pemberkasan surat oleh sekretaris pejabat eselon i di

Pemberkasan Surat oleh Sekretaris Pejabat Eselon I Di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Ardy Pratama K.R1 dan Anon Mirmani2

1. Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan

Budaya, Universitas Indonesia Kampus UI, Depok, Jawa Barat, 16424, Indonesia

E-mail: [email protected] ; [email protected]

Abstrak

Penelitian ini tentang kegiatan pemberkasan surat oleh sekretaris pejabat eselon I di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kegiatan pemberkasan surat yang dilakukan oleh sekretaris pejabat eselon I di ANRI. Penelitian menggunakan metode studi kasus. Pengumpulan data melalui wawancara and observasi. Hasil penelitian menunjukkan pemberkasan surat oleh sekretaris sudah memenuhi kriteria pemberkasan. Kegiatan pemberkasan surat dapat meningkatkan kinerja sekretaris pejabat eselon I, sehingga temu kembali informasi dan keutuhan informasi dapat terjaga.

Abstract

This study of the activity of filing a letter by the secretary of echelon I officials at the National Archives of the Republic of Indonesia ( ANRI ). The aim of this study was to determine the activities undertaken by filing a letter secretary echelon I officials in ANRI . Research using the case study method. Collecting data through interviews and observations. The results showed filing a letter by the secretary meets the filing criteria. Letter filing activities can improve the performance of the secretary of echelon I , so information retrieval and information integrity can be maintained. Key words :Filing System; Secretary

1. Pendahuluan

Surat merupakan arsip, informasi yang terkandung di dalamnya informasi yang sering

dibutuhkan oleh instansi. Salah satu profesi yang tugasnya berhubungan dengan persuratan yaitu

sekretaris. Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk membantu meringankan tugas dari

pimpinannya. Tugas yang berkaitan mengenai persuratan itu merupakan tugas yang bersifat rutin.

Karena informasi pada surat merupakan informasi yang sangat penting untuk memenuhi

kebutuhan informasi dari instansi tersebut, maka dibutuhkan penanganan untuk menjaganya baik

itu dalam bentuk isi informasi maupun fisiknya. Penanganan tersebut dinamakan pemberkasan.

Pemberkasan surat..., Ardy Pratama Kr, FIB UI, 2015

Menurut Kadarmo (1998; 139), pemberkasan adalah proses pengaturan dan penyimpanan

arsip secara sistematis, sehingga pada saat dibutuhkan dapat diakses kembali dengan cepat.

Pemberkasan merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris untuk mengatur dan memelihara

arsip diinstansinya. Pemberkasan yang sering dilakukan oleh sekretaris berupa surat. Surat

tersebut merupakan arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan bagi

keberlangsungan kerja.

ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab

langsung kepada Presiden. ANRI memiliki sebuah pedoman dalam melakukan pemberkasan

yaitu pedoman klasifikasi (Perka ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip di

lingkungan ANRI). Tugas pokok ANRI yaitu penyusunan rencana nasional secara makro di

bidang kearsipan, penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung

pembangunan secara makro, penetapan system kearsipan di bidang kearsipan dan peranan lain

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Yaitu perumusan dan

pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang kearsipan dan penyelamatan serta pelestarian arsip dan

pemanfaatan naskah sumber arsip.

Pimpinan membutuhkan seseorang yang dapat membantunya untuk menyelenggarakan

bagian-bagian kecil dari tugas-tugasnya. Sekretaris adalah seorang yang dapat memberikan

bantuan tersebut. Salah satu tugas dari sekretaris yaitu pemberkasan. Pemberkasan surat yang

dilakukan oleh sekretaris itu memiliki beberapa tahap yaitu dari memisahkan surat-surat yang

bersifat penting kemudian mengelompokkan berdasarkan permasalahannya hingga penataan di

filing cabinet.

2. Tinjauan Literatur

2.1 Definisi Arsip

Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 menjelaskan bahwa

arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

Negara, pemerintah daerah dan sebagainya. Arsip akan terus tumbuh dan berkembang seiring

dengan semakin kompleksnya tugas fungsi dari organisasi tersebut. Dampaknya arsip semakin

menumpuk sehingga tidak terkontrol dengan baik. Akibatnya, ketika organisasi membutuhkan


informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan, jadi

sangat sulit atau memerlukan waktu yang relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip

membutuhkan suatu sistem pemberkasan yang tepat agar dapat menciptakan efektifitas dan

efisiensi bagi organisasi dalam pengelolaan arsip-arsip tersebut.

Agar dapat melaksanakan manajemen arsip dengan baik, maka kita harus paham

bagaimana arsip itu dari tahap penciptaan hingga pemusnahan, tahapan-tahapan inilah yang

disebut dengan daur hidup arsip. Gambaran dari daur hidup arsip sebagai berikut:

Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip.

