BAB I

ADMINISTRASI

A. Pengertian Administrasi

a) Administrasi dalam Arti Sempit

Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan

data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk meyediakan

keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara

keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti

sempit lebih tepat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan yang berhubungan

dengan ketatausahaan. Hal ini diungkapkan oleh J. Wayong (1962) bahwa

kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tatausaha yang bersifat mencatat

segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan

keterangan bagi pimpinan. Tatausaha sendiri menurut Prajudi Atmosudirjo

(1980) merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi.

Rangkaian kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum kedalam tiga

kelompok, yaitu:

1. Korespondensi (correspondence) atau surat menyurat, yaitu rangkaian

kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis

mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan pengiriman informasi

kepada pihak yang dituju.

2. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang

dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

3. Pengarsipan (filling), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan

informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat

ditemukan setiap diperlukan. Informasi yang dimaksud dapat berupa

warkat (records) yaitu catatan-catatan tertulis atau bergambar yang

memuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk

membantu ingatan.

b) Administrasi dalam Arti Luas

Sesungguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan

kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga

tercapai tujuan yang diinginkan. Herbert A. Simon mengatakan bahwa

apabila ada dua orang yang bekerjasama untuk menggulingkan atau

memindahkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan oleh hanya satu

orang diantara mereka, maka dalam kegiatan tersebut terdapat proses

administrasi. Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang

dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu disebut administrasi

(The Liang Gie, 1980). Bahwa pada dasarnya administrasi adalah

aktivitas-aktivitas golongan yang bersifat kooperatif (Dimock & Dimock,

1968). Yang dapat dikatakan sebagai kegiatan administrasi adalah

kerjasama yang doirganisasi atau kerjasama keorganisasian

(organizational cooperation).

B. Ruang Lingkup Kajian Ilmu Administrasi

Ordway Tead menggolongkan ruang lingkup administrasi ke dalam 7

kelompok, yaitu:

a) Ilmu Administrasi

b) Organisasi

c) Manajemen (how to drive)

d) Kepemimpinan (leadership)

e) Pembuatan Keputusan (decision making)

f) Komunikasi (communication)

g) Hubungan Manusia (Human Relations)

C. Sifat-sifat Ilmu Administrasi

a) Teleologis

Ilmu administrasi memiliki kemampuan untuk memprediksi dan

mengantisipasi perubahan di masa mendatang.

b) Dinamis

Ilmu administrasi bisa mengikuti perubahan zaman yang terjadi.

c) Normatif

Dalam ilmu adminstrasi terdapat pekerjaan yang bersifat mengikat dan

mengatur.

d) Working Concept

Ilmu administrasi memiliki konsep kerja yang efesien dan efektif.

e) Science and Art

Ilmu administrasi selain sebagai ilmu pengetahuan, juga dapat dikatakan

sebagai sebuah seni.

D. Pentingnya Ilmu Administrasi

Di era perkembangan ilmu dan teknologi yang cepat ini, tuntutan akan

efisiensi dan efektivitas kerja, keterbatasan sumberdaya, mendorong manusia

dan organisasi untuk melakukan kerjasama dalam berbagai sektor kegiatan.

Masalah yang timbul dari fenomena kerjasama dapat dianalisis dan

dipecahkan melalui studi administrasi. Prajudi Atmosudirdjo (1980)

mengemukakan pendapat bahwa dunia modern adalah dunianya administrasi.

Hal ini berkaitan dengan apa yang diungkapkan oleh Charles A. Beard bahwa

administrasi merupakan kunci bagi masyarakat modern (administration as the

key to modern society).

Albert Lepawsky (1966), menunjukkan enam peranan administrasi dalam

kehidupan dan perkembangan masyarakat, yaitu:

a) The universal importance of administration

b) The stabilizing role of administration in society

c) The role administration in social change

d) The threat of a managerial revolution

e) The prospect of a managerial evolution

f) Administration as the key to modern society

Pentingnya studi dan peranan administrasi juga disebabkan:

1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di

segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama

keorganisasian.

2. Pola kehidupan keorganisasian berkaitan dengan pola kehidupan modern

dan cara berpikir serta bekerja secara rasional.

3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu

pengetahuan dan teknologi modern.

4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk

menghasilkan keefektifan (effectiveness) dan keefisienan (efficiently)

pencapaian tujuan.

5. Berpikir dan bekerja rasional denagn teknologi modern dan dengan pola

kehidupan berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektivitas

memerlukan administrasi (adaptasi dari Prajudi Atmosudirdjo, 1980)

Ilmu administrasi tidak lain adalah studi tentang efektivitas dan efisiensi kerja

dalam kerjasama keorganisasian (organizational cooperation) atau insures

the continuance of the existing order with a minimum of effort and risk

(Lepawsky, 1966), dalam pencapaian tujuan. Jika efektif berarti tujuan atau

sasaran yang ditetapkan tercapai tepat pada waktunya, maka efesiensi

merupakan hasil yang dicapai lebih besar (maksimal) dari sumber-sumber dan

biaya atau input yang digunakan.

