pengantar manajemen - 12

Bachelor in Economics (S.E): Manajemen

Course : Pengantar Manajemen (1505PM12)

online.uwin.ac.id

Session Topic : Manajerial Komunikasi dan

Teknologi Informasi

Course: Pengantar Manajemen

By Murdani, BBA, MM

UWIN eLearning Program

Powered by HarukaEdu.com - 1505PM12- Hal 3

• Part 1 Komunikasi

• Part 2 Kekayaan Informasi

• Part 3 Intelijen Kompetitif

Content

Part1: Komunikasi


Komunikasi: Pengertian

Komunikasi

Defn: Hal yang mengikat kesatuan organisasi.

Pentingnya Komunikasi

1. Komunikasi membantu anggota-anggota organisasi untuk,

• Mencapai tujuan individu dan organisasi

• Mengimplementasikan dan merespons perubahan

organisasi

• Mengoordinasikan aktivitas organisasi

• Berperan dalam semua tindakan organisasi yang relevan

2. Setiap manajer harus juga menjadi seorang komunikator


Komunikasi: Pengertian (lanjut)

Komunikasi

• Penyampaian informasi dan

• Pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol yang umum.

Proses Komunikasi

Pesan Media Penerima pesan

Umpan balik

Siapa... mengatakan apa... dengan cara apa... kepada siapa...

...dengan dampak apa?

Komunikator


Komunikasi: Elemen

Elemen-elemen Komunikasi

1. Komunikator

Karyawan dengan ide, niat, informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi

2. Pesan

Apa yang ingin disampaikan setiap individu kepada orang lain

3. Pengkodean

• Mengubah pesan ke dalam kelompok simbol yang…

• …mewakili ide atau konsep

4. Media perantara

Media yang menyampaikan pesan

5. Pengurai-Penerima pesan

Target pesan dan cara penerima mengubah dan menginterpretasikan pesan

6. Derau (Noise)

Faktor-faktor yang menyimpankan pesan yang disampaikan

7. Umpan balik

Respons penerima terhadap pesan.


Komunikasi: Model

Model Komunikasi

Komunikator PengkodeanPesan dan

MediaPenguraian Penerima

Umpan balik

•• • • •• • • •• • • •• • • •• • •

•• • • = Derau


Komunikasi: Nonverbal

Komunikasi nonverbal

Defn:

• Pesan yang diampaikan dengan,

a. Bahasa tubuh,

b. Ekspresi wajah, dan

c. Gerakan kepala dan mata.

• Sama pentingnya dengan komunikasi verbal.


Komunikasi: Organisasi

Berkomunikasi dalam Organisasi

Komunikasi ke,

1. ...Bawah

Defn: Komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih

rendah dalam suatu organisasi

Termasuk:

a. kebijakan manajemen,

b. instruksi, dan

c. memo resmi

2. ...Atas

Defn: Komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih

tinggi dalam suatu organisasi

Termasuk:

a. kotak saran,

b. pertemuan kelompok, dan

c. protes terhadap prosedur kerja


Komunikasi: Organisasi (lanjut)

3. ...Horizontal

Defn: Komunikasi yang terjadi lintas fungsi dalam suatu organisasi

• Perlu untuk mengkoordinasikan dan

• mengintegrasikan fungsi-fungsi organisasi yang beragam

4. ...Diagonal

Defn: Komunikasi yang terjadi lintas fungsi dan tingkat dalam suatu organisasi

• Penting ketika anggota-anggota organisasi tidak berkomunikasi melalui...

• ...saluran-saluran ke atas, ke bawah, atau horizontal.


Komunikasi: Pihak Luar

Berkomunikasi dengan Pihak Luar

Organisasi berkomunikasi dengan pihak luar untuk:

1. Memperkenalkan barang dan jasa

2. Memproyeksikan citra positif

3. Menarik talenta untuk jadi karyawan

4. Memperoleh perhatian


Komunikasi: Elemen

Elemen-elemen Program Komunikasi Eksternal

Hubungan

MasyarakatPeriklanan

PromosiPelanggan/Klien/

Survei Pasien

Part2: Kekayaan Informasi


Kekayaan Informasi: Pengertian

Kekayaan Informasi Defn: Jumlah informasi yang bisa ditransmisikan secara efektif

Misal:1. Interaksi tatap muka sangat tinggi dalam kekayaan

informasi2. E-mail umum pada semua karyawan sangat rendah

dalam kekayaan informasi


Kekayaan Informasi: Media Komunikasi

Media Komunikasi Umum dalam Organisasi Abad 21

No Media Kekayaan Contoh Keuntungan

1. Tatap muka Sangat tinggi

Minta kenaikan

gaji pada

penyelia

Umpan balik langsung

diterima

2.