Sumber : Sulistyo-Basuki, 2003, p.16

Penjelasan dari gambar diatas adalah sebagai berikut, Siklus daur hidup arsip ada 5 fase

utama berdasarkan yang telah dikemukakan oleh Sulistyo Basuki (2003;16) yaitu pembuatan,

distribusi, penggunaan, pemeliharaan (maintenance), dan aktivitas. Pada fase kelima arsip

menghadapi dua pilihan yaitu pemusnahan atau penyimpanan permanen.

Menurut Sedarmayanti (2003; 9) fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen dapat

dibedakan menjadi dua macam yaitu: 1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

Penciptaan dan penerimaan Korespondensi

Formulir Laporan Gambar Salinan

Mikrobentuk Masukan dan Iuran Komputer

Penggunaan Pengambilan Keputusan

Dokumentasi Respon Rujukan

Persyaratan Hukum

Penyimpanan Berkas

Temubalik Transfer

Penyebaran Internal

Eksternal

Penempatan Penyimpanan Pemusnahan


dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2) Arsip statis adalah

arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-

hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan

pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

2.2 Azaz Pengorganisasian

Menurut Sedarmayanti (2003; 44) dalam penyimpanan arsip dikenal tiga azaz

pengorganisasian yaitu:

a. Azaz sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang

dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip.

b. Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-

masing unit dalam suatu organisasi.

c. Azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip

dengan cara menggabungkan antara sentralisasi dan desentralisasi. Azaz ini digunakan

untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azaz sentralisasi dan desentralisasi.

2.3 Penanganan Surat

Menurut Barthos (2009; 23), mengurus surat dikantor merupakan suatu kegiatan yang

sangat penting. Penanganan surat disetiap instansi berbeda, dikarenakan tergantung instansinya.

Suatu organisasi kecil, surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas merangkap

dengan tugas lainnya. Sedangkan organisasi besar, penanganan surat dikerjakan secara masing-

masing atau dapat dipusat kebagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Urusan ekspedisi

surat-menyurat yang dipusatkan yaitu mengerjakan surat-surat masuk maupun keluar adalah

dipandang lebih baik. Apabila seorang petugas, seorang diri dalam mengurus ekspedisi yang

dipusatkan, disamping cara ekspedisi surat-surat yang seragam dapat ditetapkan untuk seluruh

organisasi karena dapat membawa penghematan dalam arti bahwa tidak ada duplikasi dalam

penggunaan alat-alat ekspedisi.


2.4 Pemberkaskan Arsip

Dalam mengatur dan memelihara arsip merupakan salah satu tugas rutin dari seorang

sekretaris. Istilah yang dipakai dalam mengatur dan memelihara arsip yaitu filing atau

pemberkasan merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris untuk mengatur dan memelihara

arsip yang ada pada instansinya. Pernyataan tersebut dipertegas Michael Roper menjelaskan

Filing atau Pemberkasan dalam Gunarto (1997;2) merupakan kelanjutan dari penanganan arsip

dinamis aktif ketika langkah pengurusan surat telah selesai diproses. Pengurusan surat yang

sebelumnya melalui tahap tata persuratan (termasuk form design) merupakan tahap yang dapat

memperlancar pelaksanaan filing.

Kadarmo (1998; 140) menjelaskan ada 5 dasar sistem pokok dalam mengatur atau

memberkaskan arsip yaitu:

a. Sistem Abjad adalah suatu system untuk menyusun nama-nama. Perihal surat juga dapat

disusun menurut abjad, yaitu menyusun subjek itu dalam urutan A sampai Z .

b. Sistem Subjek, apabila sekretaris ingin memakai system selain system alphabet, dikarena

organisasinya menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan, maka

sekretaris dapat memakai system subjek dalam mengatur atau memberkaskan arsipnya.

c. Sistem Daerah/Wilayah, apabila sekretaris ingin menggunakan system berdasarkan daerah

atau wilayahnya, ia dapat menggunakan nama daerah atau wilayah tersebut sebagai

permasalahannya.

d. Sistem Nomor ini menggunakan nomor, atas dasar urutan angka/nomor, biasanya dari

angka terkecil ke angka terbesar.

e. Sistem Kronologis, ini dipergunakan arsip-arsip yang disusun berdasarkan urutan tanggal

datangnya surat atau arsip tersebut.

2.5 Peralatan dalam Memberkaskan Arsip

Menurut Waworuntu (1995; 95), peralatan dalam memberkaskan arsip itu terdiri dari:

1. Folder (Sampul Arsip) merupakan tempat atau wadah arsip. Bentuk dari folder seperti

map tanpa daun penutup pada sisinya. Dan diatasnya terdapat tab yang digunakan

untuk menempatkan kode dan indeks arsip.