BAB II

EVOLUSI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

A. Sejarah Ilmu Administrasi

Ilmu administrasi lahir sejak Woodrow Wilson (1887), yang kemudian

menjadi presiden Amerika Serikat pada 1913-1921, menulis sebuah artikel

yang berjudul “The Study of Administration” yang dimuat di jurnal Political

Science Quarterly. Studi ilmu politik yang berkembang pada saat itu ternyata

tidak mampu memecahkan persoalan praktik spoil system (sistem

perkoncoan) karena memang fokus kajian ilmu Ilmu Politik bukan pada

bagaimana mengelola pemerintahan dengan efektif dan efisien, melainkan

lebih pada urusan tentang sebuah konstitusi dan bagaimana keputusan-

keputusan politik dirumuskan. Oleh karena itu, Wilson menganggap perlu

adanya pemisahan urusan politik dari urusan pelayanan publik.

Penjelasan ilmiah terhadap gagasan Wilson tersebut kemudian dilakukan oleh

Frank J. Goodnow yang menulis buku berjudul “Politics and Administration”

pada tahun 1900. Buku tersebut sering dijadikan rujukan oleh para ilmuwan

administrasi negara sebagai “proklamasi” secara resmi terhadap lahirnya Ilmu

Administrasi Negara yang memisahkan diri dari induknya, yaitu Ilmu Politik.

Ilmu administrasi negara mencoba mendefinisikan eksistensinya yang

berbeda dengan Ilmu Politik dengan ontopologi, epistimologi, dan aksiologi

yang berbeda.

B. Hubungan Antar Ilmu dengan Ilmu Administrasi Negara

1. Administrasi negara, sebagai salah satu cabang dari ilmu sosial,

kehidupannya berlangsung dalam suatu lingkungan sosial tertentu,

sehingga perwujudan aktivitasnya senantiasa berhubungan erat dengan

berbagai cabang ilmu sosial. Khususnya dengan ilmu sejarah, antropologi

budaya, ilmu ekonomi, administrasi niaga, ilmu jiwa, sosiologi dan ilmu

politik.

2. Perspektif administrasi negara akan lebih gampang diungkapkan dengan

mempergunakan analisis sejarah dan antropologi budaya. Penggunaan

analisis antropologi budaya akan melengkapi analisis sejarah.

3. Ilmu ekonomi menyumbangkan analisis biaya dan manfaat, sedang

administrasi niaga menyumbangkan konsep PPBS dan makna Gerakan

Manajemen Ilmiah kepada administrasi negara. Sementara itu ilmu jiwa

membantu untuk memahami individu dalam situasi administrasi.

4. Sosiologi telah memberikan pembahasan yang mendalam mengenai

birokrasi dan kooptasi, yang merupakan hal-hal yang amat menonjol

dalam studi administrasi negara.

BAB III

ORGANISASI

A. Pengertian Organisasi

Disiplin administrasi akan terpusat pada penelaahan tentang organisasi, sebab

fenomena kerjasama sebagai telaahan ilmu administrasi hanyalah fenomena

kerjasama yang berhubungan dengan atau berlangsung secara organisasional.

(Ulbert, 1989:122).

Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat ditinjau dari dua sudut

pandangan.

Pertama: Organisasi dapat dipandang sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan-

kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan dan sifatnya “relatif statis”.

Kedua: Organisasi dapat dipandang sebagai proses, yaitu interaksi antara

orang-orang yang menjadi anggota organisasi dan sifatnya “dinamis”.

Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antar dua orang atau lebih yang

bekerjasama untuk mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal

dalam suatu ikatan hirarkhi dimana selalu terdapat hubungan antara seorang

atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok

orang yang disebut bawahan (Sondang P. Siagian, 1980). Sedangkan menurut

Dwight Waldo (1971), organisasi adalah struktur hubungan-hubungan

diantara orang berdasarkan wewenang dan bersifat tetap dalam suatu sistem

administrasi. Sehingga dapat disederhanakan bahwa organisasi adalah suatu

kelompok orang yang terikat bersama dalam hubungan formal untuk

mencapai tujuan organisasi.

B. Ciri-ciri Organisasi

Menurut Amitai Etzioni (1985), organisasi merupakan pengelompokkan

orang-orang yang sengaja disusun untuk mencapai tujuan tertentu. Pada

dasarnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri sebagai berikut:

a) Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan, dan tanggungjawab.

b) Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengarahkan organisasi

mencapai tujuannya.

c) Adanya penggantian tenaga kerja.

