PEMERIKSAAN DOKUMENADMINISTRASI PENGADAAN BARANG/JASA

SAIFUDIN ZUHRI – 2019

DOKUMENPROGRAM/ANGGARANMemastikan bahwa Pelaksaan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan Program/Kegiatan dalamDokumen Anggaran

1

1. DOKUMEN PROGRAM/PENGANGGARAN

DOKUMENPELAKSANAANANGGARAN

ADASAHSESUAI

DOKUMENPENETAPANPPKPejabat Pembuat Komitmen ditetapkan secara saholeh Pejabat Berwenang dengan uraian tugas yangjelas

2

DITETAPKAN OLEH PA/ KPA(APBN)

SKPPK

KPA MERANGKAP SEBAGAI PPK ?

TIDAK BERDASARKANTAHUN ANGGARAN

PERGANTIAN PPK BERITA ACARASERAH TERIMA JABATAN

ADAKAH TIM TEKNIS, TIM/TENAGA AHLI ATAU TIMPENDUKUNG ?

ADA PENUGASANPELAKSANAANKEWENANGAN

2. SURAT PENETAPAN PPK

PPK tidak boleh dirangkap oleh:

a. Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar(PPSPM) atau Bendahara;

b. Pejabat Pengadaan atau Pokja Pemilihan untuk paketPengadaan Barang/Jasa yang sama; atau

c. PjPHP/PPHP untuk paket Pengadaan Barang/Jasayang sama

Dalam hal tidak terdapat pegawai yang memenuhi persyaratan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2), PA/KPA dapat merangkap sebagai PPK

DOKUMENPERENCANAANPENGADAANDokumen Perencanaan disusun oleh PPK padasaat penyusunan RKA-KL / RKD-PD oleh PPK danditetapkan oleh PA

3

DOKUMEN PERENCANAAN

IDENTIFIKASI KEBUTUHANJENIS PENGADAANCARA PENGADAANPEMAKETANSPESIFIKASI/KAKJADWALRENCANA ANGGARAN

SiRUP

Contoh Format FormulirPerencanaan Pengadaan

RENCANAUMUMPENGADAANRencana Umum Pengadaan Barang/Jasa yangselanjutnya disingkat RUP adalah daftar rencanaPengadaan Barang/Jasa yang akan dilaksanakanoleh Kementerian/ Lembaga/ Perangkat Daerah

4Aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP)

CONTOH FORMAT RUP SWAKELOLA

CONTOH FORMAT RUP MLL PENYEDIA

https://sirup.lkpp.go.id

DOKUMEN ADMINISTRASI PENGADAAN (1)NO. DOKUMEN

KRITERIALENGKAP SESUAI

1 DOKUMEN PROGRAM/PENGANGGARAN (RKA/DPA/LAINNYA)

DOKUMEN ADA,DITANDATANGANI PEJABATYANG BERWENANG

KODE ANGGARANSESUAI

2 SURAT PENATAPAN PPK DOKUMEN ADA,DITETAPKAN PEJABATBERWENANG,

MASIH BERLAKU,PELIMPAHANWEWENANG JELAS,PERGANTIAN PPK

3 DOKUMEN PERENCANAAN :IDENTIFIKASI KEBUTUHANJENISCARA PENGADAANSPESIFIKASI TEKNISPEMAKETANJADWALPENGANGGARAN

LENGKAP ? SESUAI DENGANKETENTUAN YANGBERLAKU

4 RENCANA UMUM PENGADAAN SiRUP DIISI LENGKAP DANDIUMUMKAN

SEBAGAI ACUANSELANJUTNYA

PERSIAPANPENGADAAN

Persiapan pengadaan dilaksanakan oleh PPKberdasarkan RKA K/L atau RKA Perangkat

Daerah dan Dokumen Perencanaan PengadaanBarang/Jasa

5

REVIU dan PENETAPANSPESIFIKASI TEKNIS/KAK & DED utk

Konstruksi

(Perubahan spesifikasi/KAKsepersetujuan PA/KPA)

