PROSEDUR PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

PROSEDUR TETAP FARMASI

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Tanggal Terbit Ditetapkan Oleh, Direktur Utama

Pengertian

Pengadaan adalah Kegiatan untuk merealisasikan kebuthan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian langsung dari distributor, Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau rekanan rumah sakit untuk memperoleh obat dan alat kesehatan yang dibutuhkan. (PPF RS 2008).

Perbekalan Farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radio farmasi dan gas medis. (KMK No. 1197/MENKES/SK/X/2004).

Tujuan

Mendapatkan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan. (PPF RS 2008)

Kebijakan

a. Mereview daftar obat yang akan diadakan, mengacu pada

formularium RS Unhas (RS Unhas memiliki daftar stok obat

atau daftar obat yang siap tersedia dari apotek

luar/konsinyasi)

b. Menentukan jumlah item yang akan dibeli.

c. Menyesuaikan dengan situasi keuangan.

d. Memilih metode pengadaan.

e. Memilih rekanan.

f. Membuat syarat kontrak kerjaantara pihak RS dan pihak

ketiga (bila ada).

g. Memonitor pengiriman barang dan pemeriksaan barang saat

tiba.

h. Menyimpan dan mendistribusikan obat ke gudang

(SK Direktur Rumah Sakit Universitas Hasanuddin

No:751//UN.4.32/KP.53/2013).

Prosedur Pengadaan Perbekalan Farmasi

a. Bagian Perencanaan Instalasi Farmasi mengajukan dokumen perencanaan kebutuhan barang (daftar kebutuhan persediaan) ke bagian Direktur Pelayanan Penunjang dan

Kerjasama.b. Direktur Pelayanan Penunjang dan Kerjasama akan

melakukan persetujuan pengadaan kebutuhan barang terhadap daftar kebutuhan persediaan.

c. Daftar kebutuhan persediaan yang telah disetujui Direktur Pelayanan Penunjang dan Kerjasama akan diserahkan ke bagian Direktur Administrasi Umum,SDM dan Keuangan untuk mendapatkan persetujuan dana.

d. Daftar kebutuhan persediaan yang telah mendapatkan persetujuan dana akan diserahkan ke keuangan bagian purchasing untuk mengidentifikasi tempat pemesanan barang dan melakukan pemesanan kebutuhan persediaan dengan membuat surat pesanan.

e. Surat pesanan dikirim ke distributor yang telah dipilih untuk memenuhi kebutuhan persediaan instalasi farmasi dengan bukti faktur barang dari pihak distributor. Lamanya perbekalan farmasi sampai ke instalasi farmasi

bervariasi dari yang paling cepat 2 hari dan paling lama 1 minggu waktu kerja.

Lama waktu perbekalan farmasi tiba di instalasi farmasi tergantung kapan surat pesanan dikirim ke distributor, jika dikirim pada waktu kerja maka pengiriman perbekalan farmasi akan berjalan cepat tetapi jika dikirim pada waktu bukan jam kerja/libur maka pengiriman perbekalan farmasi akan lama.

Lama waktu perbekalan farmasi tiba di instalasi farmasi tergantung juga pada ada tidaknya tagihan pembayaran yang belum dilunasi pada saat pemesanan perbekalan farmasi sebelumnya.

Jika pada saat pemesanan perbekalan farmasi terlambat akibat adanya tagihan pembayaran pemesanan perbekalan farmasi sebelumnya yang belum dilunasi kepada pihak distributor dan perbekalan farmasi ini sangat dibutuhkan maka keuangan bagian purchasing menginformasikan kepada direktur pelayanan penunjang dan kerjasama, untuk menghubungi pihak distributor untuk meminta kompensasi dalam pengadaan perbekalan farmasi, agar waktu pengiriman perbekalan farmasi dapat lebih cepat.

Jika perbekalan farmasi yang dipesan ke distributor stoknya sedang kosong maka :

a. Jika obat umum generik, maka menghubungi distributor obat generik lainnya yang telah bekerjasama dengan pihak rumah sakit.

b. Jika obat umum paten, maka menunggu hingga stok di distributor tersedia, tetapi jika urgent maka pihak instalasi farmasi menghubungi dokter penanggung jawab untuk mengkonfirmasi bahwa obat di distributor sedang kosong dan meminta untuk menggganti dengan obat lainnya yang masuk dalam formularium rumah sakit.

c. Jika obat askes generik dan paten, maka mengkonfirmasi kepada pihak askes untuk mengganti dengan obat pilihan lainnya yang masuk dalam DPHO askes.

f. Barang yang telah diterima di gudang instalasi farmasi berikut faktur 2 rangkap/surat jalan/DO, 1 rangkap sebagai arsip dokumen gudang instalasi farmasi dan 1 rangkap dilaporkan ke bagian bendahara pengeluaran keuangan untuk dilakukan pembayaran kepada pihak distributor dan dibuatkan laporan pertanggung jawaban. Jika obat yang datang dari distributor jumlahnya tidak

sesuai dengan surat pesanan:a. Jika jumlahnya lebih maka bagian gudang farmasi

mengkonfirmasi ke keuangan bagian purchasing untuk memberitahukan ke distributor bahwa pesanan yang diterima melebihi surat pesanan agar di kembalikan (return) ke pihak distributor.

b. Jika jumlahnya kurang maka bagian gudang farmasi mengkonfirmasi ke keuangan bagian purchasing untuk memberitahukan ke distributor bahwa pesanan yang diterima kurang dari surat pesanan agar di check kembali dan jika benar, maka pihak distributor akan melengkapi sesuai dengan jumlah yang tertera pada surat pesanan.

Unit Terkait

1. Instalasi Farmasi2. Direktur Pelayanan Penunjang dan Kerjasama3. Direktur Administrasi Umum, SDM dan Keuangan4. Keuangan Bagian Purchasing5. Bendahara Pengeluaran Keuangan

Dokumen Terkait

1. Daftar Kebutuhan Persediaan2. Surat Pesanan (SP)3. Faktur Barang/ Surat Jalan/ DO4. Laporan Pertanggung Jawaban