C. Tujuan Organisasi

Pada hakikatnya tujuan organisasi merupakan integrasi dari perbagai tujuan

baik yang sifatnya komplementer yaitu tujuan individu atau anggota

organisasi, maupun tujuannya yang bersifat substantif, yaitu tujuan organisasi

secara keseluruhan. Tujuan substantif merupakan tujuan utama organisasi

yang menjadi sebab utama dibentuknya organisasi. Oleh sebab itu kegiatan-

kegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan, yaitu:

1) Tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efesien. Keefektifan

(effectiviness) berhubungan dengan tujuan organisasi secara eksplitis maupun

implisit. Sedangkan efisiensi (efficiency) berhubungan dengan rasio output

dengan input atau keuntungan dengan biaya.

2) Tercapainya kepuasan dari anggota organisasi. Dalam proses pencapaian

tujuan organisasi, setiap orang atau anggota yang bekerja atau terlibat dalam

aktivitas organisasi harus diberikan kepuasan, sehingga mereka merasa

sebagai anggota organisasi dan hal tersebut akan mendoromg orang tersebut

untuk bekerja dalam kondisi dan motivasi yang produktif.

Antara tujuan yang bersifat komplementer (tujuan individu) dan tujuan

substantif (tujuan organisasi) tidak selalu searah. Menurut Herbert G. Hicks

(1977) hubungan tujuan manusia dan tujuan organisasi (relationship of

individual and organizational objectives) dibedakan menjadi:

a) Totally Opposing (keseluruhan bertolak belakang)

b) Partially Opposing (sebagian bertolak belakang)

c) Neutral (netral)

d) Compatible (hampir sama/dapat digabungkan/berdekatan)

e) Identical (identik/sama)

Dari sudut pandang lain, tujuan organisasi dapat digolongkan ke dalam tiga

jenis, yaitu:

1) Pelayanan (service)

2) Keuntungan (profit)

3) Tujuan Sosial

D. Asas-asas Organisasi

Beberapa prinsip organisasi antara lain adalah sebagai berikut:

1) Tujuan yang jelas

2) Spesialisasi

3) Koordinasi

4) Wewenang

5) Tanggungjawab

6) Keseimbangan

7) Delegasi

8) Kesatuan Komando

9) Jenjang Hirarkhi

10)Rentang kontrol

E. Bentuk-bentuk Organisasi

Bentuk organisasi didasarkan pada hubungan otoritas, maka dapat

dikategorikan bentuk organisasi atas:

a) Organisasi Lini atau Garis

Pada bentuk ini, otoritas mengalir dari puncak organisasi dilimpahkan

kepada unit-unit organisasi dibawahnya. Dan pertanggungjawaban

mengalir dari bawah hingga ke tingkat yang paling atas secara bertahap

berdasarkan hirarkhis.

b) Organisasi Lini dan Staf

Bentuk ini sama seperti bentuk organisasi lini atau garis, hanya saja ada

penambahan satuan unit organisasi yang membantu pimpinan dalam

bidang tertentu tanpa ia ikut serta dalam otoritas lini.

c) Organisasi Fungsional

Organisasi dimana otoritas pimpinan puncak didelegasikan kepada unit-

unit organisasi hingga ke paling bawah dalam bidang pekerjaan tertentu

dan masing-masing pimpinan unit memiliki otoritas secara fungsional

untuk memerintah semua pelaksana dari semua unit sepanjang

berhubungan dengan pekerjaannya.

d) Organisasi Lini-Fungsional

Bentuk organisasi ini memperlihatkan ciri organisais lini dan organisasi

fungsional

e) Organisasi Lini-Staf-Fungsional

Bentuk organisasi ini memperlihatkan ciri-ciri organisasi lini dan sifat

serta organisasi fungsional.

F. Teori Birokrasi (bureaucracy theory)

Pendekatan birokrasi dalam studi administrasi dan manajemen dipelopori

oleh Max Weber (1864-1920), yang dikenal sebagai bapak sosiologi modern.

Menurut Max Weber (Depdikbud, 1982), birokrasi merupakan ciri dari pola

organisasi yang strukturnya dibuat sedemikian rupa sehingga secara

maksimal dapat memanfaatkan tenaga ahli. Birokrasi dimaksudkan sebagai

satu sistem otorita yang ditetapkan secara rasional dalam berbagai peraturan

untuk mengorganisasi secara teratur, bersifat spesialisasi, hirarkhis dan

terelaborasi. Tetapi tidak ada hubungannya dengan prosedur yang berbelit-

belit (red tape), penundaan pekerjaan atau ketidakefisienan, seperti yang

dibayangkan oleh kebanyakan orang saat ini (Ali Mufiz, 1984). Namun

demikian, dikehidupan nyata birokrasi belum sepenuhnya dilaksanakan sesuai

dengan fungsinya. Sebagai contoh, birokrasi di Indonesia belum

menunjukkan perkembangan yang baik. Masih banyak fungsi yang tumpang

tindih, tidak adanya koordinasi yang baik antar pemangku jabatan dan masih

banyak peraturan daerah yang tumpang tindih dengan peraturan pemerintah

pusat.