PENETAPAN HPSDilengkapi riwayat penyusunan

HPS

••••

RANCANGANKONTRAK

Bentuk KontrakJenis kontrakSSUK, SSKKUang Muka, jaminan,Garansi, dll

DOKUMEN PERSIAPAN PENGADAAN

HPS disusun berdasarkan keahlian dan menggunakandata yang dapat dipertanggung-jawabkan

Nilai HPS bersifat terbuka dan tidakbersifat rahasia

HPS Disusun paling lama 28 harikerja sebelum batas akhir :pemasukan dok penawaran

(pascakualifikasi) atau pemasukandok kualifikasi (prakualifikasi)

Memperhitungkan keuntungan danbiaya tidak langsung

HPS bukan sebagai dasaruntuk menentukan

besaran kerugian negara

Dikecualikan utk pagu ≤ 10juta, epurchasing dantender pek terintegrasi

Ketentuan Umum HPS

Pasal 26

Total HPS = hasil perhitungan HPS+ PPN

25

Jenis Kontrak untuk B/PK/JLJENIS KONTRAK KETENTUAN

Lumsum(ruang lingkup pekerjaan dan jumlah

harga pasti dantetap dalam batas waktu tertentu )

semua risiko sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia;berorientasi kepada keluaran; danpembayaran didasarkan pada tahapan produk/keluaran yang dihasilkan sesuaidengan kontrak.

a.b.c.

Kontrak Harga Satuan(harga satuan tetap utk setiap unsur

pekerjaan dg spek teknis tertentu danbatas waktu)

volume pekerjaannya bersifat perkiraan, harga satuan tetappembayaran berdasarkan hasil pengukurannilai akhir kontrak ditetapkan setelah seluruh pekerjaan diselesaikan

a.b.c.

Kontrak gabungan Lumsumdan Harga Satuan

Untuk pekerjaan yang sebagian dapat mempergunakan Lumpsum dan untuk bagianyang lain menggunakan Harga Satuan dalam 1 pekerjaan yang diperjanjikan

Kontrak Terima Jadi(Konstruksi)

jumlah harga pasti dan tetappembayaran dapat dilakukan berdasarkan termin

a.b.

Kontrak PayungUntuk barang/jasa yang belum dapat ditentukan volume dan/atau waktupengirimannya pada saat kontrak ditandatangani

26

Jenis Kontrak untuk JK

JENIS KONTRAK KETENTUAN

Lumsumsemua risiko sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia;berorientasi kepada keluaran; danpembayaran didasarkan pada tahapan produk/keluaran

a.b.c.

Waktu penugasan

ruang lingkupnya belum bisa didefinisikanwaktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan belum bisadipastikan.

••

Kontrak payungbelum dapat ditentukan volume dan/atau waktu pengiriman

Bentuk Kontrak

27

BENTUK KONTRAK BARANG KONSTRUKSI JASA LAINNYA KONSULTANSI

Bukti pembelian/pembayaran

≤ 10 juta n/a ≤ 10 juta n/a

Kuitansi ≤ 50 juta n/a ≤ 50 juta n/a

Surat PerintahKerja (SPK)

> 50 juta s.d200 juta

≤ 200 juta> 50 juta s.d

200 juta≤ 100 juta

Surat perjanjian > 200 juta > 200 juta > 200 juta > 100 juta

Surat pesanan e-purchasing /pembelian melalui toko daring  

Usaha Kecil (B/PK/JL)JK dan Usaha NonKecil (B/PK/JL)

Kontrak Tahun Jamak

Uang Muka

28

Maks30 %

Dapat diberikan untuk persiapan pelaksanaan pekerjaan:

Pemberian uang muka dicantumkan pada rancangan kontrak yangterdapat dalam Dokumen Pemilihan.