2. Sekat atau Guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang

satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah

pada klasifikasi arsip.

3. Lemari Arsip atau Filing Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang

disusun secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang

map).

4. Ordner.

5. Kotak Arsip.

6. Map Gantung.

7. Kartu/ formulir petunjuk silang.

8. Micro film

2.6 Definisi Sekretaris

Susanto (1997; 11) menyatakan bahwa Sekretaris itu berperan sebagai pusat informasi

yang mengatur informasi-informasi untuk pimpinannya, sedangkan Kadarmo (1998; 1)

menyatakan Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang pimpinan untuk menyelenggarakan

bagian-bagian kecil dari tugas pimpinan dan memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab.

Kadarmo (1998;7) menjelaskan Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan

dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.

Dikarenakan seorang pimpinan sangat membutuhkan bantuan dari seorang sekretaris dalam

melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte,

mengurus surat-menyurat dan sebagainya.

3. METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Informan sebagai sumber data dan

informasinya. Menurut sugiyono (2009) menjelaskan bahwa metode penelitian kualitatif sering

disebut sebagai metode penelitian naturalistik karena penelitiannya dilakukan pada kondisi yang

alamiah (natural setting). Dalam hal ini peneliti bertindak sebagai pewawancara terhadap

informan. Informan disini yaitu 4 orang dari sekretaris pejabat eselon I dan 1 orang dari Kasubag

TU pimpinan di ANRI. Ruang Lingkup Penelitian adalah pemberkasan surat yang dilakukan oleh


sekretaris pejabat Eselon I di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Subjek Penelitian

adalah kegiatan sekretaris dalam memberkaskan surat di ANRI. Objek Penelitian adalah 4 orang

Sekretaris pada pejabat Eselon I dan Kasubag TU pimpinan di ANRI. Metode pengumpulan data

yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara, dan analisis data. Dalam mendapatkan data

dalam melengkapi hasil penelitian, digunakan beberapa metode, yaitu :

a. Studi Pustaka, dilakukan dengan membaca dan mempelajari peraturan perundangan serta

bahan-bahan pustaka yang terkait dengan peran sekretaris dalam memberkas arsip, baik

berupa peraturan mengenai arsip, buku-buku, ataupun sumber-sumber dari internet yang

terkait dengan kajian peneliti.

b. Wawancara, dilakukan pada sekretaris pejabat Eselon I dan Kasubag TU pimpinan di

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai informan dalam melengkapi data

penelitian. Wawancara dilakukan dengan metode terstruktur, yaitu dalam pelaksanaannya

telah memiliki daftar pertanyaan.

c. Observasi ini peneliti mengamati kegiatan yang dilakukan sekretaris pejabat Eselon I.

Peneliti mencatat, menganalisis dan selanjutnya dapat membuat kesimpulan mengenai

kegiatan pemberkasan surat yang dilakukan oleh sekretaris pejabat eselon I di Arsip

Nasional Republik Indonesia.

d. Analisis Data, ini dilakukan sejak awal pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan

catatan lapangan saat peneliti berada dilapangan.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Arsip Nasional RI (1967- sekarang)

Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena

berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional

ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung

kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran

Sekretariat Negara.

Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat

melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip

Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan


merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru

tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai

berikut:

1. Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;

2. Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-

pokok Kearsipan.

Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R. Mohammad Ali

(1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita pertama yang menjabat

sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya.

Atas usaha-usaha beliau, serta atas dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH,

cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang

Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-

ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26

Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional

Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab

kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah

sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.

Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip Nasional RI

diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra.

Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa

kepemimpinan beliau terjadi perubahan struktur organisasi yang baru dengan dikeluarkannya

Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional

RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur

organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit

Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah TK I

menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut,

beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan; yakni merekrut pegawai baru sebagai

arsiparis. Oleh karena itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis.

Puncaknya adalah tahun 1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137


orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung

hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi

Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang).

Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, beliau melanjutkan kebijakan

kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud sistem kearsipan nasional

yang handal, beliau mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan arsip sebagai simpul

pemersatu bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di era reformasi,

serta dalam rangka efektivitas dan efisiens, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor

17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, tugas dan fungsi, susunan organisasi dan tatakerja

Lembaga Pemerintah Non Departeman. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi

ANRI pun disesuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut.

Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan

Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik

Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi

dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai

dengan trend perkembangan globalisasi informasi dimana hampir seluruh unit di kantor

Pemerintah maupun Swasta telah menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah di

aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat.

Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni

2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan

di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program

yang benar-benar disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di

lingkungan ANRI. Gedung layanan Publik yang berada paling depan yang merupakan ujung

tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga menimbulkan kenyamanan

bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan Internasional digiatkan dalam rangka

memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI

untuk belajar di luar negeri.