Max Weber mengungkapkan enam karakteristik birokrasi, yaitu:

a) Pembagian kerja atas dasar spesialisasi fungsi dan tugas dan masing-

masing posisi ditentukan oleh otoritas legal.

b) Ada hirarkhi kekuasaan yang jelas.

c) Didasarkan pada aturan-aturan yang diformulasikan dicatat dalam

dokumen tertulis.

d) Hubungan yang terjadi dalam organisasi merupakan hubungan yang

bersifat impersonal.

e) Latihan dan kompentensi khusus merupakan kriteria utama dari kedudukan

administratif, sehingga keahlian dan karier merupakan landasan promosi

dan pemilihan pekerja.

f) Aktivitas organisasi menuntut kapasitas pekerja secara penuh (dalam

Pfiffner & Presthus, 1967).

G. Tipe Organisasi

Dua tipe organisasi menurut Max Weber:

a) Organisasi Tradisional

Dalam tipe ini muncul otoritas tradisional dengan legitimasi dikaitkan

pada pola hubungan yang akrab antara penguasa dan anggota. Pimpinan

diwariskan dari satu generasi ke generasi lain melalui cara tradisional.

b) Organisasi Kharismatik

Dalam tipe ini muncul otoritas kharismatik di mana pimpinan tidak

dibelenggu oleh aturan-aturan kecuali penghambaan. Pengikut mematuhi

pimpinan karena penghambaan, bukan aturan yang memaksa untuk mematuhi

pimpinan.

BAB IV

MANAJEMEN

A. Pengertian Manajemen

Manajemen diartikan sebagai aktivitas pendayagunaan sumber daya manusia

dan materil dalam suatu kerja sama organisasi melalui proses perencanaan,

pengorganisasian, pengawasan, untuk mencapai tujuan organisasi secara

efisien dan efektif (Ulbert Silalahi, 1989:137). Manajemen dapat

didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrerampilan untuk memperoleh

sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan

orang lain (Sondang P. Siagian, 1978).

Manajemen sebagai rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakkan

orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar

tercapai (The Liang Gie dan Sutarto, 1980).

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen dalam usaha

mencapai tujuannya bukan hanya melalui dan atau mendayagunakan orang-

orang, tetapi juga menggunakan dan mendayagunakan sumber-sumber lain

seperti keuangan, perlengkapan, informasi serta teknik dan metode tertentu.

B. Tingkatan Manajemen

Berdasarkan tingkatan dalam organisasi, maka tingkat manajemen dapat

dibedakan atas:

1. Top Management atau manajemen puncak, sebagai administratif

manajemen. Manajemen puncak bertanggung jawab untuk keseluruhan

manajemen dan organisasi.

2. Middle Management atau manajemen tengah. Tanggung jawab dari

manajer tengah ialah menggerakkan aktivitas dengan

mengimplementasikan kebijaksanaan yang telah digariskan oleh manajer

puncak.

3. Lower Management atau manajemen bawah. Bertanggung jawab

menggerakkan operasi pekerja-pekerja.

C. Sumber Daya Manajemen

Beberapa pendapat mengenai sarana-sarana atau alat-alat administrasi atau

manajemen dapat dikemukakan sebagai berikut:

1. George R. Terry

a) men (manusia)

b) materials (bahan-bahan)

c) methods (metode-metode)

d) money (uang)

e) market (pasar)

2. John W. Neuner

a) men (manusia)

b) materials (bahan-bahan)

c) machines (mesin-mesin)

d) methods (metode-metode)

e) money (uang)

f) morale (moral)

3. Michael J. Jucius dan William E. Schlender

a) organization chart

b) organization manual

c) budget

4. Louis Allen

a) people

b) natural resources

c) money

d) tools and machine

D. Prinsip-prinsip Manajemen

Prinsip utama daripada manajemen, ialah “efisiensi” (daya guna) dan

“efektivitas” (hasil guna) dalam mencapai hasil atau tujuan yang

direncanakan.

Fayol mengemukakan empat belas prinsip manajemen (general principles of

administration), yaitu:

1. Pembagian kerja (division of work).

2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility).

3. Disiplin (discipline).

4. Kesatuan perimtah (unity of command).

5. Kesatuan arah atau tujuan (unity of direction).

6. Mendahulukan atau mengutamakan atau menempatkan kepentingan

umum (organisasi) di atas kepentingan pribadi (subordination of

individual to general interest).