Maks20 %

Maks15 %

29

Jenis Jaminan B PK JL JK

Jaminan Uang muka √ √ √ √Jaminan Penawaran n/a √ n/a n/a

Jaminan Pelaksanaan √ √ √ n/a

Jaminan Pemeliharaan n/a √ √ n/a

Jaminan Sanggah Bandingn/a

√

n/a n/a

Sertifikat Garansi √ * * *

Ketentuan Penggunaan Jaminan/Garansi

*Sertifikat garansi dapat diberikan dalam pekerjaan konstruksi atau jenispengadaan yg lainnya apabila terdapat pengadaan barang

DOKUMEN PERSIAPAN PENGADAAN

NO. DOKUMENKRITERIA

LENGKAP SESUAI1 Reviu dan Penetapan Spesifikasi Teknis /

KAKDokumen reviu danpenetapan

Sesuai RUP atau perubahandisetujui PA/KPA

2 Penetapan detailed engineering designuntuk pemilihan Penyedia PekerjaanKonstruksi

Penetapan DED Setahun sebelum persiapankecuali sederhana

3 Penetapan HPS

Riwayat penyusunan HPS Sesuai kebutuhan dan ketentuan

4 Penetapan rancangan kontrak Surat Perjanjian, SSUK,SSKK

Diisi sesuai kebutuhan

5 Penetapan uang muka, jaminan uangmuka, jaminan pelaksanaan, jaminanpemeliharaan, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga

Terdapat dokumen sesuaikebutuhan

Sesuai ketentuan dan dapatdipertanggungjawabkan

SWAKELOLA TYPE I

SWAKELOLA TYPE II

SWAKELOLA TYPE III

SWAKELOLA TYPE IV

DOKUMEN ADMINISTRASI SWAKELOLA

NO. DOKUMENKRITERIA

LENGKAP SESUAI5 DOKUMEN PERSIAPAN

(SWAKELOLA):

TIM PERSIAPANTIM PELAKSANATIM PENGAWAS

RENCANA KEGIATANJADWAL PELAKSANAANREVIU & PENETAPANSPESIFIKASI TEKNISREVIU & PENETAPAN RABFINALISASI DAN TTD KONTRAKSWAKLEOLA

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DOKUMENPELAKSANAAN

DIKLAT PPHP/PjPHP – IAPI JATIM

Saifudin Zuhri

DOKUMENPEMILIHANPENYEDIAProses Pemilhan Penyedia dilaksanakan olehPejabat Pengadaan, Pokja Pemilihan atau PPKsesuai metode pemilihan yang digunakan

6

DOKUMEN ADMINISTRASI PENGADAAN (3)

NO. DOKUMENKRITERIA

LENGKAP SESUAI6 DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA : METODE PEMILIHAN METODE KUALIFIKASI METODE EVALUASI METODE PEMASUKAN

PENAWARAN

PENETAPAN PEMENANG

DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA

NO METODE PEMILIHAN PELAKU1 E-PURCHASING SAMPAI 200 JUTA PP2 E-PURCHASING DI ATAS 200 JUTA PPK3 PENGADAAN LANGSUNG PP4 PENUNJUKAN LANGSUNG SAMPAI 200

JUTAPP

5 PENUNJUKAN DI ATAS 200 JUTA POKJA6 TENDER CEPAT POKJA7 TENDER / SELEKSI POKJA8 PENGADAAN KHUSUS MENYESUAIKAN

Dokumen Pemilihan dari PP atau Pokja diserahkan kepada PPK sebagai lampiran hasil prosespemilihan penyedia

44

PENUNJUKAN LANGSUNG

Pelaksanaan penunjukan langsung dilaksanakan denganmengundang 1 pelaku usaha yang dipilih dengan disertainegosiasi teknis maupun harga.