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan di luar negeri

saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursus-kursus yang dapat

meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memberikan pengabdian terbaik kepada


masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip

statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-

program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti

program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan

pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian

diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan

menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya. Pimpinan Arsip Nasional

dari Masa ke Masa:

1. DR. R. Soekanto (1951 - 1957)

2. Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970)

3. Dra. Soemartini (1971 - 1992)

4. DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998)

5. DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003)

6. Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004)

7. Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009)

8. M. Asichin (2010 - 2013)

9. Drs. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang)

4.2 Visi dan Misi

4.2.1 Visi

"Menjadikan Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa dalam Kerangka Negara Kesatuan Republik

Indonesia yang dicapai pada Tahun 2025".

4.2.2 Misi

1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan

pembangunan.

2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi.

3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah.

4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara

Kesatuan Republik Indonesia.


5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan,

penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-

undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

4.3 Struktur Organisasi

Gambar 4.1 Struktur Organisasi ANRI

Sumber : Perka ANRI No 14, 2014.

Susunan Organisasi ANRI dijelaskan dalam Perka ANRI 14 tahun 2014 tentang

Organisasi dan Tata Kerja pada pasal 5 yaitu ANRI terdiri atas:

a. Kepala

b. Sekretariat Utama

c. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

d. Deputi Bidang Konservasi Arsip

e. Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan

f. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan

g. Pusat Jasa Kearsipan

h. Pusat Akreditasi Kearsipan dan


i. Inspektorat.

Penjelasan mengenai posisi informan yang diteliti dalam struktur organisasi ANRI,

informan dalam penelitian ini terdiri dari Ka Subag Tata Usaha Pimpinan, Sekretaris Deputi

Bidang Konservasi Arsip, Sekretaris Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem

Kearsipan, Sekretaris Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan dan Sekretariat Utama.

4.4 Hasil Penelitian

4.4.1 Profil Informan

Para sekretaris ini berasal dari berbagai latar belakang pendidikan yang berbeda-beda dengan

tugas dan fungsi yang sama yaitu sebagai sekretaris. Tugas dan fungsi sekretaris adalah

meringankan tugas-tugas dari pimpinannya. DiANRI, sekretaris pejabat eselon I, memiliki 4

sekretaris yaitu sekretaris Deputi Bidang Konservasi Arsip, sekretaris Bidang Informasi dan

Pengembangan System Kearsipan, sekretaris Bidang Pembinaan Kearsipan dan sekretaris

Sekretariat Utama dan salah satunya seorang Kasubag TU Pimpinan yang tugasnya melakukan

ketatausahaan yang berkaitan dengan sekretaris.

Informan FR, EP dan FL berlatar belakang dari D3 Administrasi Perkantoran dan Sekretari,

dapat diketahui informan adalah seorang sekretaris, sudah jelas dia paham dari tugas-tugasnya

sebagai seorang sekretaris, mengingat dari latar belakangnya sendiri. Informan LP berlatar

belakang dari S1 Sastra Inggris, dapat diketahui informan bukan berlatar belakang sekretaris,

karena pengalaman yang dimiliki selama menjabat, telah memberikan informan LP cukup banyak

pengalaman dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Seperti mengatur jadwal pimpinan, melakukan

hubungan kerjasama dan melakukan pengolahan arsip. Tugas sekretaris membantu pimpinan dalam

mengatur informasi-informasi untuk pimpinan. Dari pengalaman peneliti selama praktek kerja

lapangan (PKL) dan saat melakukan penelitian, kegiatan sehari-hari yang dilakukan sesuai

dengan uraian tugas seorang sekretaris. Sedangkan dari informan ITG berlatar belakang dari S1

Fisip Ilmu Pemerintahan, Informan bukan berlatar belakang dari bidang sekretaris, tetapi dia

mengetahui mengenai uraian tugas sekretaris dari tugas rutin, khusus, kreatif, maupun hubungan

kerjasama.


4.4.2 Penciptaan Arsip

Arsip-arsip itu tercipta karena adanya proses transaksi pada instansi, yang kemudian

menghasilkan sebuah bukti dari transaksi, baik itu tertulis maupun berbentuk rekaman. ANRI

sendiri khususnya sekretaris pejabat eselon I, arsip-arsip yang tercipta itu kebanyakan dalam

bentuk surat atau dokumen. Alur dari surat masuk yang dijelaskan oleh para sekretaris adalah

dimulai dari unit pelaksana atau unit pengusul agar dari proses kegiatannya dapat dilakukan

secara sah dan benar sesuai aturan-aturan yang telah ditentukan oleh instansinya sendiri.