7. Pengupahan atau penggajian (remuniration).

8. Sentralisasi (centralization).

9. Skala hirarkhi (scalar chain).

10. Tatatertib (order).

11. Keadilan (equity).

12. Stabilitas jabatan (stability of tenure).

13. Prakarsa atau inisiatif (initiative).

14. Solidaritas kelompok kerja (la esprit de corps).

BAB V

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

A. Berikut merupakan klasifikasi fungsi-fungsi manajemen:

a. Ernest Dale, mengatakan management functions will be identified as:

1. Planning

2. Organizing

3. Staffing

4. Directing

5. Control

6. Innovation

7. Representation

b. Harold Koontz, mengklasifikasikan fungsi-fungsi manager, yang terdiri

dari:

1. Planning

2. Organizing

3. Staffing

4. Leading

5. Controlling

c. George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental daripada

management, dan fungsi ini lebih umum dikenal dan dipergunakan, yakni:

1. Planning

2. Organizing

3. Actuating

4. Controlling

d. Sondang P. Siagian, mengklasifikasikan fungsi manajemen sebagai

berikut:

1. Planning

2. Organizing

3. Motivating

4. Controlling

5. Evaluating

e. James A. F. Stoner maupun Stephen P. Robbins membagi fungsi

manajemen atas:

1. Planning

2. Organizing

3. Leading

4. Controlling

B. Perencanaan

Menurut S.P. Siagian, perencanaan dapat didefiniskan sebagai keseluruhan

proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan

dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang

telah ditentukan.

Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan yang utama dalam

setiap aktivitas-aktivitas manajemen atau administrasi. Perencanaan

merupakan dasar, landasan atau titik tolak dalam melaksanakan tindakan-

tindakan administratif. Perencanaan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan

berikut:

a. Apa yang harus dikerjakan

b. Mengapa harus dikerjakan

c. Dimana dikerjakan

d. Kapan akan dikerjakan

e. Siapa yang akan mengerjakan

f. Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan

Secara umum yang terkandung dalam tahap perencanaan merupakan

penentuan tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran yang akan dicapai, dan

pendayagunaan sumber-sumber daya manusia dan materil serta waktu.

C. Pengorganisasian

Menurut George R. Terry, pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan

yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan,

penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian

lingkungan pekerjaan yang sepatutnya.

Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab:

a. Mewujudkan struktur organisasi

b. Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas

c. Wewenang dan tanggungjawab menjadi jelas

d. Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit kerja

e. Sumber daya manusia dan meteriil yang dibutuhkan dapat diketahui

Untuk dapat memperoleh hasil pengorganisasian yang baik, perlu

diperhatikan langkah-langkah berikut:

a. Mengetahui tujuan

b. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi

c. Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis

d. Menentukan wewenang dan tanggung jawab

e. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan

f. Memilih menempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan

keterampilan manajerial yang dimiliki.

g. Mendelegasikan wewenang.

D. Pengawasan

Menurut Sondang P. Siagian, pengawasan ialah proses pengamatan daripada

pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua

pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah

ditetapkan. Pengawasan dimaksudkan untuk mencegah penyimpangan-

penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan dan sekaligus

melakukan tindakan perbaikan apabila penyimpangan sudah terjadi dari apa

yang sudah direncanakan.

Proses pengawasan pada garis besarnya mengandung langkah-langkah

kegiatan sebagai berikut:

a. Menentukan objek-objek yang akan diawasi

b. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang

menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki.

c. Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan.

d. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.

e. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui

apakah ada perbedaan.

f. Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap sesuatu penyimpangan

atau penyimpangan-penyimpangan yang berarti.

BAB VI

KEPEMIMPINAN

A. Definisi Kepemimpinan

Leadership is the key of management, dengan kata lain kepemimpinan

merupakan kunci dari manajemen. G. R. Terry mengatakan bahwa

kepemimpinan merupakan salah satu diantara alat-alat efektif actuating

managerial. Kepemimpinan merupakan konsekuensi logis untuk

melaksanakan fungsi manajemen. Kepemimpinan merupakan aktivitas

mempengaruhi perilaku orang lain, baik secara individu maupun kelompok

agar melakukan aktivitas dalam usaha mencapai tujuan dalam situasi tertentu.

Proses mempengaruhi dan dipengaruhi timbul dari terjadinya aksi dan reaksi,

interaksi dan intereaksi antara orang yang berposisi sebagai pemimpin dengan

orang lain yang berposisi sebagai pengikut secara timbal balik atau mutual

interaction.

B. Legitimasi Kekuasaan atau Otoritas Pemimpin

Legitimasi posisi seorang pemimpin dapat didasarkan pada sumber kekuasaan

yang dapat diidentifikasi dalam dimensi:

1. Legal power atau kekuasaan legal. Dalam dimensi ini kekuasaan

didasarkan pada otoritas rasional legal ytang diperoleh karena ia

menduduki suatu posisi formal dalam hirarkhi organisasi. Orang yang

memiliki otoritas legal mempengaruhi orang lain didasarkan pada

seperangkat aturan-aturan yang berlaku. Pada dimensi ini hubungan

pemimpin dengan anggota cenderung bersifat formal atau impersonal dan

dapat memaksa.

