Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil secara Elektronik

( Bimtek Verifikator Level 1 )

e-PUPNS

Adalah proses pendataan ulang PNS melalui sistem teknologi informasi yang meliputi tahap pemutakhiran data oleh setiap PNS, serta validasi dan verifikasi data secara menyeluruh oleh instansi pusat/instansi daerah sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.

Latar Belakang

• Membangun fungsi monitoring dan evaluasi data kepegawaian untuk meningkatan dan memelihara keakurasian data

• Membangun kepedulian dan kepemilikan (sense of awareness/ ownership) PNS terhadap data kepegawaiannya

• Menata ulang sistem informasi kepegawaian sesuai amanat dalam Undang-undang ASN.

• Dinamika perubahan organisasi dan pemekaran wilayah, serta adanya perubahan dalam manajemen kepegawaian termasuk didalamnya manajemen ASN.

Tujuan

• Untuk memperoleh data yang akurat, terpercaya, sebagai dasar kebutuhan dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ASN yang mendukung pengelolaan manajemen ASN yang rasional sebagai sumber daya aparatur negara.

• Membangun kepedulian dan kepemilikan PNS terhadap data kepegawaiannya.

e-PUPNS

• Secara online, alamat http://pupns.bkn.go.id

• Pemutakhiran data dalam database BKN :

- pemeriksaan data yang sudah ada

- perbaikan data yang tidak sesuai

- melengkapi data yang belum lengkap

• Berlaku secara nasional

• Wajib diikuti oleh setiap Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia (termasuk Calon PNS) termasuk yang MPP dan mengikuti tugas belajar

• Masing-masing PNS melakukan pemutakhiran data pada sistem e-PUPNS dan bertanggung-jawab atas kelengkapan dan kebenaran datanya

Waktu Pelaksanaan :

Secara nasional :

1 September 2015 – 31 Desember 2015

Lingkup Pemerintah Kabupaten Trenggalek :

Waktu Registrasi/Pemutakhiran Data

10 September 2015 – 30 November 2015

Cakupan Data

• Data Utama

• Data Posisi

• Data Riwayat

– golongan

– pendidikan

– jabatan

– diklat struktural, fungsional

– keluarga

• Lainnya : BPJS, Bapertarum, KPE

• Data (khusus) untuk Guru dan Dokter

Yang Disiapkan

• SKPD : - User Verifikator e-PUPNS satuan/unit kerja - Komputer dan Koneksi Internet

• User Verifikator Level 1 (satuan/unit kerja) : - User Name dan password - Daftar PNS yang menjadi wewenangnya - Form Laporan

• PNS : - Dokumen kepegawaian, pendukung lainnya - e-mail pribadi => yang masih aktif - koneksi ke internet

Alur e-PUPNS

TAHAP VERIFIKASI DATA

Tahap proses verifikasi data hasil pengisian e-PUPNS

1. Verifikator level 1 untuk SKPD/unit kerja

2. Verifikator level 2 untuk Kabupaten/BKD

3. Verifikator BKN Kanreg

4. Verifikator BKN Pusat (status)

Verifikakator Level 1

User Verifikator Level 1 :

1. Memberikan persetujuan Registrasi PNS di instansinya (atau dibuat otomatis ?)

2. Melakukan verifikasi data PNS sesuai tingkat kewenangan yang dimiliki

3. Proses Verifikasi dilakukan setelah data pengisian telah dikirim melalui sistem, dan masuk ke inbox User Verifikator.

4. Verifikasi data berdasarkan bukti/dokumen pendukung

Dokumen Pendukung

• Semua copy Dokumen Pendukung disimpan di SKPD/unit kerja

• Dokumen Pendukung yang untuk verifikasi ke BKD, adalah perubahan pada :

a. Data Utama

b. Data Posisi

Data Utama meliputi :

NIP Baru ( SK Konversi NIP/SK CPNS) Nama, Gelar (Ijasah,CPNS)

Tempat dan tanggal lahir (Ijasah) Agama (KK/KTP)

Jenis Kelamin (KK / KTP) TMT CPNS - TMT PNS

Golongan ruang (SK KP) TMT Golru (SK KP)

Pendidikan terakhir (Ijasah) Tahun lulus pendidikan

Kedudukan Hukum (SK Hudis) Jenis Pegawai

Nomor Induk Kependudukan (NIK) Alamat (KK/KTP)

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Nomor Karpeg

Data Posisi meliputi:

Instansi Induk

Lokasi Kerja

Satuan Kerja

Unit Organisasi ( SK Mutasi Bupati)

Jenis Jabatan

Nama Jabatan, TMT Jabatan (SK Jabatan)

Eselon, TMT Eselon (SK Jabatan Struktural)

Tempat Verifikasi (HARUS BENAR)

Rangkuman Dokumen yang Perlu Dipersiapkan PNS untuk Verifikasi Level 1

• Ijasah Awal-Akhir

• SK CPNS, SK PNS, SK Konversi NIP

• Seluruh SK Mutasi dari Bupati Trenggalek

• Seluruh SK Jabatan

• Seluruh SK Kenaikan Pangkat

• KK/KTP, Akta Nikah, Akta Cerai (jika bercerai)

• NPWP *) Khusus SK-SK dilegalisasi oleh SKPD/Unit Kerja ybs

Langkah Praktis E-PUPNS (Bagian 1 )

• PNS melakukan registrasi EPUPNS Online

• PNS melakukan pemutakhiran data EPUPNS Online berdasarkan dokumen legal yang diperlukan

• PNS Mengajukan bukti registrasi, tanda bukti pengisian formulir dan dokumen pendukung ke verifikator level 1 di SKPD/Unit Kerja

Langkah Praktis E-PUPNS (Bagian 2 )

• Verifikator Level 1 SKPD/Unit Kerja memverifikasi berkas PNS

• Jika perlu turun status pengisian data, verifikator level 1 menurunkan status data PNS ybs.

• Verifikator level 1 menyerahkan berkas yang diperlukan (formulir registrasi, tanda bukti pengisian EPUPNS, dokumen perubahan di Data Utama dan Data Profil ) Ke BKD

Langkah Praktis E-PUPNS (Bagian 2 )

• BKD melakukan verifikasi level 2

• BKD meneruskan data dan dokumen ke BKN selaku Verifikator Level 3 dan 4

• Jika data sesuai dan valid maka otomatis data PNS tersebut akan tersimpan di Database Kepegawaian Nasional BKN Pusat

Setelah Verifikasi Level 1 Dikirimkan ke BKD untuk Verifikasi Level 2

• Tanda Bukti Pendaftaran/registrasi

• Tanda Bukti Pengisian Formulir e-PUPNS

• —Fotocopy sah (rangkap 2) Dokumen Pendukung perubahan data pada :

– Data Utama

– Data Posisi

• —Laporan :

• Daftar PNS Yang Telah Melaksanakan e-PUPNS

• Rekapitulasi Jumlah Yang Telah Melaksanakan e-PUPNS