banyak kekurangan baik dalam...

Documents