Keg. mendadak (komitmen internasional)Rahasia (kepentingan Negara)Satu kesatuan sistem konstruksiHanya 1 pelaku usaha yg mampuBenih dan PupukSarpras utk masyarakat tdk mampuHak PatenTender ulang gagal

1 pelaku usaha yang mampuPemegang hak ciptaKonsultan hukum yangsegera dan tidak bisa ditundaRepeat order (maks 2 kali)

B/PK/JL JK

Metode EvaluasiPenawaran Penyedia B/PK/JL

3. Harga Terendah

1. SistemNilai

2. PenilaianBSUE

• Harga menjadi dasar penetapan pemenang diantarapenawaran yang memenuhi persyaratan teknis

• memperhitungkan penilaian teknis dan harga

• memperhitungkan faktor umur ekonomis, harga, biayaoperasional, biaya pemeliharaan, dan nilai sisa dalamjangka waktu operasi tertentu.

45

Metode Evaluasi Penawaran Jasa Konsultansi

Kualitas & Biaya

❖

❖

Ruang lingkup, jenis tenaga ahli,waktu penyelesaian tidak dapatdiuraikan dengan pasti dalam KAKatauJasa konsultan perorangan

46

Kualitas

❖Ruang lingkup, jenis tenaga ahli,waktu penyelesaian pekerjaandapat diuraikan dengan pastidalam KAK

PaguAnggaran

Ruang lingkup sederhana dapatdiuraikan dengan pasti dalam KAKdan penawaran tidak bolehmelebihi pagu anggaran

Biaya Terendah

Standar atau rutinStandar pelaksanaan ygsudah mapan

Metode Penyampaian Dokumen Penawaran

47

•

•

B/PK/JL yangmenggunakanmetode evaluasiharga terendahJK dengan metodepengadaan langsungdan penunjukkanlangsung

•

•

•

•

B/PK/JL :Spesifikasi belum bisaditentukan dengan pastiBerbagai alternatifteknologiDimungkinkan perubahanspesifikasiPenyetaraan teknis

•

•

B/PK/JL yangmemerlukanpenilaian teknisterlebih dahuluJK dengan metodeseleksi

1 File 2 File 2 Tahap

PELAKSANAAN KUALIFIKASI

PRAKUALIFIKASI PASCA-KUALIFIKASITender B/PK/JL

Kompleks Non-KompleksSeleksi Jasa Konsultansi

Badan Usaha Perorangan

Penunjukan Langsung

B/PK/JL/JK

48

DOKUMENKONTRAK &PENGENDALIANDokumen Draft Kontrak, Tim Pengendali Kontrak, Persiapan

dan Penandatanganan Kontrak serta PelaksanaanPekerjaan Sesuai dengan Kontrak

7

DOKUMEN KONTRAK & PENGENDALIAN

PERUBAHAN KONTRAK

PENYUSUNANRENCANA MUTU

PERJANJIAN, SSUK, SSKK,SPMK atau SPP (Surat

Perintah Pengiriman)

DOKUMEN KONTRAK

PERSIAPAN PELAKSANAANKONTRAK

RAPAT

TAMBAH-KURANG, KEADAANKAHAR, PENYESUAIN HARGA,DLL

UANG MUKA, TERMYN,KEMAJUAN PEKERJAAN,

DENDA

PEMBAYARAN

DOKUMEN LAINNYA

Program mutu disusun oleh Penyedia sebelum rapat persiapanpelaksanaan Kontrak, yang paling sedikit berisi:a. informasi mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan;b. organisasi kerja Penyedia;c. jadwal pelaksanaan pekerjaan;d. prosedur pelaksanaan pekerjaan;e. prosedur instruksi kerja; dan/atauf. pelaksana kerja.

PROGRAM MUTU

Program mutu disesuaikan dengan jenis barang/jasa, karakteristikdan kompleksitas pekerjaan

RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN KONTRAK

a.b.

c.

d.e.

f.

g.