2. Personal power atau kekuasaan pribadi, yaitu daya tarik dari pribadi

seseorang yang dapat menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima,

mengakui dan mengikutinya karena dirasakan baik dan benar. Dalam hal

ini tidak ada daya yang memaksa atau hukuman dan hubungan pemimpin

dengan anggota cenderung bersifat non formal. Dalam dimensi ini

kekuasaan dapat bersumber dari:

a. Tradisi

b. Kharisma atau referen

c. Keahlian

Menurut Max Weber, sumber kekuasaan dapat berasal dari:

a. Sumber tradisional

b. Legal rasional

c. Kharismatik

C. Gaya Kepemimpinan

1. Gaya Kepemimpinan Otokratik, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi

hubungan manusia rendah.

2. Gaya Kepemimpinan Direktif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi

hubungan manusia rendah.

3. Gaya Kepemimpinan Konsultatif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi

hubungan manusia cukup tinggi.

4. Gaya Kepemimpinan Demokratik atau partisipatif, jika orientasi tugas

tinggi dan orientasi hubungan manusia tinggi.

D. Hal- hal yang Perlu diperhatikan dalam Kepemimpinan

Agar kepemimpina sukses (tercapai tujuan dan kepuasan anggota), perlu

diambil tindakan-tindakan antara lain:

1. Kenali dan identifikasi motivasi anggota kelompok, sebab bawahan tidak

akan termotivasi untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi apabila

mereka merasa bahwa harapan itu tidak realistis dapat dicapai dan

memenuhi kebutuhannya.

2. Beri bimbingan dan pengarahan secara tidak berlebihan, sebab bimbingan

merupakan hubungan manusia yang peka terhadap emosi dan sentimen.

3. Lakukan interaksi hubungan yang intensif dan manusiawi dengan

mengembangkan komunikasi dua arah dan personal.

4. Ciptakan suasana kooperatif, sebab usaha yang dilakukan bekerjasama

akan lebih baik dibandingkan dengan usaha sendiri atau menonjolkan diri.

5. Ikut sertakan anggota dalam pemecahan masalah dan dalam proses

pembuatan keputusan.

6. Kenali dan identifikasi situasi tugas.

7. Kenali dan identifikasi kematangan anggota.

8. Pilih dan gunakan gaya kepemimpinan yang sesuai dengan tuntutan

situasi.

9. Fungsionalkan peran anda sebagai pemimpin, yaitu peran interpersonal,

peran informasional, dan peran desisional.

BAB VII

PARADIGMA ADMINISTRASI NEGARA

Menurut Nicholas Henry, administrasi negara mengenal lima paradigma, yaitu

sebagai berikut:

1. Dikhotomi politik administrasi (1900-1926)

2. Prinsip-prinsip administrasi negara (1927-1937)

3. Administrasi negara sebagai ilmu politik (1950-1970)

4. Administrasi negara sebagai ilmu administrasi (1956-1970)

5. Administrasi negara sebagai ilmu administrasi negara (1970-sekarang)

Lima paradigma tersebut bersifat tumpang tindih atau “overlapping”, dimana

“locus” (tempat=letak) dan “focus” (yang diperhatikan) administrasi negara saling

berganti.

Paradigma 1 lebih mementingkan “locus”, paradigma 2 menonjolkan “focus”,

paradigma 3 kembali lebih mementingkan “locus”, sedang paradigma 4

mementingkan “focus”, dan paradigma 5 berusaha untuk mengaitkan antara

“focus” dan “locus” dari administrasi negara.

“Locus” adalah tempat yang menggambarkan di mana ilmu tersebut berada.

Dalam hal ini “locus” dari ilmu administrasi negara adalah kepentingan publik

(publik interest) dan urusan publik (public affair). Sedangkan “focus” adalah apa

yang menjadi pembahasan penting dalam mempelajari ilmu administrasi publik.

Yang menjadi “focus” dari ilmu administrasi negara adalah teori organisasi dan

ilmu manajemen.

BAB VIII

ADMINISTRASI PUBLIK (NEGARA)

Dwight Waldo mengatakan bahwa administrasi negara mengandung dua

pengertian, yaitu:

(1) Administrasi negara adalah organisasi dan manajemen dari manusia dan

benda guna mencapai tujuan-tujuan pemerintah.

(2) Administrasi negara adalah suatu seni dan ilmu tentang manajemen yang

dipergunakan untuk mengatur urusan-urusan negara.

Sedangkan menurut Bachson Mustafa, S.H. yang dikutip oleh Y.W. Sunindhia

dalam buku Administrasi Negara dan Peradilan Administrasi, bahwa Administrasi

Negara itu sebagai gabungan jabatan-jabatan yang dibentuk dan disusun secara

bertingkat yang diserahi tugas melakukan sebagian dan pekerjaan pemerintah

dalam arti luas, yang tidak diserahkan kepada badan-badan pembuat undang-

undang dan badan-badan kehakiman.