Contohnya suatu unit eselon II mengajukan suatu pedoman maka surat tersebut akan disampaikan

dulu ke sekretaris eselon I, sekretaris mencatat dibuku agenda lalu ke pimpinan atau deputi

kemudian diproses masuk lagi ke sekretaris lalu disampaikan ke Sestama dan sekretaris memilik

petinggal satu sebagai arsipnya atau disebut sebagai nota dinas keluar setelah diproses di Sestama

kemudian kebagian hukum diproses setelah itu disampaikan kesemua eselon I yang ada setelah

diproses dan dikoreksi kembali lagi kebagian hukum hingga semua eselon I yang ada menyatakan

sudah sesuai dan cukup.

Informan FR menjelaskan arsip yang dikelolanya tidak banyak. Arsip-arsip yang banyak

disimpan itu seperti tembusan-tembusan dari unit lain. Informan sangat paham alur terciptanya

arsip-arsipnya tersebut. Dilihat dari tugas dan paham dengan uraian tugasnya yang dimana tugas-

tugas itu merupakan tugas rutin seorang sekretaris (Kadarmo, 1998). Sedangkan dari informan

ITG menjelaskan arsip-arsip yang ditangani oleh sekretaris itu surat-surat yang masuk

kepimpinan. Dan informan juga menjelaskan prosedur terbentuknya arsip dari penerimaan hingga

pengolahan. Informan EP, arsip itu berbentuk surat dan arsip yang dimiliki tidak terlalu banyak.

Informan menjelaskan alur tercipta arsip dari penjelasan surat masuk dan keluar. Misalkan ada

unit eselon II yang mengajukan sebuah pedoman tertentu maka dia harus mengajukan terlebih

dahulu ke eselon I, melalui sekretaris lalu ke Deputi kemudian diproses setelah itu ke sekretaris

lagi kemudian ke Sestama. Keterangan dari Deputi ke Sestama ada tembusan ke Kepala sebagai

pemberitahuan. Dari Sestama lalu ke bagian hukum untuk diproses agar sesuai dengan peraturan

perundangan-undangan yang berlaku. Bagian hukum lalu menyampaikan ke semua Eselon I yang

ada dikoreksi dan proses setelah itu ke bagian Hukum lagi sampai Eselon I menyatakan sudah

sesuai dan sah. Dari kegiatan tersebut maka tercipta arsip. Informan LP, arsip itu berbentuk surat

dan arsip yang dimiliki tidak terlalu banyak. Alur dari terciptanya arsip itu dari ada sebuah


kegiatan yang terjadi di unit ini. Seperti adanya unit pengusul yang mengajukan permohonan

maka melalui sekretaris dulu maka arsip yang tercipta itu berbentuk surat dari unit pengusul dan

input data surat masuk dari dari sekretaris. Sedangkan informan FL, arsip itu berbentuk surat dan

surat-surat yang disimpan tidak terlalu banyak. Arsip itu tercipta karena ada proses transaksi atau

kegiatan disetiap unit kerja. Misalkan ada pengajuan dari unit pengusul ke unit yang diatasnya

maka terbentuknya sebuah arsip dalam bentuk surat.

Dari semua informan baik sebagai seorang sekretaris maupun Kasubag TU, pada saat

pengambilan data mempraktekkan dan menjelaskan dengan baik mengenai arsip-arsip itu

tercipta. Penciptaan arsip merupakan suatu tahapan saat arsip tercipta karena berbagai macam

kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Berdasarkan informasi tersebut sekretaris melakukan filing atau pemberkasan surat, karena

melakukan pencatatan surat hingga penataannya.

4.4.3 Memberkaskan Arsip

Pemberkasan arsip merupakan tahapan penanganan arsip setelah proses dalam pemakaian

arsip tersebut telah selesai. Kegiatan ini untuk menjaga nilai yang terkandung dalam arsip

tersebut, apabila saat dibutuhkan dapat diakses kembali. Misalkan di ANRI, khususnya

pemberkasan surat yang dilakukan oleh sekretaris. Dalam pemberkasan surat-surat itu ANRI

memiliki pedoman yaitu Perka ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip

dilingkungan ANRI.

Informan FR, paham akan prosedur dalam memberkaskan arsip dan juga menggunakan

system klasifikasi sebagai dasar dalam melakukan filing. Yaitu Perka ANRI Nomor 31 tahun