Hal-hal yang dibahas dalam rapat persiapan pelaksanaan kontrak:Reviu kontrak, dan pembagian tugas dan tanggung jawab dari kedua belah pihak;Pemutakhiran/pembaharuan rencana pekerjaan seperti tanggal efektif pelaksanaan, dantahapan pelaksanaan kontrakReviu rencana penilaian kinerja pekerjaan sebagai dasar melakukan evaluasi kemajuanpekerjaan;Diskusi bagaimana dan kapan dilakukan pelaporan pekerjaan;Tata cara, waktu dan frekuensi pengukuran dan pelaporan yang disesuaikan dengan kondisipekerjaan;Melakukan klarifikasi hal-hal yang masih kurang jelas dan mendiskusikan prosedur untukmanajemen perubahan; danMelakukan klarifikasi rencana koordinasi antar para pihak selama pelaksanaan pekerjaan

DOKUMEN ADMINISTRASI PENGADAAN (4)

NO. DOKUMENKRITERIA

LENGKAP SESUAI7 DOKUMEN KONTRAK DAN

PENGENDALIAN:

TIM PENGELOLA KONTRAK TUGAS DAN PERSONIL JELAS SESUAI KEBUTUHAN PERSIAPAN PELAKSANAAN

KONTRAK BERITA ACARA RAPAT KEBUTUHAN

PEKERJAAN RENCANA MUTU DOKUMEN DISUSUN PENYEDIA SESUAI PEKERJAAN KONTRAK DOKUMEN SESUAI HIRARKI,

TTDSESUAI DRAFT

PERUBAHAN KONTRAK BERITA ACARA, ALASAN PERUB AKUNTABEL PELAKSANAAN KONTRAK CATATAN KEJADIAN DAN

SOLUSISESUAI DRAFT

PEMBAYARAN DOKUMEN PERSYARATAN SESUAI DRAFT PENYESUAIAN HARGA DOKUMEN PERSYARATAN SESUAI DRAFT

DENDA DLL DOKUMEN PERSYARATAN SESUAI DRAFT

DOKUMENSERAH TERIMAHASIL PEKERJAAN

pemilihan yang digunakan 8

8. DOKUMEN SERAH TERIMA HASIL PEKERJAAN

NO. DOKUMENKRITERIA

LENGKAP SESUAI8 DOKUMEN SERAH TERIMA

HASIL PEKERJAAN:

PEMERIKSAAN HASILPENGADAAN BARANG/JASA

KERTAS KERJA / CHECK LISTPEMERIKSAAN DISUSUNLENGKAP SEBAGAIMANAPERSYARATAN DALAMKONTRAK

HASIL PEMERIKSAAN TELAHSESUAI DENGANPERSYARATAN DALAMKONTRAK

BERITA ACARA PENERIMAANHASIL PEKERJAAN

BERITA ACARAMENCANTUMKAN SELURUHPEKERJAAN TELAH SELESAI

BERITA ACARAMENCANTUMKAN SELURUHPEKERJAAN TELAH SESUAI

SERAH TERIMA HASIL PEKERJAAN

Melaksanaan pemeriksan Hasilpekerjaan berdasarkan Kertas

Kerja yang telah disiapkan dantindak lanjutnya

Menyiapkan Kertas KerjaRencana Pemeriksaan Hasil

Pekerjaan berdasarkan IsiKontrak

Menandatangani Berita AcaraSerah Terima Hasil Pekerjaan

setelah hasil pemeriksaansesuai dengan isi kontrak

PERSIAPAN PEMERIKSAAN SERAH TERIMA

CONTOH KERTAS KERJAPEMERIKSAAN HASIL PEKERJAAN

DOKUMEN PELAKSANAAN PENGADAAN

Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan oleh K/L/PD penanggung jawab anggaran, K/L/PD lain, Ormas atau Pokmas

MELALUI SWAKELOLA

SAIFUDIN ZUHRI, S.Si. MM.

085330088181

TERIMAKASIH