Adminstrasi negara secara singkat dan sederhana dapat didefinisikan sebagai

keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu

negara dalam usaha mencapai tujuan negara (Sondang P. Siagian, 2003:7)

Perkembangan evolusioner administrasi negara diuraikan melalui pendekatan

tradisional, pendekatan perilaku, pendekatan pembuatan keputusan, dan

pendekatan ekologis. Secara khusus, pendekatan tradisional mengungkapkan

tentang pengaruh ilmu politik, sebagai induk ilmu administrasi negara,

pendekatan rasional dalam administrasi dan pengaruh Gerakan Manajemen Ilmiah

terhadap perkembangan administrasi negara.

Diantara empat pendekatan yang diajukan, tidak ada satu pun pendekatan yang

lebih unggul daripada pendekatan-pendekatan yang lain, karena setiap pendekatan

berjaya pada suatu masa, di samping kesadaran bahwa setiap pendekatan

mempunyai kelebihan dan kekurangan.

Karena administrasi mengandung berbagai macam disiplin, sehingga cara

pendekatan dan metodologi dalam administrasi juga beraneka ragam, maka

administrasi negara merupakan bidang kajian yang dinamis.

Pengaruh politik terhadap administrasi negara selalu besar, tidak peduli kapan pun

masanya. Hal ini disebabkan oleh adanya gejala di semua negara yang

menunjukkan baahwa setiap pemerintah disusun di atas tiga cabang pemerintahan

yaitu legislatif, eksekutif, dan yudikatif. Hubungan terus menerus administrasi

dengan politik mencerminkan keberlanjutan hubungan antara lembaga eksekutif

dengan lembaga legislatif, sebagaimana dicerminkan dalam dua tahap

pemerintahan, yaitu tahap politik dan tahap administrasi. Jika tahap pertama

merupakan tahap perumusan kebijakan, maka tahap kedua merupakan tahap

implementasi kebijakan yang telah ditetapkan dalam tahap pertama.

BAB IX

BIROKRASI

A. Pengertian Birokrasi

Birokrasi terdiri dari dua kata yaitu biro (meja) dan krasi (kekuasaan).

Menurut Fritz Morstein Marx, birokrasi merupakan tipe organisasi yang

dipergunakan pemerintah modern untuk pelaksanaan tugas-tugasnya yang

bersifat spesialisasi, dilaksanakan dalam sistem administrasi dan khususnya

oleh aparatur pemerintah. Sementara itu, Ferrel Heady dengan mengutip

rumusan Thompson menyatakan bahwa organisasi birokratik disusun sebagai

satu hirarkhi otorita yang begitu terperinci, yang mengatasi pembagian kerja

dan juga telah amat diperinci. Lebih jauh lagi, Peter A. Blau dan Charles H.

Page memformulasikan birokrasi sebagai sebuah tipe dari suatu organisasi

yang dimaksudkan untuk mencapai tugas-tugas administratif yang besar,

dengan cara mengkoordinasikan secara sistematik pekerjaan dari banyak

orang. Dari definisi Blau dan Page ini menunjukkan bahwa birokrasi tidak

hanya dikenal dalam organisasi pemerintah saja, tetapi juga pada semua

organisasi-organisasi besar, seperti militer dan organisasi-organisasi niaga.

Dengan demikian, birokrasi akan ditemui pada setiap bentuk organisasi

modern yang dihasilkan oleh proses rasionalisasi. Hal ini sesuai dengan

pendapat Mart Morstein yang mengatakan bahwa birokrasi adalah kerja sama

dalam skala besar dengan tingkat rasionalitas yang tinggi. Birokrasi sendiri

berisi regulasi-regulasi demi pelayanan publik yang bersifat kolektif.

B. Otorita Birokrasi Menurut Max Weber

1. Otorita Tradisional

Otorita tradisional meletakkan dasar-dasar legitimasi pada pola

pengawasan sebagaimana diberlakukan di masa lampau dan kini masih

berlaku. Legitimasi sangat dikaitkan dengan kewajiban penduduk untuk

menuangkan loyalitas pribadinya kepada siapa yang menjadi kepalanya.

Perubahan tidak diperkenankan oleh preseden.

2. Otorita Kharismatik

Otorita ini timbul karena penghambaan seseorang kepada individu yang

memiliki hal-hal yang tidak biasa. Individu yang dipatuhi itu misalnya

mempunyai sikap heroik, ciri dan sifat-sifat pribadi lainnya yang sangat

menonjol. Kedudukan seseorang pemimpin kharismatik tidaklah diancam

oleh kriteria-kriteria tradisional. Seseorang pemimpin yang kharismatik

tidaklah dibelenggu oleh aturan-aturan tradisional atau oleh

kemampuannya untuk meletupkan api revolusi. Para pengikut

mematuhinya, karena penghambaan diri bukan karena hukum yang

bersifat memaksa untuk dipatuhi.