2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI. Dia juga paham akan system pemberkasan

karena memberikan sebuah contoh dalam memberkaskan salah satu arsipnya. Sedangkan

informan ITG menjelaskan bahwa sekretaris sudah paham mengenai klasifikasi arsip. Informan

juga membahas mengenai keterbatasan SDM untuk mengelola arsip, seharusnya itu tidak perlu

dibahas karena dalam memberkaskan arsip juga merupakan tugas rutin seorang sekretaris dalam

melakukan filing. Informan ITG mengetahui tentang system pemberkasan, karena tugasnya

melakukan pengelolaan arsip. Informan EP dalam prosedur memberkaskan arsip khususnya surat

itu memiliki pedoman yaitu Perka ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip


dilingkungan ANRI. Saat itu informan menjelaskan dengan baik dari surat itu dipisah-pisahkan,

diinput, diberikan nomor klasifikasi hingga dimasukkan ke dalam filing cabinet. Sedangkan

informan LP dalam prosedur memberkaskan arsip khususnya surat itu itu memiliki pedoman

yaitu Perka ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI. Dan

menjelaskan secara singkat mengenai proses itu dari memisahkan surat yang dianggap penting

dengan yang kurang penting, menginput ke computer, memberikan klasifikasi hingga menatanya

di filing cabinet. Informan FL, prosedur memberkaskan surat itu memiliki pedoman yaitu Perka

ANRI Nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI. Saat itu informan

menjelaskan dengan baik dari surat itu dikelompokkan, diinput, lalu dikelompokkan berdasarkan

pokok permasalahannya, diberikan nomor klasifikasi hingga dimasukkan ke dalam filing cabinet.

Dari informasi diatas, prosedur dalam memberkaskan arsip dari pemeriksaan arsip,

penyortiran arsip, penentuan indeks, penentuan kode klasifikasi, pelabelan arsip, hingga penataan

arsip. Dan dalam memberkaskan ANRI menggunakan Perka ANRI nomor 31 tahun 2012 tentang

klasifikasi arsip dilingkungan ANRI. Salah satu contoh dalam memberkaskan surat yang

dilakukan oleh informan yaitu:

Hal yang pertama dilakukan memilih arsip yang mau diberkaskan lalu memeriksa

kelengkapan berkas dari arsip tersebut. Misalnya surat dari kementerian mengenai pendataan,

penataan, dan penyelamatan arsip lembaga negara yang dibubarkan. Ini merupakan salah satu

contoh arsip yang kelola oleh informan FR yang terkait dengan konservasi arsip.

Tahap kedua, yaitu penyortiran arsip yaitu pemilahan arsip yang berdasarkan kode Klasifikasi

yang dibuat oleh ANRI. Kegiatan Penyortiran ini dilakukan pada saat arsip dimasukkan dalam

folder untuk memudahkan labelisasi dan penataan arsip ditempat penyimpanan. Karena arsip

yang diolah yang berasal dari kementerian yang berkaitan dengan akuisisi arsip dimana

merupakan bagian dari konservasi arsip. Pencarian pada buku klasifikasi arsip, yaitu KN. Dimana

konservasi arsipnya itu mengenai Akuisisi Arsip yaitu 00 karena suratnya dari kementerian maka

00.00 Kementerian/ Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah.

Ketiga, yaitu pemberian tanda pengenal arsip. Karena arsip yang diolah merupakan arsip

mengenai konservasi arsip maka tanda yang diberikan yaitu “KN” untuk membedakan antara

berkas yang satu dengan yang lain dan juga untuk membantu penemuan kembali arsip.

Keempat, yaitu penentuan kode klasifikasi yang terkait tentang Konservasi. Di ANRI sendiri,

kode yang digunakan yaitu gabungan huruf dan angka (alfanumerik). Misalnya karena arsip itu


terkait mengenai konservasi arsip maka diberikan kode “KN” sedangkan konservasi arsipnya itu

mengenai Akuisisi Arsip yaitu 00 karena suratnya dari kementerian maka 00.00 Kementerian/

Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah. Jadi kode yang diberikan yaitu “KN.00.00” (Perka

ANRI nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI).

Kelima, yaitu pemberian label pada arsip, yang mana berkas yang terkait dengan konservasi

yaitu KN.00.00 mengenai Kementerian/ Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah yang mana

dituangkan pada penanda di folder.

Keenam, yaitu penataan arsip yaitu penempatan arsip yang telah dikeloka dengan diletakkan

di filing cabinet dan menggunakan sistem alphanumerik (huruf & angka) berdasarkan pola

klasifikasi. Khususnya arsip konservasi “KN” misalnya “KN.00.00 Kementerian/ Lembaga

Negara dan Pemerintah Daerah” dengan deskripsi singkat yang berisi “Lembaga Negara yang

dibubarkan”.

Jadi memberkaskan arsip itu sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris mengingat tugasnya

untuk meringankan tugas pimpinan. Data dan informasi yang diberkaskan itu sangat penting

dalam pengambilan keputusan, perencanaan, pengawasan dan kepentingan lainnya.