• Percakapan

telepon,

• Konferensi

Tinggi

Bertemu dengan

anggota

kelompok virtual

Efisien, irit, dan

singkat daripada

bepergian ke lokasi

tertentu


Kekayaan Informasi: Media Komunikasi (lanjut)

No Media Kekayaan Contoh Keuntungan

3.

• Memo,

• Surat,

• Fax,

• E-mail pribadi,

• Voicemail

Rendah

Mengkomunikasi

kan kebijakan

layanan

pelanggan.

Efisien dan efektif

dalam

mengkomunikasikan

informasi rutin

4.

• E-mail umum,

• Laporan

keuangan,

• Selebaran,

• Papan

pengumuman,

• Laporan

komputer

Sangat

rendah

Laporan tahunan

pada pemegang

saham.

Informasi

terstandardisasi untuk

populasi besar.


Kekayaan Informasi: Bagaimana Teknologi Mempengaruhi Komunikasi

Internet/Intranet/

Extranet

Konferensi Video & Telekonferensi

E-mail & Pesan

Instan

Pesan Suara

Pertemuan Elektronik

Smart Phones &

Komputer Genggam


Kekayaan Informasi: Etiket E-mail

Saran-saran Etiket E-mail

1. Membaca e-mail orang lain adalah tidak etis dan harus dihindari2. Jika suatu e-mail memiliki attachment, jangan buka bila pengirimnya

tak diketahui3. Jangan kirimkan suatu e-mail bila Anda tidak ingin isinya diketahui

orang banyak4. Pastikan e-mail Anda pendek, langsung pada intinya, dan tidak

vulgar5. Jangan mengirim pesan pribadi lewat komputer perusahaan6. Gunakan tata bahasa dan format yang benar, dan bahasa yang

ringkas7. Balaslah e-mail yang masuk sesegera mungkin8. Jangan membalas e-mail ketika Anda sedang marah9. Hindari meneruskan e-mail yang Anda terima tanpa izin dari pengirim

asal


Kekayaan Informasi: Praktik Terbaik

Praktik Terbaik Pesan Suara

1. Organisasikan pikiran Anda sebelum mengangkat telepon2. Identifikasikan permintaan yang spesifik, ringkas yang bisa

dikirimkan via voice mail3. Sebutkan nama Anda, waktu dan tanggal, nama perusahaan

Anda, dan tujuan panggilan Anda4. Pastikan pesan sederhana dan tepat5. Katakan apa yang Anda harapkan penerima pesan lakukan6. Berikan alasan dari permintaan7. Katakan “terima kasih”8. Akhiri dengan, “Silakan hubungi saya pada nomor berikut . . .”


Kekayaan Informasi: Komunikasi Interpersonal

Komunikasi InterpersonalDefn: Komunikasi yang mengalir antara individu dalam tatap muka dan situasi kelompok

• Alat utama untuk komunikasi manajerial • Lebih dari tiga-perempat komunikasi manajer terjadi dalam

interaksi tatap-muka

Masalah yang muncul ketika para manajer berusaha berkomunikasi dengan orang lain dapat dilihat dari:Perbedaan...,1. Persepsi2. Gaya interpersonal


Kekayaan Informasi: Komunikasi Multikultural

Kata-kata

RuangWaktu

Perilaku


Kekayaan Informasi: Penghalang Komunikasi

Penghalang Komunikasi yang Efektif

1. Kerangka referensi2. Mendengarkan selektif3. Pertimbangan nilai4. Kredibilitas sumber5. Penyaringan6. Bahasa dalam kelompok7. Perbedaan status 8. Tekanan waktu9. Kelebihan muatan komunikasion


Kekayaan Informasi: Komunikasi

Meningkatkan Komunikasi dalam Organisasi

Manajer yang berusaha menjadi komunikator yang lebih baik harus melakukan 2 tugas terpisah:

Mereka harus,1. ...meningkatkan pesan-pesan mereka Informasi yang ingin mereka sampaikan

2. ...berupaya,• meningkatkan pemahaman mereka sendiri tentang...• ...apa yang orang lain coba komunikasikan pada mereka


Kekayaan Informasi: Teknik

Teknik-teknik untuk Meningkatkan Komunikasi Organisasi

1. Menindaklanjuti2. Mengatur alur informasi3. Memanfaatkan umpan balik4. Empati5. Repetisi6. Mendorong rasa saling percaya7. Pengaturan waktu yang efektif8. Menyederhanakan bahasa9. Menggunakan gosip