3. Otorita Legal-Rasional

Otorita ini didasarkan atas aturan yang bersifat tidak pribadi impersonal

yang ditetapkan secara legal. Kesetiaan dan kepatuhan terjadi manakala

seseorang melaksanakan otorita kantornya hanya dengan legalitas formal

dari pimpinanbya dan hanya dalam jangkauan otorita kantornya. Otoritas

legal-rasional didasarkan pada aturan-aturan yang pasti. Intisari dari otorita

ini adalah birokrasi. Jantung dari birokrasi adalah sistem hubungan otorita

yang dirumuskan secara rasional oleh aturan-aturan.

C. Karakteristik Birokrasi

Dennis H. Wrong mengungkapkan bahwa setiap organisasi birokratik

mempunyai ciri struktural utama sebagai berikut:

1. Pembagian tugas

2. Hirarki otorita

3. Peraturan dan ketentuan yang terperinci

4. Hubungan interpersonal di antara pekerja

Sedangkan Max Weber memberikan enam karakteristik, yaitu:

1. Terdapat prinsip yang pasti dan wilayah yurisdiksi yang resmi, yang pada

umumnya diatur dengan hukum atau peraturan-peraturan administrasi

2. Terdapat prinsip hirarki dan tingkat otorita yang mengatur sistem

3. Manajemen didasarkan atas dokumen-dokumen yang dipelihara dalam

bentuk aslinya

4. Terdapat spesialisasi dan pengembangan pekerja melalui pelatihan

keahlian

5. Aktvitas organisasi menuntut kapasitas pekerja secara penuh

6. Berlakunya aturan-aturan main mengenai manajemen

D. Pentingnya Birokrasi

Menurut Robert Presthus, pentingnya birokrasi diungkapkan dalam

peranannya, yaitu sebagai:

1. Delegated legislation, pada umumnya menampilkan bentuk-bnetuk

peraturan dan ketentuan perundang-undangan dan mempunyai status yang

penting.

2. Initiating policy, birokrasi dapat memainkan peranan untuk

merekomendasikan dan melaksanakan kebijakan publik.

3. Internal drive for power, security, and loyality, biro-biro yang ada sangat

termotivasi untuk menjalankan fungsi-fungsi layanan, berdasarkan suatu

struktur tertentu. Terdapat peleburan antara artikulasi kepentingan pribadi

dan dinas-dinas publik, yang memberikan andil kepada kepentingan

fungsional.

Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang

berkembang di mana mereka telah memberikan prioritas kegiatannya pada

penyelenggaraan pembangunan nasional. Di negara-negara tersebut birokrasi

berperan sebagai motor dan penggerak pembangunan. Secara khusus peranan

dan pentingnya arti birokrasi dapat dilihat dari fungssinya sebagai pemrakarsa

usul pembuatan kebijakan, penasihat dalam kebijakan dan sebagai inovator.

Oleh karena birokrasi dipandang sebagai penggerak pembangunan nasional,

maka terdapat perhatian yang amat besar untuk senantiasa memperbaiki dan

memperkuat kapasitas administrasi.

E. Kelemahan dan Problema dalam Birokrasi

Kelemahan-kelemahan birokrasi terletak pada:

a) Standar efisiensi fungsional

Salah satu ciri dari birokrasi, baik yang telah berjalan secara rasional dan

efisien maupun tidak ialah birokrasi haruslah menetapkan standar efisiensi

fungsional.

b) Penekanan yang berkelebihan terhadap rasionalitas, impersonalitas dan

hirarkhi

Dalam pemikiran Weber, dalam setiap organisasi berlaku aturan-aturan

formal yang secara nyata akan mengendalikan perilaku anggota-anggota

organisasi. Hal ini berarti dikesampingkannya struktur informal.

c) Penyelewengan tujuan

Tanda-tanda dari organisasi yang tidak sehat adalah penyelewengan

tujuan, kekakuan yang berlebihan, pita merah, perlakuan tidak berpribadi

dan penolakan secara tidak masuk akal terhadap perubahan. Merton

menyebutkan penyakit-penyakit ini dengan “Bureaucratic dysfunctions”

denagn ciri utamanya “trained incapacity”.

d) Pita merah (red tape)

Pita merah disebabkan oleh kecenderungan alamiah dari manusia yang

berada dalam lingkungan birokratik untuk ‘meruntinkan’ aktivitas-

aktivitas mereka. Pita merah adalah suatu istilah yang dimaksudkan untuk

menunjukkan adanya prosedur-prosedur birokratik yang mempunyai ciri

ketaatan mekanis pada peraturan, formalitas yang berkelebihan dan lebih

banyak memperhatikan hal-hal yang rutin dan kompilasi sejumlah

informasi eksternal yang mengakibatkan bekepanjangannya penundaan

dan kemandekan.