4.4.5 Azaz Pengorganisasian

Terkait azas-azas yang digunakan, informan FR menjelaskan azaz yang digunakan itu yaitu

azaz desentralisasi walau agak sedikit ragu tetapi dalam proses pemberkasan surat, dia tanpa

sadar telah menggunakan azaz desetralisasi. Dikarenakan tugas rutinnya jadi mengetahui cara

penyimpanannya. Sedangkan informan ITG paham mengenai penyimpanan arsip dan azaz yang

dipakai oleh ANRI yaitu azaz Desentralisasi yang dimana masing-masing unit kerja memiliki

filing cabinet nya sendiri. Informan EP hanya menjelaskan bahwa dia menyimpang arsip-

arsipnya itu di filing kabinetnya sendiri. Karena di setiap unit memiliki filing cabinetnya masing-

masing. Informan EP tanpa sadar menggunakan azaz desentralisasi. Informan LP menjelaskan

azaz-azaz itu menurutnya sesuai dengan dasar-dasar kearsipan dan kurang paham mengenai azaz

desentralisasi. Pada saat memberikan penjelasan mengenai pemberkasan surat dia menjelaskan

bahwa dia menyimpan arsip-arsipnya di filing kabinetnya di unitnya sendiri. Tanpa tidak sadar

informan LP ini telah menggunakan azaz desentralisasi. Sedangkan informan FL menjelaskan

bahwa dia menggunakan azaz desentralisasi karena di setiap unit kerja memiliki filing kabinetnya


masing-masing. Jadi semua informan ini sama-sama menggunakan azaz desentralisasi dalam

proses pemberkasan arsip-arsipnya. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi besar/kompleks

kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus

(Sedarmayanti, 2003, p.21).

4.4.6 Peralatan

Peralatan dalam memberkaskan arsip itu merupakan faktor pendukung untuk mempelancar

proses dari pemberkasan arsip. Contohnya saja diANRI khususnya sekretaris pejabat eselon I,

dimana para sekretaris ini membutuhkan peralatan untuk melakukan tugas tersebut.

Informan FR penjelasan mengenai peralatan yang dibutuhkan dalam menyimpan arsip-

arsipnya itu buku klasifikasi, guide primer, skunder, tersier dan folder. FR tidak menjelaskan

mengenai filing cabinet, map gantung padahal informan memilikinya. Informan ITG, mengenai

peralatan dalam pemberkasan arsip itu dari filling cabinet, map, folder, guide primer, skunder,

tersier dan map gantung. Informan rata telah menyebutkan semua alat-alat tersebut dengan baik.

Informan EP, mengenai peralatan dalam memberkaskan arsip itu seperti folder, binder, paper

klip, guide primer, skunder, tersier dan map gantung. Informan rata-rata sudah menyebutkan

semuanya dari peralatan tersebut. Informan LP, mengenai peralatan dalam memberkaskan arsip

itu dari folder, map gantung, guide primer, skuner, tersier dan filing cabinet. Sedangkan informan

FL menjelaskan bahwa peralatan dalam memberkaskan arsip itu folder, guide primer, skunder,

tersier, dan map gantung. Informan tidak menjelaskan bahwa dia memiliki filing cabinet. Karena

filing cabinet juga merupakan peralatan yang dibutuhkan dalam memberkaskan arsip.

Dari penjelasan para sekretaris ini, peralatan yang dibutuhkan dalam menyimpan arsip sudah

paham karena menyebutkan semua peralatan yang dibutuhkan dalam menyimpan arsip. Peralatan

yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip-arsipnya yaitu seperti Folder (Sampul Arsip), Sekat

atau Guide, Lemari Arsip atau Filing Cabinet, Ordner, Kotak Arsip, Map Gantung, Kartu/

formulir petunjuk silang dan lainnya (Waworuntu, 1995).

4.4.7 Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip, kegiatan pengurangan arsip dengan cara dipindahkan dari unit pengolah ke

unit kearsipan dan memerlukan ketentuan-ketentuan tertentu untuk menentukan arsip itu musnah


atau permanen. Data yang diperoleh peneliti baik dari catatan lapangan dan wawancara dengan

informan, bahwa sekretaris pejabat eselon I diANRI tidak melakukan penyusutan arsip,

melainkan hanya sampai tahap memberkaskan arsip.

Informan FR menjelaskan bahwa dia belum pernah melakukan penyusutan dan hanya sampai

tahap filing saja. Informan juga memberikan penjelasan bahwa yang melakukan penyusutan unit

kerja atau eselon II. Eselon II memiliki arsiparis untuk melakukan penyusutan tersebut. Informan

ITG, mengenai penyusutan dia melakukan dikarena merupakan tugasnya melakukan pengelolaan

arsip-arsip di semua eselon I. Di sini informan hanya mengumpulkan semua dari daftar arsip di

eselon I lalu menyerahkan ke eselon II atau unit pengolah untuk disusutkan. Informan EP,

mengenai penyusutan tidak pernah dan informan hanya menjelaskan yang melakukan penyusutan

itu eselon II dikarena ada arsiparisnya. Informan memberikan daftar arsip itu ke Kasubag TU lalu

Kasubag TU memberikan kepada eselon II untuk disusutkan. Informan LP menjelaskan bahwa

dalam penyusutan arsip itu dia hanya menyerahkan daftar arsip ke Kasubag TU lalu Kasubag TU

memberikan kepada eselon II untuk disusutkan. Informan FL, mengenai penyusutan itu yang

melakukan merupakan bagian arsip yaitu eselon II. Informan hanya memberikan daftar arsip

kepada eselon II, mereka langsung memprosesnya kemudian membuat berita acara untuk

penyusutan arsip tersebut.