Kekayaan Informasi: Meningkatkan Komunikasi

Meningkatkan Komunikasi dalam Berbagai Organisasi

1. Dorong karyawan untuk membuat jaringan budaya komunikasi

2. Pertimbangkan membuat posisi manajerial,• dengan tanggung jawab mengembangkan dan • melihat program-program multikultural dan afirmatif 3. Buatlah program mentoring dimana karyawan minoritas

baru diperkenalkan pada budaya perusahaan4. Rayakan peristiwa-peristiwa budaya5. Lakukan pelatihan-pelatihan manajemen keragaman yang,• memungkinkan manajer untuk mengeksplorasi arti...• ...menjadi minoritas dalam masyarakat


Komunikasi Etis: Prinsip

Komunikasi Etis: Prinsip-prinsip Utama

1. Setiap anggota organisasi tidak boleh sengaja menipu anggota lain

2. Komunikasi anggota-anggota organisasi harus tidak bermaksud menyerang anggota mana pun dalam organisasi

3. Anggota-anggota organisasi harus diperlakukan secara adil

Part3: Intelijen Kompetitif


Intelijen Kompetitif: Pengertian

Sistem,

• mengumpulkan informasi (semua bentuk komunikasi)...

• ...yang mempengaruhi perusahaan,

• menganalisis data, dan mengambil tindakan

Bila digunakan dengan benar dan etis, intelijen kompetitif

dapat:

1. Mempercepat reaksi perusahaan pada perubahan

Membantu...,

2. mengalahkan pesaing

3. melindungi rahasia perusahaan


Intelijen Kompetitif: Komunikasi

Meningkatkan Komunikasi dalam Organisasi: Memperkecil Jarak

Komunikasi

Komunikator Pengodean Pesan Penguraian

•Menindaklanjuti

•Prinsip Informasi yang cukup

• Empati

•Pengulangan

•Mendengarkan yang efektif

•Menggunakan gosip

•Mendorong rasa saling percaya•Pemilihan waktu yang tepat•Menyederhanakan bahasa•Menggunakan umpan-balik

Pengalaman Pengalaman

Penerima


Jaringan Komunikasi: Bentuk

Jaringan Komunikasi Organisasi

Organizational Communication Networks

a. Kombinasi dari arus,

• vertikal dan

• horisontal

...menjadi berbagai pola

b. Bentuk-bentuk jaringan

1. Chain

Arus komunikasi berdasarkan rantai perintah formal

2. Wheel

• Arus di antara pemimpin dengan jelas diidentifikasi dan

• pemimpin yang kuat dan orang lain dalam kelompok kerja atau tim

3. All-channel

Arus yang bebas diantara semua anggota tim kerja

c. Tidak ada jaringan tunggal yang terbaik untuk semua situasi


Jaringan Komunikasi: 3 Jaringan

3 Jaringan komunikasi umum dalam organisasi dan bagaimana kriteria

yang efektif


Jaringan Komunikasi: Information Technology

Understanding Information Technology

A. How Technology Affects Managerial Communication

• Information technology has changed organizational

communication

1. Disseminates more complete information

2. Provides more opportunities for collaboration

3. Employees are fully accessible

1. Networked Computer Systems

Linking computers through compatible hardware and

software

a. E-mail - instantaneous transmission of written messages


Jaringan Komunikasi: Information Technology (cont.)

b. Instant messaging (IM) - interactive real time communication

• Requires groups to be logged on the computer network at

the same time

• Leaves network open to security breaches

• IM software is currently incompatible with important

business applications software

c. Voice mail - digitizes a spoken message

• Transmits message over the network

• Stores the message for later retrieval

d. Fax - allows transmission of documents containing both text

and graphics over ordinary telephone lines



e. Electronic Data Interchange (EDI) - permits the exchange of

standard business transaction documents

f. Teleconferencing - permits simultaneous conferral using

telephone or e-mail group communications software

• Video conferencing - participants can see each other

g. Intranet - Internet technology that links organizational

employees

h. Extranet - Internet technology that links an organization

with customers and suppliers



i. Internet-based voice communication - allows users to talk

with each other

2. Wireless Capabilities

• Depends on signals sent through space without any physical

connection

• Based on microwave signals, satellites, radio waves, or

infrared light rays.



B. How Information Technology Affects Organizations

Communications among organizational members are no

longer constrained by

• Geography or

• Time

Psychological drawback

Personal costs associated with being constantly accessible


Referensi

1. FE Manajemen (2013) Komunikasi. Web: fe-manajemen.unila.ac.id


online.uwin.ac.id

Associate Partners :

Powered by HarukaEdu.com

Course : Pengantar Manajemen (1505PM12)

pengantar manajemen - 12

Education