Dari semua informan yang jabatannya sebagai sekretaris tidak melakukan penyusutan arsip.

Dikarenakan dalam uraian tugas seorang sekretaris tidak sampai pada penyusutan arsip tapi

hanya sebatas memberkaskan, didalam pengelompokkan kerja seorang sekretaris, yang terdapat

pada tugas rutin seorang sekretaris.

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Pada sekretaris pejabat Eselon I di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), cakupannya

cukup luas dimana tidak hanya berfokus dalam memberkaskan arsip saja tetapi juga melakukan

tugas lainnya. Yang bertujuan untuk meringankan tugas dari pimpinannya. Seperti pencatatan

surat, melakukan filing dan mengatur jadwal pimpinan dan sebagainya sesuai dengan

pengelompokkan kerja Kadarmo (1998; 10) dan sesuai dengan uraian tugas sekretaris yang

ditentukan oleh ANRI. Dari salah satu tugas rutin sekretaris yaitu melakukan pemberkasan surat dari


pemeriksaan arsip, penyortiran arsip, penentuan indeks, penentuan kode klasifikasi, pelabelan

arsip, hingga penataan arsip. Sekretaris pejabat eselon I, hanya sampai tahap memberkaskan

arsip, tidak melakukan penyusutan kalau melakukan penyusutan dikarenakan yang melakukan

penyusutan yaitu seorang arsiparis, sekretaris di eselon I bisa melakukan penyusutan asalkan

arsip itu tidak memiliki tindak lanjut atau arsip-arsip memiliki nilai guna sementara maka dapat

dimusnahkan langsung oleh sekretaris. Dalam memberkaskan arsip-arsip tersebut sekretaris

menggunakan Perka ANRI nomor 31 tahun 2012 tentang klasifikasi arsip dilingkungan ANRI.

Azaz-azaz yang digunakan oleh ANRI yaitu azaz Desentralisasi yang dimana masing-masing unit

kerja memiliki filing cabinet nya sendiri. Peralatan yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip-

arsipnya yaitu seperti Folder (Sampul Arsip), Sekat atau Guide, Lemari Arsip atau Filing

Cabinet, Ordner, Kotak Arsip, Map Gantung, Kartu/ formulir petunjuk silang dan lainnya. Dari

hasil informasi yang didapat oleh peneliti sekretaris di ANRI dalam memberkaskan sangat mahir

dari proses pemeriksaan hingga penataannya sehingga arsip-arsip yang ada terorganisir dengan

baik dan pada saat temu balik data dan informasinya lebih cepat dan tepat. Dari data dan

informasi yang terorganisir dengan baik tersebut seorang sekretaris dalam melaksanakan

tugasnya baik itu dalam pengambilan keputusan, perencanaan, pengawasan dan kepentingan

lainnya dapat berjalan dengan efektif dan efesien.

5.2 Saran

Dalam memberkaskan surat yang dilakukan oleh sekretaris pejabat eselon I diANRI, agar

lebih efektif sebaiknya menyempatkan melakukan pemberkasan arsip secara teratur agar arsip-

arsip yang belum diolah tidak tercecer atau berantakan apabila berkas atau arsip itu mengalami

hal tersebut maka data dan informasinya tidak utuh lagi sehingga pada saat dibutuhkan akan

mengalami kesulitan baik dalam pengambilan keputusan, perencanaan, dan kepentingan lainnya.

6. Daftar Pustaka

Gunarto, Imam. (1997). Sistem Filing: Suatu Pendekatan Aplikatif, Cet.1. Jakarta: Chandra

Pratama.

Kadarmo, S. (1998). Sekretaris dan Tugas-tugasnya, cet 4. Jakarta: CV. Nina Dinamika.

Patilima, H. (2007). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. ALFABETA.


Peraturan Kepala ANRI No 14 tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional

Republik Indonesia (ANRI).

Republik Indonesia. (2009) Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Cet. 5. Bandung: CV. Mandar

Maju.

Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Cet. 8. Bandung: CV.

ALFABETA.

Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola

Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Widjaja, A.W. (1993). Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: PT. Raja Grafindo

Persada.

Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.


pemberkasan surat oleh sekretaris pejabat eselon i